Käyttöohje. Ohje toimittajalle excel-tuoteluettelon toimittamiseen. Valtiokonttori. Versio 1.2. Basware Buyer Catman

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Käyttöohje. Ohje toimittajalle excel-tuoteluettelon toimittamiseen. Valtiokonttori. Versio 1.2. Basware Buyer Catman"

Ville-Veikko Seppälä
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Käyttöohje Ohje toimittajalle excel-tuoteluettelon toimittamiseen Valtiokonttori Versio 1.2 Basware Buyer Catman

2 Sisältö 1 Yleistä Tuoteluettelo excel Asiakkaan ja toimittajan tunnisteet Ohje excelin täyttöön Tuoteluettelo Kirjanpitoyksikölle Tuoteluettelo Hanselille Basware Buyer Catman Versio historia Versio Pvm Muokkaaja Muutokset Henry Lunabba Ensimmäinen versio Karri Lahtinen Korjaukset Karri Lahtinen Hanselin korjaukset

3 1 Yleistä Tässä ohjeessa kuvataan prosessi toimittajan tuoteluettelon toimittamisesta kirjanpitoyksikölle Baswaren SaaS-palvelun kautta. Lisäksi kuvataan prosessi, jolla toimittaja toimittaa Hansel-tuoteluettelon Hanselille. Baswaren Saas vastaa excel-tuoteluettelon viemisestä järjestelmään ja toimii teknisenä tukena toimittajalle. Alla Basware SaaS:n yhteystiedot: Basware SaaS Palvelun yhteystiedot: Puhelin:

4 2 Tuoteluettelo excel Tuoteluettelopohja on excel-tiedosto, johon toimittaja täyttää tuoteluettelon tiedot sekä tarvittavat tunnistetiedot. Tuoteluettelo-exceliä ylläpidetään valtiokonttorin-internetsivuilla. Uusin excel tulee aina ladata sieltä: FI/Virastoille_ja_laitoksille/Taloushallintoa_ja_johtamista_tukevat_palvelut/Valtion_talou shallinnon_prosessit/hankinnasta_maksuun/tilaustenhallinnan_kokonaispalvelu_tilha 2.1 Asiakkaan ja toimittajan tunnisteet Asiakkaan ja toimittajan tunnisteet linkittävät tuoteluettelon tuotteet Tilhassa oikeaan kirjanpitoyksikköön sekä Tilhan toimittajaan. Asiakkaan tunniste: Kirjanpitoyksikön OVT-tunnus Toimittajan tunniste: Toimittajan OVT-tunnus (pitää löytyä toimittajan tiedoista Tilhan administa) Yritysten OVT-tunnukset:

5 2.2 Ohje excelin täyttöön Excelistä täytetään Perustiedot sekä Tuotteet osiot. Punaisella merkityt kentät ovat pakollisia. Lisää ohjeistusta löytyy excelistä itsestään, klikkaamalla kentän kohdalla. Perustiedot: Tärkeimmät kentät ovat Toimittajan tunniste sekä Asiakkaan tunniste. Toimittajan tunniste on toimittajan OVT-tunnus. OVT-tunnus on verkkolaskutusosoite. Yritysten OVT-tunnukset internetissä Asiakkaan tunniste on toimittajan OVT-tunnus. OVT-tunnus on verkkolaskutusosoite. Yritysten OVT-tunnukset internetissä Tuotteet: Kaikki punaisella merkityt kentät ovat pakollisia. Jos tuoteella ei ole varsinaista tuotetunnusta, esim. jos kyseessä on palvelu, niin tuotetunnukseksi käy mikä tahansa yksiklöivä tunnus. Esim. juokseva numerointi. Jos haluat, että numerointi näkyy loppukäyttäjälle ystävällisessä muodossa, niin lisää juoksevaan numerointiin etuliite esim. A0001, A0002, A0003, A0004 jne Huomioi päivämäärän formaatti pp.kk.vvvv (päivämääriä ei voi syöttää esim näin vaan pitää syöttää näin ) Tuotteen Määrän yksikkö pitää löytyä Määrän yksikkö-kentän valintalistalta Pitkä kuvaus-kenttään annetaa tuotteen tarkempi kuvaus

6 Hintasumma on tuotteen hinta nettona Hintatyyppi-kenttään syötetään aina NET Hinnan valuutta pitää löytyä valintalistalta Luokittelun nimi-kenttään annetaan aina Basware UNSPSC Tuotteen tilausmäärät. Esimerkit: Excelissä on kentät : Tilausmäärä (min.),tilausmäärä (maks.),erän koko 1. Tuotteita tilataan aina vähintään 30 kappaletta, mutta kaikki määrät 30 jälkeen sallittuja. Määriteltään exceliin seuraavasti: Tilausmäärä (min.) = Tuotteita tilataan aina 20 kappaleen erissä. Lähtö määränä 20 ja tämän sallitaan lisääminen 20 kpl erissä. Määriteltäisiin exceliin seuraavasti: Tilausmäärä (min.) = 20, ja Erän koko=20 Luokittelun tunnus-kenttään annetaan aina UNSPSC-koodi. Lisätietoja: FI/Virastoille_ja_laitoksille/Taloushallintoa_ja_johtamista_tukevat_palvelut/Valti on_taloushallinnon_prosessit/hankinnasta_maksuun/tilaustenhallinnan_kokon aispalvelu_tilha

7 3 Tuoteluettelo Kirjanpitoyksikölle Tässä ohjeessa kerrotaan kuinka Toimittaja toimittaa tuoteluettelon kirjanpitoyksikölle käyttöön Tilha- järjestelmään. Toimittaja sopii tuoteluettelon tuottamisesta Kirjanpitoyksikön kanssa sopimuksen mukaisten tuotteiden osalta ja sopii tuoteluettelon päivityksestä ja muusta ylläpidosta (esim. tuotteen ja hinnanmuutoksista ja siitä kuinka usein tuoteluetteloa päivitetään) Prosessi tuoteluettelon toimittamiseen: 1. Kirjanpitoyksikkö lähettää excel-tuoteluettelopohjan sekä toimittajan ohjeen toimittajalle tai pyytää toimittajaa lataamaan ne Valtiokonttorin internet-sivuilta. 2. Toimittaja vastaanottaa ohjeistuksen sekä excel-tuoteluettelopohjan sähköpostilla tai lataa ne Valtiokonttorin internet-sivuilta (linkki sivulla 1) 3. Toimittaja täyttää excelin ja toimittaa sen Basware SaaS:iin 4. Basware SaaS tarkistaa tuoteluettelon ja lataa sen järjestelmään (jos tuoteluettelo on väärin täytetty, niin Basware SaaS ohjeistaa toimittajaa sähköpostitse). Tyypilliset virheet: Perustietojen OVT-tunnukset ovat väärin (Asiakkaan ja toimittajan tunnisteet) UNSPSC-kooditus on virheellinen Tuotteet, hinnat tai tuoteluettelon päivämäärä on vanha Pakollisia kenttiä ei ole täytetty Virheellinen syöttö esim. päivämäärä-kentissä väärä formaatti 5. Basware ilmoittaa kirjanpitoyksikölle, että tuoteluettelo on valmis julkaistavaksi Catmanissa 6. Kirjanpitoyksikkö tarkastaa ja hyväksyy tuoteluettelon (Toimittajalle ei tule tietoa tuoteluettelon julkaisusta Tilha-hankintajärjestelmään, joten mikäli toimittaja haluaa saada tiedon hyväksynnästä, niin hänen tulee sopia asiasta Kirjanpitoyksikön kanssa erikseen) 7. Jos tuoteluettelossa on sisällöllisiä ongelmia kuten vääriä hintoja, niin kirjanpitoyksikkö ottaa yhteyttä toimittajaan ja hylkää tarvittaessa tuoteluettelon.

8 Excel-tuoteluettelon lataaminen kirjanpitoyksikölle. Tuottamisen eri vaiheet on kuvattu alla olevassa vuokaaviossa:

9 4 Tuoteluettelo Hanselille Tässä ohjeessa kerrotaan kuinka Toimittaja lähettää tuoteluettelon Hanselille tarkistettavaksi, ja Hansel edelleen Baswaren SaaS-palvelun kautta Kirjanpitoyksikön hyväksyttäväksi ja käyttöön Tilha- järjestelmässä. Toimittaja sopii tuoteluettelon tuottamisesta Hanselin kanssa sopimuksen mukaisten tuotteiden osalta ja sopii tuoteluettelon päivityksestä ja muusta ylläpidosta (esim. tuotteen ja hinnanmuutoksista ja siitä kuinka usein tuoteluetteloa päivitetään) Prosessi tuoteluettelon toimittamiseen: 1. Hansel lähettää excel-tuoteluettelopohjan sekä toimittajan ohjeen toimittajalle tai pyytää toimittajaa lataamaan ne Valtiokonttorin internet-sivuilta. 2. Toimittaja vastaanottaa ohjeistuksen sekä excel-tuoteluettelopohjan sähköpostilla tai lataa ne Valtiokonttorin internet-sivuilta (linkki sivulla 1) 3. Toimittaja täyttää excelin ja toimittaa sen Hanselille tarkistettavaksi. Mikäli tuoteluettelon sisällön tarkastuksessa löytyy virheitä, kuten esimerkiksi virheellisiä tuotteita, hintoja tms., niin Hansel ottaa yhteyttä sähköpostitse Toimittajaan ja pyytää tätä korjaamaan tuoteluettelon sisällön sekä toimittamaan uuden tuoteluettelo Hanselille 4. Hansel tarkistaa tuoteluettelon sisällön ja varmistaa että tämä on puitesopimuksen mukainen. Hansel toimittaa hyväksytyn tuoteluettelon sähköpostitse Baswaren SaaSpalveluun 5. Basware Saas tarkistaa tuoteluettelon ja lataa sen järjestelmään (jos tuoteluettelo on väärin täytetty, niin Basware Saas ohjeistaa toimittajaa sähköpostitse). Tyypilliset virheet: Perustietojen OVT-tunnukset ovat väärin (Asiakkaan ja toimittajan tunnisteet) UNSPSC-kooditus on virheellinen Tuotteet, hinnat tai tuoteluettelon päivämäärä on vanha Pakollisia kenttiä ei ole täytetty Virheellinen syöttö esim. päivämäärä-kentissä väärä formaatti 6. Basware ilmoittaa Hanselille, että tuoteluettelo on ladattu kaikille kirjanpitoyksiköille julkaistavaksi Catmanissa 7. Kirjanpitoyksikkö hyväksyy tuoteluettelon tuoteluettelon organisaationsa käyttöön tai hylkää tuoteluettelon (Toimittajalle ei tule tietoa tuoteluettelon julkaisusta Tilhahankintajärjestelmään, joten mikäli toimittaja haluaa saada tiedon hyväksynnästä, niin hänen tulee sopia asiasta Kirjanpitoyksikön kanssa erikseen). Kirjanpitoyksikön tulee ennen tuoteluettelon käyttöönottoa tehdä liittymisilmoitus puitejärjestelyyn.

10 Excel-tuoteluettelon laatiminen Hanselille. Tuottamisen eri vaiheet on kuvattu alla olevassa vuokaaviossa:

11 5 Basware Buyer Catman Basware Buyer Catman, on kirjanpitoyksikön käyttämä järjestelmä tuoteluetteloiden hallinnointia varten. Catmanilla kirjanpitoyksikkö julkaisee halutut tuotteet toimittajan tuoteluettelolta Tilha-hankintajärjestelmään tilausten tekemistä varten.

Samankaltaiset tiedostot

Katalogin luominen Coupan toimittajaportaalissa

Katalogin luominen Coupan toimittajaportaalissa CSP toimittajan luoma katalogi tarkoittaa Coupassa toimittajan tekemää katalogia, joka lähetetään Parmalle Coupan kautta hyväksyttäväksi. Coupan toimittajaportaalin Luettelot -välilehdeltä pääset katalogin