Pilottien määrittely ja dokumentointi

Transkriptio

1 InfraFINBIM Pilottiohje: Pilottien määrittely ja dokumentointi Projektin nimi: BUILT ENVIRONMENT PROCESS RE-ENGINEERING (PRE) RESEARCH PROGRAM WP5: InfraFINBIM Projektin lyhyt nimi: InfraFINBIM Projektin numero: Muutoshistoria: Versio Pvm Tila Tekijä(t) Huomautukset (luonnos/ päivitetty/ ehdotus/hyväksytty) Luonnos Mirkka Rekola MR Runko ja osa sisällöstä luotu Päivitetty MR Runko ja osa sisällöstä päivitetty Ehdotus 1 MR 1. Ehdotus 0.3a Päivitetty MR/Juha Hyvärinen Sisältöä päivitetty JH/Annina Peisa AP Ehdotus 2 Tarja Mäkeläinen TM Sisällön tarkennus ja luku 6 0.4a Päivitetty KB Kaisa Belloni Tarkennus otsikkoon

2 InfraFINBIM Pilottiohje 2 (15) Sisältö 1 Tiivistelmä Pilotoinnin yleiskuvaus Pilotointi PRE-ohjelman osana Pilottien ehdotusvaihe ja koordinointi Virtuaalipilotointi Pilotin suunnitteluvaihe Pilottihankkeen kuvaus Hankkeessa pilotoiva(t) asia(t) Pilotoinnin osapuolet ja käytettävät ohjelmistot Tietomallin käyttö hankkeessa ja erityispiirteet Kehitysaskeleet ja odotukset PRE-tutkimuksen (InfraTimantti) menetelmät Pilotin toteutus ja dokumentointi Pilotin kuvaus IDM prosessikuvaus ja tietosisältökuvaus Tietotekninen ympäristö ja tietomallin käyttö hankkeessa Pilottihankkeen erityispiirteet suhteessa tietomallinnukseen Havaitut hyödyt ja ongelmat, edistysaskeleet ja kehitystarpeet Tehtävien vastuut ja pilotointiprosessin OSA (ohjaus, seuranta ja arviointi) LIITE 1: Määrittelyjä... 15

3 InfraFINBIM Pilottiohje 3 (15) 1 Tiivistelmä Tämän dokumentin tarkoitus on lyhyesti kuvata asiat, joita PRE-tutkimusohjelman WP5 InfraFINBIM työpakettiin liittyviä pilotteja suunniteltaessa ja määriteltäessä tulisi käsitellä, sekä asiat, joita tutkijat piloteissa ohjaavat ja seuraavat, ja joita pilottihankkeissa tulisi dokumentoida. Ohjeilla pyritään helpottamaan pilottien määrittelyä ja suunnittelua. Lisäksi niillä pyritään yhdenmuotoiseen ja riittävän kattavaan dokumentointiin piloteista. Yhteismitallisuus mahdollistaa (erillisistä) piloteista saatavan tiedon yhdisteltävyyden ja vertailukelpoisuuden. Näin piloteista kokonaisuutena saadaan mahdollisimman suuri hyöty ja oppi. Tämän tietotaidon kehittyminen ja sen siirtäminen onnistuminen ja kokemusten jakaminen mahdollistaa piloteissä tehtävän kehitystyön vaikuttavuuden. Pilottien valmisteluvaiheessa (ehdotus ja suunnittelu) käsiteltävien ja dokumentoitavien asioiden avulla on tarkoitus auttaa pilotin suunnittelijoita hahmottamaan tavoitettaan tarkemmin ja selvemmin. Samalla asia tulee jäsennettyä muotoon, joka on myös helpompi viestittää ja motivoida muille (InfraFINBIM ja sen yhteistyötahot). Ne antavat pohjan läpiviennin (toteutus- ja dokumentointivaiheet) aikaiselle tiedonkeruulle ja analyysille. Pilotit toteutetaan rinnakkain PRE/InfraFINBIM-työpaketin kanssa. PRE-tutkimuksessa esim. VTT tekee prosessimallinnusta ja -kehittämistä sekä tiedonsiirron käyttötapauksien kuvaamista. Taulukossa (Taulukko 1) on tiivistettynä pääasiat, joita piloteista seurataan ja halutaan dokumentoida. Jatkoluvuissa selitetään näitä kohtia tarkemmin. Lisäksi on vielä sovittava mm. kuinka käytännön pilotista pidetään yhteyttä PREryhmän suuntaan, suunnitellaanko jotain erityistä yhteistyötä (esim. työpajoja tai säännöllisiä kokouksia/tapaamisia).

4 InfraFINBIM Pilottiohje 4 (15) Taulukko 1. Yhteenveto pilotista (täytetään ja täydennetään eri vaiheissa: valmistelu suunnittelu toteutus - dokumentointi) Pilotin yhteenveto Pilotin nimi Pilotin omistaja Pilotin tyyppi Pilottihankkeen kuvaus Aikataulu Toteutusmuoto Pilotoitava(t) asia(t) ja pilotin tavoitteet Pilotoitavat prosessit Osapuolet ja käytettävät ohjelmistot Tietomallin käyttö hankkeessa Pvm: Laatija: Versio nro: Pilotin identifioiva nimi. Pilottihankkeen omistaja/tilaaja ja vastuullinen InfraFINBIM osapuoli (jollei sama kuin omistaja). Pilottihanke/Virtuaalipilotti. Ehdotusvaiheessa yleiskuvaus karkealla tasolla, myöhemmin tarkentuva. Ehdotusvaiheessa alustava, myöhemmin tarkentuva. Urakka- tai hankemuoto. Esim. pilotoitava(t) tiedonsiirtotapaukset (ER), toimintamallit, hankintamenettelyt, ym. Ehdotusvaiheessa sanallinen prosessikuvaus ja asemointi ylätason prosessikartassa, myöhemmin IDM prosessikartta osaprosesseista (luku 4) suunniteltu ja toteutunut. Osapuolten roolit ja tietomalliprosessissa käytettävät ohjelmistot ja laitteistot sekä standardit/formaatit. Määrittelyvaiheessa suunnitelma. Toteutusvaiheessa kirjataan kuka mallinsi ja mitä ja/tai kuka ja mihin mallia käytti. Jos pilotoitaviin asioihin kuului muuta tiedonsiirtoa kuin tietomalleja (piirustuksia, lähtötietoja, tmv.) myös ne kirjataan. Pilottihankkeen erityispiirteet suhteessa tietomallinnukseen Keskeisimmät kehitysaskeleet ja niihin liittyvät odotukset Keskeisimmät esiin nousseet ongelmat ja kehitystarpeet Määrittelyvaiheessa oletetut erityispiirteet esim. kohteesta tai toimintamallista johtuen. Toteutusvaiheessa kirjataan havainnot ja dokumentointivaiheessa analysoidaan, miksi juuri tässä hankeessa pilotointi meni niin kuin meni. Tavoitteena on kertoa havaintojen yleistettävyydestä. (Luku 5.4) Pilotoitavin asioihin liittyvät odotukset niiden vaikutusten suhteen, dokumentointivaiheessa arviointi toteutumisesta. Kirjaaminen toteutusvaiseessa; analyysi ja johtopäätökset dokumentointivaiheessa.

5 InfraFINBIM Pilottiohje 5 (15) 2 Pilotoinnin yleiskuvaus 2.1 Pilotointi PRE-ohjelman osana Pilotointi on osa InfraFINBIM innovaatioprosessia, joka on esitetty kuvassa (Kuva 1). Prosessi jakautuu karkeasti kolmeen eri osaprosessiin: ehdotus, pilotointi ja jatkokehitys. Ehdotusvaiheessa toimijat tuovat esiin tarpeita, ongelmia, ideoita ja ratkaisuehdotuksia sekä hankkeita, joissa ideoita voitaisiin testata. Pilotteja muodostetaan näistä aineksista yhdistelemällä. Kehittämis- ja testausideoita, jotka eivät löydä konkreettista isäntähanketta, voidaan työstää virtuaalipiloteissa (kts luku 2.3). Pilottien alustava suunnittelu aloitetaan ehdotusvaiheessa. Pilottiehdotuksen ja siitä tehdyn suunnitelman pitää läpäistä alapakettien kommentoinnit (AP 3 > AP2 > AP1), jossa vastuussa on alapaketti AP1 (Portti1). Lisäksi hankkeen tilaajan hyväksyntä ja sopimustekniset asiat on saatettav kuntoon, ennen kuin pilototointi voidaan käynnistää. Pilotointivaiheessa laaditaan pilottien lopulliset suunnitelmat, toteutetaan pilotit ja kerätään toteutuksesta tietoa. Pilotointi voidaan mahdollisesti tehdä useampaan kertaan. Kukin pilotti dokumentoidaan omana pilottiraporttinaan. Jatkokehitysvaiheessa pilottien onnistumista, vaikuttavuutta ja tuloksia arvioidaan. Pilottien yhteenvetona laaditaan koko pilotoinnin loppuraportti. Jatkokehitystyön tuloksena syntyy myös ohjeita tai uusi toimintamalleja, joita aletaan hyödyntää alalla. Osaprosessien vaiheet, sisältö ja vastuut on esitetty kuvassa 2 (Kuva 2). Idea Hanke Idea Hanke Idea Hanke Hanke Idea AP1 AP2 AP3 Portti 1 Pilotit Pilotit Portti 2 ohje uusi toimintamalli Tarpeet Ongelmat Ideat Tavoitteet Valmistelu Käynnistys Suunnittelu Toteutus Tarkennus Seuranta Päätös, Palaute Arviointi Jatkokehitys EHDOTUS PILOTOINTI JATKOKEHITYS Kuva 1. Pilotointi innovaatioprosessissa

6 InfraFINBIM Pilottiohje 6 (15) EHDOTUS Ideat ajatukset ja väitteet teemat ja aihepiirit Idea-alustana LumoFlow Tavoitteet mikä, mitä, miten, missä ehdotuksien koordinointi (VTT) Pilottikortti Valmistelu pilottien toteutuskelpoisuus pilointikohteiden hankintamenettely -> arvioi AP:t ->lopullinen päätös tilaaja Alustava projektisuunnitelma Käynnistys Suunnitteluvaihe työkalut PILOTOINTI kriteeristö Tarkennus- / seurantavaihe: johtaminen teknologia osaaminen roolit prosessit Tulokset / kehitysaiheet Dokumentointi mittarit prosessit toimintamallit roolit seurannan määrittäminen -> VTT ja pilotoinnin osapuolet Toteutussuunnitelma Toteutusvaihe havaintojen kirjaaminen asiantuntijaseuranta (VTT) Pilotoinnin päättäminen AP:t, veturiyritys ja tilaaja palaute JATKOKEHITYS Arviointi pilottien onnistuminen vaikuttavuus tulokset Loppuraportti (VTT) Jatkokehitys Hyödyntämisen suunnittelu ohjeet uudet toimintamallit toimintatavan muutos Kuva 2. Pilotointiprosessin hallinta 2.2 Pilottien ehdotusvaihe ja koordinointi Pilottiehdotukset kootaan yhden luukun periaatteella. Toimitusosoitteet: Antti Karjalainen: antti.karjalainen@wspgroup.fi Kimmo Laatunen: kimmo.laatunen@vr.fi Ehdotusvaihessa aihioita käsitellään pilottikortteina. Pilottikortti kehittyy alustavaksi projektisuunnitelmaksi, suunnitelman laatimisesta vastaa pilotin veturiyritys. InfraFINBIM tutkimusosapuolet (Oulun Yliopisto, Aalto Yliopistoa ja VTT) pyrkivät osaltaan edesauttamaan pilottien muodostumista ideoiden ja rakennushankkeiden pohjalta (esim. pilottipäivät, tiedotus, yhteyksien luominen). Keskeisenä toimijana tässä vaiheessa ovat tilaajat: kunnat ja kaupungit sekä Liikennevirasto (ELY-keskukset). Pilotteihin liittyvää tiedottamista ja hallinnointia varten VTT perustaa VTT:n palvelimelle pilottihanke-sivuston, jonka sisältö, toimintaperiaate ja käyttöoikeudet tarkentuvat. Kullekin pilotille nimetään InfraFINBIM tutkimusosapuolista (Aalto Yliopisto / Oulun yliopisto / VTT) vastuullinen tutkija. Vastuullinen pilottitutkija seuraa pilottia ja osallistuu sovitun mukaan (kts luku 6) pilotin suunnitteluun ja dokumentointiin. Hankkeista ja niissä pilotoitavista asioista tulee määrittää luottamuksellisuuden rajapinnat: kenelle saa mitäkin

7 InfraFINBIM Pilottiohje 7 (15) tietoa jakaa ja miten asioista raportoidaan eteenpäin. Mahdolliset sopimukset laaditaan tarvittaessa erikseen. Vähintään pilottiin nimetyllä vastuututkijalla tulisi kuitenkin olla oikeus tietää pilotin toteuttamisen kannalta olennaiset asiat. Jokaisen pilotin jälkeen laaditaan dokumentointiraportti, joka kuvaa kyseisessä pilotissa tehdyn työn ja havaitut kehitystyöhöön liityvät huomiot sekä tulokset (kts luku 5). VTT laatii lisäksi piloteista teemakohtaisia loppuraportteja, joissa arvioidaan laajemmin ja yksityiskohtaisemmin pilottien onnistumista, vaikuttavuutta ja saavutettuja tuloksia. Pilotointitiprosessia kehittää ja koordinoi VTT. 2.3 Virtuaalipilotointi "Pilotti" ymmärretään PRE(/InfraTimantti) -tutkimuksessa laajasti sekä yhteisenä uusiin toimintatapoihin tähtäävänä prosessikehittämisenä ja sen testaamista "virtuaalipilotointina" että todellisessa hankkeessa uusia asioita kokeilevana käytännön pilotointina. Virtuaalipilotoinnissa yhdessä eri osapulten kanssa "kuivaharjoitellaan" valitussa casetapauksessa, kuinka hanke etenisi uusin menetelmin ja työkaluin. Sekä virtuaalipilotit, että käytännön pilotit määritellään ja dokumentoidaan soveltuvin osin saman mallin mukaan. VTT toimii pilottiveturina mahdollisissa virtuaalipiloteissa. Kts. myös liite 1, Määrittelyjä. 3 Pilotin suunnitteluvaihe Pilotoinnin suunnitteluvaihe tuottaa toteutussuunnitelman. Seuraavassa on kuvattu sen osa-alueita. 3.1 Pilottihankkeen kuvaus Tässä osa-alueessa kuvaillaan lyhyesti minkä tyyppinen pilottikohteeksi esitetty hanke on ja mitä siinä tehdään. Hankkeesta esitellään hankinta- ja toteutusmuoto sekä aikataulu ja pilotin sijoittuminen aikatauluun. Hankkeesta ja siinä pilotoitavasta asiasta tulee määrittää luottamuksellisuuden rajapinnat. Kenelle saa mitäkin tietoa jakaa ja miten asioista raportoidaan eteenpäin.

8 InfraFINBIM Pilottiohje 8 (15) 3.2 Hankkeessa pilotoiva(t) asia(t) Tässä esitellään millainen pilotoitava asia on kyseessä ja mihin infran elinkaaren kohtaan pilotti sijoittuu. Selostukseen liitetään ylätason prosessikartta, johon pilotoitava prosessin vaihe asemoidaan, esim. Kuva 3 Kuva 3. Pilotoitava prosessin osa asemoituna ylätason prosessiin. Kuva InfraTM:n pilottiohjeesta (Kalle Seren, 2009). Pilotoitavat asiat voivat sisältää uusia hankintamenettelyjä (uusia toteutusmuotoja tai muutoksia olemassa oleviin) ja niissä tarvittavia uusia toimintatapoja. Pilotoitavat asiat voivat ola myös tietotekniikan uudenlaista käyttöä ja siitä seuraavia uusia toimintatapoja tai jopa tulevaisuudessa tavoiteltavia toimintatapoja ja tavoitteita ("spesifikaatioita") ohjelmistoille (virtuaalipilotit). Kerrotaan mm.: mitä aiotaan pilotoida, eli uutuusarvo: mitä on tavoitteena tehdä erilaisesti kuin ennen mitkä ovat pilotin tavoitteet (mitä erityisesti halutaan selvittää tai kehittää) miksi juuri tämä projekti on sopiva kyseisen asian pilotointiin esitetään prosessikaavio pilotoitavasta prosessin kohdasta Tutkimuksessa kehitetään yhteistoiminnan prosesseja, ei yksittäisten toimijoiden sisäisiä prosesseja. Keskiössä on tiedon tarve ja tiedonsiirto. Mitä pienempiä osaprosesseja valitaan tutkittavaksi, sitä yksityiskohtaisemmin siirrettäviä tietosisältöjä pystytään selvittämään.

9 InfraFINBIM Pilottiohje 9 (15) 3.3 Pilotoinnin osapuolet ja käytettävät ohjelmistot Tässä kohdassa määritetään pilotointiin osallistuvien tahojen roolit. Osapuolien roolien määrityksessä huomioidaan mm. kuka on vastuussa mistäkin pilotin läpiviemisen suhteen ja, mikä on kunkin osallistujan panostus pilotointiin. Tiedonkeruun ja dokumentoinnin työnjaosta on sovittava tutkijoiden ja pilottia suorittavien tahojen kesken. Tiedonkeruun pilotoinnista tekevät pääosin pilotoijat, joita tutkijat avustavat tarvittaessa. Analysointi- ja raportointityötä tekevät tutkijat. Kokonaisprosessin kannalta paras tulos saavutetaan, kun mahdollisimman monen eri roolin näkemykset tulevat huomioiduiksi riippumatta niiden suorasta osallisuudesta pilotin (osa)prosessiin. Pilotteja suunniteltaessa voidaan pohtia ja määritellä myös ohjelmistojen/laitteistojen tuottajien roolia ja heiltä tulevan tuen tarvetta piloteissa. Pilotoinnin suunnitteluvaiheessa suunnitellaan ja dokumentoidaan riittävällä tarkkuudella, mitä ohjelmistoja/laitteistoja pilotoitavissa kohdissa aiotaan käyttää ja miten tiedonsiirto aiotaan hoitaa (standardit/formaatit). 3.4 Tietomallin käyttö hankkeessa ja erityispiirteet Suunnitteluvaiheessa laaditaan suunnitelma tietomallin käyttämisestä hankkeessa. Mitä mallinnetaan ja mihin/miten mallia käytetään, kuka sen tekee Tässä pohditaan myös, asettaako pilotointi ja tietomallin käyttö erityisiä vaatimuksia (rakennus/ylläpito/ym)- hankkeeseen ja miten niihin mahdollisesti varaudutaan 3.5 Kehitysaskeleet ja odotukset Suunnitteluvaiheessa määritettään tavoitellut kehitysaskeleet ja odotukset, joita pilotoitaviin asioihin kohdistuu. 4 PRE-tutkimuksen (InfraTimantti) menetelmät Information Delivery Manual (IDM) (buildingsmart, 2008) on talonrakennuksen tietomallipohjaista toimintaa kehitettäessä (buildingsmart järjestö) kehitetty menetelmä oleellisen prosessissa liikkuvan/tarvittavan tiedon tunnistamiseen ja kuvaamiseen. IDMmenetelmää käyttämällä voidaan saavuttaa InfraFINBIM-hankkeen tavoitteita sekä prosessien kehittämisen (alapaketti 1 ja 3), että tiedonsiirron kehittämisen (alapaketti 2) alueella. Nämä kaikki linkittyvät myös piloteissa. IDM sisältää kaksi keskeistä tasoa: prosessikuvauksen (process map) sekä prosessissa siirrettävän tiedon tietosisällön kuvaksen (exchange requirement, ER). Prosessikartta kuvaa toimijoiden tehtäviä prosessissa. Karttaan kuvataan ja nimetään prosessin osien välillä olevat tiedonsiirtokohdat. Nämä ovat sovittuja ja määriteltyjä tietosisältöjä (ER), joihin voidaan määrittelyn jälkeen viitata esim. sopimuksissa. IFC-ympäristössä IDM:iin on lisäksi määritelty kolmas taso, joka kuvaa sovitun tietosisällön IFC-tietomallin alkioina, eli sen, mitä ohjelmistoon tulee toteuttaa, jotta se tuottaa sovitun tiedon IFC-formaatissa. Infrahankkeissa vastaava tiemalli voi olla esim. LandXML.

10 InfraFINBIM Pilottiohje 10 (15) PRE-tutkimuksessa prosessin kuvauskielenä ehdotetaan käytettäväksi Business Process Modeling Notation (BPMN) -kuvausmenetelmää (OMG, 2009). Standardoidussa kuvaustavassa kullakin symbolilla on tietty merkityksensä, mutta kuvausta on helppo lukea ja ymmärtää myös täysin intuitiivisesti ilman kuvauskielen osaamista (Kuva 4). URAKKANEUVOTTELU Tilaa rakennussuunnitelmat Tee tarjouspyyntö Tarkenna pyyntöä Valitse urakoitsija Neuvottele sopimus PIIRUSTUKSET TYÖSELITYS Rakennussuunnitelmat Sis. Urakkarajat suunnitelmiin merkittynä tai niihin viitaten URAKKA- SOPIMUS Tee rakennussuunnitelmat TARJOUSPYYNTÖ URAKKATARJOUS Tutustu tarjouspyyntöön Tee urakkatarjous Neuvottele sopimus Tiesuunnitelma Nykytila KEY: Task Annotation Task (may have subtasks) Gateway (choice) Events Start Intermediate End (message cacth) Data object (file, ,...) Sequence flow (Actor process) Message flow (b/n actors) Association Group (informal) Annotation (informal) Kuva 4. Esimerkki eräästä IDM BPMN-prosessikuvauksesta (tarjouspyyntö dokumettipohjaisessa prosessissa). Prosessikarttaan voidaan merkitä nimettyjä symboleita käyttäen tietosisältöjen (ER) liittyminen prosessiin: kuka tuottaa tietoa kenelle ja mihin tarkoitukseen (Kuva 5). Esimerkki tietosisällön kuvaamisesta on myös esitetty taulukossa 2 (Taulukko 2). Tietosisällön määrittelyn tarkka muoto sovitaan PRE-ohjelmassa myöhemmin.

11 InfraFINBIM Pilottiohje 11 (15) Kuva 5. Tietosisällön kuvaukset (ER) liitettynä mallipohjaiseen prosessiin. Taulukko 2. Lyhyt esimerkki ER-rakennussuunnitelman kuvaamisesta Nimi Tarvittava informaatio Tarvitaan Valinnainen Projekti - kohdetiedot (nimi, paikkakunta, sijainti) x - tilaaja x x -mallin laatija x - aikataulu x x Työmaa -osoite x x - koordinaatisto x - korkeusasema x Lähtötiedot mm - Maaperätiedot x - Savi x - Moreeni x - Kallio x - Pohjavesi x Urakkarajat - tien yläpinta x - päällysrakenne x - alusrakenne x - pintamaanpoisto x -luiskatäyttö x

12 InfraFINBIM Pilottiohje 12 (15) 5 Pilotin toteutus ja dokumentointi Toteutuksen ja dokumentoinnin tavoitteena ei ole ensisijaisesti tuottaa pitkää ja monimutkaista proosaa vaan kirjata tietyt tarvittavat asiat järjestelmällisesti sekä analysoida ja dokumentoida ne niin, että jälkikäteenkin on mahdollista ymmärtää, mitä ja miksi tehtiin. Pilotit dokumentoidaan tietyin osin vakioitujen mallien mukaan. Valmisteluvaiheessa tehty projektisuunnitelma palvelee myös osana pilotin dokumentointia ja raportointia. Dokumentointiraportoinnin osa-alueet: 5.1 Pilotin kuvaus Kuvataan pilotoinnin kulku (toteutuminen suhteessa suunnitelmaan): eri vaiheet ja oleelliset tapahtumat, mahdolliset aikataululliset yms. poikkeamat, eri toimijoiden kokemukset (palaute). 5.2 IDM prosessikuvaus ja tietosisältökuvaus Pilottien yhteydessä on tavoitteena tehdä PRE-hankkeen prosessi- ja tiedonsiirron kehittämistä. Pilottien yhteydessä muodostetaan pilotoidusta asiasta IDM-prosessikuvaus (kts esimerkki luvussa 4). Prosessikuvausta täsmennetään tarvittaessa pilotoinnin aikana. Pilotointia varten tai sen yhteydessä mahdollisesti tuotetut tietosisältökuvaukset (ER, Taulukko 2) tai pilotin jälkeen tutkimushankkeessa erikseen tuotetut tietosisältökuvaukset liitetään pilotin dokumentointiin. 5.3 Tietotekninen ympäristö ja tietomallin käyttö hankkeessa Tässä osa-alueessa selitetään: mitä ohjelmistoja tai tietojärjestelmiä/tietokantoja oli käytössä mitä tietoja mallinnettiin, tai mihin olemassa olevaa mallia käytettiin mitä tehtiin piirustuspohjaisesti (digitaalisessa muodossa) missä formaateissa tietoa siirrettiin (mallina tai muussa digitaalisessa muodossa) Tekstissä on syytä kertoa myös näiden ratkaisujen syistä. 5.4 Pilottihankkeen erityispiirteet suhteessa tietomallinnukseen Kerrotaan taustoja sille, miksi tässä hankeessa pilotointi meni juuri niin kuin meni. Tavoitteena on kertoa havaintojen yleistettävyydestä. Esimerkkejä: Tämä hanke oli erityisesti sen tyyppinen, että tiettyjä hyötyjä saatiin paljon. Onko todennäköistä, että samat hyödyt saataisiin toisen tyyppisessä hankkeessa Erityisiä ongelmia aiheutti pilottihankkeen erityispiirre Xy. Vastaavia vastoinkäymisiä todennäköisesti kohdattaisiin / ei kohdattaisi toisen tyyppisessä hankkeessa.

13 InfraFINBIM Pilottiohje 13 (15) Tietomalli nousi ennalta arvaamattoman suureen rooliin/suureksi ongelmaksi, kun hankkeessa tapahtui Yz. Jos muussa hankkeessa on riskinä/mahdollisuutena tapahtua Yz, tietomallia kannattaa/ ei kannata ehdottomasti käyttää. 5.5 Havaitut hyödyt ja ongelmat, edistysaskeleet ja kehitystarpeet Raportoidaan mahdollisimman kattavasti pilotoinnin aikana esiin nousseita asioita. Tässä dokumentoinin /raportoinnin osa-alueessa "taustoitetaan" saadut tulokset. Esimerkiksi voidaan käsitellä sitä, miksi prosessista muodostui juuri sellainen kuin muodostui Ketkä hyötyivät tästä toimintatavasta Mitä uutta tämä toimintatapa vaatii Missä prosessin kohdassa on odotettavissa eniten haasteita tai ongelmia Miksi silti päädyttiin tämän uuteen toimintatapaan Pilotoinnin kokemukset voivat koskea rooleja, toimintapoja tai ohjelmistoja. Kuvaillaan, mikä muuttui, kun pilotoitava asia otettiin käyttöön. Mitä siitä seurasi Käytännön pilotin raportoinnissa on hyvä vertailla "löydöksiä" mahdollisessa virtuaalipilotissa tehtyihin suunnitelmiin tai muissa yhteyksissä esitettyihin kehitysajatuksiin. Miten käytäntö erosi oletetusta Kerrotaan, mikä osa tiedonsiirrosta on (joko testauksen tai arvion mukaan) valmista käyttöönotettavaksi ja, mitä osia tulee kehittää ennen kuin niitä voidaan ottaa käyttöön. Pilotoinnin aikana ja sitä dokumentoitaessa on syytä myös huomioida pilotointiin valitun osaprosessin liitoskohdat edeltäviin ja seuraaviin prosessivaiheisiin. Mitä tässä pilotissa kehitetyt toimintatavat vaatisivat prosessista ennen ja jälkeen tarkastellun kohdan Tässä osa-alueessa on tavoitteena jakaa eteenpäin pilotoinnissa saavutettua kokemusperäistä tietoa. Jotta opit olisivat siirrettävissä mahdollisimman monelle eteenpäin, kannattaa käytännön toimenpiteiden ja tapahtumien kirjaamiseen panostaa. Sen lisäksi, mitä tapahtui, tulisi pyrkiä kuvailemaan, miksi tilanteeseen ajauduttiin ja mitä tilanteesta edelleen aiheutui. Mitä tilanne tarkoitti eri osapuolten näkökulmasta Tuottaakseen tiedon siirtymisen lisäksi ymmärrystä ja osaamisen siirtymistä tekstin olisi sisällettävä vastauksia myös kysymyksiin: miksi 6 Tehtävien vastuut ja pilotointiprosessin OSA (ohjaus, seuranta ja arviointi) Ehdotusvaiheessa pilotti-idean veturiyritys on yhteydessä koko InfraFINBIM työpaketin veturiyritykseen sekä AP1 alatyöpaketin vetäjään (Kimmo Laatunen ja Antti Karjalainen). Suunnitteluvaiheessa pilottiin valitaan tutkijaosapuoli (Aalto Yliopisto / Oulun yliopisto / VTT), jonka vastuulla on pilotointiprosessin OSA eli sen ohjaus, seuranta ja arvionti. Projektisuunnitelmassa ohjaus ja seuranta yksilöidään pilotin erityspiirteiden mukaan. Tutkijaosapuolen vastuulla on pilotin tarvitsema menetelmätuki, jonka pääperiaatteet on kuvattu tässä Pilottiohjeessa. Tutkijaosapuolen toimintoina ovat: menetelmätuki, ohjaava suunnittelu, kick-off tilaisuus, toteutusvaiheen tuki, palautetilaisuus, kokonaisarviointi sekä esimerkkihankekuvauksen laadinta. Tiedonkeruun pilotoinnista tekee pilotoijat pilotin veturiyrityksen ohjauksessa. Tutkijat voivat mentelmällisesti avustavat mentelmälisesti, sekä havainnoivat toteutuksen sujuvuutta ja tavoittelilsuutta Ohjausta ja seurantaa sekä arviointia ja analysointityötä tekevät tutkijat. Tehtäväjako tulee sopia tarkasti etukäteen projektisuunitelmassa (kts kohta 3.3).

14 InfraFINBIM Pilottiohje 14 (15) Pilotointiprosessin OSA (eli ohjaus, seuranta ja arviointi) vastuu: Tutkimuslaitos / Yliopisto Menetelmätuki - Yhteiset ohjeet ja valmiit projektisuunnitelman pohjat Ohjaava suunnittelu - Suunnitteluvaiheen tuki, mm. proj.suunnitelman kommentointi - Dokumentointivaatimukset ja dokumenttipohjat - Arvioinnin suunnittelu ja arviointipohjat Kick off tilaisuus (eli pilottisuoritukseen valmentautuminen) Toteutusvaiheen tuki - Toteutusprosessin sujuvuuden ja tavoitteellisuuden havainnointia - Kommentointi - IDM prosessikuvauksen teko (sis. haastattelut) - Ratkaisujen / testauksen analysointi Palautetilaisuus - Kokemusten jakaminen Kokonaisarviointi Teemakohtainen merkityksen ja vaikuttavuuden arviointi - mm. asiantuntijapaneeli yhtenä menetelmänä Esimerkkihankekuvauksen laadinta -Lessons learned-story > julkiseen tiedottamiseen Projektisuunnitelmassa ohjaus ja seuranta yksilöidään pilotin erityspiirteiden mukaan. vastuu: pilotin veturiyritys yhteistyössä valitun tutkimustahon (Aalto Yliopisto, Oulun Yliopisto, VTT) kanssa. kuva 6: Pilotointiprossinohjaus ja seuranta ja arvionti. Keksisinä toimintoina ovat: menetelmätuki, ohjaava suunnittelu, kick-off tilaisuus, toteutusvaiheen tukipaultuetilaisuus, kokonaisarviointi sekä esimerkkihankekuvauksen laadinta. TÄMÄN PILOTTIOHJEEN LISÄKSI PILOTIN VETURIYRITYKSELLÄ ON KÄYTÖSSÄ - PROJEKTISUUNNITELMAN ASIAKIRJAPOHJA SEKÄ - DOKUMENTOINNTIRAPORTIN ASIAKIRJAPOHJA.

15 InfraFINBIM Pilottiohje 15 (15) 7 LIITE 1: Määrittelyjä Pilotti = Jonkin määritellyn mallipohjaisen teknologian tai toimintamallin/prosessin testaaminen oikean rakennushankkeen yhteydessä, etukäteen tehdyn työsuunnitelman ja tulosten arviointisuunnitelman mukaan. Virtuaalipilotti = Jonkin määritellyn mallipohjaisen teknologian tai toimintamallin/prosessin testaaminen oikean rakennushankkeen kaltaisessa järjestelyssä ( oikealla datalla ). Tapaustutkimus (case study) = Kiinnostava asiakokonaisuus, jota tarkastellaan valitussa kohteessa (esim. hanke tai yritys) oman osasuunnitelman mukaan. Liittymäpinnat muuhun työskentelyyn on kuvattava. Jäsennystehtävät = Jäsennystehtävä taustoittaa kehitys- tai tutkimustehtävää. Suurin osa toistaiseksi tehdyistä raporteista tuntuvat olevan tätä. Kehitystehtävä = Selkeän uuden tuloksen tai ratkaisun (malli, menelmä tai työkalu) tuottava tehtävä. Näissä menetelmän valinta on myös tärkeä sisällön lisäksi. Osa nyt suunnitelluista raporteista sisältää kehittämistä, mm. tietomalliohjeet/-vaatimukset. Tutkimustehtävä = Uutta tietoa tuottava tehtävä, joka esitellään jossain muodossa myös tiedeyhteisölle (validointi). Voi olla mahdollista esim. pilottien yhteydessä toimintatutkimuksen (action research) tyyppisesti.