Tik Ohjelmistoprojektien Hallinta. Luento 4 Projektin käynnistäminen

Transkriptio

1 Tik Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 4 Projektin käynnistäminen

2 Luentokartta Projektin elinkaaren vaiheet Aika Ti 12.3 To 14.3 Ti 19.3 To 21.3 Ti 26.3 To 4.4 Ti 9.4 To 11.4 Ti 16.4 Ti 18.4 To 23.4 Luentoaihe Kurssin aloitus Projektin synty Projektisuunnitelma Projektin käynnistäminen Työmäärien arviointi Projektin ohjaus Projektihallinnan työkalut Projektien erilaisuudet Laadunohjaus ja leadership Projektin päättäminen Ohjelmistotuoteliiketoiminta synty suunnittelu käynnistys ohjaus päätös operointi 2

3 Projektin käynnistäminen - osuuden tavoite Projektin käynnistäminen -osassa kerrotaan tehtävistä ja vastuista, jotka mahdollistavat projektin suunnitellun ja jouhevan käynnistämisen. Oleellista opiskelijalla on ymmärtää mitä tässä vaiheessa tehdään, kenen toimesta ja miksi. Tässä esityksessä tullaan sivuamaan monia projektinhallinnan kannalta oleellisia työkaluja ja proseduureja, joita käsitellään tarkemmin kurssin muilla luennoilla. Määritelty aloituspiste Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Tuki ja / tai linja-organisaatio Projekti synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla ohjaus 3

4 Harjoitustyön aikataulu Ti 12.3 To 14.3 Ti 19.3 To 21.3 Ti 26.3 To 4.4 Ti 9.4 To 11.4 Ti 16.4 Ti 18.4 To 23.4 Kurssin aloitus Projektin synty Projektisuunnitelma Projektin käynnistäminen Työmäärien arviointi Projektin ohjaus Projektihallinnan työkalut Projektien erilaisuudet Laadunohjaus ja leadership Projektin päättäminen Ohjelmistotuoteliiketoiminta Harjoitustyön läpikäynti Ryhmien muodostuminen Etappi I Projektisuunnitelman esiversio Etappi II Projektisuunnitelman asiakasversio Etappi III - Edistymisraportti Etappi IV Edistymisraportti 4

5 Sisällysluettelo Projektinhallintaprosessien toteutus Resurssien hallinta (resource mgmt) Edistymisen hallinta (performance mgmt) Ongelmien hallinta (issue & problem mgmt) Laajuuden hallinta (contingency & scope mgmt) Riskien hallinta (risk mgmt) Konfiguraation hallinta (configuration mgmt) Vaiheiden hallinta (release mgmt) Laadunhallinta (quality mgmt) Alihankkijoiden hallinta (vendor mgmt) Kommunikaation hallinta (communication mgmt) Projektityöympäristön rakentaminen Fyysiset työtilat Tekninen infrastruktuuri ja tuki Standardien toteutus Projektihenkilöstön koulutus 5

6 Resurssien hallinta (1/2) Resurssien hallinnan lähestymistavan kiinnitys Resurssien hankinta tieto-/taitoprofiilit, omat tavoitteet, alihankinta Resurssien hallinta urakierto, saatavuuden kontrollointi Resurssien vapautus Resursointisuunnitelma Henkilöiden nimeäminen ja saatavuuden määrittely Roolien kuvaaminen Vastuiden määritys Kiinteä yhteys projektin työsuunnitelmaan 6

7 Resurssien hallinta (2/2) Asiakas ma ti ke to pe ma ti ke to pe ma ti ke to pe ma ti ke to pe Henkilö 1 X X X Henkilö 2 X X H X X Henkilö 3 X X Henkilö 3 X X Henkilö 4 X X X X X X X Henkilö 5 X X Henkilö 6 X X Henkilö 7 X X X X Henkilö 7 X X X X X X Henkilö 8 X X Henkilö 9 X X X X X X Henkilö 10 X X X Henkilö 11 X X Accenture Henkilö 1 X X H Henkilö 2 X X H Henkilö 3 X H X H H H H H X Henkilö 4 X X Henkilö 5 X H X X X X X X X H Henkilö 6 X H X H H H H H Henkilö 7 X X H H H H Henkilö 8 X H H H H X H X X X H H H X X Henkilö 9 X X H Henkilö 10 X X H H H H Henkilö 11 H X X H X X H H X H H H H H X H H X X X Henkilö 12 X X X X X X H X X X H X X X X X X X = poissa projektista H = projektissa Helsingissä 7

8 Edistymisen hallinta (1/2) Vahva linkki projektin työsuunnitelmaan työmäärät ja aikataulut Edistymisen hallinnan lähestymistavan kiinnitys Kohdealue, tarkkuus ja konsistenttisuus big picture kaikilla tasoilla Ymmärrettävyys ja hyödyllisyys Analyyttisyys tukena nopeille jatkoaskeleiden määrittelyille Frekvenssit Edistymisen hallintaprosessin kuvaaminen Vastuu prosessin suorittamisesta kaikilla Prosessin suorittamisen mielekkyys miten prosessi kuvaa minun työtäni? Prosessin automatisointi Helposti saatavissa ja lähestyttävissä mobiiliratkaisut, virtuaalitiimit 8

9 Edistymisen hallinta (2/2)! "#""#" htp Budjetti Budjetti (ilman varausta) EAC Tuotto Kulu Jakson alkupäivä

10 Ongelmien hallinta (1/3) Avointen kysymysten hallinta Ennalta tunnistamattoman kysymyksen hallinta Kirjaus, hallinta/raportointi, ratkaisu, kommunikointi Muutospyyntöjen ja virheilmoitusten hallinta Olemassa olevaan/toteutettuun/hyväksyttyyn lopputuotteeseen liittyvän muutoksen/virheen hallinta Kirjaus, priorisointi, analysointi, toteutus, testaus, käyttöönotto 10

11 Ongelmien hallinta (2/3) 11

12 Ongelmien hallinta (3/4) /%%%-%% ) $%& %%'( *)" +", # &--." " ("0 12 3"-5"6 ("23"4 ("0123"4! "#!#"$ % &# # (" 2 3" 5"6 ( ("0123"&&5 && ("23"7 ("0 12 3"6 5"&& (" 2 3"6 5"&& ("0 12 3"-"8"- " ) ( ("23"6 & ' ) (( ("0123"-"8"&6 ( ("0123"68 ("0123"6 ("0 12 3" 7""&6 " " ("0123" 7 12

13 Ongelmien hallinta (4/4) 13

14 Konfiguraation hallinta (1/2) Konfiguraation hallinnalla keskeinen merkitys ohjelmistoprojekteissa Roolit ja vastuut Monimutkaiset arkkitehtuurit, hajautusratkaisut Erilliset kehitys-, testaus-, koulutus- ja tuotantoympäristöt Konfiguraation hallintaan osallistuu yleensä useampia henkilöitä myös henkilöitä, jotka eivät ole normaalisti projektin vahvuudessa Haaste projektin resurssien hallinnalle ratkaisuina projektin laajentaminen tai projektin erillisten tukiroolien määrittely 14

15 Konfiguraation hallinta (2/2) /%%%-%% ) $%& %%'( *)" +", # &--." " ("0 12 3"-5"6 ("23"4 ("0123"4! "#!#"$ % &# # (" 2 3" 5"6 ( ("0123"&&5 && ("23"7 ("0 12 3"6 5"&& (" 2 3"6 5"&& ("0 12 3"-"8"- " ) ( ("23"6 & ' ) (( ("0123"-"8"&6 ( ("0123"68 ("0123"6 ("0 12 3" 7""&6 " " ("0123" 7 15

16 Laajuuden hallinta (1/3) Vahva linkki projektin työsuunnitelmaan työmäärät ja aikataulut Työmäärien ja aikataulujen arvioinnissa määritelty puskurit, joiden avulla hallitaan projektin kuluessa havaitut poikkeamat alkuperäisestä suunnitelmasta Projektivarausten hallittu allokointi Yleensä sekä budjetti- että aikatauluvarauksen samanaikainen allokointi määriteltyyn kohteeseen Allokointi tulee aina perustua yhteiseen näkemykseen ja perusteltuihin tosiasioihin (dokumentaation merkitys ja sisältö korostuu) 16

17 Laajuuden hallinta (2/3) 17

18 Laajuuden hallinta (3/3) Sub-Project Original Baseline Total of Total of New As of Approved Changes Estimated Changes Baseline Resources CLIENT AC Other Total CLIENT AC Other Total CLIENT AC Other Total CLIENT AC Other Total XX YY BB SS PP LL TT Total (No Contingency) % Changes to Project/Contingency Total Contingency Total (incl. Contingency) Sub-Project Actual To Date Estimate Estimate As of To Complete At Completion Resources CLIENT AC Other Total CLIENT AC Other Total CLIENT AC Other Total XX YY BB SS PP LL TT Total (No Contingency) Total Including Contingency Resources CLIENT AC Other Total Total

19 Riskien hallinta (1/3) Riskien hallinta Keskeinen elementti projektin menestyksellisen loppuunsaattamisen kannalta Riskien hallintaprosessin määrittely Avoimuus keskeinen tekijä prosessin toimivuudelle Prosessin elementteinä riskien todennäköisyyksien, vaikutuksen ja toimenpiteiden tunnistaminen Roolit ja vastuut Riskien hallinta ei ole pelkästään projektipäällikön vastuulla Osallistuminen erillisten riskipalaverien tai normaalien projekti- ja tiimipalaverien kautta 19

20 Riskien hallinta (2/3) 20

21 Riskien hallinta (2/3) Risk Score Progress Score Number of risks identified Total score (all risks) Total score of top 10 Total Probability Total Impact Number of risks identified Original

22 Projektin vaiheistus Prosessin määrittely Vaiheiden hallinta Lopputuotteiden paketointi ja vaiheittainen käyttöönotto Keskeinen merkitys projektin onnistumiselle rajattu ja helpommin hallittu kokonaisuus Yksittäisen vaiheen elinkaari vastaa normaalia projektin elinkaarta (suunnittelu, käynnistys, tekeminen, päätös, operointi) Muilla hallintaprosesseilla keskeinen tukirooli (konfiguraation hallinta, laajuuden hallinta, kommunikaation hallinta) 22

23 Laadunhallinta Laatu projektityössä Vahva linkitys odotusten hallintaan Laadunhallinnan näkyvyys projektityössä (elaatua artikkeli: kypsyystasot 1-3) Sidottu projektissa käytettävään metodologiaan ja kiinnitettyihin toimintatapoihin (projektin standardit) Roolit ja vastuut Vastuu luonnollisesti kaikilla projektin jäsenillä Vastuiden määritys projektin odotusten ja henkilökohtaisten tavoitteiden kautta Mittarit ja jatkuva kehittäminen Lähtökohtana projektin odotukset Mittaaminen useista eri näkökulmista (asiakas, projektihenkilöstö) 23

24 Alihankkijoiden hallinta Alihankkijat osana projektin resursointia Prosessin määrittely Hallinta normaalien hallintaprosessien kautta (resurssien hallinta, laadunhallinta, edistymisen hallinta) Erilaisiin työkulttuureihin ja tapoihin kiinnitettävä erityistä huomiota Valinta resurssien hallinnan osana Sopimus sopimusosapuolet, sopimuksen sisältö Seuranta hallintaprosessien osana Päättäminen töiden loppuunsaattaminen, resurssien vapautus 24

25 Kommunikaation hallinta (1/2) Kommunikaation hallinta projektissa Sisäinen vs. ulkoinen kommunikaatio Keskeinen merkitys projektin onnistumiselle (informaation jako projektissa ja sidosryhmille, työilmapiirin ja motivaation ylläpito) Kommunikaation sisältö Yhtenäinen ulkomuoto Kohderyhmän huomiointi Vastuut ja aikataulut Kommunikaatiotavat ja -kanavat 25

26 Kommunikaation hallinta (2/2) 26

27 Fyysiset työtilat Keskeinen vaikutus projektin onnistumiselle Nykypäivän haasteet Työtilojen merkitys jää usein liian pienelle huomiolle projektin määräaikaisuus Tuki projekti- ja tiimityölle teknisten ja henkilöresurssien saatavuus, tiimihenki Projektien hajautuminen globaalit projektit/hankkeet Yritysten verkostoituminen alihankkijasuhteiden toimivuus 27

28 Tekninen infrastruktuuri ja tuki Teknisen infrastruktuurin merkitys Projektinhallinta prosessien tehokkuus, käytettävyys ja motivaatio Projektin onnistuminen työn tuottavuus ja mielekkyys Teknisen infrastruktuurin tuki Tekninen tuki tulisi sitoa projektiin resurssien hallinnan kautta ongelmana resurssien hallinnan laajuus Teknisen tuen merkitys kasvanut valmisratkaisujen ja arkkitehtuurien monimutkaistumisen myötä 28

29 Standardien toteutus (1/2) Keskeinen tekijä projektityön laadun varmistajana Tehtävien suorituksen yhdenmukaistaminen Tehtävien ja lopputuotteiden sisällön yhdenmukaistaminen ja kontrollointi 29

30 Standardien toteutus (2/2) 30

31 Projektihenkilöstön koulutus Projektihallintaprosessien jalkauttaminen Projektinhallintaprosessien määrittelyn ja toteutuksen jälkeen on vasta murto-osa projektinhallintatyöstä tehty Hallintaprosessien jalkauttaminen koulutuksen kautta varmistaa prosessien toimivuuden Toimivat prosessit mahdollistavat tehokkaan projektin ohjauksen ja projektin menestyksellisen loppuunsaattamisen 31

32 Artikkelilinkit Asian yleisyyden vuoksi artikkelikokoelmasta ei löydy yhtään juuri tähän ja vain tähän kokonaisuuteen liittyvää artikkelia. Lue kuitenkin: An Increment Process for Software Implementation Critical chain: the theory of constrains applied to project management Bringing discipline to project management First principles of Project Management Evolutionary project management 32