Kolmas teema. Leadership-näkökulma johtamisviestintään. Leif Åberg: Johtaminen ja asiantuntijaviestintä -erikoiskurssi syyslukukausi 2009

Transkriptio

1 Kolmas teema. Leadership-näkökulma johtamisviestintään Leif Åberg: Johtaminen ja asiantuntijaviestintä -erikoiskurssi syyslukukausi 2009 Aikajanaa: Kurssin esittely Teema I: Viestintä ja johtamisen uudet painotukset Teema II: Management-näkökulma johtamisviestintään Esseen aihe sähköiseen oppimisympäristöön Teema II jatkuu: Kriisiviestintä Vertaisparien muodostaminen (Åberg) Teema II jatkuu. Teema III: Leadership-näkökulma johtamisviestintään Esseet sähköiseen oppimisympäristöön Vertaisarviot sähköiseen oppimisympäristöön Teema III jatkuu Teema IV: Synteesi: johtamisviestinnän malli Oppimispäiväkirjasi osoitteeseen 1

2 Näin siirrät esseen sähköiseen oppimisympäristöömme Kirjoita ja tallenna esseesi omalle tietokoneellesi käyttäen käyttäjätunnustasi (esim. mmeikal_essee1.doc). Mene BSCW:een kurssin sivuille. Klikkaa Täällä ovat ESSEET -kohtaa. Klikkaa Essee 1, Essee 2 tai Essee 3 Tuo esseesi BSCW:lle: File > New > Document Siirrä (Browse) dokumenttisi omalta tietokoneeltasi Kirjoita Dokument name -kohtaan oma nimesi. Description-kohtaan kirjoita esseesi nimi. Valitse MIME-type pudotusvalikosta dokumenttisi tyyppi esim. Worddokumentti -> MSword. Klikkaa OK. Tämä sama ohje löytyy BSCW-kurssisivulta kohdassa Täällä ovat ESSEET Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta Johtamisviestintä ryhmätasolla Viestintää virtuaalisessa maailmassa 2

3 Mukavuusalue 100% mukavuusalue ryhmän synergia työn ilo motivaation ja sitoutuneisuuden nousu Positiivinen energian käyttö normaali energiataso Negatiivinen energian käyttö motivaation ja sitoutuneisuuden lasku leipiintyminen sapenkarvaisuus Energiatasoon vaikuttavia tekijöitä: - ryhmähenki - työolot - johtaminen - palkitseminen - odotukset - tarpeen tyydytys 0% energiataso Mukavuusalue Mukavuusalue säilyy ja kasvaa, jos ihminen tietoisesti pyrkii laajentamaan sitä. Urheilijalle mukavuusalueen säilyttäminen merkitsee koko ajan parempiin tuloksiin pyrkimistä. Myyjä pysyy virkeänä hankkiessaan lisämyyntejä, ja kirjailija haluaa kirjoittaa vielä paremman kirjan. Jos ei tee töitä mukavuusalueen eteen, elämä kapenee ja muuttuu tylsien rutiinien suorittamiseksi. Jos ihminen kokee, että mukavinta on sohvalla makoilu, ennen pitkää koko elämä kutistuu sohvan kokoiseksi. professori Mihaly Csikszentmihalyi 3

4 Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta Tehokkaiden johtajien kanavien käyttö Palautteen anto Viestintä motivoinnissa ja sitoutumisen aikaansaamisessa Ikävien asioiden viestiminen Kanavien käyttö johtajien näkökulmasta Daft, Lengel ja Trevino ( ): johtamisen tehon ja viestimien käytön suhde johtajat luokiteltiin tehokkaisiin ja vähemmän tehokkaisiin viestimet luokiteltiin rikkaisiin (rich) ja vähemmän rikkaisiin (lean), kriteereinä 1 palautteen nopeus 2 rinnakkaisten vihjeiden käyttö 3 luonnollinen kieli 4 henkilökohtaisuus 4

5 rich lean henkilökohtainen viestintä pienryhmäkokoukset käytävä- ja kahvipöytäkeskustelut videoneuvottelut puhelinkeskustelut ääniposti sähköposti isot ryhmäkokoukset henkilökohtaiset kirjeet kopioidut asiakirjat faksit toimistojen väliset muistiot viralliset puheet kirjeet tiedotteet raportit Tehokkaat johtajat käyttivät oikein oikeissa tilanteissa: - moniselitteiset asiat - sitouttaminen, sitoutumisen aikaansaaminen - ikävät asiat Palaute Palaute viestinnän näkökulmasta: tietoa siitä, että vastaanottaja on reagoinut sanomaan. Palautetta on pään nyökkäys, kiitoskirje, asian toistatus, mutta sitä ovat myös erilaiset eleet ja ilmeet käsitys omien viestien perillemenosta. Kumpikin osapuoli saa keskustelun aikana palautetta omien viestiensä ja tarkoitusperiensä onnistumisesta Palaute liikkeenjohdon näkökulmasta: tietoa siitä, millaisena toinen koetaan henkilönä, millaisena hänen käyttäytymisensä koetaan tai miten hän on suoriutunut tehtävistään 5

6 Nyrkkisääntöjä palautteesta Palautteen kerääminen on sinun vastuullasi. Jos haluat todella varmistua, menikö sanoma perille, on pallo sinulla Palautteen tulisi olla mahdollisimman konkreettista Myönteistä palautetta tulisi antaa aina, kun siihen on aihetta = arkista pienpalautetta. Myönteinen palaute kolahtaa parhaiten silloin, kun toinen on itsekin sitä mieltä että tuo meni hyvin Kielteinen palaute tulisi antaa rakentavassa hengessä. Kukaan ei ole erehtymätön. Mikään ei lamauta niin paljon kuin jatkuva kielteinen palaute: tuotakaan et osannut hoitaa. Rakentavassa palautteessa ei etsitä syyllisiä vaan sitä, miten asiat voisi tehdä eri tavalla, jotta ensi kerralla asiat sujuvat. Tämä on eräs oppivan organisaation perusperiaatteista: virheistä oppii Viestintä, motivointi ja sitouttaminen motivoitunut: olen motivoitunut silloin, kun jokin vaikutin saa minut toimimaan sitoutunut: kun olen sitoutunut, koen, että teen tärkeää työtä sisäistän tavoitteet haluan antaa panokseni tavoitteiden saavuttamiseksi motivoiminen on pyrkimystä toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan sitouttamisella pyritään saamaan aikaan sitoutumista 6

7 Motivoiva viestintä vuorovaikutuksen kautta selviää, mikä toista motivoi: aineelliset tai aineettomat tekijät, palkinta tai rankaisu, jopa piilevät motiivit vuorovaikutuksen kautta selviää myös toisen senhetkinen tarvetila korosta työn merkitystä ja mielekkyyttä Edellytysten luominen sitoutumiselle Pitkällä aikavälillä: vision kokeminen tärkeäksi: tähän haluan antaa panokseni mahdollisuus käyttää omia kykyjään: täällä arvostetaan minua ja minuun luotetaan mahdollisuus kasvaa osaajana ja ihmisenä: täällä kehityn Lyhyellä aikavälillä: mielekäs työ hyvä työilmapiiri osallistuminen omaa työtä koskevaan suunnitteluun välitön palaute 7

8 Sitoutumista aikaansaava viestintä Viestinnässä voisi korostaa seuraavia tekijöitä (JOS OVAT KUNNOSSA!) visio, missio ja niistä johdetut tavoitteet: mitä ovat ja mitä tarkoittavat yksilön näkökulmasta uskoa ja luottamusta yksilöön mahdollisuutta kasvaa osaajana ja ihmisenä työn mielekkyyttä osallistumista omaa työtä koskevaan suunnitteluun työviihtyvyyden tila palaute työstä Ikävien asioiden viestiminen (Phillip Hodson) Pane itsesi likoon! Älä viivyttele liikaa! Asiat on keskusteltava loppuun asti! 8

9 1 Valmistautuminen 2 Asian kertominen 4 Suuttumus ja muut kielteiset tunteet 3 Analyysi 5 Hyväksyminen 6 Jatkotoimet 1 Valmistautuminen Tilanteen on pakko pysyä hallinnassasi Mitkä ovat asiaan liittyvät tosiseikat? Miten toinen tulee reagoimaan asiaan? Mitkä ovat vaihtoehdot tästä eteenpäin? 9

10 2 Asian kertominen Varaa rauhallinen tila ja paljon aikaa Mieti sanatarkasti, miten ilmoitat asian toiselle Rohkaise puhumaan vapaasti Esitä asiasi ja perustele se 3 Analyysi ja 4 Tunteiden hallinta Kaikkein haastavin vaihe Voimakkaat tunteet on kanavoitava analyysin kautta Tunteiden hallintaan on kiinnitettävä huomiota silloinkin, kun toinen ei niitä ilmaise 10

11 5 Hyväksyminen ja 6 Jatkotoimet Ratkaisumalleja tarvitaan Työyhteisön on tehtävä kaikkensa toimivien ratkaisumallien etsinnässä 1 Valmistautuminen 2 Asian kertominen 4 Suuttumus ja muut kielteiset tunteet 3 Analyysi 5 Hyväksyminen 6 Jatkotoimet 11

12 Johtamisviestintä ryhmätasolla Ryhmän kehitysvaihe huomioon Delegointi ryhmälle tai tiimille Synergisen ryhmän viestintä Delegointi ryhmälle tai tiimille Pääerot yksilölle delegointiin: Delegoitava tehtävä ei ole yksilötehtävä, vaan työryhmän tehtävä, joka koostuu ryhmän jäsenten panoksista. Delegointiin liittyy päättäminen työpanosten yhdistämisestä: kuka tekee mitäkin. Ryhmädelegointi on nopeampi ja luotettavampi kuin ryhmän jokaisen jäsenen yksilödelegointi. Ryhmädelegoinnissa alaiset voivat tuoda esiin näkökohtia, joita esimies ei ole tullut ajatelleeksi. Tällöin päätökset näistä asioista käsitellään kokouksessa ja ne tulevat samaan aikaan kaikkien tietoon. Ryhmädelegoinnissa voidaan käyttää hyväksi ryhmädynaamisia tekijöitä. 12

13 Johtajan käyttämä auktoriteetti Johtaja tekee päätöksen ja ilmoittaa siitä Johtaja "myy" päätöksensä Integroivaa viestintää Dissipatiivista viestintää Alaisten toimintavapaus Johtaja esittää vaihtoehtoisia päätöksiä valittavaksi Johtaja esittää ongelman, saa ehdotuksia ja tekee päätöksen Johtaja esittää ongelman, jonka ratkaisemisesta ryhmä saa päättää Johtaja määrää rajat, joiden puitteissa ryhmä voi tehdä päätöksiä Ryhmän päätöksenteon vaihtoehtoja Synergian viriäminen ja häviäminen viriäminen: haaste hanke tai muu uusi kokoonpano uusi, karismaattinen jäsen johtaja, joka antaa tilaa ideoille häviäminen: haaste muuttuu arkiseksi kantava hahmo lähtee ryhmän työ päättyy naapuriosaston esimies huolestuu 13

14 Synergia, jatkuu synergistä vaihetta tulisi pidentää siten, että tekemisen riemu kanavoituu oikein johtajan tulisi luoda ilmapiiri, jossa ryhmä kokee työn iloa ja saa mahdollisuudet henkiseen kasvuun näin luodaan edellytykset sille, että ryhmä saa aikaan samanaikaisesti enemmän ja parempaa laatua Synergisen ryhmän johtaja saa aikaan enemmän ja parempaa laatua siten, että alaiset kokevat työn iloa ja kasvavat henkisesti 14

15 synergia = enemmän ja parempaa laatua henkinen kasvu työn ilo lähde: Pentti Sydänmaanlakka: Ihminen, työ ja organisaatio; uuden paradigman hahmottelua: Ryhmähengen nostatus paljon myönteistä palautetta kielteinen palaute rakentavasti terve kilpailutilanne: haasteet työylpeys ja uho ryhmää korostavat symbolit ryhmän puolustaminen kannustava ilmapiiri 15

16 Kannustava ja puolustautuva ilmapiiri puolustautuva: syytökset ja arvostelu käyttäytymisen ohjaus ylimielisyys tai alentuvuus oman aseman ja omia ideoiden korostaminen, muut unohtaen kannustava: kuunnellaan ja kysytään yhdessä ratkaisuja ongelmiin, ei syyllisten etsintää spontaani, luonnollinen ja yhdenvertainen viestintä empatia Viestintä tiimissä selkeä vision viestiminen: tiimit suunnataan vision avulla toiminta joustavissa sekaryhmissä edellyttää tehokasta pienryhmäviestintää ryhmädelegointia toimivia kokouksia koordinoivaa viestintää tietoverkkoja ja verkkojohtamista 16

17 Viestintä tiimissä, jatkuu Sitoutumisen ja omistamisen tunteen synnyttäminen ja ylläpitäminen tapahtuu motivoivan viestinnän avulla Tiimi tarvitsee operatiivisen tiedon lisäksi tietoa yleisemmistä asioista: oman työn asemointi ja työn edistymisen hahmottaminen luovat ongelmanratkaisumenetelmät ja huipputasovertailu Yhteisöllisyyden korostaminen, ryhmähenki ja sen suuntaaminen Tosiaikaisen keskinäisviestinnän haasteet tuttu ryhmä kiinnostavuus uskottavuus ennakkoasenteet rooliodotukset valmistautuminen avaus puitteet kriittinen massa outo ryhmä keitä ovat? haarukointi empatia vakuuttavuus ensivaikutelma oheisaineistot 17

18 Viestintää virtuaalisessa maailmassa Analoginen ja virtuaalinen tila passage, väylä digitaalinen, virtuaalinen maailma passage, väylä analoginen maailma virtuaaliminä fyysinen minä yksilön maailma virtuaaliyhteisö fyysinen yhteisö yhteisö(je)n maailma Leif Åberg

19 Synkroninen vai asynkroninen viestintä? Jotain muuttuu nettiväki tulee! nettiväki (netizen): paljasjalkaiset :1991 jälkeen syntyneet eivät oikein osaa kuvitella aikaa ennen nettiä ehkä oikeammin jälkeen syntyneet kouluunmenovaiheessa verkko jo tuttu 19

20 Aika lailla yleistäen Nettivanhukset -cuelessness-paradigma -verkko on viestin -asynkroniset muodot tutumpia -verkkoyhteisökäyttäytyminen vähäistä -dyaadinen interaktio yleistä Nettiväki -cyberspace-paradigma -verkko on tila -synkroniset muodot tutumpia -runsaasti yhteisöllistä verkkokäyttäytymistä -sekä strong ties että weak ties eleadership? verkkojohtamista harjoitetaan välitetyn viestinnän (mediated communication) tilanteissa näyttää siltä, että tällaisissa tilanteissa pyritään mahdollisimman luonnolliseen viestintätilanteeseen Daftin ja kumppaneiden tutkimukset tukevat tätä 20

21 eleadership entä kun rikas, tosiaikainen kasvokkainviestintä ei ole mahdollista? eli kun pitäisi verkon kautta pähkäillä yhdessä, innostaa tai viestiä ikävistä asioista? Mahdollisimman rikas asetelma puheyhteys ja tosiaikainen chat tämän hetkisissä teknisissä ratkaisuissa toisen osapuolen näkeminen ei juurikaan tuo lisäarvoa äänen kuulemiseen! verkkokonferointi, webcam lisäksi epävirallisia sosiaalisia kokoontumisia, jotta ihmiset oppivat tuntemaan toisiaan Mitä hyvää sähköpostijohtamisessa? tietyt sähköpostiviestinnän tekniset ominaisuudet kuten nopeus, vaivaton vastaaminen ja edelleen lähetys sekä helppo kuittaus, jakelulistat, linkitykset, dokumentoitavuus, asynkronisuus irtautuminen ajan ja paikan rajoista sisältö ja esitystapa: viihteellistäkin, epämuodollistakin. Helppo oikaista asioita menettämättä liikaa kasvojaan. Verkkoviestintä muuttaa kielenkäyttöä. tietyt työtilannetta helpottavat seikat. Palaveroinnin tarve vähenee. Joustava käyttö muiden töiden välissä. Vaikuttamiskynnys on alentunut: verkon kautta on helpompi lähestyä tahoja, joita muuten ei ehkä vaivattaisi. Sopii hyvin tilanteisiin, jossa välitetään eksaktia tietoa. Ainoa keino arkijohtaa virtuaaliorganisaatiota Myös silloin, kun alaiset ovat hajallaan ympäri maata tai maailmaa, tai kun itse on paljon on liikkeellä, on verkko puutteineenkin entisiä muotoja parempi. Mahdollistaa tehokkaan yhdeltä monelle viestinnän, saavutetaan sen hyvällä käytöllä selvää ajansäästöä ja hyvä kustannus/hyötysuhde 21

22 Mitä huonoa sähköpostijohtamisessa? Eräät tekniset ominaisuudet: tekninen riippuvuus häiriöalttiista verkosta. Massajakelu liian monelle. Osoiterekisterit. Vaikka verkko on reaaliajassa, ei verkkoviestintä sitä ole. Viestien sisältö ja esitystapa: herkkä vahinkoviesteille. Aroissa asioissa aito turvallisuusriski. Käsitykset luottamuksellisuudesta voivat erota. Koska helppo kirjoittaa, ei aina ajatella loppuun. Huolimatonta viestiä saattavat muut tulkita tarkasti ja etsiä merkityksiä, joita ei ole. Vaikea kuvata sävyjä (siksi hymiöt!) Määrä heikentää tehoa. Tärkeitä viestit hukkuvat massaan.roskaposti syö luotettavuutta. Käyttökulttuurin puute: netikettiä ei ole, tai sitä ei noudateta. Kirjoittaminen haastavaa. Monitulkintaisuus korostuu. Väärinkäsityksiä jos huono otsikointi, huolimaton sisältö tai suuri tekstimassa. Epämuodollisuus vie terää tärkeältä asialta. Suurkäyttäjillä oma vaikea murre. Vaikuttaa työtapoihin myös kielteisesti. Syö aikaa. Katkoo päivää ja työrytmiä. Pakoillaan päätäntää verkon taakse. Asiaa pyöritellään eikä mitään tapahdu. Sähköpostijohtaminen ei esimiesten mukaan sovellu kovin hyvin isojen tehtävien delegointiin tai tiimin ja alaisten motivointiin Hyvää sähköpostiviestintää 1 Mieti, milloin on syytä käyttää sähköpostia, milloin taas muita viestinnän muotoja. Vaikka sähköpostiviestintä on vaivatonta, se ei aina ole tehokkainta viestintää. Sähköpostijohtaminen sopii oivallisesti tarkan ja melko yksiselitteisen viestin välittämiseen. Se ei ole parhaimmillaan moniselitteisten asioiden pohdintaan, motivointiin, sitoutumisen aikaansaamiseen tai ikävien asioiden viestimiseen. Näissäkin tilanteissa verkko voi toimia erinomaisesti muun viestinnän tukena, esimerkiksi lisäaineiston tai muistion lähettämiseen tai muistuttamiseen edessä olevista määräajoista. Verkkoa voi myös käyttää korvaamaan kokouksia. Joskus riittää, että aineistot ovat verkossa ryhmän jäsenten luettavissa ja että he kommentoivat asioita sähköteitse. On kohteliaampaa joskus soittaa ensin ennen kuin lähetät sähköpostin. 2 Ole vuorovaikutteinen myös verkossa. Vastaa toiselle, että viesti on tullut perille ja mitä aiot tehdä, ellet heti ehdi hoitaa asiaa. Mikäli et reagoi viestiin, ei lähettäjä voi tietää onko viesti tullut perille ja miten aiot toimia. 22

23 3 Mieti esitystapaa. Otsikoi jämäkästi ja houkuttelevasti. Pidä teksti lyhyenä, ota mallia tekstitelevision esitystavasta. Murra perinteinen looginen järjestys, jossa johtopäätökset ovat lopussa: kerro tärkein ensin ja laita yksityiskohdat loppuun. Käytä hymiöitä kuvaamaan tarkoittamiasi sävyjä, mutta säästeliäästi. Vältä ironiaa tai sarkasmia. Viittaa kuviin ja laajempiin asiakirjoihin. Mieti, kannattaako vastaukseen jättää alkuperäinen viesti vai pitääkö se poistaa. Häntä on sikäli hyvä, että samasta viestistä voi seurata, miten asiat ovat edenneet. Mutta häntään voi jäädä jotain, jota ei ole tarkoitettu eteenpäin viestittäväksi: apua, tässä taas tämä kiusankappale. Please, tehkää joku jotain! 4 Tee jakelulistat huolella. Vältä turhaa varmuuden vuoksi viestintää. Mieti mille listoille liityt. 5 Ota käyttöön tärkeyspainotukset. 6 Ajattele vielä kerran ennen kuin lähetät. Parinkymmenen sekunnin pohdinta ja tekstin läpiluku voi säästää tunteja. Oliko sävy oikea? Jäikö kirjoitusvirheitä? Onko jakelu liian laaja? Pitääkö jollekin lähettää kopio tai piilokopio? Tarkemmin ajatellen, pitääkö sittenkään lähettää? 7 Rytmitä verkkoviestintäsi osaksi päivittäistä toimintaa ja varaa siihen aikaa. Toinen ei odota aivan välitöntä reagointia. jos hän odottaisi, hän olisi soittanut tai tullut itse. Jatkuva sähköposteihin reagointi rikkoo muun työrytmin. 8 Arkistoi tärkeät viestit vuotuisesti ja teema-alueittain. Tällöin viestit löytyvät helposti. Tuhoa turhat viestit heti, koska ne jäävät turhaan syömään tilaa. Säilö myös tärkeimmät lähetetyt viestit. 9 Noudata työyhteisösi netikettiä. Se löytyy verkosta. Käy netiketti läpi uuden työntekijän kanssa. 23