Sähköposti - muistuttaa tavallista kannettavaa postia monin tavoin ekijä ja päivämäärä

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Sähköposti - muistuttaa tavallista kannettavaa postia monin tavoin ekijä ja päivämäärä"

Ari-Pekka Turunen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 1 Sähköposti - muistuttaa tavallista kannettavaa postia monin tavoin ekijä ja päivämäärä

2 Sähköpostiviestin kirjoitusohjeita 2 Kirjoita lyhyitä ja kieliasultaan moitteettomia viestejä (isot alkukirjaimet ja välimerkit) Ei pelkästään isoja kirjaimia (netiketti) Käytä kappalejakoa ja väliotsikoita, koska ne parantavat luettavuutta Käytä tarpeeksi suurta kirjasinkokoa (esim. 11 pistettä) ja selkeää kirjasintyyliä Käytä harkitusti tehosteita, lihavointia ja kursivointia (eri ohjelmat eivät osaa tulkita tehosteita oikein Tee sisennykset ohjelman toiminnoilla Esitä vain ydinsanoma. Älä selittele turhia. Esitä pyyntö kuittauksesta, jos se on tarpeen asian hoidossa

3 Hyvän sähköpostiviestin ominaisuudet 3 Asiaotsikko, jonka perusteella vastaanottaja voi päätellä, mitä asiaa lähettäjällä on: joko avataan tai poistetaan Hyvä otsikko lisää viestin informaatioarvoa ja erottuu saapuneiden viestien joukosta! Alkutervehdys sinuttelu vai teitittely, kirjakieli vai puhelkieli esim. Hei! Hei Suvi! Hyvä Suvi! Hyvä Suvi Lahtinen! Arvoisa herra Lahtinen! Arvoisa osastonsihteeri Viestin lopetuksessa käytetään samaa tyyliä Terveisin, Yhteistyöterveisin, Aurinkoista kevättä! Työn iloa! Jne Selkeä pyyntö, jos halutaan toimintaa ja kuittaus Viestin ulkoasusta, rakenteesta ja kieliasusta ei kannata tinkiä Varmista, että viestisi tulkitaan oikein Organisaation ohjeiden mukaista toimintaa, yhtä virallista kuin paperimuotoinen asiakirjan lähettäminen

4 Lähettäjän yhteystiedot (automaattinen signeeraus) 4 Lähettäjän nimi Asema tai tutkintonimike Organisaation nimi Postiosoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite nettiosoite

5 Sähköpostiviestien arkistointi ja vastaaminen viestiin 5 Säilytettävät sähköpostiviestit tallennetaan mieluiten sähköisesti Sähköpostiviesteihin oletetaan vastattavan nopeasti. Jos ei heti tiedä vastausta, niin viestitetään asiaan palaamisesta mahdollisimman pian Ei kirjoiteta mitään, mitä ei ole valmis sanomaan kasvotusten Jos saat ketjukirjeen, niin älä lähetä sitä eteenpäin, ei myöskään vitsejä tai pilaohjelmia, laitonta tekstiä tai mainoksia (laki kieltää massalähetykset) Älä lähetä eteenpäin itselle tullutta viestiä, ellet ole saanut siihen lupaa, Kirjesalaisuus koskee myös sähköpostia

6 jatkuu 6 Huolehdi tietoturvasta, että et levitä viruksia (varmista liitteet) Älä kuormita vastaanottajan sähköpostia isoilla liitetiedostoilla tai turhilla viesteillä (avaaminen on hidasta ja tukkii sähköpostin) Lähetä liitteet tutuilla formaateilla, pdf, rtf, html (joskus kielletään liitteiden lähettäminen kokonaan) Raportoi roskaposteista Ei turhia hymiöitä Poista nimi jakelulistalta pyydettäessä Älä lue toisten sähköposteja Hyvä hallintomenettely huomioidaan Salainen aineisto suojataan kirjoitus- ja tiedonsiirtovaiheessa Poista liitetiedostot, kun vastaat sähköpostiin ja tarpeeton muu teksti Huomioi ääkköset Älä lähetä joulutervehdyksiä suurille joukoille Sähköpostiviestien kansiointi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti

7 Saapuvat viestit poissaolon aikana 7 Automaattinen vastaus poissaolosta ja maininta henkilöstä, joka hoitaa tehtäviä poissaolon aikana Viestien ohjaaminen toiselle esimiehen hyväksymälle henkilölle Järjestelmän pääkäyttäjä ja esimies päättävät, jos työposteja joudutaan hakemaan toisten sähköpostista

8 Hyödyt 8 On ympäristöystävällinen Sähköpostilistat ja -ryhmät tavoittavat monta henkilöä yhtä aikaa Cc Carbon copy vastaanottajan lisäksi tiedoksi muille avoimesti Bc Blind copy muut vastaanottajat eivät näe peitettyä vastaanottajaa

Samankaltaiset tiedostot

Sähköposti tehokäyttöön

Sähköposti tehokäyttöön Tarja Chydenius Anna Perttilä SÄHKÖPOSTI TEHOKÄYTTÖÖN 1 Sähköpostin etuja 1 2 Sähköposti ei ole aina paras valinta 1 3 Sähköpostin laatiminen 2 3.1 Vastaanottaja 2 3.2 Otsikkorivi