Etäjohtaminen. Leif Åberg: Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän erikoiskurssi syyslukukausi 2010

Transkriptio

1 Etäjohtaminen Leif Åberg: Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän erikoiskurssi syyslukukausi 2010

2 Kanavien käyttö johtamisen näkökulmasta Daft, Lengel ja Trevino ( ): johtamisen tehon ja viestimien käytön suhde johtajat luokiteltiin tehokkaisiin ja vähemmän tehokkaisiin viestimet luokiteltiin rikkaisiin (rich) ja vähemmän rikkaisiin (lean), kriteereinä 1 palautteen nopeus 2 rinnakkaisten vihjeiden käyttö 3 luonnollinen kieli 4 henkilökohtaisuus

3 rich lean henkilökohtainen viestintä pienryhmäkokoukset käytävä- ja kahvipöytäkeskustelut webcasting* videoneuvottelut puhelinkeskustelut lyhytviestit (SMS)* skype- ja mese-ringit* ääniposti sähköposti isot ryhmäkokoukset henkilökohtainen kirje kopioidut asiakirjat faksit toimistojen väliset muistiot viralliset puheet kirjeet tiedotteet raportit Tehokkaat johtajat käyttivät oikein oikeissa tilanteissa: - moniselitteiset asiat - sitouttaminen, sitoutumisen aikaansaaminen - ikävät asiat * = valistunut arvaukseni

4 eleadership? verkkojohtamista harjoitetaan siis välitetyn viestinnän (mediated communication) tilanteissa näyttää siltä, että tällaisissakin tilanteissa pyritään mahdollisimman luonnolliseen viestintätilanteeseen Daftin ja kumppaneiden tutkimukset tukevat tätä entä kun rikas, tosiaikainen kasvokkainviestintä ei ole mahdollista? eli kun pitäisi verkon kautta pähkäillä yhdessä, innostaa tai viestiä ikävistä asioista? Mahdollisimman rikas asetelma puhelin puheyhteys ja tosiaikainen chat verkkokonferointi lisäksi epävirallisia sosiaalisia kokoontumisia (Meet it), jotta ihmiset oppivat tuntemaan toisiaan

5 Etäjohtamisen haasteita 1 Johtamistilanne verkostoituva johtamismalli esimies-alainen -viestintä, kun fyysisen kohtaaminen puuttuu työnjako, koordinointi sitoutuminen, motivointi ja valvonta kuinka johtajan ja alaisen keskinäinen ymmärtäminen ja asioiden tulkinta kohtaavat mitä lisäarvoa ja mahdollisia säästöjä etäjohtaminen tuo viestintävalmiuksien tärkeys uudenlainen viestintäkulttuuri 2 Viestinnän muodot viestintäteknologia johtamisen välineenä viestintäkanavan valinta: oikeat viestinnän muodot niin välineiden kuin sisällönkin osalta uusien viestinnän muotojen vuorovaikutteisuus kasvottoman vuorovaikutuksen kompleksisuus riippuvuus tekniikasta tietojen jakaminen ja tallennus 3 Viestien ominaisuudet informatiivisuus sanoman selkeys JAV-kurssilaiset syksyllä 2009

6 Etäjohtaminen tai etäältä johtaminen ebusiness emanagement eleadership esimies johtaa epäsuorasti (ei kasvokkain) päätännän tukena mobiiliviestimet tai sähköinen työpöytä (laajennettu mieli) toiminta tapahtuu verkostomaisesti, organisaatiossa, joka muuntuu jatkuvasti ja jonka rajapinta ympäristöön on vaikea määrittää keskinäisriippuvuus lisääntyy, vapausasteet vähenevät päätännän aikajänne lyhenee (Choon malli seuraavilla sivuilla)

7 Tietämyksen syklit koetun virta ymmärrys jaetut merkitykset tietämyksen luominen uusi tietämys ja osaaminen päätäntä tavoitteellinen, sopeuttava käyttäytyminen Choo, C.W., The Knowing Organization. New York 1998

8 Tietämyksen syklit koetun virta ymmärrys luotaus jaetut merkitykset tietämyksen luominen uusi tietämys ja osaaminen päätäntä viive tavoitteellinen, sopeuttava käyttäytyminen

9 Viive eli latency viive se aika, joka kuluu toimenpiteitä edellyttävien heikkojen signaalien havaitsemisen ja tästä aiheutuvien päätösten toimeenpanon välillä nollaviiveyritys Gartner group in kehittämä käsite: zero latency enterprise päätäntä tapahtuisi reaaliajassa onko mahdollinen edes teoriassa? samansukuinen käsite kuin absoluuttinen nollapiste

10 vuosia kuukausia viikkoja päiviä sähke tunteja 0 tietäjän liikkuminen liikenteen kehitys postilähetit telekopio, puhelin uusi tietotekniikka zero latency enterprises

11 Collaborative network organizations (CNOs) (William Dutton 2008) kehitysvaiheet: sharing contributing co-creating William H. Dutton, The Wisdom of Collaborative Network Organizations: Capturing the Value of Networked Individuals Prometheus: Critical Studies in Innovation, , Volume 26, Issue 3, 2008, Pages

12 Etäjohtamisen työkaluja (Kimball 1997, Fernández 2007) Same place (co-located) Different place (distributed) Same time (synchronous) Face-to-face meetings Computer-supported meetings Audio conferencing Video conferencing Different time (asynchronous) Library (resource center) War room Voic Computer conferencing Groupware Kimball, L., Managing Virtual Teams. Team Strategies Conference. Toronto, Canada, Federated Press: Toronto. Fernández, A.G., Meeting users requirements in Virtual Organisations. Master s thesis, Telecommunications Engineering Department, Helsinki University of Technology, Finland.

13 Kollaboraatiotyökaluja (Fernández 2007) Category Primary Function Examples Communication Tools End-user asynchronous tools that facilitate the sharing of information by sending messages, files, data, documents, etc. - -Internet forums -Discussion boards -Wikis -Weblogs -RSS -Social networking -Web services -Social bookmarking Conferencing Tools End-user real-time tools that facilitate interactive communication -Online chat and instant messaging -Flash Meeting -Video -Online whiteboards -Data conferencing Management Tools Facilitate and manage group activities -Meeting scheduling tools and team calendars -Mind maps -Application/desktop sharing -Contact management/ address books -Task lists -File and documents sharing -Awareness utilities -Workflow management support -Intranet -Extranet

14

15

16

17 Mitä hyvää sähköpostijohtamisessa? tietyt sähköpostiviestinnän tekniset ominaisuudet kuten nopeus, vaivaton vastaaminen ja edelleen lähetys sekä helppo kuittaus, jakelulistat, linkitykset, dokumentoitavuus, asynkronisuus irtautuminen ajan ja paikan rajoista sisältö ja esitystapa: viihteellistäkin, epämuodollistakin. Helppo oikaista asioita menettämättä liikaa kasvojaan. Verkkoviestintä muuttaa kielenkäyttöä. tietyt työtilannetta helpottavat seikat. Palaveroinnin tarve vähenee. Joustava käyttö muiden töiden välissä. Vaikuttamiskynnys on alentunut: verkon kautta on helpompi lähestyä tahoja, joita muuten ei ehkä vaivattaisi. Sopii hyvin tilanteisiin, jossa välitetään eksaktia tietoa. Ainoa keino arkijohtaa virtuaaliorganisaatiota Myös silloin, kun alaiset ovat hajallaan ympäri maata tai maailmaa, tai kun itse on paljon on liikkeellä, on verkko puutteineenkin entisiä muotoja parempi. Mahdollistaa tehokkaan yhdeltä monelle viestinnän, saavutetaan sen hyvällä käytöllä selvää ajansäästöä ja hyvä kustannus/hyötysuhde

18 Mitä huonoa sähköpostijohtamisessa? Eräät tekniset ominaisuudet: tekninen riippuvuus häiriöalttiista verkosta. Massajakelu liian monelle. Osoiterekisterit. Vaikka verkko on reaaliajassa, ei verkkoviestintä sitä ole. Viestien sisältö ja esitystapa: herkkä vahinkoviesteille. Aroissa asioissa aito turvallisuusriski. Käsitykset luottamuksellisuudesta voivat erota. Koska helppo kirjoittaa, ei aina ajatella loppuun. Huolimatonta viestiä saattavat muut tulkita tarkasti ja etsiä merkityksiä, joita ei ole. Vaikea kuvata sävyjä (siksi hymiöt!) Määrä heikentää tehoa. Tärkeitä viestit hukkuvat massaan.roskaposti syö luotettavuutta. Käyttökulttuurin puute: netikettiä ei ole, tai sitä ei noudateta. Kirjoittaminen haastavaa. Monitulkintaisuus korostuu. Väärinkäsityksiä jos huono otsikointi, huolimaton sisältö tai suuri tekstimassa. Epämuodollisuus vie terää tärkeältä asialta. Suurkäyttäjillä oma vaikea murre. Vaikuttaa työtapoihin myös kielteisesti. Syö aikaa. Katkoo päivää ja työrytmiä. Pakoillaan päätäntää verkon taakse. Asiaa pyöritellään eikä mitään tapahdu. Sähköpostijohtaminen ei esimiesten mukaan sovellu kovin hyvin isojen tehtävien delegointiintai tiimin ja alaisten motivointiin

19 Hyvää sähköpostiviestintää 1 Mieti, milloin on syytä käyttää sähköpostia, milloin taas muita viestinnän muotoja. Vaikka sähköpostiviestintä on vaivatonta, se ei aina ole tehokkainta viestintää. Sähköpostijohtaminen sopii oivallisesti tarkan ja melko yksiselitteisen viestin välittämiseen. Se ei ole parhaimmillaan moniselitteisten asioiden pohdintaan, motivointiin, sitoutumisen aikaansaamiseen tai ikävien asioiden viestimiseen. Näissäkin tilanteissa verkko voi toimia erinomaisesti muun viestinnän tukena, esimerkiksi lisäaineiston tai muistion lähettämiseen tai muistuttamiseen edessä olevista määräajoista. Verkkoa voi myös käyttää korvaamaan kokouksia. Joskus riittää, että aineistot ovat verkossa ryhmän jäsenten luettavissa ja että he kommentoivat asioita sähköteitse. On kohteliaampaa joskus soittaa ensin ennen kuin lähetät sähköpostin. 2 Ole vuorovaikutteinen myös verkossa. Vastaa toiselle, että viesti on tullut perille ja mitä aiot tehdä, ellet heti ehdi hoitaa asiaa. Mikäli et reagoi viestiin, ei lähettäjä voi tietää onko viesti tullut perille ja miten aiot toimia.

20 3 Mieti esitystapaa. Otsikoi jämäkästi ja houkuttelevasti. Pidä teksti lyhyenä, ota mallia tekstitelevision esitystavasta. Murra perinteinen looginen järjestys, jossa johtopäätökset ovat lopussa: kerro tärkein ensin ja laita yksityiskohdat loppuun. Käytä hymiöitä kuvaamaan tarkoittamiasi sävyjä, mutta säästeliäästi. Vältä ironiaa tai sarkasmia. Viittaa kuviin ja laajempiin asiakirjoihin. Mieti, kannattaako vastaukseen jättää alkuperäinen viesti vai pitääkö se poistaa. Häntä on sikäli hyvä, että samasta viestistä voi seurata, miten asiat ovat edenneet. Mutta häntään voi jäädä jotain, jota ei ole tarkoitettu eteenpäin viestittäväksi: apua, tässä taas tämä kiusankappale. Please, tehkää joku jotain! 4 Tee jakelulistat huolella. Vältä turhaa varmuuden vuoksi viestintää. Mieti mille listoille liityt. 5 Ota käyttöön tärkeyspainotukset.

21 6 Ajattele vielä kerran ennen kuin lähetät. Parinkymmenen sekunnin pohdinta ja tekstin läpiluku voi säästää tunteja. Oliko sävy oikea? Jäikö kirjoitusvirheitä? Onko jakelu liian laaja? Pitääkö jollekin lähettää kopio tai piilokopio? Tarkemmin ajatellen, pitääkö sittenkään lähettää? 7 Rytmitä verkkoviestintäsi osaksi päivittäistä toimintaa ja varaa siihen aikaa. Toinen ei odota aivan välitöntä reagointia. jos hän odottaisi, hän olisi soittanut tai tullut itse. Jatkuva sähköposteihin reagointi rikkoo muun työrytmin. 8 Arkistoi tärkeät viestit vuotuisesti ja teema-alueittain. Tällöin viestit löytyvät helposti. Tuhoa turhat viestit heti, koska ne jäävät turhaan syömään tilaa. Säilö myös tärkeimmät lähetetyt viestit. 9 Noudata työyhteisösi netikettiä. Se löytyy verkosta. Käy netiketti läpi uuden työntekijän kanssa.