Tampereen KanTo. Paikallisprojekti kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottamiseksi. Loppuraportti

Transkriptio

1 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 1(26) Tampereen KanTo Paikallisprojekti kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottamiseksi Loppuraportti Tam pe reen Kan To 1

2 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 2(26) Versio Pvm Tekijä/Hyväksyjä Kuvaus v T. Karttunen v T. Karttunen / Ohjausryhmä Hyväksyttiin lähes alkuperäisessä muodossaan parilla pienellä tarkennuksella. 2

3 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 3(26) JOHDANTO Tampereen KanTo -paikallisprojektin työ oli osa valtakunnallista KanTa-palvelujen käyttöönottoa. Kanta-palveluja ovat sähköinen resepti (eresepti), sähköinen potilastiedon arkisto (earkisto) ja kansalaisen omien tietojen katselu. Näiden kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotto terveydenhuollon organisaatioissa tapahtuu lakien velvoittamana ja laeissa määriteltyjen siirtymäaikojen puitteissa. Keskeiset käyttöönottoa ohjaavat lait ovat laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007, voimaan ), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007, voimaan ), laki sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain muuttamisesta (1229/2010) ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain muuttamisesta (1227/2010). Projektissa keskityttiin ensin sähköisen lääkemääräyksen käyttöönottoon. Tähän loppuraporttiin on koottu Tampereen KanTo -paikallisprojektin keskeiset ereseptin käyttöönottoprojektin tulokset. Raportissa on kuvattu projektiympäristö, organisaatioiden lähtötilanne, projektin keskeiset tavoitteet ja aikataulu sekä toteutustapa. Se sisältää myös yhteenvedon projektin budjetoinnista, menetelmistä ja sen läpivientiin liittyvästä viestinnästä, tiedottamisesta ja koulutuksista. Projektin itsearviointi ja käyttöönottoprojektissa mukana olleilta kuntatoimijoilta saadun palautteen yhteenveto on sisällytetty raporttiin. Sähköinen resepti otettiin suunnitelman mukaisesti käyttöön ennen kesää 2012 kaikissa paikallisprojektin kunnissa lukuun ottamatta Kihniötä, jonka käyttöönotto oli suunniteltukin syksyyn Koska sähköisen potilastiedon arkiston käyttöönoton ajankohtaa ei reseptin käyttöönoton päättyessä vielä ollut mahdollista määritellä, päätti Tampereen kaupungin tietohallinto Tampereen KanTo -paikallisprojektin ohjausryhmän esityksestä päättää Tampereen KanTo -paikallisprojektin PSHP:n hallinnoima aluehanke PirKanta hoitaa alkaen kokonaisuudessaan mahdollisesti tarvittavan sähköisen reseptin käyttöönoton viimeistelyn ja sähköiseen potilastietoarkistoon liittymisen koordinoinnin. Näistä tehtävistä PSHP on sopinut kuntien kanssa voimaan tulleessa yhteistyösopimuksessa Alueellisesta yhteistyöstä terveydenhuollon KanTapalvelujen käyttöönotossa ja niiden edellyttämien toiminnallisten muutoksien toimeenpanossa. Tampereen KanTo paikallisprojektin asiakirjat on arkistoitu Tampereen kaupungin sähköiseen arkistointijärjestelmä Donnaan. 3

4 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 4(26) Sisällysluettelo JOHDANTO PROJEKTIN ORGANISOITUMINEN JA HALLINTO PROJEKTIN TOTEUTUS POTILASTIETOJÄRJESTELMÄT TIETOLIIKENNE JA SANOMANVÄLITYS VARMENNEPALVELUT SOTE-YKSIKKÖREKISTERI (OID-KOODIT) TERVEYDENHUOLLON ORGANISAATION ITSEAUDITOINTI KÄYTTÄJIEN KOULUTUS LIITTYMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO VIESTINTÄ KUSTANNUKSET PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN PROJEKTIN PÄÄTTYMISEN JÄLKEEN ORGANISAATIOISSA TAPAHTUVA YLLÄPITO POTILASTIETOJÄRJESTELMÄT TIETOLIIKENNE JA SANOMANVÄLITYS VARMENNEPALVELUT SOTE-YKSIKKÖREKISTERI (OID-KOODIT) TERVEYDENHUOLLON ORGANISAATION ITSEAUDITOINTI KÄYTTÄJIEN KOULUTUS KÄYTTÖÖNOTON JATKAMINEN ARVIO PROJEKTIN TOTEUTTAMISESTA PALAUTEKYSELYN TULOKSET YHTEENVETO

5 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 5(26) 1. Projektin organisoituminen ja hallinto Kansallisesti KanTa-palvelujen käyttöönoton valmistelu on organisoitu kolmiportaiseksi: Valtakunnan tasolla kokonaisuutta koordinoi, ohjeisti ja aikataulutti ensin Kuntaliitossa toimiva hanketoimisto KunTo ( ) ja alkaen THL:ssä toimiva Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivinen ohjaus -yksikkö (OPER). Sairaanhoitopiirit alueellisena tasona koordinoivat yksittäisten terveydenhuollon toimintayksiköiden vastuulla olevia paikallisia liittymis- ja käyttöönottoprojekteja. Tampereen KanTo - paikallisprojekti oli paikallinen liittymis- ja käyttöönottoprojekti. Projekti toteutettiin paikallisprojektin kaikkien sopijaosapuolten hyväksymän, voimaan tulleen puitesopimuksen Tampereen KanTo paikallishanke kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottamiseksi mukaisesti. Isäntäkuntana toimivan Tampereen ja sopijaosapuolten väliset tehtävämäärittelyt ja vastuun jakautuminen kirjattiin sopimukseen. Potilasasiakirja-arkistoon liittymisen osalta todettiin, että tehtävät tarkentuvat myöhemmin ja että sovittava työjako oheistetaan siinä vaiheessa puitesopimuksen liitteeksi. Oheinen puitesopimuksessa esitetty kuva havainnollistaa paikallisprojektin toimintaympäristöä ja organisoitumista, joskin sen Hanketoimisto käytännössä supistui projektipäälliköksi, jonka tueksi nimettiin Tampereen kaupungista tietojärjestelmien asiantuntija Sami Kari ja tietoliikenteen asiantuntija Reijo Vaajala. 5

6 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 6(26) Paikallisprojektin roolina alue- ja kuntatason välissä oli puitesopimuksen mukaisesti koordinoida terveydenhuollon organisaatioiden projektivastaavien työskentelyä ylläpitämällä projektivastaavien verkoston toimintaa, ohjaamalla projektiryhmän toimintaa, välittämällä ohjeistuksia kuntatasolla toteutettavista liittymisvalmisteluista ja huolehtimalla kunnille tiedottamisesta sekä pitää yhteyttä sairaanhoitopiirin vastuulla olevan aluehankkeen ja sitä kautta hanketoimisto KunTon kanssa. Paikallisprojektin projektipäällikkönä toimi Tiina Karttunen. Projektin seurannasta vastasi ohjausryhmä. Ohjausryhmänä toimii seudullinen tietohallinnon johtoryhmä ja sen puheenjohtajana Tampereen tietohallintojohtaja. Kokouksiin osallistuvat hanketta koskevien asioiden käsittelyssä myös muiden sopijakuntien nimeämät edustajat, Tampereen terveydenhuollon nimeämä edustaja sekä tarvittaessa kutsutut asiantuntijat. Tampereen KanTo -paikallisprojektin projektipäällikkö toimii ohjausryhmän esittelijänä. Ohjausryhmä hyväksyi projektisuunnitelman, vuosittaiset budjetit sekä teki keskeiset linjaratkaisut projektille kuuluvien tehtävien hoitamisesta. Ohjausryhmä kokoontui 5 kertaa. Paikallisprojektin ja Tampereen oman käyttöönottohankkeen (Treka) yhteinen koordinaatioryhmä toimi projektipäällikön tukena käytännön työn etenemistä ohjaavissa ratkaisuissa huolehtimalla projektin tarvitsemasta perustyön ohjauksesta ja linjauksista sekä tekemällä siihen liittyviä päätöksiä siltä osin kuin projekti eteni suunnitelmien mukaan. Koordinointiryhmä kokoontui 21 kertaa. Paikallisprojektin kunnat tai yhteistoiminta-alueet nimesivät projektivastaavansa (15 kpl) syksyllä Projektivastaavat muodostivat paikallisprojektin projektiryhmän, jonka puheenjohtajana toimi projektipäällikkö Tiina Karttunen. Projektiryhmä oli yhteistyöelin, jonka kokoukset olivat luonteeltaan tietoa välittäviä ja kunnissa tehtävää liittymisen valmistelua ohjaavia ja tukevia. Projektiryhmä kokoontui 8 kertaa. Projektivastaavat kokosivat omissa organisaatioissaan kuntien / yhteistoiminta-alueiden omat projektiryhmät. Toive oli, että näissä projektiryhmissä olisi jäseninä ainakin tietosuojavastaava, tekninen / tietoliikenteen asiantuntija, lääketieteen ammattilainen ja hoitotyön ammattilainen. Näiden ryhmien tehtävänä oli vastata oman organisaationsa KanTapalvelujen käyttöönotoista. Paikallisprojektin projektipäällikkö osallistui tarvittaessa asiantuntijana projektiryhmien kokouksiin. Projektivastaavat raportoivat 2/2011 alkaen kuukausittain etenemisestään paikallisprojektille. Raportointipohjana toimivat itseauditointivaatimukset ja kuntien vastuulla olevien tehtävien listaus. Raportissa oli myös mahdollista ker- 6

7 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 7(26) toa lyhyt tilannekatsaus, todetut riskit ja ongelmat. Projektipäällikkö valitti tiedot edelleen aluehankkeen hankepäällikön kautta hanketoimisto KunTolle. 2. Projektin toteutus Sähköisen reseptin käyttöönottoon sisältyi useita valtakunnallisessa ohjeistuksessa määriteltyjä tehtäväkokonaisuuksia, jotka koostuivat monista osatehtävistä. Tehtäväkokonaisuudet eivät olleet kaikilta osin riippuvia toisistaan ja ne voitiin siksi toteuttaa osittain samanaikaisesti. KanTa-palveluihin ei kuitenkaan voinut liittyä ellei kaikkia tehtäväkokonaisuuksia ollut toteutettu, eikä liittymisen edellytyksenä olevaa terveydenhuollon organisaation itseauditointia voinut suorittaa ellei koulutuksia ja varmennepalveluita ole järjestetty, teknistä ympäristöä rakennettu ja SOTE-organisaatiorekisterin tietoja laadittu. Tässä kappaleessa on koottu paikallisprojektissa tehdyn työn yhteenveto eri tehtäväkokonaisuuksien osalta Potilastietojärjestelmät Paikallisprojektin organisaatioissa perustietojärjestelminä käytettiin Pegasosta (Tampere, Lempäälä, Ylöjärvi, Valkeakoski, Akaa ja Sotesi), Efficaa (Nokia, Hämeenkyrö, Ikaalinen ja Virrat) sekä Mediatria (Pirkkala, Vesilahti, Kangasalan YT-alue, Kihniö ja Parkano). Niiden lisäksi käytössä oli erillisiä järjestelmiä suun terveydenhuollossa ja työterveydenhuollossa. Sosiaali- ja terveysministeriö ohjasi potilaskertomusjärjestelmien kehittämistä valtakunnallisesti yhtenäisten ratkaisuiden toteuttamiseksi. Potilasjärjestelmien kehittämistä KanTa-kelpoisiksi tehtiin v klustereissa, jotka ohjelmistotoimittajat olivat STM:n kehotuksesta koonneet asiakkaistaan. Potilastietojärjestelmä KanTa-kelpoisuus edellytti, että käytössä oli järjestelmäauditoinnin ja Kelan suorittaman asiakastestauksen läpäissyt versio, johon oli tallennettu oman terveydenhuollon organisaation yksiköiden yksilöinti- eli OID-tunnukset, hankittu yhteys valtakunnalliseen lääketietokantaan, avattu tietoliikenneyhteydet sekä hankittu tarvittavat palvelin- ja järjestelmävarmenteet. Puitesopimuksessa todettiin, että KanTaan liittymisen mahdollistavan teknologian hankintaratkaisusta vastaa kukin sopijaosapuoli tai se taho, jolle sopijaosapuoli on delegoinut päätäntävallan. Ne, jotka ovat päätyneet samaan ratkaisuun kuin Tampere, voivat antaa Tampereelle oikeuden tehdä sopimuksen myös heidän puolestaan. Käytännössä potilastietojärjestelmän valmiudet tuottaa sähköinen resepti ja liittyä Reseptikeskuksen käyttäjäksi toteutettiin järjestelmätoimittajien ja kunkin liittyjäorganisaation keskinäisenä yhteistyönä. Toteutukset tapahtuivat suunnitellun aikataulun puitteissa. 7

8 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 8(26) 2.2. Tietoliikenne ja sanomanvälitys Puitesopimuksessa todettiin, että Tarvittavat tietoliikenneyhteydet Tampereen kaupunkiseudun kunnille on tarkoitus hankkia keskitetysti osana seudun tietoliikenneyhteyskilpailutusta. Muilta osin Tampereen tietohallintoyksikkö hankkii muillekin kunnille tai kuntaryhmille tarvittavat tekniset tiedot tiedonsiirtoyhteyksien aikaansaamiseksi niin, että nämä kunnat voivat tehdä hankinnan itse. Kun Kela julkaisi helmikuussa 2010 ohjeen Liittymismallit KanTa-palveluihin ja huhtikuussa ohjeen KanTatietoliikenneyhteyksien suunnittelu ja toteutus, käynnistettiin yhdessä aluehanke PiaKantan kanssa keskustelu mahdollisuudesta löytää yhteinen liittymisratkaisu koko Pirkanmaalle. Aluehanke tilasi Fujitsulta väliraportin Kuntakohtainen ehdotus toimintatavasta reseptikeskukseen liittymiseksi, joka valmistui Yhteiseksi näkemykseksi muodostui, tehdä liityntäratkaisujen suunnitelmat potilastietojärjestelmän toimittajien testattujen ratkaisujen varaan. Perusteluna oli se, että Reseptikeskukseen liittyminen ei edellytä alueellisen tai paikallisen integraatioalustan käyttöä eikä pilotointituloksia tuotantoympäristöistä ole saatavissa muista kuin suorista potilastietojärjestelmän ja Reseptikeskuksen välisistä yhteyksistä,. Pirkanmaan yhteiskäyttöön tarkoitettua integraatioalustaa ei PSHP:n tai Tampereen toimesta siis hankittu, vaan suositeltiin organisaatioille potilastietojärjestelmien suoraa liittämistä ereseptikeskukseen. Konkreettisesti liittymisratkaisujen suunnittelu ja samaa järjestelmää käyttävien kuntien yhteistyö käynnistettiin paikallisprojektin järjestämässä Tekniikan ja tietoliikenteen tukipäivässä, jossa kouluttajana oli KunTo-hanketoimiston tekninen asiantuntija. Liittyminen toteutui siten, että Mediatria käyttävät organisaatiot hankkivat yhdessä Mediconsultin liittymisratkaisuun tarvittavat palvelimet ja Efficaa käyttävät organisaatiot hankkivat yhteiset Tiedon liittymisratkaisun palvelimet. Pegasosta käyttävät kunnat liittyivät itsenäisinä yksikköinä, koska Logican ratkaisussa yhteistyö ei olisi tuonut etuja. Sastamalan sosiaali- ja terveystoimen (Sotesi) ratkaisu oli sikäli poikkeuksellinen, että se teki liittymän julkisen internet-verkon kautta. Kuntien yhteistyö käynnistyi kehotettua hitaammin. Tiedon asiakkaiden ratkaisujen etenemistä kiirehdittiin tammikuussa 2012 paikallisprojektin järjestämässä Tiedon ja kuntien yhteistapaamisessa. Mediconsultin asiakkaat, Mediconsult ja Fujitsu kokoontuivat omalta osaltaan helmikuussa, kun välittömästi tukipäivän jälkeen tehty liittymisratkaisun tilaus ei näyttänyt konkretisoituvan toivotulla tahdilla. Teknisten ratkaisujen suurin ongelma syntyi Mediconsultin liittymisratkaisusta. Siinä kaikilla käyttäjillä on yhteinen sanomanvälityspalvelin Fujitsun tiloissa. Em. kokouksessa keskusteltiin Me- 8

9 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 9(26) diconsultin kanssa ja ennen vuoden vaihdetta oli paikallisprojektin projektivastaavan keskustellut Fujitsun kanssa siitä, onko tehtävissä liittymisratkaisuissa Fujitsu auditoitava välittäjänä. Käsitys oli, että välittäjän kriteerit eivät täyty. Kelan ja paikallishankkeen kuntien yhteisessä liittymiskokouksessa selvisi, että Fujitsun tulee läpäistä välittäjäauditointi. Auditointi pyrittiin toteuttamaan Kelan, OPERin, Fujitsun, STM:n ja paikallisprojektin yhteistyöllä siten, että suunnitellut liittymisaikataulut eivät vaarannu. Aivan täysin tässä ei onnistuttu; Kangasala, Pirkkala ja Parkano joutuivat siirtämään käyttöönottojaan 1-2 viikkoa. Tieto oli läpäissyt oman liittymisratkaisunsa osalta välittäjäauditoinnin jo aikaisemmassa vaiheessa. Tietoliikennepisteenä kohti KanTaa toimi Sotesia, Valkeakoskea ja Akaata lukuun Tampereen seutuverkko, johon siihen kuulumattomat kunnat liittyivät virtuaalipalomuurin kautta. Tietoliikenneyhteyksien tilaamisesta huolehti jokainen organisaatio itse. Kaikille kuntien käyttämille operaattoreille lähetettiin jo toukokuussa 2011 alustava kysely siitä, onko heillä valmiudet järjestää tarvittava tietoliikenneyhteys KanTaan. Toistuvista pyynnöistä huolimatta vastauksia ei saatu tai ne olivat epämääräisiä muiden kuin Tampereen seutuverkon jäsenkuntien osalta. Seutuverkon hankintavaiheessa oli jo kilpailutuksessa ollut vaatimuksena valmius järjestää valtakunnallisten vaatimusten mukainen yhteys KanTaan. Liittymisen lähestyessä kahdessa kunnassa luvatun tietoliikenneyhteyden valmistuminen viivästyi kiirehtimisestä huolimatta kahdella kuukaudella, mutta ei lopulta vaikuttanut liittymisaikatauluun. Häiriötilanteiden varalle tehtiin valtakunnalliseen häiriötilanneohjeeseen pohjautuva ohjeistus Tampereen organisaatiolle. Tämän ohjeen saivat mallipohjaksi muutkin organisaatiot ja kaikkien Fujitsun käyttäjätukea ensimmäisenä kontaktina pitävien kuntien ja Fujitsun yhteistyönä työstettiin ohjeesta kaikille yhtenäinen toimintamalli Varmennepalvelut Terveydenhuollon varmenteiden (toimikortti) käyttöönotto käynnistettiin PirKanta-aluehankkeen järjestämällä koulutuspäivällä, jonka kouluttaja tuli VRK:lta. Koulutuksen käyneet saivat käyttäjätunnukset varmenteiden ja korttien hallintasovellukseen (Vartti). Syksyn projektivastaavien kokouksessa oli organisaatioita kehotettu laatimaan ennen koulutusta varmennesuunnitelma tai ainakin suunnittelemaan tarpeen mukainen määrä rekisteröintipisteitä ja valitsemaan rekisteröintipisteiden hoitajat. Malliksi tarjottiin Tampereella laadittua varmennesuunnitelmaa. Jo v.2010 alkaen oli muistutettu kortinlukijoiden hankintatarpeesta. 9

10 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 10(26) Suurin osa organisaatioista käynnisti toimikorttien tilaamisen välittömästi koulutuksen jälkeen. Kolme organisaatiota (korttitarve yli 300 kpl) teki korttien massatilauksen, muut veivät tilaukset järjestelmään manuaalisesti. Kaikki organisaatiot saivat toimikorttinsa riittävän ajoissa ennen sähköisen reseptin käytön aloittamista. Toimikorttien käytön aloittamisessa ei tullut organisaatioista johtuvia ongelmia. Missään paikallisprojektin organisaatiossa ei ole 24/7 toimivaa rekisteröintipistettä, mutta kaikissa on mahdollista tarvittaessa saada virka-aikana varakortti tai uusi kortti uudelle työntekijälle. Toimikortteja tilattiin osassa organisaatioita vain niille ammattiryhmille, joilla on oikeus käyttää Reseptikeskusta, osassa kaikille ja muutamissa organisaatioissa määriteltiin toimikortti ensisijaiseksi potilastietojärjestelmään kirjautumisen tavaksi. Kertakirjautumisratkaisuja ei mikään organisaatio tässä vaiheessa liittänyt korttiratkaisuun. Kiinnostusta oli, mutta varmennetoimittajan vaihtuminen useaan kertaan käyttöönottoprojektin aikana viivästytti määrittelyjen saamista siinä määrin, että nämä ratkaisut siirrettiin myöhempään ajankohtaan. PIRAMK:sta valmistuva terveydenhuollon tietohallinnon opiskelija teki lopputyönään henkilöstölle tarkoitetun toimikortin käyttöohjeen. Ohjetta pystyi pienillä muutoksilla soveltamaan kaikkien potilastietojärjestelmien käyttöön. Ohje jaettiin kaikkiin paikallishankkeen organisaatioihin. Järjestelmä- ja palvelinvarmenteet hankittiin yhteistyössä järjestelmätoimittajien kanssa osana potilastietojärjestelmän käyttöönottovalmiuksia SOTE-yksikkörekisteri (OID-koodit) Sähköisen reseptin käyttö edellyttää, että terveydenhuollon organisaatiotiedot ml. yksilöinti- eli OID-tunnukset on viety valtakunnalliseen terveydenhuollon organisaatiorekisteriin, jota THL:n Koodistopalvelu kokoaa KanTa-käyttöönottojen edetessä. Kesän 2010 alussa koottiin paikallisprojektin kunnilta toimintayksikkö- eli organisaatiotason OID-yksilöintitunnukset. Syksyllä niihin tehtiin Koodistopalvelun pyytämät tarkennukset ja v.2011 alussa Koodistopalvelu vei tiedot SOTEorganisaatiorekisteriin. Alkuperäinen tavoite oli toimittaa myös toimipaikkatason yksilöintitiedot Koodistopalveluun maaliskuun 2011 aikana. Valtakunnallinen ohjeistus ja tekniset ratkaisut OID yksilöinnin toteuttamiselle olivat kuitenkin vielä tuolloin puutteellisia, joten suunniteltu aikataulutavoite ei toteutunut. 10

11 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 11(26) Syksyllä 2010 tehtiin Tampereella OID-yksilöintitunnusten käyttöönoton suunnitelma ja malli tunnusten hallinnoinnista. Soveltuvilta osin työn tulokset toimitettiin muiden kuntien käyttöön. Helmikuussa 2011 ilmestyi JHS 159:n ISO OID - yksilöintitunnuksen soveltaminen julkishallinnossa - sovellusohje ISO OID - yksilöintitunnuksen käytön kansalliset periaatteet sosiaali- ja terveysalalla. Loppukesästä 2011 julkaistiin mennessä tarkennukset SOTE-organisaatiorekisterin tiedonkeruun tekniseen ohjeeseen. Viime mainittuja täsmennettiin vielä Tampereella järjestetyssä tapaamisessa Koodistopalvelun asiantuntijoiden kanssa. Samassa yhteydessä saatiin tieto, että Pirkanmaan toimipaikkakohtaisten organisaatiotiedot on lähetettävä Koodistopalvelulle mennessä. Paikallisprojekti järjesti OID-työpajan, jossa ohjeistettiin kuntien vastuuhenkilöt kokoamaan tarvittavat toimipaikkatiedot ja muodostamaan organisaatiolle kansainvälisen ohjeistuksen mukainen yksilöintitunnushierarkia. Kouluttajana toimi soteorganisaatiorekisteritietojen keräämisestä Tampereella vastannut Päivi Kuisma. Paikallisprojektin projektipäällikkö kokosi kunnista marraskuun aikana valmiit tiedot, tarkasti ne, pyysi tarvittavat muutokset ja lähetti edelleen aluehankkeen hankepäällikölle Koodistopalveluun toimitettavaksi. Tehtävä hoidettiin Pirkanmaalle annetun aikataulun puitteissa ja Koodistopalvelu siirsi kaikkien organisaatioiden tiedot rekisteriin riittävän ajoissa ennen käyttöönottoja Terveydenhuollon organisaation itseauditointi STM julkaisi laajat, terveydenhuollon organisaatioiden itseauditointivaatimukset, joiden täyttäminen on edellytys Reseptiarkistoon liittymiselle. Tavoitteena on varmistaa kaikkien toimijoiden yhtäläinen tietoturvan taso. Syksyn 2010 aikana paikallisprojektin projektipäällikkö ja aluehankkeen hankepäällikkö tapasivat kuntakierroksella 3-4 tunnin kokouksissa kaikki projektiryhmät sekä lähes kaikkien kuntien terveydenhuollosta ja tietohallinnosta vastaavat johtajat. Tapaamisissa käytiin läpi auditointivaatimusten sisältö ja muut kuntien Reseptikeskukseen liittymistä valmistelevat tehtävät, määriteltiin organisaation tilanne niiden osalta ja vastuuhenkilöt hoitamista vaativille asiakokonaisuuksille. Auditointivaatimusten täyttyminen tuli todentaa useilla dokumenteilla, joista osa tehtiin paikallis- ja aluehankkeiden ohjaus- ja kuntien projektiryhmien toiveiden mukaan alueellisena yhteistyönä. Yhteisesti toteutettuja dokumentteja olivat terveydenhuollon toimintayksiköiden tietoturvapolitiikka ja tietoturvaperiaatteet, käyttölokien seurantaja valvontasuunnitelma, terveydenhuollon ostopalvelusopimusten liitteet sekä asiakir- 11

12 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 12(26) jojen tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumus. Näiden dokumenttien sisältö oli kyllin yleistä ollakseen käyttökelpoista kaikissa organisaatioissa ja niiden katsottiin selkiyttävät sairaanhoitopiirin alueen yhteisiä toimintamalleja tietoturvan osalta. Työryhmä, jossa oli mukana mm. PSHP:n ja Tampereen kaupungin tietosuojan ja tietoturvan asiantuntijoita kokosi dokumenteista ensimmäiset versiot, jotka käytettiin kommenteilla kunnissa. Korjatut versiot muokattiin kuntaedustajien kanssa tietoturvatyöpajassa , minkä jälkeen työryhmän viimeistelemät dokumentit lähetettiin vielä tarkastettavaksi hanketoimisto KunToon ja Tietosuojavaltuutetun toimistoon. Kunnille valmiit materiaalit toimitettiin maaliskuun 2011 lopussa. Itseauditointikokonaisuus oli kunnille kaikista työläin ja haastavin Reseptikeskukseen liittymistä valmisteleva kokonaisuus. Erittäin keskeinen rooli tässä oli kuntien tietosuojavastaavilla, jotka nimettiin osaan kunnista vasta paikallisprojektin käynnistyttyä. Kuntien toiveesta paikallisprojekti oli järjestänyt heille koulutuspäivän, jossa aiheena olivat tietosuojavastaavan tehtävät, terveydenhuollon henkilötietojen käsittelyä ohjaavaa lainsäädäntö, lokitietojen käsittely ja KanTan velvoitteet tietosuojalle. Kouluttajina toimivat lakimiehet Johanna Sorvetula (EPSHP), Henna Koli (Kela) ja tietosuojavastaava Ari Andreasson. Työn etenemistä seurattiin helmikuusta 2011 alkaen kuukausittaisilla paikallisprojektin projektipäällikölle lähetetyillä raporteilla. Projektipäällikkö kävi tarvittaessa kuntien asiaa työstävissä projektiryhmien kokouksissa. Projektisuunnitelman tavoitteen mukaan kunnilla tuli olla auditointivalmius mennessä. Tämä ei onnistunut johtuen osin kunnissa olevasta vähäisestä työntekijäresurssista ja osin siitä, että useiden kriteereiden täyttyminen mahdollistui vasta lähempänä käyttöönottoa teknisten liittymisratkaisujen toteutuessa. Suunniteltu projektiaikataulu oli siltä osin epärealistinen. Paikallisprojektin projektipäällikkö oli lähes kaikissa organisaatioissa mukana tilaisuuksissa, joissa liittymishakemuksen allekirjoittavan esimiehen kanssa käytiin läpi kriteereiden todentuminen Käyttäjien koulutus Puitesopimuksessa paikallisprojekti oli luvannut huolehtia kaikille sopijaosapuolille yhteisen koulutusmateriaalin tuottamisesta tai välittämisestä. Käytännössä keskeiseksi rooliksi muodostui välittäminen, sillä hanketoimisto KunTo tuotti keskitetysti koulutusmateriaalia, joka sopi sekä itseopiskeluun että kouluttajien materiaaliksi. Se kaikkien vapaasti käytettävissä -sivuille liitettyjen verkkokoulutusmoduulien ( kautta. Verkkokoulussa on kaksi kokonai- 12

13 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 13(26) suutta: eresepti terveydenhuollossa sekä Tietoturva ja tietosuoja terveydenhuollossa. Kaikki paikallisprojektin organisaatiot velvoittivat työntekijänsä suorittamaan verkkokoulutukset ja toimittamaan suorituksesta todistuksen esimiehelle. Itseopiskelua täydennettiin organisaatiokohtaisilla yleistä tietoa sähköisestä reseptistä jakavilla tilaisuuksilla, tietoturva- tietosuojakoulutuksilla sekä eri ammattiryhmille täsmäkohdennetuilla sähköisen reseptin käyttötapoja käsittelevillä toimintamallikoulutuksilla. Kouluttajina toimivat pääasiassa kuntien omat työntekijät. Paikallisprojektin projektipäällikkö toimi pyydettäessä kouluttajana. Lisäksi käyttäjätason koulutusta potilastietojärjestelmien uusista toiminnallisuuksista annettiin yhteistyössä järjestelmätoimittajien kanssa. Yksi keskeinen osuus toimintamallien ja niiden kouluttamisen suunnittelua oli apteekkien kanssa tehtävä yhteistyö. Kaikki organisaatioita kehotettiin ottamaan sopivalla hetkellä apteekkien edustus mukaan rakentamaan ereseptien palveluketjuja, Tämä yhteistyö koettiinkin hedelmälliseksi useimmilla paikkakunnilla. Paikallisprojekti ja aluehanke pyrkivät yhteistyössä huolehtimaan siitä, että kunnissa koulutuksesta vastaavilla henkilöillä olisi käytössään kaikki tarvittava tieto ja materiaali. Aluehanke järjesti hanketoimisto KunTon palveluun kuuluvan Toimintamallien tukipäivän ja käyttöönottojen lähestyessä Valmistautuminen ereseptin käyttöönottoon -koulutuksen, jonka kouluttajana toimi Kotkassa pilottikäyttöönotosta vastannut Johanna Andersson. Osallistuminen tukipäiviin oli aktiivista; kaikista organisaatioista oli mukana useita käyttöönoton valmistelussa mukana olevia henkilöitä. Paikallisprojekti järjesti Tampereen Virastotalolle videoyhteyden seuraaviin hanketoimisto KunTon tai OPER:n järjestämiin koulutuksellisiin tilaisuuksiin: Tietosuojapainotteinen käyttöönoton työpaja , ereseptin koulutuksen tukipäivä ja Tietoturvatyöpaja Lisäksi oli mahdollisuus osallistua liveyhteydellä varmenne- ja toimikorttityöpajaan Näissä osallistujia oli pienestä huonetilasta johtuen vähemmän, noin kpl / tilaisuus. Koulutusten määrä ja tapa vaihteli paljon eri organisaatioissa riippuen mm. organisaation koulutuskulttuurista, aiemman koulutuksen määrästä ja käytössä olevasta potilastietojärjestelmästä. Osallistumisaktiivisuus oli kaikissa varsin hyvä. Projektiryhmät tekivät erittäin hyvää työtä hoitaessaan koulutuksia itse. Sillä, että kouluttaja oli oman organisaation työntekijä, oli myös suuri merkitys myös henkilöstön sitouttamisessa. 13

14 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 14(26) 2.7. Liittyminen ja käyttöönotto Liittyjäorganisaatioita oli paikallisprojektissa 15 kpl, joista yhden liittyminen tapahtuu suunnitellusti syksyllä Yhteystestin ja käyttöönottokokeen hoiti jokainen organisaatio itsenäisesti järjestelmätoimittajan kanssa suunnitellun ja paikallisprojektin kautta keskitetysti Kelalle ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Alla olevassa taulukossa kuvataan suunniteltu liittymisaikataulu ja siihen tulleet muutokset. Värit kuvaavat organisaation käytössä olevaa potilastietojärjestelmää. Pegasos Mediatri Effica Liittyjäorganisaatio Yhteystesti Käyttöönottokoe Tuotanto alkaa Tampere kl Virrat > > Ylöjärvi Lempäälä ja > 24.4 Nokia Kangasala, Pälkäne, Orivesi, Juupajoki > > > 23.5 Pirkkala > > 4.6 Valkeakoski > Ikaalinen Parkano > > 28.5 Akaa, Urjala > kl Vesilahti > Hämeenkyrö Sotesin kunnat (Sastamala, Punkalaidun, Kiikoinen) > > > 7.6. Kihniö Syksyllä Syksyllä Viisi organisaatiota joutui siirtämään yhteystestiä yhden tai useamman kerran. Yleensä syynä olivat viivästymiset tietoliikenneyhteyksien rakentamisessa. Käyttöönottokokeen joutui siirtämään, uusimaan tai joiltakin osin täydentämään 11 organisaatiota. Siirtämiset johtuivat tietoliikenteen, välittäjäauditoinnin ja järjestelmän viimeistelyn odottamisesta. Uusimisten taustalla ei ollut kenelläkään kriittisiä ongelmia, joskin ne olivat välillä vaikeasti löydettäviä. Uusinnan aiheuttavat sanomaliikenteen virhelähteet löytyivät lähes kaikilta apteekkijärjestelmän suunnalta. Käyttöönottokokeen perusteella tuotannon aloittamista joutui siirtämään yksi organisaatio; tuntemattomasta syystä kaikille työasemille ei ollutkaan asentunut oikea potilastietojärjestelmän versio. Muut 14

15 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 15(26) tuotannon aloittamisen siirrot olivat välillisesti seurausta aiempien aikataulujen muuttumisesta. Reseptiarkistoon liittymisen ja käyttöönoton aikatauluongelmat olivat siis suurelta osin seurausta jo aiemmin kuvatuista liittymisratkaisujen toteuttamisessa olleista ongelmista. Liittymisten Reseptikeskuksen käyttäjäksi tuli projektisuunnitelman mukaan alla valmiina Kaksi organisaatiota otti sähköisen reseptin käyttöön kesäkuun alussa, mutta niilläkin valmius liittyä oli olemassa jo toukokuussa. Pääsääntöisesti organisaatiot ottivat sähköisen reseptin käyttöön siten, että kaikki peruspotilastietojärjestelmää käyttävät yksiköt aloittivat käytön samanaikaisesti. Organisaatioilta kerättiin loppuraporttia varten tiedot sähköisen reseptin käyttösuhteista heinäkuussa Alla oleva taulukko kertoo organisaatioittain, mikä oli sähköisten reseptien prosentuaalinen osuus kaikista kirjoitetuista resepteistä. Liittyjäorganisaatio Sähköisten reseptien osuus 7/2012 (%) Tampere 76,0 Virrat 65,6 Ylöjärvi 86,2 Lempäälä 67,0 Nokia 78,0 Kangasala, Pälkäne, Orivesi, Juupajoki 76,3 Pirkkala 80,9 Valkeakoski 52,8 Ikaalinen 29,0 Parkano 35,0 Akaa, Urjala 52,3 Vesilahti 92,5 Hämeenkyrö 68,4 Sotesi (Sastamala, Punkalaidun, Kiikoinen) Kihniö ei tietoa käyttö alkaa syksyllä Sähköisen reseptin käyttösuhteet vaihtelevat organisaatioittain välillä %. On vaikeaa sanoa, mitkä asiat suureen vaihteluun vaikuttavat. Täysin yksiselitteistä syytä tuskin löytyy. Ikaalisissa (29 %) henkilöstön sitoutumista on saattanut heikentää samaan aikaan käynnissä ollut ja työskentelyyn vahvasti vaikuttanut mittava toimitilojen remontti. Parkanossa puolestaan (35 %) projektivastaava vaihtoi työpaikkaa juuri ennen käyttöönottoa. Täytyy myös todeta, että heinäkuu saattoi sikäli olla huono aika kerätä tietoja, että kesäaikaan organisaatioissa on paljon sijaisia. Tämä saattoi vai- 15

16 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 16(26) kuttaa käyttötilastoja vääristävästi verrattuna tilanteeseen, jossa paikalla on oma henkilöstö Viestintä Puitesopimuksissa oli aluehankkeen ja paikallisprojektin työnjako määritelty siten, että PSHP:n hallinnoima aluehanke hoitaa aluetason viestinnän ja kukin organisaatio tarvittavan paikkakuntakohtaisen tiedottamisen. Projektivastaavien kokouksissa ja koulutuksissa painotettiin toistuvasti viestinnän merkitystä. Perusteluna oli, että mitä tehokkaammin kansalaisviestintä hoidetaan, sitä enemmän asiakkaat tietävät asiasta jo ennen ensimmäistä reseptiä ja sitä vähemmän kuluu henkilökunnan aikaa lakisääteiden informoinnin hoitamiseen vastaanottotilanteissa. Käytännössä vastuunjako muotoutui sellaiseksi, että Pirkanmaalla sähköisen reseptin käytön ensimmäisenä aloittanut Tampere yhdisti ensimmäiseen, kaksi kuukautta ennen omaa käyttöönottoaan julkaistuun mediatiedotteeseen myös muuta Pirkanmaata koskevan ennakoivan tiedottamisen. Kerrottiin, että sähköinen resepti otetaan käyttöön Tampereella 2.4. ja muissa Pirkanmaan kunnissa vähitellen toukokuun aikana. Sisällöllisesti se oli yleistiedote, joka kertoi, että sähköinen resepti tulee ja olemme valmiina. Lyhyesti kuvattiin, mitä uusi resepti tarkoittaa käytännössä. Tiedotteet lähetettiin kaikille Pirkanmaalla toimiville tiedotusvälineille, myös paikallislehdille ja - radioille. Esimerkiksi Aamulehti ja Hämeen alueradio tekivät heti isot uutiset asiasta. Tampereella. henkilöstön koulutukset oli ajoitettu siten, että kun asia näin tuli tiedotusvälineissä esiin, uskottiin ainakin kaikkien hoitotyötä tekevien osaavan kertoa pääasiat uudesta reseptistä. Noin viikko ennen reseptin käyttöönottoa järjestettiin Tampereella tiedotusvälineille toinen tiedotustilaisuus, jossa konkreettisesti näytettiin, minkälainen uusi resepti on ja miten se koneelle kirjoitetaan. Näin saatiin mm. Hämeen alueuutisille televisioon kuvamateriaalia. Käyttöönotto ei ollut enää uutinen, joten toimittajat nostivat esiin turvallisuuden ja kaupungin henkilökunnan saaman mittavan koulutuksen. Näkökulma uutisissa oli positiivinen. Tampereen tiedotus tavoitti lähikuntia ja Tampereella työssä käyviä mm. ulkoisen viestinnän keskeisen kanavan, Tampereen kaupungin tiedotuslehden kautta. Tähän käyttöönottoa edeltävänä viikonloppuna kaikkiin talouksiin jaettuun lehteen tehtiin erikoisliite sähköistä reseptiä paikallisesta näkökulmasta esitellen. Mm. lääkäri, apteekkari ja hoitohenkilökunta kertoivat, kuikna sähköinen resepti näkyy heidän potilastyössään ja katugallupin tulokset osoittivat kaikkien haastateltujen tietävän, mikä on 16

17 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 17(26) sähköinen resepti. Liite huomattiin hyvin ja päätellen palautteista ja muutamasta yleisönosastokirjoituksesta, se myös luettiin. Tampereen kaupungin bussien sähköisillä ilmoitustauluilla pyöri pari viikkoa ennen reseptin käyttöönottoa ilmoitus tulossa olevasta käyttöönotosta ja käyttöönoton jälkeen kerrottiin kahden viikon ajan, että sähköinen resepti on täällä. Kaupungin terveysasemien odotustiloissa näytettiin jo hyvissä ajoin sähköistä reseptiä esittelevää videota. Erityisryhmiä yritettiin huomioida käymällä mm. eläkeläisten kokouksissa ja tuottamalla materiaalia viittomakielellä. Kaikki paikallisprojektin organisaatiot pitivät osaltaan tiiviisti yhteyttä omiin paikallislehtiinsä, joissa käyttöönotto huomioitiinkin erittäin hyvin ja uutiset oli kirjoitettu myönteiseen sävyyn. Myös niissä parissa tapauksessa, joissa uutisoitiin käyttöönoton siirtymisestä, vältyttiin negatiiviselta uutisoinnilta. Tiedottamista tehtiin kunnissa hyvin monin tavoin ja erittäin luovasti. Käytettiin hyväksi messuja, yleisötilaisuuksia, markkinoita, kotiin jaettavia tiedotteista jne Kustannukset Puitesopimuksella sovittiin, että Tampereen KanTo projektin projektipäällikön ja muun projektihenkilöstön palkkakustannukset, tila- ja laitevuokrat sekä matkakustannukset jaetaan kaikkien sopijaosapuolten kesken viimeisten vahvistettujen asukaslukujen suhteessa. Tampereen tietohallintoyksikkö ja paikallisprojektin ohjausryhmä hyväksyivät vuosittaisen budjetin ja sen toteuman. Tampere laskutti sopimuksen mukaisesti sopijaosapuolia vuosittain. Kunnille kohdennettavat kokonaiskustannukset olivat v ,61 euroa, v ,09 euroa ja v ,28 euroa. Puitesopimuksen mukaisesti sopimuskunnat vastasivat oman kuntansa projektivastaavan kustannuksista, omista projektiryhmän ja ohjausryhmän työskentelyyn liittyvistä kustannuksista ja sopimuskuntien vastuisiin kuuluvien tehtävien aiheuttamista kustannuksista. Projektista kunnille syntyviä jatkuvia kustannuksia ovat teknisten liittymisratkaisujen ylläpitomaksut, rekisteröintipisteiden ylläpitokustannukset ja lakisääteiset kunnilta perittävät maksut, jotka laki sähköisestä lääkemääräyksestä 25 määrittelee näin: Sähköisen lääkemääräyksen laatiminen ja toimittaminen, tässä laissa tarkoitettu varmentaminen sekä reseptikeskuksen, reseptiarkiston ja lääketietokannan tietojen 17

18 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 18(26) käytöstä peritään palvelun tuottamisesta aiheutuvien kustannusten määrää vastaava maksu. 3. Projektin päättäminen Paikallisprojektissa tuettiin siis projektiin puitesopimuksella sitoutuneiden kuntien liittymistä KanTa-palvelujen käyttäjiksi. Projektissa keskityttiin ensin sähköisen lääkemääräyksen käyttöönottoon. Sähköisen potilastietoarkiston osalta suunnitelmaa oli tarkoitus täydentää niissä vaiheissa, kun kansalliset ohjeet tarkentavat käyttöönoton edellyttämiä valmisteluja. Sähköisen reseptin käyttöönoton lähestyessä kävi kuitenkin selväksi, että vaikka sähköisen potilastietoarkiston (earkisto) käyttöönoton lakisääteinen takaraja on , ei käyttöönottojen aikataulua voi vielä määritellä eikä niin ollen käynnistää valmistelevia toimenpiteitä. Tässä tilanteessa kahden kuntien rahoittaman hankkeen (PSHP:n hallinnoima aluehanke PirKanta ja Tampereen kaupungin hallinnoima paikallisprojekti Tampereen KanTo) ylläpitäminen ei ollut tarkoituksenmukaista. Tampereen kaupungin tietohallinto päätti ohjausryhmän esityksestä päättää Tampereen KanTo -paikallisprojektin Ennen päätöstä oli PSHP:n kanssa käydyissä keskusteluissa todettu, että aluehanke PirKanta hoitaa alkaen kokonaisuudessaan mahdollisesti tarvittavan sähköisen reseptin käyttöönoton viimeistelyn (suun terveydenhuollon ja työterveyshuollon käyttöönottojen tukeminen) sekä sähköiseen potilastietoarkistoon liittymisen koordinoinnin. Näistä tehtävistä PSHP on sopinut kuntien kanssa voimaan tulleessa Yhteistyösopimuksessa alueellisesta yhteistyöstä terveydenhuollon Kanta-palvelujen käyttöönotoissa ja niiden edellyttämien toiminnallisten muutoksien toimeenpanossa 4. Projektin päättymisen jälkeen organisaatioissa tapahtuva ylläpito Sähköisen reseptin käyttöönottoa valmisteltaessa luotiin toimintoja ja rakenteita, joiden ylläpidosta terveydenhuollon organisaatioiden tulee jatkossa huolehtia. Tässä luvussa on kuvattu pysyvät vastuut, joihin projektin aikana organisaatioita kehotettiin varautumaan, tekemällä suunnitelma ylläpidosta ja/tai nimeämällä tarvittavat vastuuhenkilöt Potilastietojärjestelmät Peruspotilastietojärjestelmien ylläpito sähköisen reseptin vaatimien ominaisuuksien osalta jatkuu normaalina järjestelmän ylläpitona. 18

19 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 19(26) 4.2. Tietoliikenne ja sanomanvälitys Kanta-liittymään tarvittavien teknisten ja tietoliikenneratkaisujen valvonta ja ylläpito kuuluu jatkossa kussakin organisaatiossa niistä vastaavien asiantuntijoiden tehtäviin. Henkilöstöllä on oltava kyllin selkeät ja riittävän yksityiskohtaiset ohjeet häiriötilanteita varten. Organisaation työntekijöille tehtyä Häiriötilanteiden toimintaohjetta tulee pitää ajantasaisena. Häiriötilanneohjeessa mainittujen ja Kelalle ilmoitettujen yhdyshenkilöiden nimet tulee pitää ajantasaisina myös Kanta-ekstranetin yhdyshenkilötiedoissa. Ekstranettiin kirjaudutaan Katso-tunnistautumisen avulla. Tampereen kaupunki, Fujitsu ja Sonera tekevät syksyn 2012 aikana yhdessä kuvauksen siitä KanTa-liitttymistä varten luodusta tietoliikennekokonaisuudesta, joka kulkee Tampereen seutuverkon kautta Varmennepalvelut Terveydenhuollon organisaation on huolehdittava, että kaikilla, jotka tarvitsevat työssään Reseptikeskusta, on käytössään terveydenhuollon varmenne (toimikortti). Samoin on järjestettävä mahdollisuus saada kadonneen tai vahingoittuneen toimikortin tilalle mahdollisimman pian varakortti. Nämä tehtävät voi hoitaa joko organisaation oma rekisteröintipiste tai palvelun voi ostaa toiselta organisaatiolta. Järjestelmä- ja palvelinvarmenteet ovat voimassa tietyn ajan. Jos ne vanhenevat, yhteys Reseptikeskukseen lakkaa toimimasta. Organisaatioissa on nimettävä vastuuhenkilö huolehtimaan varmenteiden uusimisesta määräajoin Sote-yksikkörekisteri (OID-koodit) THL:n Koodistopalvelun ylläpitämässä sote-rganisaatiorekisterissä organisaatiotietojen tulee olla reaaliaikaisia. Muutoksista on ilmoitettava sinne 28 vrk ennen muutoksen voimaantuloa. Organisaatioita kehotettiin nimeämään vastuuhenkilö, joka huolehtii tietojen ylläpidosta ja tekee organisaationsa osalta muutosilmoitukset Koodistopalvelun ohjeistamalla tavalla. Suuremmissa organisaatioissa ylläpito tulee olemaan haastavaa, sillä kaikki tietojen välittäminen Koodistopalvelun suuntaan tapahtuu toistaiseksi manuaalisesti excell-taulukoiden avulla. Luotua ISO-OID hierarkiaa tulee ylläpitää ja uudet toimintayksiköt tulee liittää siihen sekä antaa niille hierarkian mukainen OID-yksilöintitunnus. 19

20 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 20(26) 4.5. Terveydenhuollon organisaation itseauditointi Ennen Reseptikeskukseen liittymistä tehty terveydenhuollon organisaation itseauditointi on voimassa 3 vuotta. Auditointi tulee olemaan toistuva tapahtuma ja jatkossa lakiin perustuva. Mahdollista on myös, että itseauditointi muuttuu ulkopuolisen toimijan suorittamaksi auditoinniksi. Käyttöönoton aikana itseauditointia valmistelleita kehotettiinkin kokoamaan syntyvistä tiedoista ja dokumenteista yhtenäinen kokonaisuus ja nimeämään vastuuhenkilö, joka huolehtii dokumenttien ylläpitämisestä ja päivittämisestä Käyttäjien koulutus Toimintamallien sekä tietosuojan ja tietoturvan koulutuksesta huolehtiminen ja koulutuksen seuraamisvelvoite sisältyvät auditointivaatimuksiin. Organisaatioita ohjeistettiin tekemään koulutussuunnitelmat, joissa kuvataan, kuinka huolehditaan uusien työntekijöiden kouluttamisesta sähköisen reseptin käyttöön ja ylläpidetään ns. vanhojen työntekijöiden osaamista. Lääketieteen ja hoitajien työssä oppimisen tavoitteet myös ereseptin toimintamallien osalta on tärkeää huolehtia ajan tasalle. Aiemmat käyttöönottokokemukset ovat osoittaneet, että muutama kuukausi käyttöönoton jälkeen järjestettävät reflektointikoulutukset ovat olleet hyödyllisiä. Niiden avulla on saatu käyttökokemusten pohjalta hiottua sähköisen reseptin toimintakäytäntöä sujuvammiksi. Erittäin tärkeää on johtavien lääkäreiden ja hoitajien sitoutuminen koulutukseen ainakin niiltä osin, mikä liittyy työntekijöiden motivaation ylläpitämiseen ja mahdollisesti muutosta vaativien toimintamallien tarkentamiseen. Alkaneen muutoksen vakiinnuttaminen vaatii ylläpitoa ja esimiesten vahvaa tukea. Vaihtoehtoinen 4.7. Käyttöönoton jatkaminen Kuten kaikkien muutosten, myös sähköisen reseptin tuoma muutos vaatii käyttöönoton jälkeen toiminnan vakiinnuttamisen. Tämä tarkoittaa toimintamallien reflektointia, henkilöstön ylläpitokoulutusta, yhteistyön terävöittämistä apteekkien kanssa ja muista organisaatiokohtaisesti tarkentamista vaativista asiakokonaisuuksista huolehtimista. Tästä kokonaisuudesta vastuu on tuotannon esimiehillä. Lakivelvoite ottaa sähköinen resepti käyttöön mennessä koskee myös suun terveydenhuoltoa ja työterveyshuoltoa. Osassa paikallisprojektin kuntia sähköisiä reseptejä kirjoitetaan jo näissäkin toimintayksiköissä. Muiden on vielä siirtymäajan puitteissa ratkaistava, millä järjestelmässä näissä kirjoitetaan sähköiset reseptit ja hankit- 20

21 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 21(26) tava päätöksen mukaiset tekniset ratkaisut käyttöönsä. Aluehanke PirKanta tukee näissä käyttöönotoissa yhteistyösopimuksen mukaisesti. Suun terveydenhuollon osalta organisaatiot ovat ratkaisseet sähköisen reseptin käyttöönoton joko niin, että ne kirjoitetaan muun terveydenhuollon käyttämällä perustietojärjestelmällä tai että suun terveydenhuollon omaan järjestelmään luodaan valmius tehdä sähköinen resepti. Jos resepti kirjoitetaan jollain muulla kuin suun terveydenhuollon järjestelmällä, tulee tieto lääkityksestä kirjata myös suun terveydenhuollon käyttämään järjestelmään. Työterveyshuolto järjestetään useimmissa paikallishankkeen organisaatioissa kunnallisten liikelaitosten toimesta. Kaikilla näillä (Tullinkulma, Viisari, Akaasia) on yhteinen Y-tunnus isäntäorganisaation kanssa. Ne ovat siis liittyneet samalla sopimuksella kuin isäntäkunta. Sähköisen reseptin tapahtuu käyttöönotto niissä pitkälti järjestelmätoimittajalta ostettavana palveluna, mutta hallinnoivan terveydenhuollonorganisaation kanssa yhteistyötä tehden. Erityisesti täytyy huolehtia, että auditointivaatimukset koulutuksen sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeiden ja -käytäntöjen osalta täyttyvät niissä samoin kuin isäntäkunnassa. OPER yksikkö koordinoi liittymistä valtakunnan tasolla ja aluehanke PirKanta sairaanhoitopiirin tasolla. Alla olevassa taulukossa on kuvattu organisaatioiden suun terveydenhuollossa ja työterveyshuollossa käyttämät järjestelmät, joilla sähköinen resepti tullaan kirjoittamaan Suun th:n järjestelmä / muu järjestelmä, jolla ereseptit tehdään TTH:n järjestelmä, jolla ereseptit kirjoitetaan Tampere Effica HH AcuteTT Lempäälä Winhit 32 AcuteTT / Viisari Nokia Effica AcuteTT / Viisari Pirkkala Mediatri AcuteTT / Viisari Vesilahti Mediatri AcuteTT / Viisari Ylöjärvi WinHit AcuteTT / Viisari Kangasalan YT EfficaHH / eresepti Meditrilla? AcuteTT Valkeakoski WinHit / eresepti Pegasoksella Pegasos Akaa WinHit AcuteTT / Akaasia Sotesi WinHit AcuteTT / Akaasia Hämeenkyrö Effica Effica Ikaalinen WinHit / vaihtunee Efficaan AcuteTT / Akaasia Kihniö Mediatri MediatriTTH-järjestelmä Parkano Mediatri Mediatri Virrat Effica Effica 21

22 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 22(26) 5. Arvio projektin toteuttamisesta Projektin hallintaan eniten vaikuttava tekijä oli paikallishankkeen rooli valtakunnallisesti ohjatun käyttöönotto- ja liittymisprojektin toteuttajatahona. Tilanteen etu oli se, että yhtenäinen ohjeistus ja koulutusmateriaali tulivat valtakunnan tasolla etenemistä ohjaavilta toimijoilta: STM:ltä, hanketoimisto KunTolta, Kelalta ja THL:ltä. Tästä oli paljon hyötyä projektin suunnittelussa ja aikataulujen laatimisessa. Toisaalta toimintaympäristöä säätelevät valtakunnallisen ohjeet olivat vielä pitkään projektin käynnistymisen jälkeen vakiintumattomia. Vaikka paikallishankkeen projektipäällikkö pyrki osallistumaan valtakunnallisten toimijoiden mahdollistamassa määrin suunnitteluun ja keskitettyjen ohjeiden luomiseen, olivat vaikuttamisen mahdollisuudet oman projektin etenemisen edellytyksiin sitä kautta silti hyvin rajalliset. Koska kyse oli paljon työtä vaativasta lakisääteisestä muutoksesta, oli koko ajan olemassa paine mahdollisimman tehokkaaseen käyttöönoton eteenpäin viemiseen siten, ettei kuntien vähäisiä resursseja tuhlattaisi. Tämä ristiriitatilanne ja vastuu kunnille luvatusta käyttöönoton tuesta aiheuttivat sen, että ajoittain paikallishanke oli turhan hyvissä ajoin kehottamassa tehtäviin, joiden ohjeistusten saatiin todeta vielä jonkin ajan kuluttua muuttuvan. Tästä seurasi kuntatoimijoiden joukossa hämmennystä, epävarmuutta ja turhauttavaa odottelua. Terveydenhuollon organisaatioiden yhteistyö potilastietojärjestelmien ohjelmistotoimittajien kanssa sujui pääasiallisesti hyvin. Eniten epävarmuutta aiheutti potilastietojärjestelmän liittymisratkaisu osana liittymisen muita ja tietoliikenne- ja teknisiä ratkaisuja. Varsinkin niissä organisaatioissa, joilta puuttuivat omat ICT-ammattilaiset, koettiin epävarmuutta siitä, osataanko tehdä oikeita ratkaisuja ja toimia oikea-aikaisesti. Tältä osin paikallisprojektin projektipäällikön roolina oli lähinnä antaa taustatukea yhteistyölle ja valaa luottamusta toimijoihin, sillä puitesopimuksen mukaisesti osa-alueen toteuttaminen oli kuntien vastuulla. Sanomanvälityksen ja tietoliikenteen ratkaisut ja toteutukset jäivät liian myöhäiseen vaiheeseen. Keskeisenä syynä tähän oli kuntien hitaasti käynnistynyt yhteistyö, johon paikallisprojektin projektipäällikön olisi kannattanut ottaa jo aikaisemmin vahvempi koordinoiva ote. Suurimman ongelman eli Fujtisun välittäjäauditoinnin tarpeen liian myöhäiseen toteamiseen lienee monta syytä: järjestelmätoimittajan olisi odottanut olevan paremmin selvillä myymänsä liittymisratkaisun vaatimuksista, valtakunnallinen koordinoiva taho olisi kenties voinut koota liittyjille yksityiskohtaisia yhteenvetoja järjestelmätoimittajien liittymisratkaisuissa huomioitavista asioista ja viime kädessä paikallisprojektin projektipäällikkö olisi voinut konsultoida useampaa tahoa selvittäessään välittäjäauditoinnin tarvetta. Tilanteessa konkretisoitui myös se, että kun vastuu eri osa-alueista jakautui useille toimijoille, 22

23 Tampereen kaupunki PAIKALLISPROJEKTIN LOPPURAPORTTI 23(26) niin aivan täydellistä kokonaistilanteen hallintaa ja kokonaisasiantuntemusta ei valitettavasti ollut kenelläkään. Varmenteista vastaava kansallinen viranomainen vaihtui kahteen kertaan projektin aikana (TEO, Valvira, VRK), mikä viivästytti merkittävästi terveydenhuollon varmenteen (toimikortti) määrittelyjen, hankintaprosessin ja kustannusten varmistumista. Tämä hankaloitti toimikortin käyttöönoton suunnittelua organisaatioissa. Käyttöönotosta olisi voitu saada kokonaisvaltaisempi hyöty, jos korttiin liitettävät mahdolliset muut käyttöominaisuudet (kertakirjautuminen, kulunvalvonta jne.) olisi pystytty pidemmän valmistautumisajan puitteissa suunnittelemaan ja toteuttamaan. Organisaatioissa koettiin, että VRK:n ohjeistukset eivät olleet riittävän viimeisteltyjä. Varttiohjelman käyttöä harjoiteltiin ilman kunnollista manuaalia ja palvelinvarmenteiden hakulomakkeiden täyttäminen onnistui vain harvoilta ensimmäisellä yrityksellä. Viime mainitusta uhkasi tulla jopa riski muutaman organisaation liittymisaikataululle, kun saadut ohjeet olivat ristiriitaisia ja VRK:n sisäisen postin ongelmat hidastivat kohtuuttomasti organisaatioille lähetettyjä hakemusten korjauspyyntöjä. Auditointivaatimusten sisällön hahmottaminen ei ollut helppoa. Huolimatta niiden julkaisemisen jälkeen informointitarkoituksessa tehdystä kuntakierroksessa, vei monissa organisaatioissa useita kuukausia, ennen kuin työhön ryhdyttiin. Todella suuri hidaste oli myös se, että kaikki tehtiin oman toimen ohessa. Erittäin harvoissa organisaatiossa projektivastaavalle tai tietosuojavastaavalle irrotettiin työaikaa käyttöönoton laajan tehtäväkokonaisuuden hoitamiseen. Tähän ei paikallishankkeen puitteissa ollut juurikaan mahdollista vaikuttaa. Terveystoimen johtajille noin 2 kertaa vuodessa lähetetyissä tiedotteissa ja ohjausryhmän kokouksissa esitettiin useamman kerran toive lisäresurssin irrottamisesta käyttöönoton tehtäviin. Samoin asia otettiin esille kaikilla paikallisprojektin projektipäällikön kuntatapaamisissa. Toisaalta voi olla, että aikataulun epävarmuus vaikeutti kunnissa tehtäviä resursointiratkaisuja. Huolimatta moninaisesta ja mittavasta projektin vaatimasta työstä tekivät kuntien projektiryhmien työntekijät erittäin sitoutunutta työtä. Projektivastaavien ryhmästä muotoutui verkosto, josta saatiin tukea omaan työhön. Yhtenä projektin onnistumisen mittarina voidaan pitää sähköisen reseptin käyttösuhdetta (luku 2.7). Kaksi kuukautta käyttöönottojen loppumisen jälkeen ne ovat hyvää valtakunnallista keskitasoa. Tavoitteena on kuitenkin päästä tilanteeseen, jossa ei ylläpidetä kahta rinnakkaista järjestelmää paperista ja sähköistä reseptiä. Tähän tulevat myös lainsäädännön muutokset jatkossa entistä vahvemmin ohjaamaan. 23