Rakennemuutosprosessin johtaminen. Kuopion hiippakunnan seminaari

Transkriptio

1 Rakennemuutosprosessin johtaminen Kuopion hiippakunnan seminaari

2 Teemat Mitä on johtaminen? Muutoksen tekijöitä Rakennemuutos prosessina Mikä muuttuu rakenteen muuttuessa? Miten pitää huolta innosta, jaksamisesta ja työn ilosta? Kiinnitä huomiota johtamisessa näihin..

3 Mitä on johtaminen? Asioiden johtamista Organisaatiorakenne, tekniikka, toimitilat, omaisuus, talousarvio, kokoukset, toimintamuodot, toimenkuvat, viestintä (mitä?), näkyvä, järki Ihmisten johtamista Motivaatio, innostaminen, kannustaminen, ohjaaminen, jaksaminen, viestintä (miten?), asenteet, kulttuuri, ristiriidat, näkymätön, tunne

4 Muutoksen tekijöitä Vapaaehtoisuus - vanha tiensä päähän Muutos ulkoa päin, pakko Miksi? Ulkopuolista apua - Konsultti - Koulutus MAHDOLLISUUS - Uudistuminen, kehitys - Selviytyminen - Eteenpäin - Hyödyt Ideoita Vastustus KRIISI - UHKA - Luopuminen Visioita - Epävarmuus - Suru, pelko, ahdistus - Epäselvyys - Turvan hakua - Suunnan etsintää Miten? Ratkaisuja Suunta Tehdään muutoksia Lahtiluoma 2015 Toimii Kokeilu Kehitys Sopeutuminen Hyväksyminen Tyytyväisyys Ilo

5 Rakennemuutosprosessi - yhtymä Esimerkiksi Esiselvitys Tarkempi selvitys, konkretian tarve perussääntöluonnos Lausunnot ja päätökset (seurakunnat, tuomiokapituli ja Kirkkohallitus) Seurakunnan alustava tahtotila Kirkkovaltuustojen päätökset, aloite Kirkkohallitukselle

6 Rakennemuutosprosessi - yhtymä Uusi organisaatio aloittaa 1.1. Mahdollisuus yhteiseen toimintaan tai tapaamisiin jo ennen virallista alkua? Toimenkuvat, yhteinen toiminta, toimitilat, uuden organisaation nimi, symbolit/logot Mikä on yhteinen suunta? Strategiatyö. Kaikki ei voi olla kuitenkaan heti valmista! Kärsivällisyys.

7 Mikä muuttuu rakenteen muuttuessa? Johto: kirkkoherra, luottamushenkilöt, muut viranhaltijat Organisaatio: työryhmät, jaostot, johtokunnat Pienestä tulee isompi, samoin asioita tulee enemmän Työyhteisö kasvaa, sijaisuudet, työnjako, tiimit Toimenkuvat, palkat, henkilöstöpolitiikka Omaisuus, metsät, kiinteistöt uudelle organisaatiolle Viestintä, kommunikaatiotavat? Työpaikan hengellisyys?

8 Mikä muuttuu rakenteen muuttuessa? Tekniikka, toimitilat Etäisyydet, työmatkat Ohjeistus, toimintatavat Muutos ja muuttuminen Muutos, nopeaa, työn ulkoisia puitteita Muuttuminen, asenteet, ajattelu, kehittyminen

9 Porinatehtävä Mikä on tärkeää mahdollisen rakennemuutoksen johtamiseen liittyen seurakunnassanne?

10 Into, jaksaminen ja työn ilo Tavoitteet ja hyödyt miksi? Tahtotila lopputuloksesta on tärkein energiaa luova sitoutumisen moottori Työn mielekkyys ja merkitys Oman työn tavoitteet ja riittävä työmäärä, saavutanko? Odotusten (oma/muut) ja suorituksen välinen kuilu Resurssien ja työmäärän oikea suhde Välitavoitteet ja niiden noteeraus Tieto prioriteeteista muutoksessa

11 Into, jaksaminen.. Lepo, virkistys, irti töistä. Ihminen ei ole kone. Realistisuus muutosten suhteen Kuuluu elämään, usein hidasta Yhteisyys on muutosinnon säilymisen kannalta tärkeää, mahdollisuus puhua Miten minulle käy muutoksessa? Mahdollisuus nähdä itsensä uudessa organisaatiossa -> muutos helpompaa

12 Jaksaminen / Ajanhallinta Kiire on vanha keksintö.. Ihmisiä näet tuli ja meni koko ajan, eivätkä opetuslapset ehtineet edes syödä. Mark. 6:31 Rajaa, kuuluuko minulle? Priorisoi,to-do -listat Delegoi Kirkasta tavoitteita Mitkä ovat omat vahvuuteni, menestystekijäni? Joustaminen, avuliaisuus?

13 Kiinnitä huomiota johtamisessa näihin.. Kuka johtaa muutosta? Kapituli, lääninrovasti, ohjausryhmä, luottamushenkilöt, viranhaltijat, konsultti? Yhtymä tulonjakomallit Ole läsnä työyhteisössä, kuuntele, kiertele, kysele, kerro, tue, innosta, kannusta yhteiset kokoukset, sähköiset välineet

14 Johtamisen huomio.. Johdolta odotetaan, että se osaa kertoa, miten muutos vaikuttaa arjessa, yksilötasolla. Mikä muuttuu käytännössä? Miten ihmisten pitää muuttaa toimintaansa, jotta päästään muutoksen tavoitteisiin?

15 Johtamisen huomio.. Muutosta ei voi johtaa yksin Monimutkaisuus Suuri työmäärä Sitoutuminen Ketkä mukaan muutoksen tekemiseen? Henkilöstö, kaikki? Luottamushenkilöt, kaikki? Seurakuntalaiset?

16 Muutoksen paradoksi UUSI houkuttelee, innostavaa, haastavaa tuntematonta, ennakoimatonta, epävarmaa vaati ponnistelua, lisää stressiä, pois mukavuusalueelta -> heikentää hallinnan tunnetta Vastarintaa VANHA vetää puoleensa, tuttua ja turvallista vaivatonta, ollaan mukavuusalueella työ ja stressi hallittua vaarana kyllästyminen

17 Ja vielä päivässä pitää onnistua tuottamaan jo ensimmäisiä näyttöjä uudistusten hyödyistä Muutos ei tapahdu, vaan se tehdään SILTI Jokainen muutos yllättää ja on ainutlaatuinen! - Mallien kopiointi hankalaa Kuka kannustaa johtajaa? Mistä hän saa tukea ja innostusta

18 Muutoksen johtaminen Muutos = uusi tapa organisoida ja työskennellä 20 % vastustaa 60 % ei ole vielä päättänyt 20 % pitää muutosta hyvänä Muutoksen hallinta muutoksen vauhdittamista pysyvyyden aikaansaamista, varjelua

19 Muutoksen jännitteitä Organisaatioiden identiteettien ja kulttuurien yhdistäminen vs Tarpeellisen erilaisuuden säilyttäminen Nopeiden muutosten tarpeellisuus (change) vs Hitaiden muutosten sietäminen (transformation)

20 Muutosten ankkurointi käytäntöön (Tainio, Valpola 1996) keskustelut, sparraus seminaarit johdon koulutusohjelmat pilottiprojektit laajat koko henkilöstön ja johdon keskusteluohjelmat henkilöstön uudelleen sijoittaminen henkilöstön vähentäminen

21 Miksi päällikkö kapinoi? (Mattila 2007) Uhka kontrollin tai resurssien menetyksestä Oman työsuhteen kokeminen epävarmaksi Pelko statuksen heikkenemisestä Jo entisten tehtävien luoma ylikuormitus ja aikapula Muutoksen taustan ja syyn jääminen epäselväksi Omat puutteelliset muutosjohtamisen kyvyt

22 Neljä yleisintä muutoksen johtamisen virhettä (Kotter 1998) Kyvyttömyys luoda oikeaa kiireellisyyden tuntua, jolloin muutos priorisoidaan alas ja se hautautuu Johto ei onnistu viestimään selvästi ja antamaan itse esimerkkiä Muutosta ei malteta viedä loppuun asti, vaan lopetetaan heti ensimmäisten myönteisten merkkien näkyessä Johto näkee vastarintaa väärissä paikoissa

23 Muutosvastarinta Mistä siinä on kulloinkin aina pohjimmiltaan kyse? Johto leimaa usein epärationaaliseksi ja tunteenomaiseksi Harjoittajansa kannalta aina perusteltua ja järkevää Tulevan muutoksen ja vastarannan kiisken aiempien kokemusten pohdinta Minkä verran muutoksessa on itselle henkilökohtaisesti merkittävää ja tavoiteltavaa?

24 Rakennemuutoksesta Muutoksessa tärkeää keskinäisen yhteistyön eli sisäisen koordinaation parantaminen, alkuvaiheen huomio Varmistaminen, että oikeat henkilöt ovat oikeilla paikoilla ja, että heillä on aikaa ja osaamista uusiin tehtäviin, työnkuvat Uuden kokonaisuuden edun ajattelu ensin Seurakuntalainen, asiakas!

25 Seurakuntayhtymä Perustetaan perussäännöllä Seurakuntien ja yhtymän tehtävät ja toimivalta Omaisuus Tulonjako Virkojen perustaminen / lakkautus Lisäksi mahdollinen yhdistymissopimus

26 Seurakuntayhtymä Muuttaa talouden ja hallinnon hoitamista Antaa mahdollisuuksia toiminnan uudelleen järjestämiseen Vie luottamushenkilöiltä valtaa paikallisesti, vaikka lisää osalle kokonaisvastuuta uudesta Synnyttää uudenlaisen työyhteisön Miten vaikuttaa seurakuntalaisiin ja palveluun?

27 Työnkuvien muutokset Hankala asia. Usein tehdään vasta kun viimeinen pakko. Niihin liittyy paljon tunteita, historiaa, osaamista, ihmisen omaa. Työstä vaikea luopua.

28 Seminaarin diat Seminaarin jälkeen materiaali löytyy osoitteesta: Kehittämiskonsultti KTM Sami Lahtiluoma Rakenneselvitykset, työyhteisöt, esimiestyö