Ajanhallinnasta oman ajan johtamiseen

Transkriptio

1 Ajanhallinnasta oman ajan johtamiseen Hetky Timo Keinänen Deep Lead Oy

2 Iltapäivän ohjelma Itsensä johtaminen: - oman ajankäytön suunnittelu ja tehtävien arvottaminen - osaamisen ja yhteisten kokemusten jakaminen -> sanoista ja ajatuksista teoiksi arkeen (työ) Ei ole tiedossa: - oikeita vastauksia, taikatemppuja, massiivisia jatkohankkeita Tavoite: - Tee vähintään yksi (pienikin) konkreettinen muutos omaan ajankäyttöösi ja kerro se myös muille Terveys Hyvinvointi - Jaksaminen

3 Tehtävämme Valmennamme asiakkaitamme kehittämään johtajuudesta menestystekijän

4 Syväjohtaminen malli MERKITYS TIETO Innostus Luottamus I L O A työyhteisöön Oppiminen Arvostus

5 Asiakkaitamme

6 Testi: luuletko olevasi kuin Jack Bauer?

7 Tunnistatko oman työpaikkasi tai oman ajankäyttösi tehottumuusriskit? Antamani arvosana 1= ei ongelma, 5=suuri ongelma / haaste Aiheet: Epäselvät tavoi?eet, vastuualueet tai työnkuvat Ei ole suunnitelmaa tavoi?eisiin pääsemiseksi Puu?eellinen päivän / viikon suunni?elu Ei priorisoida asioita Aikavarkaat (puhelin, toimistoturiset, sähköpose) Teho?omat kokoukset/palaverit Puu?eellinen kommunikoine tai informaaeotulva Delegoinnin tai koordinoinnin puute MoEvaaEon puute Henkilökohtainen epäjärjestys (pöytä, arkistot, itsekuri)

8 Deep Lead periaatteet oman ajan johtamisesta Ø Palaverit/tapaamiset alkaa ja päättyy AINA ajallaan ja Ø Niihin on myös valmistauduttu etukäteen Ø Tukea (aikaa) tulee pyytää ja sitä tulee myös tarjota Ø Toimit järjestelmällisesti (työpäivän ja työviikon suunnittelu etukäteen) Ø Maanantait käytetään suunnitteluun ja valmisteluihin Ø Asiakaskontaktointia ei tehdä takki auki Ø CRM ja kalenteri on ajan tasalla Ø Päivää ei saa täyttää peräkkäisillä palavereilla ilman taukoja Ø Suositus: enintään 70 valmennuspäivää vuodessa/henkilö Ø Henkilökohtainen hyvinvointi on osa yrityskulttuuria (työ, vapaa-aika, lepo)

9 Tavoitteena jokaisen työpäivän osalta Merkitys Hallinnan tunne Aikaansaaminen 210 työpäivää vuodessa. Miten sinä ne käytät?

10 Oman ajan suunnittelu 1. Jatkuva päivä- ja viikkotason suunnitelma (vähintään) 2. Joka aamu 20 minuuttia valmistautumisaikaa tulevan päivän tapahtumiin 3. Jokaiselle viikolle asetetaan iso tavoite ja viikon päätteeksi itsearvio: miten onnistuin? 4. Miten onnistuin toteuttamaan muut päivän/viikon tehtävät? 5. Ei lykätä huomiseksi. Jos voi tehdä jotain heti, niin se myös tehdään 6. Riittävästi palautumisaikaa. LUOVUTAAN turhista menoista

11 Miten priorisoin kun päätän ajastani? 1. Varsinaiset tehtävät ellet tee niitä, niin et toteuta rooliasi tehokkaasti 2. Tehtävät, jotka pitäisi tehdä - edellyttäen että olet jo tehnyt ykköskohtaan kirjatut tehtävät 3. Tehtävät, jotka haluaisit tehdä, jos on aikaa 4. Tehtävät, joilla on alhainen prioriteetti, mutta jotka ovat helppoja ja mukavia

12 Kalenterin suunnittelu ajan näkökulmasta Ajanhallintamatriisi Tärkeä Ei tärkeä Kiireellinen I (palokuntahommat) Kriisit Ongelmat, jotka eivät voi odottaa Tehtävät, joilla selvä takaraja III (lyhyt tähtäin, vaikea kontrolloida) Keskeytykset Jotkin s-postit, puhelut raportit, palaverit Ei kiireellinen II (tulosta tuottavat) Mahdollisuuksien etsiminen Suunnittelu, uudistaminen Suhteiden hoitaminen Ennalta ehkäisevä toiminta IV (muut ohjaavat) Aikaa vievää puuhastelua Viihtymistä HAUS

13 Aikavarkaat ( normiviikko ) Suurimmat haasteet oman ajankäytön hallinnalle (TYÖ): - Nyt saa ja pitää ajatella vain itseään - Ei rajoitteita - Älä välitä mitä muut kenties ajattelevat - Vaihda ajatuksia/esimerkkejä parin / pienryhmän kanssa à Miten sinä varastat omaa tai muiden aikaa? à Miten muut varastavat sinun aikaasi? -> Miten olette ratkaisseet? Oivallukset jakoon -> Löytyykö yhteisiä? Emme etsi syyllisiä osoittele suuntaan tai toiseen J

14 Käykö joskus näin? Teit saman asian kahdesti, koska ensimmäisellä kerralla unohdit jotain Sait päivän aikana tehdyksi vain puolet siitä mitä suunnittelit, etkä tiedä miksi Muista tehdä -luettelosi kasvaa Et löytänyt tärkeää asiaa silloin, kun tarvitsit sitä Käytit aikaa jonkun etsimiseen, kun et muistanut, mihin olit sen laittanut Luit samaa sähköpostia useaan otteeseen Juttelet muiden kanssa niitä-näitä, vaikka heillä on kiire. Sinulla ei Yms..

15 Työtehtäviemme motivaatioaste (1/2) Yksilötehtävä: - listaa tärkeimmät työhösi sisältyvät tehtävät (5-10 kpl) -> ajattele normaalia viikkoa / päivää - listaamisen jälkeen tee nelikenttä - sijoita yksi tehtävä kerrallaan nelikenttään Tämän hetkinen tilanne millaisia ajatuksia herää?

16 Innostuksen määrä motivaatio Mistä sinä saat energiaa? + Energian lähteet Löyykö liekkien sytyttäjiä Motivoivat haasteet Innostavat osaamiset Mistä voisit luopua - Pakkopullat Rutiinit Osaamisen määrä + Luopuminen Asenne Lähde: K. Helin

17 Muutos lähtee sinusta itsestäsi Mitä sinä aiot tehdä käytännössä?

18 Yhteystiedot, tavaramerkki ja tekijänoikeudet Timo Keinänen Valmentaja Deep Lead Oy GSM: TAVARAMERKKI JA TEKIJÄNOIKEUDET Deep Lead Oy (seuraavassa DL Oy) on kehittänyt Syväjohtaminen -valmennusmenetelmän, jonka yksinoikeudet kuuluvat DL Oy:lle. Suomen Puolustusvoimilla sekä Rajavartiolaitokselle on pysyvä käyttöoikeus Syväjohtaminen -kysymyssarjaan. DL Oy:llä on tekijänoikeus Syväjohtaminen -valmennusmenetelmään ja siihen liittyvään kirjalliseen ja kuvalliseen tekijänoikeudella suojattuun aineistoon. DL Oy on rekisteröinyt järjestelmään liittyvät tunnukset, mm. tavaramerkit "Syväjohtaminen" ja DEEP LEAD (kuviomerkki) suomalaisella tavaramerkkirekisteröinnillä no ja EU tavaramerkkirekisteröinnillä no sekä USA -tavaramerkkirekisteröinnillä no 78/590,265 ja Venäjä tavaramerkkirekisteröinnillä no Tunnukset Syväjohtaminen ja DEEP LEAD nauttivat myös toiminimisuojaa DL Oy:n rekisteröityinä toiminiminä. DL Oy vakuuttaa omaavansa kaikki tämän sopimuksen kattamat tavaramerkki- ja tekijänoikeudet sekä muut immateriaalioikeudet ko. tunnuksiin ja olevansa oikeutettu niistä sopimaan.