TILINPÄÄTÖS V Maaseutupalvelujen johtaja Sirkka Kettunen, alkaen Minna Anttila. Toiminnan kuvaus

Transkriptio

1 TILINPÄÄTÖS V Palvelukokonaisuus TOIMIELIN Vastuuhenkilö Maaseutupalvelut Maaseutulautakunta Maaseutupalvelujen johtaja Sirkka Kettunen, alkaen Minna Anttila Toiminnan kuvaus Maaseutupalvelujen tehtävänä on maaseudun elinvoimaisuuden säilyttäminen ja kehittäminen hoitamalla sille laissa säädetyt maaseutuelinkeinoviranomaisen tehtävät, maaseudun ja kylien kansalaisosallistumiseen sekä infrastruktuuriin (tie- ja vesihuollon sekä valokuituavustukset) ja kehittämiseen liittyvät tehtävät ja tuottaa MELA:lle maatalousyrittäjien lomituspalvelut. Toimintaympäristön muutokset Maaseutupalveluissa syntyi henkilöstövajausta viljelijätukipalveluissa tapahtuneiden eläköitymisten johdosta ja lomituspalveluissa hallintohenkilöstö väheni ½ henkilötyövuotta sopeutettuna hallintorahan määrään. Lomitustoiminnassa lomituspäivät vähenivät asiakasmäärän vähentyessä. Maatalouslomittajien määrä väheni vastaavasti. Sekä lomitettavien tilojen että viljelijätuen piirissä olevien tilojen määrä laskee vuosittain. Talous Maaseutupalvelujen toimintakate on n. 0,5 milj. euroa arvioitua parempi. Summasta suurin osa koostuu laajakaistahankkeeseen varatusta avustusmäärärahasta, jota ei käytetty ollenkaan. Lisäksi henkilöstömenot alittuivat. Vuodesta 2014 lähtien Melan ilmoituksen mukaan lomitustoiminnassa korvataan lomapalkkojen osalta ainoastaan varainhoitovuonna maatalouslomittajille tosiasiallisesti maksetut palkat, lomapalkat ja lomarahat sekä niihin liittyvät eläke- ja sosiaalikulut. Valtionosuutta ei saada lomitustoiminnan jaksotettuihin palkka-, eläke- ja sosiaalikuluihin ,12 euron osalta. Lomatoimen hallinnossa syntyi nettotuottoa.

2 Volyymit/tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 TS 2015 TS 2016 Lomituspäiviä /v Lomitettavia yrittäjiä kpl Välitetty EU-viljelijätuki M 28,3 30,7 29, Tiloja tukihaun piirissä kpl Saapuneet hakemukset kpl Vesihuollon avustukset Yksityistieavustukset Kansallinen laajakaista 2015-hanke TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN

3

4 Toimielin Maaseutulautakunta Hyväksymispäivämäärä Vastuuhenkilö Minna Anttila Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vuodelta 2014 Kuvaus sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Kouvolan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjeistus on käytössä ja sitä on käsitelty lautakunnassa ja henkilöstön kanssa. Henkilöstö tuntee ohjeet. Sisäinen valvonta perustuu prosessikuvauksiin, kaupungin sääntöihin ja ohjeisiin, tilaajien (Maatalousyrittäjien eläkelaitos, Mela ja Maaseutuvirasto, Mavi) ohjeisiin, johdon suorittamaan valvontaan sekä työpaikkakokouksiin. Työpaikkakokouksissa tuodaan esille kaupungin sääntöjen ja ohjeiden sisältämiä asioita. Uusia henkilöitä perehdytetään. Kehityskeskustelut käydään vuosittain. Lomituspalvelujen sekä viljelijätukipalvelujen toiminnan osalta keskeinen valvontaelin on tilaaja. Toiminta on sopimuksiin perustuvaa (Melan toimeksiantosopimus ja Mavin maksajavirastosopimus). Melalle annetaan vuosittainen tilitys lomitustoiminnasta ja Mela suorittaa ajoittain kuntatarkastuksia (viimeksi v. 2013), joiden perusteella lomituspalveluille voidaan antaa parannusehdotuksia. Viljelijätukipalvelujen osalta maksajavirastosopimuksen mukaan maksajavirastolla (Mavi), todentamisviranomaisella (BDO Oy) ja Ely-keskuksella (Kaakkois-Suomen Ely-keskus) on oikeus tehdä tarkastuskäyntejä kunnassa. Vuoteen 2014 kohdistuva kuntatarkastus on meneillään eikä raportti ole vielä valmistunut. Kunnan on myös annettava vuosittain marraskuun 15. päivään mennessä maksajavirastolle EU-varainhoitovuotta koskeva vakuutus perustelumuistioineen maksajavirastotehtävien suorittamisesta. Maksajavirastovakuutuksen antamiseksi viljelijätukipalveluissa on toteutettava omavalvontaa raportein, pistokokein, arviointipisteytyksin ja jatkuvalla seurannalla. Todentamisviranomainen pyytää säännöllisesti pistokokeina viljelijätukien asiakirjakopioita tarkastettavakseen. Lomituspalveluja koskevassa Melan toimeksiantosopimuksessa vastuullinen viranhaltija on lomituspalvelujohtaja (Tarja Vuorentausta-Helin). Viljelijätukipalvelujen maksajavirastosopimuksessa vastuullinen viranhaltija on maaseutupalvelujen päällikkö (Minna Anttila). Sopimuksen mukaan vastuuhenkilön on oltava kaikkien toimintaan osallistuvien henkilöiden esimies ja hänen on itse osallistuttava työhön. Hänen tulee valvoa

5 toiminnan laillisuutta ja tietojen oikeaa sisältöä. Viljelijätukipalveluissa on maksajavirastosopimuksen mukaisesti määritelty tehtävien eriyttäminen viranhaltijakohtaisesti (eriytetyt roolit), viranhaltijoiden vähimmäismäärä ja johtamisjärjestelmä. Esteellisyystapauksia varten on tehty sopimukset henkilöstön sijaisuuksista Kouvolan, Haminan ja Lappeenrannan viljelijätukipalveluyksiköiden kesken. Asiakaspalautetta otetaan vastaan kaupungin yleisen palautejärjestelmän kautta ja omilla asiakastyytyväisyyskyselyillä. Palaute käsitellään aina välittömästi. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Lakeja, päätöksiä ja hyvää hallinto- ja johtamistapaa on noudatettu, eikä puutteita ole havaittu. Tilintarkastaja on arvioinut viljelijätukiprosessia ja pitänyt sitä asianmukaisena. Lomituspalveluissa tehtiin v Melan kuntatarkastus. Tarkastusraportti tuli , jossa pyydettiin lisäselvityksiä lomitusnetin käytöstä, lomituspäivän kestosta ja varallaolon järjestämisestä lomitustiloille. Lisäselvitys annettiin Mela ilmoitti , että lisäselvitysten perusteella ei ole aihetta jatkotoimenpiteisiin. Lomituspalveluissa tulee vuosittain vahingonkorvausvaatimuksia lomittajien tiloilla aiheuttamista vahingoista, mutta ne ylittävät harvoin omavastuurajan. Yksi kaupungin vakuutuksen ulkopuolinen vahingonkorvausvaatimus (n ) vuodelta 2011 on edelleen käsittelyn alla haasteena Kymenlaakson käräjäoikeuteen. Kunnallisvalituksia tai muita oikeusseuraamuksia ei ole ollut. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Toiminnallisten tavoitteiden (2 kpl) asettamisessa ei ole täysin onnistuttu, eivätkä tavoitteet ole toteutuneet, koska ne eivät vielä olleet toteutettavissa eikä kaupungin toimin ollut mahdollista vaikuttaa toteutumiseen. Tavoitteen toteutumattomuudesta aiheutui se, että avustuksiin varattua euroa ei käytetty (avustus laajakaistahankkeeseen). Talousarviota kuitenkin muutettiin eurolla. Lomituspalveluissa on tavoitteena tuottaa palvelu maatalousyrittäjille Melan maksamalla korvaussummalla (0-netto). Vuonna 2014 lomitustoiminnan netto oli kuitenkin kirjanpidollisesti ,12 euroa, koska Mela ilmoitti, että se ei maksa valtionosuutta enää vuodesta 2014 alkaen lomitustoiminnan jaksotettuihin palkka-, eläke- ja sosiaalikuluihin (em. nettosumma). Muutoin määrärahojen käyttö on pysynyt hallinnassa eikä talousarviota ole ylitetty. Riskienhallinnan järjestäminen Lomituspalveluissa on tehty kaikilla lomitettavilla tiloilla palvelusuunnitelmat ja tilakäynnin yhteydessä riskikartoitus. Palvelusuunnitelmat päivitetään 3 vuoden välein, työsuojeluvastuu on lähiesimiehillä.

6 Viljelijätukipalvelujen riskien kartoitus tehdään säännöllisesti kerran vuodessa Mavin ohjeiden mukaisesti. Vakuutukset ovat ajan tasalla. Riskien hallinnan vastuut ovat yksiköiden johtajilla. Omaisuuden hankinta, luovutukset ja hoidon valvonta Ei merkittävää omaisuutta. Sopimustoiminta Lomituspalveluilla on ostopalvelusopimuksia lomituspalveluyrittäjien ja yritysten kanssa palveluiden tuottamisesta täydentämässä kunnallista palvelutuotantoa. Ostopalvelusopimuksiin voi liittyä ennalta arvaamattomia riskejä. Esimerkiksi lomitustoiminnan vastuuasioiden osalta on vahingonkorvausasiassa törmätty siihen, ettei ostopalveluyritys anna käyttää vakuutustaan, jolloin kaupunki voi joutua korvausvelvolliseksi. Arvio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Sisäinen valvonta toimii pääosin hyvällä ja osin tyydyttävällä tasolla. Arvion ovat tehneet vastuuhenkilöt oman palveluyksikkönsä osalta sisäisen tarkastuksen laatimaa arviointimallia käyttäen. Kehittämiskohteita ovat: työhyvinvoinnin seuraaminen ja kehittäminen toiminnallisten tavoitteiden tarkistaminen riskien tunnistaminen ja ennalta ehkäisevät toimet prosessikuvausten ajantasaisuus sisäinen tiedottaminen ja tiedottaminen asiakkaille