YHDYSKUNTA JA YMPÄRISTÖ YDINPROSESSI ( alkaen tekninen toimiala) (Sastamalan Vesi liikelaitos antaa erillisen raportin)

Transkriptio

1 YHDYSKUNTA JA YMPÄRISTÖ YDINPROSESSI ( alkaen tekninen toimiala) (Sastamalan Vesi liikelaitos antaa erillisen raportin) Sisäisen valvonnan raportti vuodelta Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Sastamalan kaupungin hallintosääntö, yleiset hankintaohjeet, sisäisen valvonnan yleisohje, konserniohje, omistajapolitiikan yleislinjaukset, tietoturvaohje ja talousarvion täytäntöönpanomääräykset on talletettu extranettiin. Viranhaltijat ohjeistavat osaprosessejaan. Lautakunnat/johtokunnat ja ydinprosessin johtaja tekevät päätösvaltansa delegointipäätökset. Toimittiin suunnitelman mukaisesti. Tekninen lautakunta/tilakeskuksen johtokunta on delegoinut hallintosäännön mukaista päätösvaltaa tekniselle johtajalle/tilakeskuksen johtajalle, tekninen johtaja/tilakeskuksen johtaja osaprosessien päälliköille ja muille viranhaltijoille. 2. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista seurataan jatkuvasti ja toteutumisesta raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. Varojen käyttöä valvotaan ohjeiden mukaisesti. Kustannusarvioiden riittävyyttä seurataan osavuosikatsausten ja maksatusten yhteydessä. Ostolaskujen käsittelyohjelman käyttäjäoikeudet tarkistetaan vuosittain ja tarvittaessa muulloinkin. Laskutuksen vastuuhenkilöt nimetään ja tarvittaessa tarkistetaan. Prosessit sekä laskutuksen vastuuhenkilöt seuraavat oman tehtäväalueensa saatavien kertymistä. Kassantarkastaja nimetään ja kassojen hoito tapahtuu kaupungin kassaohjeiden mukaisesti. Kassantarkastus suoritetaan kerran vuodessa. Tietoon tulleet kustannusten äkilliset muutokset tiedotetaan lautakunnalle/johtokunnille mahdollisimman pian. Tavoitteiden ja määrärahojen toteutumisesta raportoitiin osavuosikatsausten yhteydessä. Lautakunnalle/johtokunnille toimitettiin talousarvion toteutumisraportit kuukausittain. Taloustilannetta seurataan kaupunginjohdon ja ympäristön prosessitiimin välisissä palavereissa säännöllisesti. Ostolaskujen käyttäjäoikeudet on tarkistettu, laskutuksen vastuuhenkilöt nimetty ja kassojen tarkastus suoritettu.

2 3. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta Omaisuuden vakuutukset tarkistetaan vuosittain ja kilpailutetaan määräajoin. Maaomaisuuden hallintaan pyritään hankkimaan atk-pohjainen järjestelmä ja menettelytapoja kehitetään siten, että samalla parannetaan omaisuuden hoidon, luovutuksen ja hankinnan sisäisen valvonnan edellytyksiä. Asbesti-, energiansäästö- ja kuntokartoitukset tehdään kiinteistöihin, joihin kohdistuu peruskorjaus-, energiansäästö- ja tai korjausvelkainvestointeja. Sastamalan kaupunki omistaa hehtaaria metsää ja 250 hehtaaria peltoa. Kaikista peltolohkoista laaditaan vuokrasopimukset ja tukioikeuden hallintasiirtolomakkeet. Maankäyttötyöryhmä on toiminut ohjaavana elimenä kiinteistöjen hankintaa ja myyntiä koskevissa päätöksissä kaupunginvaltuuston antaman tehtävän mukaisesti. Sastamalan kaupungin omistamasta metsäomaisuudesta kilpailutettiin joko harvennus- tai päätehakkuuleimikot voimassa olevan metsäsuunnitelman mukaisesti. 4. Sopimustoiminta Hankintarajojen mukaisesti ydinprosessin/osaprosessin johtaja vastaa sopimusten tekemisestä ja niiden oikeellisuudesta. Sopimusaikojen päättyessä kilpailutetaan palvelut uudelleen. Urakoiden rakennus- ja takuuaikaisten vakuuksien seuranta järjestetään yhteisenä yhdyskuntatekniikan, Sastamalan Veden ja Tilakeskuksen osalta ja seurannan vastuuhenkilö on nimetty. Vakuudet säilytetään yhteisessä arkistotilassa. Vakuuksista pidetään seurantalistaa, joka sisältää vakuuden määrän, laadun (rakennus-/takuuaikainen), urakoitsijatiedon, urakkatiedon sekä eräpäivätiedon. Erääntyvästä vakuudesta tiedotetaan urakan vastuuhenkilölle, joka huolehtii kulloinkin tarvittavista toimenpiteistä urakoitsijoiden kanssa (rakennusaikaisen vakuuden vaihtamisesta takuuaikaiseen, vakuuden palauttamisesta, reklamaatioista). Kun vakuus on palautettavissa, se lähetetään vakuuden antajalle ja lähettämisestä tehdään merkintä seurantalistaan. Maa-aineslupavakuuksien listaus ja seuranta hoidetaan maa-aineslupaohjelmalla, josta saadaan vakuuden määrä, voimassaoloaika, vakuuden antaja sekä luvan kohdetieto ja seurannan hoitaa rakennusvalvonta. Muut rakennuslupiin liittyvät yksittäiset vakuudet seurataan tapauskohtaisesti rakennusvalvonnassa. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista on voimassa ostopalvelusopimus: Palvelujen tuottaja on Sastamalan kaupunki ja palvelujen ostajat ovat Hämeenkyrön kunta ja Ikaalisten kaupunki.

3 Maatalousyrittäjien lomituspalvelulaki määrittää miten lomituspalvelua maatalousyrittäjille järjestetään. Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen ja kunnan välisellä toimeksiantosopimuksella vastuu lomituksen järjestämisestä on siirretty kunnalle. Kunnalla on vastuuvakuutus ja Mela maksaa vastuuvakuutukset sekä vakuutuksien omavastuuosuudet. Sopimukset viedään sopimusten hallintajärjestelmään. : Vakuuksien seuranta on toiminut suunnitelman mukaisesti ja sopimukset on viety sopimushallintajärjestelmään. Vakuuksien seurannassa tehdään tiivistä yhteistyötä seurannan vastuuhenkilön ja rakennushankkeiden toteuttajien kanssa. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista ostopalvelusopimus sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen ja kunnan välinen toimeksiantosopimus ovat voimassa. Sastamalan toimesta järjestetään yhteistyöryhmien kokoukset, joissa sopimuksien tehokkuutta ja toimivuutta tarkastellaan vuosittain. Maatalouslomituksen ostopalvelusopimukset tehdään kirjallisina ja selkeästi määriteltyinä. 5. Riskienhallinnan järjestäminen Työpaikkojen vaara- ja haittatekijöiden kartoitus on jatkuva prosessi. Riskien arviointi toteutetaan Riski Arvi ohjelmistolla. Työpaikkojen riskikartoitus jatkuu. 6. Ulkoistettujen palvelujen laadun seuranta ja valvonta Yleisten alueiden talvihoito on ulkoistettu Vammalan ydinkeskustaa lukuun ottamatta. Osa kiinteistönhoitopalveluista ja lähes kaikki kunnossapitopalvelut on ulkoistettu. Näiden palveluiden laatua valvoo yhdyskuntatekniikan/tilapalveluiden työnjohto. Urakkakohteille on nimetty työn valvojat. Yhdyskunta- ja ympäristö-prosessin kunnossapito- ja rakennushankkeille on nimetty turvallisuuskoordinaattorit. Toimittiin suunnitelman mukaisesti eikä isompia epäkohtia ilmennyt. 7. Avustukset ja valtionosuudet :

4 Lomatoimintaa koskeva valtionosuustilitys tulee jättää Maatalousyrittäjäeläkelaitokselle (MELA) kunkin vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Elävän maaseudun tulee laatia Maaseutuvirastolle vuosittain kuukauden kuluessa varainhoitovuoden päättymisen jälkeen vakuutus maksajavirastotehtävien hoidosta maksajavirastosääntöjen edellyttämällä tavalla. Maaseutuvirastolle jätettävä vakuutus maksajavirastotehtävien hoidosta ja Melalle toimitettava Lomatoimintaa koskeva valtionosuustilitys tehdään ajallaan. Kylä- ja yksityistieavustukset käsitellään teknisessä lautakunnassa mahdollisimman pian hakuaikojen jälkeen. Maaseutulautakunta päätti siirtyä yksityisteiden Internet-pohjaiseen hallintajärjestelmään. Sastamalan kaupungin palvelu räätälöitiin sisällöltään kaupungin yksityistietoimen tarpeiden mukaiseksi. Palvelu mahdollisti yksityisteiden kunnossapitoavustushakemusten vastaanottamisen ja käsittelyn sähköisesti. : Lomatoimintaa koskeva valtionosuustilitys laadittiin ajallaan mennessä. Elävä maaseutu jätti Maaseutuvirastolle vakuutuksen maksajavirastotehtävien hoidosta varanhoitovuodelta maksajavirastosääntöjen edellyttämällä tavalla. Yksityisteiden lukumäärä oli 378 kpl ja avustettavien yksityisteiden pituus on yhteensä 816 kilometriä, joille kaupunki myönsi vuonna 2017 kunnossapitoavusta yksityisteiden kunnossapitoavustusperiaatteiden mukaisesti yhteensä euroa. Kaikki kunnossapitoavustushakemukset jätettiin sähköisesti. Kyläavustuksia myönnettiin 28 kyläyhdistykselle. 8. Projektitoiminta : Merkittävistä hankkeista ja kehittämisprojekteista laaditaan yksilöidyt projektisuunnitelmat, nimetään vastuuhenkilöt, määritellään vastuunjaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen (kenelle raportoidaan ja milloin). : Hankkeesta vastaavana Elävä maaseutu on tehnyt hallinnoimistaan projekteista seuraavat päätökset: projektisuunnitelman hyväksyminen rahoituksen hakeminen projektin aloittamispäätös sisältäen: projektin organisoinnin; ohjausryhmän ja projektipäällikön valinnan

5 projektista vastaavan viranhaltijan nimeämisen ja tehtävien ja valvontavelvollisuuksien määrittelyn projektin raportointivelvollisuuden projektin loppuraportin hyväksymisen ja projektin päättämisen. Arvio merkittävimmistä riskeistä 1. Toiminnalliset riskit -tietojärjestelmien toimimattomuusongelmien aiheuttamat viivästymisriskit -kaavoituksessa osallisten välisten ristiriitojen aiheuttamat viivästymisriskit 2. Rahoitusriskit -valtionrahoitukseen liittyvät riskit - korkoriskit 3. Vahinkoriskit -liukastumisvahingot -liikennevahingot - työtapaturmat -öljyvahingot - kiinteistövahingot - varkaudet - tulipalot - kiinteistöautomaation häiriöt - piilevien sisäilmaongelmien ilmitulo Yhdyskuntatekniikalle ei ole vuonna 2017 tullut tietoon sellaisia liukastumisvahinkoja, joista olisi tehty vahinkoilmoitus. Tietoon ei myöskään ole tullut merkittäviä liikennevahinkoja tai työtapaturmia. Sastamalan alueella sattui liikenteessä vuonna 2017 viisi öljy- tai kemikaalikuljetusvahinkoa, joista vakavimmat olivat polttoaineenkuljetusrekan kaatuminen Kiikassa kantatiellä 44 ja kemikaaleja kuljettaneen kuorma-auton kaatuminen pohjavesialueella tiellä 259 Suodenniemellä. Yhdyskuntatekniikan vastuulla vahingoissa on jälkitorjunnan hoitaminen.