ELINVOIMAPALVELUT. 1. Valvontaympäristö l. johtamisen ja hallinnon järjestäminen ARVIOINTIHUOMIOT 2018

Transkriptio

1 ELINVOIMAPALVELUT 1. Valvontaympäristö l. johtamisen ja hallinnon järjestäminen Toimintakulttuuri Organisaatiota johdetaan tehokkaasti, organisaation toiminta on tuloksellista ja toiminnan kehittäminen on jatkuvaa - toiminnan suunnitelmallisuus - toimintaa ohjaavat tavoitteet - kehittämishankkeet - henkilöstöpolitiikka - talousarvio Johto - tekee selkeät linjaukset ja suunnitelmat - seuraa aktiivisesti toimintaa - ryhtyy tarvittaviin korjaustoimenpiteisiin - antaa palautetta oikeudenmukaisesti - Elinvoimapalvelut on aloittanut toimintansa Loppuvuoden aikana toimintaa on pyritty suunnittelemaan ja kehittämään. - Haasteena ovat olleet muutokset organisaatiossa verrattuna budjetin ja toiminnan suunnitteluun, joka on tehty loppuvuodesta ARVIOINTIHUOMIOT - Elinvoimpalveluiden toimintaa on viety eteenpäin suunnitelmallisesti ja kehittämisessä nojataan kuntastrategiaan Organisaatiolle on määritelty hyvän hallintotavan mukaiset menettelyt ja eettiset ohjeet ja organisaatio on sisäistänyt ne Organisaation toimintakulttuuri kannustaa keskusteluun ja epäkohtien esilletuomiseen - hallintosääntö - hyvän hallintotavan periaatteet - toimintaa ohjaavat arvot - johdon esimerkki - tosiasialliset käytännöt Hyvän hallinnon periaatteiden vastaiseen toimintaan puututaan nopeasti Hyvää hallintotapaa noudatetaan kaikessa päätöksenteossa ja suunnittelussa Ehdotukset ja kritiikki käsitellään rakentavasti - Hallintosääntöä ja hyvän hallintotavan periaatteita on noudatettu. - Elinvoimapalvelut toteuttaa avoimen keskustelevaa toimintakulttuuria. Koko tiimi pyrkii kokoontumaan kerran viikossa käymään läpi ajankohtaisia asioita. - Hallintosääntöä ja hyvän hallintotavan periaatteita on noudatettu. - Elinvoimapalveluiden toiminta on jatkunut avoimen toimintakulttuurin pohjalla myös vuonna. Elinvoimatiimin viikottaiset ajankohtaiskatsaukset jatkuvat Organisaatio Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen ja edistää osaltaan tehokasta toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista - johtamisjärjestelmä - työjärjestykset - tehtävänkuvat - kehittämiskeskustelut Tehtävät ja vastuut ovat selkeitä, katvealueita ei ole Organisaatiorakenne tukee perustehtävän hoitamista, - Tehtävänkuvia ei päivitetty vuonna vaan se jäi tehtäväksi vuonna, samoin myös kehityskeskustelut - Tehtävänkuvat on päivitetty ja kehityskeskustelut käyty vuoden aikana - Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen

2 strategian toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista - Vuonna tullut organisaatiorakenne vaikuttaa elinvoimapalveluiden osalta hyvin toimivalta ja tarkoituksenmukaiselta. Resurssit Henkilöstöllä on tehtävän edellyttämä osaaminen ja osaamisen kehittämiseen panostetaan Käytössä on tietojärjestelmät, joita tehtävien hoito edellyttää - henkilöstöstrategia - kehityskeskustelut - koulutusperiaatteet - tietohallinnan dokumentit Tehtävien vaativuuden arviointi on tehty Työsuoritusten arviointi on suoritettu Osaamisen kehittäminen on kytketty toiminnan tarpeisiin - Tehtävien vaativuuden arviointi tehdään vasta Osaamisen kehittämistä tehdään toiminnan tarpeiden perusteella - Tehtävien vaativuuden arviointi on tehty - Työsuoritusten arviointi aloitetaan vuoden 2019 kehittämiskeskusteluiden yhteydessä - Osaamisen kehittäminen on jatkuvaa Toimintaa tukevat tietojärjestelmät ovat luotettavia ja dokumentoitu Arvio toimintaympäristöstä : Toimintaympäristön muutos on ollut haastavaa toiminnan järjestäytymisen kannalta. Sääntöjä ja ohjeita on noudatettu ja toimintaa alettu järjestää uuden organisaatiorakenteen puitteissa. Arvio toimintaympäristöstä : Toimintaympäristö on vuoden aikana vakiintunut ja uusi organisaatiorakenne on sisäistetty.

3 2. Riskienhallinta ELINVOIMAPALVELUT Riskienhallintaprosessi Toimintastrategioista ja toiminnoista syntyvät riskit tunnistetaan ja priorisoidaan sekä riskien vähentäminen on aktiivista toimintaa. Ulkoisesta toimintaympäristöstä tulevat riskit ja niiden vaikutus toimintaan tunnistetaan. Kunnanhallitus, toimielimet sekä johtavat viranhaltijat ovat määritelleet hyväksyttävän riskitason. - toimintastrategiaasiakirjat - suunnitteluasiakirjat - prosessikuvaukset - henkilöstöstrategia ja suunnitelmat - talousarvio - taloussäännökset Riskien tunnistaminen on systemaattista ja ne on dokumentoitu Riskien vähentämistoimenpiteet on suunniteltu ja toteutettu, että riskit rajoittuvat hyväksytylle riskitasolle. Kunnanhallitukselle, toimielimille ja johdolle raportoidaan riskienhallinnan tuloksista säännöllisesti. - Riskien tunnistaminen ja dokumentointi on aloitettu - Riskit on rajoitettu hyväksytylle riskitasolle ARVIOINTIOHUOMIOT - Riskien tunnistaminen ja dokumentointi on tehty - Riskit on rajoitettu hyväksytylle riskitasolle Arvio toimintaympäristöstä : Riskit tunnistetaan ja ne eivät ole korkealla tasolla. Arvio toimintaympäristöstä : Riskit tunnistetaan ja ne on rajoitettu hyväksytylle riskitasolle.

4 3. Valvontatoimenpiteet (kontrolli) ELINVOIMAPALVELUT Valvontaprosessi Keskeiset toimintaprosessit - prosessikuvaukset Ydintehtävien ja Prosessikuvaukset on määritelty ja niihin - riskikartoitukset tukipalveluiden tärkeimmät puuttuvat liittyvät riskit ja - menettelytavat toimintaprosessit on valvontatoimenpiteet on - ohjeistus määritelty ja ne arvioidaan kuvattu olennaisilta osin. säännöllisesti. ARVIOINTIHUOMIOT Prosessikuvauksia on tehty Valvontatoimenpiteet kattavat: - talouden ja toiminnan laillisuuden - toiminnan tuloksellisuuden - hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen - johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot taloudesta ja toiminnasta - tavoitteiden toteutumisen - raportoinnin - hallintosääntö - sisäisen valvonnan ohjeistus - prosessikuvaukset - suunnittelu- ja seurantaprosessien asiakirjat - talousarvio - taloussäännökset - käyttöoikeudet ja valtuuspäätökset - omaisuuden rekisteröinti - tietoturvallisuussuunnitel mat Toimintaprosessien määrityksessä ja vastuuttamisessa on otettu huomioon varmentavien ja varmistavien menettelyiden ja rakenteiden tarve Valvonta on pääosin riittävällä tasolla Menettelytavat ovat enimmäkseen selkeitä ja ohjeita noudatetaan Arvio toimintaympäristöstä : Sääntöjä ja ohjeita noudatetaan. Prosessikuvaukset puuttuvat. Arvio toimintaympäristöstä : Prosessikuvauksia on tehty osasta ydintehtäviä

5 4. Tiedonkulku ELINVOIMAPALVELUT Sisäinen tiedonkulku Ulkoinen tiedonkulku Sisäinen tiedonkulku on järjestetty niin, että johdolla ja henkilöstöllä on käytettävissä oikea tieto oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa Organisaatiolla on toimivat tiedonkulkua ja vuoropuhelua tukevat menettelyt ja muutoksista tiedottaminen on avointa ja harkittua. Poikkeustilanteiden tiedotus on nopeaa ja siihen on selvät tiedotuskanavat Ulkoisen tiedotuksen menettelytavat ja vastuuhenkilöt on sovittu. Poikkeustilanteiden tiedotus on nopeaa ja siihen on selvät tiedotuskanavat - laskentajärjestelmät - tiedonkulunkanavat (palaverit, sähköposti yms.) - asiakaspalaute - raportointi - kokoukset ja osasto- ym. palaverit - keskustelut - yt-toiminta - raportointimenetelmät - henkilöstölehti - sähköposti - viestintäsuunnitelma - säännöt epäkohtien raportoinnista - päätösten julkisuus - kunnan kotisivut - tiedotteet - lehdistö Johto organisaation eri toimintayksiköissä ja eri tasoilla on ajan tasalla ja osaa reagoida vallitsevan tilanteen mukaisesti. Kaikilla työntekijöillä organisaatiossa on riittävä tieto tehtäviensä hoitamiseksi ja muutoksiin valmentautumiseksi. Poikkeustilanteen sisäinen käsittely on suunnitelmallista ja harjoiteltua. Ulkoinen tiedottaminen tapahtuu sovittujen menettelytapojen mukaan, on avointa ja harkitsevaa. - viestintäsuunnitelma Poikkeustilanteista tiedottaminen on riittävän nopeaa, ja avointa. Kuntalaisille annettava ohjeistus on riittävää ja selkeää. Sisäiseen tiedonkulkuun on panostettu vuoden aikana Elinvoimapalvelut kokoontuu palaveriin kerran viikossa, sähköposteja käytetään myös paljon asioista tiedottamiseen Viestintäsuunnitelmaa ei ole - Päätökset julkaistaan kunnan sääntöjen mukaisella tavalla Tiedottaminen on aktiivista ARVIOINTIHUOMIOT Sisäinen tiedonkulku toimii yleensä hyvin Elinvoimapalvelut kokoontuu palaveriin kerran viikossa, sähköposteja käytetään myös paljon asioista tiedottamiseen Poikkeustilanteisiin ei ole varauduttu Ulkoinen tiedottaminen on sovittujen menettelytapojen mukaista Poikkeustilanteisiin ei ole varauduttu Arvio toimintaympäristöstä : Elinvoimapalveluiden viestintä on hyvällä tasolla. Arvio toimintaympäristöstä : Viestintä toimii normaalitilanteessa hyvin, poikkeustilanteisiin varautuminen on puutteellista.

6 - YHTEENVETO JA JOHTOPÄÄTÖKSET : Vuosi oli elinvoimapalveluille ensimmäinen, uusi organisaatiomalli otettiin käyttöön Uuden toimialueen järjestäytyminen ja toiminnan kehittäminen vie aikaa ja vielä ei päästy kokonaisuudessa kiitettävälle tasolle. Kehittämistarpeet ja linjaukset ovat kuitenkin selkeitä ja elinvoimapalveluilla hyvä yhteinen näkemys miten asioita viedään eteenpäin. - Sääntöjä ja määräyksiä noudatetaan hyvin - Varojen käytön valvonta on hyvällä tasolla - Riskienhallinta vaatii lisäpanostusta - Sopimusten hallintaan on kiinnitettävä enemmän huomiota - Yhteenveto ja johtopäätökset : Vuoden aikana elinvoimapalveluiden toiminta on vakiintunut ja prosesseja on päästy työstämään sekä aloittamaan kehitystyö. Vastuut ja säännöt ovat selkeitä, toimintaa johdetaan suunnitelmallisesti strategian mukaisesti eteenpäin. Poikkeustilanteisiin varautuminen on vielä puutteellista.