Kouvolan paikallisyksikön vastine Melan suorittamasta kuntatarkastuksesta

Transkriptio

1 1 (6) Lomituspalvelut Vanhamaantie Elimäki Kouvolan paikallisyksikön vastine Melan suorittamasta kuntatarkastuksesta Tarkastuksen taustaa Maatalousyrittäjien lomituspalvelulain (LPL) 9 :n mukaan lomitustoiminnan toimeenpanosta vastaa Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela. Mela on LPL:n 10 :n mukaisesti järjestänyt lomituksen paikallishallinnon tekemällä valitsemiensa kuntien kanssa toimeksiantosopimukset. Sopimuksen tehneet kunnat huolehtivat lomituspalveluiden järjestämisestä omalla ja lähikuntien alueella. Mela on tehnyt Kouvolan kaupungin kanssa LPL:n 12 :ssä tarkoitetun toimeksiantosopimuksen. Lomitustoiminnan toimeenpanosta vastaavana toimeksiantajana Melalla on oikeus ja valtion varojen käytöstä vastaavana toimijana myös velvollisuus ohjata ja valvoa paikallisyksiköiden toimintaa niin, että palvelut järjestetään lainmukaisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti sekä yhdenmukaisesti eri paikallisyksiköissä. Mela hoitaa ohjaus ja valvontatehtäväänsä mm. tekemällä tarkastuksia paikallisyksiköissä. Tarkastuksen tavoitteena on varmistaa, että paikallisyksikkö on järjestänyt lomituspalvelut maatalousyrittäjien lomituspalvelulain (LPL 1996/1231), lomituspalveluasetuksen (LPA 1996/1333) sekä Melan Lomitusoppaan ja Melan muiden ohjeiden mukaisesti. Tarkastusten ensisijainen tehtävä on ennakoivasti ohjata paikallisyksikköjen toimintaa. Tarkastuksen avulla pyritään mahdollisimman hyvissä ajoin selvittämään ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat, joita palvelujen järjestämisessä ja valtion varojen käytössä on esiintynyt. Kuntatarkastuksessa esille nousseet, toimenpiteitä vaativat asiat: 1. Edellinen kuntatarkastus, huomautettavaa Kouvolan paikallisyksikkö on tehnyt toimenpiteitä toiminnan kuntoon saattamiseksi, mutta Lomitusnetin tietojen ajantasaisuudessa ja lomituspäivän keston määrittämisessä lomituspalvelulain mukaisesti on edelleen kehitettävää. 2. Paikallisyksikön hallinnon toiminta, huomautettavaa Toimenpiteet Paikallisyksikön on pidettävä Lomitusnetin tiedot ajan tasalla, jotta Lomitusnetin toimintoja voidaan hyödyntää täysimääräisesti lomituspalvelujen järjestämisen eri vaiheissa. Tilojen työajan laskentaa ja työaikojen päivitystä jatketaan edelleen käyttäen TTS Manager ohjelmaa. Vuosilomapäätöksiin vuodelle 2017 on laitettu yrittäjän henkilökohtaisen tehtäväosuuden mukainen työtuntimäärä. Lomitusnetissä on yrittäjän tiedoissa aamu ja iltatyön kellonajat helpottamassa työvuorosuunnittelua. Tiedottamista maatalousyrittäjille työaikojen osalta helpottaisi, jos ne saisi näkyviin lomitussuunnitelmaan. Lomittajan työstä suoriutumiseen liittyvästä syystä lomittajan työaika on voinut olla pidempi kuin lomitettavan yrittäjän tehtäväosuus. Kouvolan paikallisyksikössä on maatalouslomittajia varten Kouvolan kaupunki Vanhamaantie 17 Puhelin Y-tunnus Lomituspalvelut Elimäki etunimi.sukunimi@kouvola.fi

2 2 (6) päivystysjärjestelmä ja päivystäjälle tulee ilmoittaa, mikäli suunniteltu työaika ei riitä ja perustelu, mistä syystä työaika ylittyy. Mela kehottaa, että paikallisyksikkö käsittelee hakemukset ja antaa päätökset ilman aiheetonta viivytystä. Suosittelemme, että paikallisyksikkö postittaa asiakkaalle päätöksen 1 viikon kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta, jos päätös voidaan tehdä lopullisena tai ehdollisena ilman lisäliitteiden hankkimista. Vastuuhenkilön työtapana on ollut tarvittavan liitteen odottaminen ennen päätöksen tekemistä. Ehdollisen päätöksen mahdollistamana päätöksen tekemistä voi jouduttaa ja ilmoittaa päätöksessä, mikä liite asiakkaan tulee toimittaa. Liitteen saavuttua varsinainen päätös on tehty joko samana tai seuraavana päivänä pois lukien vastuuhenkilön loma aika. Suositukset Mela suosittelee paikallisyksikköä panostamaan esimiesvalvontaan (mm. maatalouslomittajien työllistymisen seuranta). Lomituspalveluesimiehet tekevät työtä pätkällä olevista työntekijöistä ja päivistä listauksen neliviikkojakson työvuorosuunnittelun jälkeen. Lomituspalveluesimiehistä yksi seuraa neliviikkojakson toteutumista sekä sitä, kenelle jää työtä päiviä. Vuoden 2017 alusta lukien on tehty seurantaa työntekijöiden työllistymisestä neliviikkojaksoittain ja käsitelty se lomahallinnon viikkopalaverissa. Paikallisyksikön on suositeltavaa luopua sijaisapupäivien määrää koskevasta tavoitteesta. Tavoitteena tulee olla, että kaikki ne sijaisavut, joihin maatalousyrittäjällä on oikeus, järjestetään. Paikallisyksikkö on käyttänyt talousarvion laatimisessa arviota sijaisapupäivien määrästä tulevalle taloussuunnittelukaudelle. Se ei ole ollut tavoite vaan arvio työvoiman tarpeen mitoituksen pohjaksi. Kaikki sijaisapupyynnöt on pyritty järjestämään käytettävissä olevan työvoiman turvin. 3. Palveluiden taloudellinen järjestäminen, korjattavaa Lomituspäivän hinta Kouvolan lomituspäivän keskimääräinen nettohinta (195,13 ) ilman matkakustannuksia v oli koko maan kolmanneksi korkein ja ylitti valtakunnallisen keskiarvon (166,46) noin 17,2 prosentilla. Kouvolassa on maatalouslomittajien peruspalkkataso paikallisyksiköiden korkeimmasta päästä johtuen yhdistymisistä ja palkkojen harmonisoinnista. Lomituksista valtaosa 92,7 %:a on v hoidettu kunnallisen palvelutuotannon kautta. Kouvolan paikallisyksikön työntekijöillä on pitkät palvelussuhteet, kaikki kokemuslisät sekä pitkät vuosilomat. Työntekijöiden ikääntyminen vaikuttaa poissaolojen määrään ja osalla on ollut pitkiä työkyvyttömyyspoissaoloja, joita on ratkottu työterveyshuollon kanssa. Lomituspäivän hintaan vaikuttaa myös maatalouslomittajien työllistymiseen liittyvät haasteet. Melan ottaman tilaston mukaan työvuorosuunnitelmissa työtä tunteja ilman työntekopaikkaa oli kertynyt 8251 tuntia v Työkykyasiat ovat osaltaan vaikuttaneet tähänkin, koska kevyempiä töitä ja työpaikkoja ei lomituspalveluissa ole tarjolla. Onko myös muutos valtionkorvaustilityksessä jaksotettujen palkkojen osalta vuodesta 2014 alkaen voinut vaikuttaa kustannustasoon Kouvolan paikallisyksikössä?

3 3 (6) Lomituspäivän kesto Kouvolan paikallisyksikössä vuonna 2015 keskimääräinen lomituspäivän kesto (6,8h/pv) oli koko maan keskimääräistä lomituspäivän kestoa (6,6 h/pv) pidempi. Lomittajan toteutunut keskimääräinen työaika kotieläinyksikköä (ky) kohti laskettuna oli Kouvolassa koko maan keskimääräistä arvoa pidempi. Vuonna 2015 Kouvolassa eläinten hoitoon käytetty työaika oli keskimäärin 24,6 min/ky (koko maassa 22,7 min/ky). Tilastojen mukaan paikallisyksikössä oli 149 yrittäjää v. 2015, joissa toteutunut eläintenhoitoaika ylitti 30 min/ky. Tehdyn tarkastuksen perusteella näyttäisi siltä, että paikallisyksikössä olisi edelleen tarkennettavaa lomituspäivän keston määrittämisessä lomituspalvelulain mukaisesti. Lomituspäivän kesto on laskettu TTS manager ohjelmalla niille tiloille, joille se on ollut mahdollista ko. ohjelman kautta. Tilatietoja on päivitetty vuoden 2016 vuosiloman haun ja päätösten teon yhteydessä. Lisäksi työajan laskennassa on tehty päivityksiä ns. yleisten töiden osalta, jotka eivät välttämättä ole lomittajan työtehtäviin kuuluvia. Hevostilojen lomitukset ovat olleet kaikkein haastavampia. Kotieläinyksikkömäärä on pienemmästä päästä mutta työaikaa menee suhteessa enemmän kuin vastaavalla kotieläinyksikkömäärällä muilla tuotantosuunnilla. Talleilla, joilla on hoitohevosia, hevosten hoito on tarkempaa ja yksilöllisempää kuin pelkästään omia hevosia kasvattavilla. Kotieläinyksikkömäärältään pienet käsityövaltaiset tilat ovat myös suuremman työmenekin tiloja, joissa keskimääräinen työaika ei riitä. Lisäksi työntekijäkohtaiset ominaisuudet vaikuttavat käytettyyn työaikaan päivässä. Lomittajien määrä ja työllistyminen Paikallisyksikön lomittajista (108 henkilöä) oli kokoaikaisia 26 % ja osa aikaisia 74 %. Tarkastuksessa todettiin lomittajilla Työtä merkintöjä merkittävässä määrin. Tarkastuksen perusteella näyttäisi siltä, että lomittajia ei pystytä työllistämään täyteen työaikaan. Kouvolan paikallisyksikön tulee kiinnittää huomiota lomituspalveluiden taloudelliseen järjestämiseen ja lomituspäivän hintaan vaikuttaviin seikkoihin. Tarkastuksessa esille tulleet keskeisimmät kehittämiskohteet ovat: Toimenpiteet 1. Paikallisyksikön palveluksessa olevien lomittajien työaika tulee käyttää mahdollisimman tehokkaasti ja taloudellisesti lainmukaisten lomituspalvelujen tuottamiseen. Mikäli lomittajan työllistyminen täyteen työaikaan ei ole mahdollista, paikallisyksikön on sopeuttava hänen työaikansa mahdollisimman hyvin vastaamaan palvelujen tarvetta. 2. Lomituspäivän kesto tulee määritellä LPL:n mukaisesti siten, että se vastaa lomitettavan maatalousyrittäjän tehtäväosuutta päivittäin välttämättömistä kotieläinten hoitotöistä. Lomituspalveluilla hoidetaan vuosilomalla olevan tai sijaisapua saavan yrittäjän tehtäväosuus. 3. Jos paikallisyksikkö hyväksyy vuosilomassa tai sijaisavussa yrittäjän ehdottaman henkilön lomittajaksi, tulisi samalla ottaa harkittavaksi, miten toiminnassa tulisi ottaa huomioon se, että paikallisyksikkö itse voisi järjestää lomitukset vastaisuudessa tarvitsematta turvautua yrittäjän itsensä esittämään henkilöön.

4 4 (6) 4. Tuettua/täysin maksullista lomitusta tulee järjestää tilatun mukaisesti ja maksu peritään vähintään tilatuilta tunneilta. Jos maksullista lomitusta järjestetään ennalta arvaamattomasta syystä tilattua pidempään, maksu peritään toteutuneiden tuntien mukaan. Maatalouslomittajatyövoiman määrää on seurattu karjataloustilojen vähetessä. Uusia, toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen palkattuja työntekijöitä ei ole otettu. Työntekijöiden työlomien sijaisuuksia on täytetty tarpeen mukaan. Ostopalvelulomitusta on käytetty joustavana lisänä. Tarkastuksessa tulikin esille, että 3/4 maatalouslomittajistamme on osa aikaisia. Työaikaa on sopeutettu asiakkaiden keskimääräisen työajan mukaan. Lisäksi on hyväksytty yrittäjän itsensä esittämää henkilöä lomittajaksi. Näistä työntekijöistä on mahdollista karsia työvoimaa tai opastaa maatalousyrittäjää siirtymään itse järjestetyn lomituksen käyttäjäksi. Muuten sopeuttamisen keinovalikoimaksi jää määräaikainen lomauttaminen tai irtisanominen palvelun tarpeen vähetessä. Vuoden 2016 osalta lomituspalvelujen hintojen korotukset ovat vaikuttaneet sekä sijaisavun että tuetun maksullisen lomittaja avun käyttöön. Tilinpäätös osoitti kuitenkin lomituspäivien toteutuneen lähes taloussuunnitelmassa arvioidun mukaan. Suositus Mela suosittelee, että maatalouslomittajien työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen kiinnitetään huomiota sairauspoissaolojen vähentämiseksi. Kouvolan kaupungilla on käytössä poissaolojen seurantaan tietojärjestelmä Aino, josta lähtee tieto sekä työntekijälle että esimiehelle, kun poissaolon hälytysraja ylittyy. Esimies käy työntekijän kanssa työhyvinvointikeskustelun, jossa pohditaan yhdessä työntekijän jaksamista ja työjärjestelyjä sekä työhön paluun suunnitelmaa pitkän poissaolon jälkeen. Työntekijän kanssa käydään neuvotteluja yhdessä kaupungin henkilöstöpalvelujen ja työterveyshuollon edustajan kanssa, mikäli työkyky on heikentynyt ja tarvitaan toimenpiteitä uudelleen sijoittamista tai työkokeilua varten tai kuntoutukseen ohjausta. Työfysioterapeutti on käytettävissä työergonomia asioissa. Maatalouslomittajilla on myös mahdollista hakeutua kaupungin kuntoremonttikursseille. 4. Lomituspalveluiden lainmukaisuus, huomautettavaa Sijaisavun järjestäminen ja hakeminen Toimenpiteet Paikallisyksikön tulee kiinnittää huomiota, että sijaisapua järjestetään työkyvyttömyyden perusteella lomituspalvelulain mukaisesti. 1. Sijaisapupäätökset tulee tehdä voimassaolevia sijaisapuperusteita käyttäen. 2. Kirjallisen sijaisapuhakemuksen tulee olla paikallisyksikössä vireillä ennen lomituspalveluun kuuluvien töiden aloittamista. Vuoden 2016 alussa sijaisapulomituksen syy koodeja vaihtui. Vastuuhenkilö on käyttänyt vanhoja syykoodeja vuodelta 2015 alkaneissa sijaisavuissa, jotta olisi muistanut korjata sijaisaputunnin hinnan oikein vuoden vaihtuessa.

5 5 (6) Kirjausvirheet ovat johtuneet siitä, että aina ei heti ehdi tehdä muutosta vaan kirjaus jää myöhemmäksi, jolloin siihen tulee muutoksen ajankohdaksi kyseinen päivä, vaikka sijaisapuhakemus on tehty ajallaan. Käytännössä lomituksen järjestäminen on kiireisempi asia. Vastuuhenkilö on jatkossa tarkempi päätöstä tehdessään ja tarkistaa hakemuksen päivämäärän. Vuosilomien pitäminen samanaikaisesti Toimenpide Paikallisyksikön tulee kiinnittää huomiota vuosilomien pitämiseen samanaikaisesti lomituspalvelulain edellyttämällä tavalla. Ristiriita tehtäväosuuksien työajassa on syntynyt siitä, että paikallisyksiköllä ei ole ollut osoittaa tilan maatalousyrittäjien tehtäväosuuksien tekemiseen riittävän ammattitaitoista lomittajaa, jolloin tilan yrittäjät ovat itse hankkineet koneiden käyttötaitoisen työntekijän, jotta tilan kumpikin yrittäjä on voinut olla lomalla yhtä aikaa. Itse hankitun työntekijän tekemät työtunnit eivät näy Lomitusnetissä. Tästä syystä samanaikaisesti pidetty loma on jäänyt alle yhdeksään tuntiin. Itse järjestetyn lomituksen korvaus Toimenpide Paikallisyksikkö voi maksaa korvauksen itse järjestetystä lomituksesta, kun korvaushakemuksen liitteenä oleva lasku on osoitettu lomitetulle maatalousyrittäjälle. Vastuuhenkilö on tarkastuksen jälkeen ohjeistanut lomituspalvelun tuottajia laskun kirjoittamisessa ja pyytänyt uuden laskun, mikäli se on osoitettu tilan nimellä tai toiselle yrittäjälle. Perinteisesti laskutus menee tilan isännän nimellä. Uutta kulttuuria on, että lasku kirjoitetaan osoitettuna emännälle. Sijaisavun tarve Toimenpide Paikallisyksikköä pyydetään kiinnittämään huomiota lomituspalvelulaissa olevaan sijaisavun tarveharkintaan. Olemme noudattaneet tarveharkinnassa ja maatalousyrittäjän kanssa sukulaisuussuhteessa oleviin Melalta aiemmin saamaamme ohjetta: jos henkilö ei ole tilalla Myel vakuutettuna, hänen ei katsota olevan tilan työvoimaa ja siten hyväksyttävissä äkillisessä tilanteessa sijaisapulomittajaksi. Lomituspalveluiden järjestämisessä ei tarkastuksessa ollut huomautettavaa. Tarkastuksen kohteena oli vuosilomien ja sijaisapujen toteutuminen sekä tuetun maksullisen lomittaja avun käyttö. Kouvolan paikallisyksikössä vuoden 2015 vuosilomia siirtyi pidettäväksi seuraavana vuonna 3,51 % (koko maa 5,94 %). Opastus ja perehdytys on järjestetty Melan ohjeistuksen mukaisesti. Valvontakäyntejä ja varallaoloa on järjestetty vain robottitiloille. Hyvistä lomituspalvelukäytännöistä ei ollut huomautettavaa. Asiakastyytyväisyydessä oli koettu heikennystä, mikä johtui lomituspalvelulain muutoksesta ja sen tuomista heikennyksistä ja tiedon välittymisen puutteista.

6 6 (6) Yhteistoimintaryhmän toiminta oli toinen hyvien lomituspalvelukäytäntöjen tarkastuskohde. Mela suositti paikallisyksikköä miettimään edelleen keinoja asiakastyytyväisyyden parantamiseksi ja yhteistoimintaryhmän toiminnan kehittämiseksi sellaiseksi, että sen jäsenet sitoutuvat sen toimintaan. Paikallisyksikön loppuyhteenveto Kaiken kaikkiaan vuosi 2016 on ollut hyvä tarkastuskohde, koska lomituspalvelulaki muuttui Lainmuutoksen myötä tuli paljon uutta paikallisyksikön toiminnan toimeenpanoon. Lomitusnetti ei ole vielä uuden lainsäädännön tasalla, siksi oli hyvä käydä läpi muuttuneita lainkohtia ja niiden soveltamista. Uuden omaksumista on edelleen niin hallinnon työntekijöillä kuin maatalouslomittajilla ja asiakkaillamme. Liian usein kuulee, ettei ennen ole tehty näin. Tiedottamista ja opastamista tulee jatkaa ja siinä työkenttää riittää. Kiitos Melan tekemille hyville esitteille ja tiedotteille, joita on ilmestynyt viime ja tämän vuoden aikana. Niistä on ollut paljon apua uusien, muuttuneiden toimintaohjeiden ja tapojen viestittämiseksi edelleen. Kouvola Tarja Vuorentausta Helin lomituspalvelujohtaja Kouvolan paikallisyksikön vastuuhenkilö