MÄÄRÄYS SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN RISKIENHALLINNASTA JA MUUSTA SISÄISESTÄ VALVONNASTA

Transkriptio

1 lukien toistaiseksi 1 (5) Sijoituspalveluyrityksille MÄÄRÄYS SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN RISKIENHALLINNASTA JA MUUSTA SISÄISESTÄ VALVONNASTA Rahoitustarkastus antaa sijoituspalveluyrityksistä annetun lain (579/1996) 29 :n 2 momentin nojalla seuraavan määräyksen sijoituspalveluyrityksen ja sen konsolidointiryhmään kuuluvien yritysten riskienhallinnasta ja muusta sisäisestä valvonnasta. Määräystä laadittaessa on otettu huomioon 10. päivänä toukokuuta 1993 annettu neuvoston direktiivi sijoituspalveluista arvopaperimarkkinoilla 93/22/ETY (EYVL N:o 141, , s. 27). Määräyksen tarkoitus ja soveltamisala Tässä määräyksessä Rahoitustarkastus määrittelee riittävälle riskienhallinnalle ja muulle sisäiselle valvonnalle asetetut vähimmäisvaatimukset. Määräyksen lähtökohtana on, että sijoituspalveluyrityksen ja sen konsolidointiryhmään kuuluvan yrityksen riskienhallinta ja muu sisäinen valvonta on riittävän korkeatasoista toiminnan luonne ja laajuus huomioon ottaen ja ettei sijoituspalveluyritys tai sen konsolidointiryhmään kuuluva yritys toiminnassaan ota liian suurta riskiä ja että sen valvontamenetelmät ovat sellaisia, jotka mahdollistavat tällaisten liiketoimintaan liittyvien riskien havaitsemisen, arvioimisen ja rajoittamisen. Riskienhallinnan ja muun sisäisen valvonnan toteuttamista varten Rahoitustarkastus antaa ohjeen nro Ohjeessa Rahoitustarkastus antaa suosituksia tässä määräyksessä edellytetyn riskienhallinnan ja muun sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Kaikki mitä tässä määräyksessä on sanottu sijoituspalveluyrityksestä, koskee soveltuvin osin myös sijoituspalveluyrityksen konsolidointiryhmää. Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäinen valvonta on prosessi, jonka avulla pyritään varmistamaan a) asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen b) voimavarojen taloudellinen ja tehokas käyttö

2 lukien toistaiseksi 2 (5) c) toimintaan liittyvien riskien riittävä hallinta d) taloudellisen ja muun johtamisinformaation luotettavuus ja oikeellisuus e) lakien ja määräysten sekä strategioiden, suunnitelmien, sisäisten sääntöjen ja menettelytapojen noudattaminen. Määritelmän mukaisesti sisäiseen valvontaan kuuluu kaikki hallituksen, toimivan johdon ja muun henkilökunnan toimeenpanema taloudellinen ja muu valvonta. Riskienhallinta osana sisäistä valvontaa Riskienhallinnalla tarkoitetaan liiketoiminnasta aiheutuvien ja siihen olennaisesti liittyvien riskien tunnistamista, arviointia, rajoittamista ja valvontaa 1. Sijoituspalveluyrityksen riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Oleellista on yrityksen eri toimintojen sisältämien riskien tunnistaminen ja toimintaperiaatteiden määrittäminen riskien rajoittamiseksi. Riskienhallinnassa käytetyt menettelytavat voivat poiketa instituutioittain riippuen niiden liiketoiminnan laajuudesta ja luonteesta. Sisäisen valvonnan merkittävimmät osatekijät ovat a) johtamistapa ja valvontakulttuuri b) riskien tunnistaminen, arviointi, rajoittaminen ja valvonta c) valvontatoimenpiteet ja tehtävien eriyttäminen d) raportointi ja tiedonvälitys e) toimintojen tarkkailu ja puutteiden korjaaminen. Vastuu riskienhallinnasta ja muusta sisäisestä valvonnasta Sijoituspalveluyrityksen hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat, että sisäinen valvonta sisältyy olennaisena osana kaikkiin toimintoihin. 1 Riskien mittaaminen ja rajoittaminen limiitien avulla koskee ainoastaan etukäteen mitattavissa olevia riskejä.

3 lukien toistaiseksi 3 (5) Vastuu johtamisen eri osa-alueista määräytyy lainsäädännön, sisäisten määräysten ja ohjeiden sekä sijoituspalveluyrityksen koon perusteella. Rahoitustarkastuksen näkemyksen mukaan sijoituspalveluyrityksen hallituksen rooli sisäisen valvonnan periaatteiden ja menetelmien määrittelyssä ja valvonnan toimeenpanossa on keskeinen. Konsolidointiryhmän riskienhallinnan ja muun sisäisen valvonnan strategioiden ja toimintaperiaatteiden määrittelemisestä vastaa konsolidointiryhmän emoyrityksenä toimiva sijoituspalveluyritys. Konsolidointiryhmän emoyrityksessä ylintä määräysvaltaa käyttävän hallintoelimen tulee valvoa sisäisen valvonnan periaatteiden noudattamista määräysvallassaan olevissa organisaatioissa kattavasti. Tämä ylimmän hallintoelimen vastuu ei kuitenkaan poista esimerkiksi konsernin tytäryrityksen hallituksen vastuuta sisäisen valvonnan järjestämisestä omassa organisaatiossaan. Sisäisen valvonnan yleisperiaatteet Seuraavat periaatteet ovat yhteisiä kaikille sisäisen valvonnan osa-alueille: a) Sisäisen valvonnan tulee edistää sellaisen yrityskulttuurin muodostumista, joka hyväksyy sisäisen valvonnan normaalina ja tarpeellisena osana yritystoimintaa. b) Sisäisen valvonnan tulee kattaa kaikki sijoituspalveluyrityksen toiminnot. Valvonnan tulee olla oikeassa suhteessa eri toimintojen sisältämiin riskeihin. Erityistä huomiota tulee kiinnittää uusiin tuotteisiin ja liiketoimintaan sekä kansainväliseen toimintaan. c) Sijoituspalveluyrityksen konsolidointiryhmän emoyrityksen tulee huolehtia, että sen konsolidointiryhmään kuuluvilla yhtiöillä on riittävä sisäinen valvonta. d) Sisäinen valvonta ei saa heikentyä, vaikka sijoituspalveluyritys hankkisi palveluita muilta yrityksiltä. e) Sisäisen valvonnan tulee sisältää sellaiset riskienhallintajärjestelmät, että kaikki merkittävät sijoituspalveluyrityksen toimintaan liittyvät riskit kyetään tunnistamaan, analysoimaan ja valvomaan. f) Sisäisen valvonnan tulee ehkäistä petoksia, kavalluksia ja muita väärinkäytöksiä. g) Sijoituspalveluyrityksen tulee huolehtia siitä, että sillä on keskeisiä toimintojaan koskevat ajan tasalla olevat ohjeet, jotka kattavat myös toiminnan sisäisen valvonnan.

4 lukien toistaiseksi 4 (5) h) Sisäiseen valvontaan kuuluu myös varautuminen häiriötilanteisiin. Sijoituspalveluyrityksellä tulee olla suunnitelmat liiketoiminnan jatkamisesta erilaisissa häiriötilanteissa ja suunnitelmien toimivuus tulee varmistaa testaamalla. i) Sijoituspalveluyrityksen hallituksen rooli riskienhallinnan periaatteiden ja menettelytapojen määrittelyssä ja valvonnan toimeenpanossa on keskeinen riippumatta siitä, millaisia vastuita eri hallintoelimillä on lainsäädännön tai sisäisten määräysten ja ohjeiden perusteella. Sijoituspalveluyrityksen tulee erityisesti ottaa huomioon seuraavat seikat kustakin sisäisen valvonnan osatekijästä: Johtamistapa ja valvontakulttuuri 1) päätettävä sijoituspalveluyrityksen liiketoimintastrategioista, toimintaperiaatteista ja organisaatiorakenteesta sekä huolehdittava asianmukaisesta vastuun, raportointisuhteiden ja päätösvaltuuksien jaosta sekä siitä, että riskienhallinta ja muu sisäinen valvonta kattaa kaikki sijoituspalveluyrityksen toiminnot ja on oikeassa suhteessa eri toimintojen sisältämiin riskeihin 2) asetettava määrälliset ja laadulliset tavoitteet jokaista sijoituspalveluyrityksen toiminnan osa-aluetta varten sekä valvottava niiden toteutumista 3) varmistettava, että sijoituspalveluyrityksen henkilökunta on ammattitaitoista ja tehtäviinsä sopivaa ja että sillä on tehtäviensä suorittamisen kannalta tarvittavat tiedot. Riskien tunnistaminen, arviointi, rajoittaminen ja valvonta 4) varmistuttava siitä, että sijoituspalveluyrityksen liiketoimintaan sisältyvät riskit tunnistetaan ja arvioidaan 5) hyväksyttävä sijoituspalveluyrityksen riskinottoperiaatteet, määriteltävä ne toimintatavat, joilla riskejä rajoitetaan, sekä valvottava niiden noudattamista 6) varmistuttava siitä, että sijoituspalveluyrityksellä on riskienvalvontatoiminto, joka on riippumaton riskiä ottavasta toiminnosta.

5 lukien toistaiseksi 5 (5) Valvontatoimenpiteet ja tehtävien eriyttäminen 7) varmistettava, että sisäisen valvonnan toimenpiteet ovat osa sijoituspalveluyrityksen päivittäisiä toimintoja ja että vaaralliset työyhdistelmät on eriytetty sekä keskeisiä toimintoja koskevat menettelytavat on dokumentoitu kirjallisesti 8) varmistettava, ettei sijoituspalveluyrityksen henkilökunta käsittele sijoituspalveluyrityksen edustajana omaa tai lähipiiriään koskevaa liiketointa tai vaikuta muutoinkaan tällaista liiketointa koskevaan päätöksentekoon. Raportointi ja tiedonvälitys 9) varmistettava, että sijoituspalveluyrityksellä on päätöksentekoon ja toiminnan arviointiin riittävät raportointi- ja tiedonvälitysmenetelmät 10) varmistettava, että sijoituspalveluyrityksellä on toiminnan laajuuteen nähden riittävät ja asianmukaisesti järjestetyt tietotekniset järjestelmät. Toimintojen tarkkailu ja puutteiden korjaaminen 11) varmistettava, että sisäinen tarkastus on asianmukaisesti järjestetty ja että se toimii hyvän sisäisen tarkastustavan mukaisesti 12) varmistettava, että hallitus saa tiedon olennaisista sisäisen tarkastuksen, tilintarkastajien ja viranomaisten havainnoista 13) arvioitava sisäinen valvonta sekä riskienhallinnan riittävyys säännöllisesti ja aina, kun - sijoituspalveluyritys alkaa toimia uusilla markkinoilla - sijoituspalveluyritys ottaa käyttöönsä uuden tuotteen - toimintaympäristö on oleellisesti muuttunut tai muuttumassa tai - ryhdytään liiketoiminnan uudelleen järjestelyihin 14) luotava menettelytavat, joilla varmistetaan valvonnan korjaaminen, kun siinä havaitaan puutteita. Lisätietoja antaa: Pääomamarkkinaosasto