LIITE: SELONTEKO SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTÄMISESTÄ

Transkriptio

1 LIITE: SELONTEKO SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTÄMISESTÄ Palautus: Saija Männistölle mennessä 1. Miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on järjestetty ja onko kuluneella tilikaudella havaittu puutteita tai virheitä sisäisessä valvonnassa? 1.1. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Sosiaali- ja perhepalvelut seuraa ja tarkastaa asiakaspalautteet huomioon ottaen tehtäväalueen lakien, säännösten, määräysten ja päätösten noudattamisen. Sisäisiä toimintaohjeita on useaan palveluun mm. toimeentulotuen sisäiset ohjeet. Esimiehet tarkastavat pistokokein toimeentulotuen ja lastensuojelun päätöksiä kuukausittain. Tilintarkastus tehtiin toimeentulotuen palvelukokonaisuuteen syksyllä. Puutteita ei havaittu. Toimeentulotuen sekä lastensuojelun lakisääteisiä käsittelyaikoja seurataan omasta, aluehallintoviraston sekä THL:n toimesta. Lastensuojelun määräajat ovat toteutuneet koko vuoden. Toimeentulotuen keskimääräinen käsittelyaika koko vuoden aikana oli 5,3 arkipäivää. Huhtikuussa käsittelyaika oli selvityksen mukaan ylittynyt vajaassa 10 % hakemuksista ja AVI kiinnitti huomiota tähän. Tarvittaviin toimenpiteisiin ryhdyttiin. Vanhus- ja vammaispalvelut tarkastaa tehtäväalueen määräysten ja päätösten noudattamista säännöllisesti: samaa työtä tekevät viranhaltijat tarkastavat toistensa maksupäätöksiä. Puutteita ei ole havaittu. Selvityksessä ovat kaksi potilastietojen katselutapausta sekä yksi mahdollinen potilasvahinko. Yhteistyössä poliisin kanssa selvitetään edelleen Näsin erään osaston jatkuneita varkaustapauksia. Säännösten määräysten ja päätösten sekä hyvän hallintotavan noudattaminen ja havaitut puutteet. Toimielimen tai viranhaltijan toimintaan tilikauden aikana kohdistunut kunnallisvalitus, korvausvaatimus, syytteeseen asettaminen tai muu oikeusseuraamus? 1.2. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Sitovat tavoitteet toteutuivat. Talous ylittyi johtuen pääasiallisesti toimeentulotuen sekä työmarkkinatuen kuntaosuuden tarpeen kasvusta. Asiakasmäärät olivat kasvaneet odotettua enemmän. Terveyspalveluiden talousarviossa olleet paineet terveysasemien henkilöstömenoissa toteutuivat. Tavoitteen asettamisessa tai määrärahan budjetoinnissa tapahtunut olennainen virhe, tulosvastuun noudattamatta jättäminen, toimivallan ylitys varojen käytössä. Miten asia voidaan korjata? 1.3. Riskienhallinnan järjestäminen Sosiaali- ja perhepalveluiden sisäisen valvonnan ohjeistusta eri palvelukokonaisuusprosesseihin valmisteltiin mm. koskien toimeentulotukea, asumispalvelua, lastensuojelua ja kuntouttavan työtoiminnan ostopalveluita. Lokitietoja tarkastetaan valvontasuunnitelman sekä asiakkaiden pyyntöjen mukaisesti.

2 Työsuojelullisten riskien hallinta ja seuranta työpaikalla eli läheltä piti -tilanteiden ZEFjärjestelmää käytetään systemaattisesti. Tarvittaviin toimenpiteisiin on ryhdytty yksiköissä riskien poistamiseksi. Riskienkartoituksen ajantasaisuus ja kattavuus. Riskienhallinnan seurannan vastuuttaminen ja asiantuntemus? Miten toteutuneiden riskien ajallinen ja rahamääräinen ennakointi on toteutunut? 1.4. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta Sosiaali- ja perhepalveluiden omistuksessa ollut pieni yksiö Edefeltinbulevardilla myytiin. Menettelyssä ei ollut ongelmia. Omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa tai käyttöarvossa on toteutuneet menetykset, arvonalennukset tai korvaus- tai muut oikeudelliset vastuut? Virheellinen menettely hankinnan kilpailuttamisessa tai omaisuuden luovutukseen liittyvässä arvonlisäveron palautuksessa tai valtionosuuden takaisinperinnässä Sopimustoiminta Sopimusten valvonta on ollut järjestelmällistä: Sosiaali- ja perhepalvelut on tehnyt vähintään yhden käynnin v kaikkiin sijaishuollon paikkoihin, joissa Porvoolla on sijoitettuja lapsia. Valvontakäyntejä tehtiin myös asumispalvelua tuottaviin yksiköihin, kuten Mäntylä-kotiin, Korsmalmin hoitokotiin, Villa Landeen, Samariakotiin, Betlehemiin, Taipaletaloon, MainioVireen ja Mehiläiseen. Yhden lastensuojelun avopalvelun tuottajan kohdalla huomattiin epäselvyyksiä laskutuksen suhteen, jonka johdosta ryhdyttiin heti tarvittaviin selvityspyyntöihin ja jatkotoimenpiteisiin. Vanhuspalvelut teki valvontakäynnit Hongaksen palvelutalossa ja Esperin uudessa palvelutalossa Vuokossa. Avi on tehnyt selvityspyynnön Epoon vanhainkodin henkilöstötilanteesta sekä Hongaksen palvelutalon henkilökuntatilanteesta ja toiminnasta. Aluehallintovirasto ei havainnut korjaustoimenpiteitä vaativia puutteita. Vammaispalvelut teki kaksi valvontakäyntiä asumispalveluja tuottavien palveluntuottajien yksiköihin. Yksi niistä kohdentui kuntayhtymän ylläpitämään asumisyksikköön, jossa ei havaittu puutteita, ja toinen tehtiin yksityisen palveluntuottajaan asumisyksikköön, jossa todettiin, että korjaustoimenpiteisiin on ryhdytty siltä osin kuin aluehallintovirastosta on edellisvuonna vaadittu. Sopimusten negatiiviset seuraamukset, joita ei sopimusta tehdessä ole ennakoitu? Sopimusehtojen noudattaminen ja vanhentumisaikojen seurannan ajantasaisuus ja vastuuttaminen? 1.6. Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä Kaupungin controller-toiminto vastaa sisäisen tarkastuksen järjestämisestä.

3 2. Miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää taloussuunnittelukaudella? Sosiaali- ja perhepalveluiden sisäisen valvonnan ohjeistus otetaan käytäntöön ja laajennetaan tarvittaessa. Lokitietojen seurantaa laajennetaan laaditun valvontaohjelman mukaisesti. Palveluprosessien kuvauksen kautta tavoitellaan yhteisiä toimintatapoja, virtaavia ja läpinäkyviä palveluprosesseja. Kaupungin riskienhallinnan periaatteet jalkautetaan, kun ne on hyväksytty. Päiväys Toimialan johtajan allekirjoitus Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto: Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta 3.3 Selonteko kunnan sisäisen valvonnan järjestämisestä Kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan. Sisäisen valvonnan tulisi toteutua kunnan johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kunnan varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Selonteon valmistelu on perusteltua vastuuttaa eri tehtäväalueille siten, että lauta- ja johtokunnat ja niiden alainen toimialajohto valmistelevat kunnanhallitukselle osaltaan selonteossa esitettävät tiedot sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestämisestä. Tilintarkastajan on tarkastuskertomuksessa annettava lausunto siitä, onko sisäinen valvonta kunnassa asianmukaisesti järjestetty. Selonteossa käydään läpi sisäisen valvonnan eri kohdealueet. Jos kunnan sisäisessä valvonnassa on havaittu puutteita ja virheitä, on niistä tehtävä selkoa ja esitys niiden korjaamisesta. Seuraavassa on esitetty

4 sisäisen valvonnan kohdealueita ja esimerkinomaisesti tuotu esiin seikkoja, joihin selonteossa on aiheellista ottaa kantaa. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Selonteossa tulee ottaa kantaa sisäisen valvonnan toimivuuteen lakien ja päätösten sekä hyvän hallintotavan noudattamisessa erityisesti lakisääteisissä tehtävissä ja erityisesti silloin, kun niiden noudattamisessa on havaittu puutteita. Selonteossa saattaa olla aiheellista arvioida sisäisen valvonnan toimivuutta tilanteessa, jossa toimielimen tai viranhaltijan toimintaan on tilikauden aikana kohdistunut kunnallisvalitus, korvausvaatimus, syytteeseen asettaminen tai muu oikeusseuraamus. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Tavoitteiden, varojen käytön ja toiminnan tuloksellisuuden toteutumisen seuranta esitetään pääsääntöisesti toimintakertomuksessa ja talousarvion toteutumisvertailussa. Silloin kun tavoitteen asettamisessa tai määrärahan budjetoinnissa on tapahtunut olennainen virhe tai tulosvastuuta ei ole noudatettu tai toimivalta varojen käytössä on toistuvasti ylitetty, saattaa asia kuitenkin olla syytä tuoda esiin selonteossa korjausehdotuksineen. Riskienhallinnan järjestäminen Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelyjä, joiden avulla tunnistetaan ja arvioidaan kunnan toimintaan liittyviä riskejä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja säännönmukaiseksi raportoimiseksi. Kunnan riskienhallinnan tasoa ja riittävyyttä arvioidaan sekä varsinaiseen toimintaan, investointeihin, rahoitukseen että vahinkoihin liittyvissä riskeissä. Riskit vaikuttavat toteutuessaan kunnan asemaan, talouteen, palvelukykyyn, työvoiman saatavuuteen ja yleiseen kilpailukykyyn asukkaista ja yrityksistä. Toimintaan, investointeihin ja rahoitukseen liittyvät riskit jäävät pääsääntöisesti kunnan kannettavaksi. Vahinkoriskin toteutumisesta seuraavaa menoa tai menetystä voidaan rajata vakuuttamalla. Riskienhallinnan järjestämistä arvioidaan selonteossa esimerkiksi seuraavin perustein: Onko riskienkartoitus kunnassa ajan tasalla ja onko se tehty riittävän kattavasti? Onko riskienhallinta ja seuranta vastuutettu selkeästi ja onko siihen riittävä asiantuntemus? Onko onnistuttu toteutuneiden riskien ajallisessa ja rahamääräisessä ennakoinnissa? Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta Selonteossa arvioidaan sisäisen valvonnan toimivuutta erityisesti silloin, kun omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa tai käyttöarvossa on toteutunut menetyksiä, arvon alennuksia tai jouduttu korvaus- tai muuhun oikeudelliseen vastuuseen. Menetys tai korvaus voi olla seuraus esimerkiksi virheellisestä menettelystä hankinnan kilpailuttamisessa tai omaisuuden luovutukseen liittyvässä arvonlisäveron palautuksessa tai valtionosuuden takaisinperinnässä. Sopimustoiminta Sopimuksiin liittyvää sisäistä valvontaa on selonteossa aiheellista arvioida erityisesti silloin, kun sopimuksella on ollut sellaisia negatiivia seuraamuksia, joita ei sopimusta tehdessä ole ennakoitu. Selonteossa on myös syytä arvioida onko sopimusehtojen noudattaminen ja vanhentumisaikojen seuranta kunnassa ajantasaista ja kattavasti vastuutettu. Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä Suurissa kunnissa ja kuntayhtymissä sisäinen tarkastus on tavallisesti järjestetty omaksi tehtäväksi kunnanhallituksen ja ylimmän johdon alaisuuteen. Sisäisen tarkastuksen palveluja ostetaan myös tilintarkastus- ja

5 muilta tarkastusyhteisöiltä. Sisäinen tarkastus avustaa kunnan johtoa heidän valvontavelvollisuuden täyttämisessä. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida systemaattisilla menetelmillä sisäisen valvonnan toimivuutta ja tehokkuutta sekä tukea kunnan johtavia viranhaltijoita ja toimielimiä riskienhallinnan toteuttamisessa. Selonteosta tulee käydä ilmi, miten sisäinen tarkastus on kunnassa järjestetty, tarkastustoiminnon laajuus, kohdentuminen ja keskeiset tulokset päättyneellä tilikaudella ja johtopäätökset.