Lisää tehokkuutta matkalaskujen käsittelyyn ja Travel & Expense Management ohjelmiston käyttöön

Transkriptio

1 A Basware Presentation Lisää tehokkuutta matkalaskujen käsittelyyn ja Travel & Expense Management ohjelmiston käyttöön Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

2 Lisää tehokkuutta matkalaskujen käsittelyyn ja TEM:n käyttöön Automaattinen tarkastus ja hyväksyntä Älyskannaus Raportointi Tulostus Tietoiskun vetäjä: Jyrki Lönnblad, Senior Solution Consultant, Basware

3 Automaattinen tarkastus ja hyväksyntä Tarkastus Kaikille tositetyypeille voidaan asettaa euroraja jonka alittavat tositteet menevät suoraan hyväksyjälle. Rajan ylittävät tositteet menevät tarkastajalle automaattisesti. Hyväksyntä Automaattinen hyväksyntä toimii samoin. Matkalaskulle voidaan lisäksi asettaa raja joka seuraa hyväksytyn matkasuunnitelman eroa matkalaskuun ja jos se jää alle ei laskua tarvitse erikseen hyväksyä. Edut Vähentää matkatositteiden hallinnointiin kuluvaa osin kaksinkertaista työtä

4 Älyskannaus Yksinkertainen prosessi käyttäjille Älyskannausratkaisussa käyttäjä skannaa kuitit skannerilla suoraan matkahallintajärjestelmään, jossa ne ovat heti poimittavissa matka- tai kululaskulle. Miten älyskannaus toimii teknisesti? Käyttäjän ei tarvitse kuin nimetä liitteet skannauksen yhteydessä. Älyskannaus ohjaa skannattavat kuitit automaattisesti käyttäjän kotikansioon tai muuhun henkilökohtaiseen Kansioon yrityksen verkossa. Edut Ratkaisu poistaa ylimääräisiä työvaiheita, kuittien liikuttelua paperimuodossa ja tositteiden turhaa tulostamista kuittien tarjottimeksi

5 Raportointi Graafiset raportit TEM:ssä on graafisia raportteja joita voi kopioida ja liittää esityksiin. Itse tehdyt raportit TEM:n työkaluilla on mahdollista tehdä itse tarvittavia raportteja. SQL raportit TEM:n työkaluihin kuuluvalla Dbmanagerilla on helppo tehdä sql-kyselyjä, joiden tuloksen voi kopioida esim. Exceliin

6 Tulostaminen WebClient Matkalaskun tulostamisen pitäisi olla erittäin poikkeuksellista. Tulostuksen ulkoasua voidaan muuttaa asiakkaan tarpeen mukaisesti. WinClient Tulostettaessa voi valita kuinka monta sivua tulostetaan. Voidaan tulostaa Pdf-tiedostoiksi

7 Kiitos! Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

8 Basware TEM : Uudet ominaisuudet ja parannukset Author: Seija Cameron

9 Kaikki käyttäjät Author: Seija Cameron

10 Kaikki käyttäjät Vain käytössä olevat laskentakohderyhmät (item group) (dimensiot) näkyvät ruudulla - Jos käytössä on useita ryhmiä (kustannuspaikka, projekti, jne) ruudun leveys ei välttämättä riitä näyttämään kaikkia ryhmiä. Tällöin näkymä venyy ja jotta käyttäjä näkisi kaikki tarvittavat ryhmät, hänen pitäisi käyttää vierityspalkkia, jolloin sovelluksen käytettävyys kärsii. Sovellusta parannettiin siten, että valinnaisesti vain aktiiviset ryhmät voi määritellä näkymään, toisin sanoen vain sellaiset kentät näkyvät, joissa on arvo. - Tätä toiminnallisuutta kontrolloidaan käyttäjäasetuksien kautta Oletusominaisuus on, että vain arvoja sisältävät ryhmät näytetään, mutta käyttäjä voi muuttaa tätä henkilökohtaisten asetustensa kautta - Määritys: Aktiivinen ryhmä on joko pakollinen ryhmä tai ryhmä, joka sisältää arvon, joka ei ole tyhjä - HUOM: Tämä määritys ei vaikuta syöttökenttiin syöttökenttänäytöllä eikä tämä määritys vaikuta ryhmiin, jotka näkyvät valintalistoilla 10

11 Kaikki käyttäjät Useiden sijaisten määritys - Yhdelle henkilölle on usein tarve saada määritettyä useampi sijainen Esimerkiksi, jos käyttäjä on lomalla neljä viikkoa. Loman aikana hänellä voi olla useita sijaisia: herra A ensimmäisellä viikolla, toisella ja kolmannella viikolla rouva B ja neljännellä viikolla herra C. - Sijaisuustoiminnallisuutta on parannettu siten, että yhdellä henkilöllä voi olla useita peräkkäisiä sijaisia. 11

12 Kaikki käyttäjät Matkasuunnitelmaan on lisätty uusia valintakenttiä - Matkatoimistot tarvitsevat lisätietoja matkajärjestelyjä varten. Tästä syystä matkustustapa ja aikatyyppi on lisätty matkasuunnitelmaan. Molemmat kentät sisältävät valintalistat. Matkustustapa kertoo, millä välineellä matka halutaan tehdä: auto, juna, lentokone tms. Aikatyyppi selittää, mitä tapahtuu kyseisenä alku- tai päättymisajankohtana. (esim. lennon lähtöaika, lennon paluuaika, kotoa lähtöaika, kotiin paluuaika, palaverin alkuaika, palaveri päätösaika jne.). Näin matkustaja voi välittää matkatoimistolle tiedon esim. milloin hänen pitää olla määränpäässä alkavassa palaverissa tai mihin aikaan hän haluaa olla takaisin kotona ja tämä voidaan ottaa matkajärjestelyissä huomioon. Uudet sarakkeet on lisätty tietokantaan LASKU-taulukkoon (AIKATYYPPI_ID : Time type, MATKUSTUSTAPA_ID: Travel method) - Asiakaskohtaiset valintalistat lisätään näihin kenttiin tietokannassa 12

13 Tarkastajat ja hyväksyjät Author: Seija Cameron

14 Tarkastajat ja hyväksyjät Ensimmäinen matkapäivä tarvitaan hyväksyntäruudulle WinClient sovelluksessa - Ensimmäinen matkapäivä tarvitaan WinClient sovelluksen hyväksyntäruudun dokumenttilistaan Aloituspäivämäärä sarake on lisätty dokumenttilistaan Päivämäärä (=dokumentin luontipäivä) sarakkeen jälkeen Jos dokumentilla ei ole aloituspäivämäärää (esim. kululasku), dokumentin luontipäivä näytetään aloituspäivämääränä. 14

15 Tarkastajat ja hyväksyjät Käyttäjän osoitetieto - Useat asiakkaat ovat toivoneet, että matkustajan kotiosoite olisi näkyvissä ruudulla tarkastus- ja hyväksyntävaiheessa Matkustajan kotiosoite näkyy nyt WebClient sovelluksessa tarkastus ja hyväksyntä - toimenpiteissä käyttövinkkinä (tooltip), kun hiiren vie Nimi -kentän päälle Käyttövinkki (tooltip) on näkyvissä dokumentilla kaikkien vaiheiden ja statuksien aikana 15

16 Tarkastajat ja hyväksyjät Kuvauskenttä lisätty tarkastus/hyväksyntä näkymässä - Uusi kuvauskentän kolumni tarvittiin WinClient sovelluksen tarkastus /hyväksyntä ruudulle dokumenttilistaan WinClient sovelluksessa lisättiin Selite kolumni jo olemassa olevien kolumnien perään tarkastus ja hyväksyntä toiminnoille. 16

17 Admin -käyttäjät Author: Seija Cameron

18 Admin -käyttäjät Raportti dokumenteista, jotka odottavat kierrossa - Dokumenttien seuranta, jotka on lähetetty toiselle hyväksyjälle hyväksyntäkiertoon, ei ollut aikaisemmin mahdollista. Pääkäyttäjällä ei ollut helposti mahdollisuutta löytää tai tunnistaa dokumentteja, jotka olivat jumissa kierrossa. Uusi raportti KASITTELYA_ODOTTAVAT_DOKUMENTIT.RAP on luotu, joka listaa kierrossa olevat dokumentit sekä ne henkilöt, joiden toimenpiteitä dokumentit odottavat. 18

19 Admin -käyttäjät Päivitetty Eurocard tapahtumien tiedostoformaatti - Tiettyjä uusia tapahtumatyyppejä pitää käsitellä negatiivisina tapahtumina Näiden tapahtumayyppien käsittely on muutettu - Nyt seuraavat tapahtumatyypit käsitellään negatiivisina: 06,25,27,29,47,50. 19

20 Admin -käyttäjät Dokumenttinumero silloin kun on käytetty matkaennakkoa - Matkaennakkoilla ei näkynyt dokumenttinumeroa käytä / palauta listalla Matkaennakon käytä / palauta listaa on parannettu lisäämällä sinne dokumenttinumero. Ennakkoon liittyvä dokumentti avautuu klikkaamalla listan riviä. 20

21 Admin käyttäjät Kirjaustietojen käyttö kommenttien sijaan - Historiallisista syistä johtuen monet toimenpiteet kirjattiin aikaisemmin kommentteina, vaikka ne olisivatkin olleet luonteeltaan lokitietoihin (audit trail) liittyviä asioita. Kaikki järjestelmän omat kommentit käsitellään lokitietoina. Tämä tarkoittaa, että jatkossa sovelluksen lähettämät viestit kirjataan dokumentin historialokiin. Käyttäjien kommentit kirjataan Kommentit osioon. Eli kaikki käyttäjien kirjoittamat kommentit löytyvät nyt Kommentit osiosta. 21

22 Admin -käyttäjät Itse luotujen dokumenttien tarkastus ja hyväksyntä - Jos käyttäjällä on sekä sihteeri-, tarkastus- ja/tai hyväksyntäoikeudet, aikaisemmin oli mahdollista luoda dokumentti sihteeritunnuksilla toiselle matkustajalle ja sitten hyväksyä sama dokumentti hyväksyntäoikeuksilla. Käyttäjän ei pitäisi olla mahdollista tarkastaa / hyväksyä luomaansa dokumenttia, vaikka se olisi luotu toisen puolesta. Dokumentin tarkastus ja hyväksyminen toisen puolesta vaatii nyt erilliset oikeudet tarkastaa ja hyväksyä itse luomiaan dokumentteja (oikeus.tarkastusoma/oikeus.hyvaksyminenoma). Tämä tarkoittaa, että jatkossa dokumentin luoja ei voi tarkastaa tai hyväksyä dokumenttia, ellei hänelle ole annettu siihen erityisiä oikeuksia. 22

23 Admin -käyttäjät Automaattinen nimen alkukirjaimen muuttaminen isoksi ei ole enää käytössä - Sovellus muutti ennen nimien ensimmäiset kirjaimet isoiksi kirjaimiksi. Tämän toiminnallisuuden tarkoitus oli yhdenmukaistaa nimien kirjoitusmuotoa. Joissain tapauksissa tämä aiheutti ei-toivotun tuloksen. Nyt nimien ensimmäisiä kirjaimia ei automaattisesti muuteta isoiksi kirjaimiksi, koska lopputulos saattaa aiheuttaa nimen kirjoittamisen väärin (esimerkiksi O Hara). 23

24 Admin -käyttäjät Desimaalit mukaan kilometrilaskentaan matkalaskulla - Joillain asiakkailla oli tarve pystyä laskemaan kilometrit kilometrikorvauksissa desimaalin tarkkuudella Kilometrimäärät on nyt mahdollista kirjata desimaalien tarkkuudella Koska useimmat asiakkaat eivät halua käyttää kilometrimäärissä desimaaleja, on lisätty uusi parametri, joka aktivoi /deaktivoi kyseisen ominaisuuden - Uusi parametri OHJAUS.AJO_DESIMAALIT = laske mukaan desimaalit kilometrimäärissä Jos arvo > 0, on mahdollista kirjata desimaaleja kilometriarvoihin Kaikki kentät, joihin on mahdollista syöttää kilometrimäärä on muutettu hyväksymään myös desimaalit sekä WebClient- että WinClient sovelluksissa. Myös kilometrikorvausten laskenta on mahdollista tehdä desimaaleja sisältävien kilometrimäärien mukaisesti, jos kilometrit on syötetty desimaaleilla. 24

25 Admin -käyttäjät Matkasuunnitelmassa olevat matkustustapa ja aikatyyppi tiedot on lisätty matkatoimistoon lähetettävään sähköpostiin - Matkatoimistoon voi lähettää matkasuunnitelmaan pohjautuvan automaattisen sähköpostin. Sähköpostiin tarvittiin lisää tietoa auttamaan matkatoimistoja matkan varauksessa tilaajan toiveiden mukaisesti. - Matkasuunnitelmassa on nyt mahdollista antaa tiedot Halutusta matkustustavasta, esimerkiksi lentokone, juna, bussi, laiva, auto jne. Matka-ajan tyypistä, joka kertoo selitteen mitä tapahtuu annettuna ajankohtana (esimerkiksi: lähteä kotoa, lähteä toimistolta, lennon lähtöaika, junan saapumisaika, saapumisaika matkakohteeseen, tapaamisen alkamisaika, matkakohteesta lähtöaika) Jos nämä tiedot on täytetty matkasuunnitelmaan, tiedot lähetetään sähköpostissa automaattisesti myös matkatoimistoille Matkustustapa ja matka-ajan tyyppi parametrit (PR ) - Matkustustapa ja matka-ajan tyyppi kenttien käyttö ja näkyvyys matkasuunnitelmassa on konfiguroitavissa LOMAKE taulukkoon on lisätty uusi asetus, jonka avulla voi hallinnoida matkustustapaa ja matka-ajan tyyppiä - ON_MATKUSTUSTAPA: matkustustyyppi kenttä näkyvissä. - ON_AIKATYYPPI: matka-ajan tyyppi kenttä näkyvissä. 25

26 Matkustussäännöt Author: Seija Cameron

27 Parannus Norjan matkustussääntöön Selitys yöpymiskulukorvauksesta - Ateriat eivät ole osa kulukorvaustyyppiä 579 = yöpymiskulukorvaus, koska kulukorvaustyyppi ei ole päiväraha, vaan eräänlainen korvaus, jonka summaan ateriat eivät vaikuta. Selitys tälle kululle pitäisi olla vain maan nimi ja nyt lisättävä ateriatieto pitäisi poistaa. Kun kyseessä on kulukorvaustyyppi 579 = yöpymiskulukorvaus, aterioita ei lisätä selitykseen, vain maan nimi. 27

28 Controlled Performance Author: Seija Cameron