Sähköpostitilin käyttöönotto

Transkriptio

1 Sähköpostitilin käyttöönotto Versio 1.0 Jarno Parkkinen

2 Sivu 1 / 16 1 Johdanto Thunderbird ohjelman lataus ja asennus Sähköpostitilin lisääminen ja käyttöönotto Tietojen syöttö Manuaaliset palvelinosoitteet Sähköposti nettiselaimella Sähköpostitilin hallinta nettiselaimella Salasanan vaihto Edelleen lähetys asetukset Automaattinen loma/poissaolo vastaus... 13

3 Sivu 2 / 16 1 Johdanto Oppaan tarkoitus on käydä läpi sähköpostitilin käyttöönotto, salasanan vaihto, sekä edelleen lähetysasetusten ja loma/poissaolo vastausten määrittely Sähköpostia hallitaan työpöydältä Mozillan Thunderbird ohjelmalla Ohjeessa käydään myös läpi kuinka sähköpostia voidaan seurata ja hallinnoida nettiselaimella.

4 Sivu 3 / 16 2 Thunderbird ohjelman lataus ja asennus Jotta voidaan käyttää sähköpostia työpöydällä, joudutaan lataamaan sähköpostiohjelman. Tässä oppaassa käytetään Thunderbird ohjelmaa, jonka lataus onnistuu Mozillan sivuilta: Kuva 1. Lataa ilmaiseksi linkin kautta saadaan asennustiedosto valitulle käyttöjärjestelmälle. Latauksen valmistuttua asenna ohjelmisto koneelle. Ensimmäisen käynnistyksen yhteydessä, valitse oletus asetukset Sähköpostilaatikoiden hallintaan.

5 Sivu 4 / 16 3 Sähköpostitilin lisääminen ja käyttöönotto Sähköpostiohjelmaan pystyy lisäämään useita eri sähköpostiosoitteita. Aloita lisäämällä ensimmäinen tili valitsemalla etusivulta Tilit -> Luo uusi tili -> Sähköposti (Kuva 2). Vaihtoehtoisesti, kun ohjelma käynnistetään ensimmäistä kertaa, aukeaa tilinluonti ikkuna automaattisesti. Kuva 2.

6 Sivu 5 / 16 Uutta tiliä luodessaan ohjelma ehdottaa käyttämään Mozillan yhteistyökumppaneiden tarjoamia sähköpostitilejä. Valitse Ohita tämä kohta ja käytä olemassa olevaa osoitetta (Kuva 3). Kuva 3.

7 Sivu 6 / Tietojen syöttö Tämän jälkeen syötä nimesi, luodut sähköpostitiedot, sekä salasana (Kuva 4). Jatka painikkeella ohjelma yrittää löytää tarvittavat palvelinosoitteet. Jos ohjelma ei automaattisesti löydä tarvittavia palvelinosoitteita, voidaan ne lisätä manuaalisesti (Kuva 5). Kuva 4.

8 Sivu 7 / Manuaaliset palvelinosoitteet Täytä palvelinosoitteet manuaalisesti kuvan ohjeistamalla tavalla seuraavasti (Kuva 5): Kuva 5. Palvelimen osoite Portti SSL Todennus Saapuva: IMAP whm12.louhi.net 993 SSL/TLS Normaali salasana Lähtevä: SMTP whm12.louhi.net 587 SSL/TLS Normaali salasana Käyttäjätunnus: Valitsemalla Testaa asetuksia uudelleen käy ohjelma läpi, että palvelinosoitteisiin saadaan yhteys ja toiminnassa. Jatka valitsemalla Valmis, jolloin sähköposti on käytettävissä sähköpostiohjelmalla. Jos täytettävät osat ovat harmaina, eikä niihin pääse kirjoittamaan, valitse Muokkaa asetuksia.

9 Sivu 8 / 16 4 Sähköposti nettiselaimella Sähköpostiin pääsee myös nettiselaimella. Selainversio sähköpostista löytyy osoitteista: Kirjaudu syöttämällä sähköpostitilitiedot ja valitse palvelin vaihtoehdoista whm12 (Kuva 6). Kuva 6.

10 Sivu 9 / 16 5 Sähköpostitilin hallinta nettiselaimella Sähköpostitilin salasanan vaihto, edelleen lähetyksen, sekä autom. loma/poissaolo vastausten määrittely onnistuu nettiselaimen kautta osoitteessa: Kirjaudu palveluun sähköpostiosoitteella ja salasanalla (Kuva 7). Kuva 7. Address - Sähköpostiosoite Password - Salasana Log in - Kirjaudu

11 Sivu 10 / 16 Kirjautumisen jälkeen avautuu sähköpostitilihallinnan etusivu. Etusivulta löytyy painikkeet, joiden kautta pääset hallitsemaan eri asetuksia (Kuva 8). Kuva 8. Change Password - Vaihda salasana Forwarding Options - Edelleen lähetys Auto Responders - Autom. loma/poissaolo vastaukset

12 Sivu 11 / Salasanan vaihto Valitsemalla Change Password Vaihda salasana painikkeen (Kuva 8), pääsee käyttäjä vaihtamaan salasanan. Salasanan vaihto onnistuu syöttämällä uuden salasanan sille osoitettuihin kenttiin ja painamalla Change Password (Kuva 9). Järjestelmä pisteyttää salasanan vahvuuden asteikoilla Voit palata takaisin hyväksymättä muutoksia painamalla Go Back. Kuva 9. New Password - Uusi salasana Password (Again) - Salasanan toisto Strength - Salasanan vahvuus Change Password - Hyväksy salasana Go Back - Takaisin

13 Sivu 12 / Edelleen lähetys asetukset Edelleen lähetys tässä tapauksessa tarkoittaa sitä, että käyttäjä voi halutessaan saada kaiken sähköpostin kopiona osoitteesta toiseen. Käytännössä esimerkiksi käyttäjällä voi olla kaksi eri sähköpostiosoitetta, etunimi.sukunimi@atflow.fi sekä etunimi@atflow.fi. Kaikki etunimi.sukunimi@atflow.fi osoitteeseen menevä sähköposti lähtee edelleen kopiona etunimi@atflow.fi osoitteeseen. Näin käyttäjän ei tarvitse seurata montaa sähköpostilaatikkoa. Koska edelleen lähetetty viesti on kopio, pysyy alkuperäinen viesti aina sille osoitetun sähköpostiosoitteen laatikossa. Edelleen lähetys sivulle tultaessa nähdään, jos olemassa olevia edelleen lähetyksiä on jo olemassa. Olemassa olevia edelleen lähetyksiä voi poistaa painamalla Delete nappia kyseisen listauksen riviltä. Uuden edelleen lähetys osoitteen lisääminen onnistuu painamalla Add Forwarder (Kuva 10). Kuva 10. Add Forwarder Lisää uusi osoite Delete Poista olemassa oleva

14 Sivu 13 / Automaattinen loma/poissaolo vastaus Automaattista vastausta voidaan käyttää tilanteissa, joissa käyttäjä on esimerkiksi lomalla tai sairaana. Käyttäjä voi kirjoittaa valmiiksi vastauksen, joka lähtee automaattisesti jokaisen vastaanotetun viestin lähettäjälle. Automaattisen vastauksen voi asettaa alkamaan ja loppumaan tiettyyn aikaväliin. Uuden vastauksen voi luoda valitsemalla Add Auto Responder (Kuva 11). Kuva 11. Add Auto Responder - Lisää uusi autom. vastaus

15 Sivu 14 / 16 Uutta vastausta lisätessä pitää ensimmäiseksi valita merkistö. Jätä oletus valinta utf-8. Tämän jälkeen valitaan aikaväli tunneissa, kuinka monesti vastaus lähetetään saman lähettäjän sähköpostiin. Täytä Keneltä (From), Aihe (Subject) ja itse viesti (Body). Tämän jälkeen voit valita automaattisen vastausviestin alkamis(start)- ja päättymisajankohdan(stop) (Kuva 12). Valitsemalla Custom vaihtoehdon alkamis- ja päättymisajankohtiin, pääsee käyttäjä valitsemaan halutut ajat ja päivämäärät. Hyväksy lomake painamalla Create/Modify. Kuva 12.

16 Sivu 15 / 16 Asetettuja vastausviestejä pääsee tarkastelemaan Auto Responders osiosta. Vastausviestejä voi muokata tai poistaa valitsemalla haluttu vastausviesti listasta (Kuva 13). Jos automaattista vastausta Kuva 13.