Käyttöohje Online-junavaraukset Carlson Wagonlit Travel Online Helpdesk Puhelin: +358 (0) Sähköposti:

Transkriptio

1 Käyttöohje Carlson Wagonlit Travel Online Helpdesk Puhelin: +358 (0) Sähköposti: Copyright CWT

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Kirjautuminen CWT Portalin kautta Online-junavaraaminen Kotimaan liput Sarjalippu ja avoin kertalippu Varaukset Pietarin Allegro-junaan Tehdyt varaukset Online-varausten peruutus Matkanvaraajan varausraportti (18)

3 1 Kirjautuminen CWT Portalin kautta Junavarausjärjestelmään kirjaudutaan CWT Portalin kautta osoitteella Käytä sitä tunnusta ja salasanaa, jotka olet määrittänyt Portaliin rekisteröitymisen yhteydessä. CWT Portal on matkustuksen sähköinen työpöytä, jota kautta pääset kaikkiin tärkeisiin matkustukseen liittyviin tietoihin ja työkaluihin helposti yhdellä kirjautumisella. Valitse linkki Varaa juna (VR), jolloin junavarausjärjestelmä aukeaa. Muista päivittää profiilitietosi ennen varaamista Valitse linkki Varaa juna (VR) 3 (18)

4 2 Online-junavaraaminen CWT Train Onlinesta voit varata o liput kotimaan junavuoroihin (lipputyypit: ennakkolippu, peruslippu, joustava lippu, mahdolliset VR:n tarjouskampanjaliput) o yrityssarjaliput ja avoimet kertaliput o liput Pietarin Allegro-junaan. Online-varauksen enimmäishenkilömäärä on 10 henkilöä. Samalla varauksella voi olla useampia matkustajatyyppejä (esim. aikuinen, opiskelija). Varauksen voi tehdä korkeintaan 60 vrk ennakkoon Matkanvaraaja voi tehdä varauksen myös vieraalle. Laskutettava asiakasnumero valitaan varauksen loppuvaiheessa. laskutetaan normaalin matkatoimistosopimuksen mukaisesti. Ostot raportoidaan muiden matkatoimisto-ostojen yhteydessä ja siirretään automaattisesti yrityksen matkahallintasovellukseen. E-liput toimitetaan yhteen tai useampaan sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon. Mobiililipun avaamiseen tarvitaan puhelin, jossa on internetyhteys. Online-varauksissa huomioidaan VR:n sopimuksen mukainen yritysalennus, mikäli sopimuskoodi on ilmoitettu CWT:lle. Junavaraukset tallentuvat Tehdyt varaukset listalle. Varauksia voi peruuttaa käyttäjäoikeuksien mukaisesti 15 minuuttia ennen junan lähtöä o VR:n peruutuskulut ovat 10 e / lippu / henkilö o Huom. Ennakkolippuja, sarjalippuja, avoimia kertalippuja tai kampanjaalennuslippuja ei voi peruuttaa Mahdolliset muutokset tehtyihin varauksiin ja osaperuutukset voit hoitaa omasta CWT:n palvelutiimistä ennen junan lähtöä. o VR:n kulut ovat 5 e / muutos / henkilö ja 10 e / peruutus / henkilö o Tiimissä tehtävistä muutoksista ja peruutuksista CWT veloittaa normaalin junapalvelumaksun 4 (18)

5 2.1 Kotimaan liput Syötä reitti, päivämäärät ja kellonajat (lähtöaika tai saapumisaika perille) Tarkista ja vaihda tarvittaessa matkustajien lukumäärä Alennushinta- ja matkustajatyypit löydät pudotusvalikosta Löydät lisää hakukriteerejä sivun alalaidasta, esim. junatyyppi, palveluvalikoima ja junanvaihtoon liittyvät valinnat. Voit varata samalle varaukselle eri matkustajatyyppejä valitsemalla Lisää uusi matkustaja (esim. opiskelija) Hae aikataulut ja hinnat Meno- ja paluumatkan aikataulut ja hinnat näkyvät samalla sivulla. HUOM. Yrityksen mahdollinen sopimusalennus on huomioitu hinnoissa, jos sopimuskoodi on ilmoitettu CWT:lle. Valitse sopivin junavaihtoehto ja hintatyyppi Oikeassa reunassa näkyvä Omat valinnat ostoskori päivittyy tekemiesi valintojen mukaisesti. Useamman henkilön varauksessa järjestelmä näyttää tässä kohtaa matkan kokonaishinnan. 5 (18)

6 Voit jatkaa ilman erityisvalintoja klikkaamalla Maksa heti, jolloin VR:n järjestelmä valitsee parhaan mahdollisen vapaana olevan paikan sekä sijoittaa samalla varauksella olevat vierekkäin / lähekkäin Valitsemalla Jatka, pääset paikkatoive-sivulle Paikat ja palvelut sivulla voit antaa paikkatoiveen Pudotusvalikosta löytyvät junatyypin mukaiset vaihtoehdot, esim. työskentelyhytti tai vastakkainen paikka Yöjunaan voit valita makuuhytin tai yksittäisen makuupaikan 6 (18)

7 Matkustajat ja lipuntoimitus Viitetiedot Yrityksessä mahdollisesti käytössä olevat laskutuksen lisätiedot, kuten henkilönumero ja kustannuspaikka, näytetään CWT Portrait Masterprofiilissa olevien tietojen perusteella. Päivitäthän tiedot Masterprofiiliin ennen varauksen tekemistä. 1. Matkan yhteenveto o Sisältää tiedot valituista junavuoroista ja lipputyypeistä sekä järjestelmän varaamista paikoista o Sivulla näytetään matkan kokonaishinta sekä useamman henkilön matkassa myös matkustajakohtaiset hinnat 2. Lippujen toimitus: valitse kenelle liput toimitetaan (vain matkanvaraaja-roolilla) o Matkustajille ja matkanvaraajille o Vain matkanvaraajalle o Vain matkustajille Voit tarvittaessa vaihtaa sähköpostiosoitteet ja/tai matkapuhelinnumerot 3. Matkustajien valinta (vain matkanvaraaja-roolilla) o Syötä matkustajan nimi kenttään, jolloin järjestelmä ehdottaa automaattisesti hakuasi vastaavia vaihtoehtoja o Voit myös avata valikon, josta löytyvät yrityksen matkustajat käyttäjäoikeuksiesi mukaisesti 4. Vierasvaraukset (vain matkanvaraaja-roolilla) o Merkitse valintaruutu Vieras o Syötä Sukunimi, Etunimi ja valitse organisaatio oikeuksiesi mukaisesti listalta o Syötä myös muut pakolliset tiedot, jotka on merkitty tähdellä (*) 5. Kun kaikki tarpeelliset tiedot on syötetty, hyväksy ehdot ja vahvista varaus. Voit myös tarvittaessa keskeyttää varauksen. 7 (18)

8 Järjestelmä vahvistaa varauksen onnistumisen Voit avata lipun näyttöruudulle Lataa varausvahvistus linkistä Järjestelmä lähettää e-liput sähköpostitse ja/tai matkapuhelimeen Huom. sähköpostit tulevat lippu- / junaosuuskohtaisesti. Mobiililipun avaamiseen tarvitaan puhelin, jossa on internet-yhteys. 8 (18)

9 2.2 Sarjalippu ja avoin kertalippu Valitse välilehti Sarjaliput Syötä yhteysväli, jolle tilaat lippuja. Lippuja voi käyttää kumpaan suuntaan tahansa Voit muuttaa voimassaoloajan aloituspäivämäärän. Liput ovat voimassa 6 kk, avoin kertalippu 3 kk 9 (18)

10 Taulukossa näkyvät eri vaihtoehdot: avoin kertalippu sekä 10 ja 30 matkan yrityssarjaliput Hintaan vaikuttavat junatyyppi ja matkustusluokka Valitse sopivin vaihtoehto ja Jatka eteenpäin Matkan yhteenvedossa näet tekemäsi valinnan sekä lippujen kokonaishinnan Matkanvaraaja-roolilla voit valita kenelle liput toimitetaan Huom. sarjaliput ja avoin kertalippu toimitetaan pelkästään sähköpostitse, ei mobiililippuja. Matkanvaraaja-roolilla voit myös valita matkustajan, kenelle sarjalippujen laskutus halutaan kirjautuvaksi Hyväksy VR:n kaupan ehdot ja vahvista varaus 10 (18)

11 Järjestelmä vahvistaa varauksen onnistumisen Voit avata lipun näyttöruudulle Lataa varausvahvistus linkistä Järjestelmä lähettää e-liput sähköpostitse Sarjalipun paikanvarauksen voit tehdä: soittamalla VR:n asiakaspalveluun puh (numero löytyy myös lipusta) aseman lipunmyynnistä VR-verkkokaupan kautta CWT:n palvelutiimistä Paikanvaraukseen tarvitset lipussa näkyvän tilausnumeron. 11 (18)

12 2.3 Varaukset Pietarin Allegro-junaan Syötä reitti, päivämäärät ja kellonajat (lähtöaika tai saapumisaika perille) Tarkista ja vaihda tarvittaessa matkustajien lukumäärä Hae aikataulut ja hinnat 12 (18)

13 Meno- ja paluumatkan aikataulut ja hinnat näkyvät samalla sivulla HUOM. Yrityksen mahdollinen sopimusalennus on huomioitu hinnoissa, jos sopimuskoodi on ilmoitettu CWT:lle. Valitse sopivin junavaihtoehto ja hintatyyppi. Pietarin-junissa hintatyypit eroavat kotimaan junien hintatyypeistä Oikeassa reunassa näkyvä Omat valinnat ostoskori päivittyy tekemiesi valintojen mukaisesti Useamman henkilön varauksessa järjestelmä näyttää tässä kohtaa matkan kokonaishinnan Paikat ja palvelut sivulla voit antaa paikkatoiveen Pudotusvalikosta löytyvät junatyypin mukaiset vaihtoehdot Voit jatkaa varaamista myös ilman erityisvalintoja 13 (18)

14 Matkustajat ja lipuntoimitus Viitetiedot Mahdollisesti käytössä olevat laskutuksen lisätiedot, kuten henkilönumero ja kustannuspaikka, näytetään CWT Portrait Masterprofiilissa olevien tietojen perusteella. Päivitäthän tiedot Masterprofiiliin ennen varauksen tekemistä. Passi, kansalaisuus, syntymäaika, sukupuoli Tiedot ovat pakollisia Pietarin-varauksissa, ja ne tuodaan Masterprofiilista, mikäli ne on sinne täytetty. Syötä tarvittaessa puuttuvat tiedot. Matkan yhteenveto o Sisältää tiedot valituista junavuoroista ja lipputyypeistä sekä järjestelmän varaamista paikoista o Sivulla näytetään matkan kokonaishinta sekä useamman henkilön matkassa myös matkustajakohtaiset hinnat Lippujen toimitus: valitse kenelle liput toimitetaan (vain matkanvaraaja-roolilla) Voit tarvittaessa vaihtaa sähköpostiosoitteet ja/tai matkapuhelinnumerot Matkustajien valinta (vain matkanvaraaja-roolilla) o Syötä matkustajan nimi kenttään, jolloin järjestelmä ehdottaa automaattisesti hakuasi vastaavia vaihtoehtoja o Voit myös avata valikon, josta löytyvät yrityksen matkustajat käyttäjäoikeuksiesi mukaisesti Vierasvaraukset (vain matkanvaraaja-roolilla) o Merkitse valintaruutu vieras o Syötä Sukunimi, Etunimi ja valitse organisaatio oikeuksiesi mukaisesti listalta o Syötä myös muut pakolliset tiedot, jotka on merkitty tähdellä (*) Kun kaikki tarpeelliset tiedot on syötetty, hyväksy ehdot ja vahvista varaus. Voit myös tarvittaessa keskeyttää varauksen. 14 (18)

15 Järjestelmä vahvistaa varauksen onnistumisen Voit avata lipun näyttöruudulle Lataa varausvahvistus linkistä Järjestelmä lähettää e-liput sähköpostitse ja/tai matkapuhelimeen Huom. sähköpostit tulevat lippu- / junaosuuskohtaisesti. Mobiililipun avaamiseen tarvitaan puhelin, jossa on internet-yhteys. 3 Tehdyt varaukset Online järjestelmässä tehdyt junavaraukset tallentuvat Tehdyt varaukset listalle. Siirry listalle valitsemalla ylävalikosta Varaukset osio Tehdyt varaukset. Matkustaja näkee itse itselleen tekemänsä varaukset sekä ne matkanvaraajan tai matkatoimiston samasta järjestelmästä tekemät varaukset, joissa hän on matkustajana. Matkanvaraaja näkee itse tekemänsä varaukset sekä lisäksi annettujen organisaatiooikeuksien mukaisesti muiden käyttäjien tekemät varaukset. 15 (18)

16 Oletuksena näytetään käyttäjän omat varaukset (itse tehdyt ja ne joissa käyttäjä on matkustajana) Varauksia voi hakea matkustajan nimellä, tilausnumerolla ja/tai matkan ajankohdan mukaan Varaukset listautuvat lähtöpäivän mukaisessa järjestyksessä Varauksen tiedot saa avattua klikkaamalla ko. riviä 4 Online-varausten peruutus Online-järjestelmässä tehdyn junavarauksen voi peruuttaa järjestelmässä 15 minuuttia ennen varatun matkan lähtöaikaa. Peruutus koskee aina koko varausta Osaperuutuksia tai muutoksia ei voi tehdä järjestelmän kautta, vaan näissä tapauksissa on otettava yhteyttä CWT:n palvelutiimiin VR:n peruutuskulut ovat 10 e / lippu / henkilö Matkanvaraaja voi peruuttaa sekä itse tekemiään että muiden käyttäjien tekemiä varauksia Matkustaja voi peruuttaa vain itse tekemänsä varauksen Lipputyypit joita ei voi peruuttaa: o Ennakkolippu o Kampanja-alennuslippu o Avoin kertalippu o Sarjalippuvaraus 16 (18)

17 Peruuttaaksesi varauksen siirry Tehdyt varaukset sivulle Avaa varaus klikkaamalla ko. riviä Jos varauksen peruuttaminen on mahdollista, ruudulla näkyy Peruuta-painike Valitse Peruuta, jolloin järjestelmä pyytää vahvistuksen Järjestelmä näyttää vahvistuksen, kun varaus on peruutettu Varauksen tilatiedoksi muuttuu Peruttu 17 (18)

18 5 Matkanvaraajan varausraportti Online järjestelmässä tehdyt junavaraukset tallentuvat ja niitä voi helposti tarkastella varauslistauksen kautta. Valitse ylävalikosta Raportit Varauslistaus. Hyödynnä rajauksia matkustuspäivä tai aikaväli varauspäivä tai aikaväli itse tehdyt varaukset tai kaikki ne varaukset, jotka sinulla on oikeus nähdä kohde tai useampia; klikkaamalla Lisää voit valita useita kohteita samaan hakuun Luo raportti klikkaamalla Käynnistä. Kun raportti on valmis, sen voi avata listalta. 18 (18)