Yrityksen asiakirjat ja neuvottelut

Transkriptio

1 Yrityksen asiakirjat ja neuvottelut

2 Kaupantekoon liittyvät asiakirjat Ostaja Kysely Tarjouspyyntö Vahvistus Reklamaatio Myyjä Vastaus kyselyyn Tarjous Myynnin vahvistus Vastaus reklamaatioon

3 Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö on selkeintä antaa kirjallisena ja pyytää myös vastaukset kirjallisena. Tavoitteena on selvittää, keneltä tuotteen tai palvelun tarjoajalta ostaja saa sopivimman tarjouksen. Tarjouspyyntö sisältää seuraavia tietoja Tunnistetiedot Osoitetiedot mahdollinen viite Otsikko Tuote tai palvelu, jota halutaan ja sen tyyppi, nimi, käyttötarkoitus, määrä Toimitusaika Vastausaika asiaa hoitava henkilö allekirjoitusosa.

4 Tarjous Tarjouksessa myyjä ilmoittaa kaupan ehdot. Tarjous on sitova asiakirja. Tarjouksen sisältö on seuraava: - tunnistetiedot - osoitetiedot - viite - otsikko - kiitos tarjouspyynnöstä - tuote tai palvelu ja sen erittely - kaupan ehdot (toimitus, maksu, alennukset, kuljetukset) - voimassaoloaika - lisäselvitykset, aktivointi - allekirjoitusosa. Myyjä voi vastata myös kieltävästi. Sävyltään vastaus on myönteinen ja sisällöltään lyhyt mutta palveluhenkinen.

5 Reklamaatio Reklamaation on oltava täsmällinen ja toista osapuolta ymmärtävä. Vältetään kielteisiä ilmauksia. Rakenne: - tunnistetiedot (asiakirjan nimeä ei kerrota) - osoitetiedot - viite - otsikko - taustatiedot - virheen kuvaus - oikaisupyyntö - allekirjoitus.

6 Vastaus reklamaatioon Vastataan aina viipymättä, oli kyse sitten aiheellisesta tai aiheettomasta reklamoinnista. Vastauksessa pyritään palauttaa ostajan luottamus. Sävyltään vastaus on myönteinen ja palveluhenkinen. Aiheellinen reklamaatio - kiitos yhteydenotosta - pahoittelu - virheen selvitys: kuka tutki, miten tutkittiin - tutkimuksen tulos: virheen syy - korvaus - suhdetoiminnallinen lopetus Aiheeton reklamaatio: - kiitos yhteydenotosta - pahoittelu - väärinkäsityksen oikaisu tahdikkaasti perustellen - mahdolliset ohjeet tuotteen käytöstä; asiakassuhteen jatkuvuuden turvaaminen.

7 Lasku Laskumerkinnät laskun antamispäivä juokseva tunniste myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa myyjän ja ostajan nimi ja osoite tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset (jos eivät yksikköhinnassa) verokanta suoritettavan veron määrä verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun

8 Lasku Kevennetyt laskumerkinnät Kotimaan kaupassa voidaan noudattaa kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia laskujen suhteen, jos laskun loppusumma on enintään euroa. Seuraavat tiedot on oltava kevennettyjä laskumerkintöjä sovellettavassa laskussa. 1. laskun antamispäivä 2. myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) 3. myytyjen tavaroiden/palvelun luonne ja määrä 4. suoritettavan veron määrä verokannoittain 5. rakentamispalveluissa käännetty arvonlisäverotus

9 Kokous vai neuvottelu

10 Neuvotteluprosessi Neuvotteluun valmistautuminen Valmistautuminen on tärkeä vaihe neuvotteluprosessia. Olennainen osa valmistautumista on tarvittavan tiedon hankkiminen. Neuvoteltavan asian monipuolinen tuntemus auttaa neuvottelijaa löytämään realistiset ja toteuttamiskelpoiset ratkaisuehdotukset. Neuvottelua varten kerättävän tiedon on oltava tuoretta, ajankohtaista, luotettavaa ja käytännönläheistä. Neuvottelun avaus Järjestäjä- tai kutsujaosapuoli avaa. Tavoitteena on hyvän ilmapiirin luominen ja työskentelymotivaation virittäminen

11 Neuvotteluprosessi Asioiden käsittely Runkoa johdonmukaiseen neuvottelun etenemiseen voidaan hakea myös suhteellisen väljistä tavoista. Neuvottelu voi alkaa esimerkiksi yleiskeskustelulla, joka tarkentuu yksityiskohtaisella keskustelulla ja päättyy päätöksen tekoon. Neuvottelun lopetus Kootaan yhteen, mitä neuvottelussa on saatu aikaan. Neuvottelun vetäjän on hyvä toistaa saavutettu päätös ja näin varmistaa kaikkien osallistujien olevan sen takana. Saavutetut tulokset ja neuvottelun tuloksen vaatimat vastuutehtävät (kuka tekee, mitä tekee ja millä aikataululla) kirjataan ylös. Lisäksi sovitaan seuraava tapaaminen, jos sitä tarvitaan ja kiitetään osallistujia heidän panoksestaan.

12 Neuvottelun jälkihoito Neuvottelun jälkihoito Neuvottelun jälkihoidossa varmistetaan ne toimenpiteet, joilla neuvottelutulos toteutetaan käytännössä. Lisäksi arvioidaan tulosta ja toteutusta. Neuvottelun jälkihoitoon kuuluvat Neuvottelumuistion kirjoittaminen Neuvottelusta raportointi ja tiedottaminen Toimenpiteiden toteuttaminen ja seuranta Neuvottelun arviointi