SAVONLINNAN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJE

Transkriptio

1 Khall Liite D SAVONLINNAN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJE

2 2 Sisällys 1. Tietoa kuntalaisille Savonlinnan kaupungin viestinnän periaatteet Kaupungin viestintäorganisaatio Ulkoinen viestintä Tiedote Tiedotustilaisuus Asukastilaisuus Verkkoviestintä Sisäinen viestintä Viestit esimieheltä työntekijälle ja työntekijältä esimiehelle Intranet Sähköposti henkilökohtaiseen viestintään Tiedotus poikkeusoloissa Markkinointiviestintä Markkinointimateriaali merkitään näkyvästi Ilmoitukset... 8 Liitteet Suomen perustuslaki Kuntalaki Hallintolaki Julkisuuslaki Maankäyttö- ja rakennuslaki Kielilaki Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa

3 3 Savonlinnan kaupungin viestintäohje 1. Tietoa kuntalaisille Kuntalaisilla on lakiin perustuva oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Julkishallinnon viestintää ohjaa julkisuusperiaate: jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja viranomaisten asiakirjat ovat julkisuuslain mukaan pääasiassa julkisia. Kuntien viestintävelvoite on määritelty myös kuntalaissa ja useassa muussa erityislaissa. Savonlinnan kaupungin työntekijät ovat joka päivä vuorovaikutuksessa kuntalaisten kanssa esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa, puhelimitse, kirjeitse ja sähköpostitse. On tärkeää huolehtia siitä, että kaupunkilaiset tietävät miten he voivat esittää kysymyksiä ja mielipiteitä asioiden valmistelijoille ja päättäjille. Kaupungin internetsivut mahdollistavat myös savonlinnalaisten suorat yhteydenotot päättäjiin. 2. Savonlinnan kaupungin viestinnän periaatteet Kaupunginvaltuuston linjaama Savonlinnan kaupungin strategia ja visio luo suunnan kaupungin viestinnälle. Savonlinnan kaupungin viestintä on luotettavaa, nopeaa ja tasapuolista. Viestintä perustuu tosiasioihin ja tehtyihin päätöksiin. Ajankohtaisista asioista tiedotetaan heti ja luotettavasti. Yhteistyö joukkoviestimien kanssa hoidetaan oma-aloitteisesti, joustavasti ja kaikkia tasapuolisesti palvellen. Perusajatus on, että kaupunki kertoo itse ensimmäisenä aktiivisesti omista asioistaan. 3. Kaupungin viestintäorganisaatio Viestintäorganisaatio: - Kaupunginhallitus päättää tiedotustoiminnan periaatteista viestintäohjeessa - Kaupunginjohtaja johtaa kaupungin tiedotustoimintaa ja valitsee kaupungin viestinnästä vastaavan - Eri toimialojen viestinnän järjestämisestä vastaavat toimialajohtajat

4 4 - Tulosyksiköiden viestinnästä vastaavat yksiköiden johtajat - Eri toimielimille kuuluvaa päätösvaltaa on delegoitu viranhaltijoille, joille kuuluu - myös tiedotusvastuu omaan päätöksentekoonsa kuuluvissa asioissa. - Kaupungin viestinnästä vastaava koordinoi ja opastaa viestintätehtävien hoidossa. Tarkoituksenmukaisen viestinnän hoitaminen edellyttää sitä, että viestintätehtäviä hoitavilla on riittävät mahdollisuudet tarpeellisten tietojen saamiseen ja asioista tiedottamiseen. 4. Ulkoinen viestintä - Tiedote Tiedote on nopea ja tehokas tapa tiedottaa ajankohtaisesta asiasta. Tiedote kannattaa tehdä asiasta, jolla on uutisarvoa. Mitä laajempaa väestömäärää asia koskettaa, sitä tärkeämpää on lähestyä tiedotusvälineitä omalla tiedotteella. Tiedote kirjoitetaan uutista muistuttavaan muotoon. Näin se vastaa ensisijaisesti kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi ja kuka. Se on korkeintaan yhden tekstiliuskan pituinen, mutta siihen voidaan liittää esimerkiksi tilastoja tai kaavioita. Hyvässä tiedotteessa on kiinnostava otsikko, joka houkuttelee lukemaan eteenpäin. Tiedotteessa on aina päivämäärä ja yhteystiedot, josta voi kysyä lisätietoja asiasta. Jos tiedote lähetetään sähköpostilla, on huomioitava, että toimitukset eivät ota vastaan liitetiedostoja vaan tiedote on lähetettävä suoraan sähköpostiviestinä. Tiedote julkaistaan mahdollisimman lähellä sitä hetkeä, kun asia on ajankohtainen. Kaikki kaupungin yksiköiden tiedotteet julkaistaan myös internetsivulla ja pyritään siihen, että oma henkilöstö saa tiedon julkistettavasta asiasta. Tiedotusvälineitä varten on perustettu jakelulistoja. Kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston kokouksista laaditaan päätöstiedote, joka julkaistaan kokouksen jälkeen. Päätöksenteon (lautakunnat, kaupunginhallitus, kaupunginvaltuusto) eri vaiheissa olevista asioista voidaan tehdä tiedote, kun niitä halutaan erityisesti painottaa. Tällöin varsinkin kuntalaiset saavat vielä vaikuttamismahdollisuuden. Nykyinen lainsäädäntö korostaa valmisteluvaiheen tiedottamista.

5 5 Silloin kun asiaa ei riitä ihan tiedotteeksi asti, asia voidaan uutisoida uutisvinkin tai verkkosivujen avulla. - Tiedotustilaisuus Tiedotustilaisuuksia järjestetään harkiten. Viikonloppuisin tiedotustilaisuuksia järjestetään vain kriisitilanteessa tai suurten tapahtumien yhteydessä. Mikäli tiedotettava asia on monitahoinen tai sillä on merkittävää paikallista tai valtakunnallista uutisarvoa, tiedotustilaisuus tarjoaa mahdollisuuden asian monipuoliseen käsittelyyn ja toimitusten samanaikaiseen palvelemiseen. Sopivin ajankohta tiedotustilaisuuden pitämiselle on maanantaista torstaihin arkiaamupäivisin. Kutsu tiedotustilaisuuden on paikallaan lähettää 5-7 päivää ennen tilaisuutta. Kutsussa mainitaan tilaisuuden aihe, tapahtumapaikka, mahdolliset alustajat sekä lisätietojen antajan yhteystiedot. Tiedotustilaisuuden järjestämisestä on sovittaa etukäteen kaupunginjohtajan kanssa. - Asukastilaisuus Asukastilaisuuksia järjestetään pääsääntöisesti uusia alueellisia toimintayksiköitä tai palveluita suunniteltaessa sekä kaavoituksen eri vaiheissa. Asukastilaisuuksien tarkoituksena on kuulla asukkaita, tarjota vaikuttamismahdollisuus sekä tiedottaa hankkeesta. Parhaimmillaan asukastilaisuudet ovat asioiden valmisteluvaiheen alussa. - Verkkoviestintä Verkkoviestinnällä tarkoitetaan internetissä, intranetissä, sähköpostitse ja tekstiviestien välityksellä tapahtuvaa viestintää. Sähköposti ja verkkosivujen työryhmätilat on tarkoitettu työryhmien ja rajattujen sidosryhmien väliseen viestintään, intranet laajemmin henkilöstöä ja internet kuntalaisia koskevaan viestintään. www-sivut tiedonsaannin väylänä ja sähköposti asiointimuotona ovat yleistyneet nopeasti. Oman asuinkunnan internet-palvelut ovat julkishallinnon suosituin verkkopalvelu. Kuntalaiset odottavat löytävänsä sivuilta luotettavaa ja ajantasaista tietoa kunnan toiminnasta ja palveluista. Verkkoon viedään myös suoria palveluja, jotka mahdollistavat kaupungin palveluiden käyttämisen kotikoneelta.

6 6 Kuntalaisille taataan mahdollisuus palautteen antamiseen ja kysymysten esittämiseen verkon välityksellä. Palautteisiin vastataan viipymättä. Tärkeimmät osat käännetään myös englanniksi, venäjäksi ja ruotsiksi. Joistakin asioista ja asiakokonaisuuksista voi olla tarpeen tiedottaa verkossa myös muilla kielillä. Internetsivut vaativat jatkuvaa ylläpitoa. Kaikella www-sivuille vietävällä materiaalilla on oltava selkeästi nimetty vastuuhenkilö, joka huolehtii siitä, että tietosisältö pysyy ajan tasalla. ATK-palvelut ylläpitää kaupungin pääsivua, avainsivuja ja muita yleisiä sivuja. ATK- palvelut myös ohjaa ja tukee sivujen tekijöitä sekä toteuttaa uusia kokonaisuuksia. Muiden sivujen ylläpidosta vastaavat hallintokuntien ja toimintayksikköjen nimeämät vastuuhenkilöt. Asiakkaan kannalta oleelliset asiat on sijoitettava helposti löydettäviksi. Sivuston rakenne on syytä pitää loogisesti yhdenmukaisena. Alisivustoilla käytetään pääsääntöisesti yhteistä rakennetta ja yhtenäistä ulkoasua. Sivusto on pidettävä niin yksinkertaisena, että mahdollisimman moni käyttäjä pääsee tietoon käsiksi ilman teknisiä ongelmia tai ylimääräisten apuohjelmien asentamista. Eri palveluiden pääsivuilta tulee löytyä vähintään yhteystiedot, ajankohtaiset uutiset, yksikön tarjoamat palvelut asiakaslähtöisesti esiteltynä sekä linkki kaupungin pääsivulle. Sivuilla tarjotaan mahdollisuus sähköiseen asioiden hoitamiseen, silloin kun se on asiakkaan kannalta omiaan parantamaan palvelutasoa. 5. Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän avulla varmistetaan, että kaikilla Savonlinnan kaupungin henkilöstöön kuuluvilla ja luottamushenkilöillä on tiedossaan työn tekemisen kannalta olennainen tieto. Sisäinen tiedotus voi olla suullista, kirjallista tai verkkoviestintää. Sisäisen tiedotuksen välineitä ovat intranet, työpaikka- ja henkilöstökokoukset, esimiesfoorumit, tiedotteet sekä sähköpostiviestit. Sisäisen viestinnän nopeutta, toimivuutta ja tasapuolisuutta parannetaan muun muassa sähköistä viestintää kehittämällä, perinteisiä tiedotuskeinoja unohtamatta. Työpaikkakokouksia järjestetään säännöllisesti ja riittävän usein. Kokoukset järjestetään niin, että jokaisella on mahdollisuus osallistua niihin. Lisäksi varmistetaan, että kokouksista poissaolleet saavat tiedon käsitellyistä asioista.

7 7 - Viestit esimieheltä työntekijälle ja työntekijältä esimiehelle Kasvokkain tapahtuva viestintä on tehokkain viestinnän keino. Esimiehet keskustelevat kasvokkain työntekijöiden kanssa muun muassa kehityskeskustelujen muodossa tai vapaamuotoisissa juttelutuokioissa. Suoran, avoimen ja riittävän aikaisessa vaiheessa käydyn keskustelun avulla tieto välittyy oikealla tavalla ja näin vältetään väärinkäsitykset. Sisäiseen viestintään kuuluu myös uuden työntekijän perehdyttäminen. Esimies vastaa perehdyttämisen järjestämisestä. - Intranet Kaikki henkilöstön kannalta oleellinen tieto julkaistaan intranetissä. Tärkeimmät osat intranetin tietosisällöstä jaetaan myös muita jakelukanavia kuten työpaikkapalavereja käyttäen, jotta oleellinen tieto saavuttaa kattavasti kaikki työyhteisön jäsenet. Intranetin päivitysvastuu on hajautettu yksiköihin samaan tapaan kuin internetinkin vastuu. Viestintävastaava vastaa intranetin pääsivujen sisällöstä ja ATK-palvelukeskus vastaa teknisestä kehittämisestä sekä toimii päivittäjien tukena. Hallintokunnat ja yksiköt tuottavat itsenäisesti omien sivujensa materiaalin ja vastaavat niiden päivityksestä. - Sähköposti henkilökohtaiseen viestintään Sähköposti on kohdennetun viestinnän väline, jota käytetään yhdelle henkilölle tai rajatulle joukolle suunnattuun viestintään. Sähköpostia voidaan käyttää sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän välineenä. Savonlinnan tietotekniikka kouluttaa henkilökuntaa sähköpostin monipuoliseen käyttämiseen. Intranet ja internet korvaavat sähköpostin laajempia ryhmiä koskevassa viestinnässä. Asiakkaiden palautteisiin ja kysymyksiin vastataan pääasiallisesti sähköpostin välityksellä, mikäli asiakas on jättänyt osoitteensa eikä asia nimenomaan vaadi muuta vastaustapaa. Sähköpostilla ei lähetetä asiakkaille salaisia ja ei julkisia tietoja. Sähköpostin käytössä noudatetaan Suomen kuntaliiton antamia ohjeita.

8 8 6. Tiedotus poikkeusoloissa Kriisiviestintä on tehostettua viestintää äkillisessä tilanteessa, jossa Savonlinnan kaupungin toimintaedellytykset tai muu etu on uhattuna. Savonlinnan kaupungilla on erillinen kriisiviestinnän ohje (Savonlinnan kaupungin viestintäohjeet häiriötilanteissa), joka on saatavissa intranetista. 7. Markkinointiviestintä Markkinointiviestinnällä vahvistetaan Savonlinnan imagoa kohti määriteltyjä vetovoimatekijöitä ja tavoitemielikuvaa. Mainonnasta päätetään tapauskohtaisesti. a rohkea edelläkävijä. - Markkinointimateriaali merkitään näkyvästi Markkinointimateriaalilla tarkoitetaan kaupungin julkaisemia lehtiä, esitteitä, oppaita sekä massajakeluun tarkoitettuja markkinointitavaroita. Markkinointimateriaalin jakaminen on yksi tärkeä markkinointiviestinnän keino esimerkiksi asiakaspalvelupisteissä, messuilla ja muissa massatapahtumissa. Sanomalehti-, televisio- ja radiomainontaa käytetään harkiten. Kaupunki ostaa esitteissä, ilmoituksissa, verkkosivuilla jne. käytettävät kuvat pääsääntöisesti aina kaikilla oikeuksilla. Kuvaussopimukseen kirjataan, että kuvat ostetaan kaikilla oikeuksilla, ja että kuvia voidaan käyttää myös netissä. - Ilmoitukset Kaupungin ilmoituksista päätetään valtuustokausittain. Kaupungin yhtenäinen graafinen ilme näkyy myös ilmoituksissa. Savonlinnan kaupunki ilmoittaa myös yhteisilmoituksilla.