TIEDOTUSPOLIITTINEN OHJELMA UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGILLE

Transkriptio

1 TIEDOTUSPOLIITTINEN OHJELMA UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGILLE Kaupunginvaltuuston hyväksymä JOHDANTO 2. PERIAATTEET JA TAVOITTEET 2.1 Avoimuus 2.2 Sisältö ja kohderyhmät 3. ORGANISAATIO 3.1 Virkamies tiedottajana 3.2 Luottamushenkilö tiedottajana 4. KÄYTÄNNÖN OHJEET JA TEKNIIKKA 4.1 Välillinen tiedottaminen - esityslistat - kokouksista tiedottaminen - päätöksistä tiedottaminen - lehdistötilaisuudet - tiedotusvälineissä esiintyvät virheet 4.2 Välitön tiedottaminen - ilmoitustaulu - sähköiset tietoverkot - kuntalaisten kuuleminen - kansalaisten aloitteet 5. JULKISUUSPERIAATE JA TIEDOTTAMINEN 5.1 Julkisuusperiaate - kokouksen julkisuus - asiakirjan julkisuus - tarjouksen julkisuus - virkahakemuksen julkisuus - palkkatietojen julkisuus - muut julkiset asiakirjat 5.2 Ei julkiset asiakirjat 6. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN 6.1 sisäisen tiedottamisen periaatteet 6.2 sisäisen tiedottamisen vastuuhenkilö 6.3 konsernin tiedottamisperiaatteet

2 7. TIEDOTTAMINEN KRIISITILANTEISSA 1. Johdanto Uudenkaarlepyyn kaupungin tiedotuspoliittinen ohjelma perustuu kuntalain 29 määräyksiin. Kyseisen lain määräyksien lisäksi kunta voi ohjeiden, katsauksien ym. kautta tiedottaa asukkaille esim. palveluja, taloutta, ympäristöä ja maankäyttöä koskevista ajankohtaisista asioista. Asukkailla on oikeus saada tietoja siitä miten esittää kysymyksiä, kenelle ja miten lisätietoja voi saada. Uudenkaarlepyyn kaupungin on sopivin tavoin tiedotettava myös kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen toiminnasta kohteen 6.3 mukaan. 2. Periaatteet ja tavoitteet 2.1 Avoimuus Tiedottaminen julkisten yhteisöjen yleisten varojen käytöstä tulee olla avointa, nopeaa ja tasapuolista. Edustuksellisessa demokratiassa tiedon saanti on olennainen edellytys asukkaiden mahdollisuuteen seurata ja valvoa paikallisyhteisön päätöksentekoa. Päätöksenteosta tiedottaminen on oltava totuudenmukaista ja tiedot julistetaan samoin perustein riippumatta siitä käsitetäänkö sisältö positiiviseksi tai negatiiviseksi. Hallinnon, päätöksenteon ja suunnittelun tuntemus ja tieto lisää asukkaiden aktiivisuutta ja osallistumistunnetta. 2.2 Sisältö ja kohderyhmät Asukkaille on tiedotettava heidän oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan kuntalaisina ja etenkin kunnan tarjoamista palveluista. Vastuun pysyvästä kehityksestä taloudellisesti, ympäristötietoisesti ja yhteiskunnallisesti katsoen, kantaa viime kädessä kuntalaiset jaettuna vastuuna. Kaiken tiedottamisen huomion tulee perustua tähän perusperiaatteeseen. Sen vuoksi eräs tavoite tälle ohjelmalle on osallistumisen tunteen lisääminen ja parempien edellytysten luominen aktiiviselle osallistumiselle kuntalaisten keskellä päätöksenteossa. Tiedottamisen tulee hyödyntää eri kanavia, myös kolmannessa sektorissa toimivia tai muita kansalaisliikkeitä. Tiedon sisältö ja esittämismuoto sovelletaan tavoiteryhmän edellytyksiin ja tarpeisiin. Varsinkin vanhukset, lapsiperheet, vammaiset, pakolaiset ja muulla paikkakunnalla asuvat kuntalaiset on otettava huomioon.

3 3. Organisaatio Kaupunginjohtaja, joka on kaupunginhallituksen alainen, vastaa kunnan tiedottamispolitiikasta kaupunginvaltuuston vahvistaman erityisen tiedotuspoliittisen ohjelman mukaan. Tiedotuspolitiikan kehityksestä ja käytännöllisten ehdotuksien laatimisesta huolehtii johtoryhmän virkamies jolle tämä tehtävä annetaan toimenkuvassa. Toimialan johtaja vastaa oman sektorinsa tiedottamisesta. Sektorin pääasiallinen tiedottaja on kuitenkin tulosvastuullinen viranhaltija. Tiedotuspoliittinen ohjelma on sisällöltään sellainen että se edellyttää että kaikki viranhaltijat, työntekijät ja luottamushenkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan ohjelmassa määrättyjä periaatteita, sen toimivallan puitteissa joka on kyseiselle henkilölle annettu organisaatioon kuuluvan aseman perusteella. 3.1 Viranhaltija tiedottajana Periaate hyvälle tiedotuspolitiikalle on Se tiedottaa joka tietää. Tämä merkitsee että jokaisella työntekijällä periaatteessa on tiedotusvelvollisuus joka merkitsee velvollisuutta ja oikeutta tiedottaa omasta alastaan. Tiedottaja on myös vastuussa tiedon oikeellisuudesta ja hänellä on vastuu siitä että se on asiallinen, tietoihin perustuva eikä värittynyt oman mielipiteen tai vakaumuksen mukaan. Suoraan tiedottamiseen osallistuu tämän näkemyksen mukaan koko kunnan palkkaama henkilökunta. Kuntalaisen ensikontakti kuntaan tapahtuu henkilöstön kautta kaikilla tasoilla. Kunnan tiedottamistapa muotoutuu yhteydenpidossa kuntalaisten kanssa päivittäin. Menestyksellinen tiedotuspolitiikka rakentuu henkilökunnan omaamaan perustietoon ja palveluhaluun. Asiakaspalvelun koulutus on sen vuoksi sisältyvä kunnan henkilöstöstrategiaan. 3.2 Luottamushenkilö tiedottajana Tiedottamisen hoitaminen tämän ohjelman tarkoituksen mukaan kuuluu viranhaltijoille ja henkilökunnalle. Vain viranhaltija asemavaltuudella voi esittää tietoja kunnallisissa kysymyksissä jotka luonteeltaan ovat viranomaistietoja. Yksittäinen luottamushenkilö esittää yleensä aina omia henkilökohtaisia näkemyksiä ja kannanottoja myös vaikka kyseisellä henkilöllä on puheenjohtajan tehtävä kunnallisessa toimielimessä.

4 Kunnallisen toimielimen tietoja medialle ja yleisölle voi esittää myös luottamushenkilö. Sellaisessa tiedottamisessa samat periaatteet ovat voimassa luottamushenkilölle kuin viranhaltijalle. Luottamushenkilöiden ja kuntalaisten välistä keskustelua on kannustettava. Periaatteellisesti tärkeissä asioissa voivat ja tulisi luottamushenkilöiden osallistua tiedottamiseen valtuuston kyselytunnilla, kunnan järjestämissä tiedotustilaisuuksissa, avoimissa kokouksissa kuntalaisille, sekä osallistua kunnan järjestämiin muihin tiedotustilaisuuksiin, esim. lautakuntien lehdistötilaisuuksiin. 4. Käytännön ohjeet ja tekniikka 4.1 Välillinen tiedottaminen kuntalaisille. Välillisen tiedottamisen muodot median kautta ovat tiedottaminen lehdistössä, radiossa, televisiossa ja internetissä. Esityslista käsiteltäväksi kaupunginvaltuustossa, kaupunginhallituksessa ja lautakunnassa/jaostossa lähetetään korvauksetta medialle ennen kokouspäivää. Medialle ei lähetetä asiaa joka sisällöltään ja lain tai asetuksen nojalla on luottamuksellinen. Esityksessä sisältyvää tekstiä voi käsitellä ja siihen voi vastata tiedotuksessa jo ennen asian käsittelyä ja päätöstä kunnallisen toimielimen kokouksessa. Valmistava viranhaltija huolehtii siitä että tiedotus missä järjestyksessä asiat päätetään ja missä instanssissa, sisällytetään esittelytekstiin. Kaikki olennainen tieto sisällytetään esittelytekstiin jotta saadaan kokonaisnäkemys asioiden asiallista käsittelyä varten. Kunnallisen toimielimen tehdyistä päätöksistä tiedottaa viranhaltija jolle tämä tehtävä on toimielin antanut tai toimenkuvan kautta on määrätty hänelle vastuu tästä. Tiedottamisen tulee esittää viimeistään toimielimen vahvistamana ajankohtana. Tiedotukseen sisällytetään yksityiskohdat päätöksen sisällöstä, mahdollisista äänestyksistä ja niiden tuloksesta, pöydälle panemisesta, merkityt eriävät mielipiteet ja muut asiatiedot jotka ovat merkityksellisiä asian ratkaisuun. Suljetun kokouksen keskusteluista ei tiedoteta. Kaupunginvaltuuston pöytäkirjat toimitetaan kaupungin kirjastoon ja muitten toimielinten pöytäkirjat siirretään kaupungin kotisivuille viimeistään kaksi viikkoa pöytäkirjojen tarkistuksen jälkeen. Erillinen lehdistötiedote voi olla aiheellinen sellaisissa tapauksissa kun asia herättää suurta yleistä mielenkiintoa tai on luonteeltaan monimutkainen. Erillinen tilaisuus lehdistölle järjestetään kaupunginhallituksen kokouksen jälkeisenä päivänä ja toiset toimielimet tai asiat tilanteen niin vaatiessa. Media

5 kutsutaan hyvissä ajoin ja sellaisena ajankohtana joka katsotaan sopivaksi ja mieluimmin annetaan kirjallinen selostus. Asianomainen tulosvastaava seuraa oman vastuualueensa tietoja mediassa. Mediassa esitettyyn arvosteluun tai kommenttiin omaa toimintaa vastaan ei yleensä vastata siten että kunta puolustaa omaa toimintaansa. Lehden yleisönosastolla omalla nimellä esitettyyn suoraan kysymykseen pyritään vastaamaan. Virheellinen tieto mediassa ei yleensä saa aiheuttaa kunnan puolesta toimenpiteitä jos ei virheellisyys sinänsä voi aiheuttaa vakavia seurauksia yleisölle. Virheiden seuraukset on harkittava joka yksittäisessä tapauksessa ja jos seuraukset voivat tulla merkittäviksi, vastuullisen toimielimen tulee oikaista virheen heti. Oikaisulla tarkoitetaan virheellisen asiatiedon korjaamista ja sen muotoilussa tulee noudattaa hyvää journalistista tapaa. Oikaisu tehdään heti ja siten että levikki on sama kuin alkuperäisellä virheellisellä tiedolla. Virheiden oikaisujärjestys on seuraava: - toimitukselle tiedotus virheestä - keskustelu toimenpiteistä toimituksen kanssa - oikaisu toimituksen nimissä - lausunto tai kommentti kunnan nimissä. Virheiden ehkäisemiseksi artikkelimateriaalissa johon sisältyy materiaalia tai haastattelu tiedottajan kanssa kunnan puolesta, on tiedottajalla aihetta pyytää että hän saa ottaa osaa sen materiaalin puolesta joka perustuu tiedottajan antamaan materiaaliin ennen artikkelin tai haastattelun julkaisemista. 4.2 Välitön tiedottaminen kuntalaisille Välitön tiedottaminen tarkoittaa kunnan tuottamaa tiedotusta joka toimitetaan tai ilmoitetaan asukkaille kunnan toimesta. Virallinen ilmoitustaulu sijaitsee Virastotalossa, Topeliuksenpuistikko 7, ja on valtuuston päätöksen mukaan se paikka jossa kunnalliset kuulutukset julkaistaan nähtäväksi. Mahdollisuuksien mukaan kuulutukset voi julkaista kunnan kotisivujen sähköisellä ilmoitustaululla Sähköinen tiedottaminen hoidetaan kunnan kotisivujen kautta. Organisaation sektoreilla on vastuu tämän ohjelman päämäärien toteuttamisesta käyttämällä sähköisen tiedottamisen antamia mahdollisuuksia. Yleisölle on annettava mahdollisuus tukeen ja tekniseen avustukseen kirjaston tiloissa kunnan kotisivujen tietojen etsimisessä.

6 Tietoverkon kautta saapuneet kyselyt, anomukset ja kirjeenvaihto toimitetaan samalla tavalla kuin vastaavat kirjalliset kyseiselle viranomaiselle ja käsittely ja vastaaminen tapahtuu samaten kuin kirjalliseen asiakirjaan. Kunta pyrkii järjestämään julkisia tilaisuuksia kuntalaisille kun kaavoitus-, koulu-, sosiaali- ja terveys- tai liikennekysymykset herättävät yleistä mielenkiintoa ja edellyttävät keskustelua isommassa ryhmässä Kuntalaisten aloitteet käsitellään siinä järjestyksessä ja sillä tavalla kuin kuntalaki edellyttää 5. Julkisuusperiaate ja kunnallinen tiedottaminen 5.1 Julkisuusperiaate Kaikessa kunnallisessa hallinnossa noudatetaan julkisuusperiaatetta asetuksessa ja lainsäädännössä säädetyn muodon mukaan (Laki julkisuudesta viranomaisten toiminnassa 621/99). Tämä merkitsee: viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä ( 1) tässä laissa ( 3) säädettyjen tiedonsaantioikeuksien ja viranomaisten velvollisuuksien tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintotapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan. jokaisella on oikeus ( 9) julkinen. saada tieto viranomaisen asiakirjasta joka on tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen on viranomaisen harkinnassa ( 17 ) ottaen huomioon mitä laissa säädetään. Kunnallisen toimielimen kokouksen pöytäkirja liitteineen tulee julkiseksi kun pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu. Valtuuston kokoukset ovat julkisia jollei valtuusto toisin päätä lain tai asetuksen nojalla. Muun toimielimen kokoukset ovat aina suljettuja ellei toimielin ole erillisesti päättänyt pitää julkisia kokouksia tai erikoistapauksessa pitää kokouksen julkisena. Pääsääntö on että kunnan asiakirjat ovat julkisia. Asiakirja tulee julkiseksi kun se on tullut kuntaan. Kaikki asiakirjat tulevat julkisiksi viimeistään kun asian käsittely on päättynyt viranomaisessa. Tällöin myös viranomaisen sisäinen valmisteluaineisto tulee julkiseksi.

7 Tarjousasiakirjat eivät ole julkisia ennen kuin sopimus joka perustuu näihin asiakirjoihin on tehty. Kunnan on viestitettävä yritykselle joka jättää tällaisia asiakirjoja, että asiakirjat tulevat julkisiksi jotta vältytään siltä riskiltä että liikesalaisuuksia tai muuta vastaavaa tietoa sisältyy asiakirjoissa. Hintatiedot ei ole liikesalaisuus ja nämä tiedot ovat julkisia siinäkin tapauksessa että yrittäjä on esittänyt salassapitovaatimuksen. Viran hakupaperit tulevat julkisiksi kun ne saapuvat kuntaan. Viran- tai toimenhakijoiden nimitiedot ovat julkisia. Tiedoissa hakijoista on kuitenkin aina ilmoitettava ketkä ovat esittäneet salassapitotoivomuksen. Media päättää jos on yleisen edun mukaista että myös näiden nimet julkaistaan. Kaikki julkisen alan työntekijöiden palkkatiedot ovat julkisia. Määräykset koskevat myös kunnan liikelaitoksia, mutta ei kuntien omistamia yhtiöitä. Sen sijaan palkkauksen perustetta varten tehdyt selvitykset ja arviot eivät ole julkisia eikä näitä tietoja saa luovuttaa sivullisille. Kunnan toiselle viranomaiselle laatima lausunto, kirjelmä tai kirjeenvaihto on julkinen allekirjoituksen jälkeen. 5.2 Ei julkiset asiakirjat Ei julkista asiakirjaa ei saa julkaista eikä tietoja siitä saa käyttää hyväksi. Asiakirjan voi julistaa salaiseksi ainoastaan nojaten lakiin tai asetukseen. 6. Sisäinen tiedottaminen 6.1 Sisäisen tiedottamisen periaatteet Sisäisellä tiedottamisella tarkoitetaan kunnan organisaation sisällä tapahtuvaa tietojen kulkua, päivittäistä vuorovaikutusta kokouksissa ja tiedotusten lukemista. Henkilöstön osallistumisesta ja yhteistyöstä työpaikkapaikoilla säädetään erikseen. Sisäinen tiedottaminen voi olla suullista tai kirjallista. Työpaikkakokoukset ja henkilöstökokoukset ja erilliset kiertokirjeet, esityslistat ja pöytäkirjat, sopimukset, suunnitelmat, ohjelmat ja ohjeet ovat kaikki tärkeitä osia sisäisestä tiedottamisesta. 6.2 Vastuu sisäisestä tiedottamisesta Toimialan johtajilla ja tulosvastaavalla viranhaltijalla on vastuu toimivasta sisäisestä tiedottamisesta.

8 Sisäinen tiedottaminen luo edellytyksiä ulkoisen tiedotuksen toimivuudelle ja tavoitettavan palvelutason saavuttamiseen. Sisäiseen tiedotukseen kuuluu myös uuden työntekijän perehdyttäminen työyhteisöön Kuntakonsernin tiedottamisperiaatteet Sisäisen tiedotuksen tulee perustua kunnalliseen visioon, strategiaan, kokonaisnäkemykseen, taloudellisiin tuloksiin ja kehitykseen, talousarvioon ja taloussuunnitelmaan, johtoryhmän kannanottoon sekä johdon tekemiin sopimuksiin henkilöstöedustajien kanssa. 7. Tiedottaminen kriisitilanteissa Kriisitilanteissa, esim. häiriöt kunnallisteknisissä toiminnoissa, puutteellisuus palveluvalmiudessa, työtaistelut ja suuronnettomuudet tai uhka sellaisista, ulkoiselle tiedottamiselle asetetaan erityisiä vaatimuksia. Poikkeusolotilanteissa tiedottaminen hoidetaan erityismääräysten mukaan. Suuronnettomuuksissa tiedotuksesta vastaa pelastusviranomaisten johto. Laajoista sähkö- ja vesikatkoista tiedotetaan aluepelastusviranomaisille jotka tarvittaessa tiedottavat yleisölle ja tiedotusvälineille. Muista häiriöistä kunnan palvelutuotannossa tiedottaa asianomainen toimintajohtaja. Kunnan johdolle on myös välittömästi ilmoitettava. Tiedonvälityksen on esitettävä nopeasti ja oltava sisällöltään asiallista. Tiedon osuus on oltava suhteessa häiriön laajuuteen ja mahdollisiin seurauksiin.