N:o 78 ESPOON KAUPUNGIN LAUTA- JA JOHTOKUNTIEN TIEDOTUSTOIMINTAA KOSKEVAT OHJEET

Transkriptio

1 ESPOCNJ,,NVIKMT SE0.2x,v ESPOON KAUPUNGIN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaisija: Espoon kaupunginkanslia N:o 78 ESPOON KAUPUNGIN LAUTA- JA JOHTOKUNTIEN TIEDOTUSTOIMINTAA KOSKEVAT OHJEET Kaupunginhallituksen hyväksymä 1 S Espoon kaupungin jäsenille on sopivin tavoin annettava riittävät tiedot yleistä mielenkiintoa herättävistä vireillä olevista kaupungin asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä ja tehdyistä ratkaisuista. Kaupunginhallituksen tehtävänä on johtaa ja valvoa tätä kaupungin tiedotustoimintaa (KunL 37 S). 2 S ;spoon kaupungin yleisestä tiedotus- ja suhdetoiminnasta huolehtii kaupungin tiedotustoimisto, jonka päällikkönä toimii kaupungin tiedotus- ja suhdetoimintapäällikkö. Tiedotustoimiston tehtävät ja asema on määrätty kaupunginkanslian johtosäännössä ( ). 3 5 Kaupungin lauta- ja johtokuntien tulee omalta osaltaan huolehtia alaansa kuuluvien asioiden tiedottamisesta asianomaisen sektorin kaupunginjohtajan ohjeiden mukaisesti niin, että kaupungin asukkailla ja muilla jäsenillä on riittävä mahdollisuus seurata heitä

2 78:2 Tiedotustoimintaa koskevat ohjeet kiinnostavien asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa sekä lausua niistä mielipiteensä. 4 S Lauta- ja johtokuntien tulee, tarvittaessa kaupungin tiedotustoimiston kanssa neuvoteltuaan, tehdä päätös kåsittelemiensä asioiden julkistamisesta, ellei toisin ole määrätty. 5 S Lauta- tai johtokunnan tulee antaa tiedotustehtåvistå huolehtiminen erikseen mååråttåvän tiedotushenkilön tehtäväksi, ellei toisin ole määrätty. Tiedotushenkilönå voi toimia joko lauta- tai johtokunnan sihteeri tai joku muu viranhaltija, ellei virastolla ole päätoimista tiedottajaa. Lauta- ja johtokunnan tulee ilmoittaa tiedotushenkilön nimi kaupungin tiedotustoimistoon, joka pitää tiedottajaluetteloa, järjestää heille koulutus- ja ohjaustilaisuuksia sekä toimittaa muuta materiaalia. Samoin lauta- tai johtokuntien tulee lähettää kaupungin tiedotustoimistolle tiedoksi tiedottamistehtåvien järjestämistä koskevat päätöksensä ja tiedottajalle antamansa ohjeet. 6 S Virastojen ja vastaavien laitosten tiedotussihteerit toimivat tehtåvåssään suoraan virastopåållikön tai laitoksen johtajan alaisuudessa noudattaen tiedotussihteerin toiminnasta annettuja ohjeita. 7 5 Lauta- ja johtokuntien tulee tehdä päätös tiedottajan oikeudesta osallistua lauta- ja johtokuntien kokouksiin. Päätöksen tulee koskea myös kaupungin tiedotus- ja suhdetoimintapåållikön tai kulloinkin kysymyksessä olevaa alaa hoitavan tiedotussihteerin oikeutta olla tarvittaessa läsnä lauta- ja johtokunnan kokouksessa. 8 5 Lauta- ja johtokuntien tulee tehdä täsmällinen päätös siitä, millä tavalla esityslistat, niiden liitteet, pöytåkirjat sekä tehdyt päätökset ynnä muut asiat tiedotetaan joukkoviestimille. X/93

3 78:3 Tiedotustoimintaa koskevat ohjeet Päämääränä tulee tällöin olla mahdollisimman suuren julkisuuden noudattaminen, ottaen huomioon kunnallishallinnon yleisen julkisuusperiaatteen, jonka mukaisesti kaikki asiakirjat, päätökset ja toimenpiteet ovat julkisia, ellei niitä ole laissa tai asetuksessa määrätty salaisiksi tai ei-julkisiksi. Tiedottamisen pitää olla avointa ja tasapuolista. Kunnan tehtävänä on kertoa asioihin liittyvät sekä myönteiset että kielteisetkin näkökohdat. Milloin syntyy epäselvyyttä jonkin asian tai seikan salassapitovelvollisuudesta, tulee asianomaisen pyytää tästä asiamiesosaston lausunto. 9 S Kaikissa kaupungin virastoissa ja vastaavissa laitoksissa siirrytään virastotoimitusjärjestelmään, jonka käytännöllisestä hoitamisesta huolehtii viraston tiedotussihteeri tai tiedottaja kaupungin tiedotustoimiston antamien ohjeiden mukaisesti. 10 S Lauta- tai johtokunnan tiedottajan sekä muiden tiedotustehtävistä huolehtivien tulee 1. kehittää osaltaan kaupungin tiedotustoimintaa niin, että se täyttää kunnallislain määräykset, vahvistaa kansanvallan toteutumista kaupungin hallinnossa sekä palvelee kunnan jäseniä antamalla tietoja näiden oikeuksista ja velvollisuuksista asianomaisen lauta- tai johtokunnan toimialalla; 2 pyrkiä vaikuttamaan avoimen ja tiedotusyståvällisen hengen luomiseksi ja ylläpitämiseksi lauta- tai johtokunnan sekä sen alaisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden piirissä; i kartoittaa käytettävissä olevat tiedottamisen keinot erityisesti kaupunkilaisiin suoraan kohdistettavan tiedotuksen ja heiltä saatavan palautteen kehittämiseksi; 4. huolehtia viraston tai laitoksen virastotoimitusjärjestelmän toimivuudesta annettujen ohjeiden mukaisesti; 5. pitää yllä toimivat suhteet joukkoviestimiin ja palvella niitä tasapuolisesti; 6. huolehtia etuoikeuden suomisesta uutisen käyttöön sitä koskevan aloitteen tekijälle;

4 78:4 Tiedotustoimintaa koskevat ohjeet 7. huolehtia lauta- tai johtokunnan päätösten mukaisesti esityslistojen toimittamisesta liitteineen tiedotusvälineiden ja puolueiden kunnallisjärjestöjen käyttöön ennen kokousta ottaen huomioon, että salaisina pidettävät asiat eivät pääse julkisuuteen; 8. saattaa lauta- tai johtokunnan päätöksen mukaisesti niiden päätökset joukkoviestimien ja puolueiden kunnallisjärjestöjen tietoon tavalla, joka niiden kanssa neuvottelemalla on todettu tarkoituksenmukaisimmaksi; 9. seurata joukkoviestimiä ja toimittaa saatu palaute lautatai johtokunnan sekä asianomaisten viranhaltijain ja työntekijöiden tietoon; 10. huolehtia tarvittaessa lauta- tai johtokunnan toimiplaa koskevien julkisuudessa esiintyneiden virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemisesta ja vastineiden laatimisesta yhteistyössä kaupungin tiedotustoimiston kanssa, joka kaupunginkanslian johtosäännön mukaisesti huolehtii niiden edelleen toimittamisesta; 11. huolehtia lauta- tai johtokunnan toimialaa koskevan materiaalin toimittamisesta kaupungin tiedotustoimiston julkaisemaan "Espoo/Esbo" -lehteen, tarvittaessa viikottain toimitettaviin lehdistötiedotteisiin sekä "Espoo palvelee" -hakemistoon; 12. tehdä tarvittaessa kaupungin tiedotustoimistolle esityksiä erikoiskampanjoiden järjestämisestä sekä "Espoo/Esbo" -lehden erikoisnumeroiden julkaisemisesta sekä 13. toimia tiiviissä yhteistyössä kaupungin tiedotustoimiston sekä asianomaisesta toimialasta huolehtivan tiedotussihteerin kanssa mm. sellaisissa kysymyksissä kuin julkaisujen painattaminen, tiedotustilaisuuksien, näyttelyiden ym. järjestäminen sekä muut tiedotustoimintaan liittyvät asiat. 11 S Lauta- ja johtokuntien tulee viimeistään kunkin kalenterivuoden alussa laatia luettelo vuoden merkittävimmistä, ennakoitavissa olevista tiedotustapahtumista sekä toimittaa se tiedoksi kaupungin tiedotustoimistoon. 12 S Milloin lauta- ja johtokunnat tai niiden alaiset viranhaltijat antavat merkittävistä asiakokonaisuuksista tai muista laajaa mielenkiintoa herättävistä kysymyksistä tietoja julkisuuteen, niiden tulee neuvotella kaupungin tiedotustoimiston kanssa tietojen antamistavasta, muotoilusta, noudatettavasta tiedotusmenettelystä ym.

5 78:5 Tiedotustoimintaa koskevat ohjeet tarpeelliseksi katsottavista kysymyksistä. Samoin tulee kaikki joukkoviestimille lähetettävä tiedotusmateriaali toimittaa myös kaupungin tiedotustoimistolle. 13 S Lauta- ja johtokuntien käsitellessä kysymyksiä, joilla on huomattava merkitys kaupunkilaisille tai jotka muutoin herättävät yleistä mielenkiintoa, tulee erityistä huomiota kiinnittää riittävien tietojen antamiseen ja nopeaan tiedottamiseen asiasta. Tarvittaessa lauta- tai johtokunta voi tehdä kaupunginkanslian tiedotustoimistolle esityksen esim. tiedotustilaisuuden järjestämisestä niille kunnan jäsenille, joita tietty vireillä oleva tai päätetty asia koskee tai jotka muutoin ovat siitä kiinnostuneita. Samoin on laita, milloin lauta- tai johtokunta tahtoo järjestää laajemman kampanjan jonkin asian tiedottamiseksi kaupungin jäsenille. 14 S Tämän ohjeiston mukaista kaupungin tiedotustoimintaa johtaa ja valvoo kaupunginhallitus, joka tarvittaessa antaa ohjeita siitä, millä tavoin tiedottamisesta eri lauta- ja johtokunnissa on huolehdittava. 15 S Tällä ohjeistolla kumotaan kauppalanhallituksen antamat tiedotus- ja suhdetoimintaa koskevat ohjeet.