Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet

Transkriptio

1 LIITE 393 D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet Monille projektipäälliköille projektin tietojen välittäminen on heidän tärkein ja eniten aikaa vievä tehtävänsä. Monilla projektitiimeillä on käytössään tietokonepohjaisia yhteistyöjärjestelmiä, esimerkiksi paikallisverkkoja (LAN), sähköposti sekä mahdollisuus käyttää intranetiä ja Webiä. Kriittiset projektitiedot tuntuvat kuitenkin juuttuneen projektipäällikön hallinnassa oleviin Microsoft Project -tiedostoihin. Oppitunnilla 11 käytettiin joitakin Microsoft Projectin ominaisuuksia projektin tietojen julkaisemiseen HTMLmuodossa intranet- tai Web-käyttöä varten. Sen lisäksi, että tiedot voi julkaista ulos Microsoft Projectista, tietoja voidaan työryhmäominaisuuksien avulla myös tuoda Microsoft Projectiin. Microsoft Projectin työryhmäominaisuuksien tehokas käyttö auttaa koko projektitiimiä ja muita asiasta kiinnostuneita sidosryhmiä viestimään ajantasaisesti tärkeissä tehtävissä, esimerkiksi projektisuunnitelmien tekemiseen, etenemisen seurantaan, tilan raportointiin ja projektitietojen tarkasteluun liittyvissä asioissa. Tässä liitteessä esitellään tärkeimmät kaksi tapaa viestiä projektitietoja projektipäällikön, resurssien ja muiden sidosryhmien kesken. Tavat ovat Abbrev. Lesson Title! Microsoft Projectin käyttö sähköpostipohjaisen viestinnän kanssa, kun käytössä on MAPI-yhteensopiva sähköpostijärjestelmä, esimerkiksi Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express tai Lotus Notes. Tällä tavalla voidaan raportoida tehtävien varauksia, tiloja ja päivityksiä.

2 394 Microsoft Project 2000 Trainer! Web-pohjainen yhteistyö Microsoft Projectin kumppanituote Microsoft Project Centralin avulla. Project Central tarjoaa projektin kaikille sidosryhmille laajat mahdollisuudet yhteistyössä tapahtuvaan suunnitteluun ja seurantaan. Organisaation käyttöön parhaiten sopiva työryhmäratkaisu riippuu projektitiimin verkkoinfrastruktuurista, teknisistä resursseista ja tiedonvälitystarpeista. Sähköpostipohjaisessa ryhmätyössä on melko vähän valmistelutöitä, mutta sen mahdollisuudet ovat rajalliset. Project Central tarvitsee enemmän valmistelutöitä, mutta tarjoaa huomattavasti enemmän mahdollisuuksia ja etuja. Näille työryhmäratkaisuille on yhteistä, että projektipäällikkö hallitsee Microsoft Project -tiedostoa täysin. Hän voi määrittää, mitä tietoja tiedostoon tulee ja mitä siitä lähtee. Microsoft Projectin työryhmäominaisuuksien määrittäminen Sekä sähköpostipohjainen ratkaisu että Project Central -työryhmäratkaisu edellyttävät, että niiden käyttö määritetään Microsoft Projectiin. Työryhmäyhteistyön määrittäminen Microsoft Projectiin 1 Avaa Microsoft Project -tiedosto, jonka haluat määrittää työryhmäkäyttöön. 2 Valitse Työkalut-valikosta Asetukset (Options). 3 Napsauta Työryhmä-välilehteä (Workgroup). 4 Valitse Oletustyöryhmäviestit-laatikosta (Default Workgroup Messages For) Sähköposti ( ) käyttääksesi sähköpostia yhteydenpitoon. TAI Valitse Web käyttääksesti Project Centralia yhteydenpitoon ja syötä sitten Project Central -palvelimen URL-osoite. 5 Sulje Asetukset-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Valittava vaihtoehto riippuu avoimen Microsoft Project -tiedoston varauksia sisältävien resurssien oletusarvon mukaisesta työryhmäviestintätavasta. Samoissa projekteissa työskentelevät resurssit voivat kuitenkin käyttää erilaisia työryhmäviestintätapoja. Jotkut resurssit, joilla on pääsy intranetiin voivat esimerkiksi käyttää Microsoft Project Centralia ja toiset sähköpostipohjaista viestintää. Sekä sähköpostipohjainen vaihtoehto että Project Central -viestintä vaativat lisäasetusten määrittämistä. Lisätietoja on Microsoft Projectin seuraavissa käytönaikaisissa ohjeissa:

3 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 395! Sähköpostipohjainen viestintä: osa Työryhmäviestien käsittelyn asentaminen tiedostossa C:\Ohjelmatiedostot\Microsoft Office\Office\1033\Prjsetup.htm (olettaen, että Microsoft Project on asennettu oletussijaintiin).! Web-pohjainen viestintä: Microsoft Project 2000 Step by Step -CDlevyn tiedosto Pjcntrl\Help\1033\Svrsetup.htm. Sähköpostipohjaisen yhteistyön käyttö Microsoft Projectissa Microsoft Projectin sähköpostipohjainen viestintäominaisuus on tarkoitettu lähinnä kahden asian tekemiseen: 10 Abbrev. Lesson Title PROJ ! projektipäällikkö voi lähettää tehtävävarauksia, päivityksiä ja tilatietopyyntöjä varatuille resursseille! varatut resurssit voivat hyväksyä tehtävävarauksia ja lähettää päivityksiä ja tilatietoja projektipäällikölle. Tärkein sähköpostipohjaisen viestinnän käytöstä projektipäällikölle seuraava etu on se, että resurssit toimittavat itse todelliset työtiedot, jotka tallennetaan Microsoft Project -tiedostoon projektipäällikön hyväksynnän jälkeen. Tämä on erittäin hyödyllistä kahdesta syystä. Ensinnäkin projektipäällikkö saa yksityiskohtaiset ja oletettavasti täsmälliset tiedot keskeneräisten tehtävien tilasta, vaikka resurssin todellisten tietojen täsmällisyyttä voi olla tarpeen arvioida. Toiseksi järjestelmä tallentaa Microsoft Project -tiedostoon tarkat todelliset tiedot, joita voidaan myöhemmin käyttää työtapojen analysoimiseen, vakiokestotietojen määrittämiseen ja muihin tarkoituksiin. Tässä osiossa kuvaillaan yhteisiä toimintoja, joita sekä projektipäällikkö että resurssit voivat suorittaa sähköpostipohjaisten viestintäominaisuuksien avulla. Toiminnot on esitetty siinä järjestyksessä, jossa projektipäällikkö ja resurssit todennäköisesti tekisivät nämä toimet. Niissä on myös esitetty, kuka tekee ja mitä. Projektipäällikkö: Tehtävävarausten ilmoittaminen resursseille 1 Varaa resurssit tehtäville Microsoft Projectissa. 2 Valitse tehtävä tai tehtävät, joista haluat lähettää varausilmoitukset. 3 Valitse Työkalut-valikosta (Tools) Työryhmä (Workgroup) ja valitse sitten Ryhmä: varaus (TeamAssign).

4 396 Microsoft Project 2000 Trainer VIHJE Ryhmä: varaus -painikkeen voi valita myös työryhmätyökalurivistä. Microsoft Project näyttää Työryhmäsähköposti-valintaikkunan. 4 Valitse Työryhmäsähköposti-valintaikkunassa Lähetä viesti Kaikista tehtävistä (All Tasks) tai Valituista tehtävistä (Selected Tasks) ja napsauta OK-painiketta. Ryhmä: varaus-valintaikkuna (TeamAssign) avautuu. 5 Mukauta Aihe-ruudun (Subject) ja valintaikkunan viestiosan oletussisältöä tarpeen mukaan. 6 Napsauta Lähetä-painiketta (Send). Microsoft Project lähettää varatuille resursseille sähköpostiviestin, joka sisältää ryhmän varaustiedot. Resurssi: Tehtävävarauksen hyväksyminen 1 Avaa sähköpostiohjelmassasi projektipäällikön lähettämä Ryhmä: varaus - viesti. 2 Napsauta avautuneessa viestissä Vastaa-painiketta (Reply). 3 Kirjoita Viesti-ruutuun (Message) mahdollinen viesti projektipäällikölle. 4 Hyväksy varaus napsauttamalla Lähetä-painiketta. -TAI- Hylkää varaus kaksoisnapsauttamalla Hyväksytty-sarakkeeseen (Accept?) Ei ja napsauta sitten Lähetä-painiketta. VIHJE Jos käytät Microsoft Outlookia, hyväksytyt tehtävät lisätään Outlookin tehtäväluetteloon. Näiden tehtävien valmistumisprosenttien seuranta tai valmiiksi merkitseminen Outlookin tehtäväluettelossa kirjataan projektipäällikölle lähetettäviin tilaraportteihin. Projektipäällikkö: Resurssivarauksen tilan pyytäminen 1 Valitse tehtävä tai tehtävät, joiden tilaa haluat kysellä. 2 Valitse Työkalut-valikosta Työryhmä ja valitse sitten Ryhmä: tila (TeamStatus).

5 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 397 VIHJE Ryhmä: tila -painikkeen voi valita myös työryhmätyökalurivistä. 10 Microsoft Project näyttää Työryhmäsähköposti-valintaikkunan. 3 Valitse Kaikista tehtävistä tai Valituista tehtävistä ja napsauta sitten OKpainiketta. Esiin tulee Ryhmä: tila -valintaikkuna (TeamStatus). 4 Mukauta Aihe-ruudun ja valintaikkunan viestiosan oletussisältöä tarpeen mukaan. 5 Napsauta Lähetä-painiketta. Microsoft Project lähettää varatuille resursseille sähköpostiviestin, jossa on mukana tehtävien tilan selvityspyyntö. Abbrev. Lesson Title Resurssi: Varauksen tilan lähettäminen projektipäällikölle 1 Avaa sähköpostiohjelmassasi projektipäällikön lähettämä Ryhmä: tila -viesti (TeamStatus). 2 Syötä avautuvaan viestiin lueteltujen tehtävien jäljellä oleva työ, päivittäinen todellinen työ sekä haluamasi huomautukset. 3 Napsauta Lähetä-painiketta. Tila lähetetään projektipäällikölle. VIHJE Microsoft Outlook 2000:ssa voidaan luoda pyytämättä tilaraportti, joka lähetetään projektipäällikölle. Avaa Tehtävät-kansio ja valitse Toimet-valikosta Uusi ryhmätilaraportti (New TeamStatus Report). Projektipäällikkö: Resurssien ryhmätilavastausten päivittäminen Microsoft Project -tiedostoon 1 Avaa sähköpostiohjelmassasi resurssin lähettämä Ryhmä: tila -vastausviesti. 2 Tarkista resurssin ilmoittamat todelliset kestot. Jos hyväksyt ne, napsauta Päivitä projekti -painiketta (Update Project). Microsoft Project päivittää tiedostoon resurssin ilmoittamat todelliset tiedot. Resurssin tekemät huomautukset näkyvät tehtävähuomautuksina.

6 398 Microsoft Project 2000 Trainer Web-pohjaisen yhteistyön käyttäminen Microsoft Project Centralissa Microsoft Project Central on Microsoft Projectin kumppanituote, jonka avulla laajempi työryhmäyhteistyö on mahdollista. Project Centralissa on kaksi pääosaa:! Palvelinosa, joka toimii Windows NT Server 4.0:ssa tai Windows 2000:ssa, jossa käytetään Microsoft Internet Information Serveriä. Tämä osa ohjaa Project Central -tietojen tietokantaa, joka synkronoidaan Microsoft Project -tiedostojen kanssa niin valittaessa.! Asiakasosa, joka toimii projektipäällikön ja niiden resurssien ja muiden sidosryhmien tietokoneiden Microsoft Internet Explorerissa (tai Project Centralin selainmoduulissa), joille on sallittu yhteyden muodostaminen Project Central -palvelinosaan ja tiettyihin projekteihin. Microsoft Project ja Project Centralin asiakas- ja palvelinosat muodostavat yhdessä täydellisen Web-pohjaisen viestintä- ja yhteistyötyökalun projektitiimeille ja sidosryhmille. Tärkeimpiä toimintoja, joissa Project Central auttaa ovat seuraavat:! projektipäälliköt voivat julkaista projektin ja portfolion tilan ja muut tiedot keskitetysti! resurssit voivat tarkastella omia tehtävävarauksiaan ja Ganttkaavioita, raportoida todellisen työn ja muita tilatietoja sekä projektipäällikön tämän salliessa luoda uusia tehtäviä ja delegoida tehtäviä muille resursseille! muut sidosryhmät, esimerkiksi resurssipäälliköt, ylempi johto ja asiakkaat voivat tarkastella niitä projektitietoja, jotka kiinnostavat niitä eniten ja jotka projektipäällikkö on antanut käytettäviksi! kaikki projektin tai projektiportfolion osalliset voivat käyttää yhtä vakiotyökalua projektitietojen välitykseen.

7 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 399 VIHJE Microsoft Projectin mukana on yksi Project Central Serverin lisenssi. Ennen kuin Project Centralia voidaan käyttää työryhmässä, asiakaslisenssejä on hankittava asianmukainen määrä. Lisätietoja on Microsoft Projectin käytönaikaisen Ohjeen lisenssisopimuksessa. Saat lisätietoja myös napsauttamalla Project Central - kirjautumisnäytön Käyttöoikeussopimus -linkkiä (License Agreement). Seuraavissa osioissa kuvaillaan joitakin toimintoja, joita tekevät Project Centralin kolme pääasiallista käyttäjää: projektipäällikkö, järjestelmänvalvoja ja resurssi. 10 Abbrev. Lesson Title PROJ , PROJ2000E-6-1 Projektipäällikön toimet Project Centralissa Kuten Microsoft Projectissakin, yksi Project Centralin pääteemoja on se, että projektipäällikkö hallitsee projektin kokonaissuunnitelmaa ja hyväksyy kaikki Microsoft Project -tiedoston ja Project Central -palvelintietokannan väliset muutokset. Tässä osiossa kuvaillaan joitakin projektipäällikön tavallisia toimia Project Centralissa. Muodosta ennen seuraavien toimien aloittamista yhteys Project Centralin kirjautumissivulle ja kirjaudu käyttäjänä, joka on määritetty projektipäälliköksi. Tällöin esiin tulee seuraavan kuvan mukainen kotisivu. Saat demonstraation projektipäällikön tavallisista toimista kaksoisnapsauttamalla Microsoft Project 2000 Step by Step - CD-levyn Multimediakansion Project Central Project Manager.AVI - kuvaketta.

8 400 Microsoft Project 2000 Trainer Microsoft Project Centralin päivittäminen Microsoft Projectista Kun tehdään muutoksia Microsoft Project -tiedostoon, jolle on otettu käyttöön Project Central -Web-viestintä, Project Centraliin täytyy silloin tällöin päivittää uusimmat projektitiedot. Päivittäminen kannattaa tehdä vähintään projektin tilaraportointikautta vastaavin väliajoin. 1 Avaa Microsoft Projectissa Microsoft Project -tiedosto, jolle on otettu käyttöön Project Central -Web-viestintä. 2 Osoita Työkalut-valikossa Työryhmä-komentoa ja napsauta Päivitä projekti Web-palvelimeen-komentoa (Update Project to Web Server). Microsoft Project päivittää Project Centralin palvelintietokantaan viimeisimmät ylätason tiedot Microsoft Project -tiedostosta. VIHJE Voit määrittää, että Project Central -palvelintietokanta päivitetään automaattisesti aina kun tallennetaan Microsoft Project -tiedosto, johon tietokanta on kytketty. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset ja valitse sitten Työryhmä-välilehti. Napsauta Päivitä Microsoft Project Central -palvelimen projektitiedot aina tallennettaessa -valintaruutua (Update Project Information to Microsoft Project Central Server On Every Save). Tilaraporttien määrittäminen Project Centralia voi käyttää tiimin pääasiallisena tilanraportointivälineenä. Kun raportin ulkoasu on määritetty, projektipäällikön määrittämät resurssit voivat käyttää sitä tilansa lähettämiseen projektipäällikön määrittämin aikavälein. 1 Valitse Project Centralin Tilaraportti-valikosta (Status Reports ) Pyydä tilaraportti (Request A Status Report). Esiin tulee Pyydä tilaraportti-sivu (Request a Status Report).

9 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 401 Abbrev. Lesson Title 10 2 Napsauta Määritä uusi tilaraportti, johon ryhmä voi vastata (Set Up A New Status Report For Your Team To Respond) To ja napsauta sitten OKpainiketta. Esiin tulee ohjatun Pyydä tilaraportti -toiminnon ensimmäinen vaihe. 3 Tee haluamasi valinnat ja napsauta Seuraava-painiketta (Next). Noudata ohjatun toiminnon seuraavilla sivuilla näytössä näkyviä ohjeita. Automaattisten hyväksymissääntöjen määrittäminen Ajan säästämiseksi voidaan määrittää sääntöjä, jotka hyväksyvät Project Centralissa automaattisesti resurssien tietynlajiset pyynnöt. Ohjelmassa voidaan esimerkiksi määrittää sääntöjä, jotka sallivat tietyille resursseille uusien tehtävien luomisen ja niiden kopioimisen Microsoft Project -tiedostoon ilman projektipäällikön erillistä hyväksyntää tai sääntöjä, jotka hyväksyvät automaattisesti tehtävien delegointipyynnöt. 1 Valitse Kotisivu-valikosta (Home) Säännöt (Rules). Esiin tulee Säännöt-sivu.

10 402 Microsoft Project 2000 Trainer 2 Napsauta Uusi sääntö -painiketta (New Rule). Esiin tulee Ohjattu sääntöjen luominen -toiminnon ensimmäinen vaihe. 3 Tee haluamasi valinnat ja napsauta Seuraava-painiketta. Noudata ohjatun toiminnon seuraavilla sivuilla näytössä näkyviä ohjeita. Project Centralin hallintatoimet PROJ2000E-2-3 PROJ2000E-6-4 PROJ2000E-6-5 PROJ2000E-6-6 PROJ2000E-6-7 Tässä osiossa kuvaillaan projektipäällikön tai järjestelmänvalvojan Project Centralissa tekemiä yleisiä hallintatoimia. Vaikka Project Centralissa on erikseen projektipäällikön ja järjestelmänvalvojan roolit, sama henkilö voi hyvinkin toimia molempina. Tärkein näiden kahden välinen ero on se, että kun ohjelmaan kirjaudutaan järjestelmänvalvojana, käytettävissä on Järjestelmänvalvoja-valikko (Admin) ja sen komennot; kun kirjaudutaan projektipäällikkönä, ne eivät ole käytettävissä. Muodosta ennen seuraavien toimien aloittamista yhteys Project Centralin kirjautumissivulle ja kirjaudu käyttäjänä, jolle on määritetty järjestelmänvalvojan rooli. Esiin tulee kotisivu. Käyttäjien ja käyttöoikeuksien luominen Project Centralissa Järjestelmänvalvoja vastaa Project Central -käyttäjätileistä ja siitä, kuka voi tarkastella Project Central -tietoja. Project Centralissa näkyvät aluksi siihen

11 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 403 Saat demonstraation järjestelmänvalvojan tavallisista toimista kaksoisnapsauttamalla Microsoft Project 2000 Step by Step - CD-levyn Multimediakansion Project Central Administrator.AVI -kuvaketta. kytkettyjen Microsoft Project -tiedostojen resurssit ja projektipäälliköt, mutta siihen voidaan lisätä muita käyttäjiä, jotka eivät ole projektien resursseja, esimerkiksi asiakkaita tai ylempää johtoa. 1 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta (Admin) Käyttäjät (Users). Esiin tulee Käyttäjäluettelo-sivu (User List). 10 Abbrev. Lesson Title 2 Napsauta Lisää käyttäjä -painiketta (Add User). Esiin tulee Lisää käyttäjä -sivu. 3 Valitse Lisää uusi käyttäjä -kohtaan (Add A New User) tarkistuslaji, käyttäjänimi, sähköpostiosoite ja muut tiedot. VIHJE Valitse tämä vaihtoehto, jos käyttäjä käyttää Project Centralia Windows NT - tunnistusta käyttävän verkon kautta. Se on turvallisempi kuin Microsoft Project Central Serverin tunnistus. Seuraavassa osiossa määritetään Project Centralissa käytettävä yleinen tarkistuslaji. 4 Napsauta Tallenna muutokset -painiketta (Save Changes).

12 404 Microsoft Project 2000 Trainer Project Centralin turvallisuusasetusten määrittäminen Tämä toiminto edellyttää, että Project Central -palvelin on määritetty yhden käyttäjän tilaan. Varmista ennen tämän tekemistä, että kukaan muu ei käytä Project Centralia. 1 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta Palvelintila (Server Mode). Project Central näyttää Palvelintila-sivun. 2 Valitse Yksittäiskäyttö (Single User) ja napsauta sitten Tallenna muutokset - painiketta. 3 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta Yleistietoja (Overview). Project Central näyttää Yleistietoja järjestelmänvalvonnasta -sivun (Administration Overview). VIHJE Myös jotkin muut mukautusvaihtoehdot ovat käytettävissä. Niihin kannattaa tutustua, kun Project Central -palvelin on yhden käyttäjän tilassa. 4 Valitse Mukauta-kohdasta (Customize) Käyttöoikeuksien tarkistusasetukset (Authentication Options). Project Central näyttää Käyttöoikeuksien tarkistusasetukset -sivun (Authentication Options).

13 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet Valitse käyttöoikeuksen tarkistus ja salasana-asetukset, joita haluat käytettävän käyttäjille, jotka pyrkivät käyttämään tätä Project Central - palvelinta ja napsauta sitten Tallenna muutokset -painiketta. 6 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta (Admin) Palvelintila (Server Mode). Project Central näyttää Palvelintila-sivun. 7 Napsauta Normaali-vaihtoehtoa ja napsauta sitten Tallenna muutokset - painiketta. Gantt-kaavioiden muotoileminen Project Centralissa Project Centralissa käytettävissä olevia Gantt-kaavioita voi muotoilla samaan tapaan kuin Microsoft Projectissa. 1 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta (Admin) Mukauta (Customize). Esiin tulee Yleistietoja järjestelmänvalvonnasta -sivu. 10 Abbrev. Lesson Title VIHJE Myös jotkin muut muotoilu- ja mukautusvaihtoehdot ovat käytettävissä. 2 Valitse Mukauta-kohdasta Gantt-palkit ja aikajana (Gantt Bar Styles And Timescale). Esiin tulee Gantt-palkkityylit ja aikajana -sivu.

14 406 Microsoft Project 2000 Trainer 3 Valitse Gantt-kaavio-ruudusta Gantt-kaavio, jota haluat mukauttaa. 4 Tee sitten haluamasi muotoiluasetukset. 5 Napsauta Tallenna muutokset -painiketta. Näkymien luominen ja hallitseminen Project Centralissa voi luoda mukautettuja näkymiä samaan tapaan kuin Microsoft Projectissa. Näkymiä voidaan myös määrittää käytettäväksi vain tietyille käyttäjäluokille. Luokat kuvaillaan seuraavassa menettelyssä. 1 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta (Admin) Hallitse näkymiä (Manage Views). Esiin tulee Tietoja näkymistä -sivu (Information On Views). VIHJE Tietoja näkymistä -sivulla suositellaan, että luet Svrsetup.htm-tiedoston ennen näkymien määrittämistä. Yleisestikin ottaen Svrsetup.htm-tiedoston sisältöön kannattaa tutustua ennen Järjestelmävalvoja-valikon komentojen käyttämistä. 2 Valitse Project Central -ikkunan vasemman reunan Toiminnot-palkin Hallitse näkymiä -kohdasta Määritä näkymät (Specify Views). Esiin tulee Määritä näkymät -sivu. 3 Luo uusi näkymä napsauttamalla Uusi näkymä -painiketta (New View) ja noudattamalla sitten näyttöön tulevia ohjeita. -TAI- Mukauta olemassa olevaa näkymää napsauttamalla Muokkaa näkymää - painiketta (Modify View) ja noudattamalla näyttöön tulevia ohjeita. Käyttäjäluokkien luominen ja hallitseminen Project Central -käyttäjät voidaan määrittää kuuluvaksi johonkin neljästä esimääritetystä luokasta:! Ryhmän jäsen (Team member) (oletusluokka, johon kaikki uudet Project Central -käyttäjät tulevat)! Projektipäällikkö (Project manager)! Henkilöstöpäällikkö (Resource manager)! Johtaja (Executive).

15 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 407 Voit myös määrittää omia käyttäjäluokkia. Kunkin luokan jäsenille määritetään projektit, joihin heillä on käyttöoikeus, sekä näkymät ja muut tiedot kuten varaukset, jotka he näkevät. 1 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta (Admin) Hallitse näkymiä. Esiin tulee Tietoja näkymistä -sivu. 2 Valitse Project Central -ikkunan vasemman reunan Toiminnot-palkin Hallitse näkymiä -kohdasta Määritä luokat (Specify Categories). Esiin tulee Määritä luokat -sivu. 3 Luo uusi luokka napsauttamalla Uusi luokka -painiketta (New Category) ja tekemällä haluamasi asetukset. -TAI- Mukauta olemassa olevaa luokkaa valitsemalla haluamasi luokka luettelosta, napsauttamalla Muokkaa luokkaa -painiketta (Modify Category) ja tekemällä haluamasi valinnat. 10 Abbrev. Lesson Title Tehtävien delegoinnin salliminen resursseille Project Centralissa Tehtävien delegoiminen Project Centralissa antaa yhdelle resurssille mahdollisuuden määrätä tehtävä toiselle resurssille eli delegoida se. Tehtävien delegoiminen on oletusarvon mukaan sallittua. 1 Valitse Järjestelmänvalvoja-valikosta Yleistietoja (Overview). Project Central näyttää Yleistietoja järjestelmänvalvonnasta -sivun. 2 Valitse Mukauta-kohdasta (Customize) Tehtävien delegointiasetukset (Task Delegation Settings). Project Central näyttää Tehtävien delegointiasetukset -sivun. Oletusarvon mukainen asetus on Ota tehtävän delegointi käyttöön (Enable Task Delegation). 3 Jos et halua sallia delegointia, napsauta Poista tehtävän delegointi käytöstä - vaihtoehtoa (Disable Task Delegation) ja napsauta sitten Tallenna muutokset -painiketta (Save Changes). PROJ Project Centralin resurssien hallintatoimet Project Central voi olla resursseille ja projektissa mukana oleville muille sidosryhmille ainoa työkalu, jolla sekä hankitaan tietoja projektista että lähetetään tietoja projektiin (projektipäällikön hyväksynnän mukaan). Project Central voi korvata tai täydentää monia viestintämenetelmiä, esimerkiksi sähköpostia, tilaraportteja, tuntilistoja ja ilmoitustaulun aina läsnä olevan Gantt-kaavion.

16 408 Microsoft Project 2000 Trainer Tässä osiossa kuvaillaan joitakin Project Centralin tavallisimpia resursseihin liittyviä toimia. Ennen kuin resurssi voi suorittaa näitä toimia, hänen täytyy saada valtuutus niiden tekemiseen ja projektipäällikön tai järjestelmän täytyy määrittää hänet Project Centralin luvalliseksi käyttäjäksi. Muodosta ennen seuraavien toimintojen aloittamista yhteys Project Centralin kirjautumissivulle ja kirjaudu resurssina. Tällöin esiin tulee seuraavan kuvan mukainen kotisivu. Saat demonstraation resurssien tavallisista toimista kaksoisnapsauttamalla Microsoft Project 2000 Step by Step - CD-levyn Multimediakansion Project Central Resource.AVI - kuvaketta. Oman Gantt-kaavion tarkasteleminen Oma Gantt-kaavio on kätevä tapa saada selville vain omat varaukset tutussa Gantt-kaaviomuodossa. Project Centralin Oma Gantt-kaavio -näkymässä (Personal Gantt Chart) voi suodattaa ja ryhmitellä tietoja sekä ohjata muuten tietojen näkymistä Gantt-kaaviossa. 1 Valitse Tehtävät-valikosta (Tasks) Oma Gantt-kaavio (Personal Gantt). Project Central displays the Gantt View page. Project Central näyttää Gantt-näkymäsivun. 2 Huomaa myös Suodatus ja ryhmittely- sekä Delegointi-välilehdet (Filter and Grouping ja Delegation). Voit tarkastella tietyn tehtävän Gantt-palkkia valitsemalla tehtävän

17 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 409 tehtäväluettelosta ja napsauttamalla sitten Siirry valittuun tehtävään -painiketta (Go To Selected Task). 10 Oman tuntilomakkeen tarkasteleminen ja päivitettyjen tietojen lähettäminen projektipäällikölle Project Centralin tuntilomake on keskitetty paikka tehtävien todellisen työn sekä menneiden tai tulevien vapaa-aikojen, esimerkiksi lomapäivien raportoimiseen. Kun resurssi on lähettänyt todellisen työn, projektipäällikkö arvioi sen ja mikäli hän hyväksyy tiedot, päivittää ne Microsoft Project - tiedostoon. 1 Valitse Tehtävät-valikosta Tuntilomake (Timesheet). Esiin tulee Tuntilomake-sivu. Abbrev. Lesson Title 2 Voit kirjata tehtävien todellisen työn valitsemalla ensin tehtävän nimen. Syötä sitten näytön oikean laidan aikajanalliseen ruudukkoon haluamiesi päivien todelliset työmäärät. Jos haluamasi päivät eivät ole näkyvissä, käytä Näytä aikajakso alkaen- ja Päättymispäivämäärä-kenttiä (Show Timescale Period From/To). 3 Lähetä todelliset tiedot projektipäällikölle napsauttamalla Lähetä päivitys (Send Update).

18 410 Microsoft Project 2000 Trainer Uuden tehtävän luominen Jos resurssit luovat uusia tehtäviä Project Centralissa, projektipäällikkö voi halutessaan päivittää ne myöhemmin Microsoft Project -tiedostoon. Jos resursseille annetaan mahdollisuus luoda uusia tehtäviä Project Centralissa, siitä voi olla seuraavia etuja:! Resurssit saavat tallentaa tehtäviä, jotka eivät alunperin ole olleet projektisuunnitelmassa. Näin projektin tekemiseen tarvittava työ voidaan selvittää helpommin. Tehtävät voivat poiketa huomattavasti alkuperäiseen Microsoft Project -suunnitelmaan syötetyistä tiedoista.! Resurssit kirjaavat alemman tason työtä, joka voi liittyä johonkin Microsoft Project -tiedoston yhteenvetotehtävään. Tämä mahdollistaa alhaalta ylös -suunnittelun, jossa projektipäällikkö tekee suunnitelmat yhteenvetotasolla ja resurssit täyttävät tarvittavien alitehtävien tiedot. 1 Valitse Tehtävät-valikosta Uusi tehtävä. Esiin tulee Uusi tehtävä -sivu. 2 Valitse Projekti-laatikosta projekti, johon tehtävät tulevat. Jos etsimäsi projekti ei ole luettelossa, ota yhteys projektipäällikköön. 3 Valitse Millä luonnostasolla haluat luoda uuden tehtävän -kohdasta haluamasi vaihtoehto (What Outline Level Do You Want To Create The New Task In). 4 Täytä Tehtävätiedot-kohtaan tehtävän tiedot. 5 Napsauta Luo tehtävä -painiketta (Create Task). Tehtävien delegoiminen toiselle resurssille Jos Project Centralin järjestelmänvalvoja on sallinut tehtävien delegoinnin projektissa, resurssit voivat delegoida tehtäviä Project Centralissa. Kun resurssi delegoi tehtävän, hänen on annettava seuraavat tiedot:! kenelle tehtävä delegoidaan! kenelle todelliset tiedot lähetetään-delegoivalle resurssille vai suoraan projektipäällikölle! pitäisikö delegoidun tehtävän ja sen todellisten tietojen näkyä resurssin tuntilistassa.

19 Liite D Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet 411 Projektipäällikön täytyy hyväksyä tehtävien delegoinnit ennen niiden päivittämistä Microsoft Project -tiedostoon Valitse Tehtävät-valikosta Delegointi (Delegation). Esiin tulee Tuntilomake-sivu. 2 Valitse tehtäväluettelosta tehtävä, jonka haluat delegoida. 3 Napsauta Delegoi tehtävä -painiketta (Delegate Tasks). Esiin tulee ohjattu tehtävien delegointitoiminto. 4 Seuraa näyttöön tulevia ohjeita. Vapaa-aikatietojen tuominen Microsoft Outlookista Jos käytät Microsoft Outlookin kalenterimoduulia, voit tuoda Varattu- tai Poissa-merkittyjen tapahtumien tiedot, jolloin niitä vastaavat ajanjaksot raportoidaan vapaa-ajaksi projektipäällikölle tai tuntilistaan. Tämä on tehokas tapa pitää ajoitettu työaika todellisen aikataulun tasalla. Näin voidaan myös määrittää, miten usein vapaa-aikatiedot ilmoitetaan (esimerkiksi ensi viikolla tai ensi kuussa) sekä miten lyhyet tehtävät ilmoitetaan (raportoidaan esimerkiksi vain kahta tuntia pidemmät tapahtumat). Lopuksi voidaan vielä valita ehdot täyttävistä tapahtumista, että joitakin niistä ei raportoida. 1 Valitse Tehtävät-valikosta Siirrä kalenteritapahtumat Microsoft Outlookista (Transfer Calendar Entries From Microsoft Outlook). Esiin tulee ohjatun kalenteritapahtumien siirron ensimmäinen vaihe. 2 Seuraa näyttöön tulevia ohjeita. Abbrev. Lesson Title

20