Johdanto projektinhallintaan

Transkriptio

1 OPPITUNTI Johdanto projektinhallintaan ARVIOITU KESTO 5 min Tämän oppitunnin jälkeen: ymmärrät, mitä projektit ovat ja miten ne eroavat jatkuvasta toiminnasta osaat määrittää projekteja projektikolmion perusteella osaat käyttää Microsoft Project 2000:n ominaisuuksia projektien suunnittelu- ja toteutusvaiheessa. Projektinhallinta Lisätietoja Project Management Institutesta ja PMBOK:sta on liitteessä E, Seuraavaksi. Tällä oppitunnilla tutustutaan projektinhallintaan. Vaikka projektinhallinta on laaja aihe, tällä oppitunnilla keskitytään projektikolmiomalliin. Siinä projektit määritetään ajan, kustannusten ja laajuuden perusteella. Oppitunnilla ei tarvita Microsoft Projectia tai harjoitustiedostoa. Jatka vain lukemista. Mikä määrittää projektin Menestyminen projektipäällikkönä edellyttää, että projektit saadaan valmiiksi aikataulun ja budjetin mukaisesti ja että asiakkaat ovat tyytyväisiä lopputuotteeseen. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta olet varmaan kuullut monistakin projekteista (tai työskennellyt niissä), jotka ovat valmistuneet myöhässä tai maksaneet liian paljon tai eivät täyttäneet asiakkaan tarpeita. Guide to the Project Management Body of Knowledge -kirja (PMBOK) määrittelee projektin väliaikaiseksi ponnistukseksi, jossa tarkoituksena on luoda yksilöllinen tuote tai palvelu. Seuraavassa käsitellään tätä määritelmää ja selvennetään, mikä projekti on ja mikä se ei ole.

2 2 Microsoft Project 2000 Trainer Projekti on ensinnäkin väliaikainen. Projektin kesto voi olla viikko tai se voi kestää vuosia, mutta jokaisella projektilla on päättymispäivä. Päättymispäivä ei ehkä ole tiedossa projektin alkaessa, mutta se on kuitenkin jossakin tulevaisuudessa. Projektit eivät ole sama asia kuin jatkuvat toiminnot, vaikka niillä on paljon yhteistäkin. Jatkuvat toiminnot jatkuvat määrittämättömän ajan. Niille ei ole määritetty päättymispäivää. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi useimmat kirjanpito- ja henkilöstöosastojen toiminnot. Jatkuvia toimintoja hoitavat henkilöt saattavat myös hallita projekteja. Esimerkiksi laajan organisaation henkilöstöosaston päällikkö voi suunnitella rekrytointitapahtuman oppilaitokseen. Projektit eroavat jatkuvista toiminnoista, koska niillä on odotettavissa oleva päättymispäivä, esimerkiksi rekrytointitapahtuman päivämäärä. Projekti on myös ponnistus. Resurssien, esimerkiksi henkilöiden ja laitteiden täytyy tehdä työtä. Ponnistuksen tekee tiimi tai organisaatio, joten projektit ovat tarkoituksellisia, suunniteltuja tapahtumia. Onnistuneet projektit eivät tapahdu spontaanisti. Niihin liittyy aina jonkin verran valmistelua ja ennakkosuunnittelua. Jokaisessa projektissa myös luodaan yksilöllinen tuote tai palvelu. Tämä on projektin lopputuote, projektin toteuttamisen syy. Bensiiniä tuottava jalostamo ei tuota yksilöllistä tuotetta. Sen ideana on nimenomaisesti tuottaa vakioitua tuotetta, koska käyttäjät eivät tavallisesti halua ostaa bensa-asemalta bensiiniä, joka on merkittävästi erilaista kuin joltakin toiselta asemalta ostettu bensiini. Kaupalliset lentokoneet taas ovat yksilöllisiä tuotteita. Vaikka kaikki Boeing 777 -lentokoneet näyttävät useimmille meistä suurin piirtein samanlaisilta, jokainen niistä on itse asiassa mukautettu pitkälti asiakkaan tarpeiden mukaiseksi. Alat varmaan jo ymmärtää, että suuri osa maailmassa tehtävistä töistä on projektityötä. Jos ajoitat, seuraat tai hallitset tällaisia töitä, onnittelut ovat paikallaan: teet jo hieman projektinhallintatyötä! Projektinhallinta on ollut tunnustettu ammatti suurin piirtein 950-luvulta lähtien, mutta jonkinlaista projektinhallintaa on tehty niin kauan kuin ihmiset ovat tehneet monimutkaisia töitä. Kun Egyptin pyramidit rakennettiin, joku seurasi resursseja, aikatauluja ja lopputuotteen määrityksiä. VIHJE Projektinhallinta on nykyään tunnustettu tehtävä useimmilla aloilla. Lisätietoja organisaatioista, jotka kouluttavat projektipäällikköjä ja edistävät projektinhallinnan ammattia on liitteessä E, Seuraavaksi.

3 Oppitunti Johdanto projektinhallintaan 3 Projektikolmio: Projektit ajan, kustannusten ja laajuuden määrittäminä Projektityötä voi visualisoida monin tavoin, mutta meidän suosikkimme on niin sanottu projektikolmio: Johdanto projektinhallintaan Teemasta on monta muunnelmaa, mutta perusajatuksena on, että jokaisella projektilla on jokin aikaraja, jonkinlainen budjetti ja se vaatii valmistuakseen jonkin määrän työtä. (Toisin sanoen sen laajuus on määritetty.) Termillä rajoitus on Microsoft Projectissa erityismerkitys, mutta tässä sitä käytetään yleisemmin tarkoittamaan rajoittavaa tekijää. Tutkitaan näitä rajoitteita yksitellen. Aika Oletko joskus työskennellyt projektissa, jossa oli määräaika? (Ehkä pitäisi kysyä, oletko joskus työskennellyt projektissa, jossa ei ollut määräaikaa.) Rajallinen aika on se projektien rajoitus, jonka luultavasti tunnemme kaikki parhaiten. Jos työskentelet projektissa tällä hetkellä, kysy tiimin jäseniltä, mikä projektin määräaika on. He eivät ehkä tunne projektin budjettia tai laajuutta kovin yksityiskohtaisesti, mutta luultavasti kaikki tietävät projektin määräajan. Aikarajoituksia ovat esimerkiksi seuraavat: " Kirjoitat esseetä koulua varten ja opettaja ei ota vastaan myöhästyneitä kirjoituksia.

4 4 Microsoft Project 2000 Trainer " Rakennat taloa ja katto on saatava valmiiksi ennen sadekauden alkua. " Kokoat suurta osastoa messuille, jotka alkavat kahden kuukauden kuluttua. " Kehität uutta varastonvalvontajärjestelmää, joka täytyy olla testattu ja käytössä ennen seuraavan tilikauden alkua. Useimmat meistä ovat oppineet tuntemaan kellon jo lapsena ja käytämme rannekelloja, paperi- ja sähköisiä kalentereita sekä muita työkaluja, jotka auttavat hallitsemaan aikaa. Aika on tärkein hallittava rajoitus monissa projekteissa, jotka tuottavat tuotteen tai tapahtuman. Kustannukset Kustannuksia voi pitää vain markkoina, mutta projektikustannuksien merkitys on laajempi: kustannuksia ovat kaikki resurssit, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen. Kustannuksia ovat henkilöt ja laitteet, jotka tekevät työn, heidän käyttämänsä materiaalit sekä kaikki muut tapahtumat ja asiat, joihin tarvitaan rahaa tai jotka vaativat jonkun huomiota projektissa. Kustannusrajoituksia ovat esimerkiksi seuraavat: " Olet allekirjoittanut asiakkaan kanssa kiinteähintaisen sopimuksen varastonvalvontajärjestelmän toimittamisesta. Jos kustannukset ylittävät sovitun hinnan, asiakas voi olla ymmärtäväinen mutta ei luultavasti suostu muuttamaan hintaa. " Organisaation pääjohtaja on määrännyt asiakastutkimusprojektin toteutettavaksi vain oman osastosi henkilöstöllä ja laitteilla. " Olet saanut markan apurahan ympäristötaideteoksen tekemiseen. Muuta rahoitusta ei ole. Kustannukset ovat lopullinen rajoittava tekijä lähes kaikissa projekteissa. Vain harvojen projektien budjetti voi ylittyä ilman, että se vaatisi toimenpiteitä. Laajuus Laajuuteen liittyy kaksi näkökohtaa: tuotteen laajuus ja projektin laajuus. Jokainen onnistunut projekti tuottaa yksilöllisen tuotteen: konkreettisen tuotteen tai palvelun. Joitkin tuotteet kehitetään tietylle asiakkaalle. Toiset tuotteet kehitetään miljoonille potentiaalisille asiakkaille, jotka vain odottavat tilaisuutta päästä ostamaan tuotettasi (tai näin toivot). Asiakkailla on

5 Oppitunti Johdanto projektinhallintaan 5 Lisätietoja projektin laajuuden määrittämisestä on oppitunnissa 3, Tehtävien syöttäminen ja järjestäminen. tavallisesti joitakin odotuksia niiden tuotteiden ominaisuuksista ja toiminnoista, joita he harkitsevat ostavansa. Tuotteen laajuus kuvailee projektin lopputuotteen laadun, ominaisuudet ja toiminnot. Nämä tiedot sisältäviä asiakirjoja sanotaan toisinaan tuotteen määrityksiksi. Myös palvelulta tai tapahtumalta odotetaan tavallisesti joitakin ominaisuuksia. Kaikilla meillä on odotuksia sen suhteen, mitä teemme tai näemme juhlissa, konsertissa tai olympiakisoissa. Projektin laajuus taas kuvailee työtä, joka tarvitaan tuotteen laajuuden mukaisen tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Vaikka tuotteen laajuudessa keskitytään tuotteen asiakkaaseen tai käyttäjään, projektin laajuudella on merkitystä lähinnä projektin toteuttajille. Projektin laajuutta mitataan tavallisesti tehtävinä ja vaiheina. Laajuusrajoituksia ovat esimerkiksi seuraavat: Johdanto projektinhallintaan " Organisaatio sai sopimuksen erään autotuotteen kehittämisestä, jolla on hyvin täsmälliset vaatimukset-esimerkiksi mittatarkkuus on 0,0 millimetriä. Tämä on tuotteen laajuuteen liittyvä rajoitus, joka vaikuttaa projektin laajuuden suunnitteluun. " Rakennat rakennusta tontille, jolle saa rakentaa enintään 7 metriä korkeita rakennuksia. " Saat käyttää tuotteen osan kehittämiseen vain sisäisiä palveluja. Sisäiset palvelut käyttävät tuotekehitysmenetelmää, joka on toisenlainen kuin olit suunnitellut. Tuotteen laajuus ja projektin laajuus liittyvät toisiinsa läheisesti. Projektin laajuutta hallitsevan projektipäällikön täytyy ymmärtää myös tuotteen laajuus tai osata kommunikoida niiden kanssa, jotka ymmärtävät sen. Aika, kustannukset ja laajuus: Projektin rajoitusten hallitseminen Projektinhallinta muuttuu kiinnostavaksi, kun projektin aikaan, kustannuksiin ja laajuuteen liittyvät rajoitukset täytyy tasapainottaa- tasapaino vähän niin kuin nuorallakävelyssä. Voi myös ajatella, että näitä rajoituksia heittelee jonglöörin tapaan, tai pallottelee nuoralla kävellen... Taidatkin jo tajuta. Palataan projektikolmiomalliin. Projektikolmio esittää rajoitusten tasapainotusprosessin, koska kolmion sivujen välillä on yhteys ja yhden sivun muuttaminen vaikuttaa ainakin yhteen toiseen sivuun. (Voit kokeilla tätä esimerkiksi kuminauhasta tai tulitikuista tehdyn mallin avulla.) Rajoitusten välistä tasapainoa kuvaavat seuraavat esimerkit.

6 6 Microsoft Project 2000 Trainer " Jos projektin kesto (aika) lyhenee, budjettia (kustannuksia) täytyy ehkä kasvattaa, koska saman työn tekemiseen lyhyemmässä ajassa tarvitaan enemmän resursseja. Jos budjettia ei voi kasvattaa, laajuutta joutuu ehkä rajoittamaan, koska nykyisillä resursseilla ei pysty tekemään koko suunniteltua työtä lyhyemmässä ajassa. Jos projektin kestoa täytyy lyhentää, varmista, että projektin kokonaislaatu ei heikkene tarkoittamattomasti. Esimerkiksi ohjelmistoprojekteissa testaus ja laadunvalvonta tapahtuvat usein viimeisinä. Jos projektin kestoa lyhennetään, ajansäästö voi tapahtua näissä tehtävissä. Projektin keston lyhentämisestä saatavia etuja on arvioitava mahdollisesti heikompilaatuisen lopputuotteen aiheuttamien vaikutusten suhteen. " Jos projektin budjetti (kustannukset) pienenee, tarvitaan ehkä lisää aikaa, koska projektiin ei pystytä palkkaamaan yhtä monta resurssia tai yhtä tehokkaita resursseja. Jos kestoa ei voi kasvattaa, laajuutta joutuu ehkä rajoittamaan, koska nykyisillä resursseilla ei pysty tekemään koko suunniteltua työtä käytettävissä olevassa ajassa.

7 Oppitunti Johdanto projektinhallintaan 7 Johdanto projektinhallintaan Jos projektin budjettia täytyy pienentää, kannattaa pohtia budjetoitujen materiaaliresurssien lajia. Oletko esimerkiksi suunnitellut kuvaavasi 35 mm filmillä, kun halvempi 6 mm filmikin kävisi? Alhaisemman luokan materiaali ei välttämättä ole laadultaan huonompi. Kunhan materiaalin laatu soveltuu käyttötarkoitukseen, se voi olla korkealaatuinen. Toinen esimerkki: pikaruoka ja gourmet-ruoka ovat kaksi ravintolaruoan lajia, mutta molemmista löytyy korkeaa ja heikkoa laatua. Myös käytettäväksi suunniteltujen henkilö- ja laiteresurssien kustannuksia kannattaa tutkia. Voisiko helpompiin tehtäviin valita vähemmän kokeneita henkilöitä, joiden palkka on alhaisempi? Projektikustannusten vähentäminen voi kuitenkin johtaa lopputuotteen huonompaan laatuun. Projektipäällikkönä tehtäväsi on arvioida (tai todennäköisemmin viestiä päätöksentekijöille) kustannusten vähentämisen etua suhteessa riskeihin. " Jos projektin laajuus kasva, tarvitaan ehkä lisää aikaa tai resursseja (kustannuksia) lisätyön tekemiseen. Projektin laajuus voi kasvaa myös projektin jo alettua. Projektin laajuuden muuttaminen projektin puolivälissä ei välttämättä ole huono asia. Suunniteltu asiakas on esimerkiksi voinut vaihtua ja uudelle asiakkaalle täytyy toimittaa toinen tuote. Projektin laajuuden muuttuminen on huono asia vain, jos projektipäällikkö ei tunnista ja ota suunnittelussa huomioon uusia vaatimuksia eli silloin, kun muita rajoituksia (kustannuksia ja aikaa) ei tarkastella ja tarvittaessa muuteta uuden tilanteen mukaisiksi.

8 8 Microsoft Project 2000 Trainer Aika, kustannukset ja laajuus ovat kaikkien projektien kolme oleellista tekijää. Projektipäällikkönä menestymiseen vaaditaan melkoinen määrä tietoa näiden rajoitteiden vaikutuksesta projekteihin. Niiden hallinnan avuksi tarvitaan työkalu. Projektien hallinta Microsoft Projectin avulla Maailman paras projektinhallintatyökalukaan ei voi korvata hyvää arviointikykyä. Työkalu voi ja sen tulee kuitenkin auttaa suoriutumaan seuraavista tehtävistä ja näyttää ja tuntua samanlaisilta kuin muut usein käyttämäsi tuottavuutta parantavat ohjelmat: " Projektin työstä, kestosta ja resurssivaatimuksista kerättävien tietojen seuranta. " Projektin visualisoiminen vakiintuneessa, hyvin määritetyssä muodossa. " Tehtävien ja resurssien ajoittaminen johdonmukaisesti ja tehokkaasti. " Projektitietojen välittäminen kaikille sidosryhmille intranetin tai Internetin välityksellä. " Yhteydenpito resurssien ja muiden sidosryhmien kanssa niin, että lopullinen valvonta pysyy kuitenkin projektipäälliköllä.

9 Oppitunti Johdanto projektinhallintaan 9 Eräs Microsoft Project - asiantuntija kuvailee ohjelmaa tietokannaksi, jolla on käsitys ajasta. Aavistit varmaan, että jossakin vaiheessa tätä oppituntia mainitsemme Microsoft Projectin? Seuraavilla oppitunneilla tutustut Microsoft Projectin monipuolisiin toimintoihin todentuntuisessa yhteydessä: projektin hallinta alusta loppuun. Eräs tapa visualisoida projektipäällikön työtä perustuu kolmen päätyöalueen ajalliseen jakautumiseen. Seuraavassa kuvassa viitataan kunkin projektinhallinnan vaiheen yhteydessä tämän kirjan osiin. Johdanto projektinhallintaan Kirjan osissa ja 2 kuvaillaan projektin suunnittelemista. Osassa 3 kuvaillaan viestintätoimia, joille voi olla tarvetta projektin keston kaikissa vaiheissa. Osassa 4 kuvaillaan, miten todellista työtä seurataan projektisuunnitelmaan nähden ja tehdään tarvittaessa korjaustoimia. Tämän kirjan kaikki kohdat eivät koske tarpeitasi ja luultavasti sinulla on myös tarpeita, joita ei käsitellä tässä kirjassa. Tämän kirjan harjoitusten tekemisen jälkeen pääset kuitenkin hienosti alkuun Microsoft Projectin käytössä. Sanasto Aika Yksittäisten tehtävien ja kokonaisprojektin suunniteltu kesto; aikataulu. Aika on projektikolmiomallin yksi sivu. Jatkuvat toiminnot Toiminnot, joilla ei ole suunniteltua päättymispäivää ja jotka ovat luonteeltaan toistuvia. Niitä ovat esimerkiksi kirjanpito, henkilöstöhallinto ja osa tuotannosta. Kustannukset Kaikki projektin suorittamiseen tarvittavat resurssit, esimerkiksi työn tekevät henkilöt ja laitteet sekä työn tekemiseen tarvittavat materiaalit. Kustannukset ovat projektikolmiomallin yksi sivu.

10 0 Microsoft Project 2000 Trainer Laajuus Projektin tuottamat tuotteet tai palvelut sekä niiden tekemiseen tarvittava työ. Projektisuunnittelun osalta kannattaa erottaa toisistaan tuotteen laajuus ja projektin laajuus. Laajuus on projektikolmiomallin yksi sivu. Laji Resurssin kuvaustapa, joka kuvaa resurssin oikeaa käyttöä, mutta ei resurssin laatua. Lopputuote Projektissa luotava lopputuote tai -palvelu. Projekti Väliaikainen ponnistus, jonka tarkoituksena on luoda yksilöllinen tuote tai palvelu. Projektikolmio Suosittu projektinhallinnan malli, jossa aika, kustannukset ja laajuus esitetään kolmion sivuina. Yhden sivun muuttaminen vaikuttaa jotenkin ainakin toiseen muista sivuista. Mallista on useita muunnelmia. Projektin laajuus Työmäärä, joka tarvitaan tuotettaessa lopputuote, jolla on sovittu laatu, ominaisuudet ja toiminnot. Resurssit Henkilöt, laitteet ja materiaalit (sekä niihin liitetyt kustannukset),joita tarvitaan projektin tehtävän toteuttamiseen. Sidosryhmät Henkilöt ja organisaatiot, joihin projektin toiminnot voivat vaikuttaa. Ryhmään kuuluvat projektissa työskentelevät henkilöt sekä muut projektityön ulkoiset henkilöt (esimerkiksi asiakkaat). Tuotteen laajuus Projektin lopputuotteen laatu, ominaisuudet ja toiminnot (joita sanotaan usein määrityksiksi).