JÄRVI-SAIMAAN PALVELUT OY:N JA RANTASALMEN KUNNAN KEHITTÄMISEN TOIMIALAN VÄLINEN SOPIMUS KIINTEISTÖJEN YLLÄPITOPALVELUISTA VUONNA 2015

Transkriptio

1 JÄRVI-SAIMAAN PALVELUT OY:N JA RANTASALMEN KUNNAN KEHITTÄMISEN TOIMIALAN VÄLINEN SOPIMUS KIINTEISTÖJEN YLLÄPITOPALVELUISTA VUONNA 2015

2 SOPIJAOSAPUOLET: TILAAJA : Rantasalmen kunta Y-tunnus Poikkitie Rantasalmi Kunnan kehittämisen toimiala Johanna Vartiainen, kehittämispäällikkö TUOTTAJA: Järvi-Saimaan Palvelut Oy Y- tunnus Kauppatie Sulkava Pekka Lyytikäinen, kuntatekniikanpäällikkö Marita Penttinen, puhtauspalvelupäällikkö Rantasalmen kunnan kehittämisen toimiala tilaajana ja Järvi-Saimaan Palvelut Oy tuottajana ovat tehneet keskenään kiinteistöjen ylläpitopalvelusopimuksen seuraavien tehtäväkokonaisuuksien hoidosta. SOPIMUKSEN SISÄLTÖ Sopimukseen sisältyvät kiinteistöt on jaettu ns. yhtiön kirjanpidossa oleviin, joihin sovelletaan ylläpitokorvausta ja ns. kunnan kirjanpidossa oleviin, jotka laskutetaan erillisinä tehdyn työn mukaisesti ja joihin tuotetaan erillistilauksen mukaiset palvelut, jollei vastuunjakotaulukoissa ole muutoin sovittu. Kaikista sopimuksen piiriin sisältyvistä kiinteistöistä on sopimuksen liitteenä kiinteistöryhmäkohtaiset vastuunjakotaulukot tai muu kuvaava liite. Sopimuksessa on määritelty erikseen kiinteistöihin hankittavat siivouspalvelut ja niiden sisältö. Ylläpitokorvaukseen sisältyvät tehtävät: Ylläpitokorvaukseen sisältyy teknisen hallinnon (asiantuntijapalvelut ja avainhallinta), kiinteistönhoidon, kunnossapidon, korjausten, varallaolon (päivystys) ja ulkoalueiden hoidon kustannukset Tilaajan talousarvion mukaisesti. 1. Hallinto Hallinnon palveluihin kuuluvat kiinteistöihin liittyvät asiantuntijapalvelut ja avainhallintapalvelut. Ylläpitokorvauksena laskutettavaan asiantuntijapalveluun kuuluvat kiinteistöbudjetin valmistelu ja seurantatehtävät, kiinteistönhoidon-, kunnossapito- ja korjaustöiden suunnittelu ja toimeenpano ja kiinteistö- ja asunto-osakeyhtiöiden kokoukset. Kaikki muut asiantuntijapalvelut laskutetaan erillisinä. Avainhallintapalvelu tuotetaan sopimuksen mukaisiin kiinteistöihin pois lukien asunnot. Avainhallintapalveluun kuuluu avainten säilytys, hankinta ja luovuttamisen hallinnointi. Talonmies-, korjaustyö-, ja päivystyspalveluiden tuntihinta sisältää henkilöstön työnohjauksen, perehdyttämisen ja koulutuksen.

3 2. Kiinteistönhoito, kunnossapito, korjaukset ja varallaolo Kiinteistönhoidolla tarkoitetaan kiinteistöjen ylläpitoon kuuluvaa säännöllistä toimintaa, jolla pidetään kiinteistön olosuhteet halutulla tasolla. Kiinteistönhoitoa ovat mm. kiinteistön teknisten järjestelmien hoito, sähkö, lämpö, vesi, kiinteistön huolto ja ulkoalueiden hoito liitteenä olevan vastuunjakotaulukon mukaisesti. Kunnossapito on ylläpitoon kuuluvaa toimintaa, jossa kohteen ominaisuudet pidetään uusimalla tai korjaamalla vialliset ja kuluneet osat ilman, että kohteen suhteellinen laatutaso olennaisesti muuttuu. Kunnossapidon tavoitteena on säilyttää kohde suunnilleen sen laatuisena kuin se oli alun perin valmistuessaan. Sopimuksen piiriin kuuluvissa kiinteistöissä suoritetaan rakennus-, LVIA-, sähkö- ja teletöiden kunnossapitotehtävät sekä ns. tekniset pienkorjaukset liitteenä olevien vastuujakotaulukoiden mukaisesti. Kiinteistöihin kohdistuvat korjaustyöt, jotka ovat luonteeltaan ennallistavia toimenpiteitä, eivätkä paranna oleellisesti tilojen tai rakennuksen käytettävyyttä tehdään kiinteistökohtaisen vastuunjakotaulukon mukaisesti. Päivystyksen varallaolo kuuluu ylläpitokorvaukseen. Päivystystyöt ja matkat laskutetaan erikseen. Perusparannustyöt ovat investointeja, eivätkä ne kuulu tähän ryhmään. Energiankulutuskustannukset sisältyvät ylläpitovuokriin sovitun kiinteistöjaon mukaisesti. Sopimuksen mukaisten kiinteistöjen vesilaskutus kulkee yhtiön kautta pois lukien asuinkiinteistöjen vesilaskutus. Energiankulutus (lämpö, sähkö ja vesi) tasataan vuosittain todelliseen kulutukseen perustuvalla vertailulla. Mikäli ylläpitokorvauksessa arvioitu kulutus alitetaan, palautetaan kiinteistöä hallinnoivalle hallintokunnalle 50 % saavutetusta säästöstä. Kulutusarvion ylittyessä veloitetaan hallintokunnalta arvioidun ja todellisen kulutuksen välinen kustannusero. Kulutuskustannuksia arvioitaessa käytetään vertailulähtökohtana edellisen vuoden toteumia. Mikäli kiinteistön käytössä tapahtuu oleellinen muutos (esim. osa kiinteistöä jää tyhjilleen kesken vuotta), huomioidaan se vertailua tehtäessä, eikä tästä aiheutuvaa säästöä huomioida. 3. Ulkoalueiden hoito Palvelu kattaa ulkoalueiden puhtaanapito- ja huoltotyöt, vihertyöt sekä talvikauden lumityöt ja liukkauden torjunnan liitteenä olevan vastuunjakotaulukon mukaisesti. 4. Muut erillistehtävät Kunnan kirjanpidossa oleviin kiinteistöihin tilattavat palvelut, laskutuspalvelu ja muut erikseen tilattavat palvelut ylläpitokorvauksen piiriin kuuluviin kiinteistöihin, kuuluvat erillistehtäviin ja erillislaskutettaviin palveluihin. Erikseen tilattavat palvelut on määritelty liitteenä olevissa kiinteistökohtaisissa vastuujakotaulukoissa ja muissa liitteissä. Erikseen tuotettaviin palveluihin kuuluu laskutuspalvelu liitteen 43. mukaisesti ja lisäksi mahdolliset erikseen sovittavat laskutukset. Laskutuspalveluun kuuluu vuokrasopimusten mukainen laskutus ja

4 indeksiehtoisten vuokrien tarkastus vuokriin määräaikoina. Tilaaja toimittaa laskutusperusteet. 5. Korvaukset vuonna 2015 Ylläpitokorvauksen laskutus tapahtuu 12 erään jaettuna ja lasku erääntyy kunkin kuukauden 11. päivänä. Kunnan kirjanpidossa olevien kiinteistöjen palvelut ja erikseen tilattaviksi määritellyt ja tilatut kiinteistöjen palvelut laskutetaan kuukausittain toteuman (työt + tarvikkeet + yleiskustannus 1-5%) mukaisesti. Käytettyjen varaosien ja tarvikkeiden hintaan tuottajalla on oikeus lisätä hankinta-, varastointi- ja käsittelykulut. Tämän sopimuksen mukaisiin laskuihin lisätään arvonlisävero. Ylläpitokorvausten määräytymisperusteet talousarvion mukaisesti: Kiinteistöt Ylläpitokorvaus/vuosi (alv. 0 %) Siivous (alv. 0 %) Palvelujen ostot yhteensä (alv. 0 %) Asiantuntijapalvelut Vuokratut toimitilat Geotalo Ent. Meijerin rakennus (Itä-Maito) Ent. Poliisitalon tilat (kaikki) ( ) Asunnot Kinnulanmäen vuokratalo Penttilän vuokratalo Kuntala A ja C Vanhusten vuokrarivitalo Tiemassaaren rivitalo Kolkontaipaleen rivitalo Tuusmäen rivitalo Parkumäen rivitalo Asikkalan rivitalo Jumikkalan rivitalo Aseman rivitalo Kinnulanmäen rivitalo Suikale Männikkökuja/ Honkakuja rivitalo Osikonmäen koulun asunnot As Oy huoneistot Perusturva ja terveydenhuolto Harjurinne Palvelukoti Anna Mäntylä muut tilat+palveluasunnot ( ) Rinteelä Kotivalo Terveyskeskus Muut toimitilat

5 Kunnanvirasto ja kirjasto Paloasema Seurala Suvantokoti (Kuntala) Varallaolokorvaus (muutoin erillislaskutus) Kokoonpanohalli Susihalli KOY Eläinlääkäritalo Yhteensä Tuntityön veloitusperuste / h (alv. 0 %) Talonmiespalvelut 32 Korjaustyöpalvelut 37 Päivystyspalvelut 50 Siivouspalvelu 24,65 Vuokralaskutus 30 Hallinnon asiantuntijatyö Erillislaskutettavat kiinteistöt Erillislaskutettaviin kiinteistöihin ostettavat palvelut laskutetaan tilattujen töiden mukaisesti. Erillislaskutettaviin kuuluvat myös kunnan maa- ja metsätiloille tuotettavat palvelut esim. vuokralaskutus. Kiinteistöosakeyhtiöiden osalta palvelusopimuksen piiriin kuuluvat vain ns. osakkaalle kuuluvat vastuut kiinteistön ylläpidosta. Teollisuustilat Vuokratut toimitilat Terveydenhuollon kiinteistöt SER -halli Kokoonpanohalli Teollisuushalli (Susihalli) Susimäen konepajahalli Parlatuote teollisuushalli Pressuvarasto KOY Rantasalmen virastokeskus/ Onnukka + yritystilat KOY Rantasalmen Järviluonnonkeskus KOY Rantasalmen Linja-autoasema KOY Rantasalmen aseman liikekiinteistö Asikkalan ent. navetta ja lämpökeskus Kalasatama/Asikkala KOY Eläinlääkäritalo/ eläinlääkäritilat + Maria Muut toimitilat Sointula Mustalahden kiinteistön rakennukset Virkalan piharakennus As Oy huoneistot 6. Siivoustyö Tilaaja ostaa kohdan 5. taulukossa mainittuihin kiinteistöihin ns. yleisten tilojen siivouspalvelun. Ylläpitosiivous tapahtuu yhteisesti hyväksytyn mitoituksen mukaisesti. Tilaajalla on kahdenvälisin neuvotteluin oikeus muuttaa mitoitusta kesken sopimuskauden, mikäli palvelutarpeessa tai tilaajan taloudessa tapahtuu olennainen muutos. Siivouspalvelun tuntihinta sisältää ylläpitosiivouksen mitoituksen mukaisesti, perussiivouksen noin kerran vuodessa (tarpeen mukaan), käytettävät siivousaineet, -välineet, -koneet ja koneiden huollon, käsipyyhe- ja siivouspaperit, käsienpesunesteet ja huuhteet, lajitel-

6 lun jätejakeiden poiston, tilojen sisääntulomatot ja niiden hoidon, henkilöstön koulutuksen, työnjohdon ja perehdytyksen. Siivouspalvelujen henkilöstö on salassapitovelvollinen, eikä saa ilmaista tietoonsa tullutta kohteen toimintaan, sen henkilökuntaan tai asiakkaisiin liittyviä asioita. Siivooja kuittaa saamansa kohdeavaimet ja säilyttää niitä huolella. Laatua seurataan asiakaskäyntien yhteydessä ja asiakaspalautteen pohjalta. Muut siivouspalvelutarpeet tilataan ja laskutetaan erikseen. 7. Muut sopimusehdot Sopimusta sovellettaessa noudatetaan ensisijaisesti tähän sopimukseen kirjattuja ehtoja ja toissijaisesti Kiinteistönhoidon ja isännöinnin yleisiä sopimusehtoja (KH&IYSE 2000). Tilaaja vuokraa Tuottajalle kiinteistönhoidossa sopimushetkellä Tilaajan omaisuutena olevan irtaimiston, kaluston, koneet ja ajoneuvot vuosittaista poistoarvoa vastaan. Tilaajan varastot luovutetaan Tuottajan käyttöön ja ne käytetään Tilaajan rakennus- ja kunnossapitohankkeisiin. Tilaaja luovuttaa huoltotoiminnassa tarvittavat säilytystilat veloituksetta huoltohenkilökunnan käyttöön. Muilta osin noudatetaan Järvi-Saimaan Palvelut Oy:n ja kuntien välistä palvelusopimusta. 8. Sopimuksen seuranta Sopimuksen toteutumista seurataan kerran vuodessa pidettävässä kokouksessa, jonka yhteyshenkilö kutsuu koolle. Sopimuksen toteutumista arvioidaan seuraavin kriteerein: Arviointikriteeri Asiakas Huom. 1. Työt on tehty sopimuksen mukaisesti 2. Laskutus on noudattanut sopimusta 3. Yhteistyö on ollut joustavaa 4. Palvelualttius vastaa odotuksia 5. Työn laatu vastaa odotuksia Asiakkaan arviointi: 5 täysin sopimuksen mukaista / erittäin hyvä 1 ei noudata mitenkään sopimusta / erittäin huono Tuotetuista palveluista annetaan raportit Tilaajalle kolmannesvuosittain ja raportin tulee sisältää taloudellinen toteutuma. Lisäksi Tuottaja antaa tilaajan tilinpäätökseen tarvittavat tiedot.

7 9. Voimassaoloaika Sopimus tulee voimaan ja on voimassa vuoden kerrallaan. Hinnantarkistukset tehdään vuosittain talousarviokäsittelyn yhteydessä ja ne tulevat voimaan seuraavan sopimuskauden ensimmäisestä päivästä lukien. Tuottaja antaa tarvittavat tiedot Tilaajalle talousarvion laadintaa varten Tilaajan antamien talousarvio-ohjeiden aikataulun mukaisesti. Sopimusta on mahdollisuus muuttaa kesken kauden kahden välisin neuvotteluin kiinteistöissä tapahtuvien olennaisten muutosten myötä mm. kiinteistöjen myynti tai osto tai palvelutarpeen äkilliset muutokset. Yhteyshenkilönä Järvi-Saimaan Palvelut Oy:stä toimii kuntatekniikanpäällikkö Pekka Lyytikäinen ja siivouspalveluiden osalta puhtauspalvelupäällikkö Marita Penttinen puh Tätä sopimusta on laadittu kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. Rantasalmi XX.XX.2015 Rantasalmen kunta/ Kunnan kehittämisen toimiala Johanna Vartiainen kehittämispäällikkö Järvi-Saimaan Palvelut Oy Pekka Lyytikäinen kuntatekniikanpäällikkö

8 Vastuujakotaulukot Liite 1. Vuokratut toimitilat Liite 2. Asunnot Liite 3. Perusturvan ja terveydenhuollon kiinteistöt Liite 4. Muut toimitilat Liite 5. Laskutuspalvelu