VANHUSPALVELUKESKUKSEN SIIVOUSPALVELUT TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 VANHUSPALVELUKESKUKSEN SIIVOUSPALVELUT TARJOUSPYYNTÖ

2 2 TARJOUSPYYNTÖ SISÄLLYSLUETTELO 1 OSTAJA HANKINTAMENETTELY TARJOUSPYYNNÖN KOHDE KOHTEEN NÄYTTÖ HANKITTAVAN PALVELUN SISÄLTÖ TARJOUSHINTA TARJOAJAN KELPOISUUS KAUPALLISET JA MUUT SOPIMUSEHDOT TILAAJAN VELVOLLISUUDET TARJOUKSEN SISÄLTÖ TIEDOT TARJOAJASTA LAATUTASON VALVONTA VALINTAPERUSTE JA ARVIOINTIKRITEERIT ASIAKIRJOJEN TÄYDENTÄMINEN JA TARKISTUKSET TARJOUSKILPAILUN RATKEAMISESTA TIEDOTTAMINEN OSTOPALVELUSOPIMUS TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN TARJOUKSEN JULKISUUS LISÄTIEDOT... 9

3 3 Limingan kunta pyytää tarjoustanne jäljempänä määritellystä siivouspalvelusta alla mainittujen asiakirjojen mukaisesti. 1 OSTAJA Limingan kunta Osoite: www: Iivarinpolku 6, LIMINKA Yhteyshenkilö: hoito- ja hoivatyönjohtaja Riitta Ruottinen puhelin: sähköposti: riitta.ruottinen@liminka.fi 2 HANKINTAMENETTELY Tarjouskilpailussa käytetään avointa hankintamenettelyä. Hankintailmoitus kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty kauppa- ja teollisuusministeriön HILMA-ilmoituskanavaan ( perjantaina Lisäksi tarjouskilpailusta ilmoitetaan kunnan ilmoitustaululla ( 3 TARJOUSPYYNNÖN KOHDE Tarjouskilpailu koskee Limingan keskustaan valmistuvan uuden vanhuspalvelukeskuksen ylläpito- ja perussiivouksen hoitamista ajalla Kahden (2) vuoden sopimuskauden jälkeen Limingan kunta voi halutessaan ottaa käyttöön kaksi kertaa yhden vuoden optiovuoden (1+1). Option käytöstä tehdään erillinen päätös. Kiinteistö sijaitsee osoitteessa Kauppakatu 4, Liminka. Tiloissa toimii kaksi palvelun järjestäjää: Limingan kunta ja ODL. Palveluntuottajat toimivat samassa kiinteistössä, mutta omissa yksiköissään eri kerroksissa. Limingan kunnan käyttämät tilat sijaitsevat 2. kerroksessa. Tämä tarjouspyyntö koskee nimenomaan Limingan kunnan käytössä olevia tiloja, joihin sisältyvät tehostetun palveluasumisen tilat, toimistotilat sekä päivätoiminnan tilat. Tilojen pinta-ala Limingan kunnan osalta on noin m2. Kiinteistö otetaan käyttöön Tarjousta ei saa muulla kuin edellä mainituin tavoin sitoa muuta tarjousta tai tässä tarjouspyynnössä tarkoitettua kohdetta koskevaan ratkaisuun.

4 4 4 KOHTEEN NÄYTTÖ Tarjouksen antamisen edellytyksenä on kiinteistöön tutustuminen. Tarjous hylätään, jos tarjoaja ei ole osallistunut yllä mainittuun kohde-esittelyyn. Kohteen näyttö järjestetään klo Tilaisuuteen on ilmoittauduttava mennessä s-postiin kunta@liminka.fi. 5 HANKITTAVAN PALVELUN SISÄLTÖ Hankittava palvelu sisältää ylläpito- ja perussiivouksen liitteen 3 mukaisesti. Kohteen ylläpito- ja perussiivouksesta on laadittu liitteenä 4 olevat työohjeet ja ylläpitosiivouksesta on laadittu liitteenä 5 oleva mitoitus, joiden mukaisesti kohteen siivous tulee toteuttaa. Käytettävät puhtaustasot ilmenevät liitteestä 3. Kokonaishintaan tulee sisällyttää seuraavat kustannukset: - henkilöstön työhönotto ja työn opastus - palkat ja henkilöstösivukulut - siivouskoneiden, -välineiden ja aineiden hankinta, varastointi ja käytönvalvonta - siivouskoneiden ja -välineiden huolto ja korjaus - koulutus ja kehittämistoiminta - työnjohto ja valvonta - laadun valvonta Tarjoushinnan pitää sisältää kaikki siivouksessa tarvittavat aineet, välineet ja koneet, jotka tarvitaan siivouksen hyvän laadun ylläpitämiseen. Tarjouksen tulee sisältää selvitys työmenetelmistä, siivouskone-, väline- ja siivoussuunnitelmista sekä siivousvälinehuollosta. Siivousaineiden hankinnassa on huomioitava ympäristönäkökohdat. Siivouspalvelun toimittajan on esitettävä käytettävien aineiden luettelo. Kunta palvelun tilaajana hankkii kohteen saniteettitarvikkeet (käsipaperi, wc-paperi sekä käsihuuhde- ja nestesaippuat, wc-harjat, roska- ja biojätepussit). Palveluntuottaja ilmoittaa kohteen yhdyshenkilölle hankintatarpeista. Palveluntuottaja huolehtii saniteettitarvikkeiden täydennyksistä päivittäin/työohjeen mukaisesti. Kunta hankkii kohteen vuokramatot, joiden puhtaanapidosta huolehtii palveluntuottaja. Siivouspalvelun toimittajan tulee kiinnittää erityishuomiota perussiivouksissa yläpölyihin ja muihin sisäilmaan vaikuttaviin tekijöihin. Työkorkeus on ylläpitosiivouksessa 180 cm ja harvemmin tehtävissä siivoustöissä huonekorkeus. Päivittäinen työaika on arkisin klo 6-18 välillä ja muuna aikana tehtävästä työstä sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Tarjouksen mukaiset työajat sovitaan tarkemmin laadittavassa sopimuksessa. Sopimuskauden aikana asiakkaan tiloihin tai toimintaan voi tulla muutoksia.

5 5 6 TARJOUSHINTA Tarjous on jätettävä liitteenä 1 olevaan tarjouslomakkeeseen. Ainoastaan tällä tavalla jätetyt tarjoukset käsitellään. Tarjouspyynnön mukainen hinta vertaillaan kohteen kuukausihintana. Lomakkeella pyydettyjen erillistöiden hinnat on esitettävä. 7 TARJOAJAN KELPOISUUS Tarjoajan talouden tulee olla kunnossa (ks. tarjoukseen liitettävät todistukset ja selvitykset). Henkilökuntaa tulee olla mitoituksen mukaisesti riittävästi ja henkilökunnan ammattitaidon tulee olla hyvä. Palveluntuottajalla on oltava toimiva varamiesjärjestelmä. Siivoojilla tulee olla suoritettu laitoshuoltajan tai jokin muu soveltuva koulutus. Työnjohdon ja työntekijöiden tulee olla suomenkielentaitoisia. Palveluntuottajan tulee nimetä kohteeseen vastuuhenkilö, joka vastaa siivoustöiden organisoinnista, työntekijöiden perehdytyksestä, laadunvalvonnasta sekä siivouspalveluiden kehittämisestä. Tarjoajalla tulee olla vastuuvakuutus, joka korvaa tarjoajan vahingonkorvauslainsäädännön tarkoittaman tuottamuksellisen vahingon suoranaiset ja välilliset kulut. Hankinnassa tarjoajan kelpoisuutta arvioidaan tarjouspyynnössä mainittujen kelpoisuusehtojen lisäksi hankintalain 53 ja 54 huomioon ottaen. Jos tarjous on poikkeuksellisen alhainen, tilaaja voi hylätä tarjouksen hankintalain perusteella (63 ). 8 KAUPALLISET JA MUUT SOPIMUSEHDOT Palvelun tuottaja laskuttaa tilaajaa tehdystä työstä kerran kuukaudessa. Maksuehto on 21 päivää laskun saapumisesta ja viivästyskorko voi olla enintään korkolain 4 1 mom. mukainen. Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskuna. 9 TILAAJAN VELVOLLISUUDET Tilaaja luovuttaa korvauksetta palveluntuottajan käyttöön: - kylmän ja lämpimän veden sekä sähkön siivouspalvelun toteuttamisessa tarvittaviin tehtäviin - erikseen sovittavan määrän säilytys-, sosiaali- ja huoltotilaa - kuittausta vastaan tarpeellisen määrän työkohteen avaimia sopimusajaksi

6 6 10 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjoukset käsitellään kokonaisuutena, joista tilaaja valitsee itselleen kokonaistaloudellisesti edullisimman kokonaispalvelun toimittajan. Osatarjouksia ja alihankintaa ei hyväksytä. Palveluntuottaja voivat liittyä yhteen tehdäkseen yhteisen tarjouksen yhteisestä suorituksesta (tarjousyhteenliittymä). Kaikkien yhteenliittymään osallisten on allekirjoitettava tarjous. Yhteisen tarjouksen tehneet ovat yhteisvastuussa tarjouksesta. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjousasiakirjoissa vaaditut tiedot ja selvitykset. Tarjouksen tulee olla voimassa asti. 11 TIEDOT TARJOAJASTA Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan nimi ja yhteystiedot, jos kysymys on oikeushenkilöstä, ja tarjouksesta vastaavan henkilön nimi. Jos tarjoukseen ei ole liitetty seuraavia asiakirjoja, tarjous hylätään hankintalain perusteella. Selvitykset tulee liittää tarjoukseen alla olevassa järjestyksessä. 1. Siivouksen tarjouslomake. 2. Selvitys tarjoajan organisaatiosta, jotta se pystyy toteuttamaan tarjouspyynnön mukaiset työt ja mahdolliset lisätyöpyynnöt. 3. Selvitys työnjohdon ja työntekijöiden koulutuksesta ja kokemuksesta. Kohteesta vastaavan henkilön nimeäminen ja selvitys työnvalvonnan järjestämisestä. 4. Yrityksen referenssitiedot vastaavista kohteista. 5. Selvitys koulutusjärjestelmästä sekä tarjoajan järjestämästä perehdyttämiskoulutuksesta uusille työntekijöille. 6. Selvitys sijaisjärjestelyn toimivuudesta. 7. Selvitys asiakaspalautteiden käsittelyprosessista. 8. Selvitys työmenetelmistä, siivouskone-, väline- ja siivoussuunnitelmista, siivousvälinehuollosta sekä käytettävien aineiden luettelo. 9. Selvitys koneista ja laitteista, joita tarjoaja tulee käyttämään kohteissa. 10. Tilaajavastuulain 5 mukaiset asiakirjat 11. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta. Selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Perustellusta syystä voidaan myös muut kuin edellä mainitut asiakirjat hyväksyä näytöksi tarjoajan kelpoisuudesta. Lisäksi hankintayksikkö soveltaa tässä hankinnassa tilaajavastuulakia (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006)

7 7 pyytämällä tarjouskilpailun voittajalta selvitystä kyseisen lain piiriin kuuluvista asioista ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. 12 LAATUTASON VALVONTA Siivouksen laatutason valvonnan ja yhteistyömallin toteuttamiseksi kohteessa toteutetaan vähintään kaksi kertaa vuodessa laadunseurantapalaveri, joihin osallistuvat sekä palveluntuottaja, kiinteistön käyttäjä että tilaaja. Tarvittaessa toteutetaan useammin käyttäjäpalavereita. 13 VALINTAPERUSTE JA ARVIOINTIKRITEERIT Tarjouskilpailu ratkaistaan määräaikaan mennessä saapuneiden tarjousten kesken, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut ehdot ja ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Arviointikriteerit 1. Tarjoushinta (pisteet ) Edullisin tarjous saa maksimipisteet. Muut pisteet = edullisin hinta/tarjoushinta * 70 p. 2. Toimituskyky (pisteet ) Organisaatio, henkilöstön koulutus ja kokemus, henkilöstön pysyvyyden varmistaminen ja sijaisjärjestelyn toimivuus, käytettävät työohjeet ja asiakaspalautteen käsittely. 3. Koneet ja laitteet (pisteet ) Koneiden ja laitteiden määrä ja soveltuvuus kohteisiin. Valinta tehdään yhteenlaskettujen pisteiden perusteella. Ostaja voi jättää hyväksymättä tarjoukset, joiden hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua palvelua ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi siirtyä suorahankintaan, jos tarjouksia ei ole tehty lainkaan tai neuvottelumenettelyyn kaikkien tarjoajien kanssa, jos edellä esitetyt hylkäysperusteet täyttyvät.

8 8 14 ASIAKIRJOJEN TÄYDENTÄMINEN JA TARKISTUKSET Ostaja voi tulkinnanvaraisissa tilanteissa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. Muutoin puutteelliset tai tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset suljetaan pois kilpailusta. 15 TARJOUSKILPAILUN RATKEAMISESTA TIEDOTTAMINEN Tarjousten avaustilaisuus on suljettu. Päätöksen valinnasta tekee Limingan kunnan perusturvajohtaja. Tarjouskilpailun ratkaisemisesta ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjouksen tehneille. Ilmoitus sisältää yhteenvetotiedot tarjouksista sekä hakemusosoituksen. Tarjouskilpailun ratkaisemisessa käytetyt asiakirjat ovat asianosaisille julkisia kun hankintapäätös on tehty ja muille sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. 16 OSTOPALVELUSOPIMUS Ostopalvelusopimus laaditaan väliseksi ajaksi. Sopimus laaditaan suomenkielellä. Sopimus laaditaan tarjouspyynnön perusteella. Sopimukseen sisällytetään tuottajaa koskeva sanktiot, joita noudatetaan, mikäli siivouspalvelu ei toteudu tarjouspyynnön mukaisesti. Tilaaja pidättää kuitenkin oikeuden irtisanoa sopimus yhden kuukauden irtisanomisajalla, mikäli siivouspalvelun laatu tai toimitusaika ei vastaa sopimuksen edellyttämää tasoa. Sopimus syntyy vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu (valitusajan jälkeen). 17 TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa mennessä osoitteeseen: Osoite: Limingan kunta, kirjaamo, Iivarinpolku 6, LIMINKA Kirjekuoressa tulee olla merkintä SIIVOUSPALVELUTARJOUS Sähköpostilla annetut tarjoukset voidaan hyväksyä edellyttäen, että samansisältöinen tarjous on lähetetty postitse tarjouksen jättöpäivänä postin kuljetettavaksi ( . Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

9 9 18 TARJOUKSEN JULKISUUS Tarjoukset sekä tarjoushinnat ovat julkisia päätöksen teon jälkeen. Jos tarjous sisältää liikesalaisuuksia, tulee ne merkitä erikseen. 19 LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteella mennessä. Vastaukset annettuihin kysymyksiin tulevat Limingan kunnan kotisivuille ilmoitustaululle tarjouspyynnön yhteyteen Limingassa Irma Toivanen perusturvajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET o Liite 1. Siivouksen tarjouslomake o Liite 2. Kiinteistön pohjapiirustukset (3 kpl) o Liite 3. Siivouspalvelun kuvaus, laatuvaatimukset ja puhtaustasot o Liite 4a. Ylläpitosiivouksen työohje o Liite 4b. Perussiivouksen työohje o Liite 5. Ylläpitosiivouksen mitoitus