Sisältö. Toiminta- ja taloussuunnitelma Dnro 1 (9) 1428/ /10

Transkriptio

1 Dnro 1 (9) Sisältö 1 Toimintaympäristön muutokset TTS -kaudella Toiminnan strategiset suuntaviivat Strateginen tahtotila ja kytkeytyminen hallinnonalan yhteiseen strategiaan Toiminnan painopisteet ja päämäärät TTS kaudelle Vaikuttavuus, toiminnallinen tuloksellisuus sekä henkilöstövoimavarojen hallinta ja kehittäminen Peruslaskelma Kehittämissuunnitelma Kehysehdotus (tuhansina euroina)... 9 LIITTEET... 9

2 Dnro 2 (9) 1 Toimintaympäristön muutokset TTS -kaudella Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) aloitti toimintansa vuoden 2010 alusta, kun neljä palvelukeskusta (OPK, Palke, PHPK ja VKPK) yhdistettiin yhdeksi valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimivaksi virastoksi. Palkeiden perustamisen yhteydessä laadittiin yhdistämis- ja kehittämissuunnitelma (VM:n julkaisuja 9/2009), jota pidettiin ensimmäisen toimintavuoden suunnittelun ja tulossopimuksen pohjana. Nyt laadittava toiminta- ja on Palkeiden ensimmäinen ja se on kirjoitettu käynnissä olevan strategiaprosessin rinnalla. Toimintaympäristön muutoksia ja niiden vaikutuksia on tarkasteltu ns. PESTE-analyysia mukaillen päätyen 8 tarkasteltavaan ilmiöalueeseen ja niistä aiheutuviin keskeisiin muutostekijöihin. 1. Asiakkaat Valtion virkamieskunnan väheneminen samoin kuin virastorakenteen muuttuminen ja virastojen lukumäärän väheneminen näkyvät Palkeiden asiakaskunnan laskuna. 2. Talous Asiakkaiden kasvavat kustannuspaineet johtavat siihen, että asiakkailla on vähemmän resursseja palvelujen ostamiseen. 3. Teknologia Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotolla ja itsepalvelun lisääntymisellä on merkittävä vaikutus Palkeiden palvelutuotannon organisoinnille ja toteuttamiselle. Vastaavasti Palkeiden ITriippuvuus ja riippuvuus palveluntarjoajista kasvaa. Teknologia ja sen käytettävyys luo asiakkaalle mielikuvaa ja kokemusta Palkeiden palveluista. Entistä suurempi rooli muodostuu tuki- ja ylläpitopalvelujen sähköistämiselle sekä toimivan yhteisen infrastruktuurin rakentamiselle. 4. Markkinat ja kilpailutilanne Mahdollinen nykymuotoisen palvelutuotannon volyymien lasku aiheuttaa haasteen vapautuvien resurssien käytölle ja uusien palvelujen kehittämiselle. Palkeiden toiminnan tehokkuuden ja laadun vertailu muihin toimijoihin on oltava systemaattista. Vertailukelpoisia verrokkeja ovat kuntasektorilla toimivat palvelukeskukset sekä konsernien palvelukeskukset. 5. Sosiaaliset ja yhteiskunnalliset muutokset Virkamieskunta eläköityy ja avainhenkilöt vaihtuvat ohjaavissa organisaatioissa ja tilaajaasiakkaissa. Valtionhallinnon ja kuntasektorin yhteistyö lisääntyy tukipalveluiden rakenteissa. Lisäksi ihmisten suhtautuminen työhön ja työntekoon muuttuu. 6. Kulttuuriset muutokset Sitoutumisaste työhön vähenee ja yksityiselämän merkitys kasvaa eikä raha ole enää samassa merkityksessä kuin aiemmin. Muutoshalukkuus lisääntyy myös asiakkailla ja palveluyhteiskunta vahvistuu entisestään. 7. Ympäristö ja turvallisuus Matkusteluriippumaton toiminta ja siihen liittyvät toimintamallit (esim. green office) korostuvat ympäristötietoisuuden lisääntymisen kautta. Tietoturvavaatimukset kasvavat sähköisten työvälineiden myötä. 8. Politiikka, lainsäädäntö ja omistaja Uusi eduskunta ja hallitus sekä tulevan hallitusohjelman linjaukset voivat tuoda muutoksia palvelukeskustoimintamalliin samoin kuin mahdollinen muutos Palkeiden

3 Dnro 3 (9) organisaatiomuodossa. Lisäksi valmisteilla olevat muutokset lainsäädännössä on otettava huomioon toiminnassa. 2 Toiminnan strategiset suuntaviivat 2.1 Strateginen tahtotila ja kytkeytyminen hallinnonalan yhteiseen strategiaan Palkeet toteuttaa osaltaan VM:n strategiaa ja hallinnonalan yhteisiä tavoitteita, joiden mukaan Suomi on kestävä, kilpailukykyinen ja innovatiivinen kansantalous, jossa on tehokas ja laadukas julkinen sektori. Osana VM:n hallinnonalaa Palkeet osallistuu tulevien sukupolvien talouden perustan ja valinnan mahdollisuuksien turvaamiseen sekä talouden, julkisen hallinnon ja palvelujen uudistamiseen. Palkeet rakentaa toimintaansa vahvuuksilleen, joita ovat ammattitaitoinen ja palveluhenkinen henkilöstö, talous- ja henkilöstöpalvelujen hyvä hallinta, yksittäisten asiakkuuksien hyvä hallinta, sekä in house -toimijan aseman hyödyntäminen. Palkeiden kehittämisen painopisteet liittyvät palvelutuotteiden, prosessien, mittareiden ja sopimusten yhtenäistämiseen, tuotannon ohjauksen kehittämiseen, johtamisen, esimiestyön ja viestinnän vahvistamiseen, tuotekehityksen ja asiakkuuksien hoidon sekä sopimuskumppaneiden hallinnan vahvistamiseen, ja työelämän määrätietoiseen kehittämiseen ja uudistamiseen. Palkeiden strategiset tavoitteet ovat yhteneviä VM:n asettamien valtioyhteisön yhteisten vaikuttavuustavoitteiden kanssa. Palkeiden tuottamien hallinnon sisäisten palvelujen hinnan, laadun ja toimintavarmuuden tulee olla vertailukelpoisia markkinoilta ostettaviin vastaaviin palveluihin. Palkeet edistää asiakkuuksien hoitoa ja asiakasohjattavuutta sekä tehostaa toiminnan ja talouden ohjaus- ja raportointityökalujen käyttöä. Palkeiden strategiassa on määritelty Palkeiden arvot, toiminta-ajatus ja visio. Arvot Palveluhenkisyys Kumppanuus Uudistuminen Tuloksellisuus Toiminta-ajatus Visio 2015 Edistämme julkishallinnon toimivuutta tuottamalla talous- ja henkilöstöpalveluja kustannustehokkaasti. Kehitämme palvelujamme yhteistyössä asiakkaiden kanssa. "Palkeet uudistuvan julkishallinnon asiantunteva kumppani talous- ja henkilöstöpalveluissa".

4 Dnro 4 (9) 2.2 Toiminnan painopisteet ja päämäärät TTS-kaudelle Palkeiden toiminnan painopistealueet ja strategiset tavoitteet on strategiassa jaettu neljään osaan: Asiakkaan kumppaniksi Asiakas kokee Palkeiden palvelut sujuvina ja luotettavina sekä hinnoittelun hyväksyttävänä. Pitkäaikainen kumppanuus mahdollistaa asiakkaan keskittymisen omaan ydintoimintaansa. Innostunut ja osaava henkilöstö Oikea osaaminen on oikeilla paikoilla ja aktiivisessa käytössä. Johtamisessa korostuvat hyvä lähiesimiestyö sekä prosessien ja suorituksen johtaminen. Kehitytään virastosta yhtenäiseksi palveluorganisaatioksi asiakastyön ja avoimen palvelukulttuurin kautta. Sujuvat prosessit ja laadukkaat palvelut Tuotteistetaan palvelut ja yhtenäistetään palvelutuotanto paikkakunnasta riippumattomaksi, sekä otetaan käyttöön prosessimainen organisaatio ja prosessinomistajuus. Kehittämistyö perustuu asiakastarpeisiin ja palvelutuotannon parantamiseen sekä jatkuvaan uudistumiseen. Tavoitteena on sähköiset, sujuvat ja tehokkaat prosessit. Tuloksekas toiminta ja vaikuttavuus Palkeiden toiminnan tulee olla kustannustehokasta ja tuotantokustannusten alenevia. Palkeet vaikuttaa valtiokonsernin talous- ja henkilöstöhallinnon parempaan ohjattavuuteen ja tehokkaampaan toimeenpanoon tuottamalla laadukasta ja ajantasaista tietoa konserniraportoinnin tueksi. 3 Vaikuttavuus, toiminnallinen tuloksellisuus sekä henkilöstövoimavarojen hallinta ja kehittäminen 3.1 Peruslaskelma Palkeiden TTS-kauden kustannuksista noin 50 % aiheutuu palkkamenoista ja noin 30 % tietojärjestelmäkustannuksista. Yhteensä noin 80 % menoista koostuu näin ollen eristä, joiden kustannuskehitys on vaikeasti arvioitavissa. Tuotannon tietojärjestelmäkustannusten merkittävä nousu johtuu Kiekun käyttöönottovaiheessa päällekkäin ylläpidettävistä järjestelmistä. Tilahallinta aiheuttaa noin 7 % kokonaiskustannuksista. Palkkamenojen osuuden arvioidaan laskevan noin 5 prosenttiyksikköä ja tietojärjestelmäkustannusten puolestaan nousevan noin 4 prosenttiyksikköä TTS-kauden aikana. Muissa kustannuksissa ei arvioida tapahtuvan merkittäviä muutoksia. Valtiovarainministeriön asettama henkilötyövuosien vähennystavoite on suunniteltu toteutettavaksi siten, että vuonna 2012 vähennetään 10, vuonna , vuonna ja vuonna henkilötyövuotta. Jos Kieku-järjestelmän käyttöönotto luo todellisia mahdollisuuksia toiminnan tehostamiseen siten kuin odotetaan, voidaan vähennykset tehdä määräaikaisten virkasuhteiden ja luonnollisen poistuman avulla. TTS.kaudellla mahdollisesti tuotettavia uusia palveluita ei ole huomioitu htv-määrissä.

5 Dnro 5 (9) Peruslaskelma TTS -kaudelle Tavoitteen Toimenpiteet TTS -kaudelle Tulosprisman Tunnusluku Ydintoiminto/ ydinprosessi/toimiala Palvelutuotanto - taloushallinto - henkilöstöhallinto muuttuminen tavoitteen osa-alue *** ja sille asetettu tavoite edellisestä saavuttamiseksi * esitettävä asetettava Tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallintopalvelut, paikkakunnasta riippumaton palvelutuotanto, prosessiorganisaatio ja prosessiomistajuus toimintamallina Kustannustehokas toiminta ja alenevat tuotantokustannukset sekä sähköiset sujuvat prosessit TTS -kaudesta määräraha ** tavoitearvo sekä syyt (1000 ) vuodelle 2015 **** muutokseen -Tuotekehitys yhteistyössä asiakkaan ja muiden valtionhallinnon sisäisten toimijoiden kanssa ja tuotekehityksen suuntaviivojen asettaminen tuleville vuosille -Tuotannon organisointi prosessipohjaiseksi -Prosessien ja niiden omistajien määrittäminen -Tehdään Kieku-palveluista prosessipohjaiset jatkokehittämissuunnitelmat sähköistämisen ja automatisoinnin näkökulmasta -Organisoituminen prosessien pohjalta -Määritellään tuotealueittain tuottavuustavoitteet ja keinot, joilla niihin päästään. Analysoidaan toimintaa mittariston avulla, jolloin päästään vaikuttamaan tuotantokustannuksiin. Painopisteenä on palkanlaskenta ja menojen käsittely -Hinnoittelutyön loppuunsaattaminen, hinnoittelun arviointi ja varmistaminen =>hinnoittelun yhtenäistäminen ja suoritepohjaisen hinnoittelun käyttöönotto -Osallistuminen Kiekun käyttöönottoon yhteistyössä VK:n kanssa t Suoritteet Palvelukyky ja laatu Tuottavuus Taloudellisuus Kustannusvastaavuus Ostolaskuja kpl Myyntilaskuja kpl Palkkalaskelmia kpl Ostolaskuja/htv kpl Myyntilaskuja/htv kpl Palkkalaskelmia Kokonaishinta Ostolasku 6,00 /kpl Myyntilasku 10,10 /kpl Palkkalaskelma 10,30 /kpl Hinta ilman tietojärjestelmäkustannuksia Ostolasku 5,25 /kpl Myyntilasku 6,20 /kpl Palkkalaskelma 6,75 /kpl Valtiokonsernin talous- ja henkilöstöhallinnon parempi ohjattavuus ja tehokkaampi toimeenpano Asiakastarpeita, palvelutuotantoa ja uudistumista tukeva kehittäminen -Luotettavan tiedon tuottajana toimiminen sekä toiminnanohjausta tukevan järjestelmän saaminen käyttöön -Toteutetaan toiminnanohjauksen ja raportoinnin kehittämishanke -Lisäpalveluiden kehittäminen ja tarjoaminen asiakkaille -Valmistauduaan toimimaan keskeisenä projektiorganisaationa valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämisessä - Säännöllinen tarkastelu oman toiminnan laadusta ja tehokkuudesta -Laadun kehittäminen ja itsearviointien toteutus osaksi johtamisen kehittämisohjelmaa

6 Dnro 6 (9) Asiakkuudenhallinta Asiakas kokee Palkeiden palvelut sujuvina ja luotettavina sekä hinnoittelun hyväksyttävänä Palvelusopimusten yhtenäistäminen ja neuvotteluprosessin hallinnon keventäminen Yhtenäinen palvelusopimusmalli käyttöön Sopimuspäivitykset Kiekun käyttöönottojen yhteydessä -Palvelusopimuksen hallinnoinnin sähköistäminen t Palvelukyky ja laatu Asiakastyytyväisyys 3,8 Asiakkaiden roolin aktivointi palveluiden kehittämisessä Asiakkuudenhallinta Pitkäaikainen kumppanuus mahdollistaa asiakkaan keskittymisen omaan ydintoimintaansä Asiakastyön toimeenpanokyvyn kehittäminen -Aktiivinen asiakastyö ja säännölliset kokoukset -Asiakastyö perustuu asiakassuunnitelmiin ja niiden hyvään toteutukseen -Asiantuntemuksen ja konsultatiivisen otteen vahvistaminen Asiakastiedon ja hallinnan työvälineiden kehittäminen ja tilannekuvan parantaminen Asiakasviestinnän määrittely ja hyvä toteutus Tukitoiminnot: - talous- ja henkilöstöhallinto Innostunut ja osaava henkilöstö Onnistunut organisointi ja henkilöstösuunnittelu Riittävä koulutus Hyvä johtaminen ja esimiestyö Joustava työskentely (työaikapankki- ja etätyökokeilut) t Henkilöstövoimavarojen hallinta ja kehittäminen Työtyytyväisyys 3,6 Lähtövaihtuvuus <7% Sairauspoissaoloja <10 pv/htv Henkilömäärä vähenee Kieku-tietojärjestelmä käyttöön omassa virastossa Toimiva omakustannushinnoittelu Riittävä resursointi, hyvä yhteistyö eri toimijaosapuolten kesken 780 htv:sta 680 htv:een (-10, -20, -30, -40 htv) Kieku-tietojärjestelmä käytössä koko laajuudessaan -tietohallinto Yhteinen ICT-infrastruktuuri, tehokas viestintäratkaisu, organisaation ja kriittisten tietojärjestelmien tietoturvatasot perustasolle VY-verkon käyttöönotto, uusi sähköpostijärjestelmä, pikaviestintä työasemalta, video - ja virtuaalinneuvotteluiden hyödyntäminen, tietoturvatasojen määrittäminen ja dokumentointi - toimitilat Ergonomisesti nykyaikaista tietotyötä varten pääosin avotiloihin suunnitellut joustavat ja monipuolisesti muunneltavat tilat Toimitilojen hallinta ja toimitilapalvelujen hankinta tapahtuu yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen ja Hanselin kanssa. Tilatehokkuus 25 m 2 /htv

7 Dnro 7 (9) 3.2 Kehittämissuunnitelma Palkeet esittää euron vuosittaista määrärahaa Kieku-järjestelmän käyttöönottoon liittyvien kustannusten kattamiseksi. Määrärahalla voitaisiin varautua järjestelmän käyttöönoton vaatimiin ylitöihin tai lisähenkilöstön palkkaamiseen sekä muihin tietojärjestelmän käyttöönotosta aiheutuviin ennakoimattomiin kustannuksiin. Tämä hillitsisi Kieku-järjestelmän käyttöönotosta asiakasvirastoille aiheutuvia kustannuksia. TTS - Kehittämis- TTS -kaudelle Toimenpiteet kaudelle Tulosprisman Tunnusluku suunnitelma tavoitteen osa-alue ** ja sille asetettu tavoite saavuttamiseksi esitettävä asetettava ( = kehittämis- määräraha * tavoitearvo hanke) (1000 ) vuodelle 2015 *** Ydintoiminto/ ydinprosessi/ Kieku-järjestelmän sujuva käyttöönotto ja vanhojen järjestelmien alasajo ilman merkittäviä lisäkustannuksia asiakkaille Tarvittaessa palkataan lisähenkilöstöä palvelutuotannon prosesseihin ja tietohallintoon 1000 t Taloudellisuus Palvelutuotanto - taloushallinto - henkilöstöhallinto Tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallintopalvelut, paikkakunnasta riippumaton palvelutuotanto, prosessiorganisaatio ja prosessiomistajuus toimintamallina Kustannustehokas toiminta ja alenevat tuotantokustannukset sekä sähköiset sujuvat prosessit -Tuotekehitys yhteistyössä asiakkaan ja muiden valtionhallinnon sisäisten toimijoiden kanssa ja tuotekehityksen suuntaviivojen asettaminen tuleville vuosille -Tuotannon organisointi prosessipohjaiseksi -Prosessien ja niiden omistajien määrittäminen -Tehdään Kieku-palveluista prosessipohjaiset jatkokehittämissuunnitelmat sähköistämisen ja automatisoinnin näkökulmasta -Organisoituminen prosessien pohjalta -Määritellään tuotealueittain tuottavuustavoitteet ja keinot, joilla niihin päästään. Analysoidaan toimintaa mittariston avulla, jolloin päästään vaikuttamaan tuotantokustannuksiin. Painopisteenä on palkanlaskenta ja menojen käsittely -Hinnoittelutyön loppuunsaattaminen, hinnoittelun arviointi ja varmistaminen =>hinnoittelun yhtenäistäminen ja suoritepohjaisen hinnoittelun käyttöönotto -Osallistuminen Kiekun käyttöönottoon yhteistyössä VK:n kanssa t Suoritteet Palvelukyky ja laatu Tuottavuus Taloudellisuus Kustannusvastaavuus Ostolaskuja kpl Myyntilaskuja kpl Palkkalaskelmia kpl Ostolaskuja/htv kpl Myyntilaskuja/htv kpl Palkkalaskelmia Kokonaishinta Ostolasku 6,00 /kpl Myyntilasku 10,10 /kpl Palkkalaskelma 10,30 /kpl Hinta ilman tietojärjestelmäkustannuksia Ostolasku 5,25 /kpl Myyntilasku 6,20 /kpl Palkkalaskelma 6,75 /kpl Valtiokonsernin talous- ja henkilöstöhallinnon parempi ohjattavuus ja tehokkaampi toimeenpano -Luotettavan tiedon tuottajana toimiminen sekä toiminnanohjausta tukevan järjestelmän saaminen käyttöön -Toteutetaan toiminnanohjauksen ja raportoinnin kehittämishanke -Lisäpalveluiden kehittäminen ja tarjoaminen asiakkaille

8 Dnro 8 (9) Asiakkuudenhallinta Asiakastarpeita, palvelutuotantoa ja uudistumista tukeva kehittäminen -Valmistaudutaan toimimaan keskeisenä projektiorganisaationa valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämisessä - Säännöllinen tarkastelu oman toiminnan laadusta ja tehokkuudesta -Laadun kehittäminen ja itsearviointien toteutus osaksi johtamisen kehittämisohjelmaa Asiakas kokee Palkeiden palvelut sujuvina ja luotettavina sekä hinnoittelun hyväksyttävänä Palvelusopimusten yhtenäistäminen ja neuvotteluprosessin hallinnon keventäminen Yhtenäinen palvelusopimusmalli käyttöön Sopimuspäivitykset Kiekun käyttöönottojen yhteydessä -Palvelusopimuksen hallinnoinnin sähköistäminen t Palvelukyky ja laatu Asiakastyytyväisyys 3,8 Asiakkaiden roolin aktivointi palveluiden kehittämisessä Pitkäaikainen kumppanuus mahdollistaa asiakkaan keskittymisen omaan ydintoimintaansä Asiakastyön toimeenpanokyvyn kehittäminen -Aktiivinen asiakastyö ja säännölliset kokoukset -Asiakastyö perustuu asiakassuunnitelmiin ja niiden hyvään toteutukseen -Asiantuntemuksen ja konsultatiivisen otteen vahvistaminen Asiakastiedon ja hallinnan työvälineiden kehittäminen ja tilannekuvan parantaminen Asiakasviestinnän määrittely ja hyvä toteutus Tukitoiminnot: -talous- ja henkilöstöhallinto Innostunut ja osaava henkilöstö Onnistunut organisointi ja henkilöstösuunnittelu Riittävä koulutus Hyvä johtaminen ja esimiestyö Joustava työskentely (työaikapankki- ja etätyökokeilut) t Henkilöstövoimavarojen hallinta ja kehittäminen Työtyytyväisyys 3,6 Lähtövaihtuvuus <7% Sairauspoissaoloja <10 pv/htv -tietohallinto Henkilömäärä vähenee Yhteinen ICT-infrastruktuuri, tehokas viestintäratkaisu, organisaation ja kriittisten tietojärjestelmien tietoturvatasot perustasolle Riittävä resursointi, hyvä yhteistyö eri toimijaosapuolten kesken VY-verkon käyttöönotto, uusi sähköpostijärjestelmä, pikaviestintä työasemalta, video- ja virtuaalineuvotteluiden hyödyntäminen, tietoturvatasojen määrittäminen ja dokumentointi 780 htv:sta 680 htv:een (-10, -20, -30, -40 htv) - toimitilat Ergonomisesti nykyaikaista tietotyötä varten pääosin avotiloihin suunnitellut joustavat ja monipuolisesti muunneltavat tilat Toimitilojen hallinta ja toimitilapalvelujen hankinta tapahtuu yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen ja Hanselin kanssa

9 Dnro 9 (9) 3.3 Kehysehdotus (tuhansina euroina) momentille (kehittämissuunnitelman mukainen) Muut toiminnan tuotot = yhteistoiminnan kustannusten korvaukset Tuotot yhteensä Kiekun aiheuttamat ylimääräiset palkkamenot Palkkamenot Toimitilamenot Muut menot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Tuotannon it-kulut Kulut yhteensä Määräraha Kehysehdotus (tuhansina euroina) momentille (peruslaskelman mukainen) Muut toiminnan tuotot = yhteistoiminnan kustannusten korvaukset Tuotot yhteensä Palkkamenot Toimitilamenot Muut menot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Tuotannon it-kulut Kulut yhteensä Määräraha LIITTEET ei erillisiä liitteitä