Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje"

Transkriptio

1 Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus

2 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo 1 Toimintaohjeen soveltaminen Asiakirja- ja tiedonhallinnan tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallinnon organisointi, johtaminen ja vastuut Arkistonmuodostaja ja vastuut Arkistotoimen johtava viranhaltija Osa-arkistot ja vastuuhenkilöt Arkistomuodostajan palveluksessa olevien vastuu asiakirjoista Viranomaisen/palvelun ostajan vastuu Asiakirja- ja tiedonhallinnan työryhmä Tietopalvelu ja asiakirjojen rekisteröinti Asiakirjojen rekisteröinti Tietopalvelu kaupungin arkistoista Arkistoissa olevista asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmat (ent. arkistonmuodostussuunnitelmat) Arkistojen järjestäminen ja luettelointi Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely ja hävittäminen Asiakirjojen arkistokelpoisuus, säilytystekniikka ja arkistotilat Asiakirjojen suojaaminen poikkeusoloissa Asiakirjojen siirtäminen pääte- ja keskusarkistoon sekä arkistojen päättäminen Toimintaohjeen ylläpito, uusiminen ja siihen kuuluvien liitteiden muuttaminen Siirtymäsäännös... 12

3 Asiakirja- ja tiedonhallinta 3 (12) 1 Toimintaohjeen soveltaminen Arkistotointa ohjaa ensisijaisesti arkistolaki (831/1994). Sen lisäksi arkistotointa koskevia määräyksiä on laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä sen pohjalta annetussa asetuksessa julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), henkilötietolaissa (523/1999) sekä laissa sähköisestä asioinnista (13/2003). Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toiminnoille yhteiset asiakirja- ja tiedonhallinnan järjestämistä ja suunnitelmallista hoitoa koskevat määräykset. Tämän ohjeen lisäksi arkistotoimessa on noudatettava edellä mainittujen lakien ja kaupungin hallinto- ja toimintasäännön määräyksiä, arkistolaitoksen antamia ohjeita ja määräyksiä sekä muita arkistonhoitoon liittyviä ohjeita ja päätöksiä. 2 Asiakirja- ja tiedonhallinnan tehtävät ja tavoitteet Suomessa ja muissa Pohjoismaissa asiakirjahallinnan ja arkistotoimen katsotaan liittyvän niin läheisesti yhteen, ettei niitä voida erottaa erillisiksi toiminnoiksi. Asiakirjahallinnolla tarkoitetaan toimintaa, joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista. Asiakirjahallinto alkaa jo tietojärjestelmien suunnittelusta. Tiedonhallinnalla taas tarkoitetaan organisaation hallussa olevan aineiston hallintaa suunnitellusti ja ohjatusti. Teknisesti se tapahtuu dokumenttienhallintajärjestelmillä. Arkistotoimen piiriin asiakirja kuuluu siitä lähtien, kun se on laadittu, saapunut tai tallennettu lopullisessa muodossaan sähköisessä tietojärjestelmässä. Kaupungin arkistotoimen tehtävänä on asiakirjojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä huolehtiminen kunkin asiakirjan elinkaaren alusta loppuun ja tietopalvelun toimimisen varmistaminen kaikissa oloissa. Tehtävät toteutetaan kirjaamisen, rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen, luetteloinnin ja kuvailun sekä pysyvästi säilytettävän aineiston päätearkistoihin siirtämisen avulla. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa on hoidettava siten, että - se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista, - otetaan huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja, - asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

4 Asiakirja- ja tiedonhallinta 4 (12) 3 Asiakirjahallinnon organisointi, johtaminen ja vastuut Arkistolaissa määritellyt arkistonmuodostajan tehtävät kuuluvat Iisalmen kaupungin koko organisaatiolle ja vastuu arkistotoimen järjestämisestä kuuluu kaupunginhallitukselle. Arkistotoimen organisaatiovastuu koskee kaikkia kaupungin eri viranomaisille kertyviä asiakirjoja. Kaupunginhallituksen tehtävänä on määrätä arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtava viranhaltija. 3.1 Arkistonmuodostaja ja vastuut Arkistonmuodostaja on Iisalmen kaupunki, jolla on osa-arkistoja tehtävien hoidon kannalta tarpeellinen määrä. Osa-arkistoja ovat palvelukeskukset; hallintopalvelu-, vapaa-aikapalvelu, sosiaalipalvelu-, sivistyspalvelu- ja tekninen keskus. Vastuu asiakirjahallinnan ja arkistotoimen hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle. 3.2 Arkistotoimen johtava viranhaltija Kaupungin arkistotoimen johtavana viranhaltijana toimii kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti tiedonhallintasihteeri. Tiedonhallintasihteerin estyneenä ollessa tämän sijaisena toimii hallintopalvelukeskuksen tietopalvelusihteeri. Hallintopalvelukeskuksen päätearkistosta käytetään tässä ohjeessa nimeä kaupungin keskusarkisto, joka ohjaa ja valvoo kaupungin arkistotointa. Keskusarkiston ja sen päällikkönä toimivan tiedonhallintasihteerin virka-asemasta ja tehtävistä määrätään kaupungin hallinto- ja toimintasäännössä. Tiedonhallintasihteerin tehtävänä on: - huolehtia vastuualueensa toiminnasta ja kehittämisestä - huolehtia kaupunginhallituksen arkistoviranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta - vastata kaupungin keskusarkiston hoidosta hallussaan olevan aineiston osalta - edistää säilytettävien asiakirjojen käytettävyyttä hallintotoiminnassa ja tutkimuksen lähdeaineistona - pitää ajan tasalla luetteloa arkistovastaavista ja osa-arkistovastaavista - ohjata ja valvoa asiakirjojen käsittelyohjeiden noudattamista - hyväksyä asiakirja- ja tiedonhallinnan suunnitelmat ja niihin tehtävät muutokset sekä päättää asiaryhmitykseen tulevista muutoksista 3.3 Osa-arkistot ja vastuuhenkilöt Osa-arkiston johtava viranhaltija nimeää keskuksen arkistovastuuhenkilön sekä yksikköjen osa-arkistovastaavat ja ilmoittaa henkilöt tiedonhallintasihteerille. Arkistovastaaville tulee taata riittävä työaika arkistotoimen tehtävien hoitamiseen.

5 Asiakirja- ja tiedonhallinta 5 (12) Osa-arkiston arkistovastaavan tehtävänä on - huolehtia siitä, että hallussaan olevat asiakirjat rekisteröidään ja arkistoidaan asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti sekä siitä, että osa-arkiston tehtäviä vastaavat asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmat pidetään ajan tasalla - lähettää tiedonhallintasihteerille päätearkistoon siirrettävästä aineistosta arkistoluettelot, jos niitä ei ole kirjattu arkistonhallintaohjelmaan - vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta - huolehtia niiden asiakirjojen hävittämisestä, joiden säilytysaika on kulunut umpeen - noudattaa tiedonhallintasihteerin arkistotoimesta antamia ohjeita ja määräyksiä. 3.4 Arkistomuodostajan palveluksessa olevien vastuu asiakirjoista Viran- tai toimenhaltija vastaa hallussaan olevista asiakirjoista ja antamistaan tiedoista. Hän vastaa myös henkilökohtaisessa postissa saapuneiden asiakirjojen toimittamisesta rekisteröitäväksi diaariin. Viran- tai toimenhaltijalla voi olla työjärjestyksessä määritelty asiakirjojen laatimisvastuu. Hän vastaa siitä, että hänen laatimansa asiakirja on muodollisesti ja sisällöllisesti oikein. Hänen tulee käyttää kaupungin yhtenäisiä asiakirja- ja lomakepohjia sekä noudattaa kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnansuunnitelmaa. Viran- tai toimenhaltija vastaa myös käsiteltyihin asioihin liittyvien asiakirjojen luovuttamisesta käsittelyn päätyttyä toimintayksikön arkistoon. 3.5 Viranomaisen/palvelun ostajan vastuu Iisalmen kaupungin viranomaisen, joka tilaajana hankkii palveluita, vastuulla on antaa tuottajalle ohjeet asiakirjahallintonsa hoitamiseksi. Tilaajan ja palveluntuottajan väliseen palvelusopimukseen on määriteltävä asiakirjahallintoa koskevat vastuut. Ohjeiden tulee noudattaa voimassa olevia asiakirjahallintoa sääteleviä lakeja ja muita ohjeita. 3.6 Asiakirja- ja tiedonhallinnan työryhmä Asiakirja- ja tiedonhallinnan kokonaisvaltaisen suunnittelun ja valvonnan mahdollistamiseksi ja edistämiseksi tiedonhallintasihteeri kutsuu tarvittaessa koolle osa-arkistojen arkistovastaavista koostuvan asiakirja- ja tiedonhallinnan työryhmän, johon voidaan tarvittaessa kutsua muitakin alansa asiantuntijoita.

6 Asiakirja- ja tiedonhallinta 6 (12) 4 Tietopalvelu ja asiakirjojen rekisteröinti Asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tulee olla hallinnon ja muiden tarvitsijoiden käytettävissä huomioon ottaen ne säännökset ja määräykset, jotka on annettu asiakirjojen julkisuudesta. Arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen on otettava huomioon tietohallintoa ja tietotekniikan käyttöä suunnittelevissa työryhmissä. Samoin on meneteltävä konekielisiä tiedostoja muodostettaessa ja annettava keskusarkistolle selvitys siitä, mihin perusaineistoihin niiden tietokannat perustuvat. 4.1 Asiakirjojen rekisteröinti Asia- ja asiakirjarekistereillä kuten diaarilla on ohjattava tehokkaasti arkistonmuodostusta. Asiakirjahakemistoja suunniteltaessa on vältettävä päällekkäistä tietoa sisältäviä rekistereitä ja hakemistoja ja selvitettävä automaation, tietotekniikan ja muun teknisen kehityksen tarjoamat mahdollisuudet. Kaupungin hallinto-asioissa toteutetaan hajautettua kirjaamista KuntaToimisto - asianhallintajärjestelmän diaarisovellukseen, joka tarkoittaa, että palvelualueiden kirjaajien lisäksi kaikki ne, jotka laativat asiakirjoja tai tekevät päätöksiä tai valmistelevat asioita esityslistoille tai kirjoittavat esityslistoja/pöytäkirjoja tai lähettävät pöytäkirjanotteita asianhallinta-asioihin liittyen, ovat oikeutettuja/velvoitettuja tekemään liitokset ja merkinnät asianhallintaan. Kaupungintalon kirjaamo huolehtii kaupungille saapuneen yleisen postin käsittelystä ja postin lähettämisestä eteenpäin asiaa hoitaville henkilöille, joko paperisina tai diaariin rekisteröitäessä sähköisinä asiakirjoina. Hallinto-asioiden diaariin on asioiden avausoikeus vain ao. oikeuden omaavilla käyttäjillä, joita ovat määrätyt henkilöt palvelukeskuksissa ja heidän sijaisensa. Yksityiselle viranhaltijalle osoitettu posti toimitetaan avaamattomana ao. viranhaltijalle. Heidän velvollisuutensa on toimittaa kirjattavia virka-asioita koskevat kirjeet/sähköpostit/faxit viipymättä hallintoyksikön kirjaajalle. Kirjaaminen/rekisteröinti on suunniteltava aina Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan suunnitelmaa hyväksi käyttäen. Kirjaamisessa noudatetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun asetuksen 6 :n määräyksiä sekä tiedonhallintasihteerin antamia ohjeita. 4.2 Tietopalvelu kaupungin arkistoista Arkistolain 7 mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelu sisältää asiakirjojen pitämisen tarvitsijoiden saatavissa ja jäljennösten ja todistusten toimittamisen niistä. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Lisäksi arkiston tulee palvella tutkimusta tiedon lähteenä.

7 Asiakirja- ja tiedonhallinta 7 (12) Tietopalvelun sujuminen edellyttää, että arkistotoimen muista tehtävistä ja osaalueista on huolehdittu ohjeiden mukaan. Tietopalvelun apuna käytetään asiakirjaja tiedonhallintasuunnitelmaa, asiaryhmitystä, arkistoluetteloita ja asiakirja-aineistoja sisältäviä rekistereitä ja diaaria. Osa-arkistonvastaava hoitaa tietopalvelusta hallussaan olevien asiakirjojen osalta. Asiakirjoja voidaan lainata virkakäyttöön toiselle viranomaiselle, arkistolaitoksen yksikölle tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua (ArkL 15). Asiakirjoja ei lainata yksityiskäyttöön, mutta asiakirjoja voidaan antaa luettavaksi ja jäljennettäväksi ko. keskuksessa. Asiakkaan niin halutessa asiakirjoista voidaan antaa kopioita noudattaen asiakirjojen antamisesta ja lunastuksesta vahvistettua taksaa. Arkiston käytön, esimerkiksi tutkimuksen lähteenä tulee tapahtua tietopalvelusihteerin tai arkistovastaavan valvonnassa. Kaupungin päätearkistossa olevien asiakirjojen lainaamisesta ja palauttamisesta paikoilleen huolehtivat tiedonhallintasihteeri ja palvelukeskusten arkistovastaavat sekä osa-arkistovastaavat. Lainauksista tulee tehdä merkintä kaupungin arkistonhallinta-ohjelmaan tai arkistoluetteloon. Yksittäisten asiakirjojen lainauksista jätetään merkintä kansioon, mistä se on otettu. Merkinnän tulee sisältää mitä on lainattu ja milloin sekä lainaajan nimi ja virasto. 4.3 Arkistoissa olevista asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset Kaupungin lakkautetuista arkistoista sekä keskusarkistoon siirretyistä asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa ja allekirjoittaa tiedonhallintasihteeri. Osa-arkistojen hallussa olevista asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa ja allekirjoittaa arkistovastaava. 5 Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmat (ent. arkistonmuodostussuunnitelmat) Arkistonmuodostuksen suunnittelu tarkoittaa toimintaan liittyvän päivittäisen tietojenkäsittelyn ohjeistamista ja asiakirjallisen tiedon hallinnan systematisointia. Tiedonhallinnan kohteena ovat sekä fyysiset että sähköiset asiakirjalliset tietoaineistot, joiden käsittelyä analysoidaan arkistonmuodostukselle asetettujen vaatimusten ja siihen vaikuttavien tekijöiden suhteen. Arkistolain 8 mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaa (arkistonmuodostussuunnitelmaa). Asiakirjaja tiedonhallintasuunnitelma laaditaan kaupungin tehtäviin ja toimintoihin pohjautuvaksi ja sen tulee sisältää tiedot kunkin tehtävän kulusta sen vireille tulosta asian päättymiseen eli tehtävän toimintaprosessin ja sen eri vaiheisiin liittyvät asiakirjat, säilytysajat ja -tavat, julkisuus, rekisteröintitapa, vastuuhenkilöt sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointitunnuksen.

8 Asiakirja- ja tiedonhallinta 8 (12) Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmien pohjalta tehtävät ja toiminnot kootaan yhteen hierarkkiseksi asiaryhmitykseksi, josta käytetään myös nimeä diaari- ja arkistokaava. Asiaryhmitys tukee tiedonhakua ja asiakirjojen seulontaa. Asiaryhmityksen käyttäminen asiakirjarekistereissä ja asiankäsittelyjärjestelmissä on viranomaisille pakollista. Sähköistä arkistonmuodostusta ohjataan asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmalla (eams) tiedonohjausjärjestelmässä ja samat tiedonhallinnan ohjeet ja käytännöt koskevat sekä sähköistä että paperiaineistoa. Asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen suunnittelu liittyy kaupungin varsinaisen toiminnan ja toimintatapojen kehittämiseen sekä sitä kautta myös laatujärjestelmätyöhön. Erittäin tärkeää on ottaa huomioon arkistonmuodostuksen etukäteissuunnittelu sähköisten aineistojen kohdalla: jos asiakirjallisen tiedon hallinnan reunaehtoja ei oteta huomioon tietojärjestelmien suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa, menetetään asiakirjojen ja tietojen käytettävyys ja eheys pitkäaikaissäilytyksessä. Tästä syystä uusia tietojärjestelmiä hankittaessa tiedonhallintasihteerin osallistuminen järjestelmien käyttöönoton suunnitteluun on tärkeää. Toimiva asiakirja- ja tiedonhallinta edellyttää koulutusta. Organisaation työntekijöiden tulee ymmärtää, mikä on asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman tarkoitus ja mitä suunnitelman soveltaminen edellyttää yksittäiseltä työntekijältä. Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaa tulee käyttää uusien työntekijöiden perehdyttämisessä omaan työhönsä ja organisaation tehtäviin. Myös tietopalvelussa sitä voidaan käyttää apuna selvitettäessä arkistonmuodostajan tehtäviä ja niihin liittyviä tietoaineistoja. JulkA 7 edellyttämällä tavalla asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelma pidetään yleisön saatavilla kaupungintalon kirjaamossa. Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelma on pidettävä ajan tasalla. Tehtävissä ja toiminnoissa tapahtuvat muutokset heijastuvat myös asiakirjoihin ja edellyttävät siten suunnitelman tarkistamista. Ajan tasalla pitämiseen osallistuvat kaikki asiakirjoja käsittelevät viranhaltijat ja työntekijät omien tehtäviensä osalta ja ovat velvollisia ilmoittamaan viipymättä tehtäviin ja toimintaprosesseihin tulevista muutoksista tiedonhallintasihteerille, joka ylläpitää suunnitelmia ja hyväksyy niihin tulevat muutokset esitysten pohjalta. Koska asiakirjojen ja tietojen käsittely on olennainen osa jokaista tehtävää ja toimintaprosessia, tulee tiedonhallintasihteerin myös jatkuvasti seurata tieto- ja asiakirjahallinnossa ja muussa arkistotoimen toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia. 6 Arkistojen järjestäminen ja luettelointi Arkistonmuodostajan asiakirjat ovat oma kokonaisuutensa, jota provenienssiperiaatteen mukaan ei saa rikkoa. Tämä tarkoittaa sitä, että yksittäisen arkistonmuodostajan, kuten Iisalmen kaupungin asiakirjat säilytetään toiminnan tuottamina kokonaisuuksina sekoittamatta niitä muiden arkistojen asiakirjoihin.

9 Asiakirja- ja tiedonhallinta 9 (12) Lisäksi asiakirjat säilytetään siinä keskinäisessä järjestyksessä, johon ne on asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman ohjeiden mukaan sijoitettu sen jälkeen, kun niiden sisältämä asia on käsitelty. Osa-arkistot laativat hallussaan olevista pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista luettelot, jotka laaditaan kaupungin tehtäväluokitukseen perustuvan diaari- ja arkistokaavan mukaisesti. Arkistoluettelot on toimitettava keskusarkistoon tiedonhallintasihteerille, jos ne eivät ole tallennettuina kaupungin yhteiseen arkistonhallintasovellukseen. Mikäli osa-arkistoilla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, ne on palautettava oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä osa-arkiston arkistovastaavan toimesta. Arkistojen järjestämisen ohjeistuksen antamisesta vastaa tiedonhallintasihteeri. Tarkemmat ohjeet arkistojen järjestämisestä löytyy kaupungin intranet-sivulta. 7 Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely ja hävittäminen Kaikille arkistoaineistoille, olivatpa ne missä muodossa hyvänsä, on määriteltävä asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmassa säilytysajat. Säilytysaikoja määritettäessä on noudatettava Kansallisarkiston päätöksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet sekä tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Säilytystarve määritellään tarvittavilta osin yhteistyössä tiedonhallintasihteerin kanssa, ottaen huomioon koko kaupungin organisaatio, niin että vältetään samojen asiakirjojen säilyttäminen useassa toimielimessä. Pysyvästi säilytettävää tietoa ei voida säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman Kansallisarkiston erillislupaa. Pysyvästi säilytettävästä sähköisestä asiakirjasta on otettava paperi- tai mikrofilmituloste. Milloin tuloste otetaan, kuka siitä huolehtii ja miten sitä säilytetään, on merkittävä asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaan. Siirrettäessä tietoa digitaaliseen muotoon on varmistuksista huolehdittava arkistolaitoksen ohjeiden mukaisesti. Varmistusnauhat tms. varmuuskopiot on toimitettava kaupungin päätearkistotilaan. Asiakirjalliset tietoaineistot, joita arkistolaitos ei ole määrännyt pysyvästi säilytettäviksi, hävitetään niille määrättyjen säilytysaikojen päätyttyä siten, että tietoturvallisuus että tietosuojanäkökohdat on varmistettu (ArkL 13). Määräys koskee sekä paperiasiakirjoja että sähköisiä ja muussa muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja.

10 Asiakirja- ja tiedonhallinta 10 (12) Paperiaineistojen osalta hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa arkistoimalla määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat erilleen pysyvästi säilytettävistä. Tällöin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse suorittaa. Kukin arkistovastaava huolehtii siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, hävitetään arkistosta vuosittain. Julkiset paperiasiakirjat voidaan viedä sellaisenaan paperinkeräykseen. Salassa pidettäviä ja henkilötietoja sisältävät paperiasiakirjat hävitetään yksiköiden käytössä olevilla silppureilla tai huolehtimalla ne keskitetysti hävitettäväksi Iisalmen kaupungin voimassa olevan tuhoamissopimuksen mukaisesti. Tuhoamisen toteuttava taho noutaa asiakirjat sovituista noutopaikoista. Asiakirjojen hävittämisen on tapahduttava niin, että tietosuoja toteutuu toimituksen kaikissa vaiheissa. Mikrofilmit silputaan, poltetaan ongelmajätelaitoksessa tai niistä poistetaan hopea erikoisliikkeessä. Sähköinen aineisto tuhotaan sähköisesti kirjoittamalla päälle tai tuhoamalla tallennusvälineet. Sähköisen aineiston hävittämisessä on otettava huomioon myös ohjelmistojen tekemät välitallennukset, jotka tulee tuhota. Sähköisessä toimintaympäristössä säilytettäviltä asiakirjoilta edellytetään tietojärjestelmiltä hävitystoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisen järjestelmästä luotettavasti niiden säilytysajan umpeuduttua. Järjestelmän toiminnallisuuden ja asiakirjoihin liittyvän säilytysaikametatiedon avulla tehdään hävitysesitys, jonka hyväksymisen jälkeen asiakirjojen hävittäminen tapahtuu. Tämän hyväksymisen tekee tiedonhallintasihteeri tai muu arkistonmuodostajan siihen oikeuttama henkilö. 8 Asiakirjojen arkistokelpoisuus, säilytystekniikka ja arkistotilat Kaupungin viranomaisten on asiakirjoja laatiessaan noudatettava arkistolaitoksen ja kaupungin keskusarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita asiakirjojen ja dokumentoimisvälineiden arkistokelpoisuudesta. Erityisesti pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen arkistolaitoksen erityisohjeiden mukaisesti. Pöytäkirjat ja muut tärkeät asiakirjat säilytetään sidottuina. Sidoksen paksuus saa olla enintään 7 8 cm:ä. Asiakirjat sidotaan lankasidonnalla; liimasidontaa ei saa käyttää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sitomiseen. Asiakirjat sidotaan kaupungin keskusarkiston määräämässä paikassa. Arkistokotelot pakataan riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Pysyvästi ja pitkään säilytettävät irralliset asiakirjat laitetaan phneutraalien vaippalehtien (esim. arkistokopiopaperi) väliin. Ohuet asiakirjaniput voidaan nitoa kuparipäällysteisillä niiteillä. Paksummat niput on mahdollista liittää rei ityksestä yhteen puuvillalangalla. Paperiliittimiä (klemmareita), kumilenkkejä ja muovitaskuja ei saa jättää pysyvästi ja pitkään säilytettäviin asiakirjoihin.

11 Asiakirja- ja tiedonhallinta 11 (12) Lisäohjeita asiakirjojen säilyttämiseen ja korjaamiseen antaa tiedonhallintasihteeri ja tarvittaessa arkistolaitos. Päätearkistoon siirrettäviin pysyvästi ja pitkään säilytettäviin säilytysyksiköihin kirjoitetaan nimiölehtiin seuraavat tunnistetiedot: arkistonmuodostajan nimi (Iisalmen kaupunki) ja asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet jolta asiakirjat ovat sekä arkistotunnus. Tarvittaessa voidaan merkitä muitakin asiakirjojen tunnistusta helpottavia tietoja. Asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa tiloissa siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Kaupungin keskusarkiston sekä lähi- ja päätearkistojen tilojen on oltava arkistolaitoksen ohjeiden mukaisia. Arkistonmuodostajan arkistotiloja suunniteltaessa on keskusarkiston asiantuntemusta hyödynnettävä. 9 Asiakirjojen suojaaminen poikkeusoloissa Kaupungin toiminnan jatkumisen ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilymisen turvaamiseksi myös poikkeusoloissa noudatetaan paperisen asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman liitteenä olevaa suojelusuunnitelmaa, johon nimetään tehtäväkohtaisesti asiakirjojen suojelun vastuuhenkilö. Suojelusuunnitelman suojeluluokat sisältyvät sähköisessä muodossa olevaan asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaan. Arkistoaineiston suojelusuunnitelma voidaan myös liittää kaupungin yleiseen suojelusuunnitelmaan. 10 Asiakirjojen siirtäminen pääte- ja keskusarkistoon sekä arkistojen päättäminen Osa-arkistojen päätearkistoon siirretään vain kymmenen vuotta vanhemmat pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat. Poikkeustapauksista on sovittava erikseen kaupungin keskusarkiston kanssa. Siirrettävien asiakirjojen on oltava asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman mukaisessa järjestyksessä, asiaan kuulumaton aineisto seulottuna ja sijoitettuna arkistokelpoisiin kansioihin, joiden selkämyksen nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, kansion sisältö, arkistotunnus ja aika jolta asiakirjat ovat. Mikäli päätearkistoon tulevat asiakirjat eivät ole asianmukaisessa järjestyksessä ne palautetaan uudelleen järjestettäväksi. Siirrettävistä asiakirjoista laaditaan luovutusluettelo, jossa mainitaan luovutettavien arkistoyksiköiden lukumäärä, luovutuserän koko hyllymetreissä, luovutusajankohta, arkistotunnus, asiakirjojen nimi ja miltä vuosilta asiakirjat ovat. Lisäksi tulevat luovuttajan ja vastaanottajan identifioimistiedot allekirjoituksineen. Lakkautetun organisaatioyksikön arkistosta voidaan siirtää käytössä tarvittavat asiakirjat pitkäaikaislainoina uudelle organisaatiolle. Näin menetellään myös silloin, kun vain osa viranomaisen tehtävistä siirretään toiselle.

12 Asiakirja- ja tiedonhallinta 12 (12) 11 Toimintaohjeen ylläpito, uusiminen ja siihen kuuluvien liitteiden muuttaminen Tiedonhallintasihteerin velvollisuus on huolehtia toimintaohjeen ylläpidosta ja liitteiden uusimisesta tarpeen mukaan. 12 Siirtymäsäännös Tällä toimintaohjeella kumotaan kaupunginhallituksen marraskuun 24. päivänä kohdalla hyväksymä asiakirjahallinnan toimintaohje. Tämä toimintaohje tulee voimaan

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/ Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE

RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh 3.7.2017 / Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA... 2 1.1 Yleistä... 2 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet... 2 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa...

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi 1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

PYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

PYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje PYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus on hyväksynyt toimintaohjeen 19.6.2017 166 Toimintaohje tulee voimaan 1.7.2017 alkaen. 1. Toimintaohjeen tarkoitus Pyhännän

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon toimintaohje

Asiakirjahallinnon toimintaohje ID 279642 Asiakirjahallinnon toimintaohje Hyväksytty: KH 19.12.2016 317 Voimassa 1.1.2017 lukien ja sovelletaan alkaen syntyneeseen aineistoon. Elinvoima- ja konsernipalvelut PL 10/Pohjolankatu 14 74101

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

KOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 (24) KOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2 (24) Sisällys Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje... 3 Yleistä... 3 Keskeiset käsitteet... 4 Asiakirjahallinnon ja

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Valtuusto 22.5.2017 19 liite nro 4 Voimaantulo 1.1.2017 SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 SISÄLLYSLUETTELO

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ

SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ 2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1. SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOTOIMEN PERUSTEET s.3 2. ARKISTONMUODOSTUKSEN LÄHTÖKOHDAT s.4 3. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA JA ARKISTOKAAVA

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L 20 1 2 Arkistotunnus 20_._ _. 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa Sivu 1 OHJEASIAKIRJAT Palvelukeskukselle osoitetut muilta viranomaisilta S voa saapuneet määräykset, ohjeet, suositukset yms. Palvelukeskuksen laatimat ohjeet, linjaukset yms. L sp esim. asiakaspalvelukriteerit

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA Annika Rauma SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 3 1.1. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten sekä muiden ohjeiden noudattaminen

Lisätiedot

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE PETÄJÄVEDEN KUNTA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2017-2018 Hyväksytty Petäjäveden kunnanhallituksen päätöksellä 9.1.2017 11 Petäjäveden kunta 2 1. PETÄJÄVEDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Heli Leinonkoski kansliapäällikkö 22.2.2013 Jyväskylän kaupunki Konsernihallinto ja

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin yksityisarkistotoimen ohje

Iisalmen kaupungin yksityisarkistotoimen ohje Iisalmen kaupungin yksityisarkistotoimen ohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 12.5.2009 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 1.6.2009 319 Yksityisarkistotoimen ohje 2 (14) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon 5.6.2012 AL/18633/07.01.01.03.01/2011 1 Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon ASUNTO-OIKEUSASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAN MUUTTAMINEN Oikeusministeriö

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Tiedon ja arkistonhallinnan ammattiyhdistys ry Lausunto 31.10.2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot