Arkistolaitos Helsinki arkisto toimen. opas

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas"

Transkriptio

1 Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas

2 , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) HELSINKI fa Puh helsinki. fi....,....,.-... *. - ~.,.. _. ;.,.... 1, \.,...,.....-'..,.....

3 SISÄLLYSLUETTELO Sivu ESIPUHE G KUNNAN ARKISTON JA ARKISTOTOIMEN MERKITYS ARKISTOTOIMEN SISÄLTÖ ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA TEHTAVÄT 3.1 Arkistotoimen johto 3.2 Arkistonmuodostajat 3.3 Arkistotoimen tehtävät Kunnan arkistonhoitajan tehtävät Arkistovastaavien tehtävät 3.4 Arkistotyöryhmä ARKISTOTOIMEN OHJEET ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostuksen suunnittelu Arkistonmuodostuksen menetelmät Arvonmääritys ja seulonta Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Kirjaaminen Asianhallintajärjestelmät ja arkistonmuodostus Kuntien välisen yhteistoiminnan arkistonmuodostus Organisaatiomuutokset ja arkistonmuodostus 20 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON 23 ARKISTON LUE TTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN 8.1 Asiakirjojen luettelointi 8.2 Arkistoaineiston kuvailu 8.3 Vanhan arkiston järjestäminen ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU Arkistokelpoisuus Arkistotilat Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa 27

4 10 ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT 10.1 Arkiston käyttö 10.2 Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja KOTISEUTUARKISTOT TIETOJEN ANTAMINEN ARKISTOLAITOKSELLE 31 LIITE 1 LUETTELO ARKISTOTOIMEN MÄÄRÄYKsIsTÄ JA SITÄ KOSKEVISTA OHJEISTA JA JULKAISUISTA 32 LIITE 2 ASIAKIRJAHALLINNON SANASTOA 34 4 ' _. < _... '. I.._....,-, L... I '... '... '. c :

5 ESIPUHE Arkistolaitoksen laatiman oppaan tarkoitus on antaa kokonaiskuva arkistotoimesta ja selvittää arkistolain (L 83 1 /94) kunnille asettamia velvoitteita. Opas ei ole kunnallisen arkistotoimen järjestämistä ja hoitoa koskeva sitova määräys, vaan suositus siitä, miten arkistolain vaatimukset voidaan tarkoituksenmukaisimmin hoitaa. Opas soveltuu myös kuntayhtymien ja vastaavien yhteistyömuotojen arkistotoimen hoitoon. Arkistolain piiriin kuuluvat kaikki kunnalliset arkistot. Arkistotoimen hoitoon liittyvät määräykset julkaistaan erikseen. Oppaassa ei ole arkistotoimen ja arkistonhoidon sisällön ja yksityiskohtien pohdintaa. Oppimateriaalia aiheesta on julkaistu erikseen. Luettelo julkaisuista on liitteenä 1. Asiakirjahallinnon keskeinen sanasto on liitteenä 2. Oppaan sisällysluetteloa suositellaan soveltuvin osin käytettäväksi kunnan arkistotoimen toimintaohjeen sisällysluettelona. Opas on laadittu arkistolaitoksen asettaman Kunnallisen arkistotyöryhmän aloitteesta, ja työn aikana on kuultu sekä Kunnallisarkistoyhdistys ry:tä että Kuntaliittoa. Opas on laadittu Turun maakunta-arkistossa. Sen laatijana on ollut tutkija Pirkko Haario. Helsingissä 9. päivänä helmikuuta 1996 Arkistolaitoksen pääjohtaja Veikko Litzen 5

6 1 KUNNAN ARKISTON JA ARKISTOTOIMEN MERKITYS Kunnallisiin arkistoihin kuuluvat asiakirjalliset tietoaineistot muodostavat kunnallisen päätöksenteon ja hallinnon tärkeän tietolähteen. Arkiston toimivuus on tärkeä edellytys sekä kunnan asioiden hyvälle hoitamiselle että kuntalaisten ja kunnassa sijaitsevien yhteisöjen oikeusturvan toteutumiselle. Kunnan toiminnan yhteydessä kertyvät asiakirjat muodostavat kunnan ar - kiston. Arkistoon kuuluvat kaikki tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä päätearkistossa tai eri työ- ja toimipisteissä. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä (paperi, kartonki, muovi) tai sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä (filmi, reikäkortti, magneettinauha ja -levy, optinen levy), joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (ArkL 6). Tässä oppaassa asiakirjoilla tarkoitetaan kaikilla eri tallennusvälineillä olevia toimintaan liittyviä tietoaineistoja. Tiedot säilytetään käyttökelpoisina tietovälineestä riippumatta. Arkistotoimen tavoitteena (ArkL 5 7) on, että asiakirjat edistävät kunnan jokapäiväistä toimintaa, tukevat oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista sekä palvelevat tieteellistä tutkimusta. Kunnalliset arkistot ovat osa kansallista kulttuuriperintöä. Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten tehtävänä on toimia tämän tärkeän asiakirjallisen kulttuuriperinnön tuottajana ja säilyttäjänä. Tästä syystä arkistolaki koskee sekä niiden arkistotoimen järjestämistä ( 8-9) että asiakirjojen laatimista, säilyttämistä, hävittämistä ( 13) ja käyttöä (5 12, 15). Arkistolain valtuutuksella arkistolaitos antaa kunnille määräyksiä asiakir - jojen säilyttämisestä pysyvästi (5 8), samoin kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistotiloista ( 12) ja siitä, minkälaisilla tietovälineillä tiedot säilytetään ( 11). 6

7 2 ARKISTOTOI M EN s ISÄLTÖ Arkistotoimi on kunnassa hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kunnan viranomaiset ja toimielimet. Samoin se käsittää kaikki kunnan tehtävissä tarvittavat asiakirjaaineistot. Arkistotoimen tehtävänä (ArkL 7) on asiakirjojen käytettävyydestä huolehtiminen, säilytysarvoltaan vähäisten asiakirjojen hävittäminen ja kunnan toiminnasta kertovien asiakirjojen säilyttäminen. Asiakirjojen säilyttäminen ja käytettävyydestä huolehtiminen sisältävät aineistojen säilymisen varmistamisen ja johdonmukaisen arkistoinnin, asioiden rekisteröinnin tai kirjaamisen sekä arkistoluettelon ylläpidon. Arkistotoimen tehtävänä on huolehtia myös siitä, että elektronisten asianhallinta- ja tietojärjestelmien tietoaineistot ovat käytettävissä tarvittavan ajan, tutkimukselle arvokkaat aineistot satoja vuosia. Tällöin atk-aineistojen tallentaminen ja tulostaminen on suunniteltava niin, että tietojen käyttö on tulevaisuudessakin helppoa ja taloudellista. Erityisesti pysyvän säilytystarpeen vaatimukset on suunnittelussa otettava huomioon. Tietopalvelutehtävien j a organisaatioyksiköiden päivittäistä työtä tukevien tehtävien kautta arkistotoimi liittyy kunnan tietohuoltoon ja -hallintoon. Tietohuolto käsittää tarvittavan tiedon tuotannon, hankinnan, tallennuksen ja saattamisen tarvitsevien käyttöön sekä tietohallinto tietohuoltoa ohjaavat ja tukevat manuaalisesti tai tietotekniikan avulla hoidetut toiminnot. Sitä osaa tietohallinnosta, joka ohjaa organisaatioyksikön toiminnassa tarvittavien tietojen ja asiakijojen tuottamista, vastaanottamista, käsittelyä, säilytysarvon määritystä ja tallentamista kutsutaan asiakirjahallinnoksi. Arkistotoimella ja asiakirjahallinnolla on läheinen yhteys toisiinsa ja niiden toiminnot ovat osittain päällekkäisiä. 7...

8 Asiakirjahallinto Lomakesuunnittelu Asiakirjojen laatiminen Monistus ja jakelu Postitus Kirjaaminen, rekisteröinti Säilytysaj an määrittely Arkistointi Määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen ArEristotoisni Järjestäminen Luettelointi ja kuvailu Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Asiakirjahallinnon Ja arkistotoimen sisältö Arkistotoimen yleisten tavoitteiden saavuttaminen taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla edellyttää, että sen osa-alueet koordinoidaan kunnassa kokonaisvaltaiseksi asiakirjahallinnoksi ja otetaan huomioon kaikessa kunnan tietohallinnossa (ArkL 7) ,... :,,..,.:. '.

9 3 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA TEHTÄVÄT 3.1 Arkistotoimen johto Kunnan arkistotoimen järjestäminen kuuluu kunnanhallitukselle (ArkL 5 9). Tämä merkitsee, että kunnanhallituksella on koko kunnan osalta vastuu asiakqahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Lisäksi se seuraa ja valvoo arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hoitoa. Koska vastuu arkistotoimen järjestämisestä kuuluu luottamuselimelle, edellyttää käytännön johtovastuu viranhaltijaa tai toimihenkilöä, jolla on koulutus arkistotoimen hoitamiseen (arkistonhoitotutkinto) ja riittävä toimivalta. Kunnanhallitus määrääkin kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtavan viranhaltijan tai toimihenkilön, joka arkistolain mukaan (5 9) huolehtii arkistotoimen johtotehtävien lisäksi kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, keskusarkistosta. Kunnanhallituksen päätös voidaan tehdä esimerkiksi arkistotoimen toimintasääntönä. Jäljempänä kunnan arkistotointa johtavaa viranhaltijaa tai toimihenkilöä kutsutaan kunnan arkistonhoitajaksi. Samalla kun kunnanhallitus päättää koko kunnan arkistotoimen hoidon järjestämisestä, sen tulee huolehtia siitä, että arkistonhoitajan toimivaltuudet ovat riittävät. Kokonaisvaltaiseen arkistotoimen hoitoon päästään vain ulottamalla arkistonhoitajan toimivalta kaikkiin kunnan asiakirjahallintoon liittyviin tehtäviin. Tarkemmin arkistonhoitajan tehtävät voidaan eritellä toimenkuvauksessa tai muussa hallintokäytännön mukaisessa sopimuksessa. Tässä yhteydessä tulee erityisesti yhdistelmävirassa toimivalle arkistonhoitajalle varata riittävästi aikaa arkistotoimen tehtävien hoitamiseen. Arkistotoimen suunnittelu ja ohjaus voidaan järjestää myös useamman kunnan yhteistyönä esimerkiksi palkkaamalla yhteinen arkistonhoitaja. Myös asiakirjojen pysyvä säilytys voidaan hoitaa kuntien yhteisesti perustamassa päätearkistossa, jossa jokaisen kunnan arkisto muodostaa kuitenkin aina oman kokonaisuutensa. 9 :.

10 3.2 Arkistonmuodostajat Vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle (ArkL 8). Arkistolaki ( 1, kohta 2) pitää kunnan arkistonmuodostajina kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä, joita ovat monijäseniset viranomaiset ja kunnan organisaatioon kuuluvat laitokset, sekä kunnan liikelaitoksia (5 1, kohta 4). Arkistolain perustelujen mukaan arkistonmuodostajana pidetään yksikköä tai yhteisöä, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus. Arkistonmuodostajan määrittelyn taustalla on provenienssipenaate, j onka mukaan toiminnan yhteydessä kertyviä asiakirjakokonaisuuksia ei saa sekoittaa keskenään. Näille arkistonmuodostajille eli em. kokonaisuuksia muodostaville organisaatioille arkistolaki asettaa tiettyjä tehtäviä ja velvoitteita. Tässä oppaassa arkistonmuodostaj alla tarkoitetaan organisaatioyksikköä, joka vastaa omien tehtäviensä osalta kunnan asiakirjahallinnosta, ar - kistonmuodostuksesta ja arkistotoimen hoidosta. Johtavat uuunhaltijut ovat vastuussa yksikköjensä urkistotoimesta kuten mistä tahansa organisaation käytännön toiminnasta. He nimittävät yksiköille arkistovastaavat (ks ) ja määräävät käyttöön niiden arkistonmuodostussuunnitelmat (ks. 4 ja 5.1). 3.3 Arkistotoimen tehtävät Arkistotoimen tehtävät voidaan ryhmitellä asiakirjojen käsittelyvaiheen tehtäviin, päätearkistotehtäviin ja johtamiseen liittyviin ohjaus- ja suunnittelutehtäviin. Käytännössä niiden hoitoon ja jakoon eri viran- ja toimenhaltijoiden kesken vaikuttavat kunnan koko, hallinto- ja toimistotyön organisointi ja kunnan sisäinen ohjaus. Asiakzgcjen käsittelyuaiheen tehtäuät ovat osa hallinto- ja toimistotyötä. Jokainen tietoja ja asiakirjoja työssään käsittelevä hoitaa omalta osaltaan näitä tehtäviä työmenetelmien ollessa oleellinen osa asioiden käsittelyä. Tehtävät ovat - asioiden ja asiakirjojen kiqaaminen ja rekisteröinti sekä - asiakirjojen seulonta ja arkistointi. Jotta arkistotoimen tavoitteet käytännössä toteutuvat, tulee jokaisen arkistonmuodostajan palveluksessa olevan käsitellä huolellisesti asiakirjoja ja noudattaa annettuja ohjeita. Päätearkistotehtäviä hoidetaan sekä keskusarkistossa että ao, organisaatioyksikössä sen mukaan, mitä arkistotoimen ohjeistossa tai muuten on sovittu niiden tekemisestä. Ne ovat - pysyvästi säilytettävän asiakirja-aineiston vastaanottaminen arkistoon, - asiakirjojen hävittäminen, kun niiden säilytysaika on kulunut umpeen, ja hävitysluetteloiden laatiminen, 10

11 - arkistoluetteloiden laatiminen ja ylläpitäminen sekä - arkiston tieto- ja tutkijapalvelu. Kunnan arkistotoimen johtamiseen kuuluvia asiakitjahallinnollisia suunnittelu- ja ohjaustehtäviä ovat - arkistotoimen kehittäminen kunnan tietohallinnon ja -palvelun toimivaksi osaksi, - arkistotointa koskevien määräysten ja yleisohjeiden soveltaminen kunnan arkistotoimeen, - arkistotoimen käytännön hoitoa ja arkistonmuodostusta koskevien ohjeiden antaminen ja kunnan arkistotoimen ohjeiston ylläpitäminen, - arkistonmuodostussuunnitelmien laatimisen ohjaaminen ja niiden tarkastaminen, - arkistoalan yleisen kehityksen seuraaminen, - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutuksesta huolehtiminen sekä - arkistoalan tiedotuksen hoitaminen Kunnan arkistonhoitajan tehtävät Kunnan arkistonhoitajan tehtävänä on pitää huolta pysyvästi säilytettävästä kulttuuriperinnöstä ja kehittää kunnan arkistotointa niin, että pysyvästi säilytettävä aineisto vastaa sisällöltään ja kunnoltaan tietopalvelun ja tutkimu ksen vaatimuksia. Arkistotointa johtavana viran- tai toimenhaltijana arkistonhoitajalla on vastuu kunnan asiakirjahallinnollisista suunnittelutehtävistä ja arkistonmuodostuksen ohjaamisesta. Arkistonhoitajan virkanimikkeen (arkistopäällikkö, arkistosihteeri, keskusarkistonhoitaja) tulee kuvastaa edellä mainittujen tehtävien mukaista vastuun laajuutta. Asiakirjahallinnon ammattilaisena kunnan arkistonhoitajan tulee osallistua kunnan tietohallinnon suunnitteluun ja kehittämiseen sekä toimistotyön rationalisointiin. Hänen tehtävänsä on huolehtia siitä, että arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen otetaan huomioon tietohallintoa ja tietotekniikan käyttöä käsittelevissä työryhmissä. Arkistotoimen kehittämistehtävien lisäksi arkistonhoitaja vastaa päätearkistotehtävistä kunnan keskusarkiston osalta. Käytännössä arkistotoimen tehtävien hoitaminen edellyttää jatkuvaa yhteistyötä organisaatioyksiköiden kanssa. Jos arkistonhoitaja kuitenkin havaitsee, ettei yksikön arkistotoimen tehtävistä huolehdita eikä arkistotoimen ohjeita noudateta, hänellä tulee olla mahdollisuus puuttua yksikön arkistotoimen hoitoon. 11

12 _.I Arkistovastaavien tehtävät Käytännön arkistonhoitotyön tekemistä varten myös organisaatioyksiköille määrätään arkistotoimen vastuuhenkilö, jota tässä oppaassa kutsutaan arkistovastaavaksi. Hän toimii yhdyshenkilönä kunnan arkistonhoitajan ja oman yksikkönsä välillä. Yhdessä he kehittävät yksikön arkistonmuodostusta sekä antavat opastusta viran- ja toimenhaltijoille ja tamittaessa luottamushenkilöillekin. Arkistovastaava hoitaa myös ne päätearkistotehtävät, jotka arkistotoimen ohjeistossa on määrätty toimintayksiköissä hoidettaviksi. Arkistovastaaville tulee taata riittävä työaika arkistotoimen tehtävien hoitamiseen. 3.4 Arkistotyöryhmä Kunnan arkistonhoitajan esityksestä voidaan nimetä työryhmä ennalta määriteltyä tehtävää varten. Se voi selvittää käytännön ongelmia asioiden ja asiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä sekä arkistotoimen erityistehtävissä. Työryhmän kokoonpano voisi vaihdella käsiteltävien asioiden mukaisesti. Sen tulisi edustaa suunnittelu- ja kehittämistehtävissä tarvittavaa asiakirjahallinnollista kokonaisnäkemystä sen lisäksi, että sen jäsenet ovat hyvin perehtyneet asioiden ja asiakirjojen päivittäiseen käsittelyyn. Arkistonhoitajan lisäksi sen jäseninä voisi olla esimerkiksi toimistotyöstä vastuussa oleva toimistopäällikkö, kunnan atk-asioista vastaava, eri organisaatioyksiköiden arkistovastaavia tai asiakirjahallinnosta ja sen rationalisoinnista kiinnostuneita esimiehiä ,. I',..,.*...

13 Arkistolaki mainitsee arkistotoimen käytännön ohjeena arkistonmuodostussuunnitelman ja edellyttää lisäksi arkistonmuodostaj ilta määräyksiä arkistotoimen hoidon järjestämisestä (8 8). Osa määräyksistä ja ohjeista on yhteisiä koko kunnalle ja osa koskee yksittäisiä organisaatioyksiköitä tai toimintoja. Ne voidaan antaa erillisinä arkistotoimen ohjeina tai sisällyttää muihin toimintaohjeisiin. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa koskevat määräykset ja ohjeet kootaan kunnan arkistotoimen toimintaohjeeksi. Se sisältää ohjeet kunnan arkistotoimen tehtävien hoitamisesta sekä asiakirjojen käsittelystä ja säilytysajoista. Sen avulla toteutetaan käytännössä arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävät. Arkistotoimen toimintaohje saa olla muodoltaan ja sisällöltään käytännön tarpeiden mukainen. Se voi olla aikaisemman arkistosäännön tapaan pääjaottelultaan kaksiosainen, mutta myös useampiosainen erillisten ohjeiden kokoelma. Käytännössä eri organisaatioyksiköiden ohjeisto koostuu toimintaohjeen tarpeellisista osista; sen sijaan kunnan arkistonhoitaja tarvitsee koko toimin t aohj etta. Ohjeisto koostuu ulkopuolisista määräyksistä ja yleisohjeista lähtien arkistotoimeen liittyvistä laeista sekä kunnan yksilöllisten tarpeiden mukaan laadituista sisäisistä ohjeista. Niitä on runsaasti, mikäli kaikki asioiden ja asiakirjojen valmistelua, käsittelyä ja käyttöä sivuavat ohjeet otetaan mukaan. Jotta arkistolaissa arkistotoimelle asetettujen tavoitteiden toteuttaminen olisi käytännössä mahdollista, tulisi kunnan arkistotoimen toimintaohjeeseen sisällyttää vähintään seuraavat päätökset ja ohjeet: Määrtiyksetja yleisohjeet * arkistolaki * asiakirjojen pysyvää säilyttämistä koskevat arkistolaitoksen päätökset (ArK 8); * arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä papereista ja kirjoitustarvikkeista (ArkL 5 1 1) sekä siihen perustuva luettelo valmistamiseen soveltuvista materiaaleista ja menetelmistä (julkaistaan vuosittain Virallisessa lehdessä); 13

14 ... * asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen julkisuutta ja tietosuojaa koskevat lait, asetukset ja muut määräykset (ArkL 5 7, 13, 15); * arkistolaitoksen määräykset pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytystiloista (ArkL 5 12). Kunnassa tehdyt paätöksetja laaditut ohjeet * kunnanhallituksen päätös kunnan arkistotoimen organisaatiosta, toimivaltuuksista, tehtävistä sekä arkistonmuodostajista (ArkL 8-9); * kunnan arkistonhoitajan ja arkistovastaavien toimenkuvat (ArkL 8-9); * toiminnoittain tehdyt arkistonmuodostussuunnitelmat, joihin asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sisältyvät (ArkL 5 8); * asiakirjallisten tietoaineistojen rekisteröinti- ja käsittelyohjeet (mikäli eivät käy selville arkistonmuodostussuunnitelmista) ; * ohjeet julkisten ja salaisten asiakyojen ja muiden tietoaineistojen hävittämisestä ja hävitettävän aineiston luetteloimisesta (ArkL 13); * ohjeet asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen siirtämisestä keskusarkistoon (ArkL 9); * keskusarkiston arkistokaava/arkistokaavat (ArkL fj 7, 9); * arkistokelpoisuuteen ja säilytystekniikkaan liittyvät ohjeet (ArkL 5 11); * ohjeet arkiston suojaamisesta poikkeuksellisissa oloissa; * arkiston käyttö- ja asiakirjojen lainausohjeet (ArkL 5 7, 15). Arkistotoimen toimintaohjeen ylläpitäminen liittyy kunnan tieto- ja asiakirjahallinnon kehittämiseen. Kunnan arkistonhoitaja huolehtii määräysten ja yleisohjeiden ajan tasalla pitämisestä ja kukin organisaatioyksikkö yhdessä hänen kanssaan omista ohjeistaan. 14

15 5 ARKISTONM UODOSTUS 5.1 Arkistonmuodostu ksen suunnittelu Arkistonmuodostuksen suunnittelun päämääränä on tietojen saatavuuden parantaminen, tarpeettoman aineiston poistaminen sekä asiakirjojen löytymisen varmistaminen kaikissa käsittely- ja säilytysvaiheissa. Lopullisena tavoitteena on selkeä ja arkistonmuodostajan toimintaa hyvin kuvaava päätearkistokokonaisuus. Arkistolain mukaan (8 8) arkistonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa. Kunnassa arkistonmuodostussuunnitelmat tehdään toimintoihin pohjautuviksi. Or - ganisaatioiden muuttuessa arkistonmuodostussuunnitelman osat, jotka perustuvat toiminnallisiin kokonaisuuksiin, voidaan tarvittaessa erottaa toisistaan ja siirtää toisia yksiköitä koskeviin suunnitelmiin. Suunnittelu aloitetaan tehtävistä. Tehtävät ja niihin liittyvä tietojen ja asiakirjojen käsittely muodostavat organisaation läpi kulkevia toimintoketjuja, prosesseja, joiden kaikki vaiheet otetaan suunnittelussa tarkastelun kohteeksi. Näin tutkitaan asiakirjojen säilytysaikojen ja arkistointimenetelmien tarkoituksenmukaisuus ja hakemistojen tarve sekä toimistotyön asettamat vaatimu kset. Suunnittelussa otetaan huomioon myös asiakirjojen käyttö tutkimuksessa. Se edellyttää, että asiakirjojen alkuperäinen yhteys käy ilmi. Kun tietoaineistot on sidottu tehtäviin ja niihin liittyneeseen asiakirjojen käsittelyyn, luodaan arkistokokonaisuuksia, joilla on tutkimuksessa erityinen todistusvoima. Niiden tietokantojen lisäksi, joita arkistonmuodostaja yksinään ylläpitää, kuuluvat arkistonmuodostuksen suunnittelun piiriin useiden organisaatioiden yhteisistä tietokannoista ne tiedostot, joita arkistonmuodostaja ylläpitää ja päivittää. Niiden säilyttäminen tarpeellisilta osin samoin kuin tiedostoja koskevien selosteiden säilyttäminen kuuluu tiedoista vastaavalle organisaatiolle. Suunnittelutyön lopputuloksena asiakirjallisen tietoaineksen käsittely mer - kitään arkistonmuodostussuunnitelmaan, joka on asiakirjahallinnon tärkein ohje päivittäisessä toimistotyössä. Se auttaa viran- ja toimenhaltijoita hallitse- 15

16 maan parhaillaan käsittelyvaiheessa olevat omat tietoaineistonsa ja sijoittamaan käsittelemänsä asiakirjat oikeille paikoilleen käsiarkistoissa. Lisäksi muodostussuunnitelmaa voidaan käyttää uusien työntekijöiden perehdyttämisessä omaan työhönsä ja organisaation tehtäviin. Myös tietopalvelussa sitä voidaan käyttää apuna selvitettäessä arkistonmuodostajan tehtäviä ja niihin liittyviä tietoaineistoja, Arkistonmuodostussuunnitelma pidetään ajan tasalla seuraamalla työprosesseissa ja -menetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja merkitsemällä suunnitelmaan niihin liittyvät tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä tapahtuneet muutokset. Jukishallinnossa asiakujojen ja tietojen käsittely on olennainen osa jokaista toimintaprosessia. Arkistonhoitajan tulee jatkuvasti seurata arkistotoimen toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia, jotta tietoaineistojen käsittelyn rationalisointi saadaan osaksi organisaation kehittämistä. Tällä hetkellä muutoksia tuovat erilaiset hallinto- ja toimistotyön kehittämisprojektit sekä toiminnan laadun kehittäminen ja siihen liittyvä toimintaprosessien analysointi. 5.2 Arkistonmuodostuksen menetelmät Arvonmääritys ja seulonta Asiakirjallisten tietoaineistojen seulonta edistää niiden käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulonta perustuu arvonmääritykselle, jonka avulla aineistojen säilytysajat määritellään. Käytännössä seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä toisistaan erillään. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistoimintaa. Arkistolain mukaan (5 8) arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Säilytysajat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan, ja vastuu aineistojen säilyttämisestä tarvittavan ajan on arkistonmuodostajalla. Arkistonmuodostaja arvioi tietojen käyttötarpeen oman toimintansa sekä oman ja kuntalaisten oikeusturvan kannalta. Ministeriöt tai keskusvirastot voivat antaa erillisiä mäkäyksiä säilytysajoista lakiin perustuvalla valtuutuksella (mm. ArkL 83 1 /94 5 8, PotL 785/92 12, TPVaaliL 1076/ , EVaaliL 391/ ). Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi, koska säilytystarpeeseen vaikuttaa myös tiedon tutkimuksellinen arvo. Pysyvästi säilytettävän tiedon määrittelemiseksi arkistolaitos tarvitsee arkistonmuodostussuunnitelmasta saatavan kokonaiskuvan arkistonmuodostajan asiakirjallisesta tietoaineistosta. 16

17 Arkistolaitoksella on myös oikeus määrätä julkishallinnon viranomaisten henkilörekistereitä tai niihin sisältyviä tietoja säilytettäväksi pysyvästi. Sellaiset henkilörekisterit, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi, hävitetään henkilörekisterilain 27 :n mukaisesti, kun ne ovat tulleet tarpeettomiksi rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Samoin tulee kunnallisten viranomaisten noudattaa arkistolaitoksen määräyksiä tiettyjen kirjanpitoaineistojen säilyttämisestä pysyvästi, vaikka kunnallishallinnon kirjanpidossa muilta osin noudatetaan kirjanpitolakia ja siinä esitettyjä kqanpitoaineistojen vähimmäissäilytysaikoja. Säilytysaikoja määriteltäessä on tarkoituksenmukaista, että kunnassa samankaltaisia aineistoja koskevat samat säilytysajat riippumatta siitä, minkä organisaatioyksikön asiakirjoista on kysymys. Kunnan arkistonhoitaja huolehtii tästä yhdenmukaisuudesta. Sen tähden on tarkoituksenmukaista, että hän tarkastaa ja hyväksyy arkistonmuodostussuunnitelmat ennen kuin ne vahvistetaan käyttöön. Valtionarkisto (nyk. Kansallisarkisto) on antanut päätöksen kunnallisten asiakiqojen hävittämisestä (osat 1-6/ 1989). Ohjeet päätöksen soveltamisesta annetaan sen 1. osassa (s. 5-12). Päätös on toistaiseksi voimassa pysyvästi säilytettävien asiakij ojen osalta. Seulontaa voidaan tehostaa vähentämällä ja estämällä tietojen päällekkäistä säilytystä. Silloin arkistonmuodostus ja asiakijoj en laatiminen suunnitellaan siten, että pitkäaikaista tai pysyvää säilytysarvoa omaavat tiedot voidaan yhdistää mahdollisimman harvoiksi asiakirj akokonaisuuksiksi tai yhdeksi asiakirjaksi: esimerkiksi henkilön pitkään säilytettävät palkkatiedot kerätään vuosittain yhdelle palkkakortille monien tulosteiden sijasta. Tietotekniikan avulla ylläpidettäviin järjestelmiin talletettavan tiedon säilytysaika tulee ratkaista jo tietojärjestelmiä suunniteltaessa. Atk-aineiston arvonmäärityksessä ja erityisesti tutkimusarvon määrittelyssä sovellettavista kriteereistä Valtionarkisto on antanut erillisen ohjeen, joka on toistaiseksi voimassa pysyvästi säilytettävän aineiston osalta Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Arkistolain mukaan (5 8) arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytystavat. Ne määritellään arkistonmuodostuksen suunnittelun yhteydessä, ja arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään, mihin keskinäiseen järjestykseen asiakirjat arkistoidaan. Arkistointi määrää arkiston lopullisen rakenteen ja sen järjestelmäilisyys takaa arkiston käyttökelpoisuuden. Kaikkea toiminnan tuloksena kertyvää tietoa ei voi säilyttää samalla tavalla saman järjestelmän mukaisesti, vaan arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee hoidettavan tehtävän ja säilytettävän tiedon sekä myöhemmän tutkimuskäytön asettamien vaatimusten mukaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä 17

18 toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (mm. nimi, päivämäärä, syntymäaika, järjestysnumero, diaarinumero, asiasisältö) ja aineiston säilytysajat. Erityistä huomiota on kiinnitettävä pysyvästi säilytettävien tietojen päällekkäisarkistoinnin välttämiseen. Mikäli arkistonmuodostus perustuu tehtäviin tai toiminnallisiin kokonaisuuksiin, päällekkäisarkistointi on helpommin havaittavissa kuin tiukasti organisaatioyksiköihin sidotussa arkistonmuodostuksessa. Keskeisen tietoaineksen, pöytäkirjojen, niiden liitteiden ja muiden päätösasioiden käsittelyyn liittyvien asiakirjojen arkistoinnin tulisi perustua seuraaviin periaatteisiin: 1. Asiakyat arkistoi se organisaatioyksikkö, joka on tehnyt asiassa 10- Pullisen päätöksen tai, ellei tämä ole selvästi todettavissa, se yksikkö, joka on asian viimeksi käsitellyt. Asiakirjaa, joka arkistoidaan pysyvästi tietyn organisaatioyksikön arkistoon, ei säilytetä pysyvästi muissa yksiköissä. Pysyvästi säilytettävät asiakqat (esim. pöytäkirjat) laaditaan siten, ettei niiden liitteeksi oteta määräajan säilytettäviä aineistoja. Käytännön töiden sujuminen ja asiakirjojen säilytyspaikan valinta sen mu- kaan tulisi myös ottaa huomioon. Esimerkkinä tästä voidaan pitää sitä, että tietyt asiakirjat (esim. asemakaavat) säilytetään keskitetysti toimeenpanevan ja asiakirjoja jokapäiväisessä työssään tarvitsevan organisaatioyksikön (mittaustoimi) arkistossa, vaikka ne alkuperänsä puolesta kuuluvat toisen viranomaisen (valtuuston) arkistoon K i rj aa rn i n e n Kirjaaminen ja siihen rinnastettavat rekisteröintimenetelmät ovat aputoimintoja, jotka tukevat hallintoa ja muuta toimintaa. Tiedonhallinnan kannalta turhaa ns. varmuusrekisteröintiä tulee välttåä. Mikäli yleisdiaaria käytetään, sen tulee toimia pöytakirjahakemistona. Samoin kirjaamisjärjestelmän tulee tarjota kirjattujen asiakirjojen osalta tietojenhakukeino myös päätearkistossa. Useimmiten asiakij at voidaan hallita kirjaamatta hyvin suunnitellulla arkistointi- ja säilytysjärjestelmällä tai käyttämällä keskeisten tehtävien osalta erityisrekistereitä. Lisäksi arkistonmuodostuksen suunnitteluun voidaan liittää työtehtävien analysointi ja uudelleenorganisointi, joiden avulla vähennetään tarvetta valvoa ajankohtaisten asioiden käsittelyn kulkua organisaatiossa. Kunnan arkistotoimen ohjeistossa annetaan ohjeet kirjaamisjäjestelmästä. Ohjeita laadittaessa voidaan soveltuvin osin käyttää apuna arkistolaitoksen valtion virastoille antamaa ohjetta asiakirjojen kirjaamisesta. 18

19 5.3 Asianhallintajärjestelmät ja arkistonmuodostus Tietotekniikka on mahdollistanut laajojen toimintaketjujen automatisoinnin. Hallinto- ja toimistotyön tukena käytetään asianhallintajärjestelmiä, joiden avulla päätöksenteossa tai muussa työssä tarvittavien tietojen käsittely tapahtuu. Asiakirjojen käyttöaikainen säilytys perustuu elektroniseen järjestelmään, johon tallennetut tiedot hallitaan käyttämällä järjestelmän diaaria tai sitä vastaavaa erityisrekisteriä. Arkistonmuodostusta selvitettäessä asianhallintajärjestelmä muodostaa analysoitavan toimintoketjun. Arkistonmuodostuksen suunnittelu tulisi kytkeä jo järjestelmän systeeminsuunnittelun yhteyteen, jotta menetelmät tietojen erottelemiseksi arkistoitaviin ja hävitettäviin voidaan rakentaa itse järjestelmään. Samalla ratkaistaan, minkälaisia hakemistoja tarvitaan aktiivikäytössä ja päätearkistossa. Koska tietojärjestelmiin tallennettuja tietoja voidaan helposti muokata ja yhdistellä, tulisi suunnittelun yhteydessä kiinnittää huomiota myös asiakirjojen juridiseen todistusvoimaisuuteen. Vaatimus oikeusturvan varmistamisesta (ArkL 3 7) edellyttää, että asioiden käsittelyvaiheet sekä päätösten ja ratkaisujen perusteet voidaan selvittää. Tutkimuksen kannalta on myös tärkeää, että tietojärjestelmät dokumentoidaan hyvin. Silloin jää riittävästi aineistoa, jonka perusteella voidaan selvittää organisaation toimintatapoja (todistusarvo). Tietojärjestelmien sisältämien tietojen säilyttämisestä puolestaan riippuu, minkälainen kuva jää päätöksenteon ja toiminnan sisällöstä (informaatioarvo). Pysyvästi säilytettäviä tietoja määriteltäessä pidetään. lähtökohtana koko asianhallintajärjestelmäketjua, ei vain yksittäisiä tietoja tai asiakirjan muodostavia tietojen yhdistelmiä. Kun tietojen käsittelyssä ja tiedonhallinnassa käytetään hyväksi tietotekniikkaa, liitetään järjestelmiä koskevat yleisluontoiset kuvaukset arkistonmuodostussuunnitehnaan ja siinä selostetaan myös arkistotulosteet. Atk-aineiston dokumentoinnista ja arkistotoimen muista vaatimuksista, jotka tulee ottaa huomioon tietotekniikkaa käytettäessä, on Valtionarkisto antanut erillisen määräyksen, joka on toistaiseksi voimassa pysyvästi säilytettävän aineiston osalta. 5.4 Kuntien välisen yhteistoiminnan arkistonmuodostus Kunnan arkistotoimeen luetaan myös kuntien välisen yhteistoiminnan arkistonmuodostus. Kuntalain mukaan (L 365/ ) kunnat voivat sopimuksen nojalla hoitaa tehtäviään yhdessä. Seudullinen yhteistyö on mahdollista myös valtion virastojen kanssa (L julkisen hallinnon asiakaspalvelujen järjestämisestä yhteisissä palveluyksiköissä 802/93). Yhteistyöstä päätettäessä sovitaan samalla, missä säilytetään yhteistoiminnan tuloksena syntyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat. 19

20 Pysyvän tai pitempiaikaisen yhteistoiminnan arkistonmuodostus otetaan mukaan kaikkien sopimuspuolten arkistonmuodostussuunnitelmiin. Yhteistoiminta voi perustua virallisiin sopimuksiin tai se voi olla luonteeltaan epävirallista. Arkistotoimen kannalta on olennaista, että yhteistoiminnan tuloksena syniywen asiakirjojen säilyttämisestä sovitaan. 5.5 Organisaatiomuutokset ja arkistonmuodostus Arkistonmuodostajan asiakirjat ovat oma kokonaisuutensa, jota provenienssiperiaatteen mukaan ei saa rikkoa. Lisäksi asiakirjat säilytetään siinä keskinäisessä järjestyksessä, johon ne on arkistonmuodostussuunnitelman ohjeiden mukaan sijoitettu sen jälkeen, kun niiden sisältämä asia on käsitelty. Kun organisaation - kunta/kuntayhtymä, luottamuselin, laitos - toiminta lakkaa, ei sen arkistoa yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation arkistoon. Toimintaa j atkavan velvollisuutena on säilyttää arkistoa omana kokonaisuutena tai, ellei säilyttäminen omissa tiloissa ole mahdollista, etsiä sille sopiva sijoituspaikka. Arkistolain ( 14) mukaan kyseeseen voi tulla erillisen sopimuksen perusteella myös Kansallisarkisto tai maakunta-arkisto. Silloin säilyttämisestä sovittaessa sovitaan myös mahdollisista kustannuksista. Kuntayhtymän purkamisesta neuvoteltaessa on samalla huolehdittava ar - kiston sijoituksesta. Tällöin ensisijaisena sijoituspaikkana tulee kysymykseen jonkun jäsenkunnan keskusarkisto, joka on valmis ottamaan huolehtiakseen arkiston tietopalvelusta ja määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä vuosittain. Arkisto luovutetaan säilytykseen seulottuna, järjestettynä ja luetteloituna. Kun kunnan/ kuntayhtymän sisäisiä organisaatioyksiköitä lakkautetaan, ei käytännössä välttämättä tarvitse päättää kaikkien lakkautettavien yksikköjen arkistoja. Mikäli ratkaisu on toiminnan kannalta tarkoituksenmukainen - jopa nimenmuutoksesta huolimatta - voi uusi organisaatio jatkaa jonkun edeltäjänsä arkiston muodostamista muiden arkistojen tullessa päätettäviksi. Samoin esimerkiksi lakkautettavien lautakuntien alaisten laitosten arkistonmuodostus jatkuu ennallaan, ellei niiden toiminnassa tapahdu olennaista muutosta. Lakkautetun organisaatioyksikön arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat pitkäaikaislainoina uudelle organisaatiolle. Näin menetellään myös silloin, kun vain osa viranomaisen tehtävistä siirretään toiselle. Pitkän ajan tarvittavat asiakirjakokonaisuudet, joita ei voida jakaa, voidaan kuitenkin pysyvästi jättää uudelle arkistonmuodostajalle. Toimintaa jatkavalle yksikölle jäävät myös asiakirjat, joiden perusteella se tekee päätöksen asiassa, joka on pantu vireille lakkautetun organisaation aikana. Asiakirjojen lainaamisesta ja siirtämisestä toiseen arkistoon on aina tehtävä merkinnät arkistoluetteloon. Lakkautetun organisaatioyksikön arkisto, jota ei virkatoiminnassa tarvita, siirretään kunnan keskusarkistoon. 20

21 . Kun kunnallishallinnon toimintoja yksityistetään tai yhtiöitetään, ei aikaisemmin muodostunutta arkistoa siirretä yksityiselle yrittäjälle tai yhtiölle, vaan arkisto päätetään ja siirretään keskusarkistoon. Pitkäaikaislainaksi voidaan tarvittaessa antaa sellaisia asiakirjoja, joihin ei sisälly salassa pidettäviä tietoja. Yrityksen tai yhtiön on pidettävä lainaamansa asiakirjat erillään omasta muodostuvasta arkistostaan voidakseen myöhemmin palauttaa ne alkuperäiseen yhteyteensä '. j,....,......,

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ

MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ Normitilanne Tarkasteltaessa kysymystä siitä, voidaanko yhden kunnan kaikkien toimielinten ja muiden organisaatiorakenteiden katsoa

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon 5.6.2012 AL/18633/07.01.01.03.01/2011 1 Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon ASUNTO-OIKEUSASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAN MUUTTAMINEN Oikeusministeriö

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja seulontastrategia vahvistettu vuonna 2008 - Seulontatoiminnan perusta ja tavoitteellinen linjaus - Keskeiset menetelmät

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Heli Leinonkoski kansliapäällikkö 22.2.2013 Jyväskylän kaupunki Konsernihallinto ja

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin

Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin Arkistolaitos 28.8.2009 AL/6640/07.01.01.00/2009 versio 1.0 Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin Sisällysluettelo 1. JOHDANTO...1 2. JOHDON ROOLI JA VASTUUT...2 3. ERILAISTEN

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 15.11. 2004, 285 Voimaantulo 1.12.2004 1. Yleistä Kaustisen kunnan arkistotoimessa

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS 16.11.2016 Laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta Kansallisarkistolaki korvaa

Lisätiedot

Voitaisiinko arkistojen ja museoiden välistä hankintapolitiikkaa kehittää. TAKO-verkoston syysseminaari Jarmo Luoma-aho, Elka

Voitaisiinko arkistojen ja museoiden välistä hankintapolitiikkaa kehittää. TAKO-verkoston syysseminaari Jarmo Luoma-aho, Elka Voitaisiinko arkistojen ja museoiden välistä hankintapolitiikkaa kehittää TAKO-verkoston syysseminaari Jarmo Luoma-aho, Elka 13.10.2016 Kuka, mikä? Jarmo Luoma-aho FM (historia), tradenomi ylempi amk,

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot