Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE"

Transkriptio

1 Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä Johtoryhmä Yhtymähallitus

2 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ Toimintaohjeen tarkoitus ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN, ORGANISOINTI JA VASTUUT Arkistonmuodostaja Arkistotoimen järjestäminen Arkistotoimen johtava viranhaltija Tulosaluejohtajat Arkistovastuuhenkilöt Johtava lääkäri Esimiehet Viran- ja toimenhaltijat sekä luottamushenkilöt TIEDONHALLINTA, ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirja Asiakirjan laatiminen Asiakirjan elinkaari ARKISTOTOIMEN OHJEISTUS Arkistonmuodostussuunnitelma, AMS (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) Asiakirjojen arkistointikelpoisuus Kirjaaminen ja rekisteröinti Asiakirjojen säilytystekniikka Asiakirjojen säilytysarvon määritys Arkiston järjestäminen Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Arkistotilat Asiakirjojen ja tietojen suojelu poikkeusoloissa SÄHKÖISET TIETOAINEISTOT TIETOPALVELU Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Asiakirjojen julkisuus ja salassapito Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet OSTOPALVELU-, TOIMEKSIANTOSOPIMUKSELLA JA PALVELUSETELILLÄ KERTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI KUNNALLINEN YHTEISTYÖ TOIMINTAOHJEEN VOIMAANTULO JA YLLÄPITO... 11

3 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa noudatetaan tämän ohjeen määräyksiä. Toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Tämän toimintaohjeen lisäksi asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa on noudatettava arkistolakia, arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä, lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta, henkilötietolakia, lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta ja muita erityislakeja sekä kuntayhtymässä hyväksyttyjä sääntöjä ja määräyksiä sekä asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyviä muita ohjeita ja päätöksiä. 2 ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN, ORGANISOINTI JA VASTUUT 2.1 Arkistonmuodostaja Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu toiminnastaan useita tehtäväkohtaisia arkistoja. Jäsenkuntien (Pyhäjoki, Raahe ja Siikajoki sekä silloinen Vihanti) sosiaalitoimen asiakirjat ennen ovat itsenäisiä arkistonmuodostajia ja ne säilytetään erillisinä kokonaisuuksina kunnissa. Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lisäksi arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytysajat ja -tavat, ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä vastaa asiakirjallisten tietoaineistojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilyttämisestä. 2.2 Arkistotoimen järjestäminen Arkistolain 9 mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa organisaation arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. 2.3 Arkistotoimen johtava viranhaltija Arkistolain 9 :n mukaisena arkistotoimen johtavana viranhaltijana toimii arkistopäällikkö. Kelpoisuusehtona, ellei kuntayhtymän hallintosäännöstä muuta johdu, korkeakoulututkinto tai vähintään opistotasoinen tutkinto ja koulutus arkistotoimen hoitamiseen sekä arkistoalan asiantuntemus. Hyvinvointikuntayhtymän arkistotointa johtavan viranhaltijan tehtävänä on: johtaa kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta huolehtia arkistotoimen kehittämis-, suunnittelu- ja johtotehtävistä huolehtia kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista 1

4 kehittää arkistotointa kuntayhtymän asiakirja- ja tietohallinnon toimivaksi osaksi yhteistyössä tulosalueiden ja tehtävistä vastaavien henkilöiden kanssa päättää asiakirjojen hävittämistavasta 2.4 Tulosaluejohtajat Tulosaluejohtajat vastaavat tulosalueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta sekä nimeävät tulosalueensa arkistovastuuhenkilöt. Tulosaluejohtaja hyväksyy tulosalueensa arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) arkistopäällikön annettua lausuntonsa suunnitelmasta. 2.5 Arkistovastuuhenkilöt Hyvinvointikuntayhtymän tulosalueille nimettyjen arkistovastuuhenkilöiden tehtävänä on laatia tulosalueen yksiköiden arkistonmuodostussuunnitelma (tiedonohjaussuunnitelma) ja ylläpitää sitä. Arkistovastuuhenkilöiden tehtäviin kuuluu käsi- ja lähiarkistojen säilytys-, hoito- ja tietopalvelutehtävät sekä huolehtia tulosalueen yksiköissä olevien asiakirjojen seulonnasta ja siirtämisestä päätearkistoon sekä tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä. Arkistovastuuhenkilöt toimivat yhteyshenkilönä arkistotoimen johtavaan viranhaltijaan arkistotointa koskevissa asioissa. Luettelo arkistovastuuhenkilöistä (Linkki 1) 2.6 Johtava lääkäri Johtava lääkäri vastaa potilasasiakirjojen sisältövaatimuksista ja potilastietojen käsittelystä, käytöstä ja luovuttamisesta sekä antaa niitä koskevat ohjeet ja määräykset. 2.7 Esimiehet Esimiehet vastaavat vastuualueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta kuten muustakin toiminnasta. 2.8 Viran- ja toimenhaltijat sekä luottamushenkilöt Jokaisen viran- ja toimenhaltijan sekä luottamushenkilön on tärkeää tietää asiakirjojen julkisuudesta annetut määräykset ja noudattaa arkistonmuodostussuunnitelmaa (tiedonohjaussuunnitelmaa) sekä muita ohjeita siten kuin hyvä tiedonhallintatapa edellyttää. Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja pitää asiakirjat ja tietoaineistot arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti järjestettynä luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun ohjeissa määrätään 2

5 3 TIEDONHALLINTA, ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3.1 Hyvä tiedonhallintatapa Hyvä tiedonhallintatapa toteutuu eri toimintojen kautta, joita ovat tietohallinto, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, tietopalvelu ja viestintä. Edellytykset hyvälle tiedonhallintatavalle ovat olemassa, kun ko. toiminnoilla on riittävät resurssit ja asianmukainen organisointi. Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä asiakirjojen koko elinkaaren ajan. Hyvän tiedonhallintatavan luominen edellyttää organisaation asiakirjahallinnon ja arkistotoimen osa-alueiden kokonaisvaltaista suunnittelua siten, että lainsäädännön vaatimukset ja arkistolaitoksen määräykset ja ohjeistus on huomioitu. Julkisuuslain näkökulmasta keskeistä on tietojen ja asiakirjojen hyvä julkisuus- ja salassapitorakenne. Arkistolain näkökulmasta on huomioitava pysyvästi säilytettävän aineiston eheys ja käytettävyys. 3.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat yhtenäisiä toimintoja ja osa kuntayhtymän tietohallintoa. Asiakirjahallinnon tehtävät: tiedon tuottaminen tiedonsiirto ja kopioiminen ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulmat tietoturvallisuus hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjoihin ja arkistoihin kohdistuvien toimenpiteiden kokonaisuutta kutsutaan arkistotoimeksi. Arkistotoimella on lainsäädännön vahvistama asema tietopalvelujärjestelmässä. Arkistotoimi on organisaatiorajat ylittävä kokonaistoiminto, jonka piiriin kuuluvat kaikki kuntayhtymän toimintayksiköt. Arkistotoimen organisaatio ja siihen liittyvä kokonaisvastuu käsittää kaikki asiakirjat riippumatta niiden säilytyspaikasta tai -tavasta. Arkistotoimen tehtävät: pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto päätearkistoon arkiston järjestäminen asiakirjojen luettelointi ja kuvailu päätearkiston tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulma asiakirjojen siirto arkistolaitokselle Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhteiset tehtävät: arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen asiakirjojen rekisteröinti säilytysarvon määritys, seulonta ja arkistointi määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Asiakirjahallintoa ja arkistotoimea on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista, julkisuusperiaatteen toteutumista, ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan ja että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. 3

6 Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. 3.3 Asiakirja Arkistolain mukaan asiakirja tarkoittaa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Asiakirjan tehtävä on, osin lakisääteisesti, dokumentoida ja todentaa toimintaa sekä rakentaa yhteisön, organisaation tai yhteiskunnan muistia. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi huolehtivat erilaisten hallintajärjestelmien avulla asiakirjatiedoista niiden koko elinkaaren ajan. 3.4 Asiakirjan laatiminen Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -välineitä sekä tulostus- ja kopiointimenetelmiä käyttäen. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät sähköisissä tietojärjestelmissä olevat tiedot on tulostettava arkistokelpoiselle paperille. Arkistokelpoisen kynän jälki on pysyvä, lyijykynä ei ole arkistokelpoinen. Asiakirjojen laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja. Asiakirjapohjat löytyvät Intranetistä. 3.5 Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaari on asiakirjahallinnon avainkäsite ja perusta sen kaikille periaatteille ja käytännöille. Elinkaariajattelun lähtökohtana on asiakirjatietojen suunnitelmallinen hallinta alusta loppuun, sekä erityisesti asiakirjojen säilytysajoista päättäminen ja säilyttämisen työnjako arkistonmuodostajan ja arkistolaitoksen välillä. Asiakirjan elinkaari jakautuu kolmivaiheiseksi kokonaisuudeksi. Aktiivivaihe Passiivivaihe Historiallinen vaihe - asiakirjat laaditaan tai vastaanotetaan, käsitellään, niitä käytetään ja säilytetään työpisteissä - ei enää päivittäin tarvittavat asiakirjat siirretään lähi- tai päätearkistoon ja hävitetään määräajan kuluttua tai siirretään keskitettyyn säilytykseen - asiakirjojen pitkäaikais- tai pysyvä säilyttäminen tutkimuksen ja kulttuurin tarpeisiin 4

7 4 ARKISTOTOIMEN OHJEISTUS 4.1 Arkistonmuodostussuunnitelma, AMS (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (tiedonohjaussuunnitelma). Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä siitä on erikseen säädetty tai määrätty. Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan toiminnoittain tehtäväpohjaisesti tehdyillä arkistonmuodostussuunnitelmilla. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käyvät ilmi kaikki hyvinvointikuntayhtymän tehtävien hoidon vaiheet ja niiden tuloksena syntyvät tiedot ja asiakirjat sekä niiden arkistointitapa, säilytysmuoto, säilytysaika, rekisteröintitapa, vastuuhenkilöt, säilytyspaikka, käyttörajoitukset, suojelu- ja tietoturvaluokka sekä muut arkistotoimen kannalta tarpeelliseksi katsottavat asiat. Tehtäväkohtaisesti laadittu yhteenveto on samalla arkiston järjestelykaava pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävien asiakirjojen osalta. Suunnitelma sisältää myös ostopalvelun yhteydessä ostopalvelun tuottajalle muodostuvat asiakirjat. Useiden organisaatioiden yhteisistä tietokannoista suunnitelmaan sisällytetään ne tiedostot, joita arkistonmuodostaja ylläpitää ja päivittää. Arkistonmuodostussuunnitelmilla toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun asetuksen tarkoittamana asiakirjaluettelona, joka on pidettävä yleisön nähtävänä kuntayhtymän kirjaamossa. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää myös tietojärjestelmissä säilytettävät tiedot. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa siten, että turvataan pysyvästi säilytettävien tietojen säilyminen ja tulosteiden saaminen järjestelmistä tarkoituksenmukaisesti katsotussa elinkaarenvaiheessa pysyvää arkistointia varten. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään paperilla tai mikrofilmillä Arkistolaitoksen ohjeiden mukaan. Lisäksi jo tietojärjestelmiä suunniteltaessa tulee huolehtia, miten niihin sisältyvät määräajan säilytettävät tiedot voidaan hävittää järjestelmästä. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyy ao. tulosaluejohtaja. Pienten muutosten esim. vastuuhenkilön vaihtumisen johdosta suunnitelmaa ei tarvitse uudelleen hyväksyttää. 4.2 Asiakirjojen arkistointikelpoisuus Arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä. Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä julkaistaan vuosittain Arkistolaitoksen verkkosivuilla Arkistolaitoksen päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sisältävät myös määräykset, missä muodossa asiakirjat on säilytettävä. Hankintoja suoritettaessa on huolehdittava siitä, että asiakirjojen laadintaa varten hankitut tarvikkeet täyttävät Arkistolaitoksen vaatimukset. 4.3 Kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaaminen on osa asiakirjahallintoa ja perustuu hyvälle tiedonhallintatavalle. Kirjaamisen avulla voidaan toteuttaa julkisuuslain ja lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa vaatimuksia asiakirjahallinnassa. 5

8 Kuntayhtymällä on käytössään asianhallintajärjestelmä, joka sisältää mm. asioiden kirjaamisen/rekisteröinnin (diaarin). Kirjaamisen avulla seurataan asioiden ja asiakirjojen kulkua ja käsittelyvaiheita. Rekisteri toimii myös asiahakemistona siihen kirjattujen asioiden osalta. Asioiden kirjaamisesta asianhallintajärjestelmään noudatetaan kuntayhtymän kirjaamis- ja rekisteröintiohjetta sekä Dynasty asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjetta Linkki 2 ja 3) Kirjaamistoiminta on keskitetty hallinnon sihteeripalveluille. Kuntayhtymässä on laadittu kirjaamon toimintaohje henkilöstölle käytännön ohjeeksi kirjaamon toiminnasta. (Linkki 4) 4.4 Asiakirjojen säilytystekniikka Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettävien, alkuperäisten asiakirjojen käsittelyyn. Ne ovat ainutkertaisia dokumentteja, joiden säilyminen on tärkeää. Työtiloissa ja lähiarkistoissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Päätearkistoon siirrettäessä asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin ja niistä tehdään luovutusluettelo. Asiakirja-akteja muodostaessa on huolehdittava siitä, että jokainen asiakirjaakti on oma selvästi erottuva kokonaisuus. Vaippalehteen, samoin kuin jokaiseen siihen liittyvään asiakirjaan merkitään rekisteritunnus, henkilön nimi tai muu aktin yksilöinnissä tarvittava tunnus. Tietoaineistoa voidaan säilyttää perinteisen paperin lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen. Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen osalta on varmistettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina ja käyttökelpoisina järjestelmien muutoksista huolimatta. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, cd-levyt, disketit ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaisen säilyttämiseen. Organisaatiolla ei ole lupa säilyttää pysyvästi tietoja sähköisesti. Arkistolaitokselta voidaan hakea lupa siihen. Lupaa haettaessa täytyy ottaa huomioon arkistolaitoksen antamat sähköisen arkistoinnin määräykset. 4.5 Asiakirjojen säilytysarvon määritys Asiakirjojen arvonmääritykseen ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. (Linkki 5) Potilasasiakirjoista on oma määräys. (Linkki 6) Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästi säilyttämisestä vaatii Arkistolaitoksen luvan. Kaikille arkistoaineistoille, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmissa määriteltävä säilytysajat. Säilytysaikojen määrittämisen perusteita ovat mm. oma käyttötarve, yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva, omistus- ja hallintaoikeuden takaaminen sekä hallinnon ja tilintarkastuksen tarve. Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysajoista päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysajoista ja tavoista määrätään STM:n asetuksessa 298 /2009. Myös muussa erityislainsäädännössä voi olla määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista. 6

9 Arkistolaki koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja ja asiakirjoja. Sekä paperiaineistojen että atk-aineistojen säilyttäminen ja hävittäminen on suunniteltava yhtenä kokonaisuutena. Joissakin tapauksissa asettavat muutkin säädökset kuin arkistolaki velvoitteita atk-aineistojen säilyttämiselle tai hävittämiselle esim. henkilötietolaissa (L523/99) on määräyksiä henkilötietojen automaattisesta käsittelystä ja hävittämisestä. 4.6 Arkiston järjestäminen Arkistonmuodostussuunnitelman mukaan muodostunutta arkistoa ei enää tarvitse järjestää. Vanhan, epäjärjestykseen joutuneen arkiston järjestämisessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Ne asiakirjat, joiden osalta mitään alkuperäistä järjestystä ei ole todettavissa, järjestetään sarjoiksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Mikäli arkistonmuodostajalla ja sen tulosalueilla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, on ne palautettava alkuperäisiin yhteyksiinsä. 4.7 Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä erillään toisistaan. Arkistonmuodostussuunnitelma toimii asiakirjojen seulonta- ja hävittämisohjeena. Hävittäminen hoidetaan siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat/tiedot, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Hävittäminen tapahtuu kuntayhtymässä käytössä olevien ohjeiden (Linkki 7) mukaan niin, että tietosuoja on varmistettu. Kuntayhtymässä on käytössä hävittämiseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut asiakirjat tuhotaan keskitetysti luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle palvelun tuottajalle, joka on sopimuksessa sitoutunut siihen, että tietosuoja on varmistettu. Hävitettävistä yli kymmenen vuotta säilytettävistä asiakirjoista laaditaan hävitysluettelo (Linkki 8), jonka yksikön arkistovastuuhenkilö allekirjoittaa ja se toimitetaan arkistopäällikölle hyväksyttäväksi. 4.8 Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävästä asiakirja-aineistosta arkistovastuuhenkilöt laativat vuosittain arkistoluettelot (Linkki 9). Arkistoluettelon avulla voidaan todeta, mitä arkisto sisältää. Arkistoluettelon avulla pidetään arkisto järjestyksessä sekä saadaan esille tarvittavat asiakirjat. Alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan vain, mikäli se on tarpeellista. Asiakirjojen kuvailussa ja luetteloinnissa pyritään noudattamaan Arkistolaitoksen antamia kuvailuja luettelointisääntöjä (Linkki 10). Kuvailun osalta tärkeää on, että arkistonmuodostajan tehtävien järjestämisessä tapahtuneet muutokset tuodaan esille. 4.9 Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään päätearkistoon. Asiakirjojen tulee olla arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä asianmukaisissa ja oikean kokoisissa arkistokelpoisissa arkistokoteloissa. Koteloiden selkämyksessä tulee olla nimiö, josta käyvät ilmi arkistonmuodostajan nimi, tulosalue, arkistotunnus, kotelon sisältö ja aika, jolta asiakirjat ovat sekä mahdollinen hävitysvuosi. 7

10 Arkistovastuuhenkilöt laativat luovutusluettelon (Linkki 11) pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä asiakirjoista viimeistään luovuttaessaan ne päätearkistoon. Asiakirjojen siirron ajankohta on sovittava etukäteen arkistopäällikön kanssa Arkistotilat Arkistolain (831/1994) 12 :n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotilojen tulee olla arkistolaitoksen määräysten ja ohjeiden mukaiset (AL/19699/ /2012). Salassa pidettäviä tietoja sisältävät asiakirjat on säilytettävä siten, etteivät asiattomat henkilöt pääse niihin käsiksi. Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, jotka säilytetään työtilojen yhteydessä, joissa tietosuoja tulee turvata siten, että asiakirjat säilytetään lukollisissa kaapeissa. Lähiarkistossa säilytetään määräajan, alle 10 vuotta säilytettäviä asiakirjoja ja joiden käyttötarve on päättynyt sekä pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, jotka odottavat siirtoa päätearkistoon. Lähiarkistoon kuuluvat myös asiakirjat, jotka tarvitaan työtilojen läheisyydessä, mutta joiden säilytysturvallisuudelle asetetaan käsiarkistoa suuremmat vaatimukset. Kuntayhtymässä on useampia lähiarkistoja. Päätearkistossa säilytetään asiakirjat, joiden säilytysaika on pysyvä. Kuntayhtymän päätearkistotiloina on käytössä hallinnon päätearkisto sekä sairauskertomusarkisto sairaalarakennuksessa. Valtakunnallisesti on suunniteltu yhteisiä arkistoja. Määräykset ja ohjeet ovat kansallisia ja niitä tulee noudattaa. Tarkemmat hyvinvointikuntayhtymän omat ohjeet laaditaan myöhemmin, kun kansalliset arkistot otetaan käyttöön. Arkistonmuodostussuunnitelmassa tulee näkyä, säilytetäänkö asiakirja omassa vai valtakunnallisessa arkistossa Asiakirjojen ja tietojen suojelu poikkeusoloissa Arkistonmuodostajan on laadittava tietoaineistojen suojelusuunnitelma poikkeuksellisten olojen varalta. Hyvinvointikuntayhtymän asiakirjojen suojelusuunnitelma sisältyy kuntayhtymän valmiussuunnitelmaan. Asiakirjojen suojeluluokittelu (Linkki 12) merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan, jossa asiakirjat luokitellaan suojelullisesti kolmeen eri tärkeysluokkaan. 5 SÄHKÖISET TIETOAINEISTOT Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) määrittelee sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi mm. telekopion ja tietopalvelun, kuten sähköistä lomakkeen, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perusturvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtoteitä tai kaapelia pitkin, ei kuitenkaan puhelua. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy hallintoasian vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksi antamiseen. Jos viranomaisen hallussa olevan sähköisen asiakirjan todistusvoima myöhemmin kyseenalaistetaan, voidaan asiakirjan todistusvoimaisuus, eheys ja alkuperäisyys perustella rekisterimerkinnöillä sekä sähköisessä asiantilassa edellytetyllä arkistointijärjestelmän luotettavuudella. 8

11 Sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Kuntayhtymän kirjaamis- ja rekisteröintiohje sisältää ohjeistuksen sähköisestä asioinnista. 6 TIETOPALVELU 6.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelua on hoidettava arkistolain, viranomaistoiminnan julkisuus-, henkilötieto- sekä muun erityislainsäädännön määräykset huomioon ottaen. Yksityisellä henkilöllä on oikeus saada julkisia asiakirjoja luettavakseen ja jäljennettäväkseen sekä saada niistä virallisia jäljennöksiä ja otteita. Yleisperiaatteena on, että julkisesta asiakirjasta tiedon antaa henkilö, jonka hallussa asiakirja on. Tarvittaessa tiedon antamisesta päättää ao. yksikön esimies. Päätearkistossa säilytettävistä julkisista asiakirjoista tiedon antaa arkistopäällikkö. Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän ulkopuolelle on kielletty. Julkisista asiakirjoista viranomaiset ovat velvollisia pyynnöstä antamaan virallisia jäljennöksiä ja otteita tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Asiakirjojen antaminen tutkimuskäyttöön on luvanvaraista. Saadessaan käyttöönsä ja tutkittavakseen asiakirjoja tutkija täyttää ja allekirjoittaa tutkijavakuutuksen (Linkki 13) Kuntayhtymällä on velvollisuus osoittaa tilat, joissa asiakirjoja voidaan lukea valvotusti ja tarvittaessa saada riittävä ohjaus/neuvonta asiakirjojen sisällöstä. Kuntayhtymälle on laadittu erilliset sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturva- ja tietosuojaohjeistukset. Potilasasiakirjojen käsittelyn ohjeistus sisältyy tietosuojan koulutus- ja käsikirjoihin. 6.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lailla viranomaisen toiminnan julkisuudessa tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan tietosisällöstä ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen tulosaluejohtaja ellei päätösvaltaa ole delegoitu muulle viranhaltijalle. Viime kädessä päätöksen tekee yhtymähallitus. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Salaiseen asiakirjaan tehdään merkintä salainen ja salaisuuden peruste ja aika. Tarkemmat ohjeet tietosuoja- ja tietoturvasta löytyvät kuntayhtymän tietosuoja- ja tietoturvakäsikirjasta (Linkki 14). 9

12 6.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Selosteessa on oltavat seuraavat tiedot: 1. Rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero 2. Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero 3. Rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus 4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaus) 5. Mihin tietoja tarvitaan Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisen tulee laatia ja ylläpitää tietojärjestelmäseloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmäselosteiden ylläpidosta vastaa arkistopäällikkö. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa henkilörekistereiden ja rekisteritoimintojen lainmukaisuudesta. Rekisterihallinnon ohjeistuksena noudatetaan yhtymähallituksen antamaa rekisterinpitoa ja tietosuojaa koskevaa pysyväismääräystä. Rekisteriselosteet on pidettävä nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa/kirjaamossa. 7 OSTOPALVELU-, TOIMEKSIANTOSOPIMUKSELLA JA PALVELUSETELILLÄ KERTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI Kun kuntayhtymä ostaa palveluja ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella tai palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kuntayhtymällä. Asiakirjoja koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja. Kuntayhtymä on rekisterinpitäjä ja syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kuntayhtymän) asiakirjoja. Asiakirjamenettelystä sovitaan ostopalvelu-, ja toimeksiantosopimuksessa sekä palvelusetelituottajaksi hyväksyttäessä. Palvelun tuottamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle. Nykyisin tiedot toimitetaan pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palveluntuottajan tietojärjestelmästä. Ostopalvelu-, palveluseteli tai toimeksiantosopimuksella suoritetusta tehtävistä syntyneiden asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkintä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaan. 8 KUNNALLINEN YHTEISTYÖ Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava sopimuksella yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. 10

13 9 TOIMINTAOHJEEN VOIMAANTULO JA YLLÄPITO Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen ja siihen tulevat muutokset hyväksyy yhtymähallitus. Arkistopäälliköllä on oikeus antaa ja muuttaa tätä ohjetta täydentäviä käytännön ohjeita sekä ohjeen liitteitä. Tämä ohje tulee voimaan, kun Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän hallitus on sen hyväksynyt. LIITTEET Linkki 1 Linkki 2 Linkki 3 Linkki 4 Linkki 5 Linkki 6 Linkki 7 Linkki 8 Linkki 9 Linkki 10 Linkki 11 Linkki 12 Linkki 13 Linkki 14 Luettelo arkistovastuuhenkilöistä Kirjaamis- ja rekisteröintiohje Dynasty asianhallintajärjestelmän toimintatapaohje Kirjaamon toimintaohje Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat Pysyvästi säilytettävät potilasasiakirjat Seulonta- ja hävittämisohje Hävitysluettelo Arkistoluettelo Kuvailu- ja luettelointisäännöt Luovutusluettelo Asiakirjojen suojeluluokittelu Tutkijavakuutus Tietosuoja- ja tietoturvakäsikirja 11

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3. Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ FINLANDIA-TALO Oy REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä 19.11.2012 SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 81 911

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 81 911 19.2.2009 Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Ympäristöterveydenhuollon tietojärjestelmät 1 REKISTERIN PITÄJÄ Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelut: perhepalvelujen johtaja

Lisätiedot

REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN

REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN 27. 28.5.2002 Liite 5. REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN YLEINEN TIEDONSAANTIOIKEUS : REKISTERISELOSTE HENKILÖKOHTAINEN TIEDONSAANTIOIKEUS: - Rekisteröityjen informointi henkilötietojensa

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice)

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice) REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ TRIMBLE LOCUS ELUPAJÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN

Lisätiedot

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Tomi.Voutilainen@uef.fi 25.11.2015 1 Lähtökohta Tietohallintolaki

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä

Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Asiakirjataksa Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Hallitus 14.6.2016 87 1. Johdanto Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki)

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ WINKKI-JÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

OHJE ASIAKIRJA JA TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELYYN

OHJE ASIAKIRJA JA TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELYYN 1(6) 1 Julkisuusperiaate lainsäädännössä Perustuslain 12.2 :n mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3. Työterveyshuolto 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Pegasos-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka tietokanta, työterveyshuolto 2 Rekisterinpitäjä SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

Laki. sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Annettu Helsingissä 24 päivänä tammikuuta Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 luku

Laki. sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Annettu Helsingissä 24 päivänä tammikuuta Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 luku Annettu Helsingissä 24 päivänä tammikuuta 2003 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 luku Yleiset säännökset 1 Lain tarkoitus Tämän lain tarkoituksena

Lisätiedot

Rekisterin tietoja käytetään kirjeiden lähettämiseen sekä luottamushenkilöiden ja kaupungin väliseen yhteydenpitoon.

Rekisterin tietoja käytetään kirjeiden lähettämiseen sekä luottamushenkilöiden ja kaupungin väliseen yhteydenpitoon. 1. Rekisterinpitäjä 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Jämsän kaupunginhallitus Osoite Seppolantie 10 42100 Jämsä Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Puh

Lisätiedot

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta Biopankkien toimintojen yhdistäminen Lakiperusta Biopankkilain (688/2012, jatkossa myös BPL ) 10 mahdollistaa biopankkien toimintojen yhdistämisen. Toimintojen hoitamisesta tai yhdistämisestä on sovittava

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5 Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Pegasos-potilastietojärjestelmä/SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka -tietokanta SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo

Lisätiedot

Lapsen elatuksen rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli henkilötietojen käsittelyn/henkilörekisterin

Lisätiedot

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp. Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp. Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta Asia Hallitus on antanut eduskunnalle esityksensä laeiksi

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 /2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteri

Aikuissosiaalityön rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi 2 KOULUTUKSEN

Lisätiedot

Valvottujen tapaamisten rekisteri

Valvottujen tapaamisten rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vs. perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 9.3.2015 Salon kaupunki 416/07.01.01.02.01/2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä 7.5.2014 Kalle Tervo Keskeiset lait Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) Henkilötietolaki (22.4.1999/523) Laki

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

Lasten ja nuorten palvelualueen johtaja Marju Taurula. Yhteyshenkilö: Kasvun tuen johtaja Leena Rauhala, puh

Lasten ja nuorten palvelualueen johtaja Marju Taurula. Yhteyshenkilö: Kasvun tuen johtaja Leena Rauhala, puh 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupungin lasten ja nuorten lautakunta Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten ja nuorten palvelualueen johtaja

Lisätiedot

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 Sisällysluettelo 1. Mistä informointivelvoitteessa on kysymys 3 2. Ketä informointivelvoite

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset 1 / 5 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Kotona asumista

Lisätiedot

Yliopiston johdon (hallintojohtaja) vastuulla on tietoturvallisuuden toteutuminen osana kokonaisturvallisuutta.

Yliopiston johdon (hallintojohtaja) vastuulla on tietoturvallisuuden toteutuminen osana kokonaisturvallisuutta. Itä-Suomen yliopiston tietoturvapolitiikan liitteet 1/6 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON TIETOTURVAPOLITIIKAN LIITTEET LIITE 1: Tietoturvallisuuden vastuut ja organisointi Tässä liitteessä kuvataan tietoturvallisuuteen

Lisätiedot

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1 Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin 12.12.2011 A-P Ollila 1 Taustaa Tiedon merkitys yhteiskunnassa ja viranomaisten toiminnassa korostuu kaiken aikaa. Viranomaisten

Lisätiedot

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite: Kuopion

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Tarkastettu 22.6.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS 16.11.2016 Laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta Kansallisarkistolaki korvaa

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) HELSINGIN KAUPUNGIN N VARAUS- JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN REKISTERISELOSTE 1 REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisterinpitäjä Rekisterin nimi Henkilötietojen käsittelytarkoitus Rekisterin tietosisältö

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisterinpitäjä Rekisterin nimi Henkilötietojen käsittelytarkoitus Rekisterin tietosisältö TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisterinpitäjä Valtiokonttori Sörnäisten rantatie 13 000054 VALTIOKONTTORI Rekisterin nimi Valtiolle.fi - Valtion rekrytointijärjestelmä Henkilötietojen

Lisätiedot

Sisältö REKISTERISELOSTE

Sisältö REKISTERISELOSTE REKISTERISELOSTE 1.8.2014 Sisältö REKISTERIN NIMI... 2 REKISTERINPITÄJÄ... 2 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ... 2 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS... 3 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE...

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 8. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VALTIOVARAINMINISTERIÖ Hallinnon kehittämisosasto 17.2.2000 VM 7/01/2000 Ministeriöille sekä niiden alaisille virastoille ja laitoksille Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999)

Lisätiedot

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1 (5) Laatimispäivä: 20.12.2016 REKISTERITIEDOT 1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri 2. Rekisterinpitäjä Espoon kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta

Lisätiedot

Harri Koivu, sosiaalijohtaja Virastotie Hollola Puh. (03) tai Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto

Harri Koivu, sosiaalijohtaja Virastotie Hollola Puh. (03) tai Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto 1. REKISTERIN NIMI Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa kunnan sosiaalitoimen Effica järjestelmää. Perhehuoltojärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen

Lisätiedot

Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1 Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Täyttöohjeet erillisessä lomakkeessa. Numerot viittaavat ohjeiden vastaaviin kohtiin. 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä

Lisätiedot

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Valmistelu: Marjaana Kivelä, Pirkko Rautaniemi, Jari Väisänen, Marjo Nykänen, Susanna Voutila, Riitta Leviäkangas, Kati Hoffren ja Kimmo Hoikka Lähtökohtana tiedostojen

Lisätiedot

Laki kuntoutuksen asiakasyhteistyöstä

Laki kuntoutuksen asiakasyhteistyöstä N:o 497/2003 Annettu Helsingissä 13 päivänä kesäkuuta 2003 Laki kuntoutuksen asiakasyhteistyöstä Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 luku Yleiset säännökset 1 Lain tarkoitus ja soveltamisala Lain

Lisätiedot

Paneeli: Käytön valvonta, lokien hallinta, poikkeamien havaitseminen, poliisiyhteistyö

Paneeli: Käytön valvonta, lokien hallinta, poikkeamien havaitseminen, poliisiyhteistyö Paneeli: Käytön valvonta, lokien hallinta, poikkeamien havaitseminen, poliisiyhteistyö Puheenjohtaja: Helena Eronen, kehittämispäällikkö, PSSHP Panelistit: Arto Ylipartanen, ylitarkastaja, TSV:n toimisto

Lisätiedot

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa 29.4.2011 Hallintojohtaja Matti Lahtinen 1 Julkisuutta ja tietosuojaa koskevia säädöksiä perusopetuksessa Perustuslaki (731/1999) 10 : Jokaisen yksityiselämä,

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 22.11.2010 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän Keskussairaalantie 7 15850 LAHTI puh. 03 819 111

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän Keskussairaalantie 7 15850 LAHTI puh. 03 819 111 19.2.2009 Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 1 REKISTERIN NIMI Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa

Lisätiedot

kaikki muut väärään osoitteeseen tulleet viestit tulee palauttaa lähettäjälle.

kaikki muut väärään osoitteeseen tulleet viestit tulee palauttaa lähettäjälle. Sähköpostisäännöt Sähköpostisäännöt koskevat kaikkia yliopiston sähköpostijärjestelmien käyttäjiä. Henkilökunnalle merkityt osiot koskevat yliopiston yksiköitä, koko henkilökuntaa ja heihin rinnastettavia

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot