Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE"

Transkriptio

1 Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä Johtoryhmä Yhtymähallitus

2 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ Toimintaohjeen tarkoitus ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN, ORGANISOINTI JA VASTUUT Arkistonmuodostaja Arkistotoimen järjestäminen Arkistotoimen johtava viranhaltija Tulosaluejohtajat Arkistovastuuhenkilöt Johtava lääkäri Esimiehet Viran- ja toimenhaltijat sekä luottamushenkilöt TIEDONHALLINTA, ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirja Asiakirjan laatiminen Asiakirjan elinkaari ARKISTOTOIMEN OHJEISTUS Arkistonmuodostussuunnitelma, AMS (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) Asiakirjojen arkistointikelpoisuus Kirjaaminen ja rekisteröinti Asiakirjojen säilytystekniikka Asiakirjojen säilytysarvon määritys Arkiston järjestäminen Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Arkistotilat Asiakirjojen ja tietojen suojelu poikkeusoloissa SÄHKÖISET TIETOAINEISTOT TIETOPALVELU Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Asiakirjojen julkisuus ja salassapito Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet OSTOPALVELU-, TOIMEKSIANTOSOPIMUKSELLA JA PALVELUSETELILLÄ KERTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI KUNNALLINEN YHTEISTYÖ TOIMINTAOHJEEN VOIMAANTULO JA YLLÄPITO... 11

3 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa noudatetaan tämän ohjeen määräyksiä. Toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Tämän toimintaohjeen lisäksi asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa on noudatettava arkistolakia, arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä, lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta, henkilötietolakia, lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta ja muita erityislakeja sekä kuntayhtymässä hyväksyttyjä sääntöjä ja määräyksiä sekä asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyviä muita ohjeita ja päätöksiä. 2 ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN, ORGANISOINTI JA VASTUUT 2.1 Arkistonmuodostaja Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu toiminnastaan useita tehtäväkohtaisia arkistoja. Jäsenkuntien (Pyhäjoki, Raahe ja Siikajoki sekä silloinen Vihanti) sosiaalitoimen asiakirjat ennen ovat itsenäisiä arkistonmuodostajia ja ne säilytetään erillisinä kokonaisuuksina kunnissa. Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lisäksi arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytysajat ja -tavat, ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä vastaa asiakirjallisten tietoaineistojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilyttämisestä. 2.2 Arkistotoimen järjestäminen Arkistolain 9 mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa organisaation arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. 2.3 Arkistotoimen johtava viranhaltija Arkistolain 9 :n mukaisena arkistotoimen johtavana viranhaltijana toimii arkistopäällikkö. Kelpoisuusehtona, ellei kuntayhtymän hallintosäännöstä muuta johdu, korkeakoulututkinto tai vähintään opistotasoinen tutkinto ja koulutus arkistotoimen hoitamiseen sekä arkistoalan asiantuntemus. Hyvinvointikuntayhtymän arkistotointa johtavan viranhaltijan tehtävänä on: johtaa kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta huolehtia arkistotoimen kehittämis-, suunnittelu- ja johtotehtävistä huolehtia kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista 1

4 kehittää arkistotointa kuntayhtymän asiakirja- ja tietohallinnon toimivaksi osaksi yhteistyössä tulosalueiden ja tehtävistä vastaavien henkilöiden kanssa päättää asiakirjojen hävittämistavasta 2.4 Tulosaluejohtajat Tulosaluejohtajat vastaavat tulosalueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta sekä nimeävät tulosalueensa arkistovastuuhenkilöt. Tulosaluejohtaja hyväksyy tulosalueensa arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) arkistopäällikön annettua lausuntonsa suunnitelmasta. 2.5 Arkistovastuuhenkilöt Hyvinvointikuntayhtymän tulosalueille nimettyjen arkistovastuuhenkilöiden tehtävänä on laatia tulosalueen yksiköiden arkistonmuodostussuunnitelma (tiedonohjaussuunnitelma) ja ylläpitää sitä. Arkistovastuuhenkilöiden tehtäviin kuuluu käsi- ja lähiarkistojen säilytys-, hoito- ja tietopalvelutehtävät sekä huolehtia tulosalueen yksiköissä olevien asiakirjojen seulonnasta ja siirtämisestä päätearkistoon sekä tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä. Arkistovastuuhenkilöt toimivat yhteyshenkilönä arkistotoimen johtavaan viranhaltijaan arkistotointa koskevissa asioissa. Luettelo arkistovastuuhenkilöistä (Linkki 1) 2.6 Johtava lääkäri Johtava lääkäri vastaa potilasasiakirjojen sisältövaatimuksista ja potilastietojen käsittelystä, käytöstä ja luovuttamisesta sekä antaa niitä koskevat ohjeet ja määräykset. 2.7 Esimiehet Esimiehet vastaavat vastuualueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta kuten muustakin toiminnasta. 2.8 Viran- ja toimenhaltijat sekä luottamushenkilöt Jokaisen viran- ja toimenhaltijan sekä luottamushenkilön on tärkeää tietää asiakirjojen julkisuudesta annetut määräykset ja noudattaa arkistonmuodostussuunnitelmaa (tiedonohjaussuunnitelmaa) sekä muita ohjeita siten kuin hyvä tiedonhallintatapa edellyttää. Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja pitää asiakirjat ja tietoaineistot arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti järjestettynä luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun ohjeissa määrätään 2

5 3 TIEDONHALLINTA, ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3.1 Hyvä tiedonhallintatapa Hyvä tiedonhallintatapa toteutuu eri toimintojen kautta, joita ovat tietohallinto, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, tietopalvelu ja viestintä. Edellytykset hyvälle tiedonhallintatavalle ovat olemassa, kun ko. toiminnoilla on riittävät resurssit ja asianmukainen organisointi. Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä asiakirjojen koko elinkaaren ajan. Hyvän tiedonhallintatavan luominen edellyttää organisaation asiakirjahallinnon ja arkistotoimen osa-alueiden kokonaisvaltaista suunnittelua siten, että lainsäädännön vaatimukset ja arkistolaitoksen määräykset ja ohjeistus on huomioitu. Julkisuuslain näkökulmasta keskeistä on tietojen ja asiakirjojen hyvä julkisuus- ja salassapitorakenne. Arkistolain näkökulmasta on huomioitava pysyvästi säilytettävän aineiston eheys ja käytettävyys. 3.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat yhtenäisiä toimintoja ja osa kuntayhtymän tietohallintoa. Asiakirjahallinnon tehtävät: tiedon tuottaminen tiedonsiirto ja kopioiminen ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulmat tietoturvallisuus hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjoihin ja arkistoihin kohdistuvien toimenpiteiden kokonaisuutta kutsutaan arkistotoimeksi. Arkistotoimella on lainsäädännön vahvistama asema tietopalvelujärjestelmässä. Arkistotoimi on organisaatiorajat ylittävä kokonaistoiminto, jonka piiriin kuuluvat kaikki kuntayhtymän toimintayksiköt. Arkistotoimen organisaatio ja siihen liittyvä kokonaisvastuu käsittää kaikki asiakirjat riippumatta niiden säilytyspaikasta tai -tavasta. Arkistotoimen tehtävät: pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto päätearkistoon arkiston järjestäminen asiakirjojen luettelointi ja kuvailu päätearkiston tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulma asiakirjojen siirto arkistolaitokselle Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhteiset tehtävät: arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen asiakirjojen rekisteröinti säilytysarvon määritys, seulonta ja arkistointi määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Asiakirjahallintoa ja arkistotoimea on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista, julkisuusperiaatteen toteutumista, ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan ja että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. 3

6 Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. 3.3 Asiakirja Arkistolain mukaan asiakirja tarkoittaa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Asiakirjan tehtävä on, osin lakisääteisesti, dokumentoida ja todentaa toimintaa sekä rakentaa yhteisön, organisaation tai yhteiskunnan muistia. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi huolehtivat erilaisten hallintajärjestelmien avulla asiakirjatiedoista niiden koko elinkaaren ajan. 3.4 Asiakirjan laatiminen Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -välineitä sekä tulostus- ja kopiointimenetelmiä käyttäen. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät sähköisissä tietojärjestelmissä olevat tiedot on tulostettava arkistokelpoiselle paperille. Arkistokelpoisen kynän jälki on pysyvä, lyijykynä ei ole arkistokelpoinen. Asiakirjojen laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja. Asiakirjapohjat löytyvät Intranetistä. 3.5 Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaari on asiakirjahallinnon avainkäsite ja perusta sen kaikille periaatteille ja käytännöille. Elinkaariajattelun lähtökohtana on asiakirjatietojen suunnitelmallinen hallinta alusta loppuun, sekä erityisesti asiakirjojen säilytysajoista päättäminen ja säilyttämisen työnjako arkistonmuodostajan ja arkistolaitoksen välillä. Asiakirjan elinkaari jakautuu kolmivaiheiseksi kokonaisuudeksi. Aktiivivaihe Passiivivaihe Historiallinen vaihe - asiakirjat laaditaan tai vastaanotetaan, käsitellään, niitä käytetään ja säilytetään työpisteissä - ei enää päivittäin tarvittavat asiakirjat siirretään lähi- tai päätearkistoon ja hävitetään määräajan kuluttua tai siirretään keskitettyyn säilytykseen - asiakirjojen pitkäaikais- tai pysyvä säilyttäminen tutkimuksen ja kulttuurin tarpeisiin 4

7 4 ARKISTOTOIMEN OHJEISTUS 4.1 Arkistonmuodostussuunnitelma, AMS (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (tiedonohjaussuunnitelma). Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä siitä on erikseen säädetty tai määrätty. Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan toiminnoittain tehtäväpohjaisesti tehdyillä arkistonmuodostussuunnitelmilla. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käyvät ilmi kaikki hyvinvointikuntayhtymän tehtävien hoidon vaiheet ja niiden tuloksena syntyvät tiedot ja asiakirjat sekä niiden arkistointitapa, säilytysmuoto, säilytysaika, rekisteröintitapa, vastuuhenkilöt, säilytyspaikka, käyttörajoitukset, suojelu- ja tietoturvaluokka sekä muut arkistotoimen kannalta tarpeelliseksi katsottavat asiat. Tehtäväkohtaisesti laadittu yhteenveto on samalla arkiston järjestelykaava pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävien asiakirjojen osalta. Suunnitelma sisältää myös ostopalvelun yhteydessä ostopalvelun tuottajalle muodostuvat asiakirjat. Useiden organisaatioiden yhteisistä tietokannoista suunnitelmaan sisällytetään ne tiedostot, joita arkistonmuodostaja ylläpitää ja päivittää. Arkistonmuodostussuunnitelmilla toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun asetuksen tarkoittamana asiakirjaluettelona, joka on pidettävä yleisön nähtävänä kuntayhtymän kirjaamossa. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää myös tietojärjestelmissä säilytettävät tiedot. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa siten, että turvataan pysyvästi säilytettävien tietojen säilyminen ja tulosteiden saaminen järjestelmistä tarkoituksenmukaisesti katsotussa elinkaarenvaiheessa pysyvää arkistointia varten. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään paperilla tai mikrofilmillä Arkistolaitoksen ohjeiden mukaan. Lisäksi jo tietojärjestelmiä suunniteltaessa tulee huolehtia, miten niihin sisältyvät määräajan säilytettävät tiedot voidaan hävittää järjestelmästä. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyy ao. tulosaluejohtaja. Pienten muutosten esim. vastuuhenkilön vaihtumisen johdosta suunnitelmaa ei tarvitse uudelleen hyväksyttää. 4.2 Asiakirjojen arkistointikelpoisuus Arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä. Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä julkaistaan vuosittain Arkistolaitoksen verkkosivuilla Arkistolaitoksen päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sisältävät myös määräykset, missä muodossa asiakirjat on säilytettävä. Hankintoja suoritettaessa on huolehdittava siitä, että asiakirjojen laadintaa varten hankitut tarvikkeet täyttävät Arkistolaitoksen vaatimukset. 4.3 Kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaaminen on osa asiakirjahallintoa ja perustuu hyvälle tiedonhallintatavalle. Kirjaamisen avulla voidaan toteuttaa julkisuuslain ja lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa vaatimuksia asiakirjahallinnassa. 5

8 Kuntayhtymällä on käytössään asianhallintajärjestelmä, joka sisältää mm. asioiden kirjaamisen/rekisteröinnin (diaarin). Kirjaamisen avulla seurataan asioiden ja asiakirjojen kulkua ja käsittelyvaiheita. Rekisteri toimii myös asiahakemistona siihen kirjattujen asioiden osalta. Asioiden kirjaamisesta asianhallintajärjestelmään noudatetaan kuntayhtymän kirjaamis- ja rekisteröintiohjetta sekä Dynasty asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjetta Linkki 2 ja 3) Kirjaamistoiminta on keskitetty hallinnon sihteeripalveluille. Kuntayhtymässä on laadittu kirjaamon toimintaohje henkilöstölle käytännön ohjeeksi kirjaamon toiminnasta. (Linkki 4) 4.4 Asiakirjojen säilytystekniikka Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettävien, alkuperäisten asiakirjojen käsittelyyn. Ne ovat ainutkertaisia dokumentteja, joiden säilyminen on tärkeää. Työtiloissa ja lähiarkistoissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Päätearkistoon siirrettäessä asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin ja niistä tehdään luovutusluettelo. Asiakirja-akteja muodostaessa on huolehdittava siitä, että jokainen asiakirjaakti on oma selvästi erottuva kokonaisuus. Vaippalehteen, samoin kuin jokaiseen siihen liittyvään asiakirjaan merkitään rekisteritunnus, henkilön nimi tai muu aktin yksilöinnissä tarvittava tunnus. Tietoaineistoa voidaan säilyttää perinteisen paperin lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen. Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen osalta on varmistettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina ja käyttökelpoisina järjestelmien muutoksista huolimatta. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, cd-levyt, disketit ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaisen säilyttämiseen. Organisaatiolla ei ole lupa säilyttää pysyvästi tietoja sähköisesti. Arkistolaitokselta voidaan hakea lupa siihen. Lupaa haettaessa täytyy ottaa huomioon arkistolaitoksen antamat sähköisen arkistoinnin määräykset. 4.5 Asiakirjojen säilytysarvon määritys Asiakirjojen arvonmääritykseen ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. (Linkki 5) Potilasasiakirjoista on oma määräys. (Linkki 6) Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästi säilyttämisestä vaatii Arkistolaitoksen luvan. Kaikille arkistoaineistoille, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmissa määriteltävä säilytysajat. Säilytysaikojen määrittämisen perusteita ovat mm. oma käyttötarve, yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva, omistus- ja hallintaoikeuden takaaminen sekä hallinnon ja tilintarkastuksen tarve. Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysajoista päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysajoista ja tavoista määrätään STM:n asetuksessa 298 /2009. Myös muussa erityislainsäädännössä voi olla määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista. 6

9 Arkistolaki koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja ja asiakirjoja. Sekä paperiaineistojen että atk-aineistojen säilyttäminen ja hävittäminen on suunniteltava yhtenä kokonaisuutena. Joissakin tapauksissa asettavat muutkin säädökset kuin arkistolaki velvoitteita atk-aineistojen säilyttämiselle tai hävittämiselle esim. henkilötietolaissa (L523/99) on määräyksiä henkilötietojen automaattisesta käsittelystä ja hävittämisestä. 4.6 Arkiston järjestäminen Arkistonmuodostussuunnitelman mukaan muodostunutta arkistoa ei enää tarvitse järjestää. Vanhan, epäjärjestykseen joutuneen arkiston järjestämisessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Ne asiakirjat, joiden osalta mitään alkuperäistä järjestystä ei ole todettavissa, järjestetään sarjoiksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Mikäli arkistonmuodostajalla ja sen tulosalueilla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, on ne palautettava alkuperäisiin yhteyksiinsä. 4.7 Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä erillään toisistaan. Arkistonmuodostussuunnitelma toimii asiakirjojen seulonta- ja hävittämisohjeena. Hävittäminen hoidetaan siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat/tiedot, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Hävittäminen tapahtuu kuntayhtymässä käytössä olevien ohjeiden (Linkki 7) mukaan niin, että tietosuoja on varmistettu. Kuntayhtymässä on käytössä hävittämiseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut asiakirjat tuhotaan keskitetysti luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle palvelun tuottajalle, joka on sopimuksessa sitoutunut siihen, että tietosuoja on varmistettu. Hävitettävistä yli kymmenen vuotta säilytettävistä asiakirjoista laaditaan hävitysluettelo (Linkki 8), jonka yksikön arkistovastuuhenkilö allekirjoittaa ja se toimitetaan arkistopäällikölle hyväksyttäväksi. 4.8 Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävästä asiakirja-aineistosta arkistovastuuhenkilöt laativat vuosittain arkistoluettelot (Linkki 9). Arkistoluettelon avulla voidaan todeta, mitä arkisto sisältää. Arkistoluettelon avulla pidetään arkisto järjestyksessä sekä saadaan esille tarvittavat asiakirjat. Alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan vain, mikäli se on tarpeellista. Asiakirjojen kuvailussa ja luetteloinnissa pyritään noudattamaan Arkistolaitoksen antamia kuvailuja luettelointisääntöjä (Linkki 10). Kuvailun osalta tärkeää on, että arkistonmuodostajan tehtävien järjestämisessä tapahtuneet muutokset tuodaan esille. 4.9 Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään päätearkistoon. Asiakirjojen tulee olla arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä asianmukaisissa ja oikean kokoisissa arkistokelpoisissa arkistokoteloissa. Koteloiden selkämyksessä tulee olla nimiö, josta käyvät ilmi arkistonmuodostajan nimi, tulosalue, arkistotunnus, kotelon sisältö ja aika, jolta asiakirjat ovat sekä mahdollinen hävitysvuosi. 7

10 Arkistovastuuhenkilöt laativat luovutusluettelon (Linkki 11) pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä asiakirjoista viimeistään luovuttaessaan ne päätearkistoon. Asiakirjojen siirron ajankohta on sovittava etukäteen arkistopäällikön kanssa Arkistotilat Arkistolain (831/1994) 12 :n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotilojen tulee olla arkistolaitoksen määräysten ja ohjeiden mukaiset (AL/19699/ /2012). Salassa pidettäviä tietoja sisältävät asiakirjat on säilytettävä siten, etteivät asiattomat henkilöt pääse niihin käsiksi. Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, jotka säilytetään työtilojen yhteydessä, joissa tietosuoja tulee turvata siten, että asiakirjat säilytetään lukollisissa kaapeissa. Lähiarkistossa säilytetään määräajan, alle 10 vuotta säilytettäviä asiakirjoja ja joiden käyttötarve on päättynyt sekä pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, jotka odottavat siirtoa päätearkistoon. Lähiarkistoon kuuluvat myös asiakirjat, jotka tarvitaan työtilojen läheisyydessä, mutta joiden säilytysturvallisuudelle asetetaan käsiarkistoa suuremmat vaatimukset. Kuntayhtymässä on useampia lähiarkistoja. Päätearkistossa säilytetään asiakirjat, joiden säilytysaika on pysyvä. Kuntayhtymän päätearkistotiloina on käytössä hallinnon päätearkisto sekä sairauskertomusarkisto sairaalarakennuksessa. Valtakunnallisesti on suunniteltu yhteisiä arkistoja. Määräykset ja ohjeet ovat kansallisia ja niitä tulee noudattaa. Tarkemmat hyvinvointikuntayhtymän omat ohjeet laaditaan myöhemmin, kun kansalliset arkistot otetaan käyttöön. Arkistonmuodostussuunnitelmassa tulee näkyä, säilytetäänkö asiakirja omassa vai valtakunnallisessa arkistossa Asiakirjojen ja tietojen suojelu poikkeusoloissa Arkistonmuodostajan on laadittava tietoaineistojen suojelusuunnitelma poikkeuksellisten olojen varalta. Hyvinvointikuntayhtymän asiakirjojen suojelusuunnitelma sisältyy kuntayhtymän valmiussuunnitelmaan. Asiakirjojen suojeluluokittelu (Linkki 12) merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan, jossa asiakirjat luokitellaan suojelullisesti kolmeen eri tärkeysluokkaan. 5 SÄHKÖISET TIETOAINEISTOT Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) määrittelee sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi mm. telekopion ja tietopalvelun, kuten sähköistä lomakkeen, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perusturvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtoteitä tai kaapelia pitkin, ei kuitenkaan puhelua. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy hallintoasian vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksi antamiseen. Jos viranomaisen hallussa olevan sähköisen asiakirjan todistusvoima myöhemmin kyseenalaistetaan, voidaan asiakirjan todistusvoimaisuus, eheys ja alkuperäisyys perustella rekisterimerkinnöillä sekä sähköisessä asiantilassa edellytetyllä arkistointijärjestelmän luotettavuudella. 8

11 Sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Kuntayhtymän kirjaamis- ja rekisteröintiohje sisältää ohjeistuksen sähköisestä asioinnista. 6 TIETOPALVELU 6.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelua on hoidettava arkistolain, viranomaistoiminnan julkisuus-, henkilötieto- sekä muun erityislainsäädännön määräykset huomioon ottaen. Yksityisellä henkilöllä on oikeus saada julkisia asiakirjoja luettavakseen ja jäljennettäväkseen sekä saada niistä virallisia jäljennöksiä ja otteita. Yleisperiaatteena on, että julkisesta asiakirjasta tiedon antaa henkilö, jonka hallussa asiakirja on. Tarvittaessa tiedon antamisesta päättää ao. yksikön esimies. Päätearkistossa säilytettävistä julkisista asiakirjoista tiedon antaa arkistopäällikkö. Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän ulkopuolelle on kielletty. Julkisista asiakirjoista viranomaiset ovat velvollisia pyynnöstä antamaan virallisia jäljennöksiä ja otteita tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Asiakirjojen antaminen tutkimuskäyttöön on luvanvaraista. Saadessaan käyttöönsä ja tutkittavakseen asiakirjoja tutkija täyttää ja allekirjoittaa tutkijavakuutuksen (Linkki 13) Kuntayhtymällä on velvollisuus osoittaa tilat, joissa asiakirjoja voidaan lukea valvotusti ja tarvittaessa saada riittävä ohjaus/neuvonta asiakirjojen sisällöstä. Kuntayhtymälle on laadittu erilliset sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturva- ja tietosuojaohjeistukset. Potilasasiakirjojen käsittelyn ohjeistus sisältyy tietosuojan koulutus- ja käsikirjoihin. 6.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lailla viranomaisen toiminnan julkisuudessa tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan tietosisällöstä ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen tulosaluejohtaja ellei päätösvaltaa ole delegoitu muulle viranhaltijalle. Viime kädessä päätöksen tekee yhtymähallitus. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Salaiseen asiakirjaan tehdään merkintä salainen ja salaisuuden peruste ja aika. Tarkemmat ohjeet tietosuoja- ja tietoturvasta löytyvät kuntayhtymän tietosuoja- ja tietoturvakäsikirjasta (Linkki 14). 9

12 6.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Selosteessa on oltavat seuraavat tiedot: 1. Rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero 2. Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero 3. Rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus 4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaus) 5. Mihin tietoja tarvitaan Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisen tulee laatia ja ylläpitää tietojärjestelmäseloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmäselosteiden ylläpidosta vastaa arkistopäällikkö. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa henkilörekistereiden ja rekisteritoimintojen lainmukaisuudesta. Rekisterihallinnon ohjeistuksena noudatetaan yhtymähallituksen antamaa rekisterinpitoa ja tietosuojaa koskevaa pysyväismääräystä. Rekisteriselosteet on pidettävä nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa/kirjaamossa. 7 OSTOPALVELU-, TOIMEKSIANTOSOPIMUKSELLA JA PALVELUSETELILLÄ KERTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI Kun kuntayhtymä ostaa palveluja ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella tai palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kuntayhtymällä. Asiakirjoja koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja. Kuntayhtymä on rekisterinpitäjä ja syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kuntayhtymän) asiakirjoja. Asiakirjamenettelystä sovitaan ostopalvelu-, ja toimeksiantosopimuksessa sekä palvelusetelituottajaksi hyväksyttäessä. Palvelun tuottamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle. Nykyisin tiedot toimitetaan pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palveluntuottajan tietojärjestelmästä. Ostopalvelu-, palveluseteli tai toimeksiantosopimuksella suoritetusta tehtävistä syntyneiden asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkintä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaan. 8 KUNNALLINEN YHTEISTYÖ Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava sopimuksella yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. 10

13 9 TOIMINTAOHJEEN VOIMAANTULO JA YLLÄPITO Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen ja siihen tulevat muutokset hyväksyy yhtymähallitus. Arkistopäälliköllä on oikeus antaa ja muuttaa tätä ohjetta täydentäviä käytännön ohjeita sekä ohjeen liitteitä. Tämä ohje tulee voimaan, kun Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän hallitus on sen hyväksynyt. LIITTEET Linkki 1 Linkki 2 Linkki 3 Linkki 4 Linkki 5 Linkki 6 Linkki 7 Linkki 8 Linkki 9 Linkki 10 Linkki 11 Linkki 12 Linkki 13 Linkki 14 Luettelo arkistovastuuhenkilöistä Kirjaamis- ja rekisteröintiohje Dynasty asianhallintajärjestelmän toimintatapaohje Kirjaamon toimintaohje Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat Pysyvästi säilytettävät potilasasiakirjat Seulonta- ja hävittämisohje Hävitysluettelo Arkistoluettelo Kuvailu- ja luettelointisäännöt Luovutusluettelo Asiakirjojen suojeluluokittelu Tutkijavakuutus Tietosuoja- ja tietoturvakäsikirja 11

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

-------- = LV! "17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet

-------- = LV! 17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet -------- Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka 1. Johdanto Tietoturva nähdään julkishallinnon organisaatioissa oleellisena osana normaalia toimintaa ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta ja

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012 HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 13.11.2012 HELMI-EXTRANET-KÄYTTÖPOLITIIKKA SISÄLTÖ 1 Extranet-tunnuksen käyttöpolitiikka 2 Käyttäjätunnusten myöntöperusteet 3 Salasanat Käyttäjätunnuksen hyväksyttävä

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 31.7.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4.

Lisätiedot

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus - arkaluonteisten henkilötietojen suojaamisvelvoite; kysymyksiä aineiston keräämiseen, säilytykseen, jakamiseen ja arkistointiin liittyen Yrjö Koivusalo tietohallintojohtaja

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 15.11. 2004, 285 Voimaantulo 1.12.2004 1. Yleistä Kaustisen kunnan arkistotoimessa

Lisätiedot

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta RAFAELA-hoitoisuusluokitus-jär je 1 Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta Ohje: Lomake täytetään Tilaajan toimesta ja palautetaan Toimittajalle käyttöoikeussopimuksen mukana. 1. Aineiston omistajuus

Lisätiedot

Tutkittavan informointi ja suostumus

Tutkittavan informointi ja suostumus Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista

Lisätiedot

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa Sivu 1 OHJEASIAKIRJAT Palvelukeskukselle osoitetut muilta viranomaisilta S voa saapuneet määräykset, ohjeet, suositukset yms. Palvelukeskuksen laatimat ohjeet, linjaukset yms. L sp esim. asiakaspalvelukriteerit

Lisätiedot

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 81 911

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 81 911 19.2.2009 Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Ympäristöterveydenhuollon tietojärjestelmät 1 REKISTERIN PITÄJÄ Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi 2 KOULUTUKSEN

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidylle annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä

Lisätiedot

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L 20 1 2 Arkistotunnus 20_._ _. 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

Lisätiedot

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Rekisteriseloste 1 (5) 1. REKISTERIN NIMI Potilasrekisteri 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Käyntiosoite Postiosoite Puhelinvaihde (08) 315 2011 3. REKISTERIASIOIDEN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Potilasrekisterin rekisteriseloste Henkilötietolaki (523/99) 10

Potilasrekisterin rekisteriseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 Potilasrekisterin rekisteriseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ JA OSAREKISTERINPITÄJÄT 3. POTILASREKISTERIN JA SEN OSAREKISTEREIDEN VASTUUHENKILÖT 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa Ylöjärven kaupungin perusturvatoimen Effica järjestelmää.

Lisätiedot

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 1 Rekisterin nimi Kuntarekry.fi -palvelu 2 Rekisterinpitäjä A Kaarinan kaupunki / Henkilöstöhallinto Lautakunnankatu 4 20780 Kaarina Kaarinan kaupunki on rekisteröitynyt

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön AMS:sta apua asiakirjahallintoon Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön työt Tutkimus Pöytyän kunnan asiakirjahallinnosta Terhi Laine Tampereen yliopisto

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOTURVAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOTURVAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOTURVAPOLITIIKKA 41 Johdanto Tiedon käsittely on oleellinen osa Peruspalvelukuntayhtymä Kallion toimintaa ja palveluiden tuottamista. Tietojenkäsittelyn tehokkuus, toimintakyky,

Lisätiedot

Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit

Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit Tutkimusaineistojen arvonmääritys ja säilytysajan määrääminen- seminaari 6.5.2009 Riitta Harala, Tilastokeskus, Elinolot Tilastoaineistojen

Lisätiedot

TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA

TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA TIETOTILINPÄÄTÖSSEMINAARI 31.1.2013 TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA Reijo Aarnio tietosuojavaltuutettu Tietosuojavaltuutetun toimisto KEHITYSKULKUJA TIETOYHTEISKUNTA TEKNOLOGIA

Lisätiedot

Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat

Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat 5.9.2007 1 Sisällys Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat 1 Potilasasiakirjat 1 Potilasasiakirjarekisteri 1 Rekisterinpitäjän vastuu ja velvollisuudet

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 15.7.2013 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 26.5.2014 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ

Lisätiedot

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 2 KÄSITEMÄÄRITTELYT JA LÄHTEET Irma Pahlman... 13 2.1 Käsitemäärittelyt... 13 2.2 Oikeuslähteet... 16 2.2.1 Henkilötietodirektiivi (Euroopan parlamentin ja.

Lisätiedot

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Ohjeen tarkoitus Tämän ohjeen tarkoituksena on ohjata valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen arkistointia. Tätä ohjetta noudatetaan valtioneuvoston

Lisätiedot

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Heli Leinonkoski kansliapäällikkö 22.2.2013 Jyväskylän kaupunki Konsernihallinto ja

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas

Asiakirjahallinnon opas HELSINGIN KAUPUNGIN TIETOKESKUKSEN verkkojulkaisuja 2004 23 Carl-Magnus Roos Asiakirjahallinnon opas Verkkojulkaisu ISSN 1458-5707 ISBN 952-473-331-5 Painettuna ISSN 1457-2451 LISÄTIETOJA Carl-Magnus Roos

Lisätiedot