Tiedonohjauksen periaatteet

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Tiedonohjauksen periaatteet"

Transkriptio

1 OHJE 1 (13) Tiedonohjauksen periaatteet

2 OHJE 2 (13) Sisällys 1 Yleistä Käsitteet ja tavoitteet Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen lainsäädännöllinen perusta Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tiedonohjauksen välineenä Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestäminen Potilas- ja asiakasasiakirjat Manuaaliset asiakirjat 8 2 Keskeiset tietojärjestelmät ja rekisterit Asianhallintajärjestelmä (hallintodiaari) Tiedonohjausjärjestelmä Sähköinen arkisto Henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmät Kiinteistöt Mediatri -potilastietojärjestelmä Pro Consona -asiakastietojärjestelmä Intranet TerveKuu ympäristöterveydenhuollon järjestelmä Muut järjestelmät 10 3 Tietopalvelu 11 4 Tukipalvelu- ja tytäryhtiöt 12 5 Valvonta 13

3 OHJE 3 (13) 1 Yleistä 1.1 Käsitteet ja tavoitteet Tiedonhallinta tarkoittaa organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Tiedonhallinnalla tarkoitetaan toimenpiteitä, menetelmiä ja käytäntöjä, jotka mahdollistavat tietojen löytämisen, käsittelyn ja hyödyntämisen tietojen elinkaaren ajan riippumatta niiden muodosta. Tällaista tietoa tulee hallinnoida ja käsitellä siten, että tieto on luotettavaa, tehokkaasti hyödynnettävää ja tuottavuutta edistävää kaikissa toiminnan tarpeissa ja erilaisissa käyttötarkoituksissa. Silloin kun tiedot eivät ole julkisia, on tietojen käsittelyssä huolehdittava tietosuojasta ja tietoturvallisuudesta. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi on toiminto, jonka tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa asiakirjatiedon elinkaarihallinta tavalla, joka varmistaa arkiston muodostumisen osana arkistonmuodostajan jokapäiväistä toimintaa sekä tukee arkistonmuodostajan toimintaan liittyviä hyvän tiedonhallintatavan vaatimuksia. Asiakirjahallinto on hallinnon osa-alue, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien ohjauksesta ja valvonnasta asiakirjat tuottaneessa organisaatiossa. Sen tehtävänä on asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja säilytysajan mukaisten toimenpiteiden suorittamisen tehokas ja systemaattinen ohjaus ja valvonta. Asianhallinnalla tarkoitetaan organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien ja niissä käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen suunnitelmallista ja yhdenmukaista käsittelyä niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinnan avulla toteutetaan asiankäsittelyn julkisuutta sekä muita julkisuusperiaatteen ja lainsäädännön asiankäsittelyä koskevia vaatimuksia. Asianhallinta koostuu asiankäsittelyyn liittyvistä vaiheista ja niissä tehtävien toimenpiteiden kokonaisuuden hallinnasta vireille tulosta asioiden valmisteluun, asian päättämiseen, julkaisemiseen ja määräaikaiseen tai pysyvään säilytykseen saakka. Asianhallinta tukee kuntayhtymän riskienhallintaa ja kokonaisturvallisuutta varmistamalla salassa pidettävien tietojen asianmukaisen suojaamisen ja huolehtimalla tietojen eheydestä ja laadusta tietoturvallisuustoimenpiteillä. Sähköinen asianhallinta on tärkeä edellytys sille, että julkisen hallinnon toimintaa voidaan digitalisoida ja asiakaspalvelua sähköistää. Sähköisessä asianhallinnassa asian- ja asiakirjahallinta sekä arkistointi tapahtuvat sähköisesti. Asiakirjatiedot dokumentoivat organisaation tehtäviä ja siten takaavat toiminnan jatkuvuuden ja jäljitettävyyden. Siksi niiden todistusvoima on kyettävä varmistamaan. Todistusvoimaisuuden varmistamiseksi asiakirjatietojen käsittelyyn ja hallintaan liittyy erityisvaatimuksia, jotka viranomaisympäristössä on määritelty lainsäädännössä. Näitä ovat tietojen laadun varmistaminen (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys), julkisuuden ja salassapidon toteuttaminen, säilytys ja hävittäminen. Metatiedot ovat asiakirjatiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta, hallintaa ja käsittelyä koko sen elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjatietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla myös automatisoidaan asiakirjatietojen laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjatietojen välille. SÄHKE2 on arkistolaitoksen antama määräys pakolliseksi määriteltyjen asiakirjallisten tietojen elinkaaren hallintaa ohjaavista metatiedoista sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Arkistolain (831/1994) mukaisesti kuntayhtymän on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asetuksessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) säädetään, että viranomaisen on arkistolaissa tarkoitettua arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksikäyttäen selvitettävä ja arvioita asiakirjansa ja tietojärjestelmänsä sekä niihin

4 OHJE 4 (13) tallennettujen tietojen merkitys samoin kuin asiakirja- ja tietohallintonsa ja tehtävä tarvittavat toimenpiteet, jotta muun muassa: asiakirjojen julkisuus voidaan toteuttaa vaivattomasta asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan ja hävitetään asianmukaisesti asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suoja, eheys ja laatu turvataan asianmukaisin menettelytavoin ja tietoturvallisuusjärjestelyin Edellä mainittujen säädösten edellyttämästä arkistonmuodostussuunnitelmasta käytetään Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja ssä nimitystä tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan erityisesti silloin, kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin ja kun tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjatietojen hallinnan automaattinen ohjaus. Lähtökohtana on tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään, jossa asiakirjatietoa käsitellään. Tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa käsittelyprosessin edetessä metatietoarvoja. Siun Soten laaja toiminta-alue, suuri henkilöstömäärä ja kunnollisten arkistotilojen puute sekä hallitusohjelman mukainen tavoite palvelujen digitalisoinnista edellyttävät, että Siun Soten asianhallinta järjestetään toiminnan alusta siten, että tavoitteena on täysin sähköinen asioiden käsittely ja arkistointi. Kuntayhtymän strategia on linjassa valtakunnallisten digitalisointitavoitteiden kanssa ja tiedonohjauksen periaatteet tukevat strategian tavoitteita kustannustehokkuudesta sekä digitalisaation hyödyntämisestä. Sähköisen asiankäsittelyn myötä säästöjä saadaan muun muassa arkistotilojen tarpeen vähentymisenä, arkistointi- ja hävittämistyömäärän vähentymisenä sekä työtapojen sujuvoittamisella. Sähköisen asianhallinnan tavoitteena on vähentää tiedon etsintään kuluvaa aikaa ja lisätä tehokkuutta. Esimerkiksi suojatun sähköpostin hyödyntäminen myös salaisten asioiden käsittelyssä nopeuttaa huomattavasti asioiden käsittelyä isossa ja fyysisesti laajalle levittyneessä organisaatiossa. Sähköisen arkistoinnin piiriin on saatava asianhallintajärjestelmän lisäksi erillisrekistereiden ja muiden tietojärjestelmien sisältämät tiedot. Tämä edellyttää yhteistyötä tietohallintoyksikön sekä Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskuksen (PTTK) kanssa tietojärjestelmävaatimusten osalta koko maakunnassa. Ohjelman integroitavuus tiedonohjausjärjestelmässä ylläpidettävään tiedonohjaussuunnitelmaan sekä sähköiseen arkistoon tulee selvittää aina ohjelmistovalintaa tehtäessä. Asiankirjahallinnon ja arkistoimen näkökulmasta asiakirjahallinnon asiantuntijaa tulisi aina kuulla, kun uutta asiakirjallista tietoa sisältävää ohjelmaa tai ominaisuutta otetaan käyttöön. Asiakirjahallinnon asiantuntijan arvio korostuu etenkin silloin, jos tarkoituksena on säilyttää tieto vain ko. operatiivisessa järjestelmässä. Lisäksi EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) tulee voimaanastuessaan ( ) korostamaan entisestään asiakirjallisen tiedon oikea-aikaista hävittämistä tietojärjestelmistä. Nykyisin monissa tietojärjestelmissä ei ole tiedon hävitysominaisuutta tai hävittämisen voi toteuttaa vain käsityönä. Uusia tietojärjestelmiä tai niiden päivityksiä hankittaessa tulisikin ohjelmatoimittajalta vaatia järjestelmään lainmukaisia hävitysominaisuuksia. 1.2 Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen lainsäädännöllinen perusta Asiakirjahallintoa ja arkistotointa säätelevät useat eri lait ja asetukset, joista keskeisimpiä ovat: - henkilötietolaki /523 - laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta /621 - arkistolaki /831 - hallintolaki /434 - EU:n tietosuoja-asetus (2016/679, astuu voimaan ) - laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa /13 - laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta /634

5 OHJE 5 (13) - tietoyhteiskuntakaari /917 - laki kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista /588 - valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa /681 - laki tietoturvallisuuden arviointilaitoksista / tekijänoikeuslaki /404 - valmiuslaki 29.12/2011/ erityislainsäädäntö - arkistolaitoksen määräykset (mm. SÄHKE2) - Tietosuojavaltuutetun päätökset ja ratkaisut - JHS-suositukset 1.3 Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tiedonohjauksen välineenä Tiedonohjaussuunnitelma on asiakirjallisen tiedon käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Se sisältää kuntayhtymän toiminnasta kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen käsittelysääntöjen on noudatettava lainsäädännön velvoitteita mm. asiakirjojen salassapidosta ja säilytysajoista ja lisäksi siinä määritellään asiakirjojen säilytysajat ja -järjestelmät. Kuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelma on laadittu JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne -suosituksen mukaisesti ja sen rakenne sekä pakolliset metatiedot täyttävät arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. Ajantasainen, toimiva ja käytännössä noudatettava tiedonohjaussuunnitelma järkiperäistää kuntayhtymän asiakirjallisten tietojen käsittelyä. Asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinnan myötä vältytään mm. paperiaineistojen turhalta tulostamiselta ja säilyttämiseltä sekä arkiston jälkikäteiseltä järjestämiseltä. Tiedonohjaussuunnitelma vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja sitä päivitetään aina kun kuntayhtymän tehtävissä ja asiankäsittelyssä tapahtuu muutoksia tai kun uusia tietojärjestelmiä ja rekistereitä otetaan käyttöön. Siun soten tiedonohjaussuunnitelmaa sovelletaan kuntayhtymän tehtävien hoitamisesta alkaen kertyneiden asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen käsittelyyn. Sähköisessä muodossa ylläpidettävä tiedonohjaussuunnitelma on nähtävillä kuntayhtymän kirjaamossa sekä intranetissä. Arkistolaitos ei anna enää uusia säilytysaikamääräyksiä koskien potilas- ja asiakasasiakirjoja, koska kaikki valtakunnalliseen Kanta arkistoon siirrettävä aineisto säilytetään pysyvästi (lukuun ottamatta tositteita). Tiedonohjaussuunnitelmassa ei tämän takia määritellä säilytysaikoja tai muitakaan asiakirjojen metatietoja potilas- ja asiakasasiakirjoille eikä asiakkaita koskeville hallintopäätöksille. Tiedonohjauksen periaatteita sekä tiedonohjaussuunnitelmaa voidaan soveltuvin osin käyttää myös tulevassa maakuntahallinnossa. 1.4 Tiedonhallinnan sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestäminen Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista (Arkistolaki 831/1994, 9 ). Uuden kuntalain (410/2015) mukaan kuntayhtymän hallintosäännössä tulee antaa tarpeelliset määräykset asiakirjahallinnon järjestämisestä. Siun soten hallintosäännössä yhtymähallituksen tehtäväksi on annettu tiedonohjauksen yleisten periaatteiden sekä tiedonohjaussuunnitelman hyväksyminen (2 luku, 2, kohta 26).

6 OHJE 6 (13) Siun soten arkistointia ja arkistonmuodostusta johtaa asianhallintapäällikkö. Asianhallintapäällikön keskeiset tehtävät ovat: - vastata: o asiakirjatiedon arvonmäärityksestä, elinkaaren ohjauksesta ja hallinnasta, asianhallinnan kehittämisestä ja lainmukaisuuden valvonnasta o pysyvästi säilytettävän tiedon säilyttämisestä ja saatavuudesta o tiedonohjaussuunnitelman laatimisesta ja ylläpidosta o aineistojen tutkimuskäytöstä ja tietopalvelusta o uusien asianhallinnan ja arkistoinnin ohjelmien käyttöönotosta ja olemassa olevien ohjelmien päivityksiin liittyvistä toimenpiteistä yhdessä asianhallintasuunnittelijan kanssa o asianhallinnan kehittämisestä ja ohjeistuksesta yhdessä asianhallintasuunnittelijan kanssa Siun soten hallintopalveluihin kuuluva asianhallintayksikkö ohjaa kuntayhtymän asiakirjahallintoa sekä arkistotointa. Asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa kuntayhtymän toimintaa koskevien asiakirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista. Asiakirjahallinto alkaa jo asiakirja- tai tietojärjestelmien suunnittelusta. Arkistotoimen piiriin asiakirja kuuluu siitä lähtien, kun se on laadittu, saapunut tai tallennettu lopullisessa muodossaan sähköisessä tietojärjestelmässä. Arkistotoimeen kuuluvia tehtäviä ovat mm. arkistointi, siirtäminen päätearkistoon, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen, järjestäminen, kuvailu ja luettelointi. Tietohallintoyksikkö vastaa kuntayhtymän käytössä olevista tietotekniikkaresursseista ja ICT-palveluista sekä tietoteknisestä infrastruktuurista. Tietohallintoyksikkö ohjaa varsinkin potilas- ja asiakasjärjestelmissä tapahtuvaa teknistä tiedon käsittelyä. Onnistuneen asianhallinnan edellytyksenä onkin tiivistää entisestään tietohallintoyksikön ja asianhallinnan yhteistyötä kuntayhtymässä. Sähköinen asianhallinta ja arkistointi tarvitsevat toimiakseen vahvaa kirjaamisen osaamista. Siun sotella on asianhallintaa varten keskitetty kirjaamo, jossa työskentelee ammattitaitoinen henkilökunta palvellen koko kuntayhtymää. Kirjaamo on sijoitettu kuntayhtymän hallinnon yhteyteen. Keskitetyn asianhallinnan myötä voidaan ottaa käyttöön kaikille yhteisiä toimintatapoja sekä uusia sähköisiä toimintatapoja, jotka tehostavat henkilöstöresurssien käyttöä, tuovat kustannussäästöjä ja parantavat asiakaspalvelua. Kuntayhtymän toiminnasta muodostuvien asiakirja-aineistojen arkistointi tapahtuu pääsääntöisesti sähköisesti. Sähköinen arkistointi ei ole ainoastaan tiedon säilyttämistä levyasemalla, vaan se edellyttää tietojen käytettävyyden turvaamista käytettävästä sovelluksesta huolimatta sekä tietojen hävittämistä säilytysaikojen umpeuduttua. Kun asian käsittely päättyy, eikä siihen liittyen tuoteta enää asiakirjoja, tulee asiakirjojen arkistoversiot siirtää asianhallintajärjestelmästä tai erillisrekisteristä sähköiseen arkistoon. Sähköinen arkisto on pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävien asiakirjojen säilytyspaikka. Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäväksi määrittelemien asiakirjojen säilytys pelkästään sähköisesti vaatii arkistolaitoksen säilytysmuotopäätöksen. Pysyvästi säilytettävää, hallinnollista aineistoa varten sähköinen arkistointi tultaneen tulevaisuudessa järjestämään valtakunnallisesti valtiovarainministeriön toimesta. Sapa-työryhmän toimintasuunnitelma valtakunnallisen sähköisen, hallinnon asiakirja-aineistojen arkistoinnista on valmistunut helmikuussa Päätöstä valtakunnallisen arkiston toteuttamisesta, rahoituksesta tai aikataulusta ei kuitenkaan toistaiseksi ole saatu aikaan, joten kuntayhtymässä on päädytty ottamaan käyttöön maakunnallisesti hankittu sähköinen arkisto. Mikäli valtakunnallinen arkisto toteutuu, voidaan omassa sähköisessä arkistossa oleva aineisto siirtää valtakunnalliseen arkistoon. Kuntayhtymän päätearkistoihin otetaan vastaan kuntayhtymän toiminnan tuloksena syntynyt pitkäaikaisesti säilytettävä paperimuotoinen asiakirja-aineisto, jota ei voida arkistoida sähköisesti. Lisäksi päätearkistosta hoidetaan aineistoon liittyvä tieto- ja tutkijapalvelua.

7 OHJE 7 (13) Kuntayhtymän jokainen työntekijä ja viranhaltija on vastuussa siitä, että hän käsittelee kuntayhtymän asiakirjallista tietoa tiedonohjaussuunnitelman sekä annettujen lakien ja asetusten mukaisesti. Esimiehen tulee ohjeistaa ja valvoa oikeanlaisen käsittelyn toteutumista. 1.5 Potilas- ja asiakasasiakirjat Tietosuojavaltuutetun kannanoton (Tietosuojavaltuutetun kannanotto , 150/49/2007) mukaan kun kunta on sopinut palvelujen järjestämisvastuun siirtämisestä esimerkiksi ns. isäntäkunnalle tai kuntayhtymälle, voidaan tässä yhteydessä myös asiakastiedot siirtää uudelle rekisterinpitäjälle. Eli samalla kun palvelujen järjestämisvastuu siirtyy, siirtyy myös rekisterinpitäjän vastuu henkilötietojen käsittelystä. Sopimuksessa mukana olevien kuntien asukkaiden tiedot voidaan pitää samassa tai samoissa rekistereissä, mutta rekistereihin tallentaminen tulee toteuttaa siten, että tietojärjestelmään tallennetuista tai muutoin rekisteröidyistä tiedoista pystytään tulostamaan tai erottamaan erikseen eri sopimuskuntien asukkaiden tiedot. Tämä on tärkeää siinä tilanteessa, jos yhteistyösopimus jossakin vaiheessa irtisanotaan. Luovutukseen täytyy aina olla erityiset perusteet, asiakirjoja ei ole tarkoitus siirtää toiselle organisaatiolle automaattisesti tehtävien hoidon mukana. Ensisijaisesti olisi pyrittävä siihen, että asiakirjat säilytettäisiin sen organisaation arkistossa, jonka toiminnan yhteydessä ne ovat syntyneet. Tietosuojavaltuutetun kannanoton perusteella on toteutettu Siun sotessa mukana olevien kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon potilas- ja asiakasasiakirjojen luovuttaminen Siun Sotelle, joka on sosiaali- ja terveyspalvelujen uusi palveluiden järjestäjä. Siirtoa puolsi muun muassa se, että peruskunnissa sosiaali- ja terveyspalveluissa työskennellyt henkilökunta siirtyi uuden palveluiden tarjoajan palvelukseen ja tietojen käyttötarkoitus säilyi samana. Asiakirjaluovutuksista on laadittu kuntakohtaiset aineiston siirtosopimukset, joiden liitteenä ovat luovutusluettelot sekä paperisista että sähköisistä aineistoista. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan Siun Sotelle siirrettiin vain sellainen asiakirjaaineisto, jota se tehtäviensä hoidossa tarvitsee ja muu aineisto jätettiin peruskuntien arkistoihin. Myös päättyneet asiakkuudet siirrettiin Siun soten vastuulle tietopalvelun asianmukaisen hoitamisen takia. Päättyneisiin asiakkuuksiin kohdistuu paljon tietopalvelupyyntöjä. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjoihin kohdistuvat tietopalvelupyynnöt vaativat usein asianomaisen alan asiantuntemusta sekä hyvää perehtyneisyyttä alan lainsäädäntöön. Passiivivaiheen fyysiset asiakirjat säilytetään edelleen ensisijaisesti alkuperäisessä sijaintipaikassaan. Arkistolaitoksen linjauksen mukaan kaikki sähköisessä muodossa olevat asiakas- ja potilasasiakirjat tullaan arkistoimaan sähköisesti valtakunnalliseen Kanta-arkistoon. Myös vanhat aktiivikäytöstä poistuneet tietokannat tulee siirtää Kantaarkistoon. Sähköisen potilas- ja asiakaskertomuksen kirjaamisen lisäksi tavoitteena on saada yhä enemmän erilliset, paperilla olevat asiakirjat skannattua asiakkaan/potilaan kertomuksen yhteyteen, jonka jälkeen paperisen asiakirjan voi hävittää. Sähköinen arkistointi on toimintatavan muutos, joka voi aluksi tuntua työläämmältä asiakirjojen arkistoinnin siirtyessä prosessin alkuun. Kun aiemmin asiakkaan/potilaan asiakirjat on laitettu paperisena ko. henkilön aktiin, tulee ne nyt skannata ja tallentaa oikeaan paikkaan järjestelmässä. Sähköisestä arkistoinnista on kuitenkin hyötyä. Aikaa vievältä jälkikäteen tehtävältä arkistoinnilta vältytään ja asiakkaan/potilaan palvelujen järjestämiseen tarvittavat asiakirjat ovat järjestelmässä helposti ao. viranhaltijan/työntekijän katsottavissa. Asiakirjojen arkistointi- ja hävittämistyö jäävät kokonaan pois, kun asiakkaan kaikki asiakirjat siirtyvät valtakunnalliseen sähköiseen Kanta-arkistoon. Myös arkistotilojen tarve sekä paperiarkistojen hallinnointiin tarvittava henkilöstöresurssi vähenevät.

8 OHJE 8 (13) 1.6 Manuaaliset asiakirjat Siun sotelle jäsenkunnista siirtyneestä aineistosta noin yli puolet on paperiaineistoa. Potilas- ja asiakasasiakirjojen lisäksi Siun soten vastuulle siirtyi n (PKSSK) sekä NuVakuntayhtymän hallinnollista aineistoa paperilla. Manuaalista aineistoa säilytetään arkistolaitoksen arkistotilaohjeen mukaisissa tiloissa ja niiden säilytysajat määräytyvät tiedonohjaussuunnitelman sekä arkistolaitoksen ja kuntaliiton säilytysaikaohjeiden mukaan. Määräajan säilytettävien aineistojen hävittämisestä (säilytysaika yli 2 vuotta), niille määrätyn säilytysajan umpeuduttua, tulee laatia hävitysesitys, jonka hyväksyy asianhallintapäällikkö. Toiminnan jatkumisen ja arvokkaan asiakirjallisen tiedon säilymisen turvaamiseksi myös poikkeusoloissa noudatetaan valmiussuunnitelmaan sisältyvää asiakirjallisen tiedon suojelusuunnitelmaa. ohjeistaa tarvittaessa säilytysajoista ja asiakirjojen hävittämisestä. Paperilla säilytettävän uuden aineiston muodostuminen pyritään minimoimaan näiden periaatteiden mukaisesti.

9 OHJE 9 (13) 2 Keskeiset tietojärjestelmät ja rekisterit 2.1 Asianhallintajärjestelmä (hallintodiaari) Siun sotella on käytössään Dynasty-asianhallintajärjestelmä, jonka diaariin rekisteröidään vireille tulleet asiat sekä hallinnoidaan niihin liittyviä asiakirjoja, kokouksia, hallinnollisia viranhaltijapäätöksiä ja sopimuksia. Dynasty on integroitu Tiedonohjausjärjestelmän sekä sähköisen arkiston kanssa. Asian sähköinen käsittely edellyttää sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa. Jokainen käsittelyvaihe (esimerkiksi viranhaltijapäätös) voidaan varmentaa sähköisillä allekirjoituksilla, jotka vaativat toteutuakseen vahvaa tunnistusta (laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista 617/2009). Sähköinen allekirjoitus on toteutettu integroimalla Avain Technologiesin X-Digital Signature Suite (X-DSS) -sähköinen allekirjoitusohjelma Dynastyyn. Itse allekirjoittaminen toimii Väestörekisterikeskuksen varmennekorteilla sekä pöytäkirjojen allekirjoittamisessa SignPadilla ja pöytäkirjanpitäjän varmennekortilla. Sähköinen allekirjoitus liittyy yksiselitteisesti allekirjoittajaan, allekirjoittaja yksilöidään ja menetelmä on allekirjoittajan yksinomaisessa valvonnassa. Lisäksi allekirjoitus liitetään tietoon siten, että muuntelu havaitaan. Mikäli jonkin asian/asiakokonaisuuden käsittelyä varten on käytössä oma tietojärjestelmä tai muu rekisteri, ei asiakokonaisuutta rekisteröidä hallintodiaariin. Yhden asian seurantaa varten pidettyjä erillisrekistereitä ovat mm. potilastietojärjestelmä ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä. 2.2 Tiedonohjausjärjestelmä Kaiken sähköisen arkistoinnin perustana on SÄHKE2-vaatimusten mukainen tiedonohjausjärjestelmässä ylläpidettävä tiedonohjaussuunnitelma (TOS), jossa kuvataan organisaatiokohtaiset käsittelyprosessit asiakirjoineen ja metatietoineen. Tiedonohjaussuunnitelman ja -järjestelmän olemassaoloa edellytetään haettaessa lupaa asiakirjojen sähköiseen säilytykseen. Järjestelmä ohjaa automaattisesti asiakirjatiedon määräystenmukaista muodostumista, käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä. Siun sotella on käytössään Innofactorin Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä, joka on selainkäyttöinen työkalu tiedonhallintasuunnitelman (TOS) ylläpitämiseen sekä asiakirjojen säilyttämisessä tarvittavien luokittelutietojen tuottamiseen. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä sisältää myös Arkistonhallinta- (Arha) ja Rekisteriseloste-osiot. Arkistonhallintaa käytetään paperisen arkistoaineiston luettelointiin ja hävitysten seurantaan. 2.3 Sähköinen arkisto Siun sotella on käytössään Avain Technologiesin X-Archive sähköinen arkistonhallinta, jolle on myönnetty arkistolaitoksen vaatimusten mukaisesti SÄHKE2-sertifikaatti. Ratkaisu tarjoaa lain vaatimusten mukaisen arkistoinnin ja migraatiopalvelut sekä arkistoitujen asiakirjojen katselun selainpohjaisilla katseluliittymillä. Sähköiseen arkistoon tullaan siirtämään ainakin pitkään tai pysyvästi säilytettävä hallinnollinen aineisto, tekninen aineisto sekä henkilöstöhallinnon aineisto. 2.4 Henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmät Henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmät toimivat jo pitkälti sähköisenä ja ne tuottavat paljon pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää materiaalia (esimerkiksi palkkaluettelot). Käytettävien tai uusien järjestelmien valmius (SÄHKE2-

10 OHJE 10 (13) vaatimukset) sähköiseen arkistointiin on selvitettävä ohjelmatoimittajan kanssa. Työntekijästä tai viranhaltijasta paperisena muodostuvaa aineistoa eli henkilöakteja hallinnoi keskitetysti kuntayhtymän kirjaamo. Rondo -järjestelmällä on oma arkistonsa, jolla on arkistolaitoksen SÄHKE2-sertifikaatti. Rondon arkistossa säilytetään esimerkiksi kirjanpidon aineistoa. 2.5 Kiinteistöt Kiinteistö- ja tilahallinnalla on omat järjestelmänsä (Buildercom ja Granlund Manager), joiden pitkään tai pysyvästi säilytettävä aineisto tullaan siirtämään sähköiseen arkistoon. Siun sotella on sekä omia että vuokrakiinteistöjä. Vuokrasopimuksia hallinnoidaan Dynasty-asianhallintajärjestelmän sopimuskannassa. Vuokrakiinteistöjen asiakirjoista vastaa omistava taho. 2.6 Mediatri -potilastietojärjestelmä Valtakunnallinen Kanta-palvelu ohjaa toimintaa ja huolehtii nyt tuotannossa olevien terveydenhuollon asiakirjojen arkistoinnista. Maakunnassa on liitytty Kanta-arkistoon toukokuun lopussa Vanhojen terveydenhoidon järjestelmien tietojen siirto Kanta-arkistoon on käynnissä. Mediatriin on integroitu useita eri erikoisalakohtaisia potilastietojärjestelmiä. 2.7 Pro Consona -asiakastietojärjestelmä Asiakasasiakirjoilla tarkoitetaan sosiaalipalveluissa muodostuvia ja käsiteltäviä asiakirjoja. Kansa-hanke on sosiaalihuollon asiakastietojen määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen toimeenpanohanke. Kansa-hankkeen avulla organisoidaan ja toteutetaan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen käyttöönottaminen. Valtakunnallinen Kanta-arkisto sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille on tarkoitus saada tuotantoon vuonna Sosiaalipalveluiden asiakastietoja kirjataan sekä Pro Consona että Mediatri -järjestelmiin. 2.8 Intranet Kuntayhtymän intranet on keskitetty ja sähköinen tietovarasto, joka sisältää dokumentteja sekä näiden meta- ja muita viitetietoja. Hallinta kohdistuu yksittäisiin dokumentteihin ja niissä oleviin tietoihin ilman, että dokumentteja käsitellään prosessin osina. 2.9 TerveKuu ympäristöterveydenhuollon järjestelmä TerveKuu on ympäristöterveydenhuollon valvottavien kohteiden tiedonhallintajärjestelmä. Käynnissä on valtakunnallinen VATI-hanke, jonka tavoitteena on toteuttaa ympäristöterveydenhuollon toiminnanohjaus- ja tiedonhallintakokonaisuus vuoden 2019 alkuun mennessä Muut järjestelmät Kun uutta asiakirjallista tietoa sisältävää järjestelmää tai ominaisuutta otetaan käyttöön, tulee muodostuvan tiedon säilytysaika sekä -tapa arvioida asiakirjahallinnon ja asiantuntijan toimesta. Tarvittaessa selvitetään järjestelmän integroitavuus tiedonohjaussuunnitelmaan sekä sähköiseen arkistoon.

11 OHJE 11 (13) 3 Tietopalvelu Lain mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Pääsääntöisesti potilaalle tai asiakkaalle toimitetuista potilas- ja asiakasasiakirjoista ei peritä asiakirjamaksuja. Jokaisen oikeudesta saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta säädetään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Asianosaisen oikeudesta saada tieto muusta kuin julkisesta asiakirjasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn, säädetään lain 11 :ssä. Julkisuuslain 34 :ssä säädetään siitä, mitä maksuja asiakirjoista voidaan periä. Maksua ei peritä seuraavissa tapauksissa: jos asiakirjasta annetaan tietoa suullisesti jos asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi jos julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse jos sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse Edellä mainituissa tapauksissa voidaan kuitenkin periä kiinteä perusmaksu, jos tiedon antaminen edellyttää erityistoimenpiteitä. Jos tiedon antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- ja tiedottamisvelvollisuuden piiriin, maksu ei tällöin saa periä. Potilaalla ja asiakkaalla on oikeus saada maksutta kopiot potilas- ja asiakasasiakirjoistaan, jos edellisestä samaa asiakirjaa koskevasta pyynnöstä on kulunut aikaa yli yksi vuosi. Maksua ei peritä myöskään silloin, kun asiakirjaan on tehty hoitoa/palvelua koskeva merkintä sen jälkeen, kun asiakirjasta on edellisen kerran annettu hänelle kopio, vaikka aikaa olisi kulunut vähemmän kuin vuosi. Asiakas- ja potilasasiakirjojen luovutuksen suoraan henkilölle itselleen tulee tapahtua sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilön toimesta. Potilas- tai asiakastietoja ei käsitellä eikä lähetetä suojaamattoman sähköpostin välityksellä. Tutkimuskäyttöön luovutettavasta materiaalista ei peritä maksua, mikäli tutkija on n henkilökuntaa tai on osallisena tutkimuksessa. Maksua ei myöskään peritä, mikäli tutkimus on viranomaistahon (esim. THL) toteuttama. Mikäli tutkimus edellyttää vaativaa tiedonhakua, johon joudutaan käyttämään ulkopuolista ostopalvelua, laskutetaan kulut tutkijalta.

12 OHJE 12 (13) 4 Tukipalvelu- ja tytäryhtiöt Siun soten konserniohjeen mukaisesti asianhallintayksikkö ohjaa kuntayhtymän arkistointia antamalla ohjeita ja valvomalla kuntayhtymän niitä yhteisöjä, joissa kuntayhtymällä on määräysvalta: liikelaitokset ja tytäryhteisöt. Tytäryhteisöjä ovat tytäryhtiöt ja säätiöt. Tytäryhteisöjen tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa noudatetaan kuntayhtymän käytäntöjä kirjanpitoaineiston säilyttämistä lukuun ottamatta. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan. Siun soten tiedonohjaussuunnitelma sisältää myös konsernin tytäryhteisöissä muodostuvan asiakirja-aineiston. Suunnitelma antaa neuvoja arkistonmuodostuksen suunnittelusta sekä asiakirjojen säilytysajoista ja -tavoista. Arkistonmuodostaja on jokainen tytäryhteisö, jonka toiminnan tuloksena syntyy arkisto. Arkisto on tytäryhteisön tehtävien hoitamisesta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus. Kunkin tytäryhteisön arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka ovat saapuneet sille sen tehtävien johdosta tai syntyneet sen toiminnan yhteydessä. Arkisto kuvastaa aina arkistonmuodostajan toimintaa. Arkiston hoitoa organisoitaessa on hyvä määritellä, ketkä vastaavat arkistonmuodostuksesta ja arkistotehtävistä. Selkeän vastuiden määrittelyn avulla vältetään työläs jälkikäteen tehtävä seulonta ja arkistointi. Tytäryhteisön asiakirjoilla voi olla kaksi eri arkistonmuodostajaa: 1. tytäryhteisön omat asiakirjat eli mm. omaa päätöksentekoa ja henkilöstöä koskevat asiakirjat 1. asiakirjat, joita tytäryhtiö muodostaa Siun sotelle (esim. palkka- ja kirjanpitoaineistot) tai muulle asiakkaalleen Siun sotelle muodostettavan aineiston arkistointivelvoite on Siun sotella. Mikäli yhtiöllä on muitakin asiakkaita, muille asiakkaille muodostettavan aineiston arkistointivelvoite on ko. asiakkaalla. Tytäryhteisön oman aineiston osalta selvitetään yhteistyössä Siun soten asianhallinyksikön kanssa asiakirjojen säilytys- ja arkistointitapa tytäryhteisön koko ja resurssit huomioon ottaen. Säilytysaikojen tulisi olla yhtenäiset Siun soten kanssa, sillä tytäryhteisön toiminnan lakatessa yhtiön omien asiakirjojen arkistointivelvoite on Siun sotella.

13 OHJE 13 (13) 5 Valvonta Siun soten tietoturvapolitiikassa on linjattu järjestelmien ylläpidon vastuuhenkilöiden oikeudesta järjestelmän käytön valvontaan. Asianhallintajärjestelmässä käsitellään sekä julkisia, että julkisuus- tai henkilötietolain nojalla salaiseksi määriteltäviä asioita ja asiakirjoja. Käyttöoikeuksilla rajataan käyttäjät, jotka voivat lukea tai käsitellä salaiseksi luokiteltavaa aineistoa. Käyttöoikeuksilla ei pystytä kuitenkaan täysin eliminoimaan mahdollisuutta katsella salaista tietoa, joka ei kuulu työntekijän työtehtävien hoitamiseen. Asianhallintajärjestelmä kerää lokitietoja, joista käy ilmi sekä asian kirjaamis- että katselutiedot. Väärinkäytöksen mahdollisuutta valvotaan keskitetyn käyttöoikeuksien myöntämisen lisäksi kahdesti vuodessa satunnaisotannalla ja väärinkäytökset käsitellään yhteistyössä tietosuojavastaavien kanssa. Siun soten tietosuojan seuranta- ja valvontasuunnitelmassa kuvataan tarkemmin asiakas- ja potilastietojen käsittelyn valvonnan periaatteet, valvontakohteet, valvonnan dokumentointi sekä väärinkäytösten seuraamukset. Paperiaineistojen valvonta perustuu oikeanlaisiin arkistotiloihin. Arkistolaitos on määritellyt ohjeessaan arkistotiloista kuinka asiakirjat tulee suojata asiattomalta käytöltä niin lähi- kuin päätearkistotiloissa. Arkistotiloihin pääsyä säädellään keskitetyllä avainten luovuttamisella kuntayhtymän RA-pisteistä sekä sähköisellä kulunvalvonnalla.

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/ Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti

Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Projektipäällikkö Eira Isoniemi eira.isoniemi@ylasavonsote.fi Mitä asianhallinta on? Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari 28.2.-1.3.2017 28.2.2017 1 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi 1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 37 vaatimusta 1.1 21.5.2013

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE

RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh 3.7.2017 / Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA... 2 1.1 Yleistä... 2 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet... 2 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa...

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ TOIMITUSSOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ Liite TS2.4 Migraatiovaatimukset 1/10 VERSIOHISTORIA Päivä Versio Kuvaus Tekijä 12.3.15 3.0 Tarjouspyynnön liitteeksi Hanketoimisto 2/10 SISÄLLYS

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

OHJE YLEISEEN KÄYTTÖÖN TARKOITETTUJEN OHJELMISTOJEN HYÖDYNTÄMISESTÄ SOTE- PALVELUISSA

OHJE YLEISEEN KÄYTTÖÖN TARKOITETTUJEN OHJELMISTOJEN HYÖDYNTÄMISESTÄ SOTE- PALVELUISSA Ohje 2/2017 1(5) OHJE YLEISEEN KÄYTTÖÖN TARKOITETTUJEN OHJELMISTOJEN HYÖDYNTÄMISESTÄ SOTE- PALVELUISSA Kohderyhmät Voimassaoloaika Julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tarjoajat Yksityisen

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle

Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle 1 (7) Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle Lomakkeen täyttäminen on ohjeistettu jäljempänä. Täytetty lomake toimitetaan sähköisesti arkistolaitoksen kirjaamoon

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (11) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT OPERATIIVINEN JÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 49 vaatimusta 1.1

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen. Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike

Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen. Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL 18.11.2016 Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike Yksityisyydensuoja perusoikeutena Jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (5) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT eams-järjestelmä v 1.1 (21.9.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 10 vaatimusta 1.1 21.9.2012

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 1.10.2017 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 1.10.2017 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

Avaimet käytännön työlle

Avaimet käytännön työlle Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto

Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 15.7.2013 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 26.5.2014 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa

Lisätiedot

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot... 2 3 Sosiaalihuollon asian metatiedot...

Lisätiedot

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Sosiaali- ja Terveydenhuollon ATK-päivät 2015 Tampere Pia-Liisa Heiliö Neuvotteleva virkamies 12.5.2015

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä. palveluissa ja Sote-henkilörekisterilakien uudistaminen

Kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä. palveluissa ja Sote-henkilörekisterilakien uudistaminen Kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Sote-henkilörekisterilakien uudistaminen Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojaseminaari - Sohvi-Tellu 2015 Neuvotteleva virkamies

Lisätiedot

Uudistettu asiakastietolaki edistämään tiedonvaihtoa sosiaalija terveydenhuollossa

Uudistettu asiakastietolaki edistämään tiedonvaihtoa sosiaalija terveydenhuollossa Uudistettu asiakastietolaki edistämään tiedonvaihtoa sosiaalija terveydenhuollossa Marja Penttilä, erityisasiantuntija/stm YTM,VT Sosiaali- ja terveydenhuollon atk-päivät 23.-24.5.2017 Finlandia-talo 1

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012 HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 13.11.2012 HELMI-EXTRANET-KÄYTTÖPOLITIIKKA SISÄLTÖ 1 Extranet-tunnuksen käyttöpolitiikka 2 Käyttäjätunnusten myöntöperusteet 3 Salasanat Käyttäjätunnuksen hyväksyttävä

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

-------- = LV! "17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet

-------- = LV! 17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet -------- Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka 1. Johdanto Tietoturva nähdään julkishallinnon organisaatioissa oleellisena osana normaalia toimintaa ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta ja

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

LUONNOS Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Valtuutussäännökset Kohderyhmät Voimassaoloaika Liitteet

LUONNOS Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Valtuutussäännökset Kohderyhmät Voimassaoloaika Liitteet MÄÄRÄYS 3/2015 1(7) Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Valtuutussäännökset Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015) 22 1 Kohderyhmät Voimassaoloaika Sosiaalihuollon

Lisätiedot

KanTa Asiakastietojen käsittely ja menettelytavat eresepti-palvelua käytettäessä

KanTa Asiakastietojen käsittely ja menettelytavat eresepti-palvelua käytettäessä Malli: Asiakastietojen käsittely 1 (7) KanTa Asiakastietojen käsittely ja menettelytavat eresepti-palvelua käytettäessä Ohje: Tämän ohjeen kohderyhmä on terveydenhuollon toimintayksikön johto. Ohje on

Lisätiedot

Päätös. Laki. sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain muuttamisesta

Päätös. Laki. sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain muuttamisesta EDUSKUNNAN VASTAUS 158/2010 vp Hallituksen esitys laeiksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain, sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain sekä väestötietojärjestelmästä

Lisätiedot

VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1(5) Rakennusvalvonta, Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Kuntatekniikan keskus ja Tilasto ja tutkimus

VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1(5) Rakennusvalvonta, Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Kuntatekniikan keskus ja Tilasto ja tutkimus VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1(5) Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Laatimispvm: 17.8.2017 1. Rekisterin nimi Kuntarekisterin rakennus- ja rakennusvalvontaosat. 2. Rekisterin pitäjä

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 /2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot