Asiakirjatiedon hallinta

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Asiakirjatiedon hallinta"

Transkriptio

1 Asiakirjatiedon hallinta Pekka Henttonen, Tuija Kautto ja Marjo Rita Valtonen Oletko hävittänyt ylioppilastodistuksesi? Haluatko tarkistaa syntymäsi tarkan kellonajan? Tiedätkö millaisia tierasituksia kuuluu isoisäsi kesämökkitonttiin, onko hänellä oikeutta kalavesiin? Asiakirjat ovat jokapäiväisen toiminnan tuotteita. Niiden avulla suoritetaan erilaisia tehtäviä ja siirretään informaatiota. Asiakirjoja tarvitaan moniin tarkoituksiin. Ensiksikin asiakirjat tukevat organisaatioiden omaa toimintaa. Arkikäytäntö ja toiminnan jatkuvuus edellyttävät asiakirjatietojen saatavuutta ja käytettävyyttä. Tehtävien hoitaminen, päätöksenteko, suunnittelu, tilintarkastukset, tiedottaminen edellyttävät autenttista ja luotettavaa informaatiota. On mahdotonta kuvitella hyvin toimivaa yhteiskuntaa, jossa tällaista informaatiota ei olisi olemassa. On kuitenkin kehittyviä maita, joissa kukaan ei tiedä maan sotilaiden tai virkamiesten tarkkaa määrää, tai joissa ihmiset syntyvät ja kuolevat ilman, että heistä jää jälkeä rekisteriin. Asiakirjoja tarvitaan myös toiminnan valvontaan. Dokumentoimaton ja piiloon jäävä toiminta on altista korruptiolle. Vielä on muistettava asiakirjojen käyttö kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin. Osa aineistosta valikoidaan säilytettäväksi Kansallisarkistossa tai muussa päätearkistossa kulttuuriperintönä tutkimusta varten luomaan kuvaa menneestä kansallisen ja yksilöiden identiteetin rakentamiseksi. Arkistot ovat useimmille kirjastoja ja museoita vieraampi instituutio. Mutta vaikket olisi koskaan käynyt arkistossa, arkistoaineistoihin törmää eri välineissä jatkuvasti. Televisiossa päädytään tuon tuostakin arkistoon tutkimaan taustoja, selvittämään menneitä tapahtumia, riitoja ja rikoksia. Natseja, juutalaisia tai USA:n presidenttejä koskevia paljastuksia tulee aika ajoin julkisuuteen. Tutkiva journalismi käyttää arkistoja jatkuvasti. Sähköpostiviestit ovat usein avaimia skandaaleihin. Millainen kuva menneisyydestä muodostuisikaan, jollei sitä jatkuvasti ja objektiivisesti pystyttäisi testaamaan säilyneiden asiakirjojen avulla. Minkälaiselta tämä päivä näyttää katsottaessa sitä tulevaisuudessa? Asiakirjahallinnan ympäristö: uusia käsitteitä, uusia tavoitteita Yhteiskunnassa tapahtuvat muutokset ja teknologian kehitys heijastuvat aina väistämättä asiakirjahallintaan. Kehitys tuo mukanaan myös uusia ajan henkeen soveltuvia käsitteitä, joiden avulla pyritään kuvaamaan sen hetkistä maailmaa. Käsitteiden ympärille rakennetaan edelleen mitä erinäisimpiä innovatiivisia hankkeita. Samalla asiakirjahallintaa haastetaan hakemaan uutta kurssia ja ajattelemaan uudella tavalla. E-hallinnosta (e-government) alettiin puhua internetin yleistyessä jo 1990-luvulla. Sen tarkoituksena on edistää kansalaisen ja viranomaisen välistä vuorovaikutusta, demokraattista päätöksentekoa sekä toiminnan läpinäkyvyyttä, avoimuutta ja luotettavuutta hyödyntämällä eri muodossa olevia teknologioita. Avoin hallinto (open government) voidaan nähdä suorana jatkeena e-hallinto- tai hallinto 2.0 käsitteille. Ajatusten taustalla ovat oikeus-tietää ja oikeus 1

2 tietoon liikkeet, jotka myös tavoittelevat hyvän hallinnon toteutumista. Erilaiset innovatiiviset tekniset alustat ja ratkaisut, sähköiset tietojärjestelmät ja asiointikanavat ovat keinoja näiden vaatimusten toteuttamisessa. (Léveillé & Timms 2015; Toivanen 2006, 53-57; Yildiz 2007, 648.) Läpinäkyvyys (transparency), yksityisyys (privacy) ja luottamus (trust) ovat e-hallinnossa keskeisiä, mutta samalla haasteellisia käsitteitä. Ne ovat aina kontekstisidonnaisia heijastaen samalla ympäröivän maailman arvoja ja asenteita. Tasapainon löytäminen e-hallinnossa läpinäkyvyyden ja yksityisyyden välillä on etenkin asiakirjahallinnan näkökulmasta haastava tehtävä, koska niiden välistä suhdetta on usein vaikeaa ymmärtää. Ei ole olemassa mitään yhtä yhtenäistä tapaa miten näitä kahta tulisi lähestyä. Ei ole myöskään olemassa täydellistä läpinäkyvyyttä tai yksityisyyttä. Luottamus hallinnon ja kansalaisen välillä on kuitenkin riippuvainen ensisijaisesti siitä, miten nämä kaksi vastakkaista arvoa onnistutaan saamaan keskenään tasapainoon. (Janssen & van Hoven 2015.) Digitalisaatio, joka on Sipilän hallitusohjelman yksi keskeisimpiä kärkihankkeita jatkaa edelleen e-hallinnon ja avoimen hallinnon viitoittamalla tiellä. Sinällään digitalisaatio ei tuo keskusteluun mitään uutta. Kysymys lienee edelleen teknologian hyödyntämisestä, prosessien sähköistämisestä sekä samoista suuntaviivoista ja periaatteista, joita myös e-hallinto ja avoin hallinto ovat aiemmin julistaneet. Vai haetaanko uudella käsitteellä enemmän dynaamisuutta ja tehokkuutta, jos e-hallinto ja avoin hallinto eivät ole niihin riittävästi yltäneet? On vähintäänkin tullut selväksi, että mikään ei ole pysyvää ja mikään ei ole varmaa. Ainoastaan siihen voi luottaa, että kaikki muuttuu ja muutokset ovat väistämättömiä. Näissä muutoksissa asiakirjahallinta kohtaa aina vastustusta ja kyseenalaistamista. Kuitenkin se on myös jo nähty, että asiakirjahallinta roikkuu kehityksessä mukana tavalla tai toisella, taustalla ja näkymättömänä, mutta silti tarpeellisena. Asiakirjatiedon tunnusmerkit Savitaulu, papyruskäärö, pergamentti, paperi, mikrofilmi, magneettinauha, optinen levy: kaikki tiedon, informaation ja tekstin kantajia, tietovälineitä, jotka kuvaavat aikansa tekniskulttuurista tasoa. Ovatko ne myös asiakirjoja? Asiakirjan tyydyttävä, yksiselitteinen määrittely on osoittautunut vaikeaksi. Suomen kielen sana asiakirja lienee alun perin ollut lähinnä lakitermi: tuomioistuimessa käsitellystä asiasta laadittiin kirja eli kirje (Rastas 1993, 429). Kun informaatio on nykyisin digitaalista, asiakirja ymmärretään helposti aivan liian kapeasti, ja osa alan ammattilaisista olisi jopa valmis luopumaan koko sanasta. Yleisissä mielikuvissa termi yhdistyy papereihin ja virallisuuteen, mutta todellisuudessa asiakkuudenhallintajärjestelmät, sähköposti- ja WhatsApp-viestit, nettisivut ja tietokannat ovat yhtä lailla asiakirjoja. Asiakirjallisuus ei ole sidoksissa tiedon muotoon, sisältöön tai tiedon tuottamisen välineisiin. Asiakirjoja voidaan katsoa neljästä näkökulmasta (ks. tästä Henttonen 2015, 15 25). Asiakirjakäsitykset rajaavat ensiksikin asiakirja-ammattilaisten toiminta-aluetta. Sen kannalta toiminnassa syntyvä tai vastaanotettu tieto on tästä asiakirjallista. Kun asiakirjahallinnon kuuluu huolehtia asiakirjojen asianmukaisesta syntymisestä, käytöstä ja säilyttämisestä organisaatiossa, mitään aineistoja tai toimintoja ei voida lähtökohtaisesti sulkea pois tarkastelun piiristä. 2

3 Päästäkseen päämääriinsä asiakirjahallinnon on analysoitava toiminnassa syntyvät ja siitä tarvittavat asiakirjat ja valittava tämän pohjalta keinot, joiden avulla elinkaaren ja käytön hallinta voidaan tehdä suunnitellusti. Toinen näkökulma asiakirjoihin saadaan tiedon ominaisuuksien kautta. Asiakirjat ovat evidenssiä, ne kertovat toiminnasta, jossa ne ovat syntyneet tai niitä on käytetty. Tästä näkökulmasta vain evidenssiksi kelpaava tieto on asiakirjallista: tieto, joka on autenttista, luotettavaa, ehyttä ja käytettävää. Esimerkiksi Alexander Stubbin tviitti käy asiakirjasta, jos se on syntynyt hänen työssään ministerinä, on autenttinen (Stubbin todella lähettämä), luotettava (sisältää kaiken välitetyn tiedon), ehyt (ei tahallisesti tai tahattomasti muutettu) ja käytettävä (esitettävissä niin, että se pystytään löytämään ja tulkitsemaan). Sähköisessä toimintaympäristössä nämä piirteet eivät enää ole yhtä itsestään selviä tai yhtä helposti todettavissa kuin ennen. Siksi asiakirjojen piirteitä evidenssinä on alettu korostaa. Perinteiset paperiasiakirjat toimivat asiakirjoina ilman erityisiä toimia, koska asiakirjan paikka, siihen liittyvät muut asiakirjat ja asiakirjaan tehdyt merkinnät kertoivat asiakirjan historiasta ja kontekstista. Myöhemmin asiakirjaan tehdyt muutokset oli myös helppo todeta. Pelkkä tietojärjestelmässä oleva data ei kuitenkaan välttämättä paljasta, mihin toimintaan ja muuhun informaatioon se liittyy, kuka sen on luonut tai sitä käyttänyt, tai miten sitä on myöhemmin muokattu tai manipuloitu. Tämän vuoksi 1990-luvun puolivälistä alkaen ratkaisuksi on nähty erityiset sähköiset asiakirjajärjestelmät, joiden toiminnallisuus ja metatiedot on rakennettu ajatellen asiakirjojen ominaisuuksien säilyttämistä. Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjat ovat sellaista tehtävien hoidossa vastaanotettua tai luotua tietoa, jonka osalta on varmistettu, että sitä voidaan ymmärtää myös alkuperäisen toimintakontekstin ulkopuolella ja käyttää todisteena toiminnasta. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että dataan on lisätty metatietoa, joka kertoo sen kontekstista (kuka oli tekemässä mitä, milloin, mihin asiaan ja muihin asiakirjoihin liittyen), ja säilytys hoidetaan järjestelmässä, joka huolehtii tietojen autenttisuudesta, eheydestä ja luotettavuudesta. Asiakirjahallinto on saanut kehityksen myötä yhä enemmän riskienhallinnan luonteen: on ryhdytty painottamaan sitä, että asiakirjahallinnon tehtävä on minimoida organisaation riskit tunnistamalla tilanteet, joista asiakirjoja tarvitaan. Kolmas tapa määritellä asiakirjoja saadaankin kysymällä, mistä ja milloin asiakirjoja tarvitaan ja mihin tietoihin liittyy asiakirjoille tyypillisiä vaatimuksia. Lainsäädäntö voi edellyttää asiakirjojen luomista, säilyttämistä ja antamista käyttöön, mutta yhtä hyvin se voi vaatia käyttörajoitusten asettamista tai tietojen hävittämistä sen jälkeen, kun niitä ei enää toiminnassa tarvitaan. Asiakirjatietoon liittyvät lainsäädännön vaatimukset antavat toiminta-alueelle oman luonteen. Samanlaisia vaatimuksia tulee myös organisaation ja sen intressiryhmien tarpeista. Neljäs näkökulma asiakirjojen tunnistamiseen tulee profession keskeisistä kysymyksistä: ammatti-identiteetistä ja ammattikunnan tarkoituksesta. Asiakirjakäsitys ohjaa ammattilaisten toimintaa: se määrittelee, mihin huomio kiinnittyy, millaisia piirteitä asiakirjoissa pyritään säilyttämään ja asiakirjoihin tuottamaan, ketä varten toimitaan. Palvellaanko ensisijaisesti organisaation toimintaa, juridisia tarpeita vai kulttuurihistoriallisia päämääriä? Jos arkistonhoitajan missio on kulttuurihistoriallinen, työn kannalta keskeiset aineistot näyttävät toisenlaisilta kuin lainsäädännön tai organisaation toiminnan näkökulmasta. Juridisesti merkityksetön ja toiminnalle tarpeeton dokumentti saattaa olla kulttuurihistoriallisesti arvokas, tutkimukselle 3

4 tärkeä aineisto organisaatiolle hyödytöntä. Valittu näkökulma vaikuttaa siihen, millaiset aineistot ja millaiset aineiston piirteet ovat säilyttämisen arvoisia. Tämän vuoksi arkistoteoreetikot ovat paljonkin keskustelleet asiakirjatiedon luonteesta. Vaikka asiakirjat voidaan siis monilla tavoilla erottaa muusta informaatiosta, se ei tee niiden määrittelyä helpommaksi. Viime kädessä organisaation asiakirjahallinnon tehtävänä on määritellä, mitä tietoa on kohdeltava asiakirjana. Ratkaisuun vaikuttavat monet tekijät: normiympäristö lait ja muut toimintaan vaikuttavat määräykset standardit, suositukset ja sopimukset toiminnan tarpeet, puuttuvista asiakirjoista koituvat riskit ja yhteisön odotukset siitä, millaista tietoa on saatavilla. Asiakirjoja koskeva lainsäädäntö Arkistoja koskeva lainsäädäntö sai alkunsa Ranskan arkistoasetuksesta vuodelta luvulla arkistoteorian kehittymisen, arkistokoulujen ja arkistolaitosten perustamisen myötä vauhdittui myös arkistoja koskeva lainsäädäntötyö. Erityiset arkistolait ovat uusi ilmiö; niitä on yleisemmin laadittu vasta ja 1990-luvuilla. Suomen ensimmäinen arkistolaki vuodelta 1939 on varhaisimpien joukossa, vain Englannin, Skotlannin ja Pohjois-Irlannin Public Records Act -lait ovat varhaisempia. Arkistolailla yleensä määritetään kansallinen arkistolaitos ja sen toimivalta sekä asiakirjojen käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyviä tehtäviä (Archives 1994, 79). Suomen viimeisin arkistolaki on vuodelta Laki koskee pääsääntöisesti valtion ja kuntien viranomaisia ja liikelaitoksia. Siinä määrätään muun muassa arkistolaitoksen tehtävistä, viranomaisten vastuusta omista asiakirjoistaan, asiakirjojen laatimisesta, säilyttämisestä, käytöstä ja hävittämisestä. Arkistolain mukaan arkistolaitos voi antaa viranomaisia sitovia määräyksiä, ohjeita ja suosituksia arkistotoimen hoitamisesta, asiakirjojen käsittelemisestä ja säilyttämisestä. Suomessa arkistolaitos myös määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi ja arkistonmuodostajat itse määrittävät arkistonmuodostussuunnitelmassaan, miten pitkään muita aineistoja on tarve säilyttää. Lisäksi ministeriöt voivat antaa omalle hallinnonalalleen erityisohjeita asiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä, kuten esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriö potilasasiakirjoista. Arkistolaki ei suoraan koske yksityisiä eikä elinkeino- ja liike-elämän organisaatioita. On kuitenkin tilanteita, joissa julkisen ja yksityisen organisaation toiminnat limittyvät tiiviisti toisiinsa, ja tällöin lakia saatetaan joutua tulkitsemaan eri tavoin. Lisäksi on olemassa joukko yksityisen sektorin toimintaa koskevia lakeja ja asetuksia, joissa sivutaan myös asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä kuten kirjanpitolaki, verolait, yhtiölaki, kilpailulainsäädäntö, tuotevastuulaki sekä runsas joukko erillislakeja toimialasta riippuen. Viranomaisten asiakirjatietojen käsittelyä, käyttöä ja säilytystä ohjaavat myös asiakirjojen julkisuutta koskeva normisto (julkisuuslaki sekä noin erityissäännöstä), henkilötietolaki sekä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät normit. Suomen julkishallinnon ja viranomaistoiminnan pääperiaatteena on avoimuus ja jokaisen oikeus tiedonsaantiin. Jokaisella on myös oikeus yksityisyyteen ja henkilötietojen suojaan. Nämä perustuslailliset oikeudet tasapainoilevat 4

5 etenkin viranomaisen asiakirjahallinnassa, jossa molemmat arvot on huomioitava yhdenvertaisesti. Muihin merkittäviin lakeihin kuuluu muun muassa tietohallintolaki, joka edellyttää julkishallinnossa toimimista niin sanotun kokonaisarkkitehtuurin mukaan. Kokonaisarkkitehtuuri määrittää, millaisia tietoja, järjestelmiä ja palveluja luodaan, joten se vaikuttaa olennaisesti asiakirjahallinnan ratkaisuihin ja toteutukseen. Tätä kirjoitettaessa arkistolakia, tietohallintolakia sekä julkisuuslakia ollaan uudistamassa. Lisäksi EU:ssa on valmisteltu pitkään uutta tietosuoja-asetusta, jonka on tarkoitus astua suoraan sovellettavaksi lainsäädännöksi kahden vuoden siirtymäajan jälkeen asetuksen hyväksymisestä, aikaisintaan vuoden 2018 keväällä. Joiltakin osin asetus antaa tilaa myös kansalliselle tarkentavalle lainsäädännölle, esimerkiksi henkilötietojen käsittelyssä viranomaisissa. Oikeusministeriö on perustanut työryhmän selvittämään uudistusten täytäntöönpanoa edellyttäviä lainsäädäntötoimia. Teoriat asiakirjahallinnan taustalla Asiakirjahallinta pohjautuu arkistotieteellisiin teorioihin. Arkistotiede on määritelty metatieteeksi, jonka tehtävänä on systemaattisesti tutkia ja analysoida asiakirjoja, arkistoja ja arkistotoimintaa. Käytäntöön suuntautuneet, monitieteiset arkistoteoriat käsittävät elementtejä humanistisista ja yhteiskuntatieteistä (Stielow 1991, 21; Kjölstad 1995, 26). Arkistotiede on perinteisesti ollut tiiviisti sidoksissa alan ammattikuntaan. Keskusteltua arkistotieteestä on käyty ammatillisissa lehdissä, arkistotiedettä on enimmäkseen harjoitettu käytännön työn ohessa arkistoinstituutioissa ja arkistoteorialla on yleensä tarkoitettu ammattilaisten ajatuksia asiakirjoista ja niihin liittyvistä menetelmistä. Arkistotiede on alkanut menettää ammatillista luonnettaan vasta viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana, jolloin opetus on siirtynyt yliopistoihin. Akateemisesti etabloitunut tutkimus on kuitenkin edelleen melko niukkaa, vaikka esimerkiksi käytettyjen tutkimusmenetelmien kirjo on nopeasti laajentunut. Tutkimusalan nuoruutta kuvastaa se, että vertaisarvioituja tieteellisiä lehtiä on edelleen vain muutama, tärkeimpänä Archival Science, joka alkoi ilmestyä vuonna (Gilliland & McKemmish, 2004; Sundqvist 2005.) Perinteisen, ammatillisen arkistoteorian ytimenä on perinteisesti ollut niin sanottu provenienssiperiaate. Provenienssiperiaatteen keskeinen ajatus on säilyttää säännöllisen toiminnan tuottamat asiakirjat omana kokonaisuutena, jota ei sekoiteta muihin kokonaisuuksiin. Periaate pohjaa pitkään käytännön kokemukseen. Periaate alkoi hahmottua yhtä aikaa eri puolilla Eurooppaa 1700-luvun lopulta lähtien. Provenienssiperiaatteen varsinainen syntymähetki tavataan sijoittaa vuoden 1841 Ranskaan, jossa se nimellä respect des fonds vahvistettiin departementtiarkistojen järjestämisen perussäännöksi (Backhaus 1995, 31). Sisäministeriön virallisessa kiertokirjeessä edellytettiin, että "... kaikki asiakirjat, jotka tietty elin, laitos, perhe tai yksilö tuottavat muodostavat fondin, kokonaisuuden, jonka asiakirjat täytyy pitää yhdessä... ". Ajatus omaksuttiin Euroopassa yleisesti 1800-luvun jälkipuoliskolla ja se tunnustettiin ainoaksi oikeaksi perustaksi asiakirjojen järjestämiselle. Periaatetta kehiteltiin ja tarkennettiin edelleen. 5

6 Kokonaisuuksien kunnioittamisen ulkoiseen aspektiin liitettiin vuonna 1881 Preussin valtionarkistossa sisäinen aspekti: myös asiakirjojen alkuperäinen järjestys kokonaisuuden sisällä oli säilytettävä (Duchein 1992, 20). Modernin arkistotieteen kehittyminen alkoi tästä. Provenienssiperiaate sai teoreettisen perustelun vuonna 1898 ilmestyneessä hollantilaisessa käsikirjassa Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archiven. Hollantilaiskäsikirjan merkitys oli suuri, koska se kodifioi eurooppalaisen arkistoteorian ja esitteli arkistojen hallinnan metodologioita. Se oli myös ensimmäinen teos, joka tavoitti käännöksinä arkistoammattilaisia eri puolilla maailmaa. Kirjan rajoituksena on jälkikäteen katsoen kapea-alaisuus; se käsitteli pääasiassa julkishallinnon arkistojen järjestämistä ja luettelointia, ei juurikaan seulontaa ja yksityisluontoisia arkistoaineistoja (Cook 1997, 22). Dogmaattisena virstanpylväänä käsikirja myös lukkiutti arkistoteorian kehitystä Euroopassa (Backhaus 1995, 31). Toinen arkistoteorian ja -käytännön merkkipyykki on englantilaisen Sir Hilary Jenkinsonin arkistojen hallinnan käsikirja vuodelta Jenkinson luonnehti teoksessa arkistoja puolueettomiksi todisteiksi, joita arkistonhoitaja vartioi. Arkistonhoitaja oli Jenkinsonille keeper, jonka tehtävä oli säilyttää, ei hävittää. Seuraava askel arkistoteorian kehittämisessä jouduttiin kuitenkin ottamaan nimenomaan asiakirjojen seulonnan ja hävittämisen alueella. Tämä tapahtui Yhdysvalloissa toisen maailmansodan aikana ja jälkeen, koska suurista asiakirjamassoista aiheutui hallinta- ja käsittelyongelmia (Cook 1997, 23). Theodore R. Schellenberg julkaisi vuonna 1956 teoksen, joka vailla vanhojen eurooppalaisten teorioiden rasitetta keskittyi moderneihin asiakirjoihin ja loi siten suuntaviivoja asiakirjahallinnolle ja asiakirjatietojen arvonmäärityksen ja seulonnan periaatteille. Schellenberg tunnetaan yhdysvaltalaisen seulontateorian isänä, joka pohti asiakirjojen primaarisia ja sekundaarisia sekä evidentiaalisia ja informatiivisia arvoja (Cook 1997, 27). Hänen teoksillaan on ollut maailmanlaajuinen ja periaatteellinen vaikutus arkistoteorian kehittämiseen ja niitä käytetään edelleen alan perusoppikirjoina. Pohjoismaiden johtavin arkistoteoreetikko on ollut ruotsalainen Nils Nilsson. Hän kehitti provenienssiperiaatteelle sovelluksen, jossa sitä käytetään työmetodina niin historiallisesti orientoituneessa arkistolaitoksessa kuin myös preventiivisessä, ehkäisevässä arkistonhoidossa hallinnossa. Tämä provenienssiperiaatteen erityinen ruotsalainen kaksoissovellus arkiston suunnittelun ja muodostamisen välineenä lienee vieras muun Euroopan arkistotieteessä (Backhaus 1995, 36), mutta suomalaiseen arkistoajatteluun Nilssonilla on ollut huomattava vaikutus 1960-luvulta lähtien. Kansainvälisen arkistoteoreettisen keskustelun painopiste on toisesta maailmansodasta lähtien ollut säilytettävien aineistojen valikoinnissa ja 1980-luvulta lähtien erityisesti sähköisten aineistojen hallinnassa. Monimutkaistuva tietotekninen toimintaympäristö on nostanut esiin periaatteellisia kysymyksiä arkistotieteen ydinteorian sovellettavuudesta, luotettavien ja autenttisten asiakirjojen laatimisesta ja etenkin niiden säilymisestä. Sähköisessä informaatiouniversumissa provenienssiperiaatetta on jouduttu laajentamaan sekä arvioimaan ja tulkitsemaan uudelleen. Sitä ovat tehneet erityisesti amerikkalainen David Bearman sekä useat kanadalaiset ja australialaiset arkistoteoreetikot. Merkittäviä muutoksia onkin 6

7 tapahtunut; muun muassa kuvailukäytäntöjen avulla on pystytty murtamaan arkistojen fyysinen luonne ja siirrytty henkiseen hyllyjärjestykseen, jossa asiakirjojen suhteet nähdään muinakin kuin fyysisten objektien keskinäisen järjestyksen suhteina. Samalla provenienssiperiaate on yhdistetty tiukemmin tehtäviin ja toimintoihin, ei enää pelkästään organisaatioyksikköihin. Muutokset ovat siirtäneet sekä teoreettisen että käytännöllisen painopisteen pois fyysisistä asiakirjoista kohti asiakirjoja tuottavia toiminnallisia yhteyksiä, kohti asiakirjajärjestelmiä. Yleisen arvion mukaan provenienssiperiaate pystyy edelleen vastaamaan ajan haasteisiin, tukemaan asiakirjatietojen, niiden synty-kontekstien ja arkistojen potentiaalisten arvojen säilymistä. (Cook 1997, ) Suomessa keskusteltiin ja 1940-luvuilla ensimmäisen arkistolain laatimiseen ja toteuttamiseen sekä vastaperustettujen maakunta-arkistojen ja sota-arkiston aineistojen järjestämiseen liittyvistä ongelmista, mutta arkistoteoreettinen keskustelu tyrehtyi sen jälkeen useiksi vuosikymmeniksi. Se on edelleen Suomessa vähäistä. Digitaalisessa ympäristössä ei ole enää fyysisiä kokonaisuuksia ja alkuperäisiä järjestyksiä (tieto voidaan esittää eri tavoin ja eri järjestyksissä), metatietojen ja aineistojen kuvailujen avulla kerrotaan samoja asioita, jotka aikaisemmin välittyivät sanattomasti provenienssiperiaatteen avulla. Metatiedot liittävät yhteen hajallaan olevan sähköisen tiedon, joka olisi aikaisemmin löytynyt paperilla samojen kansien sisästä. Vaikka menetelmät ovat toiset, tiedon ymmärtämisen ja käyttämisen edellytykset eivät ole muuttuneet. Asiakirjatiedon hallintaa käytännössä Asiakirjatiedon elämänvaiheiden hallinta 'kehdosta hautaan' edellyttää ammatillista tietämystä ja sisältää monia erilaisia toimenpiteitä, valintoja ja päätöksiä. Englanninkielisissä maissa, Saksassa ja Ranskassa tehdään terminologisesti selvä ero vielä ajankohtaisten asiakirjojen ja arkistoissa olevan vanhemman asiakirja-aineiston välillä. Records, Files, Registratur, archives courantes -termeillä tarkoitetaan ajankohtaisia aktiivikäytössä olevia asiakirjoja. Archives, Archiv, archives historiques -termit taas merkitsevät vain arkistoaineistoja, seulottuja ja pysyvään säilytykseen valittuja kulttuurihistoriallisesti merkittäviä arkistoasiakirjoja. Varsinkin anglosaksisissa maissa asiakirjahallinto ja arkistonhoito ovat myös professioina selvästi eriytyneitä; asiakirjahallinnon ammattilaisen (records managerin) aluetta ovat ajankohtaisasiakirjat ja records management, arkistonhoitajan (archivist) aluetta arkisto ja archives management. Molemmat ryhmät toimivat samalla alueella, mutta tarkastelevat sitä eri näkökulmista: records managerit organisaation toiminnan ja tarpeiden kannalta, arkistonhoitajat tutkimuksen ja kulttuuriperinnön näkökulmasta. Suomessa vastaavaa erottelua ei tehdä; asiakirja viittaa terminä sekä aktiiviasiakirjaan että arkistoasiakirjaan. Asiakirjahallinnossa ja arkistossa työskentelevät ammattilaiset eivät myöskään ole selkeästi eriytyneet omiksi ryhmikseen. Suomalainen asiakirjahallinto sisältää piirteitä sekä perinteisestä arkistonhoidosta että amerikkalaistyyppisestä asiakirjahallinnosta. Sielläkin, missä ero näiden kahden ryhmän välillä on ollut selvä, lähentymistä on tapahtunut 7

8 tietoteknistymisen myötä. Sähköisessä ympäristössä ei synny pitkään säilytettävissä ja ymmärrettävissä olevaa aineistoa, jos arkiston tarpeita ei oteta huomioon alusta alkaen. Asiakirjahallinnan suunnittelu Suunnittelu on asiakirjahallinnan ratkaisevan tärkeä ja välttämätön työväline. Asiakirjojen määrä ja monimuotoisuus edellyttävät tietoista hallintaa organisaation toiminnan tehokkuuden ja taloudellisuuden turvaamiseksi. Enää ei voida antaa arkistojen vain syntyä ja kerääntyä. Sähköisessä asiakirjamaailmassa suunnittelemattomuus johtaa nopeasti kaaokseen. Asiakirjahallinnan suunnittelumetodologiat (SFS-ISO Asiakirjahallinnan standardi, DIRKS-manuaali) perustuvat organisaation toimintaprosessien analyysiin. Suunnitelmallisella asiakirjahallinnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen laatimiseen, käsittelyyn, säilyttämiseen ja käyttöön liittyvien toimenpiteiden tarkastelua kokonaisuutena. Tarkoituksena on saada asiakirjatiedot luotettavalla, tehokkaalla ja edullisella tavalla tukemaan organisaation varsinaista päätoimintaa. Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon hallintatehtävät olisi tarkoituksenmukaista kytkeä organisaation tietohallintoon ja tietojenkäsittelyyn. Yhteistyö organisaation johdon, lakiosaston tai viestinnän kanssa on myös tärkeää laadukkaan asiakirjahallinnan toteuttamisessa. Asiakirjahallinnan peruslähtökohdaksi on Suomessakin hyväksytty asiakirjatietojen elinkaariajattelu eli asiakirjan elämänvaiheiden suunnitelmallinen hallinta laatimisesta hävittämiseen tai säilyttämiseen. Asiakirjatietojen elinkaaren suunnitteluprosessi tulisi toteuttaa osana organisaation varsinaista päätoimintaa. Asiakirjahallinnon vastuuhenkilön tehtävänä on tuoda esiin asiakirjahallinnon näkökulmat kaikessa tiedon, informaation ja dokumenttien käsittelyssä organisaatiolaajuisesti. Sähköisessä asiakirjamaailmassa suunnittelun painospiste kohdistuu korostetusti jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheeseen, tilanteeseen ennen asiakirjan syntymää. Amerikkalaisesikuvien mukaan asiakirjahallinnon suunnittelun pitäisikin olla osa organisaation strategista suunnittelua, joka määrittelee perustehtävät, päämäärät ja toiminnan kohteet ja suuntautuu kohti toiminnallisuutta, pois asiakirjasta tuotteena (Jimerson 1989, 337). Suomessa on 1980-luvun alusta lähtien ohjattu julkishallinnon viranomaisten asiakirjahallintaa arkistonmuodostussuunnitelmilla. Arkistolain edellyttämä arkistonmuodostussuunnitelma on pelkistetyimmillään luettelo kaikista organisaation tuottamista ja toiminnassa tarvittavista asiakirjoista ja rekistereistä sekä niiden säilytysajoista ja käyttörajoituksista. Suunnitelman laajempana tavoitteena on hallita organisaation sisäisiä, toiminnan tuottamia tietovirtoja ja ohjeistaa muun muassa tarpeettoman aineiston hävittämistä. Käytäntöjä ei aina ole saatu vastaamaan tavoitteita: arkistonmuodostussuunnitelmia ei ole ymmärretty käyttää kehittämissuunnitelmina, osana organisaation kokonaisvaltiasta tieto- ja asiakirjahallintopolitiikkaa. Suunnitelmien laatiminen on saattanut jäädä vain lainsäätäjän aikomuksia toteuttavaksi kertasuoritteiseksi toimenpiteeksi - esimerkiksi byrokraattisesta tottelevaisuudesta ja määräyksien noudattamisesta. Huolellisesti tehty arkistonmuodostussuunnitelma on kuitenkin tärkeä, tarpeellinen ja tehokas asiakirjahallinnon ja arkistoammattilaisten työväline. 8

9 Suomalaisia arkistonmuodostussuunnitelmia laajempia asiakirjahallinnon ohjelmia (records management program) laaditaan muun muassa Yhdysvalloissa, Australiassa ja Englannissa. Records management program -ohjelmat kytkeytyvät suunnitelmallisesti organisaation ydintoimintoihin ja ne nähdään strategisiksi työkaluiksi, osaksi asiakirja- ja informaatiopolitiikkaa (Hare 1997, 20) luvun lopulta alkaen arkistonmuodostussuunnitelmia on Suomessa kehitetty sähköisten aineistojen hallintaan. Samalla terminologia on muuttunut. Tavoitteena on, että tiedonohjausjärjestelmissä olevat tiedonohjaussuunnitelmat sisältävät julkishallinnon organisaatioiden tehtävien, prosessien ja aineistojen kuvaukset. Tiedonohjausjärjestelmät tuottavat aineiston hallintaan ja kontekstualisointiin tarvittavat metatiedot suunnitelmien pohjalta ja päivittävät niitä rajapintojen kautta eri tietojärjestelmissä. Arkistolaitoksen Sähke2-normi perustuu tähän visioon. Julkisella sektorilla tietojärjestelmien kehittämisen suunnittelu perustuu julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuriin, joka antaa sille suuret raamit määrittelemällä käytettävät metatietomallit, yhteiset palvelut ja tietovirrat. Tämä vaikuttaa olennaisesti tapaan, jolla asiakirjahallintaa toteutuu organisaatioissa. Toimintaympäristö on muutenkin muuttunut. Sähköisistä asiakirjajärjestelmäistä on etsitty ratkaisua asiakirjahallinnan tarpeisiin, mutta teknisen ympäristön kehitys ja uudet työskentelytavat ovat haastaneet ne. Sähköisten asiakirjajärjestelmien oletuksena on, että työntekijät työskentelevät työpisteillään organisaation antamilla ohjelmistoilla tallentaen työnsä sen hallussa olevalle palvelimelle, jota asiakirja-ammattilaiset valvovat. Todellisuudessa työ on kuitenkin yhä enemmän mobiilia eikä sitä tehdä vain työpaikalla. Google Docsin kaltaiset helppokäyttöiset ja maksuttomat välineet sallivat työskentelyn missä vain yli organisaatiorajojen. Tieto karkaa herkästi asiakirjahallinnon hyppysistä pilvipalveluihin ja sosiaaliseen mediaan, mikä pakottaa etsimään uudenlaisia ratkaisuja. (Bailey 2008; Stuart & Broamge, 2010; Mäkinen 2013.) Arvonmääritys ja seulonta Asiakirjoja laaditaan runsaasti sekä käytännöllisistä että hallinnollisista syistä; julkishallinto tuotti ennen digitalisaatiota paperiasiakirjoja noin 70 hyllykilometriä vuodessa. Digitaalisen tiedon määrä on todennäköisesti tätä suurempi. Vain osaa tiedosta säilytetään pysyvästi: asiakirjoja, joilla on juridista tai tutkimuksellista merkitystä tai muuta arvoa todisteena toiminnasta. Jotkin tiedot, kuten oikeusturvaa takaavat asiakirjatiedot, palkka- ja eläketiedot, todistukset, sopimukset ja omistusasiakirjat, ovat korvaamattomia yksittäisille kansalaisille, yhteisöille ja viranomaisille. Samalla tämän päivän asiakirjat ovat tulevan tutkimuksen lähdeaineistoja. Tutkimuksen tarpeisiin säilytettävän asiakirjatiedon arviointi ja valitseminen on arkistoalan vaikeimpia ja kiistellyimpiä tehtäviä. Millä kriteereillä valitaan kaikista tuotettavista dokumenteista ne, jotka säilytetään pysyvästi tutkimuksen tarpeisiin? Miten ennakoidaan nopeasti muuttuvassa maailmassa tulevan tutkimuksen tarpeet, tutkimuspoliittiset painotukset, uudet tutkimustrendit ja -metodit? Toisen maailmansodan jälkeen arkistoammattilaiset ovat suuria asiakirjamassoja käsitellessään joutuneet kautta maailman kehittämään systemaattisia metodeja asiakirjojen arvon mää- 9

10 rittämiseksi sekä säilytys- ja hävittämiskriteerien laatimiseksi. Tehokkuus-, tila- ja kustannussyistä vähemmän tärkeät asiakirjat halutaan seuloa tärkeiden joukosta ja hävittää nopeasti (Dollar 1992, 57). Juuri arvonmääritystä onkin pidetty asiakirjahallinnan vaativimpana ja vastuullisimpana tehtävänä. Asiakirjatietojen laatuun ja arvoon liittyvä problematiikka on asiakirjahallinnan professiolle tunnusomainen piirre verrattuna muihin informaatioammatteihin. Arvonmäärityksessä tutkitaan asiakirjatietojen säilytysarvoja yksilön ja yhteiskunnan kannalta sekä käytännön, kulttuurin ja tutkimuksen kannalta. Tavoitteena on tunnistaa ne aineistot, joita on tarpeen säilyttää vielä senkin jälkeen, kun ne ovat täyttäneet tehtävänsä käytännön tarpeiden tyydyttämisessä sekä hävittää mahdollisimman nopeasti se aineisto, joka on arvioitu tarpeettomaksi. Vain juridisesti ja tutkimuksellisesti kaikkein arvokkain aineisto voidaan säilyttää pysyvästi, se on Suomessa tavallisesti arvioitu noin 5 20 prosentiksi julkishallinnon tuottamasta kokonaismäärästä. Arkistolaitos päättää Suomessa pysyvästi säilytettävistä julkishallinnon asiakirjoista ja pyrkii siksi jatkuvaan vuoropuheluun tutkijoitten kanssa säilyttämisen periaatteista. Keskustelu ei käy helposti. Monesti tutkijoitten kannanotot ovat varovaisia ja subjektiivisia (Lybeck 2006). Arvonmäärityksen teoriasta ja periaatteista on käyty jatkuvaa kansainvälistä keskustelua. Arvonmäärityksen (appraisal) perusteiksi on ehdotettu muun muassa organisaatiohierarkiaa (ylimpien tasojen aineistot arvokkaampia kuin alempien), organisaation tehtäviä (toiset tehtävät ovat tärkeämpiä kuin toiset) ja markkina-arvoa (eniten käytetyt aineistot arvokkaimpia). Kuuluisiin henkilöihin, rakennuksiin ja tapahtumiin liittyvät aineistot arvioidaan tärkeiksi muun muassa Ranskassa ja Yhdysvalloissa, Englannissa taas pidetään hallinnollisia tarpeita tärkeämpänä kuin tutkimuksen tarpeita. Ruotsissa on nostettu esiin alueellinen arvonmäärityskriteeri. Arvonmääritysproblematiikkaan kuuluu myös pohdinta asiakirja-aineistojen todistusarvon ja informaatioarvon suhteesta. Monien kriitikkojen mielestä informaatioarvoa korostetaan liikaa; keskeistä ei pitäisi olla tiettyjen spesifisten tiedontarpeinen tyydyttäminen vaan laajempi moral defence of archives, arkistojen moraalinen puolustus; arkistojen koskemattomuuden ja eheyden (integriteetin) sekä todistusvoimaisuuden varmistaminen (Cook 1998, 25). Näitä todistusvoimaisuutta korostavia evidentialisteja taas kritisoidaan yhteiskunnan asiakirjallisen kulttuuriperinnön unohtamisesta. Arvonmäärityksen ja seulonnan suorittamisen ajankohta on käytännön periaatekysymys. Aiemmin turvauduttiin lähes yksinomaan jälkeenpäin tapahtuvaan taannehtivaan poimintaseulontaan, nykyisin pyritään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa päättämään asiakirjatietojen säilytysajoista ja -tekniikoista. Sähköisten asiakirjojen säilytysajoista pitää päättää jo asiakirjajärjestelmän suunnitteluvaiheessa, ennen kuin asiakirjoja laaditaan. Varhaisvaiheen arvonmääritys ja säilytysajoista päättäminen vähentää kustannuksia, joita aiheutuu muun muassa standardien soveltamisesta sellaisiin aineistoihin, joilla ei ole pysyvää arvoa (Guide 1997, luku 3.3.). Suuret massa-aineistot ovat johtaneet otantamenetelmien kehittämiseen asiakirja-aineistojen seulonnassa, käytössä on muun muassa syntymäpäiväotanta (8., 18. ja 28. päivänä syntyneitten henkilöiden asiakirjat säilytetään pysyvästi) sekä määrävuosiotanta (tavoitteena säilyttää 5-10 % aineistosta). Otantojen käyttökelpoisuudesta myöhemmän tutkimus- ja muun käytön kannalta on varsin vähän tietoa (Rastas 1993, ). Sähköisten aineistojen kohdalla Suo- 10

11 messa on pääsääntöisesti siirrytty karkeampaan arvonmääritykseen, jossa pysyvästi säilytettävä tieto määritellään ensisijaisesti tehtäväluokittain ja hienojakoisemmasta arvonmäärityksestä tehtäväluokan sisällä luovutaan. Säilyttäminen ja säilyvyys Asiakirjatiedon säilyttämisessä suurimmat haasteet liittyvät sähköisiin aineistoihin. Perinteisten aineistojen säilyttäminen on yksinkertaista, jos asiakirjojen säilytysvälineet ja tilat ovat asianmukaiset ja asiakirjat on laadittu käyttäen kestäviä materiaaleja. Sähköinen säilyttäminen asettaa suurempia haasteita. Käsitykset siitä, mikä siinä on vaikeaa, ovat muuttuneet ajan myötä. Ensin huomio oli tallennusvälineiden hauraudessa, koska pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta sähköisten tallennusvälineiden elinikä on lyhyt, yleensä parhaimmillaankin joitakin vuosikymmeniä. Sen vuoksi aluksi pyrittiin määrittelemään arkistokelpoisia tallennusvälineitä, jotka takaisivat tiedon säilymisen. (Henttonen 1997.) Seuraavaksi huomattiin, että satoja vuosia säilyvä optinen levy tai muu media ei ole ratkaisu säilyttämisen ongelmiin: tiedon lukemiseen ja käyttämiseen tarvittavat laitteistot ja ohjelmistot katoavat joka tapauksessa melko nopeasti. Laitteisto- ja ohjelmistoriippuvuutta vastaan taisteltiin aluksi menestyksekkäästi tallentamalla tiedot hyvin yksinkertaisessa ja eri laitteistojen ja ohjelmistojen ymmärtämässä muodossa niin sanotuksi peräkkäistiedostoksi. Menetelmää voitiin käyttää kuitenkin vain tietyntyyppisiin aineistoihin (esimerkiksi tilastotieteelliseen dataan) ja se saattoi merkitä tietosisällön osittaista menettämistä. Parempi vaihtoehto on ollut turvautua toivottavasti pitkäikäisiin, yleisesti käytettyihin ja standardoituihin tallennusmuotoihin. (Henttonen 1997.) Säilytykseen käytetään nykyisin muun muassa TIFF-kuvatiedostoja ja PDF:n arkistokäyttöön tarkoitettua varianttia (PDF/A). Mitä lyhyemmistä säilytysajoista on kysymys, sitä helpompaa ja halvempaa sähköinen säilyttäminen on yleisesti ottaen. Toisin kuin ehkä voisi luulla, datan pitkäaikaissäilytys on organisaatioiden yleinen ongelma. Yhden selvityksen mukaan 80 % organisaatioista on aineistoja, joiden olisi säilyttävä yli 50 vuotta. (Peterson et al ) Pitkäaikaissäilytyksen kysymyksiä ei voi pitää ratkaistuina. Säilyttämisen tavoitteena on, että uusissa järjestelmissä ja ympäristöissä voidaan tuottaa teknisestä kehityksestä huolimatta ymmärrettäviä, eheitä ja autenttisia objekteja, jotka ovat olennaisin osin identtisiä alkuperäisen säilytykseen vastaanotetun objektin kanssa. Tähän voidaan pyrkiä erilaisin strategioin, esimerkiksi emuloimalla käytöstä poistuneita laitteistoja ja ohjelmistoja. Yleisin pitkäaikaissäilytysstrategia on migraatio, jossa tiedot joko kopioidaan uudelle tallennusvälineelle vanhan magneettinauhan tai muun välineen muuttuessa iän myötä epäluotettavaksi (fyysinen migraatio) ja/tai ne muunnetaan muotoon, jossa uudet ohjelmistot pystyvät niitä käyttämään (looginen migraatio). (Tough & Moss 2006, Peterson et al ) Loogisen migraation ongelma on, että sen avulla pystytään aineisto säilyttämään luotettavasti vuotta. Tämän ylittävät säilytysajat vaativat useita migraatioita, jolloin riski datan menettämisestä tai vaurioitumisesta kasvaa. Looginen migraatio on monimutkainen prosessi eivätkä laitteistot ja menetelmät skaalaudu nykyisillään niin, että tehtävästä voitaisiin kustannustehokkaasti ja luotettavasti suoriutua aineistojen määrän kasvaessa. (Peterson et al. 2007). Monilta osin sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen on alue, josta ei vielä ole kokemusta. Vuoden 11

12 2005 lopussa ei tiettävästi ollut ainuttakaan käytännön projektia, jossa olisi hyödynnetty pitkäaikaissäilytykseen edellyttämää preservation metadataa (Tough & Moss 2006, erityisesti Seamus Rossin artikkeli). Tällä hetkellä asiakirjahallinnassa päähuomio on aineistojen tarvitsemassa metatiedossa ja järjestelmien toiminnallisuudessa. Viimeisen kymmenen vuoden aikana on tehty paljon työtä sen selvittämiseksi, millaista metatietoa aineistot tarvitsevat tuekseen. Asiakirjoille on tyypillistä, että yksittäistä tietoa ei voida ymmärtää ja tulkita oikein muuten kuin osana asiakirjan luonutta toimintaprosessia ja yhdessä muiden samaan asiaan liittyvien asiakirjojen kanssa. Vaikka tiedon ymmärtäminen olisikin mahdollista, sen käyttäminen todisteena ei onnistu ilman varmuutta siitä, kenen ja mistä toiminnasta on kysymys. Ratkaisevaksi vaiheeksi asiakirjan elinkaaressa on tullut talteenotto (capture), jossa asiakirja tallennetaan järjestelmään, joka huolehtii sen säilymisestä autenttisena ja eheänä. Samalla asiakirjan oheen tallennetaan metatietojen avulla läpileikkaus kontekstista kuka on tekemässä mitä, millä hetkellä, missä asiassa, mihin muihin asiakirjoihin liittyen ja siihen lisätään asiakirjan säilyttämistä ja käyttöä ohjaavat tiedot. Järjestelmän toiminnallisuus liittyy kiinteästi metatietoihin: jos metatiedoissa on määritelty asiakirja salassa pidettäväksi, järjestelmän on kunnioitettava tätä metatietoa ja tarjottava valtuutetuille käyttäjille mahdollisuus metatietojen ylläpitämiseen. Autenttisuuden varmistamiseksi on tarpeen aukottomasti varmistaa, mitä asiakirjalle on tapahtunut ja miten sitä on säilytetty: tämäkin dokumentoidaan metatietojen avulla. Metatiedot ovat avain myös aineiston teknisen ylläpitoon: metatiedot kertovat esimerkiksi, millaisella laitteistolla ja ohjelmistolla aineisto voidaan lukea. Asiakirjoihin liittyvän metatiedon hallintaa ja suunnittelua on ohjeistettu kansainvälisissä SFS-ISO standardissa Sähköisten asiakirjajärjestelmien toiminnallisuutta ja metatietoja ohjaavia määrityksiä ovat muun muassa EU:n piirissä yhteisesti laadittu MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems) ja Suomen julkishallinnossa käytetty Sähke2 sekä sähköisiin aineistoihin yleisesti soveltuva PREMIS metatietomääritys. Tällä hetkellä sähköisten asiakirjajärjestelmien (Electronic Records Management System, ERMS) toiminnallisuus ja metatiedot ovat jo hyvin tarkasti tiedossa verrattuna dokumenttienhallintajärjestelmiin (EDMS, Electronic Document Management System), jotka, samoin kuin sisällönhallintajärjestelmät, ovat paljon epämääräisempi alue (Revised Framework 2006). Arkistoaineistojen järjestäminen, luettelointi, kuvailu Arkistoteorian ydinajatukset kehittyivät aikanaan asiakirjojen fyysiseen järjestämiseen liittyviä teoreettisia seikkoja pohdittaessa. Provenienssiperiaatteen ulkoinen ulottuvuus on saanut käytännön toteutuksensa juuri arkistojen järjestämisprosessissa, kun kukin asiakirjakokonaisuus on pidetty omana itsenäisenä kokonaisuutenaan sekoittamatta sitä muihin. Arkistolaitoksissa tapahtuvan arkistojen järjestämisen ja luetteloinnin tarkoituksena on ollut säilyttää asiakirjojen alkuperä ja helpottaa asiakirjojen käyttöä. Arkistokokonaisuuksien (fondien) sisällä, asiakirja-sarjojen ja yksittäisten asiakirjojen osalta on pyritty noudattamaan provenienssiperiaatteen sisäistä ulottuvuutta: asiakirjojen alkuperäistä, arkistonmuodostajan asiakirjoilleen antamaa järjestystä. Aina se ei ole ollut mahdollista ja jonkinasteiseen tai täydel- 12

13 liseen uudelleenjärjestämiseen on ollut pakko ryhtyä. Asiakirjojen fyysinen keskinäinen järjestys valikoituu käytännön tarpeiden pohjalta; pöytäkirjat ovat yleensä kronologisessa järjestyksessä, tiliasiakirjat numerojärjestyksessä ja henkilöasiakirjat aakkosjärjestyksessä. Tietyt asiakirjat taas järjestyvät luontevasti aiheen, sisällön tai maantieteellisen jaottelun mukaan. Suomessa on 1940-luvulta lähtien noudatettu Ruotsin esikuvan mukaista arkistokaavaa järjestämis- ja luettelointityön pohjana. Tässä mallissa asiakirjat ryhmiteltiin niiden tyypin mukaan sisällöstä välittämättä: pöytäkirjat, diaarit, luettelot, tiliasiakirjat ja kirjeet saivat omat sarjansa arkistossa. Vasta 1980-luvulta lähtien on yleistynyt asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi organisaation tehtäväkartoituksen pohjalta. Arkistojen kuvailussa ja luetteloinnissa yhteen ryhmitetään yhden arkistonmuodostajan tuottama aineisto (ulkoinen provenienssi) sekä tehtävältään yhteenkuuluvat asiakirjat (esimerkiksi kirjeet, pöytäkirjat, luettelot). Arkistojen fyysistä järjestystä heijastavat arkistoluettelot eivät kuitenkaan erityisen hyvin palvele arkisto-periaatteista tietämättömän tiedonhakijan tiedonhakutarpeita (Kilkki 1997, 2). Arkistojen luonteen ja tutkijan tarpeitten välillä vallitsee vastakohtaisuus: arkistofondit ovat arkistonmuodostajan aktiivisen toiminnan tuottamia kokonaisuuksia kun taas tutkijan tarpeet ovat metodisia ja systemaattisia. Asiakirjatiedon synnyn ja myöhemmän tutkimuskäytön välistä ongelmaa on yritetty ratkaista kehittämällä parempia arkistohakemistoja (Duchein 1983, 82). Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen kehittäminen alkoi 1970-luvun lopulla Yhdysvalloissa. Tätä ennen standardointia pidettiin jokseenkin mahdottomana, koska asiakirjat ovat luonteeltaan uniikkeja. (Da Fonseca, 2011.) Nykyiset suomalaiset arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt ovat osin kansainvälisiä sääntöjä, mutta erojakin on (tästä ks. Henttonen 2012). Arkistokuvailu on yleensä monitasoista, mikä tarkoittaa neljää periaatetta: 1. Kuvailu etenee yleisestä yksityiskohtaiseen 2. Kullakin kuvailutasolla (esimerkiksi arkisto, sarja, kansio tai muu arkistoyksikkö) kerrotaan vain sille tarpeellinen informaatio 3. Kuvailutasot on linkitetty toisiinsa 4. Turhan toiston välttämiseksi tiedot kerrotaan ylimmällä soveltuvalla tasolla. Tuloksena on puurakenne, jossa esimerkiksi koko arkistoon liittyvä käyttörajoitus tai sisältötieto kerrotaan vain arkiston kuvailutiedoissa toistamatta sitä enää uudelleen kuvailtaessa arkiston osia. Koska arkistoasiakirjat ovat uniikkeja, kuvailutyötä ei voida säästää käyttämällä jossain muualla laadittuja kuvailu- ja luettelointitietoja, kuten kirjastot tekevät. Monitasoisella kuvailulla päästään kuitenkin arkistoissakin ergonomisempaan kuvailuun. Tällä hetkellä uusin kehitys on uuden kuvailun käsitemallin, kuvailu- ja luettelointisääntöjen sekä yhteisen palvelun tuottaminen arkistoille AHAA-hankkeessa osana Kansallisen Digitaalisen Kirjaston toteutusta yhdessä kirjastojen ja museoiden kanssa. Tavoitteena on ratkaisu, joka sallii erilaisten (kuten perinteiset asiakirja-aineistot, blogit ja tietokannat) ja eri elinkaaren vaiheisissa olevien (sekä organisaation hallussa olevien että kulttuurihistorialliseen päätearkistoon siirrettyjen) aineistojen kuvailun integroidusti yhdessä kirjasto- ja museoaineistojen kanssa. 13

14 Asiakirjahallinta professiona Arkistoprofessio alettiin käsittää autonomisena ja erikoistuneena toiminta-alueena 1850-luvulta lähtien. Tällä on yhteyttä eurooppalaisten arkistokoulujen perustamiseen vuosisadan alussa. (Duchein 1992, 21.) Ammattikunta on nykyisin varsin monimuotoinen eikä asiakirjahallinnan professiota voi enää tarkastella yksin päätearkistojen ja sen arkistonhoitajien näkökulmista. Asiakirjahallinnan tarpeet ovat erilaisia eri organisaatioissa ja toiminnan eri tasoilla. Organisaatio voi olla suuri tai pieni, kansallinen tai kansainvälinen, byrokraattinen tai joustava, julkishallinnollinen tai yksityinen, säätiö, seura tai yhdistys, yliopisto, sairaala tai arkistolaitos. Toimintasidonnaisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen lonkerot ulottuvat kaikkialle. Moninaisuus näkyy myös ammattinimikkeissä ja -tehtävissä sekä alan koulutuksessa. Kulttuurihistoriallisesti orientoituneet Kansallisarkistot ja muut päätearkistot ovat perinteisesti assosioituneet vahvasti historiatieteeseen. Historian metodiikan ja historiallisen lähdemateriaalin tuntemus on niissä edelleen tarpeen. Lisäksi tarvitaan myös lainsäädännön tuntemusta sekä ymmärrystä siitä, miten hallinto toimii. Päätearkistojen voi katsoa syntyneen Ranskan suuren vallankumouksen jälkeen v Sitä ennen arkistot palvelivat yleensä vain hallintoa ja hallitsijaa. Useimmat alalla työskentelevät nykyisinkin päätearkistojen ulkopuolella ja painiskelevat organisaationsa nykytiedonhallinnan kanssa. Ammatillinen identiteetti on melko rajun ja ristiriitaisenkin muuttumisprosessin kourissa. Informaatioteknologian paineet pakottavat uudistumaan ja yhteistyöhön yli professionaalisten rajojen kohti joustavuutta, avoimuutta ja tieteidenvälisyyttä. Yhteistyö vaatii yhteisymmärrystä erityyppisen informaation hallinnan ja kontrollin ulottuvuuksista. Informaatiota tuotetaan erityisessä kontekstissa, informaatiota prosessoidaan, kuvataan, säilytetään, suojataan tai tuhotaan oikea-aikaisesti lakien, sääntöjen, suunnitelmien tai muiden kriteerien mukaan, informaatiosta tehdään käyttökelpoista ja käytettävää tai sitä jaetaan käyttäjille. Asiakirjahallinnon ammattilaisen rooli on varmistaa, että tuotettavasta informaatiomassasta riittävä ja koherentti osa kaikkein tärkeimpiä asiakirjoja tunnistetaan ja säilytetään pitkäaikaisesti kontekstissaan todisteena toiminnasta. Todisteita tarvitaan vastuuvelvollisuuden toteuttamisessa, hallinnon jatkuvuudessa, toiminnassa, tehtävissä ja toimituksissa sekä kollektiivisen muistin varmistamisessa (Wallot 1996, 19). Digitaalisessa informaatioympäristössä arvostetaan asiakirja-ammattilaisten osaamista. Tähän kuuluvat muun muassa kontekstien tunnistaminen, informaation arvonmääritysten ja arviointimenetelmien tuntemus, säilytysaikojen, seulontamenetelmien ja -kriteereiden tuntemus, laadun arviointimenetelmien hallinta, kuvailumenetelmien ja käytettävyyden varmistaminen sekä lainsäädännön vaatimusten tunnistaminen. Monitaitureista on kysyntää verkottuvassa maailmassa; informaatioyhteiskunnan keskeinen haaste on saada tieto säilymään kontekstissaan ja informaation laadun arvioiminen. Eri tietoalojen tiivistyvä yhteistyö sekä muutokset hallinnon organisaatioissa ja toimintatavoissa heijastuvat suoraan asiakirja-ammattilaisten työhön. Työ ei ennusteista huolimatta ole menettänyt merkitystään uudessa teknisessä ympäristössä, päinvastoin sen merkitys on enti- 14

15 sestään korostunut; nopeasti muuttuvassa it-ympäristössä, jossa organisatoriset rajat hämärtyvät, on tärkeää olla selvillä tiedon kontekstista, sen synty- ja käyttöympäristöstä, sekä myöhemmän tutkimuksen että käytännön tehtävien hoitamisen kannalta (Wallot 1996, 19 ). Asiakirjahallinnon asiantuntijan vahvuutena on tottumus tarkastelemaan aineistoja kontekstisidonnaisesta näkökulmasta. Häntä kiinnostavat tietojen synty-yhteydet, kirjastonhoitajaa taas enemmän sisältö. Tietotekniikka tuottaa yhteistä rajapintaa; tekniset ja muut erityisaineistot häivyttävät rajaa arkiston ja kirjaston väliltä; painetun ja painamattoman aineiston ero ei enää ole selvä eikä merkityksellinenkään. Amerikkalaisarvioiden mukaan asiakirjahallinnon ammattilaisilta vaadittavat uudet taidot liittyvät muun muassa strategiseen suunnitteluun, markkinointiin, käyttäjän tarpeiden tunnistamiseen, neuvottelutaitoon ja kommunikointitekniikoiden hallintaan. Asiakirjahallinnan ammattilaiset ovat informaation prosessoijia, joiden tulee hankkia sellainen informaatioteknologian perustietämys, että he pystyvät vertaamaan ja suhteuttamaan uusia järjestelmiä vanhoihin sekä vaikuttamaan edistyneempien systeemien tuottamiseen (Jimerson 1989, 337). Asiakirjahallinnan ammatillinen asiantuntemus vaikuttaa kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön valikoitumiseen. Organisaatiotasolla asiakirjahallinnan ammattilaista tarvitaan tulkkina eri toimijoiden välillä ja avustamaan substanssitehtävien tehokasta ja laadukasta toteuttamista. Suomessa asiakirjahallinnan yliopisto-opetus alkoi ensimmäisenä Tampereen yliopistossa vuonna Alan koulutus on sen jälkeen yhä enemmän siirtynyt yliopistoihin. Tällä hetkellä opetusta on myös Jyväskylän, Itä-Suomen, Oulun ja Turun yliopistoissa (Turussa yhdessä Åbo Akademin kanssa). Alan muuttuvat teoreettiset ja tekniset vaatimukset sekä informaatioammattien yhdentymiskehitys olivat perusteina opetuksen sijoittamiseen juuri informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median yhteyteen Tampereen yliopistossa. Tampereella koulutusohjelman yksi painopistealue on tietohallinto, jonka alueelle myös asiakirjahallinto sijoittuu. Muissa yliopistoissa asiakirjahallinnan opetus on osa historiatieteen ja humanististen tieteiden kontekstia. Yliopistojen lisäksi koulutusta annetaan lisäksi myös muun muassa arkistolaitoksessa, kunnallisissa koulutuskeskuksissa ja Liikearkistoyhdistyksen toimesta. Arkistolaitos ja asiakirjojen kulttuurihistoriallinen käyttö Suomen arkistoverkosto Suomen arkistolaitos sai alkunsa autonomiseen Suomen suuriruhtinaskuntaan perustetusta senaatin arkistosta. Senaatin arkistosta, "Suomen yleisestä arkistosta" muodostettiin 1860-luvulla Valtionarkisto, jonka nimi muutettiin Kansallisarkistoksi vuonna Tätä kirjoitettaessa (2016) on tekeillä lainmuutos, jonka jälkeen koko arkistolaitos toimii yhtenä kokonaisuutena Kansallisarkiston nimellä ja eri puolilla maata toimivat maakunta-arkistot (Hämeenlinna, Oulu, Turku, Vaasa, Mikkeli, Jyväskylä ja Joensuu) katoavat organisaatioyksikköinä. Arkistolaitoksen tehtävänä on huolehtia kansallisen asiakirjallisen kulttuuriomaisuuden säilymisestä ja säilyttämisestä sekä sen käytettävyydestä. Arkistolaitos myös ohjaa, kehittää ja tutkii arkistotointa. Kansallisarkisto säilyttää vanhimpia asiakirjoja, senaatin, ministeriöiden ja 15

16 muun keskushallinnon vanhimmat aineistot sekä merkittäviä yksityisarkistoja ja kokoelmia. Alueelliseen työnjakoon pohjautuen kukin maakunta-arkisto säilyttää lakisääteisinä talletuksina arkistopiirinsä valtion piiri- ja paikallisviranomaisten vanhemmat (yleisimmin 1700-luvulta lähtien) asiakirjat sekä vapaaehtoisten talletusten tai lahjoitusten pohjalta myös kunnallisia, kirkollisia ja yksityisiä asiakirja-aineistoja. Suomen vanhin asiakirja on kuningas Birgerin suojelukirje Karjalan naisille Arkistolaitoksen toimintaa ohjaavan arkistolain nojalla siirtävät pääsääntöisesti kaikki valtion viranomaiset yli 40 vuotta vanhemmat, pysyvästi säilytettäviksi luokitellut asiakirjansa arkistolaitokseen säilytettäväksi. Siirtovelvollisuus ei koske kunnallisia viranomaisia, vaan ne säilyttävät tuottamansa asiakirja-aineistot omissa keskusarkistoissaan, samoin tekevät kirkolliset viranomaiset. Myös elinkeino- ja liike-elämän organisaatiot ja järjestöt säilyttävät pääosin itse omat arkistonsa. Tosin niilläkin on mahdollisuus tallettaa vanhimpia aineistojaan Mikkelissä sijaitsevaan elinkeinoelämän keskusarkistoon, ELKAan. Suomessa on kymmenen muuta vastaavanlaista yksityistä valtakunnallista keskusarkistoa, jotka saavat toiminnalleen valtion tukea. Näitä ovat muun muassa Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistot, Suomen Urheiluarkisto, Toimihenkilöarkisto, Kansan Arkisto, Ammattiyhdistysarkisto ja Työväen arkisto. Erityyppisiä yksityisarkistoja säilytetään arkistolaitoksen lisäksi sekä kirjastoissa että museoissa. Niihin on saatettu sijoittaa myös kotiseutuarkistoja, joita viime vuosina on perustettu yli 200 kuntaan Suomessa. Kotiseutuarkistoihin kootaan paikallisia yksityisluontoisia asiakirjaaineistoja kuten seurojen, yhdistysten, meijerien, osuuskuntien, sahojen sekä yksityishenkilöitten ja sukujen asiakirjoja. Arkistojen käyttö: asiakas- ja tutkijapalvelu Sisarlaitoksiinsa kirjastoihin ja museoihin verrattuna arkistot ovat yleisesti ottaen kaikkein vähiten tunnettuja. Vuosittaiset käyttäjä- tai kävijämäärät kertovat konkreettisesti laitosten välisistä toiminnallisista eroista; kirjastoihin ja museoihin tehdään vuodessa miljoonia käyntejä kun arkistolaitoksen kaikki seitsemän yksikköä rekisteröivät vuosittain vain noin asiakas- tai tutkijakäyntiä. Kenellä sitten on asiaa arkistoon? Onko olemassa tyypillistä arkiston asiakasta ja käyttäjää? Ranskan vallankumouksen jo 200 vuotta sitten julistamat oikeudet koskivat tasapuolisesti kaikkia kun kansalaiset saivat oikeuden käyttää julkisia asiakirjoja. Arkistot eivät enää ole pelkästään hallinnon välineitä ja historiantutkimuksen lähteitä. Julkisten asiakirjoihin saatavuus antaa kansalaisille mahdollisuuden toteuttaa kansalaisoikeuksiaan ja kontrolloida hallintoa, niin onnistunutta kuin epäonnistunuttakin toimintaa (Duchein 1992, 17). Myös Suomen julkisuussäädösten mukaan kaikilla on oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista. Kaikilla on myös oikeus käydä niitä tutkimassa joko arkistolaitoksen yksiköissä tai viranomaisten luona. Ammattimaisen ja harrastuspohjaisen tutkimustoiminnan, kuten sukututkimuksen, ohella tavallisin syy asioida arkistossa on hakea jäljennöstä esimerkiksi perukirjasta, kauppakirjasta, koulutodistuksesta, veroluettelosta, palkkatiedoista tai oikeuden pöytäkirjasta. Myös yksittäisen tiedon (esimerkiksi tarkka syntymähetki) tarvitsija löytää tiensä arkistoon. Digitoidut aineistot ovat tulleet osaksi tutkijoiden arkea ja parantaneet mahdollisuuksia käyttää arkistoja (Hölttä 2016). 16

17 Asiakirjahallinta vastaa osaltaan yhteiskunnassa esiintyvän monimuotoisen tiedontarpeen tyydyttämisestä. Tietojen käyttö on järjestettävä sekä arkistoinstituutioissa että viranomaisten ja organisaatioitten tiloissa. Eri organisaatioissa ja viranomaisten hallussa olevien asiakirjatietojen käyttö on yleensä järjestetty sisäisillä ohjeilla. Ulkopuolisilta käyttäjiltä ja tutkijoilta vaaditaan käyttötarkoituksesta riippuen lupa muiden kuin julkisten asiakirjojen tutkimiseen. Päätearkistoissa, kuten Kansallisarkistossa ja maakunta-arkistoissa sekä suurimmissa yksityisissä keskusarkistoissa, on erityiset tutkija- ja asiakaspalveluosastot sekä tutkijasalit asiakirjojen lukemista varten. Arkistoaineistoja ei lainata päätearkistoista ulos, mutta joitain aineistoja voi käyttää verkossa digitoituna. Vain hyvin pieni osa asiakirjoista on kuitenkin toistaiseksi digitoitu. Arkistoasiakkaitten ja -tutkijoitten odotukset, vaatimukset ja tarpeet kuin myös itse tutkimusprosessitkin ovat muuttuneet tietoyhteiskunnan verkkopalvelujen myötä. Kirjasto- ja tietopalvelujen kehitystrendit asettuvat vertailukohteiksi ja haasteeksi arkistopalveluille luvun lopulla arkistolaitoksessa tapahtunut arkistotietokannan käyttöönotto, kuvailutoiminnan yleistyminen ja Internet-sivujen informaatiotarjonta ovat merkinneet ensimmäisiä konkreettisia askelia ajanmukaisemman ja käyttäjäystävällisemmän palvelutoiminnan kehittämisessä. Internetin kautta kansalaiset tavoittavat nykyisin suurimman osan kansallisista arkistolaitoksista kuten myös runsaasti yksittäisiä arkistoja kautta maailman. Lähteet Arkistolaki. Suomen asetuskokoelma no 831/ Archives (1994). Archives in the European Union. Report of the Group of Experts on the Coordination of Archives. Brussels. Backhaus, Helmut (1995). Arkivteori i international belysning. Teoksessa: Arkivvetenskap. Red. Anna Christina Ulfsparre. Lund: Studentlitteratur: Bailey, Steve (2008). Managing the crowd. Rethinking records management for the web 2.0 world. London: Facet. Cook, Terry (1997). What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift. Archivaria 43 (Spring): Cox, Richard J. (1998). Why records are important in the information age. Records Management Quarterly (January): Da Fonseca, Vitor Manoel Marques (2011). The ICA description standards: the history of their creation and efforts to disseminate them. Comma (2), doi: /comma Dictionary (1988). Dictionary of archival terminology. ICA Handbooks Series, Volume 7. Mtinchen, New York, London, Paris: K. G. Saur. DIRKS Design and Implementation of Recordkeeping Systems Manual - Strategies for Documenting Governement Business Saatavilla Dollar, Charles M. (1992). Archival theory and practices and informatics. Teoksessa: Archival Science on the threshold of the Year Publications of the University of Macerata. Dollar, Charles M. (1993). Archivists and records managers in the Information Age. Archivaria 36 (Autumn):

18 Duchein, Michel (1983). Theoretical principles and practical problems of respect des fonds in Archival Science. Archivaria 16 (Summer): Duchein, Michel (1992). The history of European archives and the development of the archival profession in Europe. The American Archivist 55 (Winter): Duranti, Luciana (1996). The preservation of the integrity of electronic records. Julkaisussa: Proceedings of the DLM-Forum on electronic records, Brussels, December INSAR, Supplement II. S Gilliland, Anne & Sue McKemmish (2004). Building and Infrastructure for Archival Research. Archival Science 4 (3 4): Hare, Catherine E. and McLeod Julie (1997). Developing a records management programme. London : The Association for Information Management Information House. Henttonen, Pekka (1997). Atk-aineistojen arkistoinnin ajankohtaisia haasteita. Ylemmän arkistotutkinnon tutkielma Kansallisarkisto. Henttonen, Pekka (2012). Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen kehittäminen. Kansallinen ponnistus vai kansainvälistä yhteistyötä? Informaatiotutkimus (2). Saatavilla Henttonen, Pekka (2015). Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen. Helsinki : Avain. Hölttä, Tiina. (2016). Digitoitujen kulttuuriperintöaineistojen tutkimuskäyttö ja tutkijat. Pro gradu -tutkielma. Tampereen yliopisto. Informaatiotieteiden yksikkö. Saatavilla Guide (1997). Guide for managing electronic records from an archival perspective. International Council on Archives/ICA Studies 8. Janssen, Marijin & van den Hoven, Jeroen (2015). Big and open linked data (BOLD).A challenge to transparency and privacy? Government Information Quarterly 32: Jimerson, Randall C. (1989). Redefining archival identity: meeting user needs in the Information Society. The American Archivist Vol. 52 (Summer): Ketelaar, Eric (1997). The archival image. Collected essays. Amsterdam: Hilversum Verloren. Kilkki, Jaana (1997). Historiallisen tiedon tavoitettavuuden edistäminen käyttäjien tarpeiden pohjalta. Esitelmä arkistolaitoksen tutkimusseminaarissa Kjölstad, Torbjörn (1995). Om tingens ordning i ett flervetenskapligt forsknings-fält. Julkaisussa: Sju röster om arkivvetenskapen i Sverige under 1990-talet. Stockholm: Forskningsnämnden: Léveillé, Valerie & Timms, Katherine (2015). Through a records management lens. Creating a framework for trust in open government and open government information. The Canadian Journal of Information and Library Science 39 (2): Lybeck, Jari (1994). Atk ja arkistojen kuvailu. Arkisto 5: Lybeck, Jari et al (2006), Arkistot. Yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkisto toimen oppikirja. Arkistolaitoksen toimituksia 2, Helsinki: Arkistolaitos Nilsson, Nils (1974). Arkivkunskap. Malmö. Moreq2010. Modular requirements for records systems. Saatavilla Mäkinen, Sari (2013). Records management in mobile work. Tampere: Tampere University Press. Saatavilla Peterson, Michael, Gary Zasman, Peter Mojica, & Jeff Porter Year Archive Requirements Survey. Storage Networking Industry Association SNIA. Saatavilla 18

19 PREMIS. Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group. ( ). Rastas, Pirkko (1993). Dokumentista dataan, informaatioyhteiskunnan arkistolähteet. Teoksessa: Keskusteluja professorin kanssa. Toim. Totti Tuhkanen, Elisa Pispala, Keijo Virtanen. Turun yliopiston historian laitoksen julkaisuja n:o 28, Turku: Revised Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems. November 6, TR ANSI/AIIM/ARMA. SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä Helsinki: Suomen standardisoimisliitto SFS. SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet Helsinki: Suomen standardisoimisliitto SFS. Stielow, Frederick J. (1991). Archival theory redux and redeemed: definition and context toward a general theory. The Amerivan Archivist 54 (Winter): Stuart, Katharine & Bromage, David (2010). Current state of play: records management and the cloud. Records Management Journal, 20(2), doi: / Sundqvist, Anneli Arkiv- och informationsvetenskap. Teoksessa Information förvaltning och arkiv. En antologi. Härnösand: Landsarkivet i Härnösand. Sähke2-määräys. Arkistolaitos. Saatavilla Toivanen, Mia (2006). Sähköisten asiointipalvelujen kehittäminen kunnissa. Väitöskirja. Tampereen yliopisto. Kauppa- ja hallintotieteiden tiedekunta. Tough, Alistair & Moss, Michael (eds.) Record Keeping in a Hybrid Environment. Managing the creation, use, preservation and disposal of unpublished information objects in context. Oxford, England: Chandos Publishing. VN (1995). Valtioneuvoston periaatepäätös säädösvalmistelun julkisuuden turvaamiseksi EUjäsenyyden aikana Wallot, Jean-Pierre (1996). Limited identities for a common identity: archivists in the Twenty- First Century. Archivaria 41 (Spring): Yildiz, Mete (2007). E-government research: reviewing the literature, limitations, and ways forward, Government Information Quarterly (24) 3:

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/ Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Kuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle

Kuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle Päätös 1 (5) Kuntaliitto Kuntaliiton esitys 28.9.2017 (KA/27317/07.01.01.03.01/2017) Kansallisarkistolle Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta Kuntaliitto

Lisätiedot

Kansallinen digitaalinen kirjasto ja arkistopalvelut

Kansallinen digitaalinen kirjasto ja arkistopalvelut Kansallinen digitaalinen kirjasto ja arkistopalvelut Tiedon saatavuus ja tutkimuksen vapaus KAM-juridisen yhteistyöryhmän seminaari Arkistoneuvos Jaana Kilkki, Kansallisarkisto 12.12.2011 Esityksen sisältö

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

Arkistoaineistojen sisällönkuvailu

Arkistoaineistojen sisällönkuvailu Arkistoaineistojen sisällönkuvailu Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Sisällönkuvailuverkoston Sisällönkuvailupäivä 22.11.2013 Kenneth Ahlfors Arkistokuvailu Arkistokuvailun ominaispiirre on, että tietovarannon

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Arkistolaitos ja avoin tieto. Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen

Arkistolaitos ja avoin tieto. Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen Arkistolaitos ja avoin tieto Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen Avoimuus on keskeisin arvo Arkistolaitos edistää hyvän tiedonhallintatavan

Lisätiedot

AVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto

AVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto AVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus 1.11.11 Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto TIETEELLINEN TIETO tieteellinen tieto on julkista tieteen itseäänkorjaavuus ja edistyvyys tieto syntyy tutkimuksen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja.

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja. ARKISTOLAITOS Asiakirjahallinnon keskeiset standardit Pekka Henttonen ylitarkastaja pekka.henttonen@narc.fi TIE- DOSTOT METADATA- ELEMENTIT METADATAN ELINKAARI, TARKOITUS JA KÄYTTÖ JÄRJESTELMIEN TOIMINNALLISUUS

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Sähköisessä muodossa olevista pysyvään säilytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperitulosteet.

Sähköisessä muodossa olevista pysyvään säilytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperitulosteet. ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ 1. Rovastikunnan asiakirjahallinto ja arkistotoimi Rovastikunta on itsenäinen arkistonmuodostaja. Rovastikuntakokous lakkautettiin hiippakuntahallinnon uudistamisen

Lisätiedot

Sähköinen säilyttäminen

Sähköinen säilyttäminen Sähköinen säilyttäminen Markus Merenmies / Kansallisarkisto Maanmittauslaitos 6.9.2017 1 Odotuksia esitykselle Viitekehys sähköisele säilyttämiselle mihin tulisi kiinnittää huomiota Sähköinen säilyttäminen

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa

Lisätiedot

TEORIAT KÄYTÄNTÖÖN. Opiskelijanäkökulma arkistoasiantuntijaksi kouluttautumiseen JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO. Riikka Kiuru, FM

TEORIAT KÄYTÄNTÖÖN. Opiskelijanäkökulma arkistoasiantuntijaksi kouluttautumiseen JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO. Riikka Kiuru, FM TEORIAT KÄYTÄNTÖÖN Opiskelijanäkökulma arkistoasiantuntijaksi kouluttautumiseen Riikka Kiuru, FM Se on jopa tärkeätä mulle - jollain sellaisella tasolla, että se menee termin "itsestäänselvyys" piikkiin.

Lisätiedot

Aikuisopiskelijan viikko - Viitekehys alueellisten verkostojen yhteistyöhön

Aikuisopiskelijan viikko - Viitekehys alueellisten verkostojen yhteistyöhön Aikuisopiskelijan viikko - Viitekehys alueellisten verkostojen yhteistyöhön Aikuisopiskelijan viikko tarjoaa mainion tilaisuuden toteuttaa tapahtumia yhteistyössä oman alueen eri organisaatioiden kanssa.

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden

Lisätiedot

Ne liittyvät samaan henkilöön, paikkaan, projektiin, asiaan, asiakkaaseen, tapahtumaan tai seikkaan.

Ne liittyvät samaan henkilöön, paikkaan, projektiin, asiaan, asiakkaaseen, tapahtumaan tai seikkaan. 6. Asiakirjapalvelu 6.1 PALVELUINFORMAATIO Palvelun nimi Asiakirjapalvelu Palvelun versio 1.0 Tunnus (ks. M14.4.42) 6.2 Avainkäsitteet 6.2.1 Tarkoituksenmukainen asiakirjakoosteiden muodostaminen MoReq2010

Lisätiedot

KANSALLISEN DIGITAALISEN KIRJASTON KOKONAISARKKITEHTUURI. V3.0 Tiivistelmä

KANSALLISEN DIGITAALISEN KIRJASTON KOKONAISARKKITEHTUURI. V3.0 Tiivistelmä KANSALLISEN DIGITAALISEN KIRJASTON KOKONAISARKKITEHTUURI V3.0 Tiivistelmä Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) on Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) toimialatasoinen sisältö- ja palvelukokonaisuus.

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja seulontastrategia vahvistettu vuonna 2008 - Seulontatoiminnan perusta ja tavoitteellinen linjaus - Keskeiset menetelmät

Lisätiedot

Historiantutkimus ja tietosuja. Kirsi Vainio-Korhonen Suomen historian professori, Turun yliopisto Etiikan päivä

Historiantutkimus ja tietosuja. Kirsi Vainio-Korhonen Suomen historian professori, Turun yliopisto Etiikan päivä Historiantutkimus ja tietosuja Kirsi Vainio-Korhonen Suomen historian professori, Turun yliopisto Etiikan päivä 15.3.2018 Historiantutkimuksen etiikka on ensimmäinen suomenkielinen käsikirja historiantutkimuksen

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Tiedon ja arkistonhallinnan ammattiyhdistys ry Lausunto 31.10.2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Museoviraston kuvakokoelmien digitointiprojekti Priorisointikysymyksiä eli arvovalintoja ja haja-ajatuksia

Museoviraston kuvakokoelmien digitointiprojekti Priorisointikysymyksiä eli arvovalintoja ja haja-ajatuksia Museoviraston kuvakokoelmien digitointiprojekti Priorisointikysymyksiä eli arvovalintoja ja haja-ajatuksia Valtakunnalliset kuva-arkistopäivät 5.11.2013 Intendentti Hannu Häkkinen Museoviraston kuvakokoelmat

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Kansallinen digitaalinen kirjasto

Kansallinen digitaalinen kirjasto Kansallinen digitaalinen kirjasto - käyttörajoitusten t huomioiminen i i Kansallisen digitaalisen it kirjaston säädöspohjasta yleisesti Ei erillistä säädöspohjaa Tulevaisuuden tarve? Organisatoriset, taloudelliset

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari 28.2.-1.3.2017 28.2.2017 1 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi Kansalliskirjasto Lausunto 28.09.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi

Lisätiedot

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi 1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden

Lisätiedot

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi Turun kaupunki Lausunto 01.10.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

Tutkimusdatan pitkäaikaissäilytys ATT-hankkeessa.

Tutkimusdatan pitkäaikaissäilytys ATT-hankkeessa. Tutkimusdatan pitkäaikaissäilytys ATT-hankkeessa esa-pekka.keskitalo@helsinki.fi TS 22.3.2017 Toistettavuus Todennettavuus Datan saatavuus kuuluu tieteen perusolemukseen Uudelleenkäyttö yllättävilläkin

Lisätiedot

KADONNEEN PROVENIENSSIN METSÄSTYS

KADONNEEN PROVENIENSSIN METSÄSTYS KADONNEEN PROVENIENSSIN METSÄSTYS Provenienssien jäsentyminen arkistokuvailun kansallisessa käsitemallissa Maarit Koivu Tampereen yliopisto Informaatiotieteiden yksikkö Informaatiotutkimus ja interaktiivinen

Lisätiedot

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Arkistolaitos REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Ohje v. 1.0 (16.10.2012) Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fi Riksarkivet

Lisätiedot

Kirjastot digitalisoituvassa maailmassa: haasteita, linjauksia ja olennaisuuksia

Kirjastot digitalisoituvassa maailmassa: haasteita, linjauksia ja olennaisuuksia Kirjastot digitalisoituvassa maailmassa: haasteita, linjauksia ja olennaisuuksia Kirjastoverkkopäivät 2012 Minna Karvonen 23.10.2012 Mistä tässä on oikein kysymys? Tieto- ja viestintätekniikkaan kiinnittyvän

Lisätiedot

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi Laureaammattikorkeakoulu Oy Lausunto VM/1631/03.01.00/2018 01.10.2018 VM183:00/2017 ja Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon

Lisätiedot

Uusi varhaiskasvatuslaki mikä muuttuu tietosuojan ja salassapidon osalta?

Uusi varhaiskasvatuslaki mikä muuttuu tietosuojan ja salassapidon osalta? Uusi varhaiskasvatuslaki mikä muuttuu tietosuojan ja salassapidon osalta? Lakimies Sanna Haanpää Opetusneuvos Pia Kola-Torvinen Opetushallitus Mikä uudessa varhaiskasvatuslaissa muuttuu salassapidon kannalta?

Lisätiedot

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 1 Lainsäädäntö ja käsitteet 2 Järjestämisen tavat 3 Järjestämisvaiheet 4 Arkistokaavan muodostaminen ja luettelointi 5 Arkistoyksiköiden nimiöinti

Lisätiedot

TOIMENPITEET ITPOINT OY ASIAKKAAN HENKILÖTIETOJEN TURVALLISUUDEN VARMISTAMISEKSI

TOIMENPITEET ITPOINT OY ASIAKKAAN HENKILÖTIETOJEN TURVALLISUUDEN VARMISTAMISEKSI TOIMENPITEET ITPOINT OY ASIAKKAAN HENKILÖTIETOJEN TURVALLISUUDEN VARMISTAMISEKSI SELONTEKO EU:N TIETOSUOJA-ASETUS GDPR:N VAATIMUSTEN TOTEUTTAMISTAVOISTA ITPOINT OY:SSA ITpoint Oy toimittaa asiakkaansa

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 37 vaatimusta 1.1 21.5.2013

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

Taideyliopiston kirjaston toimintasuunnitelma 2015 2017

Taideyliopiston kirjaston toimintasuunnitelma 2015 2017 TOIMINTASUUNNITELMAN TAUSTAT Luova ja energinen taideorganisaatio edellyttää kirjastoa, joka elää innovatiivisesti ajassa mukana sekä huomioi kehysorganisaationsa ja sen edustamien taiteen alojen pitkän

Lisätiedot

Tervetuloa! Juha Jolkkonen Toimialajohtaja Helsingin sosiaali- ja terveystoimiala Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojaseminaari

Tervetuloa! Juha Jolkkonen Toimialajohtaja Helsingin sosiaali- ja terveystoimiala Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojaseminaari Tervetuloa! Juha Jolkkonen Toimialajohtaja Helsingin sosiaali- ja terveystoimiala Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojaseminaari 20.11.2018 EU:n tietosuoja-asetus EU:n tietosuoja-asetus voimaan toukokuussa

Lisätiedot

Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?

Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään? TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet

Lisätiedot

Digitaalisen maailman mahdollisuudet OKM:n kirjastopäivät 2012. Minna Karvonen 11.12.2012

Digitaalisen maailman mahdollisuudet OKM:n kirjastopäivät 2012. Minna Karvonen 11.12.2012 Digitaalisen maailman mahdollisuudet OKM:n kirjastopäivät 2012 Minna Karvonen 11.12.2012 Kirjastot digitalisoituvassa maailmassa: kansallista perustaa Hallitusohjelman kirjaukset: kirjastojen kehittäminen

Lisätiedot

Suomen Kulttuuriperintökasvatuksen seuran strategia 2013-2017

Suomen Kulttuuriperintökasvatuksen seuran strategia 2013-2017 Suomen Kulttuuriperintökasvatuksen seuran strategia 2013-2017 1. Johdanto Seuran ensimmäinen strategia on laadittu viisivuotiskaudelle 2013-2017. Sen laatimiseen ovat osallistuneet seuran hallitus sekä

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Pekka Henttonen Lausunto 29.10.2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

Hankkeet ja yhteentoimivuus. OKM:n kirjastopäivät Minna Karvonen

Hankkeet ja yhteentoimivuus. OKM:n kirjastopäivät Minna Karvonen Hankkeet ja yhteentoimivuus OKM:n kirjastopäivät 2012 Minna Karvonen 12.12.2012 Hallitusohjelman kirjaukset Yhteentoimivuus: kansallista perustaa Kirjastoja kehitetään vastaamaan tietoyhteiskunnan haasteisiin.

Lisätiedot

Lahden kaupunki. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen ja kokemuksia luvanhakuprosessista

Lahden kaupunki. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen ja kokemuksia luvanhakuprosessista Lahden kaupunki Sähköiseen arkistointiin siirtyminen ja kokemuksia luvanhakuprosessista SISÄLTÖ: -Sähköisen säilyttämisen lupaprosessi ja kokemuksia siitä -Luvan myöntäminen ja kuinka sähköinen säilyttäminen

Lisätiedot

Kansallinen digitaalinen kirjasto Kokonaisarkkitehtuuri v3.0

Kansallinen digitaalinen kirjasto Kokonaisarkkitehtuuri v3.0 Kansallinen digitaalinen kirjasto Kokonaisarkkitehtuuri v3.0 KDK: Kansallinen digitaalinen kirjasto Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen tavoitteena on edistää digitaalisten kulttuuriperintö- ja

Lisätiedot

Digitoinnin työpaja 3a/4 Äänitteiden digitoinnin perusteita

Digitoinnin työpaja 3a/4 Äänitteiden digitoinnin perusteita Digitoinnin työpaja 3a/4 Äänitteiden digitoinnin perusteita 15.1.2010 Toni Suutari www.kdk2011.fi Kansallinen digitaalinen kirjasto parantaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten aineistojen

Lisätiedot

Palvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu

Palvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu 1 (5) Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu 1. Yleiskuvaus Kansallisarkiston lakisääteisenä tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää viranomaisten pysyvästi säilytettävät

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

Kokemuksia PDF/A:sta Arkistolaitoksen VAPApalvelussa

Kokemuksia PDF/A:sta Arkistolaitoksen VAPApalvelussa Kokemuksia PDF/A:sta Arkistolaitoksen VAPApalvelussa PDF-seminaari 16-17.1.2013 Markus Merenmies Esityksen teemat Aiheet PDF/A aineistojen vastaanotto Vastaanoton yhteydessä tehtävät tarkistukset Näkökulmia

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys osana yhteentoimivaa ja vaikuttavaa kulttuuriperintöä

Pitkäaikaissäilytys osana yhteentoimivaa ja vaikuttavaa kulttuuriperintöä Pitkäaikaissäilytys osana yhteentoimivaa ja vaikuttavaa kulttuuriperintöä Tapani Sainio 5.11.2018 Espoo Yhteistyöllä kestävää digitaalista pitkäaikaissäilytystä CC-BY 4.0 Kuva: Volker von Bönin 1960, Helsingin

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot