SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

Transkriptio

1 SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja rakenne 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (myöhemmin sairaanhoitopiirin) arkistotoimen ja asiakirjahallinnon toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata viranomaisten arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Toimintaohje rakentuu tästä runko-osasta ja liitteistä. Runkoosa toimii yleisohjeena sairaanhoitopiirin arkistonhoidolle. Osan pääluvut käsittelevät mm. arkistotoimen vastuuhenkilöitä, arkistonmuodostuksen periaatteita, tietopalvelutehtäviä, kirjaamista, arkistointia ja luettelointia. Runko-osan liitteet koostuvat keskeisistä arkistotoimeen vaikuttavista, kaikille osa-arkistonmuodostajille yhteisistä säädöksistä. Mukaan on liitetty lakeja ja asetuksia sekä alempitasoisia ohjeita. Liitteet on sijoitettu runko-osan loppuun. Osa-arkistonmuodostajakohtaiset liitteet vaihtelevat toimintojen mukaisesti. Osa-arkistojen arkistovastaavat kokoavat liiteosat arkistosihteerin kanssa yhteistyössä. Kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta sisältyy perusmääräykset arkistolakiin (Arkistolaki 831/94). Arkistolaitos ohjaa sairaanhoitopiirin arkistonhoitoa mm. antamalla arkistonhoitoa koskevia yleisohjeita ja määräämällä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistotoimen järjestäminen sairaanhoitopiirissä kuuluu yhtymähallitukselle. Sen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa sairaanhoitopiirin arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii sairaanhoitopiirin pysyvästi säilytettä- 1

2 vistä asiakirjoista. 1.3 Soveltamisohjeet Yhteistoimintapäälliköllä on oikeus antaa tarkempia ohjeita tämän arkistotoimen ja asiakirjahallinnon toimintaohjeen soveltamisesta. 1.4 Arkistotoimen tavoitteet Arkistotoimen tavoitteena on, että tarpeelliset asiakirjat löytyvät helposti ja tarpeettomiksi käyneet asiakirjat voidaan hävittää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Näin asiakirjojen määrää voidaan tehokkaasti rajoittaa. Lisäksi tavoitteena on kuntayhtymän asiakkaiden oikeusturvan varmistaminen. Tarkoituksena on myös arkistoaineistoon kohdistuvan tieteellisen tutkimuksen ja muun käytön edistäminen huomioon ottaen julkisuus- ja tietosuojamääräykset. Arkistotoimi on keskeinen osa sairaanhoitopiirin tietohuoltoa. Tietohuolto käsittää tarvittavan tiedon tuotannon, hankinnan, tallennuksen ja saattamisen tarvitsijoiden käyttöön. Kaikki asiakirjat tallennemuodosta riippumatta kuuluvat arkistotoimen ja asiakirjahallinnon piiriin. Arkistotoimen tavoitteiden saavuttaminen taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla edellyttää, että sen osa-alueet koordinoidaan kokonaisvaltaiseksi asiakirjahallinnoksi ja että arkistotoimen vaatimukset otetaan huomioon kaikessa tieto- ja asiakirjahallinnossa. 1.5 Käsitteistöä Arkistonmuodostaja on organisaatio, jonka toiminnan tuloksena arkisto syntyy. Sen lisäksi muodostuu osa-arkistoja. Arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistomuodostajan toiminnan tuloksena. Asiakirjat kuuluvat sen osaarkistonmuodostajan arkistoon, jonka toiminnasta on kysymys. Kun organisaatio muuttuu, yhdistetään tai lakkautetaan, on otettava yhteyttä keskusarkistoon. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan saatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. 2

3 Asiakirjahallinto on toiminto, joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, säilytysarvon määritystä, tallentamista ja käyttöä. Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon toimintaohje on ohje kuntayhtymän asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä varten. Toimintaohje antaa puitteet arkistotoimelle ja toimii liitteineen käytännön ohjeena kaikille asiakirjojen käsittelyyn osallistuville. Ohjeeseen on otettava määräykset kirjaamisesta, säilytysajoista ja muusta arkistotoimen hoitamisesta. 2 SAIRAANHOITOPIIRIN ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Yhtymähallituksen määräämä arkistotointa johtava viranhaltija Sairaanhoitopiirin johtajan tehtävänä on toimia sairaanhoitopiirin arkistotointa johtavana viranhaltijana ja johtaa arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtia sairaanhoitopiirin arkistotoimen kehittämisestä ottaen huomioon osa-arkistojen erityispiirteet. Sairaanhoitopiirin johtaja voi siirtää tässä mainittua tehtävää alaiselleen viranhaltijalle. 2.2 Keskusarkisto Keskusarkistolla tarkoitetaan sairaanhoitopiirin osa-arkistonmuodostajien pysyvästi tai yli kymmenen vuotta säilytettävistä asiakirjoista muodostuvaa kokonaisuutta. Keskusarkistotiloja voi olla jokaisessa sairaanhoitopiirin sairaalassa. Sairaanhoitopiirin yhteistoimintapäällikön tehtävänä on vastata keskusarkiston hoidosta. 3 TEHTÄVÄT 3.1 Arkistotoimen tehtävä Arkistolain 7 mukaan arkistotointa tulee hoitaa niin, että 1) varmistetaan asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen 2) huolehditaan asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta 3) määritellään asiakirjojen säilytysarvo 4) hävitetään tarpeeton aineisto. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada, omaan oikeusturvaansa liittyen, tietoja 3

4 3.2 Arkistovastuuhenkilöiden tehtävät julkisista asiakirjoista julkisuus-, salassapito- ja tietosuojamääräykset huomioiden. Lisäksi asiakirjojen tulee palvella tutkimusta tiedon lähteinä. Jokaisella toimialueella tulee olla toimialueen johtajan nimeämä asiakirjahallinnosta vastaava henkilö ja hänellä varahenkilö. Jokainen viran- ja toimenhaltija on vastuussa asiakirjoista ja niiden tietosuojasta niin kauan kuin asiakirjat ovat hänen hallussaan. 3.3 Arkistotyöryhmä Sairaanhoitopiirissä voi olla arkistotoimen ja asiakirjahallinnon koordinointiin ja kehittämiseen perustettava sairaanhoitopiirin johtajan päätöksellä asetettava arkistotyöryhmä. 4 ASIAKIRJOJEN LAATIMINEN 4.1 Yleistä Asiakirjojen laadinnassa otetaan huomioon arkistotoimen vaatimukset. Asiakirjat ja muut tallenteet laaditaan arkistolaitoksen antamia ohjeita noudattaen. Asiakirjoja ovat myös kartat, piirustukset, valokuvat, mikrofilmit ja erilaiset atk-tallenteet. 4.2 Paperit, asiakirjapohjat ja tulostusvälineet 5 ARKISTONMUODOSTUS Pysyvästi tai yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisilla menetelmillä arkistopaperille tai muille arkistokelpoisille tietovälineille. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät atk-tiedot on tulostettava arkistokelpoisille papereille tai mikrofilmeille. 5.1 Yleistä Sairaanhoitopiiri on yksi arkistonmuodostaja, jonka tehtävistä muodostuu useita osa-arkistoja eri toimialoilta. Arkistonmuodostajan ja jokaisen osa-arkistonmuodostajan tehtäviä hoitavan on käsiteltävä asiakirjoja huolellisesti, pidettävä ne arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat arkistoon liitettäviksi. 4

5 5.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti 5.3 Arkistonmuodostus ja arkistointi Kirjaaminen on viranomaiselle vireille tulleiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäistä rekisteröintiä eli merkinnän tekemistä diaariin. Asiakirjan saapumisesta, sen aiheuttamista toimenpiteistä ja käsittelyyn liittyvistä päätöksistä tehdään merkinnät diaariin. Kaikki samaa asiaa koskeva kirjeenvaihto ja asian käsittelyvaiheet merkitään samalle diaarinumerolle. Käsiteltävänä olevat asiat kirjataan vain kerran. Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat kirjataan samoja säännöksiä noudattaen kuin paperiasiakirjat. Tarpeetonta kirjaamista tulee välttää. Sekä saapuvan, että lähtevän postin tulee kulkea kirjaamon kautta, jotta mahdollinen kirjattava aineisto saadaan kirjatuksi päivittäin ja diaari pysyy ajan tasalla. Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla, joka tehdään osa-arkistokohtaisesti yhdessä osa-arkistojen vastuuhenkilöiden kanssa. Suunnitelmista käy ilmi asia-kirjojen sisäinen järjestys, rekisteröinti, arkistointitapa, säilytysaika ja säilytyspaikka. Ne laaditaan tehtäväpohjaisina ja ryhmitellään toiminnoittain. 5.4 Asialuokittelu 5.5 Luettelointi Asialuokittelukaava on asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka esittää arkiston rakenteen ja jossa numerotunnuksin osoitetaan, mihin sarjoihin, alasarjoihin ja ryhmiin asiakirjat kuuluvat. Asiakirjat kirjataan tarvittaessa asialuokittelukaavaan perustuvan diaarikaavan mukaisesti. Päätearkistossa noudatetaan numerotunnukseen perustuvaa luokitusjärjestelmää, arkistokaavaa, jonka mukaan luetteloidaan yli kymmenen vuotta ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Asiakirjat järjestetään ja luetteloidaan arkistoyksiköihin, joille annetaan sarjatunnus ja juokseva numero, jotka yhdessä muodostavat arkistotunnuksen eli signumin. Luettelo pidetään ajan tasalla merkitsemällä siihen vuosittain kertyneet uudet arkistoyksiköt. Arkistoluettelo laaditaan arkistonhallintasovelluksen arkki-ohjelmaan. 5

6 6 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSTEKNIIKKA 7 ASIAKIRJOJEN SEULOMINEN Käsi- ja lähiarkistoissa säilytettävät asiakirjat, joita käytetään usein ja joihin tulee jatkuvasti lisäyksiä, voidaan säilyttää rengaskansioissa, riippukansioissa tai muissa aktiivikäyttöön tarkoitetuissa säilytysvälineissä. Pitkään tai pysyvästi säilytettävät asiakirjat sijoitetaan ennen keskusarkistoon siirtämistä arkistokoteloihin. Pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat sidotaan. Arkistoyksiköihin kiinnitetään nimiö, jossa on tunnistetiedot (arkistonmuodostajan nimi, luokittelutunnus, asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet sekä tarvittaessa asiakirjojen numerot) Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaamisen saa tehdä vain asiantuntija. Asiakirjojen korjaamiseen ei saa käyttää teippiä eikä pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin saa jättää irtoliittimiä, kumilenkkejä eikä muovitaskuja ja nitojan nastojen tulee olla ruostumattomia. Sairaanhoitopiirissä mikrokuvataan potilaskertomusarkistossa hoitojaksokohtaisia asiakirjoja. Käyttökopio säilytetään sairauskertomuskansion taskussa ja varmuuskopio sairauskertomusarkistossa sijaitsevassa mikrofilmien omassa erikoissäilytystilassa. 7.1 Yleistä Asiakirjojen seulominen on niiden säilytystarpeen määrittelyä ja tarpeettomaksi katsottujen asiakirjojen erottamista muusta arkistoaineistosta ja asiakirjojen hävittämistä. 7.2 Säilytysaikojen laskeminen Asiakirjat seulotaan arkistonmuodostussuunnitelmassa ilmoitettujen kokonaissäilytysaikojen mukaisesti. Arkistotointa johtava viranhaltija päättää eri asiakirjasarjojen säilytysajoista muilta osin kuin pysyvästi säilytettävien osalta, joista kansallisarkisto arkistolain 8 :n mukaisesti määrää. Osa-arkistojen arkistovastaavien on tämän toiminta-ohjeen mukaisesti itse seulottava ja hävitettävä tarpeeton arkistoaines. Säilytysaika lasketaan alkavaksi: 1. saapuneet asiakirjalliset tiedot - lopullisen päätöksen tai muun toimenpiteen päiväyksestä tai 6

7 7.3 Asiakirjojen hävittäminen 8 ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN JA KOPIOINTI 9 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU - jollei asia aiheuta toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on saapunut 2. tiliasiakirjat - sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat 3. muut asiakirjalliset tiedot - niiden päiväyksestä tai - niihin tehdystä viimeisestä merkinnästä/päivityksestä. Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat arkistoidaan siten, että ne ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä. Kunkin arkistovastaavan on huolehdittava siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vuosittain. Hävitettävät asiakirjat tuhotaan arkistosihteerin antamien ohjeiden mukaan siten, että tietosuoja on varmistettu. Hävitettävistä asiakirjoista laaditaan kahtena kappaleena hävitysluettelo, jonka arkistosihteeri ja osa-arkiston arkistovastaava allekirjoittavat. Hävitysluettelo tehdään yli viisi vuotta säilytettävistä asiakirjoista. Hävitysluetteloista toinen säilytetään keskusarkistossa ja toinen osa-arkistonmuodostajan arkistossa. Valitukseen tai vireille pantuun syytteeseen liittyviä asiakirjoja ei saa hävittää ennen niiden tultua lopullisesti käsitellyiksi. Myöskään muita asiakirjoja, joiden tarvetta voidaan perustella, ei saa hävittää ennen kuin ne on todettu tarpeettomiksi. Asiakirjoja saa lainata kuntayhtymän ulkopuolelle ainoastaan viranomaisille kuittia vastaan. Yksityisille henkilöille asiakirjoja voidaan antaa luettavaksi kuntayhtymän tiloissa valvotusti ja antaa maksullisia kopioita huomioon ottaen salassapito- ym. määräykset. Potilasasiakirjojen lainaamisesta on annettu johtajaylilääkärin ohjeet (2006). 9.1 Arkistotilat Asiakirjat säilytetään turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat 7

8 säilytetään arkistolaitoksen määräämissä ja tarkastamissa tiloissa (ArkL 12 ). Arkistotilaa ei saa käyttää varastotilana. Pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään mahdollisimman pian niiden aktiivikäytön loputtua arkistotilaan. Lyhyen määräajan säilytettäviä asiakirja-aineistoja voidaan säilyttää muissa tiloissa. 9.2 Asiakirjojen suojelu Arkistoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Aineisto jaetaan turvallisuusnäkökohdat huomioiden kolmeen ryhmään: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat, 2. tutkimuksellisista, juridisista ja taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat sekä 3. muut asiakirjat. Ensimmäisen ja toisen ryhmän arkistokoteloihin on tehtävä selkeät ryhmitysmerkinnät. Kriisitilanteessa 1. ryhmän asiakirjat siirtyvät viranomaisten mukana. 2. ryhmän asiakirjat evakuoidaan etukäteen suunniteltuun turvapaikkaan kriisitilanteen ulkopuolelle. 3. ryhmän asiakirjat jäävät paikoilleen. Arkistoaineostojen suojelusuunnitelma liitetään osaksi kuntayhtymän suojelusuunnitelmaa. 10 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON 11 YLEISTEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Sairaanhoitopiirin pysyvästi tai pitkän aikaa (yli kymmenen vuotta) säilytettävät asiakirjat siirretään keskusarkistoon välittömästi, kun niitä ei enää tarvita jokapäiväisessä virantoimituksessa. Asiakirjat siirretään arkistonmuodostussuunnitelman ohjeiden mukaan seulottuina ja järjestettyinä. Yleisperiaatteena on yleisten asiakirjojen osalta julkisuus (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Julkisuuslain tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asianosaisen oikeus asiakirjaan on laajempi kuin muiden. Yleisiä asiakirjoja ovat viranomaisten laatimat ja antamat asiakirjat sekä viranomaiselle lähetetyt tai annetut asiakirjat. 8

9 Asiakirjat tulevat lain mukaan julkisiksi: 1. merkintä viralliseen luetteloon, heti kun se on tehty 2. pöytäkirja, kun se on tarkistettu 3. toimituskirja tai kirje, kun se on allekirjoitettu 4. jos päätös annetaan julkipanon jälkeen, silloin kun se on annettava 5. viranomaiselle tullut yksityinen asiakirja heti, kun viranomainen on sen saanut. Salassa on pidettävä sellainen asia tai asiakirja, josta niin on laissa säädetty. Asetuksella voidaan asia tai asiakirja säätää salassa pidettäväksi. Salassapito lakkaa, ellei laeista, asetuksista tai tasavallan presidentin tai valtioneuvoston määräyksistä muuta ilmene: - 25 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä - kun 25 vuotta on kulunut viranomaiselle tulleen yksityisen asiakirjan saapumisesta. Eräät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjat tulevat julkisiksi - 20 vuoden kuluttua henkilön kuolemasta. 12 TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIASIAT Yksityiselämän suojaamiseksi salassa pidettävän asiakirjan salassa pitäminen lakkaa 50 vuoden kuluttua asianosaisen henkilön kuolemasta tai, jos tästä ei ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää arkistotointa johtava viranhaltija. Henkilötietolaki (523/1999) rajoittaa henkilörekisterien perustamista, käyttöä ja henkilötietojen luovuttamista. Jokaisella on oikeus saada tietoja henkilörekisterien käyttötarkoituksesta sekä tietosisällöstä. Laki takaa myös oikeuden rajoitetusti tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Jokaisella on oikeus saada virheellinen, epätäydellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto oikaistuksi. Kansalaisella on myös oikeus kieltää tietojensa luovutus ja käyttö henkilötietolaissa erikseen määriteltyihin tarkoi- 9

10 tuksiin. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste, jonka on oltava nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa. Selosteessa on oltava seuraavat tiedot: 1. rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero 2. rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero 3. rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus 4. minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaukset). Selosteeseen on liitettävä rekisterikuvaus. Henkilörekisteri on hävitettävä, jos se ei ole rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen. Poikkeuksen muodostavat lakisääteiset rekisterit. 13 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITÄMINEN JA UUSIMINEN Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon toimintaohjeen on aina oltava voimassa olevan lainsäädännön tasalla. Asiakirjatuotannon muuttuessa arkistonmuodostussuunnitelmaan tulee tehdä vastaavat muutokset. Muutokset tähän ohjeeseen ja arkistonmuodostussuunnitelmaan hyväksyy sairaanhoitopiirin johtaja. 14 VOIMAANTULO Tämä ohje tulee voimaan alkaen. 10