Yhtymähallitus Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje"

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

2 Sisältö 1 Johdanto Toimintaohjeen tarkoitus Lainsäädäntö Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Arkistonmuodostaja Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt Arkistotoimen johtaminen Kehittämispäällikkö Arkistosihteeri Toimialojen pääarkistovastaavat Toimintayksiköiden arkistovastaavat Arkistotiimi Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet Arkistonmuodostus ja arkistointi Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Kirjaaminen ja rekisteröinti Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Säilytystekniikka Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito Säilytysajat Seulonta Hävittäminen Siirto päätearkistoon Asiakirjojen suojelu Arkistotilat Käsiarkisto Lähiarkisto Päätearkisto Valtakunnalliset sähköiset arkistot Tietopalvelu Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä kertyneiden asiakirjojen arkistointi Kunnallinen yhteistyö Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito... 9

3 1 Johdanto 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tämä toimintaohje on Peruspalvelukuntayhtymä Kallion asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus. Toimintaohjeen tarkoitus on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. 1.2 Lainsäädäntö Asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavat arkistolaki 831/1994 laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 henkilötietolaki 523/1999, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 alakohtaiset erityislait arkistolaitoksen antamat määräykset ja ohjeet lisäksi on huomioitava kuntayhtymän säännöt ja ohjeet 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat yhteneväisiä toimintoja ja osa kuntayhtymän tietohallintoa. Asiakirjahallinnon tehtävät: tiedon tuottaminen tiedonsiirto ja kopioiminen ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulmat tietoturvallisuus hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhteiset tehtävät: arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen rekisteröinti arvonmääritys, seulonta ja arkistointi määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Arkistotoimen tehtävät: pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto päätearkistoon järjestäminen luettelointi ja kuvailu päätearkiston tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulma siirto arkistolaitokselle Tehtävät tulee hoitaa siten, että asiakirjat tukevat ja edistävät kuntayhtymän tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen noudattamista, yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista. Lisäksi asiakirjat palvelevat tieteellistä tutkimusta muututtuaan historialliseksi aineistoksi. Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankinnoissa. 1

4 1.4 Arkistonmuodostaja Peruspalvelukuntayhtymä Kallio on yksi arkistonmuodostaja, jonka arkistonmuodostus tapahtuu toimialoittain; hallinto- ja tukipalvelut, hyvinvointipalvelut ja terveyspalvelut. Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lisäksi arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytysajat ja -tavat, ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä vastaa asiakirjallisten tietoaineistojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilyttämisestä. 2 Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt 2.1 Arkistotoimen johtaminen Arkistolain (ArkL 9 ) mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kuntayhtymän arkistointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Yhtymähallituksen alaisena koko tietohallintoa johtavana viranhaltijana toimii talousjohtaja. Talousjohtajan alaisena arkistotoimen johtavana toimihaltijana toimii kehittämispäällikkö. Johtava ylilääkäri toimii potilasrekisterin ja hyvinvointipalvelujohtaja oman toimialansa henkilö-/asiakasrekisterin vastuuhenkilönä sekä määräävät niihin liittyvien tehtävien käsittelyn vastuut ja tehtävät. 2.2 Kehittämispäällikkö johtaa kuntayhtymän arkistotoimea ja sen tietopalvelun kehittämistä huolehtii arkistoviranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta talousjohtajan alaisuudessa valvoo ja vastaa että kuntayhtymän arkistotoimen tehtävät hoidetaan asianmukaisesti vastaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelusta ja arkistonmuodostuksesta vastaa arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimisesta huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset huomioidaan tietohallintoa ja sähköisten tietojärjestelmien käyttöä käsittelevissä työryhmissä huolehtii kuntayhtymän arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta 2.3 Arkistosihteeri toimii arkistotiimin vetäjänä osallistuu tietohallinnon työryhmiin arkistotoimen asiantuntijan roolissa vastaa päätearkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä ohjaa ja neuvoo arkistonmuodostussuunnitelman laadinnassa yhdessä kehittämispäällikön kanssa ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa ohjaa organisaation hallinnon kirjaamistoimintaa pitää ajan tasalla olevaa luetteloa toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistovastaavista sekä kirjaajista huolehtii asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeiden ylläpitämisestä, soveltamisesta ja muuttamisesta yhteistyössä kehittämispäällikön ja pääarkistovastaavien kanssa toimii hallintopalvelujen hallinto ja tukipalvelujen pääarkistovastaavana 2

5 2.4 Toimialojen pääarkistovastaavat ohjaa ja neuvoo toimialansa arkistovastaavia sekä henkilöstöä ohjaa ja neuvoo yksityisiä palvelun tuottajia yhteisellä sopimuksella suoritettujen tehtävien hoidossa syntyneiden asiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä kehittää oman toimialansa asiakirjahallintoa ja arkistotoimea laatii ja ylläpitää toimialansa arkistonmuodostussuunnitelmaa yhteistyössä kehittämispäällikön, arkistosihteerin, esimiesten ja tehtäviä hoitavien henkilöiden kanssa vastaa hoidossaan olevien väliarkistojen asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään päätearkistoon tai hävitetään huolehtii toimialansa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen siirtämisestä päätearkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät tiedottaa arkistotoimeen liittyvistä kehittämistarpeista ja muutoksista arkistosihteerille / kehittämispäällikölle huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen otetaan huomioon päivittäisessä toiminnassa 2.5 Toimintayksiköiden arkistovastaavat osallistuu arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimiseen omassa toimintayksikössä vastaa hoidossaan olevien asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään arkistoon tai hävitetään ohjaa ja neuvoo toimintayksikön henkilöstöä asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa asiakirjojen siirto pääarkistovastaavalle tai keskusarkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät vastaa oman toimintayksikön määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä ja hävitysluettelojen tekemisestä Toimialajohtajat valitsevat oman toimialansa pääarkistovastaavat. Tulosaluejohtajat valitsevat tulosalueiden arkistovastaavat. Tulosaluejohtajalla on yleisvastuu toimialan arkistoimen resursseista. 2.6 Arkistotiimi Arkistotoimen kehittämis- ja suunnittelutehtävissä toimii arkistotiimi. Arkistotiimiin kuuluu arkistosihteerin lisäksi kehittämispäällikkö sekä pääarkistovastaavat. Arkistotiimiä täydennetään tarpeen mukaan arkistovastaavilla, esimiehillä, järjestelmä- tai muilla asiantuntijoilla. 2.7 Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet Arkistonmuodostajan johtavat viranhaltijat ja esimiehet ovat vastuussa toimialueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta samoin kuin muusta operatiivisesta toiminnasta. Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja pitää asiakirjat ja tietoaineistot arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti järjestettynä luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun ohjeissa määrätään osallistuu omalta osaltaan arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan ja säilytysaikojen määrittelyyn 3

6 3 Arkistonmuodostus ja arkistointi 3.1 Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Pysyvästi tai pitkäaikaisesti eli yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -välineitä käyttäen. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät sähköisissä tietojärjestelmissä olevat tiedot on tulostettava arkistokelpoiselle paperille. Arkistokelpoisen kynän jälki on pysyvä, lyijykynä ei ole arkistokelpoinen. Arkistolaitoksen verkkosivuilta (www.narc.fi) löytyy luettelo arkistokelpoisista materiaaleista. Hankinnoista vastaavien tulee huolehtia, että arkistokelpoisia materiaaleja on saatavilla. Myös kopiokoneita, tulostimia, värikasetteja tms. hankittaessa tulee selvittää arkistokelpoisuus. Asiakirjojen laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja. Asiakirjapohjia löytyy intran sivuilta. Asiakirjoista pitää löytyä viitetietoja esim. päivämäärä, syntymäaika tai nimi, millä asiakirjat liitetään tiettyyn ajankohtaan, henkilöön, asiaan tms. Arkistolain 6 mukaan asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet, joita arkistolaitoksen ohjeissa kutsutaan konekoodiksi tai sähköisiksi tallenteiksi. Laki sähköisessä viranomaistoiminnassa (L 13/2003) tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä telekopiota ja telepalvelua, kuten sähköistä lomaketta, sähköpostia tai käyttöoikeutta sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perustuvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin; ei kuitenkaan puhelua. 3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaaminen on osa asiakirjahallintoa ja perustuu hyvälle tiedonhallintavalle. Kirjaamisen avulla voidaan toteuttaa julkisuuslain (L 621/99) ja lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) vaatimuksia asia ja asiakirjahallinnassa. Julkisuuslain mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista. Tulee myös huolehtia siitä, että julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Käytännössä tämä tarkoittaa kirjaamista diaariin tai muuhun rekisteriin. Kirjaaminen on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäistä rekisteröintiä eli merkinnän tekemistä diaariin. Kaikki samaa asiaa koskeva käsittelyvaiheet ja asiakirjat merkitään samalle diaarinumerolle. Sähköisesti saapuneiden asiakirjojen kirjaamisessa toimitaan samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä ja muussa rekisteröinnissä. Tarkemmat kirjaamisohjeet on laadittu erikseen. 3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Arkisolain (L 831/1994) mukaan arkitonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajat ja tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Koska tietoja säilytetään sekä paperiasiakirjoissa että enenevässä määrin myös sähköisessä muodossa, voidaan suunnitelmasta käyttää nimitystä sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (e-ams) tai tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). 4

7 Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan tehtävittäin kartoittamalla tehtävät ja kuvaamalla prosessit eli tehtävän kulun kuvaukset ja niistä syntyvät asiakirjalliset tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käy ilmi asiakirja, arkistointitapa, järjestys, säilytyspaikka ja -aika, vastuutaho, tietojärjestelmä, suojeluluokka, julkisuusluokka, henkilötietoluonne ja arkistointitunnus. Arkistonmuodostussuunnitelman vahvistaa ao. toimialajohtaja. Arkistonmuodostussuunnitelma viedään tiedoksi hallitukselle. Vahvistettuun arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävistä muutoksista on ilmoitettava arkistosihteerille, joka ylläpitää suunnitelmaa. Pieniä muutoksia esim. vastuuhenkilön vaihtumisen ja säilytyspaikan muuttumisen johdosta suunnitelmaa ei tarvitse uudelleen vahvistaa. 3.4 Säilytystekniikka Asiakirjat on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Työhuoneissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Työhuoneessa pysyvästi tai arkaluonteisia asiakirjoja voidaan säilyttää lukittavissa ja paloturvallisissa arkistokaapeissa. Lähi- ja keskusarkistoon siirrettäessä asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin. Asiakirja-akteja muodostettaessa on huolehdittava siitä, että jokainen asiakirja-akti on oma selvästi erottuva kokonaisuus. Vaippalehteen, samoin kuin jokaiseen siihen liittyvään asiakirjaan merkitään rekisteritunnus, henkilön nimi tai muu aktin yksilöinnissä tarvittava tunnus. Tietoaineistoa voidaan myös säilyttää perinteisen paperin lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen. Esimerkiksi potilasasiakirjat säilytetään sähköisesti koko aktiiviajan. Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen osalta on varmistettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina ja käyttökelpoisina laitteistojen ja ohjelmistojen muutoksista huolimatta. Kaikki kopiointi- ja konvertointitoimenpiteet tulee dokumentoida. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, cd-levyt, disketit ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Arkistolaitokselta voidaan hakea lupa tietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Kuntayhtymällä lupaa ei ole. Lupaa haettaessa pitää ottaa huomioon arkistolaitoksen antamat sähköisen arkistoinnin määräykset. 3.5 Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito Asiakirjoja on käsiteltävä siten, etteivät ne vaurioidu. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettävien, alkuperäisten asiakirjojen käsittelyyn. Ne ovat ainutkertaisia dokumentteja, joiden säilyminen on tärkeää. Asiakirjasta voidaan ottaa käyttökopio ja alkuperäinen säilytetään arkistossa. Käyttökopioon merkitään tieto siitä että asiakirja on kopio. 3.6 Säilytysajat Asiakirjojen säilytysaikoihin ja hävittämiseen liittyvistä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja niihin sisältyvä tieto säilytetään pysyvästi. Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästi säilyttämisestä vaaditaan arkistolaitoksen lupa. 5

8 Kaikille asiakirjoille, olivat ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS) määriteltävä säilytysajat. Säilytysaikojen määrittämisen perusteita ovat mm. oma käyttötarve, yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva, omistus- ja hallintaoikeuden takaaminen sekä hallinnon ja tilitarkastuksen tarve. Määräajan säilyttävien asiakirjojen säilytysajoista päättää arkistomuodostaja itse. Säilytysaikoja päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysajoista ja - tavoista määrätään STM:n asetuksessa 298 /2009. Myös muissa erityslainsäädännöissä voi olla määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista. 3.7 Seulonta Käytännössä seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä erillään toisistaan sekä tarpeettoman aineiston hävittämistä. Toiminnassa on pyrittävä siihen, että jo tehtävää hoidettaessa asiakirjat seulotaan arkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen. Jokainen asiakirjoja käsittelevä tietää omista asiakirjoistaan, mikä on säilytettävää ja mikä hävitettävää. Jos ennakkoseulontaa ei tehdä, joudutaan aineisto seulomaan jälkikäteen. Taannehtiva seulonta on aikaa vievää ja edellyttää usein lisätyövoimaa, jonka vuoksi se tulee paljon kalliimmaksi. 3.8 Hävittäminen Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvään säilytykseen, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Hävittäminen tapahtuu niin että tietosuoja on varmistettu. Pääarkistovastaavat ja arkistovastaavat vastaavat siitä, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan lähiarkistosta vuosittain. Kuntayhtymässä on käytössä hävittämiseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut asiakirjat tuhotaan keskitetysti luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle jätehuoltoliikkeelle, joka vastaa tietosuojan toteutumisesta. Yli 5 vuotta säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä on laadittava hävittämisluettelo, josta selviää mitä asiakirjoja on hävitetty, milloin ja millä tavalla ja mihin hävittäminen perustuu. Hävittämisluettelon allekirjoittaa pääarkistovastaava / arkistovastaava ja se toimitetaan arkistosihteerille. Keskusarkistosta hävittämisestä vastaa arkistosihteeri, joka allekirjoittaa hävittämisluettelon. Irralliset tallennelevyt kuten cd:t ja muistitikut lähetetään Atk -tiimille. Atk -tiimi tuhoaa ne murskaamalla ja hävittävät ne keskitetysti. Kiintolevyjen hävittämisestä vastaa kuntayhtymän järjestelmäasiantuntijat. Asiakirjojen ja tietoaineiston hävittämisestä on laadittu erillisohje. 3.9 Siirto päätearkistoon Asiakirjat siirretään päätearkistoon, kun niiden välitön käyttötarve on päättynyt tai viimeistään 10 vuoden kuluttua. Terveydenhuollon potilasasiakirjoista päätearkistoon siirretään pysyvästi 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat sekä sosiaalitoimen asiakasasiakirjoista 8, 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat. 6

9 Siirrettävän aineiston tulee olla seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Asiakirjoihin ei saa jättää paperiliittimiä (klemmareita), muovitaskuja tai kumilenkkejä. Aineistosta laaditaan luettelo, joka toimitetaan arkistosihteerille. Asiakirjat tulee olla asianmukaisissa ja oikean kokoisissa arkistokoteloissa. Arkistokoteloihin pitää laittaa seläke joka sisältää tunnistetiedot. Tunnistetietoja ovat arkistonmuodostajan nimi, arkistotunnus, asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet jolta asiakirjat ovat sekä säilytysaika. Asiakirjojen siirtämisestä on sovittava etukäteen arkistosihteerin kanssa Asiakirjojen suojelu Arkistoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Arkistoaineistosta on laadittu suojelusuunnitelma mikä liitetään osaksi kuntayhtymän suojelusuunnitelmaa. Asiakirjojen suojelusta poikkeusoloissa on laadittu erillinen ohje. 4 Arkistotilat Arkistotilojen tulee olla arkistolaitoksen määräysten ja ohjeiden mukaiset (AL/19699/ /2012). Arkistotilat on pidettävä siistinä eikä niitä saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Arkistotilat siivotaan perusteellisemmin kerran vuodessa. 4.1 Käsiarkisto Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, joita säilytetään työtilojen yhteydessä. Jotta tietosuoja turvataan, säilytetään asiakirjat lukollisissa kaapeissa. 4.2 Lähiarkisto Lähiarkisto on niin sanottu väliarkisto. Lähiarkistossa säilytetään määräajan, alle 10 vuotta, säilytettäviä asiakirjoja ja joiden käyttötarve on päättynyt, sekä pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, jotka odottavat siirtoa päätearkistoon. Lähiarkistoon kuuluvat myös asiakirjat, jotka tarvitaan työtilojen läheisyydessä, mutta joiden säilytysturvallisuudelle asetetaan käsiarkistoa suuremman vaatimukset. Näitä ovat potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat. Peruspalvelukuntayhtymässä on useampia lähiarkistoja. 4.3 Päätearkisto Peruspalvelukuntayhtymä Kalliossa on yksi päätearkisto jonka hoidosta vastaa arkistosihteeri. Päätearkistoon siirretään asiakirjat joiden säilytysaika on pysyvä tai yli 10 vuotta. Päätearkisto sijaitsee Ylivieskan terveyskeskuksessa. 4.4 Valtakunnalliset sähköiset arkistot Valtakunnallisesti on suunniteltu yhteisiä arkistoja. Määräykset ja ohjeet ovat kansallisia ja niitä tulee noudattaa. Tarkemmat organisaation omat ohjeet laaditaan myöhemmin, kun kansalliset arkistot otetaan käyttöön. Arkistonmuodostussuunnitelmassa pitää näkyä, säilytetäänkö asiakirja omassa vai valtakunnallisessa arkistossa. 7

10 5 Tietopalvelu 5.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Yleisperiaatteena on, että julkisesta asiakirjasta tiedon antaa henkilö, jonka hallussa asiakirja on. Tarvittaessa tiedon antamisesta päättää yksikön esimies. Päätearkistossa säilytettävistä julkisista asiakirjoista tiedon antaa arkistosihteeri. Sekä aktiivikäytössä että päätearkistossa säilytettävien asiakirjojen tietojen luovuttamisen vastuut jakautuvat seuraavasti: potilasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta vastaa johtava ylilääkäri, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta hyvinvointipalvelujohtaja ja hallinnon asiakirjojen tietopalvelusta talousjohtaja mennessä päättyneiden potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietopalvelusta on laadittu erillinen sopimus. Sopimuksen mukaan potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen liittyvästä tietopalvelusta vastaa Peruspalvelukuntayhtymä Kallio yhteistyössä rekisterinpidon vastuun luovuttaneen kuntatoimijan kanssa. Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Julkisista asiakirjoista viranomaiset ovat velvollisia pyynnöstä antamaan virallisia jäljennöksiä ja otteita tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Asiakirjojen antaminen tutkimuskäyttö on luvanvaraista. Kuntayhtymällä on velvollisuus osoittaa tilat, joissa asiakirjoja voidaan lukea valvotusti ja tarvittaessa saada riittävä ohjaus /neuvonta asiakirjojen sisällöstä. Kuntayhtymälle on laadittu erilliset sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturva- ja tietosuojaohjeistukset. Potilasasiakirjojen käsittelyn ohjeistus sisältyy tietosuojan koulutus- ja käsikirjoihin. 5.2 Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lailla viranomaisen toiminnan julkisuudessa tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan tietosisällöstä ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen toimialajohtaja ellei päätösvaltaa ole delegoitu viranhaltijalle. Viime kädessä päätöksen tekee yhtymähallitus. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Salaiseen asiakirjaan tehdään merkintä salainen ja salaisuuden peruste ja aika. 5.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Selosteessa on oltava seuraavat tiedot: 8

11 1. Rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero 2. Rekisteriasioiden hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero 3. Rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus 4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaus) 5. Mihin tietoja luovutetaan Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisen tulee laatia ja ylläpitää tietojärjestelmäseloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmä selosteiden ylläpidosta vastaa tietohallintopäällikkö. Rekisteriselosteet pitää olla nähtävillä rekisteripitäjän toimipaikassa. 6 Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä kertyneiden asiakirjojen arkistointi Kun kuntayhtymä ostaa palveluja ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella tai palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kuntayhtymällä. Asiakirjoja koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja. Kuntayhtymä on rekisterinpitäjä ja syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kuntayhtymän) asiakirjoja. Asiakirjamenettelystä sovitaan ostopalvelu- ja toimeksiantosopimuksessa sekä palvelusetelituottajaksi hyväksyttäessä. Palvelun tuottamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle. Nykyisin tiedot toimitetaan pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palveluntuottajan tietojärjestelmästä. Ostopalvelu-, palveluseteli tai toimeksiantosopimuksella suoritetusta tehtävistä syntyneiden asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkintä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaan. 7 Kunnallinen yhteistyö Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava sopimuksella yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. 8 Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito Kehittämispäällikkö yhdessä arkistosihteerin kanssa huolehtii toimintaohjeen ylläpidosta ja erillisohjeiden uusimisesta tarpeen mukaan. Muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy yhtymähallitus. Ohjeella kumotaan yhtymähallituksen hyväksymä arkistotoimen toimintaohje. 9

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L 20 1 2 Arkistotunnus 20_._ _. 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus - arkaluonteisten henkilötietojen suojaamisvelvoite; kysymyksiä aineiston keräämiseen, säilytykseen, jakamiseen ja arkistointiin liittyen Yrjö Koivusalo tietohallintojohtaja

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 1 Rekisterin nimi Kuntarekry.fi -palvelu 2 Rekisterinpitäjä A Kaarinan kaupunki / Henkilöstöhallinto Lautakunnankatu 4 20780 Kaarina Kaarinan kaupunki on rekisteröitynyt

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 15.11. 2004, 285 Voimaantulo 1.12.2004 1. Yleistä Kaustisen kunnan arkistotoimessa

Lisätiedot

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi 2 KOULUTUKSEN

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 2 KÄSITEMÄÄRITTELYT JA LÄHTEET Irma Pahlman... 13 2.1 Käsitemäärittelyt... 13 2.2 Oikeuslähteet... 16 2.2.1 Henkilötietodirektiivi (Euroopan parlamentin ja.

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden

Lisätiedot

-------- = LV! "17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet

-------- = LV! 17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet -------- Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka 1. Johdanto Tietoturva nähdään julkishallinnon organisaatioissa oleellisena osana normaalia toimintaa ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta ja

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa Ylöjärven kaupungin perusturvatoimen Effica järjestelmää.

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta RAFAELA-hoitoisuusluokitus-jär je 1 Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta Ohje: Lomake täytetään Tilaajan toimesta ja palautetaan Toimittajalle käyttöoikeussopimuksen mukana. 1. Aineiston omistajuus

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Laitoshuollon rekisteri

Laitoshuollon rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut Laatimispäivä 24.7.2007 Päivitetty 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc. Tutkimus, aineistot ja avoimuuden rajat Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.fi HYVÄ AINEISTON

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit

Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit Tutkimusaineistojen arvonmääritys ja säilytysajan määrääminen- seminaari 6.5.2009 Riitta Harala, Tilastokeskus, Elinolot Tilastoaineistojen

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidylle annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä

Lisätiedot

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Sosiaali- ja Terveydenhuollon ATK-päivät 2015 Tampere Pia-Liisa Heiliö Neuvotteleva virkamies 12.5.2015

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

VIRANOMAISEN ASIAKIRJOISTA JA TIEDON ANTAMISESTA SEKÄ ASIAKIRJAKOPIOISTA PERITTÄVÄT MAKSUT

VIRANOMAISEN ASIAKIRJOISTA JA TIEDON ANTAMISESTA SEKÄ ASIAKIRJAKOPIOISTA PERITTÄVÄT MAKSUT 1 (5) VIRANOMAISEN ASIAKIRJOISTA JA TIEDON ANTAMISESTA SEKÄ ASIAKIRJAKOPIOISTA PERITTÄVÄT MAKSUT Hyväksytty Kunnanhallitus ( 373) Voimaantulo 1.1.2011 Lopen kunnan viranomaisten asiakirjoista ja tiedon

Lisätiedot

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön AMS:sta apua asiakirjahallintoon Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön työt Tutkimus Pöytyän kunnan asiakirjahallinnosta Terhi Laine Tampereen yliopisto

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012 HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 13.11.2012 HELMI-EXTRANET-KÄYTTÖPOLITIIKKA SISÄLTÖ 1 Extranet-tunnuksen käyttöpolitiikka 2 Käyttäjätunnusten myöntöperusteet 3 Salasanat Käyttäjätunnuksen hyväksyttävä

Lisätiedot

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri REKISTERISELOSTE 1 (5) 1. Rekisterin pitäjä Nimi Niuvanniemen sairaala (valtion mielisairaala) Postiosoite Niuvankuja 65 70240 KUOPIO Puhelin 0295 242 111 (vaihde) 2. Rekisteriasioita hoitava henkilö tai

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 11.2.2014 1. Rekisterinpitäjä Nimi Hevostoiminta Laukki Yksityinen elinkeinonharjoittaja, Y-tunnus 2601111-1 Yhteystiedot Puh: 040-186 2222,

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Lapsen elatuksen rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Ohjeen tarkoitus Tämän ohjeen tarkoituksena on ohjata valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen arkistointia. Tätä ohjetta noudatetaan valtioneuvoston

Lisätiedot

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa Sivu 1 OHJEASIAKIRJAT Palvelukeskukselle osoitetut muilta viranomaisilta S voa saapuneet määräykset, ohjeet, suositukset yms. Palvelukeskuksen laatimat ohjeet, linjaukset yms. L sp esim. asiakaspalvelukriteerit

Lisätiedot

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Kuntarekry.fi palvelun työnhakijatietokanta

Kuntarekry.fi palvelun työnhakijatietokanta REKISTERISELOSTE/TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 1 Rekisterin nimi Kuntarekry.fi palvelun työnhakijatietokanta Tietokanta koostuu kohdistetuista rekrytoinneista, sijaisrekrytoinneista

Lisätiedot

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Rekisteriseloste 1 (5) 1. REKISTERIN NIMI Potilasrekisteri 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Käyntiosoite Postiosoite Puhelinvaihde (08) 315 2011 3. REKISTERIASIOIDEN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot