Yhtymähallitus Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje"

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

2 Sisältö 1 Johdanto Toimintaohjeen tarkoitus Lainsäädäntö Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Arkistonmuodostaja Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt Arkistotoimen johtaminen Kehittämispäällikkö Arkistosihteeri Toimialojen pääarkistovastaavat Toimintayksiköiden arkistovastaavat Arkistotiimi Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet Arkistonmuodostus ja arkistointi Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Kirjaaminen ja rekisteröinti Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Säilytystekniikka Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito Säilytysajat Seulonta Hävittäminen Siirto päätearkistoon Asiakirjojen suojelu Arkistotilat Käsiarkisto Lähiarkisto Päätearkisto Valtakunnalliset sähköiset arkistot Tietopalvelu Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä kertyneiden asiakirjojen arkistointi Kunnallinen yhteistyö Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito... 9

3 1 Johdanto 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tämä toimintaohje on Peruspalvelukuntayhtymä Kallion asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus. Toimintaohjeen tarkoitus on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. 1.2 Lainsäädäntö Asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavat arkistolaki 831/1994 laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 henkilötietolaki 523/1999, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 alakohtaiset erityislait arkistolaitoksen antamat määräykset ja ohjeet lisäksi on huomioitava kuntayhtymän säännöt ja ohjeet 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat yhteneväisiä toimintoja ja osa kuntayhtymän tietohallintoa. Asiakirjahallinnon tehtävät: tiedon tuottaminen tiedonsiirto ja kopioiminen ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulmat tietoturvallisuus hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhteiset tehtävät: arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen rekisteröinti arvonmääritys, seulonta ja arkistointi määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Arkistotoimen tehtävät: pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto päätearkistoon järjestäminen luettelointi ja kuvailu päätearkiston tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulma siirto arkistolaitokselle Tehtävät tulee hoitaa siten, että asiakirjat tukevat ja edistävät kuntayhtymän tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen noudattamista, yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista. Lisäksi asiakirjat palvelevat tieteellistä tutkimusta muututtuaan historialliseksi aineistoksi. Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankinnoissa. 1

4 1.4 Arkistonmuodostaja Peruspalvelukuntayhtymä Kallio on yksi arkistonmuodostaja, jonka arkistonmuodostus tapahtuu toimialoittain; hallinto- ja tukipalvelut, hyvinvointipalvelut ja terveyspalvelut. Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lisäksi arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytysajat ja -tavat, ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä vastaa asiakirjallisten tietoaineistojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilyttämisestä. 2 Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt 2.1 Arkistotoimen johtaminen Arkistolain (ArkL 9 ) mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kuntayhtymän arkistointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Yhtymähallituksen alaisena koko tietohallintoa johtavana viranhaltijana toimii talousjohtaja. Talousjohtajan alaisena arkistotoimen johtavana toimihaltijana toimii kehittämispäällikkö. Johtava ylilääkäri toimii potilasrekisterin ja hyvinvointipalvelujohtaja oman toimialansa henkilö-/asiakasrekisterin vastuuhenkilönä sekä määräävät niihin liittyvien tehtävien käsittelyn vastuut ja tehtävät. 2.2 Kehittämispäällikkö johtaa kuntayhtymän arkistotoimea ja sen tietopalvelun kehittämistä huolehtii arkistoviranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta talousjohtajan alaisuudessa valvoo ja vastaa että kuntayhtymän arkistotoimen tehtävät hoidetaan asianmukaisesti vastaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelusta ja arkistonmuodostuksesta vastaa arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimisesta huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset huomioidaan tietohallintoa ja sähköisten tietojärjestelmien käyttöä käsittelevissä työryhmissä huolehtii kuntayhtymän arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta 2.3 Arkistosihteeri toimii arkistotiimin vetäjänä osallistuu tietohallinnon työryhmiin arkistotoimen asiantuntijan roolissa vastaa päätearkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä ohjaa ja neuvoo arkistonmuodostussuunnitelman laadinnassa yhdessä kehittämispäällikön kanssa ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa ohjaa organisaation hallinnon kirjaamistoimintaa pitää ajan tasalla olevaa luetteloa toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistovastaavista sekä kirjaajista huolehtii asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeiden ylläpitämisestä, soveltamisesta ja muuttamisesta yhteistyössä kehittämispäällikön ja pääarkistovastaavien kanssa toimii hallintopalvelujen hallinto ja tukipalvelujen pääarkistovastaavana 2

5 2.4 Toimialojen pääarkistovastaavat ohjaa ja neuvoo toimialansa arkistovastaavia sekä henkilöstöä ohjaa ja neuvoo yksityisiä palvelun tuottajia yhteisellä sopimuksella suoritettujen tehtävien hoidossa syntyneiden asiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä kehittää oman toimialansa asiakirjahallintoa ja arkistotoimea laatii ja ylläpitää toimialansa arkistonmuodostussuunnitelmaa yhteistyössä kehittämispäällikön, arkistosihteerin, esimiesten ja tehtäviä hoitavien henkilöiden kanssa vastaa hoidossaan olevien väliarkistojen asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään päätearkistoon tai hävitetään huolehtii toimialansa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen siirtämisestä päätearkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät tiedottaa arkistotoimeen liittyvistä kehittämistarpeista ja muutoksista arkistosihteerille / kehittämispäällikölle huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen otetaan huomioon päivittäisessä toiminnassa 2.5 Toimintayksiköiden arkistovastaavat osallistuu arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimiseen omassa toimintayksikössä vastaa hoidossaan olevien asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään arkistoon tai hävitetään ohjaa ja neuvoo toimintayksikön henkilöstöä asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa asiakirjojen siirto pääarkistovastaavalle tai keskusarkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät vastaa oman toimintayksikön määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä ja hävitysluettelojen tekemisestä Toimialajohtajat valitsevat oman toimialansa pääarkistovastaavat. Tulosaluejohtajat valitsevat tulosalueiden arkistovastaavat. Tulosaluejohtajalla on yleisvastuu toimialan arkistoimen resursseista. 2.6 Arkistotiimi Arkistotoimen kehittämis- ja suunnittelutehtävissä toimii arkistotiimi. Arkistotiimiin kuuluu arkistosihteerin lisäksi kehittämispäällikkö sekä pääarkistovastaavat. Arkistotiimiä täydennetään tarpeen mukaan arkistovastaavilla, esimiehillä, järjestelmä- tai muilla asiantuntijoilla. 2.7 Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet Arkistonmuodostajan johtavat viranhaltijat ja esimiehet ovat vastuussa toimialueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta samoin kuin muusta operatiivisesta toiminnasta. Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja pitää asiakirjat ja tietoaineistot arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti järjestettynä luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun ohjeissa määrätään osallistuu omalta osaltaan arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan ja säilytysaikojen määrittelyyn 3

6 3 Arkistonmuodostus ja arkistointi 3.1 Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Pysyvästi tai pitkäaikaisesti eli yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -välineitä käyttäen. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät sähköisissä tietojärjestelmissä olevat tiedot on tulostettava arkistokelpoiselle paperille. Arkistokelpoisen kynän jälki on pysyvä, lyijykynä ei ole arkistokelpoinen. Arkistolaitoksen verkkosivuilta (www.narc.fi) löytyy luettelo arkistokelpoisista materiaaleista. Hankinnoista vastaavien tulee huolehtia, että arkistokelpoisia materiaaleja on saatavilla. Myös kopiokoneita, tulostimia, värikasetteja tms. hankittaessa tulee selvittää arkistokelpoisuus. Asiakirjojen laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja. Asiakirjapohjia löytyy intran sivuilta. Asiakirjoista pitää löytyä viitetietoja esim. päivämäärä, syntymäaika tai nimi, millä asiakirjat liitetään tiettyyn ajankohtaan, henkilöön, asiaan tms. Arkistolain 6 mukaan asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet, joita arkistolaitoksen ohjeissa kutsutaan konekoodiksi tai sähköisiksi tallenteiksi. Laki sähköisessä viranomaistoiminnassa (L 13/2003) tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä telekopiota ja telepalvelua, kuten sähköistä lomaketta, sähköpostia tai käyttöoikeutta sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perustuvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin; ei kuitenkaan puhelua. 3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaaminen on osa asiakirjahallintoa ja perustuu hyvälle tiedonhallintavalle. Kirjaamisen avulla voidaan toteuttaa julkisuuslain (L 621/99) ja lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) vaatimuksia asia ja asiakirjahallinnassa. Julkisuuslain mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista. Tulee myös huolehtia siitä, että julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Käytännössä tämä tarkoittaa kirjaamista diaariin tai muuhun rekisteriin. Kirjaaminen on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäistä rekisteröintiä eli merkinnän tekemistä diaariin. Kaikki samaa asiaa koskeva käsittelyvaiheet ja asiakirjat merkitään samalle diaarinumerolle. Sähköisesti saapuneiden asiakirjojen kirjaamisessa toimitaan samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä ja muussa rekisteröinnissä. Tarkemmat kirjaamisohjeet on laadittu erikseen. 3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Arkisolain (L 831/1994) mukaan arkitonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajat ja tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Koska tietoja säilytetään sekä paperiasiakirjoissa että enenevässä määrin myös sähköisessä muodossa, voidaan suunnitelmasta käyttää nimitystä sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (e-ams) tai tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). 4

7 Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan tehtävittäin kartoittamalla tehtävät ja kuvaamalla prosessit eli tehtävän kulun kuvaukset ja niistä syntyvät asiakirjalliset tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käy ilmi asiakirja, arkistointitapa, järjestys, säilytyspaikka ja -aika, vastuutaho, tietojärjestelmä, suojeluluokka, julkisuusluokka, henkilötietoluonne ja arkistointitunnus. Arkistonmuodostussuunnitelman vahvistaa ao. toimialajohtaja. Arkistonmuodostussuunnitelma viedään tiedoksi hallitukselle. Vahvistettuun arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävistä muutoksista on ilmoitettava arkistosihteerille, joka ylläpitää suunnitelmaa. Pieniä muutoksia esim. vastuuhenkilön vaihtumisen ja säilytyspaikan muuttumisen johdosta suunnitelmaa ei tarvitse uudelleen vahvistaa. 3.4 Säilytystekniikka Asiakirjat on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Työhuoneissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Työhuoneessa pysyvästi tai arkaluonteisia asiakirjoja voidaan säilyttää lukittavissa ja paloturvallisissa arkistokaapeissa. Lähi- ja keskusarkistoon siirrettäessä asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin. Asiakirja-akteja muodostettaessa on huolehdittava siitä, että jokainen asiakirja-akti on oma selvästi erottuva kokonaisuus. Vaippalehteen, samoin kuin jokaiseen siihen liittyvään asiakirjaan merkitään rekisteritunnus, henkilön nimi tai muu aktin yksilöinnissä tarvittava tunnus. Tietoaineistoa voidaan myös säilyttää perinteisen paperin lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen. Esimerkiksi potilasasiakirjat säilytetään sähköisesti koko aktiiviajan. Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen osalta on varmistettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina ja käyttökelpoisina laitteistojen ja ohjelmistojen muutoksista huolimatta. Kaikki kopiointi- ja konvertointitoimenpiteet tulee dokumentoida. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, cd-levyt, disketit ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Arkistolaitokselta voidaan hakea lupa tietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Kuntayhtymällä lupaa ei ole. Lupaa haettaessa pitää ottaa huomioon arkistolaitoksen antamat sähköisen arkistoinnin määräykset. 3.5 Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito Asiakirjoja on käsiteltävä siten, etteivät ne vaurioidu. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettävien, alkuperäisten asiakirjojen käsittelyyn. Ne ovat ainutkertaisia dokumentteja, joiden säilyminen on tärkeää. Asiakirjasta voidaan ottaa käyttökopio ja alkuperäinen säilytetään arkistossa. Käyttökopioon merkitään tieto siitä että asiakirja on kopio. 3.6 Säilytysajat Asiakirjojen säilytysaikoihin ja hävittämiseen liittyvistä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja niihin sisältyvä tieto säilytetään pysyvästi. Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästi säilyttämisestä vaaditaan arkistolaitoksen lupa. 5

8 Kaikille asiakirjoille, olivat ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS) määriteltävä säilytysajat. Säilytysaikojen määrittämisen perusteita ovat mm. oma käyttötarve, yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva, omistus- ja hallintaoikeuden takaaminen sekä hallinnon ja tilitarkastuksen tarve. Määräajan säilyttävien asiakirjojen säilytysajoista päättää arkistomuodostaja itse. Säilytysaikoja päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysajoista ja - tavoista määrätään STM:n asetuksessa 298 /2009. Myös muissa erityslainsäädännöissä voi olla määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista. 3.7 Seulonta Käytännössä seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä erillään toisistaan sekä tarpeettoman aineiston hävittämistä. Toiminnassa on pyrittävä siihen, että jo tehtävää hoidettaessa asiakirjat seulotaan arkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen. Jokainen asiakirjoja käsittelevä tietää omista asiakirjoistaan, mikä on säilytettävää ja mikä hävitettävää. Jos ennakkoseulontaa ei tehdä, joudutaan aineisto seulomaan jälkikäteen. Taannehtiva seulonta on aikaa vievää ja edellyttää usein lisätyövoimaa, jonka vuoksi se tulee paljon kalliimmaksi. 3.8 Hävittäminen Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvään säilytykseen, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Hävittäminen tapahtuu niin että tietosuoja on varmistettu. Pääarkistovastaavat ja arkistovastaavat vastaavat siitä, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan lähiarkistosta vuosittain. Kuntayhtymässä on käytössä hävittämiseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut asiakirjat tuhotaan keskitetysti luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle jätehuoltoliikkeelle, joka vastaa tietosuojan toteutumisesta. Yli 5 vuotta säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä on laadittava hävittämisluettelo, josta selviää mitä asiakirjoja on hävitetty, milloin ja millä tavalla ja mihin hävittäminen perustuu. Hävittämisluettelon allekirjoittaa pääarkistovastaava / arkistovastaava ja se toimitetaan arkistosihteerille. Keskusarkistosta hävittämisestä vastaa arkistosihteeri, joka allekirjoittaa hävittämisluettelon. Irralliset tallennelevyt kuten cd:t ja muistitikut lähetetään Atk -tiimille. Atk -tiimi tuhoaa ne murskaamalla ja hävittävät ne keskitetysti. Kiintolevyjen hävittämisestä vastaa kuntayhtymän järjestelmäasiantuntijat. Asiakirjojen ja tietoaineiston hävittämisestä on laadittu erillisohje. 3.9 Siirto päätearkistoon Asiakirjat siirretään päätearkistoon, kun niiden välitön käyttötarve on päättynyt tai viimeistään 10 vuoden kuluttua. Terveydenhuollon potilasasiakirjoista päätearkistoon siirretään pysyvästi 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat sekä sosiaalitoimen asiakasasiakirjoista 8, 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat. 6

9 Siirrettävän aineiston tulee olla seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Asiakirjoihin ei saa jättää paperiliittimiä (klemmareita), muovitaskuja tai kumilenkkejä. Aineistosta laaditaan luettelo, joka toimitetaan arkistosihteerille. Asiakirjat tulee olla asianmukaisissa ja oikean kokoisissa arkistokoteloissa. Arkistokoteloihin pitää laittaa seläke joka sisältää tunnistetiedot. Tunnistetietoja ovat arkistonmuodostajan nimi, arkistotunnus, asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet jolta asiakirjat ovat sekä säilytysaika. Asiakirjojen siirtämisestä on sovittava etukäteen arkistosihteerin kanssa Asiakirjojen suojelu Arkistoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Arkistoaineistosta on laadittu suojelusuunnitelma mikä liitetään osaksi kuntayhtymän suojelusuunnitelmaa. Asiakirjojen suojelusta poikkeusoloissa on laadittu erillinen ohje. 4 Arkistotilat Arkistotilojen tulee olla arkistolaitoksen määräysten ja ohjeiden mukaiset (AL/19699/ /2012). Arkistotilat on pidettävä siistinä eikä niitä saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Arkistotilat siivotaan perusteellisemmin kerran vuodessa. 4.1 Käsiarkisto Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, joita säilytetään työtilojen yhteydessä. Jotta tietosuoja turvataan, säilytetään asiakirjat lukollisissa kaapeissa. 4.2 Lähiarkisto Lähiarkisto on niin sanottu väliarkisto. Lähiarkistossa säilytetään määräajan, alle 10 vuotta, säilytettäviä asiakirjoja ja joiden käyttötarve on päättynyt, sekä pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, jotka odottavat siirtoa päätearkistoon. Lähiarkistoon kuuluvat myös asiakirjat, jotka tarvitaan työtilojen läheisyydessä, mutta joiden säilytysturvallisuudelle asetetaan käsiarkistoa suuremman vaatimukset. Näitä ovat potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat. Peruspalvelukuntayhtymässä on useampia lähiarkistoja. 4.3 Päätearkisto Peruspalvelukuntayhtymä Kalliossa on yksi päätearkisto jonka hoidosta vastaa arkistosihteeri. Päätearkistoon siirretään asiakirjat joiden säilytysaika on pysyvä tai yli 10 vuotta. Päätearkisto sijaitsee Ylivieskan terveyskeskuksessa. 4.4 Valtakunnalliset sähköiset arkistot Valtakunnallisesti on suunniteltu yhteisiä arkistoja. Määräykset ja ohjeet ovat kansallisia ja niitä tulee noudattaa. Tarkemmat organisaation omat ohjeet laaditaan myöhemmin, kun kansalliset arkistot otetaan käyttöön. Arkistonmuodostussuunnitelmassa pitää näkyä, säilytetäänkö asiakirja omassa vai valtakunnallisessa arkistossa. 7

10 5 Tietopalvelu 5.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Yleisperiaatteena on, että julkisesta asiakirjasta tiedon antaa henkilö, jonka hallussa asiakirja on. Tarvittaessa tiedon antamisesta päättää yksikön esimies. Päätearkistossa säilytettävistä julkisista asiakirjoista tiedon antaa arkistosihteeri. Sekä aktiivikäytössä että päätearkistossa säilytettävien asiakirjojen tietojen luovuttamisen vastuut jakautuvat seuraavasti: potilasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta vastaa johtava ylilääkäri, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta hyvinvointipalvelujohtaja ja hallinnon asiakirjojen tietopalvelusta talousjohtaja mennessä päättyneiden potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietopalvelusta on laadittu erillinen sopimus. Sopimuksen mukaan potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen liittyvästä tietopalvelusta vastaa Peruspalvelukuntayhtymä Kallio yhteistyössä rekisterinpidon vastuun luovuttaneen kuntatoimijan kanssa. Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Julkisista asiakirjoista viranomaiset ovat velvollisia pyynnöstä antamaan virallisia jäljennöksiä ja otteita tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Asiakirjojen antaminen tutkimuskäyttö on luvanvaraista. Kuntayhtymällä on velvollisuus osoittaa tilat, joissa asiakirjoja voidaan lukea valvotusti ja tarvittaessa saada riittävä ohjaus /neuvonta asiakirjojen sisällöstä. Kuntayhtymälle on laadittu erilliset sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturva- ja tietosuojaohjeistukset. Potilasasiakirjojen käsittelyn ohjeistus sisältyy tietosuojan koulutus- ja käsikirjoihin. 5.2 Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lailla viranomaisen toiminnan julkisuudessa tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan tietosisällöstä ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen toimialajohtaja ellei päätösvaltaa ole delegoitu viranhaltijalle. Viime kädessä päätöksen tekee yhtymähallitus. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Salaiseen asiakirjaan tehdään merkintä salainen ja salaisuuden peruste ja aika. 5.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Selosteessa on oltava seuraavat tiedot: 8

11 1. Rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero 2. Rekisteriasioiden hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero 3. Rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus 4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaus) 5. Mihin tietoja luovutetaan Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisen tulee laatia ja ylläpitää tietojärjestelmäseloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmä selosteiden ylläpidosta vastaa tietohallintopäällikkö. Rekisteriselosteet pitää olla nähtävillä rekisteripitäjän toimipaikassa. 6 Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä kertyneiden asiakirjojen arkistointi Kun kuntayhtymä ostaa palveluja ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella tai palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kuntayhtymällä. Asiakirjoja koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja. Kuntayhtymä on rekisterinpitäjä ja syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kuntayhtymän) asiakirjoja. Asiakirjamenettelystä sovitaan ostopalvelu- ja toimeksiantosopimuksessa sekä palvelusetelituottajaksi hyväksyttäessä. Palvelun tuottamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle. Nykyisin tiedot toimitetaan pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palveluntuottajan tietojärjestelmästä. Ostopalvelu-, palveluseteli tai toimeksiantosopimuksella suoritetusta tehtävistä syntyneiden asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkintä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaan. 7 Kunnallinen yhteistyö Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava sopimuksella yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. 8 Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito Kehittämispäällikkö yhdessä arkistosihteerin kanssa huolehtii toimintaohjeen ylläpidosta ja erillisohjeiden uusimisesta tarpeen mukaan. Muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy yhtymähallitus. Ohjeella kumotaan yhtymähallituksen hyväksymä arkistotoimen toimintaohje. 9

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3. Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelut: perhepalvelujen johtaja

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN

REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN 27. 28.5.2002 Liite 5. REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN YLEINEN TIEDONSAANTIOIKEUS : REKISTERISELOSTE HENKILÖKOHTAINEN TIEDONSAANTIOIKEUS: - Rekisteröityjen informointi henkilötietojensa

Lisätiedot

Laitoshuollon rekisteri

Laitoshuollon rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja

Lisätiedot

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Tomi.Voutilainen@uef.fi 25.11.2015 1 Lähtökohta Tietohallintolaki

Lisätiedot

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen 30.01.2017 Tomi Voutilainen JulkICT-osasto Työryhmän tehtävät Työryhmän toimikausi 17.11.2016-31.5.2017 Työryhmän tehtävänä on selvittää julkisen hallinnon tiedonhallinnan

Lisätiedot

Lapsen elatuksen rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3. Työterveyshuolto 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Pegasos-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka tietokanta, työterveyshuolto 2 Rekisterinpitäjä SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

OHJE ASIAKIRJA JA TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELYYN

OHJE ASIAKIRJA JA TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELYYN 1(6) 1 Julkisuusperiaate lainsäädännössä Perustuslain 12.2 :n mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen

Lisätiedot

Laki. sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Annettu Helsingissä 24 päivänä tammikuuta Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 luku

Laki. sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Annettu Helsingissä 24 päivänä tammikuuta Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 luku Annettu Helsingissä 24 päivänä tammikuuta 2003 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään: 1 luku Yleiset säännökset 1 Lain tarkoitus Tämän lain tarkoituksena

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi 2 KOULUTUKSEN

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS 16.11.2016 Laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta Kansallisarkistolaki korvaa

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5 Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Pegasos-potilastietojärjestelmä/SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka -tietokanta SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 /2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä

Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Asiakirjataksa Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Hallitus 14.6.2016 87 1. Johdanto Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki)

Lisätiedot

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1 (5) Laatimispäivä: 20.12.2016 REKISTERITIEDOT 1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri 2. Rekisterinpitäjä Espoon kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta

Lisätiedot

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 81 911

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 81 911 19.2.2009 Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Ympäristöterveydenhuollon tietojärjestelmät 1 REKISTERIN PITÄJÄ Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu

Lisätiedot

Sisältö REKISTERISELOSTE

Sisältö REKISTERISELOSTE REKISTERISELOSTE 1.8.2014 Sisältö REKISTERIN NIMI... 2 REKISTERINPITÄJÄ... 2 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ... 2 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS... 3 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE...

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 Sisällysluettelo 1. Mistä informointivelvoitteessa on kysymys 3 2. Ketä informointivelvoite

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Tarkastettu 22.6.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Rekisterin tietoja käytetään kirjeiden lähettämiseen sekä luottamushenkilöiden ja kaupungin väliseen yhteydenpitoon.

Rekisterin tietoja käytetään kirjeiden lähettämiseen sekä luottamushenkilöiden ja kaupungin väliseen yhteydenpitoon. 1. Rekisterinpitäjä 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Jämsän kaupunginhallitus Osoite Seppolantie 10 42100 Jämsä Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Puh

Lisätiedot

THL ja rekisteritutkimusten luvat

THL ja rekisteritutkimusten luvat THL ja rekisteritutkimusten luvat Suunnittelija Arto Vuori, THL Tieto-osasto Alueellisten eettisten toimikuntien sihteerien neuvottelupäivä, Helsinki, 28.3.2011 THL ja rekisteritutkimusten luvat 1. THL:n

Lisätiedot

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta Biopankkien toimintojen yhdistäminen Lakiperusta Biopankkilain (688/2012, jatkossa myös BPL ) 10 mahdollistaa biopankkien toimintojen yhdistämisen. Toimintojen hoitamisesta tai yhdistämisestä on sovittava

Lisätiedot

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ FINLANDIA-TALO Oy REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä 19.11.2012 SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi Sähköinen pitkäaikaisarkistointi 29.5.2006 Arkistolaki Asiakirjojen tulee palvella tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Asiakirjojen säilytystarpeen ja todistusvoimaisuuden asettamat vaatimukset

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset 1 / 5 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Kotona asumista

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice)

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice) REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ TRIMBLE LOCUS ELUPAJÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN

Lisätiedot

KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KESKUSSAIRAALAN PÄIVYSTYSPOLIKLINIKKA

KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KESKUSSAIRAALAN PÄIVYSTYSPOLIKLINIKKA Jorma Teittinen / ppl 2.7.2008 1 (7) KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KESKUSSAIRAALAN PÄIVYSTYSPOLIKLINIKKA REKISTERISELOSTE Potilasasiakirjarekisteri: Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntien puhelinneuvonnan

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VALTIOVARAINMINISTERIÖ Hallinnon kehittämisosasto 17.2.2000 VM 7/01/2000 Ministeriöille sekä niiden alaisille virastoille ja laitoksille Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999)

Lisätiedot

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen Nurmes 22.3.2013 Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1 Miksi? - toiminnan sujuminen

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteri

Aikuissosiaalityön rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Sote-uudistus ja laki sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamisesta mikä muuttuu? Kirsi Markkanen

Sote-uudistus ja laki sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamisesta mikä muuttuu? Kirsi Markkanen Sote-uudistus ja laki sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamisesta mikä muuttuu? Kirsi Markkanen 19.11.2016 Sote-uudistuksen tavoitteet Ihmisten hyvinvointija terveyserot vähenevät Integraatio Asiakaskeskeiset,

Lisätiedot

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait

Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä Kalle Tervo. Keskeiset lait Salassapito- ja tietosuojakysymykset moniammatillisessa yhteistyössä 7.5.2014 Kalle Tervo Keskeiset lait Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) Henkilötietolaki (22.4.1999/523) Laki

Lisätiedot

Määräys 4/2010 1/(6) Dnro 6579/03.00/ Terveydenhuollon laitteesta ja tarvikkeesta tehtävä ammattimaisen käyttäjän vaaratilanneilmoitus

Määräys 4/2010 1/(6) Dnro 6579/03.00/ Terveydenhuollon laitteesta ja tarvikkeesta tehtävä ammattimaisen käyttäjän vaaratilanneilmoitus Määräys 4/2010 1/(6) Terveydenhuollon laitteesta ja tarvikkeesta tehtävä ammattimaisen käyttäjän vaaratilanneilmoitus Valtuutussäännökset Kohderyhmät Voimassaoloaika Laki tervedenhuollon laitteista ja

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 9.3.2015 Salon kaupunki 416/07.01.01.02.01/2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa 29.4.2011 Hallintojohtaja Matti Lahtinen 1 Julkisuutta ja tietosuojaa koskevia säädöksiä perusopetuksessa Perustuslaki (731/1999) 10 : Jokaisen yksityiselämä,

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS

TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS Tutkimuksen päätyttyä huomioitavat tietosuoja-asiat Ylitarkastaja Heljä-Tuulia Pihamaa Tietosuojavaltuutetun toimisto Tilastokeskus 6.5.2009, Helsinki LUENTOAIHEET Yleistä

Lisätiedot

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ WINKKI-JÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Harri Koivu, sosiaalijohtaja Virastotie Hollola Puh. (03) tai Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto

Harri Koivu, sosiaalijohtaja Virastotie Hollola Puh. (03) tai Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto 1. REKISTERIN NIMI Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa kunnan sosiaalitoimen Effica järjestelmää. Perhehuoltojärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 18.8.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lisätiedot