6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

Transkriptio

1 I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen (ks ). Tarpeettoman aineiston hävittäminen voi tapahtua joko työpisteessä arkistovastaavan valvonnassa tai keskusarkistossa. Hävittäminen suoritetaan tietoaineistoille määrätyn säilytysajan jälkeen niin, ettei tietoja joudu ulkopuolisten käsiin (ArkL 5 13). Erityistä huolellisuutta noudatetaan salaisten ja ei-julkisten tietojen hävittämisessä. Kunnan arkistotoimen ohjeistossa annetaan tarpeelliset hävittämistä ja hävitysluettelon pitoa koskevat ohjeet. Niiden laatimisessa voi soveltuvin osin noudattaa valtiovarainministeriön tietoturvallisuus- ja tietosuojanäkökohdat huomioon ottavaa yleisohjetta tarpeettomiksi tulleiden tietoaineistojen hävittämisestä. Ohje on tarkoitettu käytettäväksi julkishallinnon viranomaisten ja laitosten tietoaineistojen hävittämisessä sekä soveltuvin osin julkishallinnon ja liikelaitosten välisissä palveluissa. Se sisältää mm. selvityksen erilaisten tietoaineistojen hävittämistavoista. 22., '.- :

2 7 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON Kunnan keskusarkisto toimii organisaatioyksiköiden päätearkistona, ja siellä säilytetään pysyvästi kunnallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Kunnan pysyvästi ja pitkään (yli 10 v.) säilytettävät asiakirjat siirretään keskusarkistoon välittömästi, kun niitä ei enää tarvita jokapäiväisessä vir - katoiminnassa. Arkistotoimen ohjeistossa voidaan sopia tarkemmin, kuinka vanhoina asiakirjat eri yksiköistä siirretään. AsiakirJat siirretään arkistonmuodostussuunnitelman ohjeiden mukaan seulottuina ja järjestettyinä. Lyhyen määräajan (f 10 v.) säilytettäviä asiakirjoja ei tulisi siirtää keskusarkistoon, vaan ne tulisi säilyttää käsiarkistoissa. Mikäli tällaisia asiakirjoja joudutaan säilyttämään keskusarkistossa, niillä tulisi olla siellä erikseen määrätty paikkansa. Niitä ei säilytetä yhdessä pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen kanssa. Keskusarkistoon siirrettävät aineistot sijoitetaan asianmukaisiin arkistokoteloihin ja säilytysvälineisiin. Kaikkiin säilytysvälineisiin tehdään myös riittävät merkinnät arkistonmuodostajasta ja säilytettävästä aineistosta. Lyhyen määräajan säilytettäviä asiakirjoja ei tarvitse siirtää arkistokoteloihin. Nipun päälle tai mappiin merkitään hävittämisvuosi edellisten tietojen lisäksi. 23

3 8 ARKISTON LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN Perinteiset arkistonhoidolliset tehtävät, arkiston järjestäminen ja luettelointi, varmistavat osaltaan arkistolain edellyttämän asiakirjojen käytettävyyden ja tietopalvelun (ArkL 7). Hallinto- ja toimistotyössä käytettyjä arkistointi- ja kirjaamisperiaatteita ei tule muuttaa jälkikäteen, koska arkistonmuodostuksessa syntyneet yhteydet ja hakuväylät turvaavat asiakirja-aineiston todistusvoimaisuuden. Epäjärjestykseen joutuneet asiakirjat voidaan myöhemmin ainoastaan palauttaa omille paikoilleen. 8.1 Asiakirjojen luettelointi Keskusarkistossa laaditaan pysyvästi ja pitkään säilytettävästä asiakirjaaineistosta arkistoluettelo, joka sisältää tunnistetiedot arkistossa olevista säilytysyksiköistä niin, että ne sen avulla löydetään. Säilytysyksiköitä ryhmiteltäessä käytetään apuna arkistokaavaa, joko perinteistä pääsarja- ja sarjajakoa kirjaintunnuksineen tai arkistonmuodostussuunnitelman mukaista tehtäväpohjaista luokittelua numerotunnuksineen. Luokitteluperiaate valitaan organisaation tarpeiden mukaan. Vaikka vanha arkisto on luetteloitu kirjaintunnuksiin perustuvan arkistokaavan avulla, voidaan muodostussuunnitelrnan mukaan syntyneeseen arkistoon haluttaessa soveltaa tehtäväpohjaista luokittelua. Tässä tapauksessa vanha arkisto päätetään. Kunkin arkistonmuodostajan asiakirjat luetteloidaan omana kokonaisuutenaan. 8.2 Arkistoaineiston kuvailu Tietopalvelun edistämiseksi on kiinnitetty huomiota arkistojen sisällön kuvailuun. Kuvailun tehtävänä on valaista sen aineiston tietosisältöä, josta 24

4 arkistoluettelo selvittää fjysisen rakenteen. Se merkitsee arkiston kokonaisrakenteen ja käytettyjen arkistointimenetelmien sekä arkistonmuodostajan tehtävien, organisaation ja toimintatapojen esittämistä. Aikaisemmin nämä asiat on selvitetty arkistoluettelon johdannossa. Ajankohtaisen aineiston osalta tehtävien ja tietosisällön kuvailu sisältyy arkistonmuodostussuunnitelmaan toimintoketjujen selvityksenä. Historiallisesta arkistosta erillinen sisällön kuvailu saattaa olla tarpeen, erityisesti jos aineistoa käytetään paljon tutkimuksen lähteenä. Kuvailua tehtäessä voidaan soveltuvin osin käyttää apuna arkistolaitoksen kuvailu- ja luettelointistandardia. Sen mukaisten kuvailuperiaatteiden pohjalta voidaan laatia sekä manuaalisia että atk-hakemistoja. Standardin avulla pyritään myös edistämään luettelo- ja aineistotietojen vaihdettavuutta esimerkiksi muiden arkistojen, kirjastojen ja museoiden kanssa. 8.3 Vanhan arkiston järjestäminen Arkistonmuodostussuunnitelman ohjeiden mukaan muodostunutta arkistoa ei enää tarvitse jäxjestää. Sen sijaan järjestämistä ja siihen liittyvää seulomista saattaa edellyttää vanha, epäjärjestykseen joutunut arkisto. Arkistoa järjestettäessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Lopulliseen säilytysjärjestykseen saattaminen tehdään tamittaessa yksityiskohtaisesti asiakirja asiakirjalta. Ne asiakirjat, joiden osalta mitään alkuperäistä järjestystä ei ole todettavissa, järjestetään sarjoiksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Ennen järjestämistyöhön ryhtymistä voi tutustua aikaisempiin kunnanar - kiston järjestelyperiaatteisiin Martti Itkosen kunnallisen viranomaisen arkistonhoitoa koskevien julkaisujen avulla. 25..

5 ASIAKIRJOJEN SÄILWS JA SUOJELU 9.1 Arkisto ke I po isu u s Arkistolain mukaan (8 11) pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Arkistokelpoisuudesta voidaan oikeastaan puhua vain paperiasiakirj ojen osalta. Arkistolaitos onkin tehnyt päätöksen papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttärnisestä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa. Siihen perustuva arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä julkaistaan vuosittain helmikuussa Virallisessa lehdessä. Jos pysyvästi säilytettävät paperiasiakirj at halutaan korvata mikrofilmillä, siihen tarvitaan materiaaleista ja menetelmistä määräävältä arkistolaitokselta lupa. Lupahakemuksesta on käytävä selville, miten mikrokuvauksessa noudatetaan arkistolaitoksen määräyksiä pysyvästi säilytettävien alkuperäisasiakirjoj en ja atk-aineistojen korvaamisesta mikrofilmillä. Lisäksi tallefilmien valmistamisesta on annettu omat standardinsa. Kun määräajan säilytettäviä asiakirjoja korvataan mikrofilmillä, tulee varmistua siitä, että filmit ovat käyttökelpoisia asiakirjojen säilytysajan. Arkistolaitos määrää myös, mille tietovälineelle atk-järjestelmistä otetaan arkistotulosteet. Pienet, tietosisällöltään keskeiset tiedostot voidaan määrätä tulostettavaksi paperille. Isommista tiedostoista voidaan määrätä otettavaksi pysyvään säilytykseen mikrofilmi- tai magneettinauhatulosteet. Pysyvästi säilytettävien tietojen säilyminen tulisi ottaa huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa, samoin kuin selvittää se, mille tietovälineelle tiedot tulostetaan. Elektroniset arkistointijärjestelmät helpottavat jokapäiväistä työtä, mutta niiden varaan rakennettu pitkäaikaissäilytysjärjestelmä vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja laitteiden toimivuutta. Varsinaisesta magneettinauhojen arkistokelpoisuudesta ei voida puhua, vaan niiden soveltuvuudesta pitkäaikaissäilytykseen. Tällaiseen säilytykseen tarkoitettujen magneettinauhatulosteiden tulee olla ohjelmistoriippumattomia, t. s. tiedot tallennetaan niille peräkkäistiedostoina. Valtionarkisto on antanut arkistotoimen 26., 1. :.,.. : i,.,.

6 vaatimuksista automaattisessa tietojenkäsittelyssä erillisen määräyksen, joka on toistaiseksi voimassa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta. Kunnissa tulisi pyrkiä säilyttämään tiedostot myös käytössä olevan ohjelmiston ymmärtämässä muodossa niin kauan kuin se on teknisesti mahdollista. Tämä takaa tiedostojen helppokäyttöisyyden ja monipuoliset hakumahdollisuudet. 9.2 Arkistotilat Kunnalliseen arkistoon kuuluvat asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Lisäksi pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja säilytetään sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää (ArkL $j 12). Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään mahdollisimman pian niiden aktiivikäytön loputtua arkistotilaan. Lyhyen määräajan säilytettäviä asiakirja-aineistoja voidaan säilyttää muissa tiloissa. Hävitettävien asiakirjojen säilytystilojen tärkeimmät ominaisuudet ovat lukittavuus, sijainti lähellä työtiloja ja esteetön pääsy ulos, jotta hävittämistoimenpiteet helpottuvat. 9.3 Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkistotoimeen kuuluu myös suunnitella toimenpiteet asiakirjojen suojaamiseksi poikkeuksellisten olojen varalta. Toimenpiteet ovat jatkoa päivittäisessä hallinto- ja toimistotyössä noudatettavalle tietoturvallisuuden periaatteelle, jonka mukaan ajankohtaisten tietojen ja järjestelmien tulee olla asianmukaisesti suojattuja sekä normaali- että poikkeusoloissa. Arkistoaineiston suojelusuunnitelma, jossa aineisto jaetaan käyttötarve- ja turvallisuusnäkökohdat huomioiden eri tärkeysryhmiin, liitetään kunnan yleiseen suojelusuunnitelmaan. 27

7 I _. 10 ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT 10.1 Arkiston käyttö Arkistolain (5 7) mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Se sisältää asiakirjojen pitämistä tarvitsijoiden saatavissa ja jäljennösten ja todistusten toimittamista niistä. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Tietopalvelun sujuminen edellyttää, että arkistotoimen muista tehtävistä ja osa-alueista on huolehdittu ohjeiden mukaan. Tietopalvelun apuna hakemistoina käytetään arkistonmuodostussuunnitelmia, arkistoluetteloita ja kuvailuja sekä aineiston sisältämiä rekistereitä ja diaaria. Arkistoon kuuluvia asiakirjoja tulee säilyttää niin, etteivät ne joudu asiaan kuulumattomien tietoon. Arkiston käytölle laaditaan arkistolain mukaiset ohjeet: asiakirjoja lainataan toiselle viranomaiselle, arkistolaitoksen yksikölle tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua (ArkL 5 15). Yksityisille asiakirjoja ei voi lainata. Niitä voidaan kuitenkin antaa luettavaksi tai jäljennettäväksi virastossa. Asiakkaan niin halutessa annetaan asiakirjoista kopioita noudattaen yksiköiden päätöksiä lunastusmaksuista. Arkiston käytön tulee tapahtua kunnan arkistonhoitajan tai yksikön arkistovastaavan valvonnassa Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus (ArkL 5 7). Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä (laki yleisten asiakirjain julkisuudesta 83/5 1, asetus poikkeuksista yleisten asiakirjain julkisuuteen 650/5 1, henkilörekisterilaki 47 1 /87 ja -asetus 476/87, kaikki muutoksineen). Lisäksi eri organisaatioyksiköiden toimintaa koskevissa erillislaeissa on asiakirjojen salassapitoa koskevia määräyksiä, jotka tulee ottaa huomioon. Esimerkiksi 28.,..... :.. : *..

8 potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen salassapidosta on annettu erilliset ohjeet (PotL 785/ ). Arkistotoimen ohjeistoon sisältyvistä asiaky ojen käyttöä koskevista ohjeista tulee käydä selville, kuka päättää tietojen antamisesta eri asiakirjoista. Arkistotoimesta vastaavat huolehtivat siitä, että oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista sekä toisaalta tietosuojavelvoitteet toteutuvat. Salassa pidettäviä tietoja ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Arkistotoimen ohjeistosta tulee selvitä, sisältyykö arkistoon salassa pidettäviä asiakirjoja tai tietoja ja mihin salassapito perustuu. Arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon tehdään merkinnät ao. asiakirjaryhmän tai -sarjan kohdalle salassapidosta ja sen päättymisajankohdasta. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei säilytetä julkisten asiakirjojen joukossa. 29

9 II KOTISEUTUARKISTOT Kotiseutuarkistojen tarkoituksena on tallentaa paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines ja muu henkinen perinne sekä saada se säilymään ja saattaa käytettäväksi. Niiden tehtävänä on palvella sekä yleistä että paikallista tutkimusta, opetusta ja harrastustoimintaa. Suomen Kotiseutuliiton v antaman kotiseutuarkistojen perustamissuosituksen mukaisesti sellainen toimii useassa kunnassa esimerkiksi kulttuurilautakunnan alaisena. Kotiseutuarkisto voidaan sijoittaa kunnan keskusarkistoon ja sen hoitamisessa käyttää apuna kunnan arkistonhoitajan asiantuntemusta, mikäli arkistotilat ja työvoimaresurssit sen sallivat. 30

10 12 TIETOJEN ANTAMINEN ARKISTOLAITOKSELLE Arkistolaitos valvoo, että kunnat noudattavat arkistolain määräyksiä. Tämän perusteella sillä on oikeus saada tietoja kuntien arkistotoimesta (ArkL 5 10). Samoin sillä on oikeus tarkastaa niiden arkistotointa. Näitä oikeuksia eivät edes salassapitosäännökset rajoita. Tietoja voidaan pyytää mm. kunnan arkistotoimen järjestämisestä, arkistonmuodostussuunnitelmista, asiakirjojen hävittämisestä ja arkistoluetteloista. 31

11 LIITE 1 LUETTELO ARKISTOTOIMEN MÄÄRÄYKSISTÄ JA SITÄ KOSKEVISTA OHJEISTA JA JULKAISUISTA Määräykset - Valtionarkiston arkistotilaohj eet valtion virka-arkistoille, kunnallisille arkistoille sekä valtionapua saaville yksityisluontoisille arkistoille (nro 4/ ), - Arkistotoimen vaatimukset automaattisessa tietoj enkäsittelyssä (nro 14/ ), - Valtionarkiston päätökset kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä v. 1989, osat 1-6: 1. yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat, 2. terveydenhuollon asiakirjat, 3. sivistystoimen asiakirjat, 4. teknisen hallinnon asiakirjat, 5. sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat, 6. muihin kunnallisiin toimintoihin liittyvät asiakirjat, - Tietokoneavusteisen diaarin tietojen säilys-s (VA:n päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä v. 1989, osa 1, s ), - Arkistolaitoksen päätös papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttämisestä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa (6/62/95, ), - Arkistolaitoksen määräykset pysyvästi säilytettävien alkuperäisasiakirjojen ja atk-aineistojen korvaamisesta mikrofilmillä (1996). Ohjeet - Valtionarkiston ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeuksellisissa oloissa (ohje on kumoutunut, mutta sitä voidaan toistaiseksi käyttää oppaana suojelusuunnitelmia laadittaessa), - Valtionarkiston ohje ATK-aineistojen säilytysarvon määrittelystä (3/31/92, ), - Valtiovarainministeriön yleisohje tarpeettomiksi tulleiden tietoaineistojen hävittämisestä (VM 40/01/94, ), - Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt, Kansallisarkisto , muutoksineen, 32

12 - Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen kirjaaminen. Arkistolaitoksen määräys/ohje valtion viranomaisille (1 /06/95, ). Julkaisut - Rastas, Pirkko: Arkistotoimi ja asiakirjahallinto. Painatuskeskus Oy. Helsinki Itkonen, Martti: Kunnallisen arkiston hoito. Maalaiskuntien Liitto. Iisalmi Itkonen, Martti: Kunnallisen viranomaisen arkistonhoito. Maalaiskuntien Liitto. Helsinki Itkonen, Martti: Kunnallisen viranomaisen arkistonhoito. Suomen Kunnallisliitto. Vantaa Seppänen, Voitto - Oittinen, Raili - Gröhn, Eeva: Arkistointi ja kirjaaminen kunnallishallinnossa. Helsinki

13 LIITE 2 ASIAKIRJAHALLINNON SANASTOA Arkisto Viraston, laitoksen, muun yhteisön tai yksityisen henkilön toiminnan yhteydessä kertyneiden asiakirjojen ja tiedostojen muodostama kokonaisuus Arkistod iaari Pysyvää säilytystä varten tulostettavat dlaar arkistohakemiston tiedot, jotka muodostavat Arkistointi Asiakirjojen liittäminen arkistoon ennalta laaditun suunnitelman mukaan sen jälkeen, kun asiat, joihin asiakirjat liittyvät, on käsitelty loppuun Arkisto kaava Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen luokituskaava, joka esittää arkiston rakenteen ja jossa kirjain- tai numerotunnuksin osoitetaan, mihin sarjoihin, alasarjoihin ja ryhmiin asiakirjat kuuluvat Arkistokelpoisuus Pysyvään säilytykseen tarkoitettujen asiakirjojen materiaaleilta ja valmistusmenetelmiltä edellytettävät säilyvyysominaisuudet Arkistolaitos Valtionhallinnon organisaatio, jonka muodostavat Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot 34

14 Arkistoluettelo Luettelo arkistoon kuuluvista pysyvästi tai pitkään säilytettävistä asiakir - joista Arkiston hoitaja, kunnan Kunnanhallituksen määräämä kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtava viranhaltija tai toimihenkilö, joka lisäksi huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista Arkistonmuodostaja Yhteisö tai yksityinen henkilö, jonka toiminnan tuloksena arkisto syntyy Arkistonmuodostussuunnitelma Suunnitelma, jonka mukaisesti asiakirjat seulotaan, arkistoidaan ja rekisteröidään Arkistotoimen toimintaohje Arkistotoimen ohjeisto, joka on vahvistettu kunnan asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä varten Arkistotoimi Tietohuollon osa, joka tallentaa, seuloo, säilyttää ja saattaa käyttöön arkistoja sekä hoitaa niihin liittyvää tietopalvelua Arkistovastaava Organisaatioyksikön yhtymässä arkistotoimen vastuuhenkilö kunnassa/kunta- 35

15 Arvonmääritys Arkistonmuodostajan omiin ja tutkimuksen tietotarpeisiin perustuva toiminto, joka määrittelee asiakirjojen säilytysajat, ks. seulonta Asiakirja Tietovälineen ja sillä olevan tiedon muodostama kokonaisuus, jolla on oikeudellista arvoa tai joka on laadittu jonkun yksityisen henkilön tai yhteisön toimintaa varten tai sen yhteydessä Asia ki rja ha I I into Toiminto, joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjojen tuottamista, vastaanottamista, käsittelyä, säilytysarvon määritystä, tallentamista ja käyttöön saattamista Asian hallintajärjestelmä Yhteisön toimintaan kuuluvien asioiden, asiakirjojen ja töiden hallinnan, valmistelun, päätöksenteon ja arkistoinnin tietojärjestelmä Diaari, yleisdiaari Tietyn periaatteen, tavallisesti diaarikaavan mukaan ryhmitelty luettelo, johon merkitään viitetietoa käsitellyistä asioista/asiakirj oista, ks. hallintodiaari D iaa ri kaava Kokonaisesitys kirjaamisessa käytetystä luokituksesta, joka sisältää pääryhmät ja niiden mahdolliset alaryhmät sekä ryhmien tunnukset _

16 Dokumentointi Tietojen tai tapahtumien tallentaminen dokumenteiksi Dokumentti Tietovälineen ja siihen tallennetun tiedon muodostama asiasisällöltään rajattu kokonaisuus Erityisre kisteri Yhteisön keskeiseen tehtävään liittyvien asioiden käsittelyä ja seurantaa varten ylläpidettävä rekisteri H a I Ii ntod iaa ri Asiakirjahallinnon tietojärjestelmä. jonka avulla yhteisö rekisteröi vireille pannut asiat ja niihin liittyvät asiakirjat, ks. diaari Hävittäminen Määräajan säilytettävien asiakirjojen valvottu tuhoaminen vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua Järjestäminen, arkiston Epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen palauttaminen oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä Kes kusarkisto Kunnan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kokonaisuus 37

17 Kirjaaminen Yhteisön käsittelemien asioiden käsittelyvaiheiden ja niihin liittyvien asiakirjojen merkitseminen diaariin Kuvailu Arkiston määrittävät ja kuvaavat tiedot, joilla siihen sisältyvät asiakirjat saadaan käyttöön Proven ienssi periaate Periaate, jonka mukaan asiakirjat kuuluvat sen yhteisön tai henkilön arkistoon, jonka haltuun ne ovat asian käsittelyn yhteydessä päätyneet Seulonta Asiakirjojen arvonmääritykseen perustuva säilytettävän ja hävitettävän aineksen erottelu (ks. arvonmääritys), hävittäminen Säilytysyksikkö Säilytyksen perusyksikkö, jolla on aineiston Sysisen hallinnan mahdollistava yksilöivä tunnus Tieto hal I i nto Yhteisön tietohuoltoa ohjaavat ja tukevat toiminnot Tietohuolto Organisoitu toiminta, jolla yhteisö huolehtii tarvitsemansa tiedon tuotannosta, hankinnasta, tallennuksesta ja käyttöön saattamisesta 38

18 Tietokanta Kokoelma tiettyä kohdetta kuvaavia tietoja, joita yksi tai useampi tietojärjestelmä käyttää tai päivittää Tietopa Ivel u Tietohuollon osa, joka hankkii ja välittää tietoa sen tarvitsijoille sekä avustaa tietolähteiden käytössä Sanasto perustuu teokseen Pirkko Rastas, Arkistotoimi ja asiakirjahallinto ( 1994) sisältyvään arkistosanastoon sekä Tekniikan sanastokeskuksen julkaisemaan Tietohuollon sanastoon ( 1993). 39

19 ISBN Yliopistopaino 1996 Kansi: Eija Kling...,,. :....'.: -,.,. I