TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA TALOUSASIAT JA OMAISUUDEN HALLINTA

Transkriptio

1 TEHTÄVÄLUOKKA Tehtävä Alatehtävä sivu 1 (10) Talousasioiden ohjaus Taloussääntö Sisältyy kuntayhtymän hallintosääntöön julk. ei voa. + 2 v. Dynasty aika pap./säh. tsto III sisäinen tarkastus ja valvonta julk. ei voa. + 2 v. Dynasty diaarin:o pap./säh. tsto III sisäinen tarkastus ja valvonta Talouden suunnittelu ja seuranta Talousarvion valmistelu Valtuuston hyväksymä talousarvioasetelma Hallituksen antamat talousarviokehykset ja laadintaohjeet Hyväksytty taloussuunnitelma ja talousarvio julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös , pöytäkirjan liite Talousarvion täytäntöönpanoohjeet Taloushallinnon antamat muut ohjeet ja määräykset Käyttösuunnitelma julk. ei 5 v. aika pap./säh. tsto III Kuntaliiton suositus; toteutuma tilinpäätöksessä Toimintayksiköiden/lautakuntien toiminta- ja taloussuunn.esitykset julk. ei 2-5 v. aika pap. yks. III säil. oman tarpeen mukaan

2 sivu 2 (10) Sisäinen ja ulkoinen tilintarkastus Tilintarkastuskertomus julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös Arviointikertomus julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös KA 158/43/ Tilintarkastajien tarkastuskauden aikana haliitukselle antamat muut raportit ja esitykset Talouden seuranta julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös Talouden seurannan julk. ei 2-3 v. aika pap./säh. III säil. oman tarpeen mukaan raportit/tulosteet Talousarvion toteumavertailut julk. ei 2-3 v. aika pap./säh. III säil. oman tarpeen mukaan Maisema-raportit ja yhteenvedot (koko vuosi) julk. ei 10 v. aika säh. tsto/yks. Kuntamaise ma sp. II Kuntamaisemassa sähköisenä pysyvästi Maisema-raportit ja yhteenvedot (neljännesvuosi) julk. ei 2-3 v. aika säh. tsto/yks. III säil. oman tarpeen mukaan Palvelutuotannon raportit julk. ei 2-3 v. aika säh. tsto/yks. III säil. oman tarpeen mukaan (neljännesvuosi) Talousraportti (kuukausi) julk. ei 2-3 v. aika säh. tsto/yks. III säil. oman tarpeen mukaan Rahoitus ja varainhallinta Maksuperusteiden määrääminen ja määräytyminen Hyväksytyt maksut ja taksat julk. ei voa 10 v. Dynasty aika pap./säh. työpiste I/III VanhA 32/1869

3 Valmisteluun liittyvä pohjaaineisto julk. ei oma tarve aika pap./säh. työpiste III Ohjeisto ja hinnasto julk. ei voa. + 2 v. aika pap./säh. työpiste III Kuntayhtymän rahoitukseen julk. ei 2 v. 10 v. aika pap./säh. tsto/ III tilinpäätösasiakirjoja liittyvien maksuosuuksien tilityksiin ja raportointiin liittyvät asiakirjat sivu 3 (10) Tuet ja avustukset Avustushakemukset liitteineen (selvitykset ja laskelmat) Päätökset avustusten myöntämisestä ja maksatuksesta (lahjoitukset, stipendit) Työllistämistuen/palkkatuen hakemiseen liittyvät asiakirjat: hakemus, päätös, maksutilitys Rintamaveteraanien kuntoutukseen ja sotainvalidien avopalveluihin liittyvät tilitykset Valtiokonttorille Perustoimeentulotuen valtionosuushakemus ja selvitys Maahanmuuttajista ja pakolaisista aiheutuneiden korvausten hakemukset ja päätökset (kopiot) julk. ei 2 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ III sis. valvonta ja seur. 2 v. tositeluonteiset 10 v. julk. kyllä 3 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös (myöntävän toimielimen pöytäk.) (julk.) kyllä 2 v. 10 v. Dynasty aika pap./säh. työpiste tsto/ julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika pap./säh. yksikkö III julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika pap./säh. yksikkö III III Kuntaliiton suositus (VanhA 32/1868): 10 v. viimeisestä maksatuksesta sal. kyllä 2 v. 2 v. aika pap./säh. kp-tsto III Kotikunta hakee korvaukset ja tilittää kuntayhtymälle, säil. oman tarpeen mukaan

4 sivu 4 (10) Hankerahoitus Työpisteessä säilytys 1 v. hankkeen/projektin päättymisestä (viimeisestä maksatuksesta) Projektisuunnitelma, rahoitushakemus ja myönteinen rahoituspäätös julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o, hankkeittain pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös Hakemusta koskeva päätös toimielimen pöytäkirjassa sp. Asiakirjat sähköisinä Eurajärjestelmässä, paperiversiot sp Rahoittajan antamat erilliset ohjeet ja ehdot julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ II sisältyvät rahoituspäätökseen Rahoitushakemus/ projektisuunnitelma ja kielteinen rahoituspäätös Projekti-/hankearviointiin liittyvät arviointiraportit ja selvitykset julk. ei 1 v. 5 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös , Sähköisenä Eurassa, paperiversio sp Väli- ja loppuraportit julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös , Sähköisenä Eurassa, paperiversio sp. Kirjanpidon raportit, päiväkirjat ja tositeaineisto (julk.) ei 1 v v. Rondo hankkeittain pap./säh. tsto/k-pito III 10 v. viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien tai rahoittajan ohjeistuksen mukaan. Sähk. Rondossa, yli 15 v. paperituloste (tositteet voivat sisältää henkilötietoja)

5 sivu 5 (10) Antolainaus Päätökset lainan myöntämisestä, takaussitoumuksista ja vakuuksista ao. toimielimen pöytäkirjassa sp. Antolainavelkakirjat sal. ei voa. + 2 v. aakkos pap. tsto II kassakaapissa Ottolainaus Päätökset pitkä- ja lyhytaikaisesta lainanotosta ja takaisinmaksusta ao. toimielimen pöytäkirjassa sp. Ottolainavelkakirjat ei voa. + 2 v. aika pap. tsto II alkuper. palautuu luottolaitokselta, aktiiviaikana jäljennös Ottolainojen luettelot ei 10 v. lainan aika pap. tsto II luottolaitoksittain maksusta Lainanotto ja takaisinmaksusuunnitelmat ei voa. + 2 v. aika pap. tsto III Sijoitustoiminta Osakekirjat, osuustodistukset ei Omistusaika + 2v. aika pap. tsto II kassakaapissa yms. Talletus- ja sijoitustodistukset ei Voa. + 2 v. aika pap. tsto II kassakaapissa Takauksien ja vakuuksien hallinta Takauksiin liittyvät sopimukset ei Voa. + 2 v. aika pap. tsto II Kirjanpito ja maksuliikenne Pankkipalveluiden hallinta Pankkitililuettelo sal. ei 10 v. 10 v. aika pap. tsto I VanhA 32/1868

6 Luettelo tilien käyttöoikeuksista julk. ei 10 v. 10 v. aika pap. tsto I VanhA 32/1868 Pankin tiliotteet sal. ei 2 v. 10 v. aika pap./säh. kirjanpito III Rahahuolto-, maksupääte-, ym. hark. ei voa. + 6 v. aika pap. tsto III sopimukset Rahalaitoksissa olevien asiakasvarojen yhteis-tileihin liittyvät asiakirjat: tilien luettelot, käyttöoikeuksien luettelot, valtakirjat tms. BasWare - maksuliikenne ja palvelukassajärjestelmä Kirjanpito JulkL. 24 (17) liikesalaisuus VanhA 32/1868 sal. ei voa. 10 v. aika pap. yksikkö III JulkL. 24 (25), sisältää salassapidettäviä henkilöä koskevia tietoja julk./sal. ei voa. voa. ATK säh. talouspalv. sisältää salassapidettäviä henkilöä koskevia tietoja sivu 6 (10) Tasekirja/tilinpäätöskirja, sis. toimintakertomus, tilinpäätöslaskelmat, liitetiedot julk. ei 2 v. sp. aika pap. tsto/ I/II laitoksen päätös Tililuettelo (tilikartta) julk. ei ajantasainen Kirjaussuunnitelma: luettelo kirjanpitokirjoista ja tositelajeista Tase-erittelyt, lisätietojen erittelyt Kirjanpitoaineisto: meno- ja tulotositteet, tilierittelyt sp. aika pap./säh. työpiste/ II laitoksen päätös (sis. tilinpäätöskirjaan) julk. ei sp. aika pap./säh. II laitoksen päätös KA 158/43/02 (sis. tilinpäätöskirjaan) julk. ei 2 v. 10 v. aika pap. kirjanpito/ III vuosittain omat kansiot, KirjanpitoL 1336/ (julk.) ei 10 v. Rondo aika säh. kirjanpito/ III Rondossa (tositteet voivat sisältää henkilötietoja) VanhA 32/1869

7 Kirjanpitoaineisto: meno- ja tulotositteet, tilierittelyt (EUprojektit) (julk.) ei 10+ v. Rondo aika säh./pap. kirjanpito/ III sivu 7 (10) 10 v. viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien. Sähk. Rondossa, yli 15 v. pap. (tositteet voivat sisältää henkilötietoja) VanhA 32/1870 Kirjanpidon tositeaineisto: sisäiset muistiotositteet (julk.) ei 2 v. 10 v. aika pap. kirjanpito/ III voivat sisältää henkilöä koskevia tietoja Kirjanpidon tositeaineisto: sisäiset muistiotositteet (EUprojektit) (julk.) ei 2 v. 10+ v. aika pap. kirjanpito/ III 10 v. viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien, voivat sisältää henkilöä koskevia tietoja Tositteista erillään olevat salassapidettävät laskujen liitteet sal. kyllä 2 v. 2 v. aika pap. toimintayksikkö III JulkL 24 (24), PotL 13, sisäinen valvonta ja tarkastus 2 v. III KirjanpitoL 1336/ / Sähköinen Rondossa III KirjanpitoL 1336/1997, 2.10 / Sähköinen Rondossa III KirjanpitoL 1336/1997 ja A 1339/1997, VanhA 32/1868 III KirjanpitoL 1336/1997 ja A 1339/1997, VanhA 32/1868 III KirjanpitoL 1336/1997 ja A 1339/1997, VanhA 32/1869 Päiväkirja (vuositason) julk. ei 2 v. 10 v. Rondo aika säh. kirjanpito/ Pääkirja (vuositason) julk. ei 2 v. 10 v. Rondo aika säh. kirjanpito/ ALV-tilitykset julk. ei 2 v. 10 v. aika pap./säh. kirjanpito/ Laskupäiväkirja ja siirto-luettelo sal. ei 2 v. 10 v. tosite n:o pap./säh. kirjanpito/ laskulajeittain Suoraveloituksen sal. ei 2 v. 10 v. tosite n:o pap./säh. kirjanpito/ pankkiaineistolista Osto- ja myyntireskontran sal. kyllä ajantasainen aakkos säh. kirjanpito ProEconomicassa ja Rondossa, asiakasrekisteri sisältää salassapid. henkilötietoja

8 Rondotaloushallinnanjärjestelmä ProEconomicakirjanpitojärjestelmä Kassatoiminnot Kassakirjat tai vastaavat, tilitykset, kassanauhat julk./sal. ei voa. voa. ATK säh. talouspalv. sisältää myös salassapid. henkilötietoja julk./sal. ei/kyllä voa. voa. ATK säh. talouspalv. sisältää myös salassapid. henkilötietoja ei 2 v. 10 v. aika yksikkö III VanhA 32/1868 Pankin maksatusaineisto ei 2 v. 10 v. aika pap Perintä ja maksukyvyttömyysasiat kirjanpito/ III VanhA 32/1869 sivu 8 (10) Maksujen vapautus- ja lykkäysanomus perusteluineen, vastine ja päätös sal. kyllä 10 v. aakkos pap. työpiste III Ulosottoihin liittyvät asiakirjat sal. kyllä 10 v. aakkos pap./säh. kirjanpito III Velkajärjestelyasiakirjat sal. kyllä 10 v. aakkos pap./säh. kirjanpito III JulkL. 24 (23) VanhA32/1868 JulkL. 24 (23) perimisestä JulkL. 24 (23) perimisestä 10v.saatavan 10v.saatavan Omaisuuden hallinta Kiinteän omaisuuden hallinta Käyttöomaisuusluettelot julk. ei ajantasainen + 10 v. aika säh. kirjanpito III ProEconomica Kauppakirjat julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika/ diaari pap./säh. tsto/ II n:o Vuokrasopimukset julk. ei 2 v. 5 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto II 5 v. lasketaan sopimuksen päättymisestä Irtaimen ja käyttöomaisuuden hallinta

9 Käyttöomaisuusluettelot julk. ei ajantasainen + 10 v. aika säh. kirjanpito III ProEconomica Irtaimistoon liittyvät käyttö- ja julk. ei voa. + 2 v. Dynasty diaari n:o pap. tsto II 2 v. lasketaan sopimuksen vuokra-sopimukset päättymisestä Poistopäätökset ja muu julk. ei 2 v. 2 v. Dynasty aika pap. tsto III kirjeenvaihto Perintö- ja lahjoitusasiat sivu 9 (10) Testamentti, lahja- ja lahjoituskirjat ja niihin liittyvät määräykset ja säännöt (julk.) ei 2 v. sp. Dynasty aika/ diaarin:o pap. tsto/ II laitoksen päätös Hankintatoimi Hankintatoimi (palvelujen ja tavaroiden hankinta-asiakirjat) Kuhunkin hankintaan liittyvät asiakirjat muodostavat asiakirjakokonaisuuden samalla diaarinumerolla, hankintasopimus omana asiakirjana Dynasty-sopimushallinnassa. Projektien hankinta-asiakirjat kuten muutkin ao. projektia koskevat, rahoittajan ohjeen mukaan. Palvelun tai tavaran ostoon liittyvät tarjouspyynnöt, tarjoukset ja tarjouksien täydennykset Avauspöytäkirjat, vertailut, arvioinnit (julk.) ei 10 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap. tsto III julk. ei 10 v. 10 v. aika pap./säh. tsto III Tarjousasiakirjat päätöksentekoon asti ei-julkisia; voivat sisältää myös salassapidettävää tietoa (liikesalaisuus) JulkL 24 (20), Hylätyt tarjoukset säilytetään muiden hankintaa koskevien asiakirjojen yhteydessä. Kuhunkin hankintaan kuulu-vat asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuotta sen vuoden päättymisestä kun tilaus on tehty.

10 Palvelun tai tavaroiden ostoon liittyvä hankintapäätös (toimielin) Palvelun tai tavaroiden ostoon liittyvä hankinta-päätös (viranhaltija) sivu 10 (10) julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika/ pap./säh. tsto/ II julkinen muutoksenhakuajan umpeuduttua, asianosaisille pöytäkirjan tarkastuksen jälkeen, säil. ao. toimielimen pöytäkirjassa julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika/ säh. tsto/yks. III julkinen oikaisuvaatimusajan umpeuduttua Hankintasopimus, tilaus julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika/ n:o pap./säh. tsto III Hankintasopimus Dynasty sopimustenhallintajärjestelmässä Reklamaatiot ja niihin liittyvät lausunnot ja selvitykset sekä muut tarjoukseen liittyvät asiakirjat julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III/II Valituksiin liittyvät päätökset ao. toimielimen pöytäkirjassa sp. Takuutodistukset julk. ei voa. + 2 v. aika pap. tsto/yks. III säilytetään työpisteessä Tilausvahvistukset, pakkauslistat, kuormakirjat julk. ei oma tarve aika pap. tsto/yks. III säilytetään työpisteessä oman tarpeen mukaan, laskut säh. Rondo-järjestelmässä Laskujäljennökset julk. ei oma tarve aika pap. tsto/yks. III säilytetään työpisteessä oman tarpeen mukaan, laskut säh. Rondo-järjestelmässä Omien kuljetusten järjestäminen Autoja koskevat sopimukset julk. ei voa. + 2 v. Dynasty auto pap. tsto II mm. leasingsopimukset - ja katsastustodistukset julk. ei voa. + 2 v. auto pap. ao.yksikkö II auton huoltokansiossa Käyttö- ja huoltokirjat julk. ei voa. + 2 v. auto pap. ao.yksikkö II auton huoltokansiossa Vaurioilmoitukset ja 10 v. asian käsittelyn liikennevahinkoasiakirjat julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika pap. tsto II päättymisestä Ajopäiväkirjat julk. ei 5 v. 5 v. auto pap. tsto III