TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA HALLINTOASIAT

Transkriptio

1 TEHTÄVÄLUOKKA Tehtävä Alatehtävä sivu 1 (12) Hallintoasioiden ohjaus Toimielinten kokoonpano Toimielinten ja toimikuntien perustamiseen ja lakkauttamiseen liittyvät keskeiset valmisteluasiakirjat ja päätökset julk. ei 3 v. sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II Toimielinrekisteri julk. ei voa. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto II, vähämerkistykselliset valmisteluasiakirjat säil. oman tarpeen mukaan (1-3 v.) Toimivallan siirtämisluettelot julk. ei voa. + 2v. voa. + 2v. aika pap./säh. tsto III päätös ao. toimielimen pöytäkirjassa Toimielinkohtaiset luottamushenkilörekisterit osittain sal. kyllä voa. sp. Pegasos aika pap./säh. tsto/arkisto I/II Luottamushenkilön eroilmoitus/kieltäytyminen julk. ei toimikausi Dynasty diaari n:o pap. tsto III Ilmoitukset ulkopuolisista sidonnaisuuksista julk. ei toimikausi Dynasty diaari n:o pap. tsto III (laki 523/1999)

2 sivu 2 (12) Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja kehittäminen Perustaminen, lakkauttaminen, yhdistäminen ja yhteistyö Kuntayhtymän perussopimus liitteineen Kuntayhtymän perusta-miseen julk. ei 3 v. sp. Dynasty aika/ diaarin:o pap./säh. tsto/arkisto I/II ja lakkauttamiseen liittyvät pohja-aineistot ja keskeiset omat valmistelu-asiakirjat: kirjeenvaihto, esitykset, selvitykset jne. Kuntayhtymän liittymis- ja julk. ei 3 v. sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II eroamisilmoitus, niihin liittyvät keskeiset omat valmisteluasiakirjat: esitykset, aika/ lausunnot jne. julk. ei 3 v. sp. Dynasty diaarin:o pap./säh. tsto/arkisto II, vähämerkitykselliset valmisteluasiakirjat säilytetään oman tarpeen mukaan (1-3 v.) peruste kuten edellä, vähämerkitykselliset omat valmisteluasiakirjat säilytetään oman tarpeen mukaan (1-3 v.) Vaakunan, viirin tai logon käyttöönottoa koskevat päätökset, kirjeenvaihto ja valmistelun keskeinen aineisto julk. ei 3 v. sp. Dynasty Kuntayhtymän jäsenyyteen eri yhteisöissä liittyvä kirjeenvaihto ja päätökset julk. ei 3 v. sp. Dynasty aika/ diaarin:o pap./säh. tsto/arkisto II aika/ diaarin:o pap./säh. tsto/arkisto II peruste kuten edellä, vähämerkitykselliset valmisteluasiakirjat säilytetään oman tarpeen mukaan (1-3 v.) (päätös ao. toimielimen pöytäk.) Hallinnon järjestäminen Hallintosääntö, ohje- ja johtosäännöt, talous- ja toimintasäännöt julk. ei voa. sp. Dynasty Sisäiset toimintaohjeet ja tiedotteet julk. ei voa. aika/ diaarin:o pap./säh. tsto/arkisto I/II, voimassaolevat I voa v. aika pap./säh. tsto III voimassaoleva intrassa

3 Valmistelua koskevat pohjaaineistot: esitykset, luonnokset ja vastaavat Saapuneet yleiskirjeet, julk/hark. ei oma tarve pap./säh. tsto III ilmoitukset, tiedoksiannot, ohjeet, esitteet, kutsut, voa./tarpeen selvitykset julk. ei. mukaan aika pap./säh. tsto III Läheteluonteisten kirjeiden toisteet julk. ei 2 v. 2 v. aika pap./säh. tsto III saapuneet/lähtevät Omat kuulutukset, viralliset ilmoitukset (kokouksista, pöytäkirjojen nähtävänäpitämisestä ym.) julk. ei 2 v. 10 v. Dynasty diaarin:o pap./säh. tsto III sivu 3 (12) Päätöksiin liittyvät 10 v. Asian valmisteluun liittyvät 2 v. lopullisesta päätöksestä Saantitodistukset, postituslistat, postiennakkolipukkeet, postimaksuihin liittyvät seurantatulosteet julk. ei 2 v. 2 v./10 v. aika pap. tsto III arvoposti 10 v. (VanhA 32/1868) Kopiokoneen ja telefaxin käyttöja seurantatulosteet julk. ei 2 v. 2 v./10 v. aika pap. tsto III tositeluonteiset 10 v Toiminnan suunnittelu ja seuranta Strategiat, toiminnanohjaus, laatukäsikirja julk. ei 3 v. sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II Vuosisuunnitelmat; kuntayhtymäsuunnitelma julk. ei 3 v. sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II Toimintakertomus/ toiminnan arviointikertomus (vuositason) julk. ei 3 v. sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II Osavuosikatsaus julk. ei 2 v. 2 v. aika pap./säh. tsto/arkisto III pöytäkirjan liite pöytäkirjan liite pöytäkirjan liite oma tarve; oleelliset tiedot pöytäkirjassa

4 sivu 4 (12) Toiminnan järjestämistä koskevat konsulttisopimukset julk. ei 5 v. 5 v. Dynasty aika pap./säh. tsto III 5. sopimuksen päättymisestä Toiminnan arviointi- ja kehittämismenettelyt keskeiset sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II keskeiset sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II 158/43/02 Kuntayhtymän tekemät tai teettämät selvitys- ja arviointiasiakirjat ja niihin liittyvät kyselyt julk. ei 5v. Kehittämistyöryhmien kokousmuistiot ja toimenpideehdotukset julk. ei 5v. Kuntayhtymän tekemät asiakaskyselyt julk. ei 2-5v. aika pap./säh. tsto III säil. oman tarpeen mukaan Kuntayhtymän tekemät henkilöstökyselyt julk. ei 2-5v. aika pap./säh. tsto III säil. oman tarpeen mukaan Kyselyihin liittyvät pohjaaineistot, haastattelut, yhteenvedot (julk.) ei 2-5v. aika pap./säh. tsto III säil. oman tarpeen mukaan Riskien hallinta (vakuutusasiat) Vakuutusten hankkimiseen liittyvät asiakirjat III kts. Hankintatoimi Vakuutuskirjat julk. ei voa. lajeittain pap. tsto I Tapaturmailmoitus sal. kyllä 2 v. 10 v. aakkos säh. kp-tsto III hävitetään kun päätös Lääkärinlausunnot tapat.ilm. sal. kyllä lainvoimainen aakkos pap. kp-tsto I Korvauspäätös sal. kyllä 2 v. 10 v. aakkos pap. kp-tsto III Julk.L 24 1 mom. k 25 Vahinkoilmoitus (julk.) ei 2 v. 10 v. aika pap. tsto III sal. jos sisältää terveydentilatietoja

5 Poliisitutkintapöytäkirja sal. ei 2 v. 10 v. aika pap. tsto III Julk.L 24 1 mom. k Ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta sivu 5 (12) Hankkeelle/projektille annetaan oma diaarinumero, jonka mukaan rekisteröitävät asiakirjat rekisteröidään diaariin ja jonka yhteyteen sijoitetaan hankkeen/projektin kaikki kirjattavat asiakirjat. määräytyy VanhA 32/1868, kirjanpitol 1336/1997, arkistolaitoksen päätöksen KA ja rahoittajan antaman ohjeistuksen mukaan ja se lasketaan projektin päättymisestä (viimeisestä maksatuksesta). EU-projekteissa säilytysaika on pidempi ja hävittämisajankohta lasketaan ohjelmakauden päättymisajankohdasta Projektisuunnitelma, rahoitushakemus ja -päätös julk. ei 1 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto III Projektiin liittyvät sopimukset (julk.) (ei) 1 v. 10 v. aika pap./säh. tsto/arkisto I/III Ohjausryhmän nimittäminen, päätökset, pöytäkirjat ja muistiot julk. ei 1 v. 10 v./sp. aika pap./säh. tsto/arkisto I/III/II Tiedotussuunnitelmat, - materiaalit (esitteet, lehtiilmoitukset, muut julkaisut) julk. ei 1 v. 10 v. aika pap./säh. tsto/arkisto III Muiden tahojen osallistumis- ja rahoituspäätökset julk. ei 1 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap. tsto/arkisto I/III Hakemusta koskeva päätös toimielimen pöytäkirjassa sp. Hankeasiakirjat sp. kohdassa (Hankerahoitus) kopiot työsopimuksista sisältävät henkilötietoja (ei-julk.) ohjausryhmän pöytäkirjat/ muistiot sp. Maksatushakemus ja -päätös julk. ei 1 v. 10 v. Dynasty diaari n:o säh./pap. tsto I/III Yksityisen rahoituksen kertymä julk. ei 1 v. 10 v. aika pap. tsto/arkisto III maksatushakemuksen liite Rahoittajalle tehdyt muut selvitykset julk. ei 1 v. 10 v. aika pap. tsto/arkisto III maksatushakemuksen liite Osallistujien ja henkilöstön tuntilistat julk. ei 1 v. 10 v. aika pap. tsto/arkisto III maksatushakemuksen liite

6 Tilintarkastajien ja rahoittajien tekemien tarkastusten lausunnot julk. ei 1 v. 10 v. aika pap. tsto/arkisto III maksatushakemuksen liite sivu 6 (12) Maksatushakemuksen muut liitteet Kilpailutukseen liittyvät (julk.) ei 1 v. 10 v. aika säh./pap. tsto I/III asiakirjat (tarjouspyynnöt, tarjoukset, vertailut, hankintapäätös) (julk.) ei 1 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap. tsto/arkisto III Hankkeen toteuttamiseen liittyvä muu materiaali julk. ei 1 v. 10 v. aika pap./sähk. tsto/arkisto III Osallistujaluettelot ja osallistujatiedot (julk.) kyllä 1 v. 10 v. aika pap. tsto/arkisto III Osallistujapalautteet julk. ei 1 v. 10 v. aika pap./säh. tsto/arkisto III Vuosi- ja seurantaraportit julk. ei 1 v. 10 v. aika pap. tsto/arkisto III Projekti-/hankerekisteri julk. ei sp. aakkos pap./säh. tsto/arkisto II voivat sisältää salassapidettäviä henkilöä koskevia tietoja kts. Hankintatoimi 02 08, voivat sisältää salassapidettäviä liikesalaisuuksia, JulkL 24 (20) voivat sisältää salassapidettäviä henkilöä koskevia tietoja 158/43/ Päätöksenteko ja johtaminen Yhtymävaltuuston päätöksenteko Valtuustoaloiteet ja asiaan liittyvät keskeiset valmisteluasiakirjat julk. ei 2 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto I/II laitoksen päätös , KA Esityslista liitteineen julk. ei 2 v. 2 v. Dynasty aika pap. tsto III sähköinen muuttuu pöytäk. Erilliset kokouskutsut ja oheismateriaali julk. ei 2 v. 2 v. aika tsto III Yhtymävaltuuston pöytäkirja liitteineen julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II hävitetään, kun Äänestysliput päätös lainvoim. pap. tsto III

7 sivu 7 (12) Kunnallisvalitus ja valitusviranomaisen päätös julk. ei 2 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III 10 v. päätöksen lainvoimaisuudesta Yhtymähallituksen päätöksenteko Yhtymähallituksen päätöksenteon käynnistävät vireilletulo- ja valmisteluasiakirjat: aloite, kirje, esitys, lausuntopyyntö, lausunto julk./ hark. ei 2 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto I Erilliset kokouskutsut ja oheismateriaali julk. ei 2 v. 2 v. aika tsto III laitoksen päätös , KA Esityslista liitteineen julk. ei 2 v. 2 v. Dynasty aika pap. tsto III sähköinen muuttuu pöytäkirjaksi Yhtymähallituksen pöytäkirja liitteineen julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II Yhtymähallituksen salainen pöytäkirja liitteineen sal. ei 2 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II hävitetään, kun Äänestysliput päätös lainvoim. pap. tsto III Oikaisuvaatimus, valitus, lausuntopyyntö ja valitusviranomaisen päätös julk. ei 2 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III (JulkL 24 ) laitoksen päätös , KA 10 v. päätöksen lainvoim. Yhtymähallituksen päätös pöytäkirjassa sp Laaditut vastineet ja selvitykset sekä muutoksenhakua ja jatkovalitusta koskevat valituskirjelmät liitteineen, lisäselvitykset ja kirjeenvaihto julk. ei 2 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto I/II (pöytäkirjan liite ao. kohdassa)

8 sivu 8 (12) Tarkastuslautakunnan päätöksenteko Tarkastuslautakunnan päätöksenteon käynnistävät vireilletulo- ja valmisteluasiakirjat: kirje, esitys, lausuntopyyntö, lausunto julk./ hark. ei 2 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto I/II laitoksen päätös , KA Esityslista liitteineen julk. ei 2 v. 2 v. Dynasty aika pap. tsto III sähköinen muuttuu pöytäkirjaksi Erilliset kokouskutsut ja oheismateriaali julk. ei 2 v. 2 v. aika tsto III Tarkastuslautakunnan pöytäkirja liitteineen julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II Oikaisuvaatimus/ valitus, lausuntopyyntö ja valitusviranomaisen päätös julk. ei 2 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III hävitetään, kun Äänestysliput päätös lainvoim. pap. tsto III 10 v. päätöksen lainvoim. Lautakunnan päätös pöytäkirjassa sp Laaditut vastineet ja selvitykset sekä muutoksenhakua ja jatkovalitusta koskevat valituskirjelmät liitteineen, lisäselvitykset ja kirjeenvaihto julk. ei 2 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto I/II (pöytäkirjan liite ao. kohdassa)

9 sivu 9 (12) Palvelutuotantolautakunnan päätöksenteko Palvelutuotantolautakun-nan päätöksenteon käynnistävät vireilletulo- ja valmisteluasiakirjat: kirje, esitys, lausuntopyyntö, lausunto julk./sal. kyllä 2 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto I/II Erilliset kokouskutsut ja oheismateriaali julk. ei 2 v. 2 v. aika tsto III Esityslista liitteineen julk./sal. ei 2 v. 2 v. Dynasty aika pap. tsto III Palvelutuotantolautakun-nan julkinen pöytäkirja liitteineen julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II Palvelutuotantolautakun-nan salainen pöytäkirja liitteineen sal. ei 2 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II hävitetään, kun Äänestysliput päätös lainvoim. pap. Oikaisuvaatimus/valitus, lausuntopyyntö ja valitusviranomaisen päätös julk./sal. ei 2 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III Laaditut vastineet ja selvitykset sekä muutoksenhakua ja jatkovalitusta koskevat valituskirjelmät liitteineen, lisäselvitykset ja kirjeenvaihto julk./sal. ei 2 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/arkisto I/II (Julk.L 24 k 23 ja 25), Asiakaskohtainen sosiaali- ja terveyspalveluja koskeva kirjeenvaihto ao. palvelun kohdalla. (Julk.L 24 k 23, 25) sähköinen muuttuu pöytäkirjaksi (Julk.L 25 k 23, 24), säil. erillään julkisesta 10 v. päätöksen lainvoim. Lautakunnan päätös pöytäkirjassa sp. Salassapidettäviin asioihin liittyvät salaisia. laitoksen päätös , KA

10 sivu 10 (12) Johtoryhmä- ja tiimityöskentely Johtoryhmän, työryhmien ja tiimien pöytäkirjat, muistiot, raportit ja vastaavat hark. ei 2-5 v. 10v./ oma tarve aika pap./säh. tsto III vähämerkitykselliset oman tarpeen mukaan Toimielinten asettamat apu- ja valmisteluelinten asiakirjat hark. ei 2-3 v./ oma tarve aika pap./säh. tsto III ei virallista päätösvaltaa Erilliset kokouskutsut ja oheismateriaali julk. ei 2 v. 2 v. aika tsto III Tarkastustoimi Ulkoinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta Valtion ja muiden viranomaisten tarkastus ja valvontapöytäkirjat, esitykset ja raportit julk. ei 5 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto II Sisäinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta Sisäisen valvonnan ohjeet julk. ei voa. sp. aika pap./säh. tsto/arkisto II Sisäisen valvonnan ja tarkastuksen pöytäkirjat julk. ei 5 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto III Kassantarkastuspöytäkirjat julk. ei 6 v. 6 v. aika pap./säh. tsto III keskeiset sp. laitoksen päätös , KA

11 sivu 11 (12) Kotimainen yhteistyö Kunta-valtio yhteistyö Annetut ja pyydetyt lausuntoasiakirjat, vastineet, päätökset ja kirjeenvaihto Vuositason tilastot ja toimintaan liittyvät asiasta päättävän toimielimen kohdalla kertomukset ja selvitykset julk. ei 3 v. sp. aika pap. tsto/arkisto II Vuotta lyhyemmän ajan tilastot ja kertomukset julk. ei 2 v. 2 v. aika pap. tsto/arkisto III sisäinen seuranta ja valvonta Seudullinen ja kuntien välinen yhteistyö Palvelujen järjestämissuunnitelma julk. ei voa. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II, pöytäkirjan liite Palvelujen järjestämissopimus julk. ei voa. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II Kuntien välistä yhteistoi-mintaa koskevat sopimukset ja muu kirjeenvaihto: esitykset, lausunnot jne. julk. ei voa. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto I/II Kunnallisten yhteistyö-elinten asiakirjat, pöytäkirjat ja muistiot julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/arkisto I/II, pöytäkirjan liite mm. johtotiimi -merkittävät sp.

12 sivu 12 (12) Yhteistyö organisaatioiden kanssa Eri organisaatioiden (seurakunnat, järjestöt) kanssa tehtävää yhteistyötä koskevat asiakirjat, esitykset, sopimukset, päätökset julk. ei voa. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/arkisto II merkittävät sp. laitoksen päätös , KA (päätös ao. toimielimen pöytäkirjassa)