Limes ry:n talousohjesääntö

Transkriptio

1 i luku: Yleisiä määräyksiä Limes ry:n talousohjesääntö 1 Yhdistyksen hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain ja -asetuksen sekä yhdistyksen sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä. 2 Yhdistystä edustaa sen hallitus. Hallituksen tulee yhdistyksen kokouksen päätösten mukaisesti huolehtia yhdistyksen hallinnosta toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Hallituksen tulee huolehtia myös kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. 3 Puheenjohtajan tulee hoitaa yhdistyksen hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. 4 Kaikkien yhdistyksen hallinto-, johto- ja valvontaelimien sekä toimihenkilöiden tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti. Heidän tulee huolehtia siitä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla. 5 Hallituksen tulee valvoa, että säädetyt ilmoitukset yhdistysrekisteriin tehdään viipymättä ja että yhdistyksen jäsenistä pidetään asianmukaista ja ajantasalla olevaa jäsenrekisteriä. Hallituksen tulee myös valvoa, että yhdistyksen omaisuus on tarkoituksenmukaisella tavalla vakuutettu. 6 Hallituksen jäsen tai puheenjohtaja tai muu toimihenkilö ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhdistyksen ja kolmannen henkilön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, mikäli hänellä on siitä odotettavana olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Mitä tässä on sanottu sopimuksesta, on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin tai muuhun puhevallan käyttämiseen. 7 Hallituksen kokouksen pöytäkirjaan on merkittävä jäsenmaksuja, toimihenkilöiden palkkoja, lainanotto-, lainananto- ja rahannostovaltuuksia, toimintasuunnitelmaa ja talousarviota sekä tilinpäätöstä koskevien seikkojen lisäksi muut huomattavimmat talouteen liittyvät tapahtumat. Tällaisia ovat esimerkiksi merkittävät avustukset ja lahjoitukset, testamentit, keräykset ja niiden tulokset, olennaiset poikkeamat talousarviosta sekä organisaatiossa mahdollisesti tapahtuneet muutokset. 8 Yhdistyksen omakatteisten rahastojen tai määrätarkoitukseen sidottujen rahastojen säännöt on merkittävä hallituksen pöytäkirjaan, mikäli niitä ei ole erikseen vahvistettu. Hallituksen pöytäkirjaan on merkittävä myös kaikki rahastoja koskevat päätökset. Rahastoja ja lahjoituksia koskevien asiakirjojen säilytys on järjestettävä varmalla tavalla. ii luku: Taloudenhoitajan tehtävät 9 Yhdistyksen taloudenhoidosta huolehtii yhdistyksen syyskokouksen valitsema taloudenhoitaja Taloudenhoitajan tehtäviin kuuluu 1) laatia yhdessä muun hallituksen kanssa yhdistyksen taloutta koskeva talousarvioesitys. 2) laatia lisätalousarvioesitys vastaavasti, 3) valvoa talousarvion toteuttamista, 4) huolehtia yhdistyksen toiminnan kirjanpidosta, 5) laatia yhdistyksen taloutta koskeva tilinpäätös, 6) pitää luetteloa yhdistyksen irtaimesta omaisuudesta,

2 7) huolehtia jäsenmaksun kannosta ja 8) suorittaa yhdistyksen kokouksen ja hallitusten päätösten mukaan muitakin toimialaansa kuuluvia tehtäviä. 10 Taloudenhoitajan on kuukausittain, ei kuitenkaan kesäkuukausina, toimitettava hallitukselle katsaus yhdistyksen taloudelliseen tilaan. 11 Taloudenhoitaja pitää irtaimistoluetteloa yhdistyksen omistamista koneista, laitteista, kalustosta ja muusta irtaimesta omaisuudesta, lukuunottamatta vähäistä irtainta omaisuutta. Luetteloon on merkittävä omaisuuden nimi, hankinta-arvo, nykyinen kirjanpito- arvo sekä säilytyspaikka. Koneista ja laitteista on liitettävä luetteloon koneen tai laitteen sarjanumero. Luettelo on pidettävä ajan tasalla. iii luku: Taloussuunnittelu 12 Yhdistyksen hallituksen tehtävänä on laatia hyvissä ajoin ennen syyskokousta seuraavalle vuodelle ehdotus toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi. Vahvistamisesta päättää yhdistyksen kokous. 13 Talousarvio laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Talousarvioon merkitään erikseen menot ja tulot vähentämättä tuloja menoista. Talousarvioon otetun määrärahan käyttämätöntä osaa ei saa siirtää seuraavina vuosina käytettäväksi, ellei yhdistyksen kokous ole ennen vuoden tilien päättämistä siihen suostunut. 14 Toimintasuunnitelma ja talousarvio tulee ryhmitellä siten, että ne ovat verrattavissa tilinpäätökseen. 15 Talousarvioon otettua määrärahaa ei saa ilman yhdistyksen kokouksen suostumusta ylittää. Pakottavissa tapauksissa on hallituksella, kustannustoimintaa koskevissa asioissa kuitenkin oikeus päättää maksun suorittamisesta, vaikka sitä varten ei olisikaan varattu riittävää määrärahaa. Tähän liittyvä lisätalousarvioesitys on tällöin viipymättä esitettävä yhdistyksen kokouksen hyväksyttäväksi. iv luku: Yhdistyksen kassanhoidosta 16 Yhdistyksen kassanhoitaja on taloudenhoitaja. 17 Kun kassaan vastaanotetaan maksu, on siitä laadittava maksutosite käyttämällä numeroitua kaksoistositejärjestelmää. Toinen kappale tositteesta annetaan maksajalle kuitiksi ja toinen jää kassaan tilitositteeksi. Tositteista tulee ilmetä myös päivämäärä ja maksun tarkoitus. 18 Kassanhoitajan pitää huolta, että käteiskassassa on kassakirjan säästöä vastaava rahamäärä. v luku: Kirjanpito 19 Yhdistyksen tulee järjestää ja hoitaa kirjanpitonsa siten, kuin kirjanpitolaissa ja -asetuksessa on säädetty huomioon ottaen lisäksi tämän taloussäännön erityismääräykset sekä hyvän kirjanpitotavan asettamat vaatimukset. 20 Kirjanpito tulee toteuttaa siten, että se vastaa yhdistyksen toiminnan laatua ja laajuutta. Kirjanpito järjestettäessä on otettava huomioon sisäisen valvonnan näkökohdat. Kirjanpitojärjestelmän pohjana tulee olla kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä. Tilit tulee ryhmitellä siten, että tililuettelo vastaa rakenteeltaan yhdistyksen toiminnan luonnetta. Tililuettelo tulee laatia siten, että sillä on yhteys talousarvioon, tuloslaskelmaan ja taseeseen. Koneellisin menetelmin hoidettavasta kirjanpidosta tulee laatia kirjanpitolain vaatimukset täyttävä menetelmäkuvaus.

3 21 Kirjausten tulee perustua tilikauden alusta juoksevasti numeroituihin, alkuperäisiin tositteisiin, joihin on merkittävä päiväys vuosilukuineen. 22 Kirjanpitoa tulee tilikauden aikana hoitaa hyvän kirjanpitotavan mukaisesti joko suoritetai maksuperusteisesti. 23 Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuunottamatta. 24 Tositteet, kirjanpitokirjat ja muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla. vi luku: Tilinpäätös 25 Yhdistyksen tulee laatia kultakin tilikaudelta tilinpäätös kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilinpäätös on laadittava viimeistään yhden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Taloudenhoitajan allekirjoittama tilinpäätös on esitettävä hallitukselle tilinpäätöksen hyväksymistä varten. Tilinpäätös tulee päivätä allekirjoituspäivänä. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus. Hallituksen on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus yhdistyksen kevätkokoukselle tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä varten. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen sekä toimintakertomuksen. 26 Toimintakertomus tulee laatia hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. Siinä on annettava tietoja sellaisista seikoista, joilla on merkitystä arvosteltaessa yhdistyksen taloudellista asemaa ja sen kehitystä. Yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisista tekijöistä on annettava selvitys, vaikka ne olisivat tapahtuneet tilikauden päättymisen jälkeen. 27 Tuloslaskelman tulee sisältää myös yhdistyksen liiketoiminnan sekä rekisteröimättömien alaosastojen ja muiden epäitsenäisten toimintayksiköiden tuotot ja kulut. Samoin taseen tulee sisältää näiden yksiköiden varat ja pääoma. Jos yhdistyksen harjoittamasta liiketoiminnasta laaditaan erillinen liikekaavan mukainen tuloslaskelma, yhdistyksen tuloslaskelmassa voidaan ilmoittaa vain liiketoiminnan tuottojen ja kulujen kokonaismäärä ja liiketoiminnan tulos. Samoin voidaan menetellä myös epäitsenäisten toimintayksiköiden osalta. 28 Tilinpäätös tulee laatia suoriteperusteisena. Mikäli kirjanpitoa on tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisena, se on ennen tilinpäätöstä täydennettävä ja oikaistava suoriteperusteiseksi. 29 Yhdistyksen tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetuksen säännökset huomioon ottaen toiminnanaloittain ryhmiteltynä siten, että ryhmittely kuvaa selkeästi yhdistyksen toiminnan laatua ja laajuutta. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa yhdistyksen talousarvioon. 30 Yhdistyksen taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa. Tarvittaessa yksittäisistä tase-eristä voidaan käyttää asetuksesta poikkeavia nimityksiä. 31 Omakatteisten rahastojen ja muiden määrätarkoitukseen sidottujen rahastojen tilikauden aikana syntyneet tuotot ja kulut esitetään tuloslaskelmassa bruttomääräisinä omana ryhmänään. Rahastojen tilikauden aikana tapahtuneiden muutosten tulee käydä ilmi sekä tuloslaskelmasta että taseesta. Yhdistys voi tilinpäätöksessä siirtää omiin rahastoihin sellaisia kertaluonteisia tuottoja, joita ei ole tarkoitettu käytettäväksi tilikauden toimintakulujen kattamiseen. Siirto rahastoon tulee esittää omana erillisenä eränään tuloslaskelmassa. 32 Vastaisia menoja ja menetyksiä varten voidaan tilinpäätöksessä tehdä investointi-, luottotappio- tai muu sellainen varaus, joka tulee esittää näkyvästi sekä tuloslaskelmassa että taseessa. Tuloslaskelmassa tulee näkyvästi esittää myös varausten muutokset,

4 mikäli niillä on vaikutusta tilikauden tulokseen. 33 Julkiset avustukset tulee kirjata sen tilikauden tuotoksi, jona avustuksen saamisen ehdot on täytetty. Taseessa esitetään tilikautena käytetty, mutta vielä nostamaton osa avustusta saamisena ja nostettu mutta käyttämättä oleva osa velkana. 34 Taseen vastaaviin tulee kirjata sellaiset käyttöomaisuuden hankinta- ja muut pitkävaikutteiset menot, jotka palvelevat yhdistyksen toimintaa useana vuonna. Kuluva käyttöomaisuus ja muut pitkävaikutteiset menot on kirjattava vaikutusaikanaan poistoina kuluiksi. Jos käyttöomaisuuden hankkimista tai muun pitkävaikutteisen menon maksamista varten on saatu julkisia avustuksia, ne tulee esittää tuloslaskelmassa avustustuottoina sekä taseessa kulloinkin kyseessä olevan aktivoidun hankintamenon vähennyksenä. 35 Joko tuloslaskelmassa, taseessa tai niiden liitteenä tulee esittää kirjanpitolain 21 :n edellyttämät tiedot. Tilinpäätöksen liitteenä tulee lisäksi ilmoittaa myönnetyt, mutta nostamatta ja käyttämättä olevat avustukset sekä sellaiset avustukset, joihin liittyy avustuksen palauttamista koskeva ehto. Jos yhdistyksen talousarvio sisältää rahoitusarvion, tilinpäätöksen tulee sisältää vastaavin perustein laaditun rahoituslaskelman. 36 Kustakin taseen erästä tulee laatia yksityiskohtainen erittely. Tarvittaessa vastaavat erittelyt tulee laatia myös tuloslaskelman eristä. vii luku: Sisäinen valvonta 37 Yhdistyksen tulee järjestää taloudenhoidon sisäinen valvonta toimintansa laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. 38 Mikäli toiminnan laajuus sitä edellyttää, yhdistyksen hallituksen tulee huolehtia siitä, että yhdistyksen kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkkailu on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksen tulee huolehtia sisäisen tarkkailun järjestämisestä koko yhdistyksen osalta. Puheenjohtajan lisäksi eri toimintayksiköiden johdosta vastaavien henkilöiden tulee huolehtia sisäisen tarkkailun järjestämisestä omien toimintayksikköjensä osalta. 39 Yhdistyksen kassaliikenne tulee pyrkiä vähäisiä kassatapahtumia lukuun ottamatta hoitamaan pankkitilejä käyttäen. Tilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää yhdistyksen hallitus, joka myös päättää miten rahavaroja hoidetaan. 40 Menot hyväksyy se henkilö, joka hallituksen päätöksellä tai muutoin on siihen valtuutettu. Menon hyväksyjän tulee tarkastaa, että meno on yhdistyksen toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. 41 Yhdistyksen palkkakirjanpito tulee järjestää voimassa olevien säännösten ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. Yhdistyksen palveluksessa olevista henkilöistä tulee pitää erillistä henkilöstörekisteriä. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. 42 Yhdistykselle otettavien lainojen sekä yhdistyksen puolesta annettavien vakuuksien, panttien ja vastuusitoumusten tulee perustua hallituksen tekemiin päätöksiin. viii luku: Tilintarkastus 43 Tilintarkastajiksi tulee valita sääntöjen edellyttämällä tavalla esteettömät henkilöt, joilla on sellainen laskentatoimen ja taloudellisten asioiden tuntemus ja kokemus kuin yhdistyksen toiminnan laatuun ja laajuuteen katsoen tehtävän suorittamiseksi on tarpeen. 44 Tilintarkastajille ja heidän varamiehilleen tulee ilmoittaa mahdollisimman pian

5 tilintarkastajiksi valitsemisesta. Jos tilintarkastaja on esteellinen tai muutoin estynyt hoitamaan tehtäväänsä, hänen on tästä viipymättä ilmoitettava yhdistyksen hallitukselle. Tilintarkastaja voi erota tehtävästään ilmoittamalla siitä yhdistyksen hallitukselle. 45 Tilintarkastajien tulee hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa tarkastaa yhdistyksen tilinpäätös ja kirjanpito sekä hallinto. Tilintarkastajien tulee noudattaa yhdistyksen kokouksen antamia erityisiä ohjeita, mikäli ne eivät ole ristiriidassa lain, yhdistyksen sääntöjen tai hyvän tilintarkastustavan kanssa. Tilintarkastajien tulee varmistua, että tilintarkastus tulee suoritetuksi myös yhdistyksen rekisteröimättömien alaosastojen ja muiden epäitsenäisten toimintayksiköiden osalta. 46 Tilintarkastajien tulee varmistua, että rekisteriviranomaisille on tehty ilmoitukset kaikista sellaisista yhdistyksen sääntöjen tai hallinnon muutoksista, joista tällainen ilmoitus on tehtävä. Tilintarkastajien tulee lisäksi varmistua siitä, että yhdistyksen jäsenluettelo on ajantasalla, ja että jäsenmaksujen perintä on tapahtunut vahvistettujen perusteiden mukaisesti. 47 Yhdistyksen hallituksen ja toimihenkilöiden tulee varata tilintarkastajille mahdollisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat sen tarpeelliseksi sekä antaa sellaisia selvityksiä ja apua, jota tilintarkastajat tehtävässään pyytävät. Sama velvollisuus on myös epäitsenäisten toimintayksiköiden toimielimillä. 48 Tilintarkastukseen liittyvä tilinpäätösaineisto tulee luovuttaa tilintarkastajille tarkastuksen suorittamista varten vähintään 3 viikkoa ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös tulee vahvistaa. 49 Kun tilintarkastus on suoritettu, tilintarkastajan tulee tehdä siitä tilinpäätökseen kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämä merkintä. Jos tilintarkastajat katsovat, että tuloslaskelmaa tai tasetta ei ole vahvistettava, tulee heidän tehdä siitäkin merkintä tilinpäätökseen. 50 Tilintarkastajien tulee kultakin tilikaudelta antaa yhdistyksen kokoukselle tilintarkastuskertomus. Kertomus on luovutettava yhdistyksen hallitukselle vähintään viikkoa ennen varsinaista yhdistyksen kokousta. 51 Tilintarkastuskertomuksen tulee sisältää lausunto siitä, onko tilinpäätös laadittu voimassa olevien säännösten mukaisesti. Tilintarkastuskertomuksen tulee aina sisältää myös erityinen lausuma tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta. Kertomuksessa tulee olla myös vastuuvapautta koskeva lausunto. Tilintarkastajilla on oikeus muutoinkin antaa kertomuksessa tietoja, joiden saattamista yhdistyksen jäsenten tietoon he pitävät tarpeellisina. 52 Jos tarkastuksessa havaitaan, että yhdistyksen hallituksen jäsen tai toimihenkilö on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus, taikka muutoin on rikkonut yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä, kertomuksen on tehtävä siitä muistutus. 53 Tilintarkastajilla on oikeus olla yhdistyksen kokouksessa läsnä. Heidän tulee olla siinä saapuvilla, mikäli käsiteltävät asiat ovat sellaisia, että heidän läsnäolonsa on tarpeen. Tilintarkastajien tulee vaadittaessa antaa yhdistyksen kokoukselle kaikki yhdistystä koskevat tiedot, mikäli siitä ei aiheudu yhdistykselle olennaista haittaa. 54 Tilintarkastajat eivät saa antaa tietoja yksityiselle yhdistyksen jäsenelle tai ulkopuoliselle sellaisista yhdistyksen asioista, jotka he tehtäväänsä suorittaessa ovat saaneet tietoonsa, mikäli siitä voi aiheutua haittaa yhdistykselle. 55 Tilintarkastajien hallitukselle osoittamat muistiot ja pöytäkirjat tulee säilyttää hallituksen pöytäkirjojen liitteinä. ix luku: Muuta

6 56 Taloudenhoitajan sijasta voidaan yhdistyksen kirjanpitoa hoitamaan palkata kirjanpitäjä. Kirjanpitäjän palkkauksen ja palkan suuruuden määrää hallitus. 57 Tämän ohjesäännön hyväksyy ja muuttaa yhdistyksen kokous.