Henkilöstöhallinnon asiakirjat ja niiden arkistointi. Oulu

Transkriptio

1 Henkilöstöhallinnon asiakirjat ja niiden arkistointi Oulu

2 AMS Asiakirjojen säilytyksen ja hävittämisen tulee perustua oman organisaation voimassaolevaan arkistonmuodostussuunnitelmaan Asiakirjoista käytettävien nimikkeiden on oltava yhtenevät AMS:ssa käytettyjen nimikkeiden kanssa Selkeä hahmotus siitä, mikä kuuluu käyttöarkistoon, mikä taas päätearkistoon

3 Henkilöakti ylläpidetään aakkosissa henkilöittäin = kullekin henkilölle oma kotelo (ei muovia) sisältää henkilön kaikki palveluksessa olon aikaiset tiedot - aiemmat koulu- ja työtodistukset - työsopimus tai päätös työhön ottamisesta - päätökset kokemuslisistä - työssäolon keskeytykset (pidemmät)

4 Henkilöakti Henkilöakti on aktiivikäytössä niin kauan kuin henkilö on töissä kyseisessä organisaatiossa - sitä voi ja tulee seuloa käytön aikana - lopullinen seulonta sitten kun henkilö siirtyy eläkkeelle tai poistuu organisaation palveluksesta

5 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat Virkasäännöt Ohje- tai johtosäännöt virka- ja toimiluettelot tai vastaavat asiakirjat henkilöstötilinpäätös tai vastaava asiakirja viran ja työsuhteen perustamista /lakkauttamista koskeva päätös (sisältyy ko. toimielimen pöytäkirjaan)

6 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat hakemukset liitteineen (samoin päätökset tilapäisen työvoiman ottamisesta) - valitun osalta sp, muiden osalta 2 v päätökset viran täyttämisestä, työsuhteeseen palkkaamisesta - asiasta päättävän toimielimen pöytäkirja, sp / viranhaltijapäätös 10 v

7 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat Kirkkoherran vaali - vaalilautakunnan pöytäkirjat - pyynnöt ylimääräisen ehdokkaan asettamisesta (mikäli ei pöytäkirjassa) - vaaleihin liittyvien yleisötilaisuuksien asiakirjat olennaisimmat

8 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat Nimikirja - jos käytössä - nimikirjaote tulostetaan henkilöaktiin, kun henkilö siirtyy eläkkeelle tai poistuu organisaation palveluksesta

9 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat päätös etä- tai osa-aikatyöstä > jos sisältyy ko. toimielimen pöytäkirjaan, sp / viranhaltijapäätökset poa? päätös lomauttamisesta > jos sisältyy ko. toimielimen pöytäkirjaan, sp / viranhaltijapäätökset 10 v palkanlisien määräytymiseen vaikuttavat päätökset > jos sisältyy ko. toimielimen pöytäkirjaan, sp / viranhaltijapäätökset 50/75 v -

10 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulokas- ja perehdyttämisoppaat tai kansiot jos ei merkittäviä muutoksia, sp esim v välein sisäinen koulutus (koulutustilaisuuksien ohjelmat / osanottajalistat / opetusaineistot) rekisteri/luettelo tai vastaava kunnia- tai ansiomerkin, muun tunnustuksen tai vastaavan saaneista

11 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat työympäristötoimikunnan pöytäkirjat työpaikkakokouksen pöytäkirjat/muistiot > missä erityistilanteessa sp? luottamusmiesluettelo tai rekisteri päätökset työterveyshuollosta (dokumentoituvat päättävän toimielimen pöytäkirjaan)

12 Pysyvästi säilytettävät asiakirjat Vapaaehtoisten luettelo tai rekisteri - Pysyvästi säilytettävään rekisteriin ei talleta osoitetietoja Vapaaehtoisten koulutukseen liittyvät asiakirjat - Pysyvästi säilytettävään asiakirjaan ei talleta osoitetietoja

13 75 v säilytettävät asiakirjat Salassapitositoumukset luontevin paikka henkilöaktissa

14 50 v / 75 v säilytettävät asiakirjat Henkilöstöasioita (kokemuslisät, palkat ja palkkauksen määrittäminen) koskevat viranhaltijapäätökset Päätökset tilapäisen työvoiman ottamisesta Palkka- ja palkkiokortit (50 v varainhoito-vuoden päättymisestä tai 75 v palkansaajan syntymästä) Palkka- tai palkkiokortilla tarkoitetaan asiakirjaa, josta ilmenevät seurakunnan palkansaajalle maksamat palkat ja niistä maksetut ennakonpidätykset vuositason yhdistelmänä.

15 20 v säilytettävät asiakirjat Korvausten hakeminen vakuutusyhtiöltä - vakuutusyhtiön päätös - hakemukset ja selvitykset

16 10 v säilytettävät asiakirjat Hakijayhteenvedot (kirjataan vain julkiset tiedot (nimi, koulutus, työkokemus, kielitaito) Työsopimukset ja sitä vastaavat asiakirjat (poa + 10 v) Kirkkoherran vaalin oikaisuvaatimuksia koskevat asiakirjat (oikaisuvaatimus perusteluineen, lisäselvitykset kirjeenvaihtoineen, vastineet ja selvitykset)

17 10 v säilytettävät asiakirjat Harjoitteluun, siviilipalvelukseen jne. liittyvät - sopimukset - oppisopimuksen hyväksytty opiskeluohjelma - seurakunnan antamat todistukset, arvioinnit tai lausunnot

18 10 v säilytettävät asiakirjat Palkkaluettelo eli erittely Sisäinen koulutus; koulutustilaisuuksien ohjelmat, osanottajalistat, opetusaineistot (harkinnan mukaan jopa sp) Koulutussuunnitelmat/hakemukset koulutuksiin Kunnia- tai ansiomerkkiin liittyvä selvitys, hakemus, päätös

19 10 v säilytettävät asiakirjat Työsuojelutarkastusten pöytäkirjat tai raportit Työterveyshuoltoa koskevat sopimukset Hoitoonohjaussopimukset Vapaaehtoisten koulutukseen liittyvät asiakirjat

20 Alle 10 v säilytettävät asiakirjat Syntyperäisesti sähköinen aineisto säilytetään sähköisesti - huolehdittava säilyminen palvelimella tai järjestelmässä esim. varmuusajoin Syntyperäisesti paperinen aineisto säilytetään paperisena työpisteessä - huolehdittava säilyminen ja tietosuoja