HALLINTOPALVELUT KAARINASSA Luottamushenkilöseminaari

Transkriptio

1 HALLINTOPALVELUT KAARINASSA Luottamushenkilöseminaari

2 Toimeksianto - yhdistymissopimus toimialajohtajat kokoavat organisaation suunnitteluryhmät Suunnitteluryhmät t valmistelevat organisaatiosuunnitelman mennessä

3 Toimeksianto ohjausryhmältä Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä esitys 1. esitys toimialan organisaatiosta (vastuualue- ja yksikkötaso), vastuualue-esimiehist esimiehistä ja yksiköiden iden esimiehistä 2. toimialan henkilöstöstä vastuualueittain 3. toimialatilatarpeesta sekä näkemys toimitilojen sijainnista 4. Suunnitelma valmis

4 Hallintopalveluiden suunnitteluryhmä Pirkko Aalto, kansliasihteeri Päivi Antola,, hallintojohtaja Satu Helin, vs. ruokapalvelupäällikkö Kari Hölsö,, tietohallintopäällikkö Pertti Koivisto, talouspäällikkö Janne Lavén,, talousjohtaja Sinikka Valtonen, henkilöstöpäällikkö Kirsti Elo, Marja-Liisa Teräväinen, Pirkko Lehtonen, henkilöstön edustajat

5 Alatyöryhmät Ruokapalveluiden kehittämisryhm misryhmä (Satu Helin) Arkistotoimen työryhm ryhmä (Pirkko Aalto) Tietohallinnon kehittämisryhm misryhmä (Kari Hölsö) Taloushallinnon liitosprojektin vetovastuu Janne Lavénilla Henkilöst stöhallinnon liitosprojektin vetovastuu Sinikka Valtosella

6 Mitä on tähän mennessä tehty? Suunnittelukokoukset kerran viikossa Vastuualueet määritelty Vastuualueiden esimiesten määrittely käynnissä (haastattelut viikolla 13 14) kehittämisajatukset esille Tiimien muodostaminen ja tiiminvetäjien nimeäminen käynnissä nykyiset vastuualueen esimiehet Kaarinasta valmistelevat Toimitilatarpeen kartoitus käynnissä mm. yhteispalvelupiste Piikkiössä

7 Mitä on tähän mennessä tehty? Vastuualueiden henkilöstön ja tehtävien alustava määrittely käynnissä Selvitettäviä asioita listattu ja vastuutettu Kuntalaiskyselyn vastaukset läpikäyty

8 HALLINTO- PALVELUT KANSLIA- JA VIESTINTÄ- PALVELUT (n. 20 hlöä) HENKILÖSTÖ- HALLINTO (n. 13 hlöä) TALOUS- HALLINTO (n. 17 hlöä) TIETO- HALLINTO (n. 10 hlöä) RUOKA- PALVELUT (n. 70 hlöä) Tiimi 1. Asiakaspalvelu posti, vaihde, yhteispalvelu, maaseutuasiamies, asuntoasiat (n. 9 hlöä) Tiimi 2. Asiakirjahallinto/ sihteeristö tekstinkäsittely, arkistoasiat johdon sihteeri (n. 5 hlöä) Tiimi 1. Palkkaus- ja palvelussuhdeasiat (n. 10 hlöä) Tiimi?. Tiimi?. Tiimi 1. Hovirengit (n. 15 hlöä) Tiimi 2. Järvitiimi (n. 15 hlöä) Tiimi?. Tiimi 3. Lukion lyylit (n. 15 hlöä) Tiimi 4. Karikot (n. 15 hlöä) Tiimi 5. Salvikset (n. 10 hlöä)

9 Hallintopalveluiden toimitilatarve Ensisijaisena tavoitteena on, että hallintopalvelut (pl. yhteispalvelupisteet, keittiöt) sijaitsevat samassa kiinteistössä Tietohallinnon koulutustilat Tietohallinnon konehuoneet Puhelinvaihde Maaseutuasiamies Keittiöt jatkavat nykyisissä tiloissa (valmistus- ja palvelukeittiöt) Yhteispalvelupiste Kaarinassa jatkaa Yhteispalvelupiste Piikkiössä (paikka auki) Varastot (hoitotarvikkeet,( ympäristöpalvelu)?

10 Yhteispalvelupisteen palvelut Piikkiössä ja Kaarinassa Tilojen varaukset Kansalaisopiston ilmoittautuminen Lomakkeiden jako Venepaikkojen maksut Viljelypalstat Avainpalvelu Kassapankki Esitevarasto Rakennuslupa-asiakirjat asiakirjat Ilmoittautuminen koulutuksiin Teatteriliput ja varaukset Veteraanien seutuliput Matkahuolto Kansalaisopiston maksut Venepaikat Asumisoikeusasiat Toripaikat Liukuesteet Myyntituotteet Muuttaneiden kirjeet Ilmoittautuminen tapahtumiin Yleisöpää äätteen opastus Lounassetelit Liikuntakortit

11 Yhteispalvelupiste Piikkiössä Uusi kirjasto, katutaso Hadvalantie 9 + keskeinen sijainti katutasossa näkyvn kyvällä paikalla + valmis tila + valoisa, avara + pysäköintitilat on + esteetön n liikkumis- ja toimimisympärist ristö + samalla asioinnilla myös s muita palveluita + yhteistyö kirjaston henkilökunnan kunnan kanssa mahdollista + mahdollistaa asiakasystävälliset aukioloajat - valmiisiin olemassa oleviin kalustus- ym. suunnitelmiin pitää tehdä muutoksia

12 Yhteispalvelupiste Piikkiössä Nykyinen kirjasto, Hadvalantie 9, 2 krs. + on reilusti tilaa + keskeinen sijainti + liikuntarajoitteisten kulkeminen mahdollista takaovesta + pysäköintitilat on - ei tietoa, mitä muuta toimintaa sinne on tulossa - paikka on vaikeampi löytl ytää,, sijainti 2. krs. - huonon oloinen sisäilma ilma

13 Yhteispalvelupiste Piikkiössä Merikratos,, tyhjillää ään n oleva liiketila, jossa 8 työhuonetta + katutaso ja muiden palveluiden lähelll hellä + siisti ja hyväkuntoinen tila - ei tietoa, mitä muuta toimintaa sinne on tulossa - jos sosiaalitoimen palvelupiste toimisi myös s tässt ssä tilassa, ovatko toiminnot yhteensovitettavissa? - puuttuu yhtenäinen palvelutila - on "nurkan" takana - remontti aiheuttaa kustannuksia

14 Yhteispalvelupiste Piikkiössä Nykyinen Piikkiön kunnanvirasto, Koulutie 1 - syrjäinen sijainti, kaukana asiakkaista - kiinteistön n kohtalo epäselv selvä

15 Yhteispalvelupiste Piikkiössä Lounais-Suomen Osuuspankki, Piikkiön n konttori + + näkyvn kyvä ja keskeinen paikka + + pienehköll llä järjestelyllä toteutettavissa - henkilökunnan kunnan "yhteiskäytt yttö" hankalaa, kun tila on erillää ään muista kaupungin palveluista

16 Yhteispalvelupiste Piikkiössä Yhteenveto: Ensisijainen sijoituspaikka olisi Piikkiön n uusi kirjasto ja kakkosvaihtoehto Piikkiön Osuuspankin tila

17 Ruokapalvelut / työryhmän tehtävät Vaihe I ruokapalvelujen keskittämismahdollisuudet ruokapalvelutilojen käytk ytön tehostamismahdollisuudet ja keinot välttää päällekkäiset investoinnit KAARINA-KODIN KODIN PERUSKORJAUKSEN LAAJUUDEN SELVITTÄMINEN Vaihe II hankintojen keskittämismahdollisuudet ostopalveluiden lisää äämismahdollisuudet tietojärjestelmien hyödynt dyntämismahdollisuudet

18 Ruokapalvelut - työryhmän selvityksen tuloksia Uuden Kaarinan alueella on tällt llä hetkellä kolme keittiötä,, jotka valmistavat ruokaa 7 pv viikossa: Kaarinakodin keittiö (km. 200 lounasta/ pv) Terveyskeskuksen keittiö (km. 140 lounasta/ pv) Valmakodin keittiö (km. 95 lounasta/ pv)

19 Ruokapalvelut työryhmän selvityksen tuloksia Jos kaupungissa vain yksi 7 päivp ivää viikossa toimiva keittiö,, mikä on keittiötilojen tilojen riittävyys? Suunnitellun remontin jälkeen j Kaarina- kodin keittiöss ssä voidaan valmistaa noin 450 lounasta (nyk. 200 lounasta). Kapasiteetin lisäys mahdollistaa vanhus- ja vammaisaterioiden valmistamisen keskittämisen Kaarina-kotiin. Vaihtoehtoisesti kapasiteetin lisäys voidaan hyödynt dyntää järjestämällä uudelleen valmistuskeittiöiden iden tuotantoa.

20 Ruokapalvelut työryhmän selvityksen tuloksia Terveyskeskuksen keittiö tarvitsisi lisäsiiven siiven + remontin + laitekapasiteetin lisäyksen Valmakodin keittiö ei ole mahdollinen vaihtoehto tilojen ja sijainnin kannalta

21 Ruokapalvelut johtopäätöksiä ja esityksiä Kaarina-kodin keittiön n peruskorjaus toteutetaan Kaarinan kaupungin alkuperäisen suunnitelman mukaisessa laajuudessa vuosina Käynnistetään erillinen selvitys ruokapalvelutilojen käytk ytön tehostamismahdollisuuksista (selvityskohde: 7 päivp ivää viikossa toimivat keittiöt) t) Selvityksen valmistelee ulkopuolinen konsultti ja selvityksen on oltava valmiina mennessä.

22 Ruokapalvelut johtopäätöksiä ja esityksiä Selvitykseen on sisällytt llyttävä laskelmat seuraavista vaihtoehdoista: 1. Kaikki kolme keittiötä toimivat seitsemänä päivänä viikossa kuten tähänkin t saakka 2. Kaupungin keittiöist istä kaksi toimii seitsemän päivää viikossa Kaarinakodin ja terveyskeskuksen keittiö 7 pv Valmakodin keittiö 5 pv 3. Kaarinakodin keittiö toimii seitsemänä päivänä viikossa Valmakodin ja terveyskeskuksen keittiöt t toimivat palvelukeittiöin inä.

23 Hallintopalvelujen ohjelmistot Palkanlaskentasovellus: Kirjanpitojärjestelm rjestelmä: IntimePlus Ostolaskujen sähköinen kierrätys: IP Budjetointijärjestelm rjestelmä: Business Planning Pankkiyhteysohjelmisto: OpusCapita Ruokapalvelut: Aromi Valtuuston, hallituksen, lautakuntien ja viranhaltijoiden pääp äätöksien hallintajärjestelm rjestelmä: Kuntatoimisto ProExcellenta/Pegasos

24 Miten hallintopalvelujen suunnittelu jatkuu Halsu Vastuualueet ja esimiehet Tiimit ja tiiminvetäjät Vastuualueiden henkilöstö ja alustavat tehtävänkuvaukset Toimitilatarve Ohjausryhmä Työ jatkuu - talousarvion valmistelu - toimintatapojen läpikäynti ja suunnittelu - tehtävänkuvien täsmentäminen