MICROSOFT OFFICE KOULUTUSPAKETTI KRTT - OULU

Transkriptio

1 MICROSOFT OFFICE KOULUTUSPAKETTI KRTT - OULU Tehoa työskentelyyn koulutuskiertue Oulu Kimmo Rousku Materiaalin edelleenlevittäminen on kielletty.

2 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 2 Miksi Office 2007 Kokonaan uusittu käyttöliittymä Uusi Office-painike Uudet tiedostomuodot, jotka pohjautuvat XML-tiedostomuotoihin Pienempikokoisemmat tiedostot avoin tiedostomuoto Uusia toiminnallisia muutoksia Ennen kaikkea graafisuuteen

3 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 3 Office-paketit Kotiversio maksaa noin 130 ja saa asentaa kolmeen eri tietokoneeseen.

4 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 4 Ohjelmat

5 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 5 Vertailua Suurimmat muutokset Word Excelissä jonkin verran myös toiminnallisia muutoksia, vähemmän kuin Wordissä PowerPointissa uusia ominaisuuksia kaikista vähiten, mutta pari todella keskeistä parannusta Parantunut graafisuus helpottaa etenkin PP:ssä!

6 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 6 Yleistä Microsoft Office-toimisto-ohjelmisto on aikamme merkittävimpiä ohjelmistopaketteja, jolla on satoja miljoonia käyttäjiä ja de-facto-standardin asema alallaan. Viimeisen kymmenen vuoden aikana on valitettu siitä, kuinka vähän se on muuttunut, Officeversioiden XP-2003 välillä on tapahtunut lähinna facelift-tyyppisiä parannuksia, mikään ei ole oleellisesti muuttunut. Viimeisen kolmen vuoden aikana on Officelle noussut horisontista uusi uhkaaja Open Officen muodossa. Osana kritiikkiä ja osaltaan vastaiskuna Open Officea vastaan Microsoft julkistaa Office 2007:n, joka vaihtaa olomuotoaan kuin kameleontti konsanaan.

7 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 7 Yleistä Office System on jatkossa yritysten kulmakivi Aikaisemmin Officea on totuttu pitämään yksittäisenä ohjelmistokokonaisuutena, johon liittyy joitakin liitäntöjä muihin Microsoftin tuotteisiin kuten Exchange-sähköpostiin. Koska Microsoft julkistaa vuoden kuluessa uusia palvelintuotteita, muodostuu tästä tietojärjestelmäkokonaisuus, jota ei pitäisi tarkastella enää yksittäisten ohjelmien tasolla vaan osana laajempaa arkkitehtuuria. Keskeisiä näitä kaikkia uusia tuotteita toisiinsa yhdistäviä termejä ovat ryhmätyökäyttö, erilaiset käyttötavat sekä Business Intelligence. Microsoft SharePoint Server-palvelimen rooli korostuu pikaviestintätuotteiden ohella

8 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 8 Yleistä Ryhmätyövälineiden yleistymistä on odotettu jo useamman vuoden ajan, mutta varsinainen läpimurto on vielä tekemättä; Office varustettuna sopivilla lisäpalvelintuotteilla kuten Office SharePoint Server 2007, Office Communicator ja Live Communications Server tuovat tähän muutoksen. Kun vielä otetaan huomioon se, että uusi Exchange 2007 mahdollistaa myös äänipostilaatikot & sms- ja muun viestinnän matkapuhelimien kanssa, ryhmätyövälineiden tarjonta kasvaa näiden tuotteiden myötä merkittävästi. Perinteisten Office-ohjelmien (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access ja FrontPage) lisäksi Office-tuoteperheeseen kuuluu nyt myös usealla käyttäjälle tuntemattomia, vaikkakin 2003 Officessa jo mukana olleita tuotteita kuten InfoPath-lomakeohjelma, OneNote-muistiinpanojen teko, Communicator-pikaviestintä sekä Groove-ryhmätyöohjelmistot. Kaikkiaan yksittäisiä ohjelmistoja englanninkieliseen Officeen on tulossa 15 kpl jakaantuen kahdeksaan eri Office-tuotepakettiin, joista kokonaan uusia ovat Ultimate 2007 ja Enterprise 2007-versiot, joista Enterprise sisältää kaikki saatavilla olevat yksittäiset ohjelmistot. Katsotaan tarkemmin mitä toi Unified Communications tarkoittaa netistä!

9 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 9 Harjoitustekstiä asiakirjaan Kun sinun pitää saada harjoitustekstiä asiakirjaan, käytä siihen =rand(1,9) funktiota. =rand(kpl_lukumäärä, virkkeitä_per_kappale) Maksimit ovat: =rand(xx,yy) Xx=99 tai 200 yy=200 tai 99

10 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 10 Office-painike Eräs Office 2007:n keskeisimpiä muutoksia käyttöliittymässä on uuden Office-painikkeen ilmestyminen sovellusten vasempaan yläkulmaan. Office-painikkeen saat avattua pikanäppäimellä Alt+T, jonka jälkeen voit valita Office-painikkeen muita toimintoja pelkillä kirjainpainikkeilla. Voit valita Alt-näppäimen avulla myös muita välilehtiä ja niillä olevia komentoja. Eräs keino tehostaa työskentelyä onkin se, että opiskelet keskeisimpiä komentoja käytettäväksi suoraan näiden Wordin pikanäppäintoimintojen avulla.

11 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 11 Valintanauha eli ribbon Office-painikkeesta oikealle löydät vanhan valikkoajattelun syrjäyttäneen valintanauhan. Valintanauha sisältää ohjelman kaikki keskeisimmät toiminnot eroteltuna Wordin tapauksessa seitsemään eri välilehteen. Jos haluat tilapäisesti lisää työskentelytilaa, voit poistaa valintanauhan Ctrl+F1-pikanäppäimellä, samalla yhdistelmällä saat sen myös takaisin. Kun valintanauha on piilossa, voit kuitenkin käyttää välilehtiä normaalisti, valintanauha menee takaisin piiloon palatessasi kirjoitusalueelle. Kaksoisnapsauttamalla jotain valintanauhan välilehden otsikkoa saat valintanauhan myös pysyvästi takaisin.

12 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 12 Käyttöliittymäfilosofia

13 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 13 Välilehdet Jos aikaisemmissa Office-versioissa kaikki toiminnot löytyivät alaspäin aukeavista valikoista, Office 2007:ssä ne löytyvät nyt ripoteltuna eri välilehtien taakse. Alkuvaiheessa keskeisin ongelma on muistaa, minkä välilehden takaa mikäkin toiminto löytyy, mutta löytämistä voidaan helpottaa sijoittamalla kaikki useimmiten tarvittavat toiminnot pikatyökaluriville näytön yläosaan. Itselläni valtaosa käyttämistäni toiminnoista löytyvät kahden ensimmäisen välilehden eli Aloitus- ja Lisää-välilehtien takaa, harvemmin tarvittavat toiminnot olen lisännyt pikatyökaluriville. Eräs välilehtiin liittyvä ongelma piilee siinä, että jos käytät erilaisia tietokoneita, joissa on eri näyttötarkkuus käytössä, välilehdet skaalautuvat hieman eri tavalla ja tällöin käyttö vaihtelee eri tietokoneilla riippuen tietokoneella olevasta näyttötarkkuudesta. Suosittelenkin käyttämään kaikilla niillä koneilla, joita aktiivisesti käytät, samaa näyttötarkkuutta Officen yhteydessä.

14 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 14 Ryhmät eli groups Välilehdillä olevat toiminnallisuudet on jaoteltu loogisiin kokonaisuuksiin eli omiin ryhmiin. Ryhmiä on yhdellä välilehdellä esimerkiksi Wordissä viidestä seitsemään kappaletta. Ryhmien sisällä on yksittäisiä komentoja, joiden varaan koko Officen käyttö pohjautuu.

15 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 15 Valintaikkunat eli dialog box Osassa ryhmiä löydät sen oikeasta alakulmasta pienen kolmion, joka osoittaa oikeaan alakulmaan. Tätä kautta saat avattua ryhmään liittyvän valintaikkunan, josta löydät sellaisia lisätoimintoja, jotka eivät ole mahtuneet välilehdellä olevaan ryhmään.

16 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 16 Komento Kuvassa Kappale-ryhmä, josta löytyy 14 yksittäistä komentoa. Vie ja jätä hiiri jonkin komennon päälle? Opastus Mahdollinen pikanäppäin Mikä on mielestäsi Näytä kaikki-toiminnon pikanäppäin?

17 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 17 Pikatyökalurivi Office-ohjelmien kaikista ylintä työkaluriviä kutsutaan nimellä pikatyökalurivi (Quick access toolbar). Oletuksena se sisältää vain kolme työkalua (Tallenna, Kumoa ja Toista), mutta tämän työkalurivin muokkaaminen omien tarpeidesi mukaiseksi on avainasemassa tehokkaassa ja oikeaoppisessa Office 2007-työskentelyssä. Napsauttamalla hiiren kakkospainiketta minkä tahansa välilehdiltä löytyvän kuvakkeen kohdalla saat esiin valikon, josta voit valita vaihtoehdon Add to Quick Access Toolbar (Lisää pikatyökaluriville).

18 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 18 Pikatyökalurivi Mikäli et löydä Lisää pikatyökaluriville-valintaa esimerkiksi jostain välilehden alivalikosta, voit lisätä minkä tahansa komennon pikatyökaluriville Wordin asetusten Mukauttaminen kohdasta: Office Wordin asetukset Mukauttaminen. Toinen nopea tapa päästä samaan kohtaan on napsauttaa pikatyökalurivin kohdalla hiiren kakkospainike ja valita Mukauta pikatyökaluriviä. Mukauttamisessa kannattaa valita Valitse komennoistakohtaan Kaikki komennot. Mikäli saat sotkettua pikatyökalurivisi, voit palauttaa oletuspikatyökalurivin valinnalla Palauta. Myöhemmin äkkilähtöharjoituksessa annan vinkkejä siitä, mitkä kannattaa ensimmäiseksi lisätä pikatyökaluriville.

19 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 19 Pikatyökalurivi (Add) Lisää Reset eli Palauta palauttaa oletukset

20 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 20 Tilapalkki eli status bar Lisää tilapalkkiin kaikki esitettäväksi saatavat tiedot. Sama koskee kaikkia Office-ohjelmia.

21 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 21 Pikavalikoima eli mini toolbar Tämä on termi, jonka nimeä en meinaa suomeksi muistaa, koska se on englanniksi minitoolbar eli pienoistyökalurivi. Pikavalikoima on pieni, aluksi himmeästi näkyvä ikkuna, jonka saat esille maalattuasi alueen ja joka tulee voimakkaammin esille, kun liikutat hiirtä kohti tätä pikavalikoimaa. Toinen tapa saada esille pikavalikoima on napsauttaa hiiren kakkospainiketta, joka tuo esille tilannekohtaisen valikon ohella esille myös pikavalikoiman.

22 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 22 Erilaiset näkymät Voit ottaa kättöön ohjelmaikkunan oikeasta alakulmasta erilaisia katselutiloja sekä muuttaa zoomausta.

23 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 23 Quick Preview esikatselut Office 2007 mahdollistaa nykyistä huomattavasti useammassa kohdassa reaaliaikaisen esikatselun. Tällöin näet lopputuloksen ilman, että valintaa pitää erikseen saattaa voimaan. Tästä on etua etenkin graafisuutta edellyttävissä toiminnoissa.

24 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 24 Tallennusmuodot Oletuksena kaikki Office 2007-sovellukset tallentavat tiedot xml-muodossa eli: Doc Docx Dot -> Dotx Xls Xlsx PPtx Pptx Tiedostomuodon edut ovat: Avoin standardi Voit itse purkaa tiedoston ja katsoa mitä se sisältää, rakenteinen asiakirja Hyvä pakkautuvuus Zip-algoritmi

25 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 25 Tiedostojen tallentaminen Kun tallennat X-muotoiseen tiedostoon, se pakataan ZIP-algoritmilla. Ihan hyvä pakkaussuhde eli 0,

26 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 26 Tiedostojen tallentaminen Tehdään kopio.docx-tiedostosta. Uudelleennimetään tiedosto ZIPmääritteiseksi.

27 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 27 Tiedostojen tallentaminen Tärkein on Word-kansio Teksti on document.xml-tiedostossa, huomaa myös mahdollinen media-kansio

28 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 28 Tiedostojen tallentaminen Jos löydät media-kansion, sisältää se asiakirjan sisältämät kuvat suoraan valmiina jpgtai vastaavina kuvatiedostoina, josta voit ne irrottaa erikseen käyttöösi!

29 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 29 Tiedostojen tallentaminen Mikäli haluat estää esimerkiksi liitetiedostona lähetetyn asiakirjan vastaanottajaa käsittelemästä & muokkaamasta tekemääsi asiakirjaa etkä halua varustaa asiakirjaa salasanoilla, suosittelen käyttämään tällöin pdf-tiedostomuotoa. Office 2007 mahdollistaa kahden sähköisen tiedostomuodon käyttämisen, Adoben kehittämän pdf-asiakirjan (portable document format) sekä Microsoftin uuden XPS (XML Paper Specification) tiedostomuodon. Oletuksena Office 2007-tuotteissa näitä tallennusmuotoja ei ole vaan ominaisuus pitää erikseen asentaa. Voit ladata ja asentaa tarvittavan lisäohjelman Office Tallenna nimellä XPS tai PDF kohdasta toimimalla ohjeiden mukaan. Voit hakea saman lisäosan myös linkistä Kun Officen lisäohjelma on asennettu, voit tallentaa tiedostoja niin pdfkuin xps-tiedostomuotoon. En suosittele xps-muodon käyttämistä, koska Vista-käyttöjärjestelmää kukuunottamatta läheskään kaikki vangemmat Windows-käyttöjärjestelmää käyttävät tietokoneet eivät saa sitä avattua. Voit asentaa Vistaa edeltäviin tietokoneisii XPSlukuohjelman hakemalla sen linkistä

30 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 30 Tiedostojen tallentaminen PowerPointiin ei ole vielä asennettu PDF/XPS-tallennusapuohjelmaa

31 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 31 Yhteensopivuustilat Kun tallennat asiakirjoja.doc muotoon.docx-muodon sijaan, tallennetaan se yhteensopivuustilaan. Tällöin käytettävissä ei ole osa ohjelmiston ominaisuuksista. Esimerkiksi kuvienkäsittely ja WordArttoimivat yhtensopivuustilassa eri tavoilla.

32 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 32 Yhteensopivuustilat Yhteensopivuustilan SmarArt vs 2007 SmartArt, sama koskee grafiikakuvien käsittelyä ja joitakin taulukointi-toimintoja.

33 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 33 SmartArt Voit vaihtaa jälkikäteen vapaasti ulkoasua ja väriä, kaikki teksti ei aina seuraa mukana jokaiseen muotoon.

34 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 34 Tiedostojen palauttaminen Word on käynnistänyt itsensä uudelleen ja näyttää kaikki ne tiedostot, jotka se on onnistunut palauttamaan. Suosittelen tässä yhteydessä että tällaisessa tilanteessa avaat jokaisen tiedoston erikseen ja tallennat sen varmuuden vuoksi eri nimellä talteen. Mitä tärkeämmästä tiedostosta on kyse, tarkista sitä huolellisemmin sen eheys. Itse menetin kirjoittaessani Wordin kaatumisen uudelleenkäynnistymisen ja uudelleenkaatumisen yhteydessä noin kolmen tunnin intensiivisen kirjoittamisen verran tekstiä, joka liittyi Murphyn lain mukaan - osaltaan juuri tähän asiaan! Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin, kun Word kaatuu tai jumiutuu tai koko Windows jumiutuu ja tietokone joudutaan uudelleenkäynnistämään virtapainikkeesta. Tätä varten Office-tuotteissa on automaattinen taustatallennus, joka pyrkii palauttamaan ohjelmassa avoimena olleet tiedostot takaisin virheen jälkeen. Periaatteessa tällöin menetät enintään tallennuksen aikavälin verran tietoja. Oletusväli on kymmenen minuuttia, voit muuttaa tätä aikaväliä esimerkiksi viiteen minuuttiin asetuksesta Office Word asetukset Tallenna Suorita automaattinen tallennus.

35 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 35 Oletusasetukset Pääset kaikkien Office-ohjelmie oletusastuksiin Office-painikkeen alareunan kautta. Jos opiskelet Wordin oletusasetukset, ovat ne muissa sovelluksissa melkein identtiset.

36 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 36 Oletusasetukset Eniten asetuksia löytyy kohdasta Lisäasetukset (Advanced) Leikepöytäasetukset ovat hyödyllisiä, katsomme ne!

37 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 37 Yksittäisiä huomioita Lisää Kansilehti Lisää ClipArt Lisää Ylätunniste Pikaosat Kenttä Numpages kokonaissivumäärä Sivun asettelu Teemat Tarkista Oheistieto Kokeile myös hiiren kakkospainike! Tarkista Käännä Näytä Viivain Näytä Pikkukuvat

38 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 38 Pikanäppäimiä Ctrl+b lihavointi Ctrl+i kursivointi Ctrl+u alleviivaus Ctrl+vaihto+d kaksoisalleviivaus Ctrl+vaihto+w alleviiivaa sanat Ctrl+vaihto+a isot kirjaimet Vaihto+F3 vaihda kirjainkokoa Ctrl+vaihto+K pienet kirjaimet Ctrl+å suurenna fonttia Ctrl+vaihto+, pienennä fonttia Ctrl+vaihto+. suurenna fonttia

39 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 39 Pikanäppäimiä Ctrl+vaihto+f Fontti-ikkuna Ctrl+vaihto+s käytä tyylejä-ikkuna Ctrl+vaihto+alt+s tyylit-ikkuna Ctrl+vaihto+n normaali-tyyli Alt+1 otsikko1-tyyli Alt+2 otsikko2-tyyli Alt+3 otsikko3-tyyli Ctrl+l vasen tasaus Ctrl+e keskitys Ctrl+r oikea tasaus Ctrl+j molemmat reunat Ctrl+t roikkuva sisennys Ctrl+vaihto+t pienennä edellistä

40 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 40 Pikanäppäimiä Ctrl+m sisennä kappaletta Ctrl+vaihto+m pienennä sisennystä Ctrl+vaihto+l lisää luettelomerkki Ctrl+1 riviväli 1 Ctrl+2 riviväli 2 Ctrl+5 riviväli 1,5 Ctrl+vaihto+c kopioi tyyli Ctrl+vaihto+v liitä tyyli Ctrl+välilyönti poista muotoilut Ctrl+q poista kappalemuotoilut

41 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 41 Pikanäppäimiä ---+Enter +enter ###+enter ***+enter ===+enter ~~~+enter yhtenäinen viiva paksumpi viiva kolminkertainen viiva katkoviiva kaksinkertainen viiva aaltoviiva

42 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 42 Excel 2007 Taulukon kasvanut koko Vanhassa Excelissä: * 256 = solua * = solua Lisäys on siis kertainen A1 XFD1 A XFD Yhteen soluun voi syöttää eli 32 kt tietoa End, nuoli alas End, nuoli oikealle F5 eli siirry

43 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 43 Excel 2007 Excel 2007:n uudet ominaisuudet painottuvat Wordin kaltaisesti ulkoasullisiin seikkoihin. Eräs keskeisimmistä uusista ominaisuuksista on Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting), jossa taulukon lukuarvojen yhteyteen voidaan lisätä graafiset symbolit kuvaamaan lukuarvojen merkitystä. Esimerkiksi yritysraportoinnissa voidaan käyttää vaikkapa liikennevaloja vihreä-keltainen-punainen kuvamaan yrityksen keskeisiä kpiliiketoimintalukuja (kpi, key performance indicators).

44 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 44 Excel-harjoitus vaihe 1 Tee sarjat eli kuukauden venyttämällä Huomaa summaus onnistuu helpoiten Alt+0 Kopioi kaavoja venyttämällä solun oikeasta alakulmasta

45 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 45 Excel-harjoitus vaihe 2 Excel-harjoitus vaihe 1 Maalaa taulukkosi sekä valitse Muotoile taulukoksi

46 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 46 Excel-harjoitus vaihe 3 Maalaa taulukkosi LUKUARVOT ei yhteensä tietoja sekä valitse Ehdollinen muotoilu kokeile tietopalkkeja

47 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 47 Excel-harjoitus vaihe 4 Maalaa taulukkosi LUKUARVOT ei yhteensä tietoja sekä valitse Ehdollinen muotoilu kokeile kuvakejoukkoja

48 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 48 Excel-harjoitus vaihe 5 Maalaa taulukkosi LUKUARVOT sekä sarakeotsikot ei yhteensä tietoja sekä valitse Lisää Pylväs

49 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 49 Excel 2007 Kaaviotyökalut jakaantuu kolmeen välilehteen tärkein on Rakenne: Vaihda kaaviolaji Vaihda rivi tai saraka Valitse tiedot Kaavion Asettelu Tyylit Kaavion sijainti sijoita kaavio omaan välilehteen yksittäisen objektin sijaan tai päin vastoin

50 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 50 Excel 2007 Asettelu Ennen kaikkea Otsikot-ryhmä, akselit, tausta sekä analyysi Analyysi edellyttää, että tieto on oikeassa muodossa, jotta siitä voidaan tehdä esimerkiksi trendiviivoja

51 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 51 Excel 2007 Samanlaiset kuin Wordissä graafisten objektien muotoilutyökalut

52 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 52 Excel 2007 ominaisuuksia Solujen ja taulukoiden nopea muotoilu. Voit muotoilla laskentataulukot nopeasti haluamallasi tavalla käyttämällä solu- ja taulukkotyylivalikoimia. Taulukoissa on pikasuodatus, ja sarakkeen otsikot pysyvät näkyvissä, kun selaat tietoja. Pikasuodatus täyttää ja laajentaa taulukot automaattisesti. Kun kirjoitat kaavoja, käytössäsi ovat muuttuvan kokoinen kaavarivi ja tilannekohtainen kaavan automaattinen täydennys voit siis varmistaa, että kirjoitat kaavojen syntaksit heti oikein. Voit myös tehdä viittauksia kaavojen ja funktioiden sisältämiin nimettyihin alueisiin ja taulukoihin. Luo ammattimaisia kaavioita, joissa on jännittäviä visuaalisia tehosteita, vain muutamalla napsautuksella. Voit käyttää valmiita kaaviotyylejä ja -rakenteita tai muotoilla manuaalisesti jokaisen osan, kuten akselit, otsikot ja muut kaavion kohteet. Voit käyttää häikäiseviä tehosteita, kuten kolmiulotteisuutta, varjostusta ja reunojen tasoitusta, joiden avulla voit tunnistaa trendit ja luoda kiinnostavia graafisia yhteenvetoja. Voit luoda ja käyttää kaavioita kaikissa sovelluksissa samalla tavalla, sillä Excelin, Microsoft Office Word 2007:n ja Microsoft Office PowerPoint 2007:n kaavionluontimoduulit ovat samanlaiset.

53 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 53 Excel 2007 Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services -palvelujen täyden tuen avulla voit hyödyntää Office Excel 2007:n joustavuutta ja tehdä kyselyjä uusimmista yritystiedoistasi. Uusien datakuutiotoimintojen avulla voit luoda mukautettuja raportteja OLAP-tietokannasta. Käyttämällä Office Excel 2007:ää ja Excel Servicesiä voit jakaa laskentataulukoita muiden kanssa turvallisesti. Excel Services muuntaa Excellaskentataulukot dynaamisesti HTML-muotoon, jotta muut voivat käyttää tietoja Web-selaimillaan. Office Excel asiakkaan erinomaisten tarkkuusominaisuuksien ansiosta Web-selainten käyttäjät voivat Excel Servicesin avulla siirtyä, käsitellä, lajitella ja suodattaa tietoja sekä määrittää parametreja. Laskentataulukoista voi luoda dashboard- eli tiivistelmäliittymiä yritystietoja varten ja jakaa ne portaalin välityksellä. Voit seurata liiketoimintasi keskeisiä suorituskykytietoja käyttämällä selainpohjaisia liittymiä, joiden pohjana voit käyttää Excel-laskentataulukoita, Excel Web Accessia tai Office SharePoint Server 2007:ää.

54 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 54 Excel 2007 Sivuasettelunäkymässä näet tarkalleen, kuinka laskentataulukkosi tulostuu, ja voit lisätä tai muokata ylä- ja alatunnisteita. Voit sovittaa sivun reunuksia ja nähdä suoraan sivun katkeamiskohdan, jolloin sinun ei tarvitse tulostaa sivua turhaan moneen kertaan. Käyttämällä ehdollista muotoilua monipuolisissa visualisointitavoissa voit löytää ja havainnollistaa tärkeät trendit ja korostaa tietojesi poikkeukset liukuväreillä (lämpökartoilla), tietopalkeilla ja kuvakkeilla. Lajitteleminen ja suodattaminen ovat tietojen perusanalysoinnin kaksi tärkeintä lajia. Uusien lajittelemisen ja suodattamisen vaihtoehtojen, kuten pikasuodatuksen monivalinnan, värin mukaan tehtävän lajittelun tai suodatuksen ja tiettyjen tietotyyppien nopean suodatuksen, ansiosta Office Excel 2007 soveltuu erinomaisesti suurten ja mutkikkaiden tietomäärien käsittelyyn. Voit luoda Pivot-taulukko- tai Pivot-kaavionäkymän helposti järjestämällä tiedot uudelleen nopeasti tietokenttien avulla, jolloin löydät tarvitsemasi vastaukset ja saat niistä yhteenvedon. Kentät voi vetää sijaintiin, jossa niiden halutaan näkyvän.

55 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 55 Excel 2007 Näytä-välilehden vasemmassa yläkulmassa on uusia näkymiä taulukkoon Vastaavasti oikeassa alakulmassa on kolme erilaista näkymää eli Normaali (Normal), Sivun asettelu (Page Layout) ja Sivunvaihtojen (Page Break) esikatselu-tilat Ylä- ja alatunnisteiden laatiminen alkaa olla vihdoin yhtä helppoa kuin esimerkiksi Wordissä

56 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 56 Excel 2007 Jakaminen helpottuu käyttämällä XPS- ja PDF-muotoja. Voit luoda laskentataulukostasi muuttumattoman version jakamista varten muuntamalla sen XPS (XML Paper Specification)- tai PDF (Portable Document Format) -muotoon. Uusi Excelin XML-muoto nopeuttaa tietojen vaihtamista. Käyttämällä uutta Excelin XML-muotoa voit pienentää laskentataulukoiden tiedostokokoa ja tehostaa tietolähteiden käyttöä. Luottamuksellisia tietoja voi hallita keskitetysti julkaisemalla laskentataulukot Office SharePoint Server 2007:ään Voit varmistaa, että organisaatiosi jäsenillä on käytössään ajan tasalla olevat liiketoimintatiedot, ja estää saman tiedoston useiden versioiden leviämisen. Voit suojata luottamuksellisia liiketoimintatietoja ja auttaa varmistamaan, että käyttäjät voivat tarkastella raportinhallintaominaisuuksissa tarvitsemiaan tietoja.

57 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 57 Excel 2007 Ulkoisiin tietolähteisiin voi muodostaa yhteyden käyttämällä tietoyhteyskirjastoa. Voit muodostaa nopeasti yhteyden ulkoisiin tietolähteisiin, esimerkiksi tietokantoihin tai toimialajärjestelmiin, ja tuoda niistä tietoja käyttämällä tietoyhteyskirjastoa. Organisaatiosi IT-henkilöstö voi määrittää ja hallita Office SharePoint Server 2007:n avulla luotettuja tietoyhteyskirjastoja, joiden avulla yhteys ulkoisiin tietolähteisiin voidaan muodostaa turvallisesti ja ilman apua. Excelin laskentamoduulin voi integroida myös muihin ohjelmiin. Voit integroida Excel-tiedostojen palvelinlaskentatoiminnot myös muihin sovelluksiin Excel Servicesin Web-palveluiden API-liittymän avulla.

58 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 58 Excel 2007 Hae ulkoiset tiedot, voit lisätä tietoja myös netistä esimerkiksi jostain www-sivulta. Aiemmin luoduissa yhteyksissä on valmiita MSN-palveluita.

59 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 59 Excel 2007 Miten lajitella sukunimen mukaan? Entäs duplikaattien poisto?

60 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 60 PowerPoint 2007 Muista hiiren kakkospainike eri paikoissa:

61 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 61 PowerPoint Teemat ja pikatyylit Office PowerPoint 2007 sisältää uusia teemoja (teema: Teeman värien, teeman fonttien ja teeman tehosteiden muodostama kokonaisuus. Teeman voi ottaa käyttöön tiedostossa yhdellä valinnalla.), asetteluja (asettelu: Tapa, jolla dian osat, kuten otsikko- ja alaotsikkotekstit, luettelot, kuvat, taulukot, kaaviot, muodot ja videoleikkeet, on järjestetty.) ja pikatyylejä (pikatyylit: joukko muotoiluvaihtoehtoja, jotka nopeuttavat asiakirjojen ja objektien muotoilua.), joiden avulla voit muotoilla esityksiäsi eri tavoin. Esityksen muotoilussa taulukoiden, kaavioiden ja kuvien yhtenäisten värien tai tyylien valinta saattoi aiemmin viedä paljon aikaa. Teemat helpottavat ammattimaisten esitysten luomista. Valitset vain haluamasi teeman, ja PowerPoint 2007 hoitaa loput. Yksi valinta muuttaa taustan, tekstin, kuvat, kaaviot ja taulukot teeman mukaisiksi, jolloin kaikki esityksen elementit ovat samantyylisiä. Voit lisäksi käyttää esityksen teemaa myös Microsoft Office Word asiakirjaan tai Microsoft Office Excel laskentataulukkoon. Kun esityksen teema on otettu käyttöön, pikatyylien valikoimat muuttuvat valitun teeman mukaisiksi. Kun lisäät tämän jälkeen esitykseen SmartArt-grafiikkaobjekteja, taulukoita, kaavioita, WordArt-kuvia tai tekstiä, ne ovat automaattisesti valitun teeman mukaisia. Yhteensopivien teeman värien (teeman värit: Tiedostossa käytettävien värien joukko. Teeman värit, teeman fontit ja teeman tehosteet muodostavat teeman.) avulla esityksesi voivat näyttää yhdenmukaisilta ja ammattimaisilta

62 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 62 PowerPoint Uudet diarakenteet Huomaa myös online-teemat (Selaa teemoja)

63 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 63 PowerPoint Uusi WordArt eri kuin Wordissä, sama kuin Excelissä

64 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 64 PowerPoint Diakirjastot Office PowerPoint sovelluksessa voit jakaa dioja ja käyttää niitä uudelleen tallentamalla yksittäiset diatiedostot keskitettyyn diakirjastoon. Se sijaitsee palvelimessa, jossa on Microsoft Office SharePoint Server Voit julkaista PowerPoint 2007:n dioja diakirjastossa ja lisätä dioja PowerPoint-esitykseesi diakirjastosta. Kun tallennat sisältöä diakirjastoon, vähennät uuden sisällön luomisen tarvetta, koska olemassa oleva sisältö on helposti käytettävissä uuteen käyttötarkoitukseen. Kun käytät diakirjastoja, voit varmistaa, että diojen sisältö on ajan tasalla linkittämällä esityksesi diat palvelimelle tallennettuihin dioihin. Jos palvelimella oleva versio muuttuu, saat ilmoituksen päivittämisestä.

65 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 65 PowerPoint Rakenna dia-kirjasto Valitse Office Julkaise Julkaise diat Aloitus Uusi dia Reuse Slides

66 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 66 PowerPoint Uudenlainen esitys/perusnäkymien muokkaustoiminto Näytä Dian perustyyli Näet vaikutusalueen, mihin tämä tyyli vaikuttaa

67 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 67 PowerPoint Tuki uusille ääni- ja videotiedostomuodoille, esimerkiksi wma ja mp3 Tehosteiden helpompi tarkastelu

68 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 68 PowerPoint Animaatioiden tekeminen aikaisempaa hieman helpompaa, valmiita animaatioita

69 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 69 PowerPoint Esittäjänäkymä eli Presenter View Kahden näytön avulla voit suorittaa Office PowerPoint esityksen toisessa näytössä (esimerkiksi korokkeella) samalla, kun yleisö katselee esitystä toisessa näytössä. Esittäjänäkymässä on seuraavat työkalut tietojen esittämisen helpottamiseksi: Voit valita diat pikkukuvien avulla ja luoda mukautetun esityksen yleisöä varten. Esikatselutilan teksti kertoo, mitä seuraavalla hiiren napsautuksella tapahtuu. Tiedät, lisätäänkö esitykseen uusi dia tai luetteloon seuraava luettelomerkki. Esittäjän muistiinpanot näkyvät suurella ja näkyvällä kirjasintyypillä muotoiltuina, ja voit käyttää niitä esityksen pohjana. Voit pimentää näytön esityksen aikana ja jatkaa sitten esitystä samasta kohdasta. Et ehkä halua näyttää dian sisältöä tauon tai kysymysten ja vastausten esittämisen aikana

70 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 70 PowerPoint Kun käytät kahta näyttöä, voit suorittaa ohjelmia yleisön niitä näkemättä ja käyttää esittäjänäkymää. Esittäjänäkymässä on seuraavat työkalut tietojen esittämisen helpottamiseksi: Huomautus Vaikka tietokoneessa on usean näytön tuki, PowerPoint tukee enintään kahden näytön käyttämistä esityksessä. Voit valita diat pikkukuvien avulla ja luoda mukautetun esityksen yleisöä varten. Esikatselutilan teksti kertoo, mitä seuraavalla hiiren napsautuksella tapahtuu. Tiedät, lisätäänkö esitykseen uusi dia tai luetteloon seuraava luettelomerkki. Esittäjän muistiinpanot näkyvät suurella ja näkyvällä kirjasintyypillä muotoiltuina, ja voit käyttää niitä esityksen pohjana. Voit pimentää näytön esityksen aikana ja jatkaa sitten esitystä samasta kohdasta. Et ehkä halua näyttää dian sisältöä tauon tai kysymysten ja vastausten esittämisen aikana.

71 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 71 Valitse Diaesitys-välilehden Näytöt-ryhmässä Näytä esittäjänäkymä. Napsauta Näytön ominaisuudeet-valintaikkunan Settingsvälilehdessä esittäjän näytön kuvaketta ja valitse sitten Use this device as a primary-valintaruutu. Jos Käytä laitetta ensisijaisena näyttönä -valintaruutu on valittuna eikä vaihtoehtoa voi käyttää, näyttö on jo määritetty ensisijaiseksi näytöksi. Vain yksi näyttö kerrallaan voi olla määritetty ensisijaiseksi näytöksi. Jos napsautat toisen näytön kuvaketta, Käytä laitetta ensisijaisena näyttönä - valintaruudun valinta poistuu ja vaihtoehto on taas käytettävissä. Vihje Voit näyttää esittäjänäkymän ja suorittaa esityksen vain yhdessä näytössä tavallisesti näytössä 1.

72 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 72 PowerPoint Esityksen näyttäminen kahdessa näytössä esittäjänäkymän avulla Kun olet määrittänyt näytöt, avaa näytettävä esitys ja tee seuraavat toimet: Valitse Diaesitys-välilehden Asetukset-ryhmästä Määritädiaesitys. Valitse haluamasi asetukset Diaesityksen asetukset -valintaikkunassa ja valitse sitten OK. Käynnistä esitys valitsemalla Näytä-välilehden Esitysnäkymät-ryhmästä Diaesitys muista myös F5 ja vaihto+f5 (jatka esitystä nykyisestä diasta)..

73 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 73 PowerPoint Asiakirjan lopullisen version muutosten estäminen Ennen lopullisen version jakamista muiden käyttöön voit muuttaa esityksen vain luku -tiedostoksi Merkitse lopulliseksi -komennolla. Tällöin muut käyttäjät tietävät, että kyseessä on esityksen lopullinen versio. Kun esitys on merkitty lopulliseksi, muokkaus-, tarkistus- ja kirjoitustoiminnot poistetaan käytöstä. Näin asiakirjan käyttäjät eivät voi huomaamattaan muuttaa asiakirjaa. Mark as Finalkomento ei ole kuitenkaan suojaustoiminto. Kuka tahansa voi muokata lopulliseksi merkittyä asiakirjaa poistamalla Merkitse lopulliseksi - vaihtoehdon valinnan.

74 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 74 PowerPoint Piilotettujen metatietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen asiakirjoista Valmistele Tarkista asiakirja (Prepare Inspect Document) Ennen esityksen jakamista muiden käyttöön voit etsiä piilotettuja metatietoja, henkilökohtaisia tietoja ja esitykseen tallennettua sisältöä asiakirjan tarkastustoiminnon avulla. Asiakirjan tarkistustoiminto voi etsiä ja poistaa kommentteja, käsin kirjoitettuja huomautuksia, asiakirjan ominaisuuksia, asiakirjojen hallintapalvelimen tietoja, näkymättömiä objekteja, dia-alueen ulkopuolella olevaa sisältöä, esityksen muistiinpanoja ja mukautettuja XML-tietoja. Asiakirjan tarkistustoiminnon avulla voit varmistaa, että jakamasi esitykset eivät sisällä piilotettuja henkilökohtaisia tietoja eikä piilotettua sisältöä, joita organisaatiosi ei halua jakaa muille. Organisaatio voi myös mukauttaa asiakirjan tarkistustoimintoa siten, että toiminto hakee muunkinlaista piilotettua sisältöä.

75 Office 2007-koulutusmateriaali KRTT Oulu Kimmo Rousku dia 75 PowerPoint Ominaisuustietoja löytyy aina! Vanhempiin Windowseihin löytyy sama toiminto Google: remove hidden data / apuohjelmausb-muistilta