Hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehittämisehdotukset

Transkriptio

1 Hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehittämisehdotukset Valtiovarainministeriön julkaisu 6/2016 Hallintopolitiikka

2

3 Hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehittämisehdotukset Valtiovarainministeriön julkaisu 6/2016 Hallintopolitiikka

4 VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 (Snellmaninkatu 1 A) VALTIONEUVOSTO Puhelin (vaihde) Internet: Taitto: Valtioneuvoston hallintoyksikkö/tietotuki- ja julkaisuyksikkö/pirkko Ala-Marttila Helsinki 2016

5 Kuvailulehti Julkaisija ja julkaisuaika Valtiovarainministeriö, helmikuu 2016 Tekijät Hankintatoimen kehittämishankkeen asiantuntijaryhmät, Liisa Lehtomäki/Hansel Oy Julkaisun nimi Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehitysehdotukset Asiasanat Julkiset hankinnat, hankintatoimi, yhteishankinnat, hankintatoimen ohjaus, kehittäminen Julkaisusarjan nimi ja numero Valtiovarainministeriön julkaisuja 6/2016 Julkaisun myynti/jakaja Julkaisu on saatavissa pdf-tiedostona osoitteesta ISBN (PDF) ISSN (PDF) Sivuja 56 Kieli Suomi Tiivistelmä Loppuraportissa on kuvattu valtion hankintatoimen kehittämishankkeen keskeisimmät tulokset ja toimenpide-ehdotukset. Raportin tuloksia ja esityksiä on käsitelty ja valmisteltu asiantuntijaryhmissä, joista löytyy tietoa väliraportin liitteestä 2. Raportin kirjoittamisesta on pääosin vastannut lakimies Liisa Lehtomäki Hansel Oy:stä.

6 Presentationsblad Utgivare och datum Finansministeriet, februari 2016 Författare Sakkunniggrupperna inom utvecklingsprojektet för upphandlingsverksamheten Liisa Lehtomäki/Hansel Oy Publikationens titel Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehitysehdotukset Publikationsserie och nummer Finansministeriet publikationer 6/2016 Beställningar/distribution Publikationen finns på finska i PDF-format på ISBN (PDF) ISSN (PDF) Sidor 56 Språk Finska Sammandrag Slutrapporten beskriver de viktigaste resultaten och åtgärdsförslagen från utvecklingsprojektet för statens upphandlingsverksamhet. Resultaten och förslagen har behandlats och beretts av sakkunniggrupper som presenteras noggrannare i bilaga 2. Rapporten har till största delen författats av juristen Liisa Lehtomäki från Hansel Ab.

7 Description page Publisher and date Ministry of Finance, February 2016 Author(s) Expert groups in a project focusing on the development of government procurement, Liisa Lehtomäki/Hansel Ltd Title of publication Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehitysehdotukset Publication series and number Ministry of Finance publications 6/2016 Distribution and sale The publication can be accessed in pdf-format in Finnish at ISBN (PDF) ISSN (PDF) No. of pages 56 Language Finnish Abstract The final report describes the most central results and proposals for measures related to the project on the development of government procurement. The results and proposals of the report have been discussed and prepared in expert groups, and more information about them can be found in Appendix 2 of the interim report. The report has been prepared mainly by Legal Counsel Liisa Lehtomäki from Hansel Ltd.

8

9 Tiivistelmä valtion hankintatoimen kehittämishankkeen keskeisistä toimenpide- ja kehitysehdotuksista Valtiovarainministeriö asetti valtion hankintatoimen kehittämishankkeen eli HANKO-hankkeen, jonka taustalla on vuonna 2013 toteutettu kartoitus valtion hankintatoimen nykytilasta. HANKOhanke on jaettu neljään kehittämisalueeseen ja ne koskevat hankintojen ohjausta, suunnittelua, sopimushallintaa, toimittajayhteistyötä ja osaamisen kehittämistä. Hankkeen keskeinen tavoite on selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja koota virastojen hankintatoimen ohjaukseen, suunnitteluun ja seurantaan sekä sopimus- ja toimittajahallintaan malleja ja hyviä käytäntöjä, joita hyödyntämällä valtion virastojen ja laitosten hankintatointa voidaan kehittää, hankintatoimen prosesseja tehostaa ja tukea hankintaosaamisen kehittämistä. Tässä loppuraportissa on kuvattu HANKO-hankkeen tulokset sekä toimenpide-ehdotukset ja niiden taustalla oleva aineisto. Tuloksia voivat hyödyntää sekä valtion virastot ja laitokset että valtion budjettitalouden ulkopuolella olevat yksiköt. Taulukossa 1 on esitetty valtiovarainministeriötä ja muita ministeriöitä koskevat HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotukset ja seuraavalla sivulla ja taulukossa 2 on esitetty virastoja koskevat toimenpide-ehdotukset. Taulukko 1. HANKO-hankkeen VM:tä ja ministeriöitä koskevat toimenpide-ehdotukset Valtion hankintatoimen ohjausta ja osaamisen kehittämistä koskevat toimenpide-ehdotukset Valtion hankintatoimen yhteiset kehittämistavoitteet VM määrittää vuosittain valtion hankintatoimen yhteiset kehittämistavoitteet. Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintä Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintää keskitetään ja selkeytetään luomalla yhteinen hankintatoimen www-sivusto. Valtion hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen yhteistyö VM edistää valtion hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen välistä yhteistyötä. Konsernitoimijoiden verkosto Hankintatoimen toimintojen kehittämiseksi käynnistetään konsernitoimijoiden verkostomainen yhteistyö (IT, yhteishankinnat sekä neuvonta, ohjeistus ja innovatiivisuus). Pienten yksiköiden hankintojen tuki VM käynnistää pienten yksiköiden hankintojen tukea koskevan jatkoselvityksen. Osaamisen kehittäminen VM järjestää vuosittain hankintaverkoston tapaamisen ja/tai koulutustilaisuuden. Hankintaosaamisen kehittämisen ohjausryhmä VM kokoaa hankintaosaamisen kehittämisen ohjausryhmän tai verkoston koordinoimaan osaamisen kehittämistä ja selvittämään mm. hankintatoimen ammattitutkinnon ja/ tai sertifioinnin edellytyksiä. HANKO-hankkeen tulosten toimeenpano VM ohjaa ministeriöitä HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotusten toimeenpanoon sekä tukee ja seuraa hankintatoimen neuvottelukunnan kanssa toimeenpanon toteuttamista vuosittain hankintaverkostotapaamisissa.

10 Ministeriöitä koskevat toimenpide-ehdotukset Ministeriöiden hallinnonalojen omia hankintoja koskeva hankintatoimen ohjaus ja seuranta Ministeriöiden tulee sopia hankintatoimen yhteisistä tulostavoitteista tuloskeskusteluissa tulosohjattavien virastojen ja laitosten kanssa. Ministeriöitä ohjataan laatimaan/päivittämään hallinnonalalleen hankintatoimen kehittämissuunnitelma/hankintastrategia tai edellyttämään, että se tehdään virastotasolla sekä seuraamaan niiden toteutumista. Ministeriöitä ohjataan seuraamaan hallinnonalansa hankintojen toteutumista ja määrärahojen käyttöä mm. Netra-raporttien avulla. Osaamisen kehittäminen Ministeriöt tai niiden alaiset hankintayksiköt järjestävät vuosittain hankintaverkoston tapaamisen ja/tai koulutustilaisuuden Ministeriöt ohjaavat virastoja ottamaan hankintaosaamisen kehittämisen osaksi kehityskeskusteluja. HANKO-hankkeen tulosten toimeenpano Ministeriöt ohjaavat h-yksiköitä HANKO-hankkeen toimeenpanoon sekä tukevat ja seuraavat toimeenpanoa Taulukko 2. HANKO-hankkeen virastoja koskevat toimenpide-ehdotukset Virastojen hankintatointa koskevat toimenpide-ehdotukset Virastojen hankintatoimen ohjaus Hankintatoimesta vastaava henkilö on nimettävä vähintään jokaiseen virastoon/hankintayksikköön ja määriteltävä vastuuhenkilön tehtävät, jollei hankintatoimen vastuuta ole siirretty virastoa ohjaavaan kirjanpitoyksikköön hankintojen vähäisestä määrästä ja/tai luonteesta johtuen. Viraston hankintatoimen nykytilan selvittäminen Kunkin viraston/hankintayksikön on selvitettävä oman yksikkönsä hankintatoimen osalta ensin hankintatoimen taustakyselyssä mainitut ensivaiheen taustatiedot ja kehitystyön edetessä toisen vaiheen taustatiedot. Viraston/hankintayksikön hankintaorganisaatiota, työnjakoa ja toimintamalleja on tarkistettava tarvittaessa nykytila-analyysin tulosten perusteella. Hankintatoimen määräraharaporttien hyödyntäminen Virastojen on vähintään kvartaaleittain seurattava hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä mm. Netra-hankintaraporttien avulla sekä hyödynnettävä muita hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita. Hankintojen kategorisointi Virastot voivat laatia hankintatoimen kehittämistä tukemaan hankintayksikön hankintakategoriakartan perustuen valtion yhteiseen hankintakategoriamalliin tai siitä sovellettuun malliin ottaen huomioon hankintayksikön hankintojen merkittävyyden ja luonteen sekä käytettävissä olevat henkilöresurssit. Jos yksikössä laaditaan hankintakategoriakartta, voidaan yksikössä nimetä myös hankintakategoriasta vastaava taho. Kehittämistyön edetessä voidaan määritellä mm. kategoriakohtaisia linjauksia ja toteutusohjeita. Hankintojen suunnittelu ja suunnitelmien seuranta Hankintasuunnitelman laatiminen viraston merkittävistä hankinnoista soveltaen esimerkiksi valtion yhteistä kategorisointimallia käynnistetään pilottivirastoissa. Pilottivirastot ryhtyvät seuraamaan hankintasuunnitelmien toteutumista säännöllisesti. Sopimusten elinkaarenhallinnan kehittäminen Hankintasopimusten seurantaa varten on kussakin yksikössä oltava excel-pohjainen tai muu vastaava sopimusrekisteri tai sähköinen sopimus- tai asianhallintajärjestelmä, joka on mahdollisimman ajantasainen ja jossa on HANKO-hankkeessa määritellyt vähimmäistiedot. Sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä tulee kehittää Hanko-hankkeessa laaditun sopimusten elinkaarenhallinnan ohjeistuksen mukaisesti. Virastojen hankintaosaamisen kehittäminen Virastotasolla hankintaosaamisen kehittämisen tulee perustua mm. seuraaviin toimenpiteisiin. o hankintaosaamisen yksilökohtaisen tason selvittäminen ja osaamisen kehittämistoimet otetaan olennaiseksi osaksi kehityskeskusteluita, o hallinnonalan hankintatoimen sekä muihin hankintaverkostojen tapaamisiin ja/tai hankintakoulutukseen osallistutaan suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti käytössä olevien resurssien puitteissa o loppuraportissa kuvatut hankintaosaamisen kehittämisen keinot otetaan käyttöön systemaattisesti ja tavoitteellisesti (työssä oppiminen, työnohjaus, sisäinen ja ulkoinen koulutus, asiantuntijapalvelut sekä muut keinot kuten työkierto) Henkilötasolla hankintaosaamisen kehittäminen on myös kunkin hankintatehtävissä toimivan henkilön omalla vastuulla. HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotusten toteuttaminen Virastojen tulee ryhtyä HANKO-hankkeen virastoja koskevien toimenpide-ehdotusten toteuttamiseen ja HANKO-työkalupakin välineiden hyödyntämiseen systemaattisesti ja tavoitteellisesti.

11 Sisältö Johdanto Valtion hankintatoimi pähkinänkuoressa Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen asettaminen, kohde ja rajaukset HANKO-hankkeen tavoitteet HANKO-hankkeen kehittämisalueiden tehtävät...15 Kehittämisalue 1: Valtion hankintatoimen ohjaus Valtion hankintatoimen toimintojen ja toimijoiden määrittely Valtion hankintojen keskeiset toimijat Valtion hankintatoimen toimintojen ja toimijoiden nykytila ja tavoitetila Valtion hankintatoimen ohjaus Valtiovarainministeriön ja hankintatoimen neuvottelukunnan hankintatoimen yleistä ohjausta koskevat tehtävät Hankintatoimen ohjauksen kytkeminen tulosohjaukseen Valtion hankintatoimen ylätason prosessit ja tietojärjestelmät Ministeriöiden hankintatoimen tehtävät...24 Kehittämisalue 2: Hankintojen suunnittelu ja seuranta sekä viraston hankintatoimen ohjaus Virastojen segmentointi hankintavolyymin perusteella Viraston hankintojen ohjaustehtävät ja ohjausmalli Valtion hankintatoimen analysointikeinot Valtion hankintojen yhteinen kategorisointimalli...31 Hankintojen kategorisoinnin hyödyt Kategorisointimallin täydentäminen ostosalkkuanalyysillä...34 Kategorisointi organisoinnin ja työnjaon tukena Valtion hankintojen yhteinen suunnittelumalli ja suunnitteluohjeet...35 Hankintojen suunnittelun hyödyt Hankintojen seuranta, tunnusluvut ja mittarit Yksittäisen hankinnan suunnittelun muistilista...40 Kehittämisalue 3: Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö...41 Kehittämisalue 4: Osaamisen kehittäminen Osaamisen kehittämisen jäsentäminen ja rajaukset Osaamisen kehittäminen Hankintaosaamisen johtaminen ja osaamisen kehittämisen vastuut...44

12 4 Hankintaosaamisen kehittämistavoitteet Hankintaosaamisen kehittämiskeinot Hankintaprosessin vaiheisiin liittyvät roolit ja osaamisalueet Nykytilakartoitus ja maturiteettianalyysi Hankintaosaamisen kehittämisen suunnittelu Oppiva organisaatio...50 HANKO-hankkeen toimeenpano HANKO-hankkeen toimeenpano ja Viraston hankintatoimen kehityspolku Lisätietolähteitä...53 Liiteluettelo:...53

13 13 Johdanto 1 Valtion hankintatoimi pähkinänkuoressa Valtion budjettitalouden piiriin kuuluvien yksiköiden hankinnat vuonna 2014 olivat 5,99 miljardia euroa toimitilavuokrat mukaan lukien. Henkilöstömenot olivat vastaavasti 4,8 miljardia euroa. Valtion hankinnat olivat noin 10 prosenttia valtion vuoden 2014 talousarvion kokonaismäärästä, joka oli 54,8 miljardia euroa (kuva 1). Koko julkissektorin hankinnat olivat vuonna 2014 noin 33 miljardia euroa. Kuva 1. Valtion menot ,9 % 8,8 % Hankintamenot (5,9 mrd.) Henkilöstömenot (4,8 mrd.) Muut (44,0 mrd.) 80,3 % Valtiokonttorin julkaiseman valtion virastoja ja laitoksia koskevan luettelon mukaan vuoden 2016 alussa valtiolla on 64 kirjanpitoyksikköä, 205 tulosohjattua virastoa ja 278 työnantajavirastoa, joissa luvuissa ovat mukana myös 11 ministeriötä, Eduskunta, Valtioneuvoston kanslia ja Tasavallan Presidentin kanslia. Virastoissa ja laitoksissa hankintoja voidaan tehdä yhdessä tai useammassa yksikössä johtuen yksikön hankintatoimen keskittämisen ja hajauttamisen asteesta. Lisäksi hankintoja tehdään valtion budjettitalouden ulkopuolella olevissa yksiköissä, kuten liikelaitoksissa (esim. Senaatti-kiinteistöt) ja muissa julkisoikeudellisissa laitoksissa, kuten säätiöissä (esim. yliopistot) ja rahastoissa. Myös nämä ovat velvollisia noudattamaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Tarkkaa lukua hankintoja tekevien hankintayksikköjen määristä ei ole luotettavasti saatavilla. Julkisen sektorin hankinnoilla on merkittävä vaikutus sekä Suomessa että ulkomailla toimiville markkinaosapuolille eli tavarantoimittajille, palveluntuottajille ja rakennusurakoiden toteuttajille. Kyse on myös veronmaksajien kannalta merkittävästä summasta. Julkisen sektorin hankintatoimi edellyttää laajuuteensa ja vaikuttavuutensa vuoksi jäntevää ohjausta, suunnitelmallista ja ammattimaista toimintaa sekä toimivia sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön malleja, jotta voidaan varmistaa, että julkiset hankinnat ovat edelleen houkuttelevia alan toimijoille.

14 14 Hankintatointa voidaan tehostaa ja hankintaprosessin tuottavuutta lisätä luomalla hankintatoimeen yhteisiä malleja ja hyviä käytäntöjä ja levittää niitä hankintayksiköille käyttöönotettavaksi kytkemällä esimerkiksi merkittävien hankintojen suunnittelu selkeämmin osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua ja tulosohjausta sekä kehittämällä hankintaosaamista. Toiminnan ohjauksen ja suunnitelmallisuuden lisäämisellä voidaan saavuttaa säästöjä hankintatoimen prosessikustannuksissa, ja hankintojen ja kilpailutusten ammattimaisella, suunnitelmallisella ja järkevällä organisoinnilla voidaan saavuttaa myös parempia hintaetuja. 2 Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen asettaminen, kohde ja rajaukset Valtiovarainministeriö asetti valtion hankintatoimen kehittämishankkeen eli HANKO-hankkeen, jonka asettamispäätös ja asiantuntijaryhmien työskentelyyn osallistuneet henkilö ovat liitteinä 1-2. Hankkeen toimikausi päättyi HANKO-hankkeen taustalla on vuonna 2013 toteutettu kartoitus valtion hankintatoimen nykytilasta ja siinä esitetyt valtion hankintatointa koskevat kehitysehdotukset. HANKO-hanke on jaettu kuvan 2 mukaisesti neljään kehittämisalueeseen, jotka koskevat hankintojen ohjausta, suunnittelua ja osaamisen kehittämistä sekä hankintojen toteuttamisen seurannan osalta sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä. Hankkeessa ei käsitelty hankintojen toteutusvaihetta eli kilpailutusta, tilaamista, toimituksen vastaanottoa eikä laskujen käsittelyä ja maksatusta. Tiedossa oli hankintalain uudistaminen kilpailutuksen osalta vuoden 2016 aikana. Valtiokonttori puolestaan veti samaan aikaan ns. Hankinnasta maksuun -hanketta (HAMA), joka selvitti tilausten ja laskujen käsittelyn tehostamiskeinoja. Kuva 2. HANKO-hankkeen kohde ja rajaukset Hankintojen ohjaus ja organisointi Hankintojen (varojen käytön ja kilpailutuskalenterin) suunnittelu Hankintojen toteutus Hankintojen toteutuksen seuranta Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö Hankintaosaamisen kehittäminen

15 15 3 HANKO-hankkeen tavoitteet HANKO-hankkeen päätavoitteena on tehostaa valtion hankintaprosessia ja lisätä sen tuottavuutta. Näiden saavuttamiseksi tarkoituksena on vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia määrittelemällä valtion konsernitason vastuu valtion hankintatoimen ohjauksessa sekä ministeriöiden vastuut hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksessa luomalla yhteinen hankintojen ohjausmalli virastojen käyttöön lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa luomalla yhteinen hankintojen suunnittelumalli kehittämällä suunnittelun tueksi yhteisten hankintojen kategorisointimalli kehittämällä hankintatoimen tunnuslukuja, mittareita ja seurantamalleja parantaa sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä sekä ohjeistusta luomalla sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön malleja päivittämällä valtion hankintakäsikirjaa ja muuta ohjeistusta kehittää hankintaosaamista ja ammattimaisuutta määrittelemällä hankintatehtävissä toimivien keskeiset osaamisvaatimukset nyt ja tulevaisuudessa sekä toteuttamalla sovitun laajuisesti osaamiskartoitus laatimalla osaamisen kehittämisohjelma ja jakamalla tietoa malleista ja hyvistä käytännöistä 4 HANKO-hankkeen kehittämisalueiden tehtävät Kuvassa 3 on esitetty HANKO-hankkeen neljä kehittämisaluetta ja kunkin kehittämisalueen tehtävät. Kuva 3. HANKO-hankkeen neljä kehittämisaluetta Kehittämisalue 1 Valtion hankintatoimen ohjaus Valtion konsernitason hankintatoimen ohjausroolin vahvistaminen Ministeriöiden ohjausroolin vahvistaminen Ministeriöiden hankintatoimen kehittämisohjelmien päivittäminen ja kehittämistoimenpiteiden toteuttaminen ja seuranta Virastojen ohjausmallin kehittäminen Kehittämisalue 2 Hankintojen suunnittelu ja seuranta Hankintojen suunnitteluprosessin kehittäminen Hankintojen kategorisointimallin kehittäminen ja käyttöönotto Hankintojen kytkeminen toiminnan ja talouden suunnitteluprosessiin Hankintasuunnitelmien toteutumisen seuranta Hankintatoimen tunnuslukujen ja mittarien luominen ja käyttöönotto Kehittämisalue 3 Sopimushallinta, toimittajayhteistyö ja ohjeistus Sopimushallinnan kehittäminen Toimittajayhteistyön ja -hallinnan kehittäminen Hankintakäsikirjan päivittäminen Kehittämisalue 4 Hankintaosaamisen kehittäminen Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden osaamiskartoituksen toteuttaminen sovitussa laajuudessa Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden tulevaisuuden osaamisvaatimusten määrittely Osaamisen kehitystavoitteiden määrittely Hankintaosaamisen kehittämisohjelman laatiminen ja toteuttaminen

16 16 HANKO-hanke on työskennellyt kehittämisalue kerrallaan. Alun perin määriteltyjä tehtäviä on täydennetty kehittämisalueella 1 hankintatoimen toimintojen määrittelyllä ja kehittämisalueella 2 hankintatoimen analysointikeinojen määrittelyllä paremman kokonaiskuvan saamiseksi ao. kehittämisalueista. Kehittämisalueen 3 tehtäväksi suunniteltu Valtion hankintakäsikirjan päivittäminen siirretään myöhemmäksi uuden hankintalain hallituksen esityksen viivästymisen johdosta ja kehittämisalueen 4 tehtäväksi suunniteltu osaamiskartoitus toteutetaan myöhemmin, kun on saatu kokemuksia HANKO-hankkeen ohjeiden ja mallien hyödyntämisestä. HANKO-hankkeen tulokset esitetään loppuraportissa ryhmiteltynä siten, että ensin käsitellään kehittämisalueen 1 osalta valtion hankintatoimen toimintoja ja ohjausta, valtiovarainministeriön ja valtion hankintatoimen neuvottelukunnan tehtäviä valtion hankintatoimen yleisen ohjauksen osalta sekä valtion hankintaprosessia ja hankintatoimen tietojärjestelmiä. Sen jälkeen käsitellään ministeriön tehtäviä ministeriön hallinnonalan hankintatoimen ohjauksen osalta sekä ministeriön omien hankintojen osalta. Virastojen segmentointi ja viraston hankintatoimen ohjauksen tehtävät käsitellään kokonaisuutena kehittämisalueessa 2, koska virastojen ohjausta koskevat asiat muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden viraston hankintojen suunnittelun ja seurannan kanssa. Sopimus- ja toimittajahallinnan sekä osaamisen kehittämisen asiat kuuluvat myös virastojen tehtäviin. Näin kehittämisalueiden toimenpide-ehdotuksista syntyy virastojen hankintatoimen kehityspolku ja siihen työkalut, joita voidaan hyödyntää virastojen ja laitosten sekä muiden hankintayksiköiden hankintatoimen kehittämisessä, ks. viraston hankintatoimen kehityspolku loppuraportin toimeenpano-kohdassa.

17 17 Kehittämisalue 1: Valtion hankintatoimen ohjaus 1 Valtion hankintatoimen toimintojen ja toimijoiden määrittely Valtion konsernitason hankintatoimen ohjausroolin vahvistamiseksi ja selkeyttämiseksi HANKO-hankkeessa on kartoitettu valtion hankintatoimessa eri rooleissa toimivia virastoja, laitoksia ja muita toimijoita ja niiden tehtäviä. Toimintojen ja toimijoiden määrittely on tehty, koska tiedossa on, että hankintatoimen ohjaukseen osallistuu useita toimijoita ja näiden tehtävät ovat osin päällekkäisiä. Valtion hankintatoimen toimintoja ei ollut myöskään aiemmin Suomessa varsinaisesti määritelty. Kartoituksen perusteella on luotu jaottelu valtion hankintatoimen 10 toiminnoksi ja tunnistettu niiden keskeiset toimijat. Jaottelussa on käytetty mukaillen apuna OECD:n tutkimusraportissa Central Public Procurement Structures and Capacity in Member States of the European Union (Sigma Papers No. 40) vuonna 2007 luotua julkisten hankintojen toimintojaottelua ja muokattu sitä Suomen julkisen sektorin hankintatoimintaan soveltuvaksi. Valtion hankintatoimen toiminnot ja toimijat on lueteltu taulukossa 3. Taulukko 3. Valtion hankintatoimen toiminnot ja toimijat No Toiminto Toimijat 1 Valtion hankintatoimen yleinen ohjaus, organisointi ja kehittäminen (kehittämislinjaukset) 2 Julkisten hankintojen lainsäädännön kehittäminen Osallistuminen kansainväliseen julkisia hankintoja koskevaan lainsäädäntö- ja muuhun yhteistyöhön 3 Yhteishankintojen ja muiden yhteisten hankintojen toteuttaminen (yhteisiä hankintoja toteuttavien ja ohjaavien työnjako). Erillishankintojen toteuttaminen. VM apunaan valtion hankintatoimen neuvottelukunta TEM, VM Hansel, Senaatti-kiinteistöt, Valtori, VK, Palkeet, VNHY PVLOGL, LiikV ja muut hank. yksiköt 4 Julkisia hankintoja koskeva neuvonta ja asiantuntija-apu Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, TEM, Motivan hankintapalvelu, Hansel, VNHY, Tekes, Sitra, Harmaan talouden selvitysyksikkö, rekisteriviranomaiset ja hankintayksiköt 5 Julkisia hankintoja koskevan ohjeistuksen ylläpito ja kehittäminen VM, TEM, YM, Motivan hankintapalvelu, VK, VNHY, Tekes, Sitra ja hankintayksiköt 6 Julkisia hankintoja koskevan ilmoituskanavan ylläpito ja kehittäminen TEM 7 Julkisia hankintoja koskevien tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpitäminen VK, Palkeet, Hansel, TEM, hankintayksiköt 8 Julkisia hankintoja koskevan osaamisen kehittäminen HAUS ja muut koulutusorganisaatiot sekä hankintayksiköt 9 Julkisia hankintoja koskeva valvonta ja tarkastus VTV, sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen toimijat 10 Oikeussuojaan liittyvät toiminnot MAO, KHO, vahingonkorvauksen osalta alioikeudet, hankintayksiköt hankintaoikaisujen osalta 2 Valtion hankintojen keskeiset toimijat Kuvassa 4 näkyvät valtion hankintatoimen keskeiset toimijat eli VM, ministeriöt, VNHY, virastot sekä keskeiset valtiovarainministeriön ohjausvastuussa olevat hankintatoimeen liittyvät konsernitoimijat. Kuvasta näkyy myös, mikä VM:n osasto vastaa valtion konsernitoimijoiden ohjauksesta. Kuvaukset valtion hankintatoimen toimijoiden tehtävistä on liitteessä 3.

18 18 Kuva 4. Valtion hankintatoimen keskeiset toimijat

19 19 3 Valtion hankintatoimen toimintojen ja toimijoiden nykytila ja tavoitetila Valtion hankintatoimen toimintojaottelua hyväksi käyttäen on kuvattu lyhyesti kunkin toiminnon nykytila huomioimalla onko toiminnon tehtävänmäärittely selkeä vai onko siinä päällekkäisyyttä muiden toimintojen ja/tai toimijoiden kanssa ja kuinka monta tahoa osallistuu toiminnon toteuttamiseen. Valtion hankintatoimen toimintojen nykytilasta on hahmoteltu hankintatoimen toimintojen ja toimijoiden tavoitetilaa, jota muodostettaessa kehitysteemojen aiheita on verrattu OECD:n julkisten hankintojen neuvoston (Council on Public Procurement) julkaisemiin julkisen hankintatoimen toimintojen kehittämissuosituksiin (OECD:n raportti (C(2015)2 C/M(2015)4). Kyseinen raportti on työn alkuvaiheessa syksyllä 2014 ollut käytössä luonnosversiona, ja sen lopullinen versio on julkaistu maaliskuussa HANKO-hankkeessa on valittu OECD:n kehittämissuosituksista erityisesti seuraavat seikat: Hankintatoimen prosessien on oltava tehokkaita ja palveluorientoituneita, ei siilomaisuutta Prosessien standardointi ja säännönmukainen ja toistuva arviointi Kaikille avoin pääsy online-sivustoille, jossa hankintalainsäädäntö, ohjeet, suunnitelmat ja hankintailmoitukset Välillisten politiikkatavoitteiden (secondary policies) integrointi hankintatoimeen ja tavoitteiden toteutumisen seurannan luominen Hankintatoimen ja taloushallinnon yhteistyön edistäminen hankintakustannusten selvittämiseksi Toiminnan tuloksellisuuden ja kustannustehokkuuden seurannan mittarien kehittäminen Riittävän korkean osaamisen varmistaminen Valtion hankintatoimen toimintojen ja toimijoiden nykytilaa koskevien tietojen, HANKO-hankkeelle asetettujen hankintatoimen ohjauksen selkeyttämistavoitteiden ja OECD:n suositusten perusteella hankkeessa on luotu yhteenveto valtion hankintatoimen nykytilasta, tavoitetilasta ja OECD:n kehittämisteemoista, joka on liitteessä 4. Keskeisimmät havainnot ovat, että erityisesti yhteisten hankintojen sekä hankintatoimen neuvonnan, ohjeistuksen ja tietojärjestelmien kehittämisen ja ylläpitämisen toiminnoissa on monta toimijaa, että työnjakoa ja vastuita toimijoiden kesken ei ole määritelty selkeästi ja että toimintojen kehittämistavoitteita ei ole määritelty. Yhteenvedosta tuodaan seuraavat 4 valtion hankintatoimen toimintoja ja toimijoita koskevat toimenpide-ehdotukset: Taulukko 4. Valtion hankintatoimen toimintoja koskevat toimenpide-ehdotukset KA 1: Toimenpide-ehdotukset Vastuu Aika Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintä VM 2016 Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintää keskitetään ja selkeytetään luomalla yhteinen hankintatoimen www-sivusto. - > Valtion hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen yhteistyö VM 2016 VM edistää valtion hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen välistä yhteistyötä. - > Konsernitoimijoiden yhteistyö VM 2016 Hankintatoimen toimintojen kehittämiseksi käynnistetään konsernitoimijoiden verkostomainen yhteistyö seuraavilla alueilla (IT, yhteishankinnat sekä neuvonta, ohjeistus ja innovatiivisuus). - > Pienten yksiköiden hankintojen tuki VM 2016 VM käynnistää pienten yksiköiden hankintojen tukea koskevan selvitystyön. - >

20 20 4 Valtion hankintatoimen ohjaus HANKO-hankkeen kehittämisalueen 1 ensimmäiseksi kehittämistavoitteeksi on määritelty valtion konsernitason hankintatoimen ohjausroolin vahvistaminen ja selkeyttäminen määrittämällä valtion konsernitason vastuu valtion hankintatoimen ohjauksessa sekä ministeriöiden vastuut hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksessa. Valtionhallinnon ohjausjärjestelmään kuuluu eri ohjauskeinoja, jotka koskevat myös hankintatoimea: Valtiovarainministeriön vastuulla oleva hankintatoimen yleinen ohjaus Työ- ja elinkeinoministeriön vastuulla oleva säädösohjaus hankintalainsäädännöllä sekä muu säädösohjaus hankintatointa koskevalla muulla lainsäädännöllä Ministeriöiden virastoja koskeva tulosohjaus tulossopimuksilla ja resurssiohjaus hankintoja koskevien määrärahojen jaon ja henkilömäärien osalta Hankintatoimen konsernitoimijoita koskeva omistajaohjaus ja Informaatio-ohjaus ohjeilla ja hyvillä käytännöillä. Seuraavassa käsitellään näistä erityisesti hankintatoimen yleistä ohjausta, tulosohjausta ja resurssiohjausta. Säädösohjausta ei käsitellä tässä loppuraportissa, ja informaatio-ohjauksen osalta voidaan todeta, että tämä raportti toimii myös eräänä informaatio-ohjauksen työkaluna. Valtion hankintatoimen ohjauksen ylimpänä toimijana on valtiovarainministeriö, joka vastaa Valtioneuvoston valtiovarainministeriötä koskevan asetuksen (610/2003 muutoksineen) 1 1 momentin 6) -kohdan mukaan valtion hankintatoimen yleisestä ohjauksesta ja kehittämisestä. Valtiovarainministeriön työjärjestystä koskevan asetuksen (966/2005 muutoksineen) 7 1 momentin 15) -kohdan mukaan ministeriön henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto valmistelee asiat, jotka koskevat mm. valtion hankintatointa. Valtion hankintatoimen neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön apuna valtion hankintatoimen yleisessä ohjauksessa. Valtion konsernitason hankintastrategiassa vuodelta 2009 on määritelty valtion hankintatoimen yleiseen ohjaukseen kuuluvat ohjaus- ja kehittämistoimenpiteet sekä ne osa-alueet ja toimenpiteet, joihin valtion hankintatoimen kehittämisessä tulisi keskittyä. Valtion konsernitason hankintastrategia on väline, jolla ohjataan hallintoa toimimaan valtion hankintatoimen yleiset konsernilinjaukset huomioiden ja tuetaan ministeriöitä hallinnonalojen hankintastrategioiden toimeenpanossa. Hankintatoimen strateginen ohjaus on suunnattu niin ydintoiminnan kuin tukitoiminnan hankintoihin. HANKO-hankkeen kehitystyö jatkaa vuoden 2009 hankintastrategian kehittämistavoitteiden toteuttamista. Em. kehittämistavoitteet ovat: Valtion hankintatoimen johtamismallin selkeyttäminen ja vahvistaminen Hankintojen suunnitelmallisuuden lisääminen ja hallinnan kehittäminen Yhteishankintojen ja keskitettyjen hankintojen kehittäminen Tietotekniikan hyödyntäminen ja sähköisen asioinnin kehittäminen Kestävien valintojen edistäminen Innovaatiotoiminnan tukeminen julkisissa hankinnoissa Hankintaosaamisen kehittäminen Hankintatoimen tuottavuuden seurannan kehittäminen

21 21 5 Valtiovarainministeriön ja hankintatoimen neuvottelukunnan hankintatoimen yleistä ohjausta koskevat tehtävät Valtion konsernitason hankintatoimen ohjausroolin vahvistamiseksi HANKO-hankkeessa on tarkasteltu sekä valtiovarainministeriön että ministeriöiden ja virastojen tehtäviä hankintojen ohjauksen osalta. Työssä on todettu, että ohjausroolin vahvistamiseksi on syytä täsmentää valtiovarainministeriön hankintatoimen yleiseen ohjaukseen liittyviä tehtäviä. Lisäksi on kiinnitetty huomiota ohjaustehtävän resursointiin, kun otetaan huomioon valtion hankintoihin vuosittain käytettävät noin 5,99 miljardia euroa. Valtion hankintatoimen yleistä ohjausta koskevia tehtäväkirjauksia esitetään valtiovarainministeriön osalta täsmennettäväksi taulukossa 5 ilmenevällä tavalla: Taulukko 5. Valtiovarainministeriön valtion hankintatoimen yleisen ohjauksen tehtävät Toimija VM: Valtion hankintatoimen yleinen ohjaus ja kehittäminen VM: Konsernitoimijoiden ohjaus ja omistajaohjaus VM: Valtion hankintatoimen toimintakertomus Tehtävät Valtion konsernitason hankintatoimen yhteisiä toimintamalleja ja hankintavastuuta koskevien linjausten tekeminen, organisointia koskevien linjausten tekeminen, yhteishankintojen toteutusta koskevien säädösten antaminen ja linjausten tekeminen sekä yhteishankintojen edistäminen Valtion hankintatoimen kehittämistä koskevien yhteisten tavoitteiden asettaminen sekä em. tavoitteiden toteutumisen ja toiminnan tuloksellisuuden seuranta. Valtion hankintojen suunnittelua koskevien suositusten antaminen Valtion tietotekniikan hyödyntämistä hankintatoimessa koskevien linjausten tekeminen. Valtion hankintaosaamisen kehittämistä koskevien suositusten antaminen Valtion hankintatoimen ohjeistuksen, toimintatapojen ja menetelmiä koskevien kehittämissuositusten antaminen, jakamisen mahdollistaminen sekä ohjeistuksen koordinointi. Valtion hankintatoimen konsernitoimijoiden (Hansel Oy, Senaatti-kiinteistöt, Valtori, Valtiokonttori, Palkeet ja HAUS kehittämiskeskus Oy) ohjaus ja omistajaohjaus Valtion hankintatointa koskevan toimintakertomuksen laatiminen hallituksen vuosikertoimukseen Valtion hankintatoimen neuvottelukunta osallistuu valtion hankintatoimen ohjaukseen valtiovarainministeriön tukena ja sen tehtävänä on sitä koskevan asettamiskirjeen (VM127:00/2014/ ) perusteella. Taulukossa 6 on esitetty valtion hankintatoimen neuvottelukunnan tehtävät. Taulukko 6. Valtion hankintatoimen neuvottelukunnan tehtävät Toimija Valtion hankintatoimen neuvottelukunta Tehtävät Seurata valtion hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden toteutumista, keskustella yhteisistä kehittämistarpeista ja strategisista painopisteistä; Edesauttaa ja seurata valtion hankintatoimen kehittämishankkeen ehdotusten toimeenpanoa ja hankintatoimeen liittyvien parhaiden käytäntöjen leviämistä valtionhallinnossa; Seurata hankintatoimen toimintaympäristössä tapahtuvia mm. lainsäädäntöön liittyviä muutoksia; Arvioida kehittämistoimien onnistumista ja esittää kehittämisajatuksia valtiovarainministeriölle. 6 Hankintatoimen ohjauksen kytkeminen tulosohjaukseen Tulosohjaus määritellään sopimusajatteluun perustuvaksi ohjausmalliksi, jonka tavoitteena on löytää tasapaino käytettävissä olevien resurssien eli voimavarojen ja niillä saavutettavissa olevien tulosten välille. Samalla tarkoituksena on kehittää palvelujen laatua ja varmistaa niiden tuottamisen kustannustehokas toteutustapa. Tulosohjauksen keskeisimmät ohjausvälineet ovat valtion talousarvio ja siihen liittyvä varojen käyttöä ohjaava kehysmenettely sekä ministeriön ja ohjattavan viraston välille laadittava tulossopimus. Tulossopimuksessa ministeriöt ja virastot sopivat budjettivuoden tulostavoitteista ja niiden toteuttamisen edellyttämistä resursseista. Tulosohjauksen uudistuksen hankkeessa on v kehitetty tulosohjausmallia. Tavoitteena on, että valtiovarainministeriö vuosittain nostaa tulosohjaukseen ja tuloskeskusteluihin muutamia koko valtiokonsernin hankintatoimen kannalta yhteisiä kehittämistavoitteita.

22 22 Keskeisimpänä pidetään viraston hankintatoimen ohjausvastuun määrittelyä. Sitä käsitellään tarkemmin kehittämisalueen 2, kohdassa 2. Tarkoituksena on, että tulosohjauksessa ja tulosneuvotteluissa käsiteltäviksi hankintatoimen yhteisiksi tulostavoitteiksi otettaisiin esimerkiksi seuraavat taulukossa 7 esitetyt asiat: Taulukko 7. Valtion hankintatoimen alustavat yhteiset tulostavoitteet Hankintatoimen alustavat yhteiset tulostavoitteet Mittari 1 Viraston hankinnoista vastaavan henkilön nimeäminen ja hankintojen ohjauksen mallin käyttöönotto K/E 2 Sähköisen kilpailuttamisjärjestelmän käyttöönotto erikseen sovittavan aikataulun mukaisesti K/E 3 a. Yhteishankintojen käyttötilanteen seuraaminen a. K/E b. Yhteishankintojen käytön lisääminen asetettujen tavoitteiden mukaisesti b. tavoitteen mukainen kasvu % edellisestä vuodesta Tuloskeskusteluissa tulee käsitellä myös VM:n toiminta- ja taloussuunnittelusta sekä kehys- ja talousarvioehdotusten laadinnasta antamassa määräyksessä (VM TM 1101/ ) mainittuja yli 1 miljoonan euron tietojärjestelmähankkeita ja muiden vastaavien arvoltaan merkittävien hankkeiden toteuttamista ja resurssien varaamista niihin. Tulosohjauksen haasteeksi on nähty, että tällä hetkellä ei käytetä sanktioita tulostavoitteiden toteutumisen seurannassa, vaikka sellaisia keinoja olisi olemassa. Niitä on kuvattu valtiovarainministeriön julkaisemassa Tulosohjauksen käsikirjassa (VM: 2/2005). Taulukossa 8 on valtion hankintatoimen yhteiset kehittämistavoitteita koskeva toimenpide-ehdotus. Taulukko 8. Valtion hankintatoimen yhteisiä kehittämistavoitteita koskeva toimenpide-ehdotus KA1: Toimenpide-ehdotus Vastuu Aika Valtion hankintatoimen yhteiset kehittämistavoitteet VM määrittää vuosittain valtion hankintatoimen yhteiset kehittämistavoitteet VM vuosittain 7 Valtion hankintatoimen ylätason prosessit ja tietojärjestelmät HANKO-hankkeen aikana on käynyt ilmi, että valtion hankintatoimen ja taloushallinnon toimialoilla on erilainen määrittely hankintatoimen prosesseista. Taloushallinto strategiassa on kuvattu hankinnasta maksuun prosessi taloushallinnon näkökulmasta. Kuvassa 5 on esitetty hankintatoimen prosessikuvaus ylätasolla hankintatoimen näkökulmasta.

23 23 Kuva 5. Hankintatoimen prosessi ylätasolla Strateginen hankintatoimi Valtio Ministeriö/VNHY Virasto Hankintastrategia Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintakategorioiden johtaminen ja tarjoaman hallinta Hankintojen suunnittelu ja seuranta Toimittajien valinta ja sopimushallinta Puitesopimus/projekti Kevennetty kilpailutus Toimittajien valinta (ml. Kilpailutus ja minikisa) Valmis -telu Kilpailutus Päätös ja sopimus Toimittajien ja sopimusten hallinta Sopimusten ylläpito Sopimusten valvonta Toimittaja -yhteistyö Tilauksesta Maksuun Virasto Tilaus ja toimitus Tilaaminen Vastaanotto Laskujen käsittely /Menojen käsittely Laskun tarkastus, tiliöinti Määrärahojen seuranta Menon hyväksyminen Maksaminen Kuvassa 6 on kuvattu valtion hankintatoimen prosesseja tukevat tietojärjestelmät. Kuva 6. Hankintatoimen tietojärjestelmäkartta Strateginen hankintatoimi Valtio Ministeriö/VNHY Virasto Hankintastrategia Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hansu Hankintakategorioiden johtaminen ja tarjoaman hallinta Hankintojen suunnittelu ja seuranta QW Netra Toimittajien valinta ja sopimushallinta Puitesopimus/projekti Kevennetty kilpailutus Tilauksesta Maksuun Virasto Kilp.järj Tilha Toimittajien valinta (ml. Kilpailutus ja minikisa) Valmis -telu Tilaaminen Kilpailutus Hilma Tilaus ja toimitus Vastaanotto Päätös ja sopimus M2 ERPit Sohvi, Jemma, muut ERPit Laskun tarkastus, tiliöinti Toimittajien ja sopimusten hallinta Sopimusten ylläpito Sopimusten valvonta Menon hyväksyminen Toimittaja -yhteistyö Kieku ja Rondo muut Laskujen käsittely /Menojen käsittely Määrärahojen seuranta Maksuliikejärj. Maksaminen

24 24 Vuosikymmenien kuluessa hankintatoimen ja siihen liittyviä taloushallinnon tietojärjestelmiä on kehitetty eri tavoitteista ja lähtökohdista. Hankintatoimen prosessien näkökulmasta tietojärjestelmäkehitystyötä on tehty hankintaprosessin loppupäästä alkaen. Haasteeksi on tästä syystä muodostunut se, etteivät kaikki järjestelmät syötä automaattisesti tietoa seuraavaan järjestelmään tai palauta seurantatietoa edelliseen. Ylimääräisiä prosessikustannuksia aiheutuu tietojen uudelleen syöttämisestä, eikä järjestelmien raportointi- ja muita tietoja kyetä hyödyntämään hankintatoimessa täysimääräisesti, koska järjestelmät eivät ole vielä kaikkien hankintayksiköiden käytössä. Koska HANKO-hankkeen työhön ei sisältynyt hankintojen toteutusvaiheen kehittäminen, esitettiin hankkeen väliraportissa vain, että hankintatoimen tietojärjestelmien kehittämistä tulisi koordinoida. Tämän lisäksi HANKO-hankkeen työn aikana on todettu, että hankintatoimen prosessikuvia tulisi tarkistaa ja hankintatoimen kokonaisarkkitehtuuri tulisi määritellä tai tarkentaa hankintatoimen osuutta valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuuria koskevassa selvityksessä, koska tietojärjestelmien hyödyntäminen ja prosessien digitalisointi on erittäin tärkeä keino hankintatoimen kehittämisessä. HANKOhankkeen työn edetessä on valtiovarainministeriö sittemmin käynnistänyt vuoden 2015 lopussa valtion hankintatoimen digitalisaatiota koskevan HANDA-hankkeen, jossa tullaan kiinnittämään huomiota edellä mainittuihin seikkoihin. Tämä on erityisen tärkeää uusittaessa myöhemmin mm. valtion tilaustenhallintajärjestelmää (TILHA) ja laskujen kierrätysjärjestelmää (RONDO). 8 Ministeriöiden hankintatoimen tehtävät Ministeriöiden valtuus ohjata hallinnonalansa toimintaa perustuu perustuslain 68 :ään, valtioneuvoston asetuksena annettuun valtioneuvoston ohjesäännön (262/2003 muutoksineen) 10 ja 11 :iin sekä ministeriöiden toimintaa koskeviin asetuksiin. Ministeriöiden ohjausroolit ovat muodostuneet erilaisiksi johtuen hallinnonalan toimialan luonteesta, tehtävien määrästä, ministeriön sisäisestä rakenteesta sekä toiminnallisista ja kulttuurisista syistä. Valtiontalouden tarkastusviraston selvityksessä Strategiatyö ministeriöhallinnossa (VTV:n selvitys 1/2014) on luonnehdittu ministeriöiden välisiä eroja ja todettu, että sektoriluonteisilla hallinnonaloilla ohjauksen toteuttaminen on selkeämpää ja helpompaa (mm. LVM, MMM, PLM). Haastavampaa sen todetaan olevan niillä hallinnonaloilla, joissa on vaikeaa muodostaa yhtenäistä ohjausketjua (mm. OKM, STM) tai tehdä ohjattavista järkevää kokonaisuutta (TEM ja VM). Tämä erilaisuus heijastuu osittain myös ministeriöiden rooliin hallinnonalan hankintatoimen ohjauksen osalta. HANKO-hankkeen rinnalla on ollut käynnissä myös keskushallinnon uudistamishanke (KEHUhanke), jonka perusteella on alkaen perustettu valtioneuvoston hallintoyksikköön (VNHY) toiminto ministeriöiden yhteisten hankintojen ohjaukseen, kehittämiseen ja kaupallis-juridisten asiantuntijapalveluiden tuottamiseen. Ministeriöiden hankintatoimen ohjaustehtäviä esitetään täsmennettäväksi taulukossa 9 esitetyllä tavalla:

25 25 Taulukko 9. Ministeriöiden hankintatoimeen liittyvät tehtävät Toimija Tehtävät Ministeriöt Hallinnonalansa hankintastrategian laatiminen tai hankintatoimen kehittämissuunnitelman laatiminen ja toteuttaminen sekä toteutumisen seuranta tai hallinnonalansa hankintastrategian toimeenpanon seuranta. Ohjeiden antaminen hallinnonalan virastojen hankintasuunnitelmien tekemiseen sekä suunnitelmien toteutumisen seurantaan. Hallinnonalan hankintaosaamisen kehittämistä koskevien suositusten tekeminen/osaamisen varmistaminen osana muuta resurssointia. Osana tulosohjausta vastuu siitä, että sovittuja ja määrättyjä koko valtiokonsernia koskevia yhteisiä tavoitteita ja keskitettyjä menettelyjä noudatetaan (yhteishankintavelvoite, yhteiset tietotekniikan hyödyntämistä koskevat linjaukset, yhteiset vakiosopimusehdot, hankintakäsikirja) ja hankintatoimen yleisiä hyviä käytäntöjä hyödynnetään. Ministeriöiden oman hankintatoimen johtaminen, organisointi, IT-ratkaisut sekä kehittäminen ja osaamisen kehittäminen. Ministeriöiden omien hankintojen ohjaus, suunnittelu, toteutus, sopimushallinta, toimittajayhteistyö ja valvonta. Ministeriöiden hallinnonaloja ohjaustehtäviä koskevat seuraavat taulukossa 10 esitetyt toimenpideehdotukset. Taulukko 10. Ministeriöiden hankintatoimeen tehtäviin liittyvät toimenpide-ehdotukset KA1: Toimenpide-ehdotukset Vastuu Aika Ministeriöiden hallinnonaloja koskeva hankintatoimen ohjaus ja seuranta Min 2016 Ministeriöiden tulee sopia hankintatoimen yhteisistä tulostavoitteista tuloskeskusteluissa tulosohjattavien virastojen ja laitosten kanssa. - > Ministeriöitä ohjataan laatimaan/päivittämään hallinnonalalleen hankintatoimen kehittämissuunnitelma/hankintastrategia tai edellyttämään, että se tehdään virastotasolla sekä seuraamaan niiden toteutumista. Ministeriöitä ohjataan seuraamaan hallinnonalansa hankintojen toteutumista ja määrärahojen käyttöä mm. Netra-raporttien avulla

26 26 Kehittämisalue 2: Hankintojen suunnittelu ja seuranta sekä viraston hankintatoimen ohjaus 1 Virastojen segmentointi hankintavolyymin perusteella HANKO-hankkeessa on tunnistettu, että valtion hankintayksiköt ovat hankintatarpeiden, hankintojen arvon, määrän ja luonteen, hankintaosaamisen, toimintatapojen sekä hankintoihin käytettävissä olevien henkilöresurssien vuoksi hyvin erilaisia. Nämä tulee ottaa huomioon valtion hankintatoimen kaikissa vaiheissa eli ohjauksen lisäksi myös suunnittelussa ja organisoinnissa, toteutuksessa, seurannassa ja osaamisen kehittämisessä. Kaikille hankintayksiköille ja kaikkeen hankintatoimintaan ei voida soveltaa samaa ohjausmallia. Hankintayksiköt voidaan jaotella hankintojen volyymin perusteella neljään eri segmenttiin, jotka on kuvattu taulukossa 11. Taulukko on koottu Netra-järjestelmän ( hallinnonalojen hankintamenot -raportin tiedoista, joten taulukossa ei ole mukana valtion budjettitalouden ulkopuolisia yksiköitä, kuten julkisoikeudellisia säätiöitä, rahastoja eikä valtion liikelaitoksia. Luvuissa on mukana toimitilavuokrat, ja matkustuspalvelujen osalta Netra-raportointiin kirjautuvat päivärahat ja kilometrikorvaukset. Taulukossa käytetään v tietoja, koska vuoden 2015 lopulliset luvut eivät ole vielä selvillä. Taulukko 11. Valtion kirjanpitoyksiköiden segmentointi hankintavolyymin perusteella Segmentti Kirjapitoyksikkö (segmentointi on tehty v hankintavolyymien pohjalta huomioiden v organisaatiomuutokset. VNK/VNHY:n osalta arvio) Volyymi / yksikkö (alv 0%) Segmentin volyymi (alv 0%) I Liikennevirasto, Puolustusvoimat Yli 1 mrd n.3,25 mrd II Poliisihallitus, UM mukaan lukien edustustot ja kehitysyhteistyöhankkeet, OM mukaan lukien tuomioistuinlaitos, Verohallinto, ELY-keskus, Puolustushallinnon rakennuslaitos, Rajavartiolaitos, VNK (VNHY) Yli 100 milj. n.1,14 mrd III Trafi, RISE, THL, OKM, Valtori, Maahanmuuttovirasto, Eduskunta, TEM, Tulli, OPH, LUKE Yli 50 milj. Valtiokonttori, MML, E-S AVI, Haltik, Tekes, Ilmatieteen laitos, SYKE, Museovirasto, VM, Evira, PRH, STM, Palkeet, HÄKE, MMM, YM, GTK, VRK, Maaseutuvirasto, Viestintävirasto, Tilastokeskus, STUK, Pelastusopisto, SM, Yli 10 milj. n.1,4 mrd Kansallisarkisto IV Fimea, PLM, LVM, Tukes, Suomenlinnan hoitokunta, Energiavirasto, TP kanslia, Suomen Akatemia, Valvira, CIMO, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, VTV, VATT, Ulkopoliittinen instituutti, Asumisen rahoitus- ja kehityskeskus, Ahvenanmaan valtiovirasto Alle 10 milj. n. 75 milj. euroa I- ja II-segmentin yksiköiden hankintojen yhteisarvo on n. 4,4 miljardia euroa eli noin 75 % valtion hankintojen vuotuisesta arvosta. III- ja IV-segmentin yksiköiden hankintojen yhteisarvo on noin 1,5 miljardia euroa. Suurilla kirjanpitoyksiköillä tai kauan hankintatoimeen panostaneilla yksiköillä on hankintatoimen ohjauksessa, suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa monikymmenvuotiset perinteet, osaaminen, malliasiakirjat, toimintatavat, tietojärjestelmät sekä raportointi- ja koulutussysteemit. Näiden yksiköiden hankinnat voivat olla arvoltaan satakertaisia IV-segmentin hankintayksiköiden hankintoihin nähden. HANKO-hankkeen edetessä on käynyt selkeästi ilmi, ettei suurten yksiköiden malleja voida soveltamatta viedä pienemmille yksiköille eikä myöskään päinvastoin. Pienillä yksiköillä ei ole välttämättä edes yhtä päätoimista hankinnoista vastaavaa henkilöä ohjamaan hankintatointa ja toteuttamaan hankintoja. Valtiokonsernin hankintojen ohjauksen näkökulmasta on jatkossa pohdittava hankintojen toteuttamisen eri vaihtoehtoja pienten yksiköiden osalta. Olisi hyvä pyrkiä prosessikustannusten näkökulmasta selkeisiin ja helposti toistettaviin prosesseihin sekä pyrkiä mahdollistamaan yhteishankinnat. Näin pienten yksiköiden vähät voimavarat voidaan kohdistaa organisaation ydin-toimintoihin mahdollisimman tehokkaasti.

27 27 Hankintojen tarkoituksenmukaisen keskittämisen ja yhtenäisten toimintatapojen edistämisen ohella hankintatoimen ohjauksessa, suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa tulee ottaa huomioon virastojen hankintavolyymistä ja muista seikoista johtuvat erot. Kuvassa 7 on havainnollistettu segmenttien hankintojen volyymieroa. Kuva 7. Segmenttien hankintavolyymien kokoerot > 1 mrd. (2 kpl) > 100 milj. (8 kpl) > 10 milj. (36 kpl) < 10 milj. (16 kpl) 2 Viraston hankintojen ohjaustehtävät ja ohjausmalli Ohjausjärjestelmällä tarkoitetaan yleisesti johtamista tukevien menettelyjen, järjestelmien, toimintatapojen ja niihin liittyvien asiakirjojen kokonaisuutta. Hankintatoimeen siirrettynä tämä tarkoittaa vastaavia asioita. Viraston hankintatoimen ohjaustehtäviä on määritelty taulukossa 12. Taulukko 12. Viraston hankintatoimen ohjaustehtävät Toimija Valtion virastot ja laitokset Viraston hankintatoimen ohjaustehtävät Hankintatoimen organisointi eli kuka henkilönä vastaa hankintatoimesta, onko apuna hankintaryhmää, ohjausryhmää tms. Hankintatoimen tehtävien ja vastuiden määrittely Työnjaon määrittely esim. tuoteluokittelun pohjalta Hyväksymisvaltuuksien ja pienhankintarajan määrittely, jollei työjärjestyksessä niitä mainita Vastuu hankintojen toteuttamisesta julkisia hankintoja koskevien säädösten ja määräysten mukaan Hankintaohjeen, pienhankintaohjeen, hankintojen ohjausohjeen laatiminen ja ylläpito Hankintojen tuoteluokittelun eli kategorisoinnin hyödyntäminen hankintojen ohjauksessa, suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa Kilpailutusten keskittämisen ja tilaamisen hajauttamisen/keskittämisen määrittely Hankintojen suunnitteluprosessin määrittely (sisältäen suunnitteluohjeiden laatimisen, hankintatarpeiden keruun, priorisoinnin, suunnitelman hyväksymisen ja seurannan yhteistyössä taloushallinnon ja substanssivastaavien kanssa) Hankintojen toteuttamistapoja koskevissa linjauksissa avustaminen (Hankinta omana työnä vai ulkoistamisen -linjaukset sekä hankintayhteistyömahdollisuuksien hyödyntäminen) Yhteishankintayksikön puitejärjestelyjen hyödyntäminen Valtorin, Senaatti-kiinteistöjen, Valtiokonttorin ja Palkeiden palvelujen käyttö niitä koskevien linjausten mukaisesti Hankintojen seuranta ja valvonta Hankintatoimen tietojärjestelmien ja sähköisen asioinnin hyödyntäminen Vastuullisuuden periaatteiden ja innovaatiotoiminnan tukemiseen liittyvien kysymysten huomioon ottaminen Yksikön hankintatoimen asiantuntijoiden osaamisen kehittäminen

28 28 HANKO-hankkeen tavoitteena on luoda yhteinen hankintojen ohjausta koskeva malli virastojen käyttöön. Viraston tehtävämäärittelyn tarkistamisen jälkeen hankkeessa on täsmennetty aiemmin koulutuskäyttöön luotua viraston hankintojen ohjausohjeen mallia, joka on liitteenä 5. Viraston hankintojen ohjausmallia määriteltäessä tulee ottaa huomioon, mihin kohdassa 1 kuvattuun segmenttiin hankintojen volyymin ja muiden seikkojen perusteella virasto kuuluu ja määritellä ohjaustehtävät ja roolit sen perusteella. Virastoilla voi olla hankintatoimen laajuuden vuoksi kattavammin määritelty ohjaustehtäväluettelo ja pienissä yksiköissä ei vastaavasti välttämättä ole resursseja kaikkien em. tehtävien hoitamiseen. Liitteessä on määritelty myös hankintatoimen vastuuhenkilön tehtävät. Taulukossa 13 on jo väliraportissa esitetty viraston hankintatoimen ohjausta koskeva toimenpide-ehdotus. Sen perusteella tehtiin vastuuhenkilökysely vuoden 2015 syksyllä. Taulukko 13. Viraston hankintatoimen ohjausta koskeva toimenpide-ehdotus KA 2: Toimenpide-ehdotus Vastuu Aika Virastojen hankintatoimen ohjaus Hankintatoimesta vastaava henkilö on nimettävä vähintään jokaiseen virastoon/hankintayksikköön ja määriteltävä vastuuhenkilön tehtävät, jollei hankintatoimen vastuuta ole siirretty virastoa ohjaavaan kirjanpitoyksikköön hankintojen vähäisestä määrästä ja/tai luonteesta johtuen. Vir > 3 Valtion hankintatoimen analysointikeinot HANKO-hankkeen kehittämisalueen 2 kehittämistavoitteena on selvittää keinoja lisätä valtion hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa luomalla yhteinen hankintojen suunnittelumalli. Tämän tavoitteen toteuttamiseksi on HANKO-hankkeessa ensin analysoitu valtion hankintatoimen tilaa keskeisten hankintatoimen analysointikeinojen avulla. Näitä ovat mm. hankintayksikön taustatietoja koskevat selvitykset, spendianalyysit ja toimittaja-analyysit. Analysointitarpeen taustalla on toteamus, että sitä mitä ei voi mitata, ei voi ohjata. Jos ei ole tietoa hankintayksiön hankintojen tilasta, ei voi tietää, mihin suuntaan pitää hankintatointa ohjata ja johtaa. Hankintatoimen nykytilan analysoinnissa on haasteellista se, että tieto on kerättävä lukuisista eri järjestelmistä. Muun muassa tästä syystä hallinnonaloille ja virastoille ei ole muodostunut yleistä ja vakiintunutta käytäntöä hankintatoimen tiedon keräämisessä ja analysoinnissa. Tässä selvityksessä on tietoja analysointikeinoista ja ohjeita niiden käyttämiseen sekä valtion konsernitason hankintatoimen analysoimiseksi että ministeriöiden ja virastojen käyttöön. Hankintatoimen tietoa tuottavat mm. seuraavat järjestelmät: Netra - hankintoihin käytetyt toimintamenot euroina yksiköittäin lkp-tileittäin Kieku - hankintoihin käytetyt määrärahat mm. lkp-tileittäin ja muina seurantakohteina sekä toimittajatiedot Hanselin raportointijärjestelmä Qlikview Hanselin puitejärjestelyjen käyttö, myös budjettitalouden ulkopuolisten yksiköiden osalta Tilha - tilaustiedot yksiköittäin jne. Rondo - laskutustiedot yksiköittäin jne. M2- matkustustiedot Virastojen omat hankintajärjestelmät Hilma: - kaikki julkaistut hankintailmoitukset Muut hankintoihin liittyvät järjestelmät kuten sopimushallinnan järjestelmät Toimittajien järjestelmät - erilaiset hankintoja koskevat raportit

29 29 Taustatietokyselyt Virasto voi hankintatoiminnan ohjausta, suunnittelua, toteutusta ja seurannan kehittämistä varten tehdä selvityksiä viraston hankintatoimen tilasta mm. taulukossa 14 esitetyistä seikoista. Tietojen selvittäminen tulisi tehdä ainakin hankintayksikkötasolla. Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden osalta kannattaa selvittää erikseen, kuka toimii hankintatoimen ohjaus-, kilpailutus- ja tilaamistehtävissä sekä näiltä osin tietoja myös tehtävien jakautumisesta hankintojen teknisten eli substanssiasiantuntijoiden ja kaupallis-juridisten asiantuntijoiden kesken. Tietoja tarvitaan myös esim. hankintatoimen tietojärjestelmähankkeita varten. Tiedot on ryhmitelty ensivaiheessa selvitettäviin tietoihin ja toisessa kehitysvaiheessa selvitettäviin tietoihin: Taulukko 14. Hankintatoimen taustatietokyselyn aiheita Taustatiedot Ensivaihe Viraston/hankintayksikön henkilöstön määrä Hankintojen volyymi eli hankintoihin käytettyjen määrärahojen määrä vuodessa (spendianalyysi) em. yksikössä Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden määrä em. yksikössä Hankintapisteiden määrä em. yksikössä Kilpailutusten määrä (EU-kynnysarvot ylittävät, kansalliset, minikisat) ja suorahankintojen määrä Toinen vaihe Sopimusten ja tilausten määrä vuodessa Laskujen määrä vuodessa Toimittajien lukumäärä, euroarvoltaan ja laskumääriltään (toimittaja-analyysi) Spendianalyysit Spendianalyysi tarkoittaa hankintaan liittyvien määrärahojen käytön selvittämistä. Se voidaan tehdä esimerkiksi Valtiokonttorin ylläpitämän Netra-raportointijärjestelmän tuottamien hallinnonalojen hankintamenoja koskevien raporttien avulla tai yksikön käytössä olevan taloushallintojärjestelmän (Kieku tai vastaava) avulla. Netra-järjestelmän hallinnonalojen hankintamenot -raportti tuottaa tietoa kirjanpitoyksiköittäin hankintaan liittyvien määrärahojen käytöstä liikekirjanpidon tileittäin (lkp-tili) valtion budjettitalouden piiriin kuuluvien kirjanpitoyksiköiden osalta. Valtiokonttori on kehittänyt em. Netra-raportista hankintoja koskevan spendianalyysiraportin myöhemmin kohdassa 4 kuvattujen hankintakategorian pohjalta. Raportteja tuotetaan valtio-, hallinnonalaja kirjanpitoyksikkötasoilta. Raporttimalli on kokonaisuudessaan liitteessä 6. Taulukossa 15 on valtion hankintatoimen vuoden 2014 spendiä koskevat tiedot hankintakategorioittain. Taulukko 15. Valtion hankintakategorioihin perustuva spendianalyysi No Spendianalyysi hankintakategorioittain Eurot v Toimitilat 1056 miljoonaa 2 ICT-hankinnat 683 miljoonaa 3 Matkustuspalvelut 174 miljoonaa 4 Henkilöstöpalvelut 226 miljoonaa 5 Hallinnolliset palvelut 601 miljoonaa 6 Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 600 miljoonaa 7 Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet 548 miljoonaa 8 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 430 miljoonaa 9 Väylähankkeet (vain LVM:n hallinnonalan käytössä) 1342 miljoonaa 10 Maanpuolustuskalusto (vain PLM:n hallinnonalan käytössä) 332 miljoonaa

30 30 Spendianalyysi voidaan tehdä myös Hansel Oy:n asiakkaiden puitejärjestelyjen käytöstä selvittämällä volyymin perusteella suurimmat puitejärjestelyt. Taulukossa 16 on tiedot vuoden 2014 puitejärjestelyjen käytöstä 10 suurimman puitejärjestelyn osalta valtiotasolla mukaan lukien budjettitalouden ulkopuoliset Hanselin puitejärjestelyjä käyttävät hankintayksiköt. Taulukko 16. Spendianalyysi puitejärjestelyittäin (Hansel Oy:n volyymiltään 10 suurinta puitejärjestelyä) No Spendianalyysi puitejärjestelyittäin Eurot v Sähkö 81 miljoonaa 2 Työterveyshuollon palvelut 61 miljoonaa 3 Tietokoneet 51 miljoonaa 4 Tekniset IT-konsultointipalvelut 40 miljoonaa 5 Laitteiden leasing-palvelut 33 miljoonaa 6 Reittilennot 31 miljoonaa 7 Polttoaineet 30 miljoonaa 8 Toimitilojen käyttäjäpalvelut 29 miljoonaa 9 Microsoft-lisenssit 29 miljoonaa 10 Autot 26 miljoonaa Spendianalyyseihin voidaan yhdistää myös toimittajatietoja sekä tilausten, laskujen, vastaanottojen ja reklamaatioiden kappalemäärä- ja eurotietoja. Toimittaja-analyysit Toimittaja-analyysillä voidaan selvittää, mitkä ovat viraston suurimmat toimittajat joko laskutuksen euromäärien perusteella tai laskujen lukumäärien perusteella. Tieto on saatavissa yleensä viraston taloushallintojärjestelmästä tai laskujen kierrätysjärjestelmästä. Taulukossa 17 on luettelo vuodelta 2014 valtion 10 suurimmasta sisäisestä ja ulkoisesta toimittajasta niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, jotka olivat silloin ottaneet KIEKU-järjestelmän käyttöön. KIEKU-järjestelmä on nyt vuoden 2016 alussa käytössä jo 52 kirjanpitoyksikössä ja 7 rahastossa eli n. 81 %:ssa kirjanpitoyksiköistä, ei kuitenkaan vielä Puolustusvoimissa eikä Liikennevirastossa. Taulukko 17. Valtion 10 eurovolyymiltään suurinta ulkoista ja sisäistä toimittajaa Kieku-järjestelmän perusteella vuonna 2014 No Ulkoiset toimittajat suuruusjärjestyksessä (euroittain) v Sisäiset toimittajat suuruusjärjestyksessä (euroittain) v Tieto Finland Oy Senaatti-kiinteistöt 2 CGI Suomi Oy Valtori 3 SAS Airbus Helicopters Haltik 4 Fujitsu Finland Oy Palkeet 5 Nordea Rahoitus Suomi Oy Valtiokonttori 6 Posti Oy GTK 7 Elisa Oyj ELY-keskus 8 TeliaSonera Finland Oyj Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus 9 OpusCapita Group Oy Ilmatieteen laitos 10 Suomen Terveystalo Oy HAUS kehittämiskeskus Oy

31 31 Taulukossa 18 on esitetty viraston/hankintayksikön hankintatoimen analysointiin ja määrärahaseurantaan liittyvät toimenpide-ehdotukset. Taulukko 18. Hankintatoimen analysointiin ja määrärahaseurantaan liittyvät toimenpide-ehdotukset KA 2: Toimenpide-ehdotukset Vastuu Aika Viraston hankintatoimen nykytilan selvittäminen Kunkin viraston/hankintayksikön on selvitettävä oman yksikkönsä hankintatoimen osalta ensin hankintatoimen taustakyselyssä mainitut ensivaiheen taustatiedot ja kehitystyön edetessä toisen vaiheen taustatiedot. Viraston/hankintayksikön hankintaorganisaatiota, työnjakoa ja toimintamalleja on tarkistettava tarvittaessa nykytila-analyysin tulosten perusteella. Hankintatoimen määräraharaporttien hyödyntäminen Virastojen on vähintään kvartaaleittain seurattava hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä mm. Netra-hankintaraporttien avulla sekä hyödynnettävä muita hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita. Vir > Vir > 4 Valtion hankintojen yhteinen kategorisointimalli Hankintojen ohjauksen sekä toteutuksen kannalta hankinnat kannattaa ryhmitellä hankintojen kilpailutuksen ja sopimushallinnan kannalta järkeviin ja tarkoituksenmukaisiin kokonaisuuksiin eli tehdä ns. hankintojen kategorisointi, koska kaikkia hankintoja ei voida käsitellä ja toteuttaa samalla tavalla. Hankintakategoria tarkoittaa joukkoa tuotteita ja palveluita, joiden hankintoja ohjataan ja koordinoidaan yhtenä kokonaisuutena. HANKO-hankkeen tehtävänä on ollut luoda valtion yhteinen hankintojen kategorisointimalli. Kategorioiden pääryhmät on muodostettu lkp-tileistä. Niiden sisältöjä on uudelleen ryhmitelty ja yhdistetty, ja niistä on muodostettu 10 ylätason hankintakategoriaa. Ne sisältävät pääsääntöisesti kaikki nimensä mukaiseen kokonaisuuteen kuuluvat tavaroita ja palveluja koskevat lkp-tilit. Esimerkiksi Toimitilat -kategoria sisältää tilavuokrat ja muut toimitiloihin liittyvät menot, kuten lämmityksen, sähkön, veden ja toimitiloihin liittyvät palvelut, kuten siivous-, turvallisuus-, ravintola- ja pesulapalvelut. Kuhunkin hankintakategoriaan kuuluvat lkp-tilit on lueteltu liitteessä 7. Kuvassa 8 on esitetty valtion hankintakategoriat sekä spendianalyysi hankintakategorioittain. Kuva 8. Spendianalyysi hankintakategorioittain (eurot vuodelta 2014) 332 M M 430 M 548 M 600 M 601 M M 683 M 174 M 226 M Toimitilat ICT-hankinnat Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut Hallinnolliset palvelut Asiantuntija-tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat Väylähankkeet Maanpuolustuskalusto

32 32 Hankintojen kategorisoinnin hyödyt Hankintojen kategorisoinnilla voidaan tukea hankintojen ohjausta, suunnittelua, toteutusta, valvontaa ja kehittämistä mm. seuraavilla tavoilla: Kun hankinnat on jaettu eri päähankintakategorioihin, voidaan kuhunkin päähankintakategoriaan nimetä vastaava hankinta-asiantuntija eli kategoriavastaava edellyttäen, että yksikössä on riittävästi resursseja. Kategorisointi auttaa jäsentämään hankintatoimen kokonaisuutta ja priorisoimaan henkilöresursseja. Asiantuntijaresurssit voidaan kohdentaa merkityksellisiin hankintoihin. Organisaation erilaiset tarpeet ja markkinatietämys voidaan yhdistää -> tehokkaampi markkinoiden, toimittajien, tilaajien ja sopimusten hallinta. Kategorisointi tukee tehokasta työn- ja vastuunjakoa. Varmistetaan kategoriakohtaisesti yhtenäiset toimintaperiaatteet ja -tavat sekä tarkoituksenmukainen hankinnan tuki ja vastuut. Kategorisointi tukee markkinoiden tuntemuksen lisäämistä ja hankintoja koskevan tavoiteasetannan, vuorovaikutuksen ja kilpailutuksen toteuttamista. Valtiolla eräät virastot ovat käynnistäneet jo aiemmin hankintojen kategorisointityön. Kuvan 9 hankintakategoriakartassa on kuvattu esimerkkinä Liikennevirastossa luodut hankintakategoriat. Kuva 9. Liikenneviraston hankintakategoriakartta. Lähde: LiikV: Hankinnan toimintalinjat

33 33 Koska valtaosa Liikenneviraston hankinnoista on sen substanssiin liittyviä väylähankkeita, korostuu Liikenneviraston kategorisoinnissa kansalaisia palveleviin väylähankkeisiin liittyvät kategoriat, joita ovat liikenneväylien ja -järjestelmien toimivuuteen ja kehittämiseen liittyvät 15 hankintakategoriaa. Vastaavasti viraston toiminnan ylläpitoon liittyvät hankinnat eli Liikenneviraston oman toiminnan hankinnat on ryhmitelty vain kahdeksi kategoriaksi eli hallintopalveluiksi ja ICT:ksi. Kategorisointityön aluksi on tärkeää tunnistaa jaottelu viraston ydintoimintaan liittyvien ja oman toiminnan hankintoihin, kun eri virastot ryhtyvät hyödyntämään HANKO-hankkeessa luotua yhteistä hankintakategorisointiluokittelua. HANKO-hankkeen lkp-tilipohjaisessa kategorialuokittelussa ei ole tuotu esille ydintoimintoihin liittyviä kategorioita (pois lukien väylähankkeet ja maanpuolustuskalusto), vaan niiden tunnistaminen jää kunkin kirjanpitoyksikön/viraston tehtäväksi. Lkp-tiliryhmittelyn käyttö valtion yhteisen kategorisoinnin pohjana perustuu siihen, että Netra-raportointijärjestelmästä saatava hallinnonalojen hankintamenot -raportti ja sen täydennetty versio on lkptilipohjaisena raporttina ainoa valtion hankintoja koskeva raportti, joka tuottaa tietoa kaikkien valtion budjettitalouden piiriin kuuluvien kirjanpitoyksiköiden hankintoihin liittyvien määrärahojen käytöstä. Kaikki muut järjestelmät kykenevät tässä vaiheessa tuottamaan tietoa joko huomattavasti suppeammasta joukosta kirjanpitoyksiköitä tai vain osatietoa kirjanpitoyksikön hankinnoista Puolustusvoimia ja Liikennevirastoa lukuun ottamatta. HANKO-hankkeessa on myös tunnistettu, että lkp-tilijaotteluun perustuvassa hankintojen kategorisoinnissa on puutteita johtuen esim. yksittäisten lkp-tilien liian laajasta sisältömäärittelystä. Näitä puutteita voidaan virastotasolla korjata hyödyntämällä laskujen tiliöinnissä toimintokoodia, jonka avulla voidaan tarkentaa esimerkiksi, mihin toimintoon asiantuntija- ja tutkimuspalvelun lkp-tilille kirjatut hankintaan liittyvät menot todellisuudessa kohdentuvat. Tällä tavalla voidaan erotella asiantuntija- ja tutkimuspalveluista erikseen ICT-toimintoon kohdentuvat asiantuntijapalvelujen ostot ja muilla toimintokoodeilla muut asiantuntijapalvelut. Haasteena on kuitenkin asiantuntija- ja tutkimuspalveluihin liittyvien toimintojen suuri lukumäärä KIEKU-järjestelmässä, yli 400 toimintokoodia, ja tämä vaikeuttaa oikean toimintokirjauksen tekemistä Taulukossa 19 on esitetty otoksena esimerkinomaisesti asiantuntija- ja tutkimuspalveluihin liittyviä toimintokoodeja. Taulukko 19. Esimerkki lkp-tilin tarkentamisesta toimintokoodin avulla LKp-tili LKp-tilin nimi Toimintokoodi Toiminnon nimi Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Tietoturvatehtävät Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Menetelmäkehitys Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Lisenssien hallinta Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Tietohallinnon toiminnan Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Ydinj. pakollinen ylläpito Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Ydinjärj. kehitt. (proj) Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Poikkihall. järj. ylläpito Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Tukij. pakollinen ylläpito Valtiokonttorin Hankinnasta maksuun eli HAMA-hankkeessa on myös luotu hankintojen kategorisointi, joka perustuu TILHA-tilaustenhallintapalvelussa käytettyihin ns. UNSPSC-koodeihin ja sen ylätason segmentteihin. Nämä kategorisoinnit voidaan yhdistää lkp-tilikoodin avulla, ja ne tuottavat täten saman sisältöistä yhteenvetotietoa.

34 34 5 Kategorisointimallin täydentäminen ostosalkkuanalyysillä Liikenneviraston kategorisointimallia laadittaessa on kiinnitetty huomiota kunkin kategorian volyymin lisäksi myös toimittajamarkkinatilanteeseen. Sen pohjalta kuvassa 9 kerrottuun A-ryhmään on koottu ne hankintakategoriat, joissa Liikennevirasto ja ELY-keskukset ovat joko erittäin merkittävä toimija ja asiakas tai ainoa asiakas Suomessa. Vastaavasti B-ryhmässä Liikenneviraston ja ELY-keskusten rooli on vähäisempi ja toimittajamarkkina on myös laajempi ja monialaisempi. Kun virastoissa ryhdytään laatimaan kunkin viraston omaa hankintakategorisointia, kannattaa työssä huomioida tuoteryhmän hankintavolyymin lisäksi toimittajamarkkinanäkökulma eli tuotteiden ja palvelujen saatavuus sekä markkinoilla oleva toimittajien määrä ja niihin liittyvät riskit, koska toimittajamarkkinatilanne vaikuttaa olennaisesti hankintojen toteutustavan valintaan. Tärkeintä on tunnistaa yksikön hankintavolyymin perusteella esimerkiksi 20 suurinta tuote- ja palveluryhmää ja tehdä niistä ostosalkkuanalyysi. Ostosalkkuanalyysissa käytetään hyödyksi hankintojen volyymitietoja, joita saadaan esim. Netra-raportista, toimittaja-analyysiä suurimmista toimittajista sekä markkinakartoituksen avulla tehtyä markkina-analyysia markkinoilla olevien toimittajien määristä. Näiden tietojen avulla yksikön kannalta tärkeimpiä ja suurivolyymisimpiä tuotteita ja palveluita ryhmitellään alla olevan kuvan mukaiseen nelikenttään. Volyymiltään pienissä hankinnoissa on tärkeätä kiinnittää huomiota prosessikustannuksiin ja volyymiltään suurissa hankinnoissa kannattaa huomioida mahdollisuudet mittakaavaetujen saamiseen. Kun on kyse yksikön toiminnan kannalta merkittävistä ja kriittisistä hankinnoista, kannattaa puolestaan kiinnittää huomiota mm. saatavuuden varmistamiseen. Ostosalkkuanalyysia havainnollistaa kuva 10. Kuva 10. Ostosalkkuanalyysi Suuri volyymi Merkittävyys Hankinnat, joissa kannattaa hyödyntää puitesopimuksia ja mittakaavaetuja laajasti ja joissa tuotteiden yhdenmukaisuudella on tärkeä merkitys Volyymituotteet Strategiset tuotteet Yksittäiset merkittävät tuotteet tai palvelut, jotka virasto hankkii itse Hankinnat, joissa mahdollisimman joustava menettely on tärkein tekijä eli huomioitava hankinnan arvo ja prosessikustannukset Tavalliset tuotteet Niukkuustuotteet X Hankinnat, joissa tuotteiden saatavuuden varmistaminen on tärkeintä Huono saatavuus Toimittajan markkinat Hankintojen kategorisointi ja ostosalkkuanalyysi auttavat myös yksikön hankintojen ohjauksessa ja suunnittelussa ja muodostavat rungon hankinnan toteutusvaihtoehdon valinnalle. Talousarviolain 22a :n sekä valtiovarainministeriön yhteishankintoja koskevien päätösten ja ohjeiden mukaan hankintayksiköiden on ensisijaisesti hyödynnettävä yhteishankintayksikön tekemiä puitejärjestelyjä yhteishankintavelvoitteen piiriin kuuluvissa tuoteryhmissä. Vasta sen jälkeen selvitetään, mistä tuoteryhmistä yksikössä kannattaa itse tehdä puitejärjestely ja puitesopimus, jos sellaista ei ole yhteishankintayksikön tai hallinnonalan puitejärjestelyvalikoimassa. Toteutusvaihtoehdoista on lisätietoa myöhemmin kohdassa 6 sekä liitteessä 9, jossa on kuvattu hankintojen toteutusvaihtoehtoja. Kategorisointia on käsitelty toimittajamarkkinanäkökulmasta myös sopimusten elinkaarenhallintaa koskevassa liitteen 14.

35 35 Kategorisointi organisoinnin ja työnjaon tukena Lisäksi hankintojen kategorisointi tukee yksikön hankintatoimen organisointivaihtoehtojen sekä tehtävien ja työnjaon määrittelyä. Suurten ja yksikön ydintoiminnan kannalta keskeisten hankintojen kilpailuttaminen ja tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen kannattaa keskittää hankintaosaamisen varmistamiseksi ja sopia hankintaryhmän roolista eli ns. kaupallis-juridisesta asiantuntija-avusta kilpailutuksissa. Keskittäminen voidaan tehdä myös hankintakategorioittain, jos hankintayksikön hankinnat on ryhmitelty hankintakategoriamallin pohjalta ja hankintayksikön hankintatehtävissä toimivien henkilöiden lukumäärä sen mahdollistaa. Monessa yksikössä tämä on aloitettu siten, että yksikössä on erikseen ICT-hankinnoista vastaavat henkilöt ja muista hankinnoista vastaavat. Tästä on tietoa myös liitteessä 5 olevassa Viraston hankintojen ohjausohjeessa. Hankintojen kategorisoinnin liittyvät toimenpide-ehdotukset on esitetty taulukossa 20. Taulukko 20. Hankintojen kategorisointiin liittyvät kehitysehdotukset KA 2: Toimenpide-ehdotukset Vastuu Aika Virastojen hankintojen kategorisointi Virastot voivat laatia hankintatoimen kehittämistä tukemaan hankintayksikön hankintakategoriakartan perustuen valtion yhteiseen hankintakategoriamalliin tai siitä sovellettuun malliin ottaen huomioon hankintayksikön hankintojen merkittävyyden ja luonteen sekä käytettävissä olevat henkilöresurssit. Jos yksikössä laaditaan hankintakategoriakartta, voidaan yksikössä nimetä myös hankintakategoriasta vastaava taho. Kehittämistyön edetessä voidaan määritellä mm. kategoriakohtaisia linjauksia ja toteutusohjeita. Vir > 6 Valtion hankintojen yhteinen suunnittelumalli ja suunnitteluohjeet HANKO-hankkeen kehittämisalueen 2 keskeisenä tavoitteena on kehittää hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa. Jo hankintalaki edellyttää, että hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankintojen suunnittelu osana toiminnan ja talouden suunnittelua tarkoittaa sitä, että virastoissa on riittävän aikaisessa vaiheessa pyrittävä ennakoimaan, millaisia hankintoja viraston toiminta edellyttää tulevana vuonna eli tehtävä tulevia hankintoja koskeva suunnitelma. Jos tarkoituksena on esimerkiksi käynnistää tietojärjestelmän uusimista koskeva hanke, on tulevan vuoden budjettiin tehtävä määrärahoja koskeva varaus. Myös jo tehdyistä hankintasopimuksista ja vuosittain toistuvista hankinnoista aiheutuvat menot otetaan mukaan hankintasuunnitelmiin. Hankintojen suunnittelu tarkoittaa siis hankintatoimen näkökulmasta yksikön toiminnan edellyttämien merkittävien hankintatarpeiden kartoittamista ja ennakointia yhteistyössä substanssiyksiköiden kanssa, jotta budjetoinnissa osataan varautua toiminnan mukaisten, suunniteltujen hankintojen määrärahatarpeisiin. Taloushallinnon näkökulmasta hankintojen suunnittelu taas nähdään pikemminkin osana määrärahojen jaon ja kohdentamisen suunnittelua sen jälkeen, kun on selvillä myönnettyjen määrärahojen määrä. Hankintojen suunnittelun hyödyt Hankintojen suunnittelun avulla voidaan siis tunnistaa ja yhdistää viraston eri yksiköiden samankaltaiset hankintatarpeet yhdessä toteutettaviksi ja mahdollistaa täten parempien ostoetujen saaminen ja päällekkäisen kilpailutus- ja tilaamistyön vähentäminen. Lisäksi voidaan yhtenäistää hankittavia tuotteita ja palveluita, hyödyntää kilpailutuksiin ao. tuoteryhmän parasta asiantuntijaosaamista ja tehostaa sopimushallintaa. Hankintojen suunnittelussa on tärkeää myös priorisoida varojen käyttöä yksikön toiminnan kannalta tärkeimpiin kohteisiin. Tämän edellytyksenä on, että viraston hankintatoimen volyymi- ja

36 36 muut taustatiedot ovat selvillä, että virastossa on luotu käytännöt tulevien hankintatarpeiden kartoitukselle ja keräämisen aikatauluille ja että on sovittu pelisäännöt hankintatarpeiden priorisoinnille ja hankintasuunnitelmien hyväksymiselle. Hankintojen suunnittelun tehtäviin kuuluu mm.: kartoittaa ja ennakoida, millaisia harkinnanvaraisia menoja eli erikseen suunniteltavia hankintoja viraston toiminta ja sille asetetut tulostavoitteet edellyttävät pakollisten menojen eli viraston toiminnan ylläpitoon ja viraston ydintoimintaan tarvittavien hankintojen lisäksi selvittää pakollisten menojen osuus eli huomioida mitä, minkä suuruisia ja miten pitkäksi kaudeksi tehtyjä sitoumuksia virastolla on (vuokra-, huolto-, leasing- ja muut pitkäkestoiset sopimukset ja substanssitoiminnan pakolliset tarpeet) priorisoida toimintayksiköiden esittämät hankintatarpeet kiireellisyyden, kriittisyyden tai muiden priorisointikriteerien perusteella annettujen määräkehysten puitteissa siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat viraston kanssa sovittujen tulostavoitteiden ja tehtävien toteuttamista määritellä hankintatarpeiden toteutustapavaihtoehdot määritellä kilpailutuksista tai muusta toteutuksesta vastaavat tahot antaa tarvittaessa muut tarvittavat hankintojen toteutusta koskevat toimintaohjeet tukea sisäistä budjetointia eli hankintoihin liittyvien määrärahojen jakoa priorisoinnin perusteella sovittuihin käyttökohteisiin ja sovituille toimintayksiköille vuositasolla laatia hankintojen toteutusaikataulu eli kilpailutusten kilpailutuskalenteri resurssien allokoimiseksi suunnitella ja valmistella yksittäisen laajan hankinnan toteutus Edellä olevan perusteella hankintojen suunnittelu voidaan jakaa neljään osaan: 1. Hankintavarojen jakaminen eli hankintoihin liittyvien määrärahojen käytön sisäinen budjetointi hankintatarpeiden kartoituksen perusteella 2. Hankinnan toteutusvaihtojen suunnittelu 3. Hankintojen toteutusaikataulun eli hankintaroadmapin suunnittelu 4. Yksittäisen hankinnan toteutuksen suunnittelu Kun viraston tulevan vuoden määrärahakehykset ovat selvillä, viraston työjärjestyksen mukaisesti viraston toiminnan ja talouden suunnittelusta vastaava yksikkö antaa vuosittain ohjeet toiminnan ja talouden suunnittelusta ja sisäisestä budjetoinnista sekä yhteistyössä hankintatoimesta vastaavan henkilön kanssa myös hankintojen suunnittelusta virastossa, ellei toisin ole sovittu. Virastojen käyttöön on laadittu Viraston hankintojen suunnitteluohjeen malli, joka on liitteessä 8. Mallissa on kuvattu hankintojen suunnittelun sisältöä ja vaiheita. Hankintatarpeiden kartoitus kannattaa tehdä etukäteen suunnitellulla lomakkeella tai järjestelmällä siten, että tarpeista saadaan kerättyä hankintojen toteuttamisessa tarvittava tietous ja että samaan hankintakategoriaan ja tuoteryhmään kuuluvat hankintatarpeet voidaan suunnitelmia läpi käytäessä tarvittaessa yhdistää ja luoda perusta omien puitesopimusten kilpailuttamiselle. Näin voidaan hankintoja keskittämällä päästä parempiin ostoehtoihin ja tehostaa toimintaa vähentämällä eri yksiköissä tehtävää päällekkäistä työtä. Hankintojen kartoituksen tueksi on laadittu malli hankintatarpeiden keruulomakkeesta, joka on liitteessä 10. Hankintatarvetiedot kerätään suunnitteluohjeiden mukaisesti, ja sen jälkeen ne priorisoidaan suunnitteluohjeissa ilmoitettujen kriteerien perusteella ottaen huomioon tulevana vuonna käytettävissä olevat määrärahat. Viraston suunnitteluohjeessa määritetään, kuka vastaa priorisoinnista ja hankintasuunnitelman kokoamisesta ja hyväksymisestä ja missä aikataulussa nämä tehdään.

37 37 Hankintojen suunnittelu perustuu ylätasolla edellä kohdassa 4 kuvattuun valtion yhteiseen hankintakategorialuokitteluun, jota voidaan yksikön hankintojen vuosittaisesta arvosta ja luonteesta johtuen tarkentaa yksityiskohtaisemmalla ja/tai viraston ydintoiminnan sekä hankintojen luonteen paremmin huomioivalla tavalla esimerkiksi huomioiden myös suunniteltavien hankintojen tuote- ja kappaletiedot. Viraston sisäistä budjettia laadittaessa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin: Ns. pakolliset menot käsitellään ensin yhtenä kokonaisuutena menolajeittain. Määrärahojen jakopäätöksessä pakollisiin menoihin liittyvät määrärahat jaetaan budjetoinnin keventämiseksi yksittäisille toimintayksiköille ainoastaan erikseen sovittaessa. Hankinnat käsitellään viraston johtoryhmän (vast.) hyväksymän hankintasuunnitelman pohjalta. Erikseen suunniteltavien hankintojen määrärahat voidaan myös budjetoinnin keventämiseksi kohdistaa pelkästään rajatulle määrälle toimintayksiköitä. Erityistä huomiota tulee kiinnittää siihen, ettei määrärahojen automaattisella jaolla luoda varojen käyttövelvoitteita. Hankintasuunnitelmia tulee voida tarvittaessa tarkentaa ja kohdentaa määrärahoja ennalta arvaamattomiin hankintoihin olosuhteiden muuttuessa. Kuvassa 11 on kuvattu vuosikellossa hankintojen suunnittelun tehtävien ajoittuminen kalenterivuodelle kvartaaleittain. Kuva 11. Hankintojen suunnittelun vuosikello Q4 LOKAKUU - JOULUKUU Ministeriö toimittaa hallinnonalalleen kategorioiden ohjausmallin Hankintojen toteutuman seuranta, hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin päivitys Tulevan vuoden hankintasuunnitelman kokoaminen ja hyväksyminen Tulevan vuoden kilpailutuskalenterin hyväksyminen Q3 HEINÄKUU-SYYSKUU Hankintojen toteutuman seuranta, hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin päivitys Elo-syyskuun vaiheessa kuluvan vuoden hankintasuunnitelman päivittäminen tarvittaessa (osana budjetointikierrosta) Hankintatarpeiden kartoituksen ja hankintaroadmapin päivittäminen Hankintojen suunnittelu Q4 Q1 Talouden suunnittelu Q3 Q2 Q1 - TAMMIKUU-MAALISKUU Hankintojen toteutuman seuranta, hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin päivitys Tulevan vuoden hankintojen alustava budjetointi (osana TAE-kierrosta) Hankintatarpeiden kartoitus ja hankintaroadmapin tarkentaminen tulevalle vuodelle Q2 HUHTIKUU-KESÄKUU Hankintojen toteutuman seuranta, hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin päivitys Tulossopimuksiin liittyvä väliraportointi

38 38 Osana hankintojen suunnittelua virasto voi päättää hankintojen toteutustavasta. Hankintojen toteutuksessa on viisi toteutusvaihtoehtoa, joista valitaan kuhunkin hankintaan parhaiten soveltuva. Nämä ovat: Oma työ Hankinta sidosyksiköltä/in-house -yksiköiltä (esim. Valtori, Senaatti-kiinteistöt, Palkeet, HAUS, VNHY) Hankinnat puitejärjestelyjä/puitesopimuksia hyödyntäen Yhteishankintayksikön puitejärjestelyä/puitesopimuksia hyödyntäen, jos yhteishankintayksikkö on tehnyt kyseisestä tuoteryhmästä puitejärjestelyn Hallinnonalan tai muun yhteistyötahon puitesopimuksia hyödyntäen Viraston omia puitesopimuksia hyödyntäen Omat yksittäiset hankinnat (EU-, kansallinen tai pienhankinta) tai suorahankinnat silloin, kun hankinnalle on olemassa suorahankintaperuste omat yksittäiset hankinnat toisen viraston tai laitoksen kanssa tehtävä yhteishankinta Toimeksianto hankinnan tekemisestä toiselle virastolle tai laitokselle (esim. Valtori, Senaatti-kiinteistöt, Hansel, HAUS, VNHY) yritykselle kilpailutuksen perusteella Valitessaan hankinnan toteutustapaa virastojen ei tule kilpailuttamisella selvittää, tuleeko hankinta omana työnä edullisemmaksi kuin hankittuna ulkopuolelta, vaan se tulee tehdä ennen kilpailutusta osana markkinakartoitusta. Luettelo hankintojen suositeltavista toteutusvaihtoehdoista on liitteessä 9. Virasto voi valmistella tulevien vuosien hankinnoista hankintaroadmapin mm. henkilöresurssien allokoimiseksi. Hankintaroadmapin laadinnassa hankintaryhmän kannattaa ottaa huomioon eri hankintamenettelyiden ja toteutustapavaihtojen vaatimat määräajat ja allokoida kilpailutusresurssit siten, että hankinnat voidaan toteuttaa suunnitellussa aikataulussa. Hankintaroadmap kannattaa kytkeä sopimushallintaan. Kun seurataan sopimuskausien tilaa, niin on syytä varmistaa, että hyvissä ajoin ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä arvioidaan korvaavan hankinnan tarve ja tarvittaessa kyseinen hankinta lisätään hankintaroadmapille ja kilpailutuskalenteriin. Malli hankintaroadmapista ja kilpailutuskalenterista on liitteenä 11. Virastot voivat muokata hankintaroadmapmallia omien tarpeidensa mukaisesti. Hankintaroadmapista muodostettu kilpailutuskalenteri voidaan julkaista esim. viraston intra-sivuilla viraston eri yksiköiden tietoon ja internet-sivuilla, jotta tulevilla tarjoajilla on mahdollisuus ennakoida resurssien käyttöä tulevia kilpailutuksia silmällä pitäen. Virastojen kannattaa seurata hankintasuunnitelman toteutumista säännöllisesti vähintään kvartaaleittain ja tarvittaessa kohdentaa hankintaan liittyviä määrärahoja uudelleen joko hankintojen suunnitteluohjeissa määriteltyjen priorisointikriteerien perusteella tai ennalta arvaamattomiin kiireellisiin tai muuten kriittisiin hankintoihin. Hankintasuunnitelmien laatiminen ja seuranta tullaan käynnistämään ensin pilottiyksiköissä. Taulukossa 21 on esitetty virastojen hankintojen suunnitteluun liittyvät toimenpide-ehdotukset. Taulukko 21. Hankintojen suunnitteluun liittyvät toimenpide-ehdotukset KA 2: Toimenpide-ehdotukset Vastuu Aika Hankintojen suunnittelu ja suunnitelmien seuranta Hankintasuunnitelman laatiminen viraston merkittävistä hankinnoista soveltaen esimerkiksi valtion yhteistä kategorisointimallia käynnistetään pilottivirastoissa. Pilottivirastot ryhtyvät seuraamaan hankintasuunnitelmien toteutumista säännöllisesti. Vir >

39 39 7 Hankintojen seuranta, tunnusluvut ja mittarit Hankintojen seurannan tavoitteena on antaa hankintatoimesta ja hankinnoista vastuussa oleville tietoa hankintatoimen tilasta ja suorituskyvystä sekä kehitystavoitteiden ja yksittäisten hankintojen toteutumisesta. Seuranta voi perustua määrällisten ja laadullisten seikkojen arviointiin sovituilla tunnusluvilla ja mittareilla sekä kyselyillä ja jälkiarvioinneilla. Seuranta tukee toiminnan kehittämistä, ja sen avulla voidaan hankintatoimintaa sekä hankintojen suunnittelua ja toteutusta ohjata oikeaan suuntaan. Seurannassa tulee keskittyä olennaisiin, yksiselitteisiin, selkeisiin, oikeassa muodossa ja helposti saataviin perustietoihin ja kehittää seurantakohteita kehitystyön edetessä, koska sitä tietoa saa, mitä mittaa. Jos seurataan laatua kuvaavia tunnuslukuja ja mittareita, se ohjaa seuraamaan ja kehittämään toiminnan laadukkuutta, ja jos seurataan suoritteita ja kustannuksia, se auttaa kustannustietoisuuden lisäämistä, mutta se voi johtaa kustannusten korostamiseen laatuseikkojen kustannuksella. Hankintatoimen seurantaa voidaan tehdä eri tasoilla taulukon 22 mukaisesti: Taulukko 22. Hankintojen seurantatasot Seurantataso Valtion konsernitaso Hallinnonalataso Virastotaso Hankintakategoriakohtainen taso Yksittäisten hankintojen ja sopimusten taso Toimittajien suorituskyky Seurannan kohde Valtion yhteisten tulos- ja kehittämistavoitteiden toteutuminen Ministeriön virastolle tulosohjauksessa tai hankintojen ohjauksessa asettamien hankintatoimeen liittyvien tulos- ja kehittämistavoitteiden toteutuminen Viraston omien hankintatoimen kehittämistavoitteiden ja hankintaosaamisen kehittämistavoitteiden toteutuminen Viraston jollekin hankintakategorialle asettamien kehittämistavoitteiden tai linjausten toteutuminen Yksittäisten hankintojen/sopimusten toteuttamiseen ja hankintaprosessiin liittyvien tavoitteiden toteutuminen/onnistuminen Luvatun palvelu- ja suorituskyvyn seuranta Tunnuslukujen ja mittareiden käyttö hankintatoimessa kuten muussakin toiminnassa edellyttää, että sovitaan ainakin seuraavista asioista: Mihin tietoa käytetään, mitä tieto kuvaa ja/tai minkä tavoitteiden seurannasta on kyse Tietojen keräämisestä ja tuottamisesta vastuussa olevat tahot/henkilöt Mistä tiedot kerätään Mikä on raportin sisältö ja esitysmuoto Mikä on seuranta- ja raportointijakso Kenelle raportti jaetaan ja miten Miten tietoja analysoidaan ja hyödynnetään Tällä hetkellä valtion hankintatoimesta on konsernitasolla vaikeaa valita muita seurattavia tunnuslukuja ja tietoja kuin Netrasta saatavat tiedot, koska vain sen avulla saadaan selville kaikkien valtion budjettitalouden piiriin kuuluvien kirjanpitoyksiköiden hankintoja koskevia tietoja euroittain ja lkp-tileittäin. Muista järjestelmistä saa tietoja joko huomattavasti suppeammasta joukosta kirjanpitoyksiköitä tai vain osatietoa kirjanpitoyksikön hankinnoista, kuten edellä kohdassa 2 on todettu Hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita on kuvattu tarkemmin liitteessä 12.

40 40 8 Yksittäisen hankinnan suunnittelun muistilista Hankintojen suunnitteluun kuuluu myös yksittäisen hankinnan suunnittelu ja sen pohjalta hankinnan toteutus. Virastoja varten on laadittu lyhyt muistilista yksittäisen laajan kilpailutettavan hankinnan suunnitteluun ja toteutukseen kuuluvista vaiheista, jotka on tarkemmin kuvattu liitteessä 13: Hankintatarpeen ja markkinoiden kartoittaminen Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen Hankinnan resurssien varmistaminen Hankinnan toteutusvaihtoehdon ja hankintamenettelyn valinta Hankinnan kohteen rajaaminen ja vaatimusmäärittelyn tekeminen Tarjouspyynnön laatiminen Riittävän tarjousajan määrittäminen Hankintailmoituksen tekeminen Lisäkysymyksiin vastaaminen Tarjousasiakirjojen vastaanottaminen ja avaaminen Tarjousten täsmentäminen Tarjousten käsittely ja vertailu Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksi antaminen Jälkipuinti hävinneiden tarjoajien kanssa Selvitysten pyytäminen voittaneelta tarjoajalta Sopimuksen tekeminen Jälki-ilmoituksen tekeminen Sopimushallinta, vastaanotto, laskujen käsittely ja tuotteen käytöstä poistaminen

41 Kehittämisalue 3: Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö 41 1 Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö Valtion hankintatoimen tilaa koskevassa selvityksen yhteenvedossa v todettiin, että virastojen tulisi tehostaa sopimusvalvontaa, toimittajayhteistyötä sekä toimittajariskien arviointia, sopimustoimittajien taloudellisen tilanteen seurantaa ja yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttämisen valvontaa ja että virastojen käyttöön olisi hyödyllistä laatia yhtenäinen malli tätä varten. Sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön haasteisiin on kiinnitetty huomiota myös mm. vuoden 2015 valtion hankintatointa koskevissa Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuskertomuksissa. HANKO-hankkeen kehittämisalueella 3 on käsitelty virastojen sopimushallintaa ja toimittajayhteistyö ja laadittu siitä nyt ohjemuodossa liitteenä 14 oleva teksti. Aivan työn loppuvaiheessa ohjeen nimi vaihdettiin sopimusten elinkaarenhallinnaksi selkeyden vuoksi. Teksti tullaan liittämään osaksi myöhemmin päivitettävää valtion hankintakäsikirjaa, minkä vuoksi se sisältää viittauksia nykyiseen vuodelta 2010 olevaan hankintakäsikirjaan. Tekstin pohjana on käytetty sekä kotimaisia että ulkomaisia julkisten hankintojen sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön oppaita ja ohjetekstejä, ja se täydentää siten hankintakäsikirjaa aiempaa kattavammilla sopimusten elinkaarenhallinnan ohjeilla. Sopimushallintaa koskevaan osaan on sisällytetty seuraavat aihealueet: Sopimusasiakirjan laadinta ja hallinta Sopimushallinnan vastuiden määrittäminen Muutoshallinta Sopimuksen valvonta Sopimuksen päättyminen Toimittajahallintaa ja yhteistyötä koskevaan osaan on sisällytetty seuraavat aihealueet: Toimittajamarkkinoiden kartoittaminen Toimittajan arviointi Toimittajariskien hallinta Ostosalkkuanalyysi ja hankintojen kategorisointi Toimittajasuhteiden hallinta ja kehittäminen Toimittajan suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella Tekstissä on myös käsitelty lyhyesti eettisiä pelisääntöjä, eturistiriitoja ja esteellisyyttä, koska uusi hankintadirektiivi nostaa esille erityisesti eturistiriitojen huomioimisen julkisissa hankinnoissa. Eettisten pelisääntöjen osalta kyse on tarpeesta kerrata jo aiemminkin tiedossa olleita hyviä käytäntöjä. Kolme tärkeintä asiaa sopimuksen elinkaarenhallinnan osalta hankintayksiköissä ovat seuraavat: sopimusten elinkaarenhallinnan vastuut määritetään sopimuksista pidetään rekisteriä, sopimusasiakirjat arkistoidaan asianmukaisesti, ja sopimuksia päivitetään sopimusmuutostilanteissa sopimusten toteutumista seurataan, mahdollisiin toimitusten viivästymisiin ja virheisiin reagoidaan välittömästi ja edellytetään, että toimittaja ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin em. sopimusrikkomusten johdosta

42 42 HANKO-hankkeen työryhmässä on keskusteltu lisäksi sopimushallinnan järjestelmän tarpeesta valtionhallinnossa. HANKO-työryhmä on selvittänyt lyhyellä kartoituksella työryhmän osallistujien kesken, onko virastoissa käytössä sopimushallinnan järjestelmää. Kartoituksen tuloksena on, että sopimuksenhallintajärjestelmä on käytössä vain kolmessa yksikössä 12 vastanneesta HANKO-työryhmän jäsenyksiköstä. Näitä järjestelmiä ovat sisäministeriön hallinnonalan Sohvi, Senaatti-kiinteistöjen vuokrasopimusten hallinnassa käytettävä Optimaze ja Efecte, joka on saadun tiedon mukaan käytössä kyselyyn vastanneiden lisäksi myös muutamassa muussakin yksiköissä. Kartoituksesta on käynyt myös ilmi, ettei monessakaan yksikössä seurata toimittajien taloudellista tilannetta kilpailutuksen jälkeen sopimuskaudella, ja vain osa yksiköistä hyödynsi esim. tilaajavastuu.fi -palvelua. Ympäristöasioiden toteutumisen seuranta sopimuskaudella jää pääosin konsernitoimijoiden sopimusvalvonnan ja toimittajan suorituskyvyn valvonnan vastuulle. HANKO-hanke korostaa, että virastojen tulee kiinnittää aiempaa enemmän huomiota sopimusten elinkaarenhallintaan ja huolehtia sopimusasiakirjojen asianmukaisesta arkistoinnista. Käytössä tulee olla joko excel-pohjainen tai muu vastaava sopimusrekisteri tai sähköinen sopimus- tai asianhallintajärjestelmä. Sopimusrekisterin tai vastaavan sähköisen järjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot, ns. metatiedot: Sopimuksen nimi Sopimuksen kohde (lyhyt kuvaus sopimuksen sisällöstä) Sopimuksen tunnus (sopimusnumero tai diaarinumero) Sopijapuolet Sopijapuolien Y-tunnukset Sopimuksen alkamispäivä Sopimuksen päättymispäivä Sopimuksen ennakoitu arvo yhteensä (alv 0 %) Optiokaudet (kyllä/ei) Onko sopimus osa puitejärjestelyä (kyllä/ei) Puitesopimuksen numero (jos kyllä) Hankintapäätöksen numero, johon sopimus perustuu Sopijapuolien yhteyshenkilö/vastuuhenkilöt Alihankkijat (Hinnantarkastuspisteet) (Irtisanomisaika) Taulukossa 24 on esitetty sopimusten elinkaarenhallinnan kehittämiseen liittyvät toimenpide-ehdotukset. Taulukko 23. Sopimusten elinkaarenhallinnan kehittämisen toimenpide-ehdotukset KA 3: Toimenpide-ehdotukset Vastuu Aika Sopimusten elinkaarenhallinnan kehittäminen Hankintasopimusten seurantaa varten on kussakin yksikössä oltava excel-pohjainen tai muu vastaava sopimusrekisteri tai sähköinen sopimus- tai asianhallintajärjestelmä, joka on mahdollisimman ajantasainen ja jossa on HANKO-hankkeessa määritellyt vähimmäistiedot. Sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä tulee kehittää Hanko-hankkeessa laaditun sopimusten elinkaarenhallinnan ohjeistuksen mukaisesti. Vir >

43 Kehittämisalue 4: Osaamisen kehittäminen 43 1 Osaamisen kehittämisen jäsentäminen ja rajaukset HANKO-hankkeen kehittämisalueelle 4 asetettiin tavoitteeksi määritellä osaamisen kehittämistavoitteita ja osaamisvaatimuksia hankintatoimen johtamisesta ja operatiivisesta toteuttamisesta vastuullisten henkilöiden osalta, toteuttaa osaamiskartoitus, laatia osaamisen kehittämisohjelma ja suunnitella HANKO-hankkeen toimeenpanoa. Heti työn alussa huomattiin, että ensin on tarpeen löytää yhteiset määritelmät hankintaosaamisen kehittämisessä käytettäville käsitteille ja niiden sisällöille yhteisen ymmärryksen ja työn etenemisen edistämiseksi. Näitä käsitteitä ovat mm. osaaminen ja sen kehittäminen eri tasoilla, osaamisen johtaminen, vastuut ja kehittämistavoitteet, osaamisen kehittämiskeinot, hankintaprosessin vaiheet, niihin liittyvät roolit, osaamisalueet ja osaamistarpeet sekä osaamisen kehittämisen suunnitteluprosessin sisältö ja tehtävät organisaatio- ja henkilötasolla. Tässä yhteydessä todettiin, että tehtävänannossa oleva hankintatointa koskevien osaamisvaatimusten määrittely on syytä vaihtaa hankintaprosessin vaiheisiin kytkettävien osaamisalueiden ja roolien määrittelyyn. Osaamisvaatimusten määrittelyn todettiin liittyvän niin selkeästi kuhunkin yksittäisen organisaation osaamisen kehittämistarpeisiin, -tavoitteisiin ja olemassa oleviin osaamisiin, hankintojen luonteeseen ja arvoon sekä käytettävissä oleviin keinoihin, että yksiselitteisten ja valtionhallinnon tasolla yleisten ja yhtenäisten osaamisvaatimusten laatiminen ei ole tarkoituksenmukaista, vaan se jätetään tapahtuvaksi organisaatiokohtaisesti. Osaamiskartoituksesta todettiin puolestaan, että sen toteuttamista HANKO-hankkeen yhteydessä ei nähty vielä tarpeelliseksi, koska HANKO-hankkeen taustalla olevasta valtion hankintatoimen tilaa koskevasta selvityksestä on kulunut vasta reilut kaksi vuotta. Sen sijaan todettiin, että osaamiskartoitus kannattaa toteuttaa HANKO-työn jälkeen esimerkiksi hallinnonalakohtaisesti, kun HANKO-aineiston on ollut käytössä organisaatioissa jonkin aikaa. Kartoitus toimii myös hyvänä nykytilan selvityskeinona osana HANKO-hankkeen toimeenpanoon liittyvää viraston hankintatoimen haltuunottoa. Kehittämisalueella 4 käsiteltiin lopuksi HANKO-hankkeen tulosten toimeenpanoa, johdon sitouttamista, motivointia sekä konkreettisia hankintaosaamisen kehittämiskeinoja, kuten koulutusta ja asiantuntijapalveluita. 2 Osaamisen kehittäminen Osaamista voidaan tarkastella usealla tasolla: henkilö-, ryhmä, organisaatio-, hallinnonala- ja viime kädessä valtiotasolla, jos esimerkiksi hankintaosaamisen tarkastelun näkökulmana on OECD tai EU. Tässä raportissa käsitellään pääosin osaamisen kehittämistä henkilötasolla, mutta osaamisen kehittämisen tavoitteissa tuodaan esille myös OECD:n ja EU:n asettamia erityisesti julkisia hankintoja koskevia osaamisen kehittämistavoitteita. Henkilöstön osaaminen ja sen kehittäminen ovat tärkeitä tekijöitä koko organisaation toiminnan kehittämisessä. Osaamisen kehittäminen on jatkuva prosessi. Osaamisella on useita määritelmiä. Osaamisella työelämässä voidaan tarkoittaa työn vaatimien tietojen ja taitojen hallintaa ja soveltamista käytäntöön. Osaamisen voidaan katsoa henkilötasolla koostuvan siis muun muassa tiedoista, taidoista, kokemuksesta, arvoista, asenteista, kontakteista ja verkostoista sekä henkilökohtaisista ominaisuuksista ja motivaatiosta. Organisaatiotasolla osaaminen on tietyn prosessin kuten hankintaprosessin eri vaiheiden tuloksellista, tehokasta ja asiantuntevaa toteutusta. Osaamisen kehittäminen on sidoksissa organisaation tavoitteisiin ja strategiaan, ja se koostuu toimenpiteistä, joilla pyritään aikaansaamaan toiminnan kannalta tärkeää oppimista ja itsensä kehittämistä sekä lisäämään yksilöiden toimintavalmiutta ja suoritustasoa.

44 44 Osaamisen kehittämisen käynnistäjinä voivat olla ympäristössä tapahtuvat tai ulkoa tulevat muutokset kuten esimerkiksi yhteiskunnan rakennemuutos, digitalisaatio- tai säästöpaineet ja lainsäädäntömuutokset, organisaatiossa tapahtuvat muutokset kuten organisaatiorakenne- ja henkilömuutokset sekä muutokset yksilötasolla esimerkiksi työtehtävissä ja uusien tehtävien edellyttämissä osaamistarpeissa. 3 Hankintaosaamisen johtaminen ja osaamisen kehittämisen vastuut Osaamisen johtamisen tavoitteena on organisaation ja sen henkilöstön osaamisen jatkuva kehittäminen organisaation tavoitteiden ja toiminnan tueksi esimerkiksi osaamiskartoituksen tai kehityskeskusteluissa nousseiden osaamisen kehittämistarpeiden pohjalta käytössä olevien resurssien puitteissa. Osaamisen kehittäminen tuo lisäarvoa organisaatiossa työskenteleville ihmisille, sillä osaamista kehittämällä voidaan vaikuttaa yksilöiden motivaatioon sekä työssä viihtyvyyteen ja menestymiseen. Vastuu hankintaosaamisen kehittämisestä voidaan jakaa valtiotason, hallinnonalatason ja virastotason sekä henkilötason vastuihin. Vastuu valtiotasolla valtion hankintaosaamisen kehittämisestä on valtiovarainministeriöllä siten, että sen tehtäviin kuuluu hankintaosaamisen kehittämistä koskevien suositusten antaminen ja linjausten tekeminen yhteistyössä valtion hankintatoimen neuvottelukunnan kanssa. Osaamisen kehittämiseen kuuluu myös HANKO-hankkeen tulosten toimeenpanoa koskevien toimenpide-ehdotusten toteutumisen tukeminen ja seuranta. Ministeriöille on oman hallinnonalansa yksiköiden osalta annettu suositus vuosittaisten hallinnonalan hankintaverkostojen tapaamisten ja/tai koulutustilaisuuksien järjestämisestä sekä vastaavasti HANKO-hankkeen tulosten toimenpide-ehdotusten toteuttamisen tukemisesta ja seurannasta hallinnonalan virastojen osalta. Virastotasolla hankintaosaamisen kehittäminen kuuluu hankinnoista vastuussa olevien tai hankintatoimen esimiehen tehtäviin. mm. mahdollistamalla käytössä olevien resurssien puitteissa osallistuminen hallinnonalan sekä sovittuihin muihin hankintaverkostojen tapaamisiin ja/tai koulutustilaisuuksiin sekä ryhtymällä HANKO-hankkeen virastoja koskevien toimenpide-ehdotusten toteuttamiseen. Henkilötasolla hankintaosaamisen kehittämistarpeet käsitellään vuosittain osana säännönmukaisia kehityskeskusteluja. Henkilötasolla on vastuu oma-aloitteisesti ottaa asioista selvää ja pitää omaa osaamista ajan tasalla. 4 Hankintaosaamisen kehittämistavoitteet Hankintatointa koskevia osaamisen kehittämistavoitteita on asetettu OECD:n julkisten hankintojen neuvoston (Council on Public Procurement) julkaisemissa julkisen hankintatoimen toimintojen kehittämissuosituksissa (OECD:n raportti (C(2015)2 C/M(2015)4) ja EU:n syksyllä 2015 julkaisemassa julkisia hankintoja koskevassa strategia-asiakirjassa Public Procurement Strategy. Viimeksi mainitussa korostetaan julkisten hankintojen tehtävissä toimivien henkilöiden ammattimaisuuden lisäämistä. OECD:n julkisia hankintoja koskeviin osaamisen kehittämistavoitteisiin on kirjattu mm., että asianomaisten tahojen tulisi varmistaa, että hankintatehtävissä toimivat henkilöt täyttävät korkean ammattitason vaatimukset tiedon, käytäntöön soveltamisen ja hyvän hallinnon periaatteiden osalta tarjoamalla henkilöiden käyttöön soveltuvat ajantasaiset toimintaedellytykset ja keinot (mm. riittävä määrä osaavia hankinta-asiantuntijoita

45 45 organisaatioissa, julkisten hankintojen asiantuntijuusaseman tunnustaminen, osaamisen sertifiointimahdollisuus, säännönmukainen koulutus, toimintaa koskevat ohjeet ja julkisten hankintojen valvonta) hankintatehtävissä toimivilla henkilöillä on houkuttelevia, kilpailukykyisiä ja ansioitumiseen perustuvia uravaihtoehtoja edistetään yhteistyötä osaamiskeskusten kuten yliopistojen ja ajatushautomojen kanssa osaamisen kehittämiseksi HANKO-hankkeessa on määritelty seuraavat valtionhallinnon hankintaosaamisen kehittämistavoitteet ja kytketty niihin seuraavat keinot: Lisätä johdon tietämystä ja ymmärrystä hankintatoimen merkityksestä organisaation toimintasuunnitelman toteuttamisessa ja määrärahojen tehokkaassa käytössä Keinot: Johdon informointi -tiedotustilaisuus ja -tiedote (sisältö: esim. vastuuhenkilön nimeäminen, hankintojen ohjaus- ja suunnittelumallin käyttö, määräraharaportin esittely, hankintojen suunnittelun vuosikello ja case-esimerkkejä siitä, miten hankintatoimella kehitetään organisaation toimintaa, hankinnat säästöjen ja laadukkaan toiminnan mahdollistajana) Varmistaa hankintaprosessin tuloksellinen, tehokas ja asiantunteva toteutus: oikea osaaminen, oikeilla henkilöillä Keinot: Hankintatoiminnan keskittäminen soveltuvin osin (kilpailutukset, sopimus- ja toimittajahallinta sekä tilaaminen ja laskujen käsittely) Työn ohjaus ja opastaminen työssä, oman organisaation sisäisestä koulutuksesta ja tiedonvaihdosta huolehtiminen, ulkopuoliseen koulutukseen ja verkostotapaamisiin osallistumisen mahdollistaminen, omaehtoisen koulutuksen tukeminen ja muut keinot Hankintatoimen ohjeistuksen ajan tasalla pito, malliasiakirjojen käyttö, yhteisten hankintajärjestelmien käyttö Organisaation sekä hankintahenkilöstön osaamisen kehittämissuunnitelmien laatiminen osana organisaation muuta osaamisen kehittämistä Siirtää painopistettä hankintalainsäädännön osaamisen korostamisesta kohti laaja-alaisen hankintaosaamisen korostamista Keinot: Huomio koulutuksessa ja osaamisen kehittämissuunnitelmissa muuhunkin kuin hankintalainsäädännön asioihin (hankintatoimen osaamisalueet rooleittain ja tasoittain linkitettynä hankintaprosessin vaiheisiin ja tehtäviin) Vaikuttaa positiivisesti hankintahenkilöstön työhyvinvointiin, työn sujuvuuteen ja itsensä kehittämisen motivointiin Keinot: Työnohjaus ja neuvonta, mahdollisuus yhteiseen ja omaehtoiseen koulutukseen (verkko-opiskelu), ajantasaiset työskentelyvälineet ja IT-järjestelmät, helppo tiedonhakukanava.

46 46 5 Hankintaosaamisen kehittämiskeinot Hankintaosaamisen kehittämiseen voidaan käyttää useita eri keinoja, kuten jo edellä tavoitteiden yhteydessä on esitetty. Näiden keinojen ennakkoluuloton käyttö mahdollistaa eri tarpeiden pohjalta tulevien osaamisen kehittämistarpeiden toteuttamisen. Hankintaosaamisen kehittämiskeinoja ovat mm: Työssäoppiminen ja reflektio Työnohjaus ja opastaminen työssä Perehdytyskoulutus Työn ohjaaminen, tutorointi, mentorointi Työpalaverit, kehityskeskustelut Asiantuntijaryhmät, verkostot Muu hiljaisen tiedon siirtäminen Organisaation järjestämä ja tukema koulutus, valmennus ja tuki Sisäiset kurssit, teemapäivät, tapaamiset, verkostot, webinaarit, oman henkilöstön voimin tai ulkopuolisen tahon vetämänä Tutkintotavoitteinen tai muu ammatillinen täydennyskoulutus (hankintaosaamisen kehittämiseksi) Sisäisen valvonnan ja VTV:n tarkastuspalautteiden huomiointi Ulkopuolisen tahon järjestämä ja toteuttama koulutus, valmennus sekä tuki- ja asiantuntijapalvelut Kurssit, teemapäivät, asiantuntija-/verkostotapaamiset, webinaarit ja pidempikestoiset koulutukset ja valmennukset Tuki- ja asiantuntijapalvelut Muu ulkopuolinen tuki: esim. task force -ryhmä Omaehtoinen opiskelu Verkko-opiskelu (intranet, opetusvideot, oman organisaation koulutus, ulkopuolisen tarjoama) Muu tiedonkeruu (kirjallisuus, artikkelit, MAO-tapaukset, tietokannat, sharepoint-kirjastot) Tutkintotavoitteinen tai muu ammatillinen täydennyskoulutus (muun kuin hankintaosaamisen kehittämiseksi) Muut toimenpiteet Työkierto Urajärjestelyt Virkamiesvaihto 6 Hankintaprosessin vaiheisiin liittyvät roolit ja osaamisalueet Valtion hankintatoimeen osallistuvien henkilöiden määrää ei tällä hetkellä tarkkaan tiedetä, mutta hankintatoimesta ja eri hankintakategorioista vastaavia henkilöitä on arviolta noin 150. Hankintaprosessin eri vaiheisiin osallistuvia henkilöitä on arviolta useita tuhansia. Näitä ovat esim. hankintoja suunnittelevat ja toteuttavat henkilöt, jotka osallistuvat hankinnan kohteen määrittelyyn, kilpailuttamiseen, tilaa-

47 47 miseen, laskujen käsittelyyn ja/tai sopimus- ja toimittajahallintaan sekä hankintojen valvontaan osallistuvat henkilöt. HANKO-hankkeessa on määritelty hankintatoimen osaamisalueet ja kiinnitetty ne hankintaprosessin eri vaiheisiin ja rooleihin. Nämä on esitetty kuvissa 12 ja 13. Kuva 12. Hankintaprosessiin vaiheet, osaamisalueet, tehtävät ja roolit Osa 1 Osaalue Hankintatoimen ohjaus ja organisointi Hankintatoimen analysointi ja kategorisointi Hankintojen suunnittelu Kilpailuttaminen Tehtävät ja osaamistarpeet Hankintatoimesta vastaavan henkilön nimeäminen ja tehtävien määrittäminen Hankintatoimen tavoiteasetanta Hankintatehtävien ohjaus, organisointi ja työnjako (keskittäminen) Hankintavaltuuksien määrittäminen Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja analysointi Hankintojen kategorisointi Vuosittaisen kategoriakohtaisen hankintamäärärahojen käyttösuunnitelman laatiminen Hankintojen toteutustavan valinta Kilpailutuskalenterin laatiminen ja vastuiden määrittely Toimittajamarkkinoiden analysointi ja hallinta Toimittaja-arviointi ja toimittajariskit Kilpailutusten valmistelu, suunnittelu ja toteutus Sähköisen kilpailutusratkaisun käyttö kilpailutuksissa Uuden hankintalain soveltaminen kilpailutuksissa Rooli (kuka/ ketkä osallistuvat) Viraston johto Hankintatoimesta vastaava Hankintapäällikkö (Hankintatoimesta vastaava) Hankintapäällikkö Kilpailutuksesta vastaava(t) (Hankintatoimesta vastaava) Hankintapäällikkö Substanssiasiantuntijat Kilpailutuksesta (ja sopimuksesta) vastaavat Hankintapäällikkö Kilpailutuksesta ja sopimuksesta vastaavat Substanssiasiantuntijat Lakimies (Taloushallinnosta vastaava) Taloushallinnosta vastaava/ Talousasiantuntija Taloushallinnosta vastaava/ Talousasiantuntija Toiminnan ja talouden suunnittelusta vastaava Kuva 13. Hankintaprosessiin vaiheet, osaamisalueet, tehtävät ja roolit. Osa 2 Osa-alue Sopimus- ja toimittajahallinta Tilaaminen Laskujen käsittely ja maksaminen Hankintojen seuranta ja jälkiarviointi Tehtävät ja osaamistarpeet Sopimusasiakirjojen laadinta ja hallinta Sopimuksen muutoshallinta Sopimuksen toteutumisen seuranta ja toimitusten valvonta Toimittajamarkkinoiden seuranta Toimittajariskienhallinta Toimittajasuhteiden hallinta ja kehittäminen Toimittajien suorituskyvyn valvonta Laskun käsittelyn automatisointikeinojen mahdollistaminen (sopimuskohdistus) Tilausten tekeminen sovittujen tilaustapojen mukaisesti (eri tilaustyypit, maksuaikakortin käyttö) Toimituksen valvonta Tavaran/palvelun vastaanotto Tilaustenhallintajärjestelmän käyttöasteen nostaminen Laskun käsittelyn automatisointikeinojen mahdollistaminen Laskujen käsittely Laskujen käsittelyn automatisointi (sopimuskohdistuksen käyttö, tiliöintikoodin käyttö) Määrärahojen käytön seuranta kvartaaleittain tai kuukausittain Hankintakustannusten seuranta Hankintasuunnitelmien toteutumisen seuranta Hankintojen jälkiarviointi Hankintatoimen tilan ja prosessikustannusten seuranta Rooli (kuka/ ketkä osallistuvat) (Hankintatoimesta vastaava) Hankintapäällikkö Sopimuksesta (ja kilpailutuksesta) vastaavat Substanssiasiantuntijat Lakimies Tavaran/palvelun vastaanotosta vastaavat (Hankintapäällikkö) Tilaamisesta ja toimituksen valvonnasta vastaavat Substanssiasiantuntijat Tavaran/palvelun vastaanotosta vastaavat Laskujen käsittelystä vastaavat Talousasiantuntija Viraston johto Hankintatoimesta vastaavat Hankintapäällikkö Kilpailutuksesta ja sopimuksesta vastaavat Substanssiasiantuntijat Taloushallinnosta vastaavat/ Talousasiantuntija

48 48 7 Nykytilakartoitus ja maturiteettianalyysi Organisaatiotasolla hankintaosaamisen kehittäminen voidaan käynnistää selvittämällä organisaation hankintatoimen nykytilaa esim. siten kuin edellä kehittämisalueen 2, kohdassa 3 on kuvattu. Nykytilakartoituksen tuloksista voidaan muodostaa kuva organisaation osaamisesta, jossa tuodaan esille organisaation vahvuudet ja kehittämiskohteet. Samalla on hyvä kartoittaa organisaation toimintaan vaikuttavia keskeisiä ulkoisia ja sisäisiä muutostekijöitä. Näiden perusteella voidaan tunnistaa tulevaisuuden hankintatoimen osaamistarpeita. HANKO-työssä on selvitetty mahdollisuutta muodostaa nykytilakartoituksen tietojen avulla valtion hankintatoimeen soveltuva maturiteettianalyysin malli. Koska hankintayksiköiden vuosittaisten hankintojen arvo vaihtelee muutamista miljoonista euroista reiluun 1,5 miljardiin euroon, kuten aiemmin kehittämisalueen 2, kohdassa 1 on todettu ja kun hankintahenkilöstön määrä vaihtelee organisaatioittain myös yhdestä osa-aikaisesta moniin satoihin, on maturiteettianalyysin muodostaminen vaikeaa siten, että siinä riittävästi kyettäisiin ottamaan huomioon niin pienten yksiköiden tarpeet kuin myös suurten hankintayksiköiden tarpeet. Esimerkki maturiteettianalyysin mallista on esitetty kuvassa 14. Kuva 14. Maturiteettianalyysimalli. Lähde Liikennevirasto Verkostokumppanuudessa markkinat tuottavat parempia ratkaisuja ja ottavat ne nopeammin käyttöön Hinta ja laatu Kiinnostuksen kohde - Tuotteiden määrittely ja hinta, valvonta ja laskutus Ostot materiaaleja ja kapasiteetin täydennystä Paikallisuus Ei strategista otetta Ei tunnisteta hukkaa määrä suuri Hankintakustannukset Kiinnostuksen kohde - hinta ja laatu, kustannustehokkuus ja volyymiedut Ostot materiaaleja ja kapasiteetin täydennystä Laajemman toimittajaverkon hyödyntäminen Yritysjohto kiinnostuu Strategia riippumaton yritysstrategiasta - Hankintojen keskittäminen Tunnistetaan hukka ei kyvykkyyttä merkittävään eliminointiin Avainkumppanuudet Kiinnostuksen kohde - Toimitusketjujen suoritus - kyky ja kumppanuudet - hinta ja laatu, hyötyjen ja riskien jako Palvelujen ostot yleistyvät (innovaatiot) Hankinta integroitu sisäisesti Toimittajamarkkinaa hyödynnetään globaalisti Hankintastrategia osa yritysstrategiaa ja johtamista - hankintaryhmä- ja toimittajakohtaiset tavoitteet Tunnistetaan hukka ja sitä systemaattisesti vähennetään Verkostokumppanuus Kiinnostuksen kohde - Toimittajamarkkinan kehittäminen - Toimitusketjujen asiakas - lähtöisyys (imuohjaus) ja suorituskyky (hukan vähentäminen) - Toimitusketjun yhteistyö, hyötyjen ja riskien jako - hinta, laatu Avaintoimitusketjujen hyödyntäminen (innovaatiot ja kehittäminen) ja integrointi toimintaan Toimittajamarkkinaa hyödynnetään globaalisti Hankintastrategia integroitu yritysstrategiaan - Toimittajamarkkinan analysointi, hallinta ja kehittäminen avainasioita Tuotantosysteemi perustuu imuohjaukseen ja hukan eliminointiin 8 Hankintaosaamisen kehittämisen suunnittelu Hankintaosaamisen kehittämisen suunnittelu henkilötasolla on osa organisaation henkilöstön osaamisen kehittämistä, jonka vastuu on ensisijaisesti esimiehillä ja johon hankintatehtävissä toimivat osallistuvat mm. kehityskeskusteluissa. Hankintaosaamisen kehittämistavoitteiden mukaisesti on tärkeää varmistaa, että oikea osaaminen on oikealla henkilöllä ja oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Hankintaosaamisen kehittämistarpeita on syytä käsitellä roolien pohjalta tämän kehittämisalueen kohdassa 6 kuvattujen hankintaprosessin vaiheiden ja tehtävien mukaisesti. Hankintaosaamisen kehittämisen suunnittelutehtäviä voidaan kuvata mm. seuraavasti.

49 49 Kartoita organisaation hankinta-alan tehtävät ja keskeiset muutostekijät Mitä eri kohderyhmiä on, millaiset ovat organisaation yksiköt, roolit ja raportointisuhteet Mitkä ovat keskeisiä osaamisen kehittämisessä huomioitavia muutostekijöitä (lainsäädäntömuutos, järjestelmien käyttöönotto, organisaatiomuutos, sopimus- ja toimittajahallinta, vastuullisuus, innovatiivisuus, riskienhallinta tms.) Määritä, mitä osaamista tehtävän hoitaminen edellyttää Tiedot ja taidot, vertaa tunnistettuja osaamisia strategisiin tavoitteisiin ja muutostekijöihin - onko linjassa? Tehtävien eritteleminen konkreettiselle tasolle; mitä pitää osata, jotta tehtävää voi hoitaa laadukkaasti, huomioi myös sijaisuuksien vaatima osaaminen. Mikä on vaadittu osaamisen taso? Miten osaaminen näkyy käytännössä? Arvioi tehtävänhoitajan osaaminen suhteessa tehtävään ja ennalta määriteltyihin osaamisvaatimuksiin: substanssiosaamisen mittaaminen ja/tai henkilökohtainen arvio ja/tai esimiehen arvio osaamiskartoitus tai koulutustarvekartoitus Laadi yksilölliset ja ryhmäkohtaiset kehittymissuunnitelmat Järjestä mahdollisuus koulutukseen tai työssäoppimiseen ja seuraa suunnitelman toteutumista milloin, miten, kenen toimesta, kuinka paljon osaamisen kehittämiseen tulee investoida Tarvittaessa toteuta omat opintojaksot osaamisen kehittämiseksi Jos toteutat itse, määrittele tavoite, sisältö, menetelmä, arviointi, aikataulu, vastuuhenkilö Kullekin henkilölle voidaan laatia henkilökohtainen kehityssuunnitelma, kun on tiedossa osaamisen nykytaso ja yhteisesti sovittu tavoitetaso ja sopia hankintaosaamisen kehitystoimenpiteistä kehityskeskusteluissa esimerkiksi kuvassa 15 esitetyllä kehittämissuunnitelman mallilla. Kuva 15. Osaamisen kehittämissuunnitelman malli Nimi: Yksikkö: Pvm: Kehitettävät osaamiset Nykytaso Tavoitetaso Kehitystoimenpiteet Aikataulu Vastuuhenkilö Muita kehitystoiveita Muistiinpanoja Allekirjoitukset

50 50 On tärkeää tunnistaa, että eri organisaatioissa voi hankintaprosessin vaiheen eri tehtävien osaamisen tavoitetaso vaihdella yksikön hankintojen arvon, luonteen sekä monimutkaisuuden perusteella (kuva 16). Kaikkien ei tarvitse olla tehtävän erikoisasiantuntijoita tai alansa huippuja. Juuri tästä syystä on HANKOhankkeessa päädytty siihen, etteä hankintaprosessin eri osaamisalueisiin ei määritellä yleisiä ja yhteisiä valtionhallinnon osaamisvaatimuksia. Kuva 16. Osaamisen nykytaso ja tavoitetaso Taso Osaamisen nykytaso Kuvaus Osaamisen tavoitetaso Koulutustarve/täydentyy 0 Ei osaaja Ei osaa, ei tunne asiaa Ei tarvitse osata 1 Aloittelija, perustietojen omaaja Osaa kertoa, mistä asiassa on kyse, tuntee peruskäsitteet 2 Noviisi - peruskäyttäjä Osaa perusteet, pystyy tekemään, mutta tarvitsee osin ohjausta 3 Asiantuntija Osaa käyttää, osaa tehdä, pystyy hyödyntämään työssä 4 Erikoisasiantuntija Osaa syvällisesti, osaa opettaa asiaa ja neuvoa ammattilaisia 5 Alansa huippu Valtakunnallisesti tunnustettu osaaja 9 Oppiva organisaatio Lopuksi loppuraporttiin on lainattu Paula Kirjavaisen ja Ritva Laakso-Mannisen teoksesta Strategisen osaamisen johtaminen oppivan organisaation tunnuspiirteitä, jotka voidaan asettaa myös valtion hankintatoimen organisaatioiden tavoiteltaviksi tunnuspiirteiksi (kuva 17). Kuva 17. Oppivan organisaation tunnuspiirteitä Osatekijä Reagointi ulkoiseen ympäristöön Yhteinen visio Sisäiset toimintamallit ja rakenteet Yksilön kehittäminen Tiimityö Esimiestyö Oppivan organisaation tunnuspiirre Herkkyys asiakas- ja loppukäyttäjärajapinnassa Kyky luoda yhdessä suuntaa tulevaisuuteen Kyky muuttaa toimintatapoja Avoin sisäinen viestintä Muutoksen mahdollistava rakenne Jatkuva yksilön osaamisen kehittäminen Tehtäväkierto Oppiminen yhdessä kokemuksen kautta Luottamus ja valtuudet toimia Osallistava ja delegoiva johtamistapa

51 51 Taulukossa 24 on kuvattu kehittämisalueen 4 valtion eri tasoja koskevat toimenpide-ehdotukset Taulukko 24. Hankintaosaamisen kehittämistä koskevat toimenpide-ehdotukset KA 4: Toimenpide-ehdotukset Vastuu Aika Valtiotaso Valtion hankintaosaamisen kehittäminen VM 2016 VM järjestää vuosittain hankintaverkoston tapaamisen ja/tai koulutustilaisuuden. - > Hankintaosaamisen kehittämisen ohjausryhmä VM kokoaa hankintaosaamisen kehittämisen ohjausryhmän tai verkoston koordinoimaan osaamisen kehittämistä ja selvittämään mm. hankintatoimen ammattitutkinnon ja/tai sertifioinnin edellytyksiä. HANKO-hankkeen tulosten toimeenpano VM ohjaa ministeriöitä HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotusten toimeenpanoon sekä tukee ja seuraa neuvottelukunnan kanssa toimeenpanon toteuttamista vuosittain hankintaverkostotapaamisissa. VM/ ryhmä > VM > Ministeriötaso Hallinnonalojen hankintaosaamisen kehittäminen Ministeriöt tai niiden alaiset hankintayksiköt järjestävät vuosittain hankintaverkoston tapaamisen ja/tai koulutustilaisuuden. Min 2016 Ministeriöt ohjaavat virastoja ottamaan hankintaosaamisen kehittäminen osaksi kehityskeskusteluja. - > HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotusten toteuttaminen Ministeriöt ohjaavat hankintayksiköitä HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotusten toteuttamiseen sekä tukevat ja seuraavat toimeenpanon toteuttamista Min > Virastotaso Virastojen hankintaosaamisen kehittäminen Virastotasolla hankintaosaamisen kehittämisen tulee perustua mm. seuraaviin toimenpiteisiin. Vir > o hankintaosaamisen yksilökohtaisen tason selvittäminen ja osaamisen kehittämistoimet otetaan olennaiseksi osaksi kehityskeskusteluita, o hallinnonalan hankintatoimen sekä muihin hankintaverkostojen tapaamisiin ja/tai hankintakoulutukseen osallistutaan suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti käytössä olevien resurssien puitteissa o loppuraportissa kuvatut hankintaosaamisen kehittämisen keinot otetaan käyttöön systemaattisesti ja tavoitteellisesti (työssä oppiminen, työnohjaus, sisäinen ja ulkoinen koulutus, asiantuntijapalvelut sekä muut keinot kuten työkierto) Henkilötasolla hankintaosaamisen kehittäminen on myös kunkin hankintatehtävissä toimivan henkilön omalla vastuulla. HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotusten toteuttaminen Virastojen tulee ryhtyä HANKO-hankkeen virastoja koskevien toimenpide-ehdotusten toteuttamiseen ja HANKO-työkalupakin välineiden hyödyntämiseen systemaattisesti ja tavoitteellisesti. Vir >

52 52 HANKO-hankkeen toimeenpano 1 HANKO-hankkeen toimeenpano ja Viraston hankintatoimen kehityspolku HANKO-hankkeen toimenpide-ehdotukset ja toimeenpanosuunnitelma ovat erillisessä asiakirjassa, jota päivitetään toimeenpanon edistyessä. Viraston hankintatoimen kehittämisen hyödyt Kun viraston hankintatoimea ryhdytään kehittämään, saadaan toiminnassa syntymään säästöjä hankintatoimen prosessikustannuksissa toimintojen järkevällä ohjauksella, organisoinnilla, keskittämisellä ja työnjaolla, päällekkäisen työn karsimisella sekä asiantuntemuksen paremmalla hyödyntämisellä, valvomalla sopimusten toteutumista ja tilausten toimitusta ja kehittämällä toimittajayhteistyötä sekä tehostamalla ja automatisoimalla laskujen käsittelyä parempia hintaetuja kilpailutusten yhdistämisellä, puitesopimusten paremmalla hyödyntämisellä, optimoimalla tilaus- ja toimitusmääriä ja maksamalla vain hyväksytysti vastaanotetuista tuotteista ja palveluista sopimuksen mukainen hinta säästöjä myös tekemällä ainoastaan todelliseen tarpeeseen perustuvia, oikein priorisoituja, toiminnan edellyttämiä, suunniteltuja, yhtenäistä tuote- ja palveluvalikoimaa koskevia hankintoja. Tässä loppuraportissa kuvatuista asioista ja toimenpide-ehdotuksista voidaan muodostaa viraston hankintatoimen kehityspolku niille toimenpiteille, joita tekemällä viraston hankintatoimi voidaan ottaa haltuun ja tehostaa sitä askel kerrallaan. Sähköisen kilpailutusratkaisun käyttöönotosta on saatavissa tietoa Hanselin internet-sivuilta TILHAn käytön tehostamisesta ja laskujen käsittelyn tehostamisesta on saatavissa lisätietoa Valtiokonttorin julkaisemasta Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt -ohjeesta Valtiokonttorin internet-sivuilta Kuva 18. Viraston hankintatoimen kehityspolku Johdon sitouttaminen hankintatoimen haltuunottoon ja hankintavastuutahon nimeäminen Tilaustenhallinnan käytön tehostaminen Laskujen käsittelyn tehostaminen (HAMA) Sopimus- ja toimittajahallinnan kehittäminen Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja kehitystoimenpiteiden suunnittelu Kilpailutuksen suunnittelu ja kehittäminen Määräraha- ja muusta seurannasta huolehtiminen Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Hankintojen suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi Osaamisen kehittäminen

53 2 Lisätietolähteitä 53 HANKO-työssä on tutustuttu lukuisiin valtion hankintatointa sekä valtion ohjausjärjestelmiä koskeviin ja niiden kehittämiseen liittyviin asiakirjoihin, selvityksiin, raportteihin ja julkaisuihin. Liitteeseen 15 on koottu niistä keskeisimmät. Liiteluettelo: Liitteet 1 Asettamispäätös 2 HANKO-hankkeen osallistujat 3 Valtion hankintatoimen keskeiset toimijat ja niiden tehtävät 4 Valtion hankintatoimen toimintojen nykytila ja tavoitetilan selkeyttäminen 5 Viraston hankintatoimen ohjaus ja organisointi -ohjemalli 6 Raporttimalli 7 Hankintakategorioihin kuuluvat lkp-tilit 8 Viraston hankintojen suunnittelu -ohjemalli 9 Hankintojen toteutusvaihtoehdot 10 Hankintatarpeiden keruulomake 11 Hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin mallit 12 Hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita 13 Yksittäisen hankinnan suunnittelun muistilista 14 Sopimus- ja toimittajahallinnan ohje 15 Lisätietolähteitä

54 54

55

56 VALTIOVARAINMINISTERIÖ Snellmaninkatu 1 A PL 28, VALTIONEUVOSTO Puhelin Telefaksi ISSN (pdf) ISBN (pdf) Helmikuu 2016

57 Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportin liitteet: 1 Asettamispäätös 2 HANKO-hankkeen osallistujat 3 Valtion hankintatoimen keskeiset toimijat ja niiden tehtävät 4 Valtion hankintatoimen toimintojen nykytila ja tavoitetilan selkeyttäminen 5 Viraston hankintatoimen ohjaus ja organisointi - ohjemalli 6 Raporttimalli 7 Hankintakategorioihin kuuluvat lkp-tilit 8 Viraston hankintojen suunnittelu -ohjemalli 9 Hankintojen toteutusvaihtoehdot 10 Hankintatarpeiden keruulomake 11 Hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin mallit 12 Hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita 13 Yksittäisen hankinnan suunnittelun muistilista 14 Sopimusten elinkaarenhallinta 15 Lisätietolähteitä

58 Liite 1 Valtiovarainministeriö Asettamispäätös VM083:00/ / / Valtion hankintatoimen kehittämishanke Asettaminen Valtiovarainministeriö on tänään asettanut valtion hankintatoimen kehittämishankkeen ja sen toteutusta ohjaavan ohjausryhmän. Toimikausi Tausta Valtion hankintatoimen keskeisiksi kehittämistavoitteiksi on valtion vuoden 2009 hankintastrategiassa määritelty yhteishankintojen käytön lisääminen ja hankintatoimen kehittäminen siten, että hankinnat toteutetaan mahdollisimman taloudellisesti, tehokkaasti ja kestävällä tavalla. Strategia-asiakirjassa asetettiin yhdeksän kehittämistoimenpidekokonaisuutta. Valtion hankintatoimen neuvottelukunta päätti tehdä kartoituksen valtion hankintatoimen nykytilasta. Kartoitus kattoi käytännössä koko valtionhallinnon ja se valmistui loppuvuonna Siinä on selvitetty mm. valtion hankintastrategiassa asetettujen tavoitteiden toteutumista.. Valtion hankintatoimen nykytilaa v koskevan selvityksen perusteella kehittämistarpeita on edelleen valtion hankintastrategiaan nähden erityisesti valtion hankintatoimen ohjausmallin ja organisoinnin selkeyttämisessä, virastojen hankintastrategioiden laatimisessa, hankintojen suunnitelmallisuuden lisäämisessä ja seurannan kehittämisessä sekä hankintaosaamisen kehittämisessä. Uusina kehittämiskohteina selvityksessä nostetaan esille lisäksi sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön vahvistaminen. Valtion hankintatoimen tilaa koskevan selvityksen sisältämien kehittämisehdotusten pohjalta on laadittu alustava toteutussuunnitelma, joka on käsitelty ja hyväksytty valtion hankintatoimen neuvottelukunnassa. Kehittämistyön toteutusta tukee Hansel Oy. Tavoitteet Valtion hankintojen kehittämishankkeen päätavoitteena on tehostaa valtion hankintaprosessia ja lisätä sen tuottavuutta. Tämän saavuttamiseksi tarkoituksena on: Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia määrittelemällä valtion konsernitason vastuu valtion hankintatoimen ohjauksessa sekä ministeriöiden vastuut hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksessa luomalla yhteinen hankintojen ohjausmalli virastojen käyttöön

59

60

61 Hanko-hankkeen osallistujat Liite 2 Hankkeen omistaja: Hytönen Tomi, budjettineuvos, VM/BO, VM/HO alkaen Hankkeen ohjausryhmä kehittämisalueilla 1-2: Koivurinta Hannu, neuvotteleva virkamies, VM/BO, VM/HO alkaen Riku Jylhänkangas, tietohallintoneuvos, VM/JulkICT, VM/BO alkaen Närvänen Susanna, toimialajohtaja, Hansel Hannonen Niina, neuvotteleva virkamies, VM, Lehtomäki Liisa, lakimies, Hansel Oy Hankkeen asiantuntijaryhmät: Kehittämisalue 1, : Koivurinta Hannu, VM Jylhäkangas Riku, tietohallintoneuvos Autio Eriika /Haikarainen Ara, Tekes Juopperi Kari, Tulli Kangasniemi Virpi/Kuistio Laura/Toivonen Seppo, Liikennevirasto Kettunen Keijo, Valtiokonttori Kumpulainen Ulla, Sisäministeriö Laakso Antti, Aalto-yliopisto Pinni Kalle, Pääesikunta Pulkkinen Matti /Talonen Kirsi, STM Westermarck Ulla, OM Lehtomäki Liisa, Hansel Oy Risikko Tuula /Vuorinen Tuomo, Hansel Oy Kehittämisalue : Koivurinta Hannu, neuvotteleva virkamies Jylhäkangas Riku, tietohallintoneuvos Autio Eriika /Haikarainen Ara, Tekes Hänninen Mika, Verohallinto Jantunen Juho-Antti, OKM Juopperi Kari, Tulli Kangasniemi Virpi/Kuistio Laura/Toivonen Seppo, Liikennevirasto Kettunen Keijo, Valtiokonttori Kumpulainen Ulla, Sisäministeriö Laakso Antti, Aalto-yliopisto Laine Risto/Rajaniemi Heli, Poliisihallitus Pinni Kalle, Pääesikunta Pulkkinen Matti /Talonen Kirsi, STM Suomela Ulla, HAUS kehittämiskeskus Oy Westermarck Ulla, OM Lehtomäki Liisa, Hansel Oy Risikko Tuula /Vuorinen Tuomo, Hansel Oy Kehittämisalue 3 ajalla : Koivurinta Hannu, neuvotteleva virkamies Alatalo-Reunanen Sirpa, Tulli Autio Eriika /Haikarainen Ara, Tekes Hänninen Mika, Verohallinto Jantunen Juho-Antti, OKM Julin Jaakko, Trafi

62 Kettunen Keijo, Valtiokonttori Kuistio Laura/Toivonen Seppo, Liikennevirasto Kumpulainen Ulla, Sisäministeriö Laakso Antti, Aalto-yliopisto Nordberg Carl-Johan, HAUS kehittämiskeskus Oy Pinni Kalle, Pääesikunta Pulkkinen Matti /Talonen Kirsi, STM Rajaniemi Heli, Poliisihallitus Rantala Anri, Eduskunta Rautiainen Anne, OM Tolonen Hannu, ELY-keskus Vuorikoski Mikko, Valtori Lehtomäki Liisa, Hansel Oy Risikko Tuula /Olkinuora Mervi/Vuorinen Tuomo, Hansel Oy Kehittämisalue 4 ajalla : Koivurinta Hannu, neuvotteleva virkamies Autio Eriika /Haikarainen Ara, Tekes Huttala Sirkka/Kumpulainen Ulla, Sisäministeriö Hänninen Mika, Verohallinto Jantunen Juho-Antti, OKM Julin Jaakko, Trafi Laakso Antti, Aalto-yliopisto Laaksonen Tuomas, Tulli Liljavuori Janne, Poliisihallitus Nordberg Carl-Johan/Saharinen Anna, HAUS kehittämiskeskus Oy Pinni Kalle, Pääesikunta Pitkänen Pulkkinen Matti /Talonen Kirsi, STM Rajaniemi Heli, Poliisihallitus Rantala Anri, Eduskunta Rautiainen Anne, OM Toivonen Seppo, Liikennevirasto Tolonen Hannu, Ely-keskus Vuorikoski Mikko, Valtori Lehtomäki Liisa, Hansel Oy Risikko Tuula /Vuorinen Tuomo, Hansel Oy Hankkeen valmisteluryhmä: Koivurinta Hannu, neuvotteleva virkamies, VM/BO, VM/HO alkaen Hannonen Niina, neuvotteleva virkamies, VM/BO, Lehtomäki Liisa, lakimies, Hansel Oy Risikko Tuula, vastaava asiantuntija, Hansel Oy Olkinuora Mervi, yksikön päällikkö, Hansel Oy, Kehittämisalueessa 3 Vuorinen Tuomo, kilpailuttamiskonsultti Hansel Oy Hankepäällikkö: Lehtomäki Liisa, lakimies, Hansel Oy

63 Liite 3 VALTION HANKINTATOIMEN KESKEISET TOIMIJAT JA NIIDEN TEHTÄVÄT Valtion hankintatoimeen ja julkisten hankintojen toteuttamiseen on määritelty kymmenen keskeistä toimintoa. Niistä vastaa ja niihin osallistuu lukuisia toimijoita alla kuvatulla tavalla: No Toiminto Toimijat 1 Valtion hankintatoimen yleinen ohjaus, organisointi ja kehittäminen (kehittämislinjaukset) VM apunaan valtion hankintatoimen neuvottelukunta 2 Julkisten hankintojen lainsäädännön kehittäminen ja Osallistuminen kansainväliseen julkisia hankintoja koskevaan lainsäädäntö- ja muuhun yhteistyöhön TEM TEM, VM 3 Yhteishankintojen ja muiden yhteisten hankintojen toteuttaminen (yhteisiä hankintoja toteuttavien ja ohjaavien työnajako). Erillishankintojen toteuttaminen Hansel, Senaatti-kiinteistöt, Valtori, VK, Palkeet, VNHY PVLOGL, LiikV ja muut hankintayksiköt 4 Julkisia hankintoja koskeva neuvonta ja asiantuntija-apu Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, Motivan hankintapalvelu, Hansel, VNHY, Tekes, Sitra, rekisteriyksiköt ja hankintayksiköt 5 Julkisia hankintoja koskevan ohjeistuksen ylläpito ja kehittäminen VM, TEM, YM, Motiva hankintapalvelu, VK, VNHY, Tekes, Sitra ja hankintayksiköt 6 Julkisia hankintoja koskevan ilmoituskanavan ylläpito ja TEM kehittäminen 7 Julkisia hankintoja koskevien tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpitäminen VK, Palkeet, Hansel, TEM, hankintayksiköt 8 Julkisia hankintoja koskevan osaamisen kehittäminen HAUS ja muut koulutusorganisaatiot sekä hankintayksiköt 9 Julkisia hankintoja koskeva valvonta ja tarkastus VTV, sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen toimijat 10 Julkisia hankintoja koskeva oikeussuoja MAO, KHO, vahingonkorvauksen osalta alioikeudet, hankintayksiköt hankintaoikaisujen osalta Valtiovarainministeriö (VM) Valtioneuvoston valtiovarainministeriötä koskevan asetuksen mukaan valtion hankintatoimen yleinen ohjaus ja kehittäminen ovat valtiovarainministeriön vastuulla. Siihen kuuluu mm: Toimija VM: Valtion hankintatoiminnan yleinen ohjaus ja kehittäminen Tehtävät Valtion konsernitason hankintatoimen yhteisiä toimintamalleja ja hankintavastuuta koskevien linjausten tekeminen, organisointia koskevien linjausten tekeminen, yhteishankintojen toteutusta koskevien säädösten antaminen ja linjausten tekeminen sekä yhteishankintojen edistäminen o Yhteisiä toimintamalleja koskevat linjaukset o Hankintavastuiden ja työnjaon määrittäminen yhteishankintayksikölle ja muille hankinta-asiantuntijayksiköille o Organisointia koskevat linjaukset o Yhteishankintavelvoitteen piirissä olevien tuotteiden luettelon ylläpitämi-

64 VM: Konsernitoimijoiden ohjaus VM: Valtion hankintatoimen toimintakertomus nen ja sitä koskevien säädösten antaminen o Yhteishankintojen edistäminen Valtion hankintatoimen kehittämistä koskevien yhteisten tavoitteiden asettaminen sekä tavoitteiden toteutumisen ja toiminnan tuloksellisuuden seuranta. Valtion hankintojen suunnittelua koskevien suositusten antaminen Valtion hankintatoimen tietotekniikan hyödyntämistä hankintatoimessa koskevien linjausten tekeminen Valtion hankintaosaamisen kehittämistä koskevien suositusten antaminen Valtion hankintatoimen ohjeistuksen sekä toimintatapojen ja menetelmien kehittämissuositusten antaminen o hankintakäsikirja, JYSEt, JITit o nettisivujen ylläpito, FAQ, linkit o hyvät käytännöt ja malliasiakirjat Valtion hankintatoimen konsernitoimijoiden ohjaus o Hansel Oy, joka on valtion yhteishankintayksikkö. o Senaatti-kiinteistöt -liikelaitos, joka tuottaa toimitilapalveluita virastoille ja laitoksille valtion omistamissa kiinteistöissä sekä kiinteistöihin liittyviä muita palveluja. o Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, jonka tehtävänä on tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ict-palvelut. o Valtiokonttori, jonka tehtävänä on mm. eräiden valtion hankintatoimen prosessien kehittämiseen tähtäävien hankkeiden (kuten sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä ja sähköinen matkanhallintajärjestelmä) toteuttaminen koko valtionhallinnolle. o HAUS kehittämiskeskus Oy, joka tuottaa mm. hankintatoimen koulutusta koskevia palveluja. Valtion hankintatointa koskevan toimintakertomuksen laatiminen hallituksen vuosikertoimukseen o vm laatii hallituksen vuosikertomukseen kuvauksen valtionkonserniohjauksen ja yhteisten palvelujen osalta hankintatoimesta. Valtion hankintatoimen neuvottelukunta Valtion hankintatoimen neuvottelukunnan tehtävänä on sitä koskevan asettamiskirjeen (VM127:00/2014/ ) perusteella: Toimija Valtion hankintatoimen neuvottelukunta Tehtävät Seurata valtion hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden toteutumista, keskustella yhteisistä kehittämistarpeista ja strategisista painopisteistä. Edesauttaa ja seurata valtion hankintatoimen kehittämishankkeen ehdotusten toimeenpanoa ja hankintatoimeen liittyvien parhaiden käytäntöjen leviämistä valtionhallinnossa. Seurata hankintatoimen toimintaympäristössä tapahtuvia mm. lainsäädäntöön liittyviä muutoksia. Arvioida kehittämistoimien onnistumista ja esittää kehittämisajatuksia valtiovarainministeriölle. Ministeriöt

65 Valtion konsernitason hankintastrategia tarjoaa näkökulmia hankintatoimen kehittämiseen ja ohjaa ministeriöitä oman hallinnonalan hankintatoimen yleisessä ohjauksessa. Siihen kuuluu mm. Toimija Tehtävät Ministeriöt Hallinnonalansa hankintastrategian laatiminen tai hankintatoimen kehittämissuunnitelman laatiminen ja toteuttaminen sekä toteutumisen seuranta tai hallinnonalansa hankintastrategian toimeenpanon seuranta. Ohjeiden antaminen hallinnonalansa virastojen ja laitosten hankintasuunnitelmien (hankintaa koskevien määrärahojen budjetointi ja hankintatarpeiden kartoittaminen) tekemiseen sekä suunnitelmien toteutumisen seurantaan VM:n antamien ohjeiden perusteella. Hallinnonalan hankintaosaamisen kehittämistä koskevien suositusten antaminen. Osana tulosohjausta vastuu siitä, että sovittuja ja määrättyjä koko valtiokonsernia koskevia keskitettyjä menettelyjä noudatetaan (yhteishankintavelvoite, yhteiset tietotekniikan hyödyntämistä koskevat linjaukset, yhteiset vakiosopimusehdot, hankintakäsikirja) ja hankintatoimen yleisiä hyviä käytäntöjä hyödynnetään. Ministeriöiden oman hankintatoimensa johtaminen, organisointi, IT-ratkaisut sekä kehittäminen ja osaamisen kehittäminen. Ministeriöiden omien hankintojensa suunnittelu, toteutus, sopimushallinta, toimittajayhteistyö ja valvonta. Valtioneuvoston hallintoyksikkö (VNHY) VNHY:llä on valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhtein(s)en hankintatoimen ohjaus, kehittäminen ja yhteensovittaminen. Virastot Valtion virastot ja laitokset vastaavat omien hankintojensa osalta seuraavasta: Toimija Valtion virastot ja laitokset Tehtävät Hankintatoimen organisointi eli kuka henkilönä vastaa hankintatoimesta, onko apuna hankintaryhmää, ohjausryhmää tms. Hankintatoimen tehtävien ja vastuiden määrittely Työnjaon määrittely esim. tuoteluokittelun pohjalta Hyväksymisvaltuuksien ja pienhankintarajan määrittely, jollei työjärjestyksessä niitä mainita Vastuu hankintojen toteuttamisesta julkisia hankintoja koskevien säädösten ja määräysten mukaan Hankintaohjeen, pienhankintaohjeen, hankintojen ohjausohjeen laatiminen ja ylläpito Kilpailutusten keskittämisen ja tilaamisen hajauttamisen/keskittämisen määrittely Hankintojen suunnitteluprosessin määrittely (sisältäen suunnitteluohjeiden laatimisen, hankintatarpeiden keruun, priorisoinnin, suunnitelman hyväksymisen ja seurannan yhteistyössä taloushallinnon ja substanssivastaavien kanssa) Hankintojen tuoteluokittelun eli kategorisoinnin hyödyntäminen hankintojen ohjauksessa, suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa Hankintojen seuranta ja valvonta Hankintojen toteuttamistapoja koskevissa linjauksissa avustaminen (Hankinta omana työnä vai ulkoistamisen -linjaukset sekä hankintayhteistyömahdollisuuksien hyödyntäminen)

66 Yhteishankintayksikön puitejärjestelyjen hyödyntäminen Valtorin, Senaatti-kiinteistöjen, Valtiokonttorin ja Palkeiden palvelujen käyttö niitä koskevien linjausten mukaisesti Hankintatoimen tietojärjestelmien ja sähköisen asioinnin hyödyntäminen Vastuullisuuden periaatteiden ja innovaatiotoiminnan tukemiseen liittyvien kysymysten huomioon ottaminen Yksikön hankintatoimen asiantuntijoiden osaamisen kehittäminen Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) Työ- ja elinkeinoministeriön tehtävät on kuvattu alla: Toimija Tehtävät TEM Julkisia hankintoja koskeva säädösvalmistelu (hankintalait ja asetus). Säädöksistä tiedottaminen, neuvonta ja sisämarkkinoiden toimivuuden varmistaminen. Julkisten hankintojen neuvontayksikön ylläpitäminen yhdessä Kuntaliiton kanssa. Julkisia hankintoja koskevan sähköisen hankintailmoitusjärjestelmän HILMAn ylläpitäminen. Julkisissa hankinnoissa huomioon otettavien energiansäästötavoitteiden asettaminen. Julkisiin hankintoihin liittyviin asioihin vaikuttaminen EU:ssa ja Maailman kauppajärjestö WTO:ssa. Kertomuksen laatiminen eduskunnalle yhdessä VTV:n kanssa valtion hankintatoimen tilasta. Ympäristöministeriö (YM) Toimija Tehtävät YM Huolehtia siitä, että ympäristötavoitteet sekä työ- ja elinkeinoministeriön energiansäästötavoitteet otetaan huomioon julkisissa hankinnoissa. Hansel Oy Toimija Tehtävät Hansel Oy Tehdä muille hankintayksiköille tavaroita ja palveluja koskevia hankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä. Ylläpitää yhteishankintoina kilpailutettuja sopimuksia. Tuottaa asiakkailleen hankintatoimeen liittyviä asiantuntija- ja kehittämispalveluja. Senaatti-kiinteistöt Toimija Senaattikiinteistöt Tehtävät Tuottaa tilapalveluja ja niihin läheisesti liittyviä muita palveluja valtion virastoille ja laitoksille.

67 Valtiokonttori (VK) Toimija Tehtävät Valtiokonttori Tuottaa valtion virastoille ja laitoksille valtionhallinnon tarvitsemia yhteisiä tietojärjestelmäpalveluja esim. talous- ja henkilöstöhallinnossa. Toteuttaa eräitä valtion hankintatoimen prosessien kehittämiseen tähtääviä hankkeita (kuten sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä TILHA ja sähköinen matkanhallintajärjestelmä M2) koko valtionhallinnolle. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus (Valtori) Toimija Tehtävät Valtori Tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ict-palvelut yhteistyössä Hansel Oy:n kanssa yhdistäen palvelutuotannossaan itsetuottamaansa ja markkinoilta hankittua palvelua ja sovittaa palvelut valtionhallinnolle soveltuviksi. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) Toimija Tehtävät Palkeet Tuottaa asiakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalveluja sekä asiantuntijapalveluja, joista hankintatoimeen liittyy mm. ostolaskujen käsittelyyn liittyvät tehtävät. HAUS kehittämiskeskus Oy Toimija Tehtävät HAUS Tuottaa koulutus- ja kehittämispalveluja mm. hankintatoimen osalta pääasiassa valtionhallinnon muodostamalle sidosryhmäyhteisölle. Hansel, Senaatti-kiinteistöt, Valtori, Valtiokonttori, Palkeet ja HAUS ovat osa valtio-oikeushenkilöä, joten niiden tuottamia palveluja voidaan pitää valtion sisäisinä hankintoina tai sidosyksikköhankintoina, eikä niiltä tehtävää palveluhankintaa tarvitse kilpailuttaa. Julkisten hankintojen neuvontayksikkö Toimija Julkisten hankintojen neuvontayksikkö Tehtävät Antaa neuvontaa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä julkisille hankintayksiköille sekä julkaista tiedotetta julkisiin hankintoihin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Motivan hankintapalvelu Toimija Motivan hankintapalvelu Tehtävät Antaa neuvontaa kestäviin julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä julkisille hankintayksiköille sekä tiedottaa kestäviin julkisiin hankintoihin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Vetää Ekohankintaverkostoa ja järjestää tapaamisia, joissa edelläkävijät esittävät kestäviin julkisiin hankintoihin liittyviä hankintaprojekteja.

68 Innovaatiorahoituskeskus Tekes (Tekes) Toimija Tehtävät Tekes Edistää innovatiivisia julkisia hankintoja antamalla neuvontapalveluja ja rahoitusta. SITRA Toimija Tehtävät SITRA Edistää innovatiivisia julkisia hankintoja antamalla neuvontapalveluja ja rahoitusta. Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) Toimija Tehtävät VTV Ulkoisena tarkastajana tarkastaa mm. valtion taloudenhoitoa ja tehdä vuosittain hankintatoimea koskevia tarkastuksia osana tilintarkastuksia sekä laillisuus- ja tuloksellisuustarkastuksia. Markkinaoikeus (MAO), Korkein hallinto-oikeus (KHO) ja alioikeudet Toimija MAO KHO Alioikeudet Tehtävät Käsitellä hankintayksiköiden hankinta-asioita koskeviin päätöksiin liittyviä valituksia ja kevennettyjen kilpailutusten osalta käsittelylupapyyntöjä ensimmäisenä oikeusasteena. Käsitellä markkinaoikeuden hankinta-asioihin tekemiin päätöksiin liittyviä valituksia. Käsitellä julkisiin hankintoihin liittyviä vahingonkorvauskanteita tilanteissa, joissa on hankintalain tai sen nojalla annettujen säännösten, Euroopan unionin lainsäädännön taikka Maailman kauppajärjestön julkisia hankintoja koskevan sopimuksen vastaisella menettelyllä aiheutettu ehdokkaalle, tarjoajalle tai toimittajalle vahinkoa.

69 VALTION HANKINTATOIMEN TOIMINTOJEN NYKYTILA JA TAVOITETILAN SELKEYTTÄMINEN Liite 4 No Toiminto ja toimijat Nykytila Tavoitetila OECD kehittämisteemoja Ks. OECD:n raportti no: C(2015)2 C/M(2015)4 1 Valtion hankintatoimen yleinen ohjaus, organisointi ja kehittäminen (kehittämislinjaukset) VM 2a 2b 3a Julkisten hankintojen lainsäädännön kehittäminen TEM Osallistuminen kansainväliseen julkisia hankintoja koskevaan lainsäädäntö- ja muuhun kv. hankintayhteistyöhön TEM, VM, Secondary policies-teemat Yhteishankintojen ja muiden yhteisten hankintojen toteuttaminen (yhteisiä hankintoja toteuttavien ja ohjaavien - Yksi toimija - Tehtävät määritelty yleisellä tasolla, - Ohjausresursseja kehitetään - Organisaatio kehittynyt vuosien kuluessa - Valtion hankintatoimen kehittämistavoitteet määritelty v valtion hankintastrategiassa, ei toteutussuunnitelmaa - Yksi toimija, rooli ja tehtävät selkeitä - Kaksi toimijaa, rooli ja työnjako pääosin selkeä - Secondary policies -teemojen osalta osallistuminen kv.yhteistyöhön on osin määrittelemättä Paljon toimijoita, työnjakoa mahdollista selkeyttää - Yksi toimija - Tehtävät määritelty yksityiskohtaisesti - Vahvistetut resurssit ottaen huomioon hankintamääräraharesurssit - Organisaatiota tarkistettu - Kehittämistavoitteiden toteutussuunnitelma, mittarit, työnjako ja raportointi määritelty Kehittämisteemoja: - Konsernin kehittämistavoitteet ylhäältä alaspäin ministeriöille ja VNHY:lle sekä ministeriöiden hallinnonalojen osalta alaisille virastoille. - Välillisten politiikkatavoitteiden (secondary policies) yhteen sovittaminen varsinaisten hankintatoimen tavoitteiden kanssa. - Määritelty osallistujat myös secondary policies -teemojen osalta - VM:n johdolla yhteishankintoja toteuttavien verkosto tai neuvotteluryhmä o VM/neuvottelukunta asettaa vuosittaiset sekä pitkän aikavälin kehittämistavoitteet - - Lainsäädännön tulee kannustaa yrityksiä osallistumaan julkisiin hankintoihin varmistamalla ls:n selkeys, yksinkertaisuus, ei päällekkäisyyksiä muun ls:n kanssa Kaikkia hankintoja koskien - Hankintatoimen prosessien oltava tehokkaita, palveluorientoituneita, ei siilomaisuutta

70 No Toiminto ja toimijat Nykytila Tavoitetila OECD kehittämisteemoja Ks. OECD:n raportti no: C(2015)2 C/M(2015)4 3b työnjako) Hansel, Senaatti-kiinteistöt, Valtori, VK, Palkeet, VNHY Erillishankintojen toteuttaminen PVLOGL, LiikV ja muut hankintayksiköt 4 Julkisia hankintoja koskeva neuvonta ja asiantuntija-apu Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, TEM, Motivan hankintapalvelu, Hansel, VNHY, TEKES, Sitra, Harmaan talouden Kaikki hankkivat Paljon toimijoita, työnjako ja tehtävät sinänsä selkeitä - Neuvontayksikkö yleinen hankintaneuvonta - Motiva kestävien julkisten hankintojen neuvonta (ympäristönäkökohdat) o ryhmä kokoontuu x krt /v o laatii vuosittain kertomuksen toiminnastaan ja raportoi sovituilla tunnusluvuilla vm:lle tavoitteiden toteutumisesta (tuloksellisuus, kustannustehokkuus, asiakaslähtöisyys) - Kehittämisteemoja: o Hankintayksiköiden jaottelu ryhmiin hankintavolyymin ja osaamisvaatimusten perusteella sekä palvelujen ja ohjeistuksen kohdentaminen vastaavasti o Hankintavolyymiltään pienimmille yksiköille keskitetty hankinta-palvelu ja esim. helppo kuvasto-tyyppinen verkkokauppaostaminen. o Pienemmissä yksiköissä voisi olla taloushallintopainotteinen ohjaus ja suuremmissa yksiköissä hankintapainotteinen. o Yhteiset toimintamallit ja mallipohjat o Tarjoaman hallinnan kehittäminen o Tiedolla johtaminen ja raportoinnin hyödyntäminen o Asiakastarpeiden huomiointi - VM:n johdolla neuvontaa toteuttavien verkosto tai kehittämisryhmä o VM/neuvottelukunta määrittää vuosittaiset ja pitkän aikavälin kehittämistavoitteet o ryhmä kokoontuu x krt /v o laatii vuosittain kertomuksen - Avoin dialogi toimittajien ja muiden sidosryhmien sekä hankintayksiköiden kesken - Prosessien standardointi - E-procurement, jonka työkalut ovat modulaarisia, joustavia, skaalautuvia ja tietoturvallisia - Value for money -

71 No Toiminto ja toimijat Nykytila Tavoitetila OECD kehittämisteemoja Ks. OECD:n raportti no: C(2015)2 C/M(2015)4 5a 5b torjuntayksikkö ja hankintayksiköt Julkisia hankintoja koskevan ohjeistuksen ylläpito ja kehittäminen (hankintaprosessi ja hankintalainsäädäntö) VM, TEM, VNHY, ministeriöt, virastot Secondary policies ohjeistus(ympäristö ja sosiaaliset näkökohdat, - TEM (hankintalainsäädäntö, sosiaaliset näkökohdat, energiatehokkuus) - Harmaan talouden torjuntayksikkö (harmaa talouden torjunta) - Hansel yhteishankintojen neuvonta - HILMA hankintailmoitusten neuvonta - VNHY ministeriöiden yhteisten hankintojen neuvonta - Ministeriön hallinnonalan ja virastojen omien hankintojen neuvonta Paljon toimijoita, työnjakoa ei käsitelty - VM hankintakäsikirja, vastuullisten hankintojen liite - VM yhteishankintojen ohjeistus - Ministeriöt hallinnonalan hankintojen ohjeistus - Virastojen oma hankintaohjeistus - Motiva, vastuullisten kriteerien esimerkit tietyistä tuoteryhmistä yhteistyöstä ja raportoi sovituilla tunnusluvuilla vm:lle tavoitteiden toteutumisesta - Hankintatoimen yhteinen sivusto, myös ohjeistuksen kanssa - Kehittämisteemoja: o Neuvontatoimijoiden koordinointi ja päällekkäisyyksien poisto o Tiedolla johtaminen ja raportoinnin hyödyntäminen o Asiakastarpeiden huomiointi - VM:n johdolla ohjeistusta toteuttavien verkosto tai neuvotteluryhmä o VM/neuvottelukunta määrittä vuosittaiset ja pitkän aikavälin kehittämistavoitteet o ryhmä kokoontuu x krt /v o laatii vuosittain kertomuksen yhteistyöstä ja raportoi sovituilla tunnusluvuilla vm:lle tavoitteiden toteutumisesta - Kehittämisteemoja: o Yhteinen sivusto, tunnistettava yksiköiden volyymien, tarpeiden ja osaamisen erilaisuus o Ohjeistajatahojen ja ohjeistuksen koordinointi yhteisellä sivustolla o Päällekkäisyyksien poisto ja virheiden esto - Kaikille avoin pääsy onlinesivusto(i)lle, jossa hankintalainsäädäntö ja ohjeet, hankintasuunnitelmat, hankintailmoitukset, benchmarking-selvitysten tulokset ja valvontaraportit - Julkisen rahoituksen läpinäkyvyys - Secondary policies tavoitteiden integrointi hankintasysteemiin ja seurannan luominen

72 No Toiminto ja toimijat Nykytila Tavoitetila OECD kehittämisteemoja Ks. OECD:n raportti no: C(2015)2 C/M(2015)4 5c harmaa talous, SME, innovatiivisuus, jne.) Motivan hankintapalvelu, YM, TEM, Tekes, Sitra Hankintatoimen kytkentä taloushallintoon ja sen ohjeistus VK 6 Julkisia hankintoja koskevan ilmoituskanavan ylläpito ja kehittäminen TEM 7a Julkisia hankintoja koskevien tietojärjestelmien kehittäminen VK, Hansel, TEM, hankintayksiköt 7b Julkisia hankintoja koskevien tietojärjestelmien yllä-pitäminen VK, Palkeet, Hansel, TEM, hankintayksiköt - YM:n ei ajan tasainen ohje ympäristöhankinnoista - TEM sosiaalisesti vastuulliset hankinnat ja internet sivut - TEKESin ja Sitran ohjeet innovatiivisiin hankintoihin - VK sisäinen budjetoinnin ja ostolaskujen käsittelyn eli menojen käsittelyn tehostamisen, laskujen automaattisen täsmäytyksen ohjeistus Yksi toimija, työnjako ja rooli selkeä Paljon toimijoita, työnjakoa täsmennettävä kehittämisen ja ylläpidon osalta - Kehittämisvastuu TILHAn, Rondon, M2:n, Kiekun, Opus Capitan ja Netran osalta VK:ssa - Sähköisen kilpailutusjärjestelmän ja ajoneuvopalvelun osalta Hanselissa - HILMAn osalta TEM:ssä - Optimazen osalta Senaatissa - Ylläpitovastuu VK, Palkeet, Hansel, TEM, Senaatti o o o o o o o Hankintalainmukaisuuden tarkistus Yhteiset malliasiakirjat Eettiset pelisäännöt hankintayksiköille ja toimittajia koskevat eettiset pelisäännöt (code of conduct) Riskienhallinnan työkalujen kehittäminen Raportoinnin ja sen hyödyntämisen kehittäminen Tiedolla johtaminen ja raportoinnin hyödyntäminen Asiakastarpeiden huomiointi - OK, ellei järjestelmän ylläpito ja kehitysvastuuta siirretä taholle, joka vastaa kaikista hankintatoimen järjestelmistä - VM:n johdolla ohjeistusta toteuttavien verkosto tai neuvotteluryhmä o VM/neuvottelukunta määrittää vuosittaiset ja pitkän aikavälin kehittämistavoitteet o ryhmä kokoontuu x krt /v o laatii vuosittain kertomuksen yhteistyöstä ja raportoi sovituilla tunnusluvuilla vm:lle tavoitteiden toteutumisesta (prosessien tehostaminen ja yhdenmukaistaminen, resurssisäästöt, asiakaslähtöisyys) - Kehittämisteemoja: o Yhtenäinen kokonaisarkkitehtuuri o Yhteinen kehittämisvastuutaho o Yhteinen ylläpitovastuutaho ja - Hankintatoimen ja taloushallinnon prosessien yhteistyö hankintakustannusten selvittämiseksi ja rationalisoimiseksi - Monivuotinen budjetointi - - E-procurement, jonka työkalut ovat modulaarisia, joustavia, skaalautuvia ja tietoturvallisia -

73 No Toiminto ja toimijat Nykytila Tavoitetila OECD kehittämisteemoja Ks. OECD:n raportti no: C(2015)2 C/M(2015)4 käyttäjätuki o Tiedon syöttö kertaalleen o Keskeisten seurantatietojen raportointikyky o Tiedolla johtaminen ja raportoinnin hyödyntäminen o Asiakastarpeiden huomiointi 8 Julkisia hankintoja koskevan osaamisen kehittäminen HAUS ja muut koulutusorganisaatiot ja hankintayksiköt 9a 9b 9c 9d Julkisia hankintoja koskeva tarkastus osana normaalia tarkastusta sekä tuloksellisuustarkastuksina VTV, sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen toimijat Ulkoinen valvonta Sisäinen valvonta Sisäinen tarkastus 10 Oikeussuojaan liittyvät toiminnot MAO, KHO, alioikeudet Useita toimijoita, joista yksi koulutuksen järjestäjä kuuluu valtiokonserniin (HAUS) Yliopistot ja korkeakoulut ja muut koulutusta tarjoavat tahot Yksi toimija, tehtävät selkeät Ei olemassa tällä hetkellä Kuuluu osana toimintaprosesseja kullekin kirjanpitoyksikölle Sisäisen tarkastuksen rooli hankintatoimen osalta vaihtelee yksiköittäin Kaksi toimijaa, työnjako ja tehtävät selkeät, käsittelyajat huomattavan pitkät - VM/neuvottelukunta määrittää vuosittaiset koulutuksen kehittämistavoitteet - Raportoi sovituilla tunnusluvuilla vm:lle tavoitteiden toteutumisesta - Kehittämisteemoja: o Valtion hankkijoiden osaamis- ja koulutusvaatimusten määrittely o Asiakaslähtöisyys - Erillistä ulkoisen valvonnan elimen asema auki - Tarkistettava tehtävät hankintatoimen osalta - Hankintatoimen eettiset pelisäännöt ja riskienhallintakäytännöt luotu -> KA3 - Käsittelyaikojen lyhentäminen, käsittelymaksun korotus - Riittävän korkean osaamisen varmistaminen - Urakehityksen ja tehtäväkierron varmistaminen - Yhteistyö korkeakoulujen, osaamiskeskusten kanssa - Ajantasaiset työkalut (mallit jne.) - Prosessien säännönmukainen ja toistuva arviointi, sisäinen valvonta ja sisäinen tarkastus - Toiminnan tuloksellisuuden ja kustannustehokkuuden seurannan mittarien kehittäminen - Eettiset pelisäännöt - Riskienhallinnan työkalujen kehittäminen - Valvonnan pelisääntöjen määrittely - Sanktioiden kehittäminen - Valitusten käsittely tasapuolisesti, ajoissa (timely) ja läpinäkyvästi

74 No Toiminto ja toimijat Nykytila Tavoitetila OECD kehittämisteemoja Ks. OECD:n raportti no: C(2015)2 C/M(2015)4 vah.korvauksen osalta, hank.yks. hank.oikaisun osalta

75 OHJEMALLI Liite 5 VIRASTON HANKINTATOIMEN OHJAUS JA ORGANISOINTI 1

76 OHJEMALLI Sisällysluettelo 1. Johdanto sekä ohjeen tarkoitus ja tavoitteet 3 2. Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako 3 3. Hankintakategoriat ja työnjako 6 4. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 7 5. Hankintojen toteutus 7 6. Hankintaprosessi ja hankintoja koskevat kynnysarvot 9 7. Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö 9 8. Hankintatoimen seuranta, kehittämistavoitteet ja mittarit Sisäinen valvonta ja tarkastus Vastuullisuuden periaatteiden ja innovatiivisuuden huomioon ottaminen Hankintaosaamisen ylläpito ja kehittäminen 11 2

77 OHJEMALLI 1. Johdanto sekä ohjeen tarkoitus ja tavoitteet Tämä malliasiakirja on esimerkki ohjeesta, joka koskee valtionhallinnon viraston hankintatoimen ohjausta, organisointia ja toteutusta. Virastoissa, joissa tehdään viraston substanssitoimintaan liittyviä suurehkoja suunnittelu-, järjestelmä-, laite- tai palveluhankintoja tai jotka koordinoivat myös alueorganisaationsa hankintoja, voivat huomioida tässä malliasiakirjassa esitetyt seikat yksityiskohtaisemmin ja esitettyä kattavammin. Ohjausseikat voivat olla mukana viraston hankintaohjeessa. 2.1 Johdanto Tämä ohje on annettu [Määräys, jonka nojalla tämä ohje on annettu, esim. hallinnonalan ohje/määräys ja viraston työjärjestys tms.] perusteella. Sen lisäksi on noudatettava julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä sekä muita julkisia hankintoja koskevia määräyksiä ja ohjeita, jotka ovat tämän asiakirjan liitteessä 1 [myöhemmin linkki vm:n sivuille]. Hankintatointa koskevat käsitteet on määritelty liitteessä 2 [myöhemmin linkki vm:n sivuille]. 2.2 Ohjeen tarkoitus ja tavoitteet Ohjata viraston hankintatoimen johtamista ja kehittämistä; Määritellä viraston hankintatoimen organisaatio, tehtävät ja vastuunjako; Ohjeistaa hankintojen suunnittelua ja seurantaa sekä[hankintojen toteuttamista, sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä, jos ne sisältyvät tähän samaan ohjeeseen] Tehostaa ja yhtenäistää hankintaprosessin eri vaiheiden toteutusta; Toimia viraston sisällä hankintatoimen ohjauksen yhteenvetodokumenttina; Konkretisoida hankintatoimen kehittämistavoitteita [valtionhallinnon/hallinnonalan/viraston hankintatoimen kehittämistavoitteiden ja linjausten pohjalta]; 2. Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako 2.3 Hankintatoimen ohjauksesta vastaava taho Alla käsitellään viraston hankintatoimen organisointia ja luetellaan viraston hankintatoimen ohjauksesta vastaavan henkilön tehtäviä. Vastuuhenkilö voi olla viraston koosta sekä hankintojen vuosittaisesta arvosta ja luonteesta johtuen esim. talouspäällikkö/-johtaja, hankintapäällikkö/-johtaja tai hallintopäällikkö/-johtaja (vast.). Jos viraston hankintojen vuosittainen arvo ei ylitä 10/xx miljoonaa euroa ilman alvia, ei ole välttämättä tarkoituksenmukaista, että virastossa olisi erikseen hankintapäällikön tehtävä, mutta vastuu viraston hankintojen ohjauksesta, suunnittelusta ja toteutuksesta tulee olla määriteltynä jollekin henkilölle. Viraston koko, hankintojen vuosittainen arvo ja luonne määrittävät, mitkä tehtävät alla olevista kuuluvat viraston hankintatoimeen. Hankintatoimen ohjauksesta ja organisoinnista sekä hankintojen toteutuksen järjestelyistä vastaa työjärjestyksen mukaan x yksikkö ja sen päällikkö/vastaava N.N. Hänen sijaisenaan toimii xxxxx M.M. X yksikkö ohjaa hankintatoimintaa myös seuraavilla muilla ohjeilla ja määräyksillä (vast.): 3

78 OHJEMALLI [työjärjestys xxxxohje/xxxsääntö hallinnonalan ohjeet ja määräykset] 2.4 Hankintatoimen ohjauksesta vastaavan tehtävät Hankintatoimen ohjauksesta vastaavan yksikön päällikön [vast.] tehtäviin kuuluu [hankintaryhmää apuna käyttäen] mm. seuraavaa: vastata siitä, että [Viraston] hankintaorganisaatio on kuvattu selkeästi ja että sen tehtävät ja vastuut on määritelty hankintatoimen, taloushallinnon ja substanssiyksiköiden kesken vastata siitä, että [Viraston] hankintoja koskeva hyväksymisvaltuudet (ml. pienhankintaraja) on määritelty [työjärjestyksessä, tässä tai muussa asiakirjassa] vastata siitä, että hankinnat toteutetaan hankintalainsäädännön, määräysten ja hankintaohjeiden mukaisesti vastata siitä, että hankintoja koskeva ohjeistus [hankintaohje/pienhankintaohje ja tarvittaessa kategoriakohtaiset ohjeet] on ajan tasalla vastata siitä, että [Virastossa] hyödynnetään soveltuvin osin hankintojen kategorisointia valtion yhteisen mallin pohjalta hankintojen ohjauksessa, suunnittelussa ja toteutuksessa [esim. työnjaon määrittelyssä, hankintasuunnittelutarkkuutta määriteltäessä sekä otettaessa kantaa kilpailutusten keskittämiseen ja tilausten tekemiseen] vastata hankintojen suunnittelua koskevien ohjeiden laatimisesta sekä hankintatarpeiden keräämisestä, priorisoinnista ja hankintasuunnitelmien [ja tarvittaessa investointiohjelmien] kokoamisesta yhteistyössä taloushallinnon ja substanssivastaavien kanssa vastata hankintojen toteuttamistapoja koskevien linjausten tekemisestä yhteistyössä substanssivastaavien kanssa [Hankinta omana työnä vai ulkoistaminen sekä hankintayhteistyömahdollisuuksien hyödyntäminen] vastata siitä, että valtion yhteishankintayksikön kilpailuttamia puitejärjestelyjä hyödynnetään yhteishankintaa koskevien määräysten mukaan vastata siitä, että Valtorin, Senaatti-kiinteistöjen, Valtiokonttorin ja Palkeiden palveluja käytetään niitä koskevien määräysten ja ohjeiden mukaisesti seurata ja valvoa hankintasuunnitelman [ja mahdollisen sähköisen tilausjärjestelmän tilaussuunnitelmien] ja hankintojen toteutumista vastata siitä, että [Virasto] ottaa käyttöön, hyödyntää ja tarvittaessa kehittää hankintoja tukevia tietojärjestelmiä ja muita sähköisen asioinnin tukemia mahdollisuuksia vastata siitä, että hankinnoissa otetaan huomioon asianmukaisesti vastuullisuuden periaatteet ja innovaatiotoiminnan tukemiseen liittyvät kysymykset huolehtia siitä, että [Virastossa] on saatavilla asiantuntija-apua hankintojen valmisteluun ja toteutukseen vastata siitä, että hankintatehtäviä tekevien ammattitaitoa kehitetään ja ylläpidetään Viraston johtoryhmä Määritä alla olevaan kohtaan, mitkä hankintatointa, hankintojen suunnittelua koskevat toimet ja asiakirjat esitellään johtoryhmälle. 4

79 OHJEMALLI Johtoryhmä hyväksyy vuosittain seuraavat hankintatointa koskevat asiakirjat: toiminta- ja taloussuunnitelma (vast.) (sisältäen ylätason hankintasuunnitelman [ja tarvittaessa investointiohjelman sekä] hankintatoimelle asetetut tavoitteet ja mittarit) [hankkeiden toteutukseen liittyvät asiakirjat viraston/yksikön työjärjestyksen mukaan] [Hankintatoimen johtoryhmä] [Lisää tähän väliin hankintatoimen johtoryhmän tehtävät, jos virastossa sellainen on. Esimerkiksi hankintatoimen johtoryhmän tehtävänä voi olla esim. priorisoida ja resursoida käynnistyviä hankintoja, hyväksyä arvoltaan merkittäviä hankintaesityksiä tms. 2.5 Hankintaryhmä ja sen tehtävät Hankintatoimesta vastaavan apuna voi virastossa olla hankintaryhmä, -tiimi tai -osasto, jonka tehtäviin voi kuulua viraston koosta sekä hankintojen vuosittaisesta arvosta ja luonteesta sekä resursseista johtuen erilaisia hankintatoimen ohjaukseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan liittyviä tehtäviä. Virasto voi myös hyödyntää muussa yksikössä toimivaa asiantuntijaryhmää [esim. ministeriössä]. Hankintaryhmä vastaa seuraavista tehtävistä: Keskitetysti toteutettavien hankintojen kilpailutukset ja muut näihin hankintoihin liittyvät tehtävät seuraavien tuoteryhmien/hankintakategorioiden osalta: xxxx Kaupallis-juridinen tuki muiden kuin keskitetysti toteuttavien hankintojen osalta [määrittely tarvittaessa]. Liittymisilmoitusten tekeminen Hansel Oy:n puitejärjestelyihin ja tarvittavien kevennettyjen kilpailutusten toteutukset. Hankintailmoitusten laatiminen HILMAan ja kilpailutusjärjestelmän käyttö, ellei toisin ole sovittu. Sopimustietojen ajan tasalla pito sopimusrekisterissä tai sopimus- tai asianhallintajärjestelmässä. Asiantuntijaryhmänä toiminen kestävän vastuullisuuden ja innovatiivisuuden periaatteiden huomioimisessa hankinnoissa. Hankintatehtävissä toimivien ajankohtaistilaisuuksien ja muun hankintakoulutuksen järjestäminen resurssien puitteissa Hankintatoimen tietojärjestelmiin liittyvät pääkäyttäjätehtävät ja henkilökunnan opastaminen. Hankintatoimen seurantaa koskevien tietojen kerääminen, analysointi ja hyödyntäminen [Hankintaryhmä ylläpitää kilpailutuskalenteria, joka on viraston intranetissa ja mahdollisesti internetsivuilla.] 2.6 [Hankintayhteistyö ja sidosryhmät] [Virasto] tekee yhteistyötä XX-hankintojen osalta z-hallinnon/viraston/laitoksen kanssa. [Tärkeimmät sidosryhmät ovat: xx ministeriön x yksikkö, xx virasto, xx. Tarkempi kuvaus] 5

80 OHJEMALLI 3. Hankintakategoriat ja työnjako 2.7 Hankintakategoriat Virastot voivat hyödyntää hankintojen ohjauksessa, suunnittelussa, toteutuksessa sekä seurannassa ja raportoinnissa valtion yhteistä hankintojen kategorisointimallia ja alla mainittuja päätason hankintakategorioita ottaen huomioon viraston hankintojen volyymin ja luonteen sekä viraston käytettävissä olevat henkilöresurssit. Viraston ydintoimintaan ja substanssiin liittyvät hankinnat voidaan luokitella viraston käyttöön soveltuvalla tavalla. Toimitilat ICT-hankinnat Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut Hallinnolliset palvelut Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat [Väylähankkeet, vain LVM:n hallinnonala] [Maanpuolustuskalusto vain PLM:n hallinnonala] [Viraston hankintakategoriakartta on liitteessä 3.[ 2.8 Hankintojen toteutuksen työnjako Virasto voi tarvittaessa täsmentää ja täydentää omaa kategorialuokitteluaan sekä hankintojen työnjakoa ja vastuita viraston hankintojen vuosittaisesta arvosta ja luonteesta sekä resursseista johtuen. [Liitteessä 3 voidaan huomioida esim. seuraavia seikkoja:] ydintoimintaan liittyvistä cccc hankinnoista eli [Viraston] ns. strategisten tuotteiden hankinnoista vastaa xxx yksikkö yhteistyössä hankintaryhmän kanssa toimitiloista ja niihin liittyvistä hankinnoista vastaa x yksikkö hyödyntäen pääsääntöisesti Senaatti Kiinteistöt Oy:n palveluja sekä Hanselin puitejärjestelyjä ICT-hankintojen osalta toimialariippuvien laitteiden ja -palvelujen sekä xxpalvelujen hankinnoista vastaa [Tietotekniikka tms.] yksikkö yhteistyössä hankintaryhmän kanssa hyödyntäen Hanselin puitejärjestelyjä ja toimialariippumattomien laitteiden ja -palvelujen sekä xxpalvelujen hankinnoista vastaa toimeksiannon perusteella Valtori. matkustukseen liittyvistä hankinnoista vastaa X yksikkö yhteistyössä hankintaryhmän kanssa hyödyntäen Hanselin puitejärjestelyjä asiantuntija- ja tutkimuspalveluiden sekä hallinnollisten palveluiden hankinnoista vastaa x yksikkö hyödyntäen pääsääntöisesti Hanselin puitejärjestelyjä ja Palkeiden palveluja sekä viraston omia sopimuksia henkilöstöpalveluihin liittyvistä hankinnoista vastaa x yksikkö hyödyntäen pääsääntöisesti Hanselin puitejärjestelyjä sekä HAUS Kehittämiskeskuksen koulutuspalveluita koneiden, laitteiden ja kuljetusvälineiden hankinnoista vastaa x yksikkö hyödyntäen Hanselin puitejärjestelyjä ja viraston omia sopimuksia 6

81 OHJEMALLI aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden hankinnoista vastaa x yksikkö hyödyntäen Hanselin puitejärjestelyjä toimistokaluste-, toimistotarvike sekä muista toiminnan tarvitsemista hankinnoista vastaa X yksikkö hyödyntäen Hanselin puitejärjestelyjä Muista toiminnan tarvitsemista hankinnoista vastaa X yksikkö yhteistyössä hankintaryhmän kanssa [täydennetään tarvittaessa] [Viraston] käyttöomaisuuskirjanpidosta ja irtaimistoluetteloista vastaa x yksikkö/yksiköt. [Viraston] varastokirjanpidosta vastaa [Viraston] tavaroiden vastaanotosta vastaa xxx Hankintojen toteutusvastuu, työnjako ja yhteyshenkilö on kuvattu kunkin hankintakategorian osalta liitteessä 3. Viraston talousjohto ja viraston hankintatoimesta vastaava henkilö saavat automaattisesti Netra-raportin virastonsa hankintavarojen käytöstä. Vastuuhenkilön tehtävänä on seurata ja analysoida hankintavarojen käyttöä. Seurantaa on tarkemmin kuvattu kohdassa Hankintojen suunnittelu ja valmistelu Viraston hankintojen vuosittaisesta arvosta ja luonteesta sekä resursseista johtuen tähän tai erilliseen suunnitteluohjeeseen ja määräykseen kirjoitetaan ohjeet hankintojen suunnittelusta. Hankintojen suunnittelua tehdään vuosittain osana toiminnan ja talouden suunnittelua sekä sisäistä budjetointia. Hankintojen suunnittelu käynnistetään vuosittain xxxkuussa. Hankintatarpeet kirjataan erilliselle hankintatarpeiden kartoituslomakkeelle, joka toimitetaan tarvittaessa budjettia valmisteleville tahoille. Esitykseen kootaan tiedot tulevan vuoden keskeisistä laajoista, kerta-/investointiluonteisista hankinnoista (esim. suuret tietojärjestelmähankinnat) sekä arviot kategoriakohtaisesti tavanomaisista, vuosittain toistuvista tulevan vuoden hankinnoista. Yksiöiden hankintasuunnitelmat kootaan yhteen, hankintatarpeet priorisoidaan ja päällikkö/xxx päällikkö hyväksyy yksityiskohtaisen hankintasuunnitelman. [Tarvittaessa hankintasuunnitelmien koordinointi hallinnonalatasolla.] Hankintasuunnitelman toteutumista seurataan kuukausittain/neljännesvuosittain hankintaryhmässä. Elosyyskuun vaihteessa hankintasuunnitelma tarkistetaan ja päivitetään erityisesti toteutumattomien investointiluonteisten hankintojen ja muuttuneiden suunnitelmien perusteella. Luvan hankintasuunnitelmasta poikkeamiseen antaa X.X. tai N.N. 5. Hankintojen toteutus 2.9 Hankintojen toteutusvaihtoehdot Hankintojen toteutuksessa on viisi toteutusvaihtoehtoa: 7

82 OHJEMALLI Oma työ Hankinta sidosyksiköltä/in house yksiköiltä (esim. Valtori, Senaatti kiinteistöt, Palkeet, VNHY) Hankinnat puitejärjestelyjä/puitesopimuksia hyödyntäen o Hanselin puitejärjestelyä/puitesopimuksia hyödyntäen, jos Hansel on tehnyt kyseisestä tuoteryhmästä puitejärjestelyn o Hallinnonalan tai muun yhteistyötahon puitesopimuksia hyödyntäen o Viraston omia puitesopimuksia hyödyntäen, Omat yksittäiset hankinnat (EU-, kansallinen tai pienhankinta) tai suorahankinnat silloin, kun hankinnalle on olemassa suorahankintaperuste o omat hankinnat o toisen viraston tai laitoksen kanssa tehtävä yhteishankinta Toimeksianto hankinnan tekemisestä o toiselle virastolle tai laitokselle (Valtori, Senaatti, Hansel vast.) o yritykselle kilpailutuksen perusteella 2.10 Puitejärjestelyjen ja -sopimusten hyödyntäminen [Viraston] hankintaryhmä vastaa [Viraston] hankintavastuuyksikkönä keskitetysti liittymisilmoitusten tekemisestä Hanselin puitejärjestelyihin sekä tarvittaessa kevennettyjen kisojen toteuttamisesta. Tieto niistä puitejärjestelyistä, joihin [Virasto] on liittynyt, on Hanselin internetsivustolla, osoitteessa Jos puitejärjestelyn hyödyntäminen edellyttää kevennetyn kilpailutuksen toteuttamista, vastaa [Viraston] hankintaryhmä/kategorian hankinta-asiantuntija niiden tekemisestä, jollei toisin sovita. Kevennetty kilpailutus ja toimittajavalinta voidaan tehdä joko koko puitesopimuskaudeksi tai tarvittaessa projektikohtaisesti. Hankintaryhmä antaa tarkemmat puitejärjestelykohtaiset toimintaohjeet puitesopimusten hyödyntämisestä intrassa osoitteessa xxx. Tiedot koko hallinnonalaa koskevista tai [Viraston] omista puitesopimuksista löytyvät [Viraston] omasta puitesopimusrekisteristä [esim. intrasta]. Pääsääntönä on, että hankinnat tehdään noudattaen niiden Hanselin puitejärjestelyjen ehtoja, joihin [Virasto] on liittynyt ja noudattaen niitä puitesopimuksia tai sopimuksia, jotka [Virasto] on tehnyt tai joiden yhteiskilpailuttamiseen se on osallistunut. Lupa puitejärjestelyistä ja puitesopimuksista poikkeamiseen voidaan valtiovarainministeriön kirjeen (31/01/2006) mukaan antaa kahdesta syystä: Tuotteen tai palvelun arvo puitesopimuksen perusteella poikkeaa olennaisesti siitä, mitä se olisi oman kilpailutuksen perusteella tarvitun tuotteen tai palvelun vaatimukset poikkeavat olennaisesti siitä, mitä puitejärjestelyyn kuuluvalla tuotteella on. Poikkeamislupa tulee etukäteen pyytää N.N.:ltä / [Viraston] hankintaryhmältä /X.X:ltä. Poikkeamisen syy täytyy perustella hankintapäätöksessä. 8

83 OHJEMALLI Hankintaryhmän tehtävänä on selvittää voidaanko hankinnoissa hyödyntää jonkin sidosryhmän tai inhouse-yksiköiden tarjoamia palveluita, kuten esimerkiksi Valtorin päätelaite- ja käyttäjätukipalveluita, Palkeiden talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tai Senaatti kiinteistöjen toimitilapalveluita. 6. Hankintaprosessi ja hankintoja koskevat kynnysarvot 2.11 Hankintaprosessi Hankinnat toteutetaan hankinnan ennakoidun arvon perusteella noudattaen joko EU-hankinnoista tai kansallisista hankinnoista annettuja säädöksiä ja [Viraston] ohjeita sekä pienhankintojen osalta [Viraston] pienhankintoja koskevia ohjeita. [Viraston] hankintatoimen osa-alueet ja hankintaprosessi on kuvattu liitteessä Kynnysarvot [Virasto] noudattaa EU-hankintojen kynnysarvon osalta ns. keskushallintoa/paikallishallintoa koskevia kynnysarvoja. [Valitse jompikumpi, ks. Ohjeellinen lista valtion keskushallintoviranomaisista TEM:n internet-sivuilla, EU-kynnysarvot päivitetään arvoltaan kahden vuoden välein.] Virastoa koskevat EU-hankintojen, kansallisten hankintojen ja pienhankintojen kynnysarvot on määritelty liitteessä Hankintojen hyväksymisvaltuudet/ratkaisuoikeudet Hankintojen hyväksymisvaltuudet/ratkaisuoikeudet on määritelty [Viraston] työjärjestyksessä/taloussäännössä/hankintaohjesäännössä TAI liitteessä Merkittäviä hankintoja koskevat lausunto- ja hyväksyntämenettelyt Hankintaryhmä vastaa siitä, että hankinnat tai sitoumukset, joilla on huomattava taloudellinen merkitys, [yli 5 milj. euroa] saatetaan raha-asiainvaliokunnan käsittelyyn (VM:n määräys nro TM 0201/ ). Tämän lisäksi on hyvä huomioida, että toimialakohtaisesti on määräyksiä erilaisista lausuntomenettelyistä esim. valtioneuvoston asetus lausuntomenettelystä tietohallinnon hankintoja koskevissa asioissa (1249/2014). 7. Sopimusten elinkaarenhallinta Sopimusten seuranta Hankintasopimusten sisällön hallinnasta ja toimitusten seurannasta vastaa yksikkö/henkilö [apunaan hankintaryhmä]. Hankintaryhmä huolehtii siitä, että kaikki hankintoja koskevat sopimukset säilytetään kootusti [ X arkistossa/sopimus- tai asianhallintajärjestelmässä] Hankintasopimuksia seurataan [excel-pohjaisella/muulla sopimusrekisterillä/ sähköinen sopimus- tai asianhallintajärjestelmällä] mahdollisimman ajantasaisesti. Toimittajayhteistyö 9

84 OHJEMALLI [Täydennä] 8. Hankintatoimen seuranta, kehittämistavoitteet ja mittarit Virasto voi valita seurattavista tunnusluvuista virastolle soveltuvat riippuen käytössä olevista seurantajärjestelmistä. [Viraston] hankintapisteiden lukumäärä [Viraston] hankintatehtävissä toimivien henkilöiden lukumäärä päätoimiset sivutoimiset [Viraston] hankintoihin käytössä olevat määrärahat /Netran kk-raportti [Viraston] yhteishankintayksikkö Hanselin sopimusten käyttö/hanselista saatava raportti [Viraston] käyttämien toimittajien lukumäärä euro- ja laskumäärän perusteella [Viraston] tekemien kilpailutusten lukumäärä [Viraston] tekemien hankintasopimusten lukumäärä [Viraston] [puitesopimusten perusteella tekemien] tilausten lukumäärä [Viraston] laskujen lukumäärä Hankintatoimen seurannasta vastaa xx yksikön päällikkö hankintaryhmän kanssa. Virastossa seurataan jäljempänä mainittuja hankintatoimen tunnuslukuja. x x x Viraston hankintatoimen kehittämissuunnitelma on tämän asiakirjan osassa 2. Siinä on määritelty viraston kehittämistavoitteet, jotka pohjautuvat valtion konsernitason hankintatoimen yhteisiin kehittämistavoitteisiin sekä hallinnonalalla/virastossa määriteltyihin kehittämistavoitteisiin. Tavoitteiden toteutumista seurataan ao. kohdassa mainituilla mittareilla. 9. Sisäinen valvonta ja tarkastus 2.15 Sisäinen valvonta Hankintojen sisäisestä valvonnasta vastaa xxxxxx P.P. Sisäiseen valvonnan tehtävänä on mm.: valvoa, että hankinnat perustuvat hyväksyttyihin hankintasuunnitelmiin valvoa, että hankinnat kilpailutetaan hankintalainsäädännön ja viraston hankintaohjeiden mukaisesti valvoa, että annettuja hyväksymisvaltuuksia noudatetaan valvoa, ettei hankintojen toteutuksessa tapahdu väärinkäytöksiä 2.16 Sisäinen tarkastus [Viraston] sisäisen tarkastuksesta vastaa S.S. Sisäisen tarkastuksen vastuulla on mm. x 10

85 OHJEMALLI x x 10. Vastuullisuuden periaatteiden ja innovatiivisuuden huomioon ottaminen Vastuullisuus jaetaan ympäristövastuuseen, sosiaaliseen vastuuseen ja taloudellisen vastuuseen. Näiden seikkojen huomioon ottamisessa on tärkeää saada linjaukset viraston johdolta. [Virasto] ottaa hankinnoissaan huomioon vastuullisuuden periaatteet ja valtionhallinnolle asetetut tavoitteet Valtioneuvoston tekemän periaatepäätöksen mukaisesti, joka koskee Kestävien ympäristö- ja energiaratkaisujen (cleantech-ratkaisut) edistämistä julkisissa hankinnoissa. _ja_energiaratkaisujen_(cleantech_ratkaisut)_edistamisesta_julkisissa_hankinnoissa_final.pdf [Virasto] ottaa huomioon hankinnoissaan sosiaalisen vastuun periaatteet niissä hankinnoissa, joissa on mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Sosiaalisen näkökulman huomioon ottamisesta saa lisätietoa Työja elinkeinoministeriön julkaisemasta sosiaalisesti vastuullisten hankintojen oppaasta Taloudelliseen vastuullisuuteen liittyen viraston tulee edellyttää kilpailutuksiin osallistuvilta toimittajilta, että yhteiskunnalliset velvoitteet on hoidettu asianmukaisesti eli että tarjoajat ovat maksaneet veronsa ja sosiaaliturvamaksunsa ja noudattavat ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevia lakisääteisiä velvoitteita. Jos hankinnassa noudatetaan tilaajavastuulakia, on hankinnassa pyydettävä tilaajavastuulain selvittämisvelvollisuuden mukaiset tiedot ( Innovatiivisuuden huomioimisesta hankinnoissa saa lisätietoja Tekesin internet-sivulta osoitteesta Hankintaosaamisen ylläpito ja kehittäminen XX yksikön päällikkö vastaa hankintaryhmän [ja viraston muiden hankintoja tekevien henkilöiden] hankintatoimen osaamisen kehittämisestä [ml. hankintatoimen tietojärjestelmäkoulutukset]. Hankintaryhmä järjestää [esim. kerran vuodessa/xx kertaa] hankintoja tekeville ajankohtaistilaisuuden, jossa käsitellään hankintoihin liittyviä ajankohtaisia asioita. 11

86 OHJEMALLI OSA 2. [VIRASTON] HANKINTATOIMEN KEHITTÄMISSUUNNITELMA, TOIMENPITEET JA MITTARIT 1. [Viraston] hankintatoimen tavoitteet vuosille 201x-201x Aiheita viraston hankintatoimen kehittämiseksi on lueteltu alla. Voit valita niistä viraston hankintojen vuosittaisen arvon ja luonteen sekä viraston hankintatoimen kehityskaaren perustella sopivia kehittämiskohteita: Yksittäisten laajojen/merkittävien hankintojen toteuttamiseen liittyvät keskeiset tavoitteet Viraston hankintatoimen tilan selvittäminen Hankintojen suunnitelmallisuuden lisääminen Hankintamääräraha- ja muiden raporttien hyödyntäminen Hankintojen kategorisointi Sähköisen kilpailuttamisratkaisun/tilaustenhallintajärjestelmän käyttöönotto Yhteishankintojen sekä Valtorin ja Senaatin käytön edistäminen Vastuullisuuden periaatteiden ja innovatiivisuuden huomioon ottamisen edistäminen Hankintaosaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät tehtävät 2. xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3. xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 4. xxx xxxxxxxxxxxxxxxx 12

87 OHJEMALLI Liite 1 Julkisia hankintoja koskevat keskeiset säädökset Hankintatointa ja julkisia hankintoja koskevat seuraavat julkisten hankintojen säädökset sekä niihin läheisesti liittyvät säädökset ja määräykset: Laki julkisista hankinnoista (348/2007 muutoksineen, tulossa uusi laki) [Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/2007 muutoksineen, tulossa uusi laki)] Laki puolustus- ja turvallisuushankinnoista 1531/2011 muutoksineen) Valtioneuvoston asetus julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1536/2011 muutoksineen) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007, poistuu) Laki valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä (1226/2013 muutoksineen) Valtioneuvoston asetus valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä (132/2014 muutoksineen) Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ( /634 muutoksineen) Laki sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä (698/2011, poistuu) Laki valtion talousarviosta (423/1988 muutoksineen), 22a Valtioneuvoston asetus valtionhallinnon yhteishankinnoista (765/2006 muutoksineen) Valtiovarainministeriön päätös yhteishankinnoista (766/2006 muutoksineen) Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006 muutoksineen) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999 muutoksineen) Hallintolaki (434/2003 muutoksineen) Laki turvallisuusselvityksistä (726/2014 muutoksineen) Valtion talousarvion yleiset soveltamismääräykset ( TM:9509) Lisäksi hankintatoimessa on tunnettava yleiset kaupankäyntiä ja verotusta koskevat lait kuten Kauppalaki (355/1987) ja Arvonlisäverolaki (1501/1993) sekä yleiset sopimusehdot (JYSE ja JIT) ja markkinaoikeuden oikeuskäytäntö. 13

88 OHJEMALLI Liite 5 Hankintoja koskevat kynnysarvot [Viraston]* EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen kynnysarvot ovat ilman alvia: Hankintalaji Kynnysarvo Tavara- ja palveluhankinnat Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Suunnittelukilpailut Kansalliset kynnysarvot ovat ilman alvia: Hankintalaji Kynnysarvo Tavara- ja palveluhankinnat Käyttöoikeussopimukset Liitteen B (ryhmä 25) terveydenhoitoja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Suunnittelukilpailut * Tarkista TEM:n internet-sivulta osoitteesta, noudatetaanko virastossa keskushallinnon vai paikallishallinnon kynnysarvoja. 14

89 OHJEMALLI Liite 6 Hankintoja koskevat hyväksymisvaltuudet Hankintojen hyväksymisvaltuudet ja -menettelyt voidaan määritellä esimerkiksi alla kuvatulla tavalla, ellei niitä ole määritetty viraston työjärjestyksessä: - [Viraston] johtaja/päällikkö hyväksyy yli euroa (ilman alv:a) olevat hankinnat. - x osaston päällikkö hyväksyy [tarvittaessa tuoteryhmien rajaus] euroon asti (ilman alv:a) olevat hankinnat. - y yksikön päällikkö hyväksyy [tarvittaessa tuoteryhmien rajaus] euroon asti (ilman alv:a) olevat hankinnat. - Hankintaryhmän vetäjä xxx hyväksyy. - y yksikön päällikkö hyväksyy EU:n tai muun ulkopuolisen tahon rahoittamat [tarvittaessa tuoteryhmien rajaus] euroon asti (ilman alv:a) olevat hankinnat. [Hyväksymisvaltuuksissa voidaan virastokohtaisesti ottaa huomioon hankintojen perustuminen hyväksyttyyn hankinta- ja tilaussuunnitelmaan, jolloin hyväksymisvaltuus voi olla esim. hankkijalla esim. pienhankintojen ja puitesopimuksiin/puitejärjestelyihin perustuvien tilausten osalta. Virastokohtaisesti voidaan myös sopia, että hankintaprosessiin kuuluu hankintaehdotuksen hyväksyttäminen menonhyväksyjällä. Tällöin myös voi hankkijalla olla hyväksymisvaltuus esim. tiettyyn eurorajaan saakka, jos hankinta perustuu hyväksyttyyn hankintaehdotukseen.] Hankintasopimukset allekirjoittaa [Virasto] päällikkö ja N.N. tai hänen sijaisensa M.M. [tai muu käytäntö]. Pienhankintatilaukset hyväksyy ja tarvittaessa allekirjoittaa X.X 15

90 Hankinnat Liite 6 Tunnusluvut /Joulukuu Henkilöstömäärä 82,774 81,210 78,767 73,676 Henkilötyövuodet (Htv) 81,544 80,551 78,728 73, Toimintamenojen osuus hankintamenoista 53.6% 53.1% 51.5% 53.1% 54.9% Hankintamenojen vuosivertailu Hankintamenot 5,374,085, ,762,311, ,938,723, ,884,475, ,805,680, Toimitilat 989,401, ,030,776, ,065,034, ,056,278, ,492, ICT hankinnat 596,600, ,998, ,559, ,381, ,790, Matkustuspalvelut 120,103, ,731, ,570, ,408, ,352, Henkilöstöpalvelut 154,781, ,016, ,044, ,688, ,413, Hallinnolliset palvelut 552,606, ,381, ,408, ,928, ,340, Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 584,149, ,680, ,801, ,555, ,900, Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet 447,546, ,176, ,439, ,430, ,359, Aineet, tarvikkeet ja tavarat 382,288, ,003, ,114, ,238, ,972, Väylähankkeet 1,190,116, ,253,547, ,340,627, ,341,495, ,051,497, Maanpuolustuskalusto 356,492, ,000, ,123, ,070, ,562, Hankintamenojen osuus toimintamenoista: Toimintamenot Muut Yhteensä Toimitilat 754,740, ,653, ,393, ICT hankinnat 522,953, ,701, ,655, Matkustuspalvelut 77,513, ,433, ,946, Henkilöstöpalvelut 180,282, ,715, ,997, Hallinnolliset palvelut 288,054, ,056, ,111, Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 292,572, ,595, ,168, Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet 317,112, ,119, ,232, Aineet, tarvikkeet ja tavarat 198,606, ,927, ,534, Väylähankkeet 997, ,044,664, ,045,661, Maanpuolustuskalusto 3,479, ,220, ,699, Hankintamenot 2,636,312, ,703,088, ,339,400, ,000 80,000 60,000 40,000 20, ,000,000, ,000,000, ,000,000, ,000,000, ,000,000, ,000,000, /Joulukuu HTV Kpl Toimitilat ICT hankinnat Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut Hallinnolliset palvelut Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat Väylähankkeet Maanpuolustuskalusto Hankintakulujen kuukausivertailu Kuluva vuosi Ed.vuosi Muutos% 2015/Tammikuu 2015/Helmikuu 2015/Maaliskuu Hankintamenot 4,805,680, ,980,338, % 258,611, ,707, ,855, Toimitilat 897,492, ,516, % 71,412, ,057, ,502, ICT hankinnat 619,790, ,701, % 38,455, ,646, ,959, Matkustuspalvelut 89,352, ,100, % 3,285, ,230, ,641, Henkilöstöpalvelut 189,413, ,592, % 10,582, ,681, ,040, Hallinnolliset palvelut 601,340, ,238, % 53,501, ,299, ,316, Asiantuntija- ja 467,900, ,465, % 12,297, ,832, ,642, tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja 413,359, ,341, % 17,784, ,906, ,544, kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat 260,972, ,448, % 7,148, ,981, ,664, Väylähankkeet 1,051,497, ,133,488, % 42,691, ,737, ,888, Maanpuolustuskalusto 214,562, ,446, % 1,452, ,332, ,654, Viimeinen kausi:2015/marraskuu 600,000, ,000, ,000, ,000, Toimitilat ICT hankinnat Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut Hallinnolliset palvelut Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat Väylähankkeet Maanpuolustuskalusto Maanpuolustuskalusto Väylähankkeet Aineet, tarvikkeet ja tavarat Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Hallinnolliset palvelut Henkilöstöpalvelut Matkustuspalvelut ICT hankinnat Toimitilat Hankintamenot 0% 20%40%60% 100% Muut Toiminta- ja palkkausmenot 200,000, ,000, /Tammikuu 2015/Helmikuu 2015/Maaliskuu 2015/Huhtikuu 2015/Toukokuu 2015/Kesäkuu 2015/Heinäkuu KuluvaVuosi 2015/Elokuu 2015/Syyskuu 2015/Lokakuu 2015/Marraskuu

91 Liite 7 Hankintakategorioihin kuuluvat lkp-tilit Toimitilat 1220 Asuinrakennukset 1221 Toimistorakennukset 1222 Teollisuusrakennukset 1223 Varastorakennukset 1224 Museot ja linnat 1225 Muut kulttuurirakennukset 1226 Kasarmit 1229 Muut rakennukset 1230 Rakennelmat 1291 Ennakkomaksut asuinrakennuksista 1292 Ennakkomaksut muista rakennuksista 1296 Keskeneräiset asuinrakennukset 1297 Keskeneräiset muut rakennukset 4007 Lämmitys, sähkö ja vesi 4200 Maanvuokrat 4201 Asuntojen vuokrat 4202 Muiden rakennusten vuokrat 4300 Asuinrakennusten korjaus- ja kunnossapitopalvelut 4301 Muiden rakennusten korjaus- ja kunnossapitopalvelut 4310 Asuinrakennusten rakentamispalvelut 4311 Muiden rakennusten rakentamispalvelut 4319 Muut rakentamispalvelut 4340 Siivouspalvelut 4341 Pesulapalvelut 4342 Ympäristönhoito- ja ylläpitopalvelut 4391 Vartiointi- ja turvallisuuspalvelut ICT-hankinnat (tavarat, palvelut ja ohjelmistot) 1120 Ostetut atk-ohjelmistot 1121 Patenttioikeudet 1122 Tekijänoikeudet 1123 Liittymismaksut 1129 Muut aineettomat oikeudet 1140 Itse valmistetut ja teetetyt atk-ohjelmat 1149 Muut pitkävaikutteiset menot 1190 Ennakkomaksut aineettomasta käyttöomaisuudesta 1191 Keskeneräiset aineettomat käyttöomaisuushankinnat 1255 Atk-laitteet ja niiden oheislaitteet 1257 Puhelinkeskukset ja muut viestintälaitteet 1258 Audiovisuaaliset koneet ja laitteet 4204 Tietokoneiden vuokrat 4304 Tietokoneiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut 4322 Tietoliikennepalvelut 4323 Atk:n käyttöpalvelut 4325 Atk-palveluiden ostot valtion virastoilta ja laitoksilta 4327 Sovellusvuokrauspalvelut 4520 Patentti- ja lisenssimaksu 4521 Ohjelmistojen käyttöoikeusmaksut 4529 Muut käyttöoikeusmaksut

92 Matkustuspalvelut 4500 Päivärahat 4501 Kilometrikorvaukset 4502 Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut 4330 Koulutuspalvelut 4331 Työterveyspalvelut 4332 Työtereydenhuollon kustannusten palalutukset 4333 Virkistyspalvelut 4339 Muut henkilöstöpalvelut 4390 Ravitsemuspalvelut 4510 Muut kustannusten korvaukset Hallinnolliset palvelut 4209 Muut vuokrat 4320 Painatuspalvelut 4321 Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut 4324 Pankkipalvelut 4328 Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ostot valtion virastoilta ja laitoksilta 4329 Muut toimistopalvelut 4393 Muut koulutuspalvelut 4394 Muut terveyspalvelut 4399 Muut ulkopuoliset palvelut 4530 Liikennevahinkomaksut 4539 Muut vahinkovakuutusmaksut 4540 Jäsenmaksut kotimaahan 4541 Jäsenmaksut ulkomaille 4589 Muut pakolliset maksut 4599 Muut kulut Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 1119 Muut tutkimus- ja kehittämismenot 4392 Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet 1250 Autot- ja muut maakuljetusvälineet 1251 Laivat ja muut vesikuljetusvälineet 1252 Lentokoneet ja muut ilmakuljetusvälineet 1253 Raskaat työkoneet 1254 Kevyet työkoneet 1256 Toimistokoneet ja laitteet 1259 Laboratoriolaitteet ja -kalusteet 1260 Muut tutkimuslaitteet 1261 Vesirakenteiden laitteet 1269 Muut koneet ja laitteet 1294 Muut ennakkomaksut 1299 Muut keskeneräiset aineelliset käyttöomaisuushankinnat 4000 Arvoltaan vähäiset koneet, kalusteet ja kuljetusvälineet 4203 Kuljetusvälineiden vuokrat 4205 Muiden koneiden ja laitteiden vuokrat 4303 Kuljetusvälineiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut 4305 Muiden koneiden ja laitteiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut 4309 Muut korjaus- ja kunnossapitopalvelut

93 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 1270 Asuinhuoneisto- ja toimistokalusteet 1279 Muut kalusteet 1280 Taide-esineet 1289 Muut aineelliset hyödykkeet 1294 Muut ennakkomaksut 4001 Toimistotarvikkeet 4002 Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet 4003 Elintarvikkeet, juomat ja tupakka 4004 Vaatteisto 4005 Puhdistusaineet ja -tarvikkeet 4006 Poltto- ja voiteluaineet 4008 Rakennusmateriaali 4009 Muut aineet, tarvikkeet ja tavarat Väylähankkeet 1200 Metsäalueet 1202 Soran, turpeen ja muun maa-aineksen alueet 1208 Virkistyskäyttöön tarkoitetut maa- ja vesialueet 1209 Muut maa- ja vesialueet 1210 Maa-alueet 1211 Tiepohjat 1212 Rautatiepohjat 1219 Muu rakennusmaa- ja vesialueet 1240 Tierakenteet 1241 Rautatierakenteet 1242 Muut maarakenteet 1243 Väylät ja kanavat 1244 Muut vesirakenteet 1249 Muut rakenteet 1298 Keskeneräiset rakenteet 4302 Maa- ja vesirakenteiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut Maanpuolustuskalusto 4560 Maanpuolustuskalusto

94 OHJEMALLI Liite 8 VIRASTON HANKINTOJEN SUUNNITTELU

95 OHJEMALLI Sisällysluettelo 1. Hankintojen suunnittelun perusta ja tarkoitus Hankintojen suunnittelun pohjana oleva hankintakategorialuokittelu Hankintatarpeiden kartoittaminen ja hankintasuunnitelman kokoaminen Hankintojen toteutusvaihtoehdot Toteutusaikataulut eli kilpailutuskalenteri Hankintojen suunnittelun seuranta ja raportointi... 6

96 OHJEMALLI 1. Hankintojen suunnittelun perusta ja tarkoitus Tämä malliasiakirja on esimerkki ohjeesta, joka koskee valtionhallinnon viraston hankintojen suunnittelua. Virastoissa, joissa tehdään viraston substanssitoimintaan liittyviä suurehkoja suunnittelu-, järjestelmä-, laite- tai palveluhankintoja tai jotka koordinoivat myös alueorganisaationsa hankintoja, voivat huomioida tässä malliasiakirjassa esitetyt seikat yksityiskohtaisemmin ja esitettyä kattavammin. Viraston työjärjestykseen perustuen viraston talousyksikkö/xxyksikkö antaa vuosittain ohjeet sisäisestä budjetoinnista ja sen yhteydessä myös hankintojen suunnittelusta virastossa. Hankintojen suunnittelu perustuu viraston hankintaohjeeseen (nro xx.xx.xxx)/[vastaava asiakirja]. Ohjeen mukaisesti viraston toimintayksiköt laativat hankintasuunnitelman osana viraston tulosohjausta ja taloussuunnittelua. Viraston hankintojen suunnittelun tarkoituksena on - kartoittaa ja ennakoida, millaisia harkinnanvaraisia menoja eli erikseen suunniteltavia hankintoja viraston toiminta ja sille asetetut tulostavoitteet edellyttävät pakollisten menojen eli viraston toiminnan ylläpitoon ja viraston ydintoimintaan tarvittavien hankintojen lisäksi - selvittää pakollisten menojen osuus eli huomioida mitä, minkä suuruisia ja miten pitkäksi kaudeksi tehtyjä sitoumuksia virastolla on (vuokra-, huolto-, leasing- ja muut pitkäkestoiset sopimukset ja substanssitoiminnan pakolliset tarpeet) - priorisoida toimintayksiköiden esittämät hankintatarpeet kiireellisyyden ja kriittisyyden perusteella annettujen määräkehysten puitteissa siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat viraston kanssa sovittujen tulostavoitteiden ja tehtävien toteuttamista - määritellä hankintatarpeiden toteutustapavaihtoehdot (ks. kohta 4): oma työ hankinta sidosyksiköltä hankinta Hanselin tai oman puitejärjestelyjen perusteella oma yksittäinen kilpailutus toimeksianto toiselle yksikölle - määritellä kilpailutuksista tai muusta toteutuksesta vastaavat tahot - antaa tarvittaessa muut tarvittavat hankintojen toteutusta koskevat toimintaohjeet - tukea sisäistä budjetointia eli hankintoihin liittyvien määrärahojen jakoa priorisoinnin perustella sovittuihin käyttökohteisiin ja sovituille toimintayksiköille vuositasolla - laatia hankintojen toteutusaikataulu eli kilpailutusten kilpailutuskalenteri resurssien allokoimiseksi - suunnitella ja valmistella yksittäisen laajan hankinnan toteutus Viraston hankintojen suunnittelu koostuu neljästä osasta: Hankintavarojen jakaminen eli hankintoihin liittyvien määrärahojen käytön sisäinen budjetointi hankintatarpeiden kartoituksen perusteella Hankinnan toteutusvaihtojen suunnittelu Hankintojen toteutusaikataulun eli kilpailutuskalenterin suunnittelu Yksittäisen hankinnan toteutuksen suunnittelu

97 OHJEMALLI 2. Hankintojen suunnittelun pohjana oleva hankintakategorialuokittelu Viraston hankintojen suunnittelun pohjana on valtion yleinen hankintakategorialuokittelu, jossa hankintakategoriat ovat päätasolla seuraavat: 1. Toimitilat 2. ICT-hankinnat 3. Matkustuspalvelut 4. Henkilöstöpalvelut 5. Hallinnolliset palvelut 6. Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 7. Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet 8. Aineet, tarvikkeet ja tavarat 9. [Väylähankkeet, vain Liikennevirasto] 10. [Maanpuolustuskalusto, vain Puolustusvoimat] [Ohje: Viraston hankintojen vuosittaisen arvon ja luonteen perusteella virasto voi määritellä, että hankintojen suunnittelua tehdään yllä kuvattua tarkemmalla tasolla ja ottaa kategorialuokittelussa huomioon myös oman ydintoimintansa sekä toimittajamarkkinoiden ja muiden seikkojen perusteella tehdyt tarkennukset ja täydennykset kategorialuokitteluun.] 3. Hankintatarpeiden kartoittaminen ja hankintasuunnitelman kokoaminen Kun viraston tulevan vuoden määrärahakehykset ovat selvillä, viraston [työjärjestyksen mukaisesti viraston toiminnan ja talouden suunnittelusta vastaava] yksikkö antaa vuosittain ohjeet toiminnan ja talouden suunnittelusta ja sisäisestä budjetoinnista sekä yhteistyössä hankintatoimesta vastaavan henkilön kanssa myös hankintojen suunnittelusta virastossa ja tulevien hankintatarpeiden kartoituksesta. Erikseen suunniteltavat hankinnat Harkinnanvaraisten menojen eli erikseen suunniteltavien hankintojen budjetointi toimintayksiköille perustuu viraston vuosittaisiin suunnitteluohjeiseen sekä ministeriötaholta [VNHY:n rooli huomioitava myös] tulleisiin määrärahakehyksiin ja mahdollisiin säästötavoitteisiin. Viraston toimintayksiköt käynnistävät suunnitteluohjeiden perusteella erikseen suunniteltavien hankintatarpeidensa kartoituksen vuosittain touko-kesäkuussa [muokkaa aikaa tarvittaessa]. Hankintatarpeet kerätään liitteenä 2 olevalla hankintatarpeiden keruulomakkeella ja niihin tulee merkitä priorisointisuositus hankintatarpeen kiireellisyyden ja kriittisyyden perustella. Vuosittain toistuvat hankinnat eli pakolliset menot Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittavat hankinnat eli ns. pakolliset menot, joiden syntymiseen virasto ei voi aidosti vaikuttaa, budjetoidaan keskitetysti taloushallinnon toimesta perustuen edellisten vuosien toteumaan tarkistaen sitä mahdollisten viraston toiminnassa tapahtuneiden tai tulevien muutosten perusteella. [Virasto voi sisällyttää pakollisten menojen suunnittelun myös osaksi hankintojen suunnittelua.]

98 OHJEMALLI Viraston talousarvion/hankintoja koskevan suunnitelman kokoaminen Täytetyt hankintatarpeiden keruulomakkeet perusteluineen tulee toimittaa Viraston hankintaryhmälle x.x.xxxx mennessä, joka kokoaa hankintatarpeet, priorisoi ne ja tekee yksiköiltä saaduista esityksistä viraston priorisoidun xxxx/hankintasuunnitelmaesityksen. Viraston johtoryhmä/[hankintatoimen johtoryhmä] käsittelee esityksen, tekee siihen tarvittavat muutokset ja lopuksi hyväksyy esityksen tulevan vuoden hankintasuunnitelmaksi marras-joulukuussa [täsmennä tarvittaessa]. Ohje: Viraston sisäistä budjettia laadittaessa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin: Ns. pakolliset menot käsitellään ensin yhtenä kokonaisuutena menolajeittain. Määrärahojen jakopäätöksessä pakollisiin menoihin liittyvät määrärahat jaetaan budjetoinnin keventämiseksi yksittäisille toimintayksiköille ainoastaan erikseen sovittaessa. Hankinnat käsitellään viraston johtoryhmän/hankintatoimen johtoryhmän hyväksymän hankintasuunnitelman pohjalta. Erikseen suunniteltavien hankintojen määrärahat voidaan myös budjetoinnin keventämiseksi kohdistaa pelkästään rajatulle määrälle toimintayksiköitä. Erityistä huomiota tulee kiinnittää siihen, ettei määrärahojen automaattisella jaolla luoda varojen käyttövelvoitteita. Hankintasuunnitelmia tulee voida tarvittaessa tarkentaa ja kohdentaa määrärahoja joustavammin ennalta arvaamattomiin hankintoihin olosuhteiden muuttuessa. 4. Hankintojen toteutusvaihtoehdot [Ohje: Osana hankintojen suunnittelua virasto voi päättää hankintojen toteutustavasta. Hankintojen toteutuksessa on viisi toteutusvaihtoehtoa, joista valitaan kuhunkin hankintaan parhaiten soveltuva. Viraston tulee muistaa, että kilpailuttamisella ei saa selvittää, tuleeko hankinta omana työnä edullisemmaksi kuin hankittuna ulkopuolelta, vaan se tulee tehdä ennen kilpailutusta osana markkinakartoitusta.] Hankintojen toteutustavat on kirjattu x-asiakirjaan. Hankintojen toteutustapojen vaihtoehdot ovat: Oma työ Hankinta sidosyksiköltä/in-house yksiköiltä (esim. Valtori, Senaatti-kiinteistöt, Palkeet, HAUS, VNHY) Hankinnat puitejärjestelyjä/puitesopimuksia hyödyntäen o Yhteishankintayksikön puitejärjestelyä/puitesopimuksia hyödyntäen, jos yhteishankintayksikkö on tehnyt kyseisestä tuoteryhmästä puitejärjestelyn o Hallinnonalan tai muun yhteistyötahon puitesopimuksia hyödyntäen o Viraston omia puitesopimuksia hyödyntäen Omat yksittäiset hankinnat (EU-, kansallinen tai pienhankinta) tai suorahankinnat silloin, kun hankinnalle on olemassa suorahankintaperuste o omat hankinnat o toisen viraston tai laitoksen kanssa tehtävä yhteishankinta Toimeksianto hankinnan tekemisestä o toiselle virastolle tai laitokselle (Valtori, Senaatti-kiinteistöt, Hansel, HAUS,VNHY) o yritykselle kilpailutuksen perusteella

99 OHJEMALLI Ehdotukset toteutusvaihtoehdoiksi Tämän malliasiakirjan liitteenä 2 on luettelo, johon on hankintakategorioittain määritelty suositeltavat hankintojen toteutustavat erikseen ns. pakollisten menojen ja erikseen suunniteltavien hankintojen osalta. Liitteessä oleva jaottelu on suositus. Viraston hankintojen arvosta ja luonteesta sekä käytetystä hankintakategorialuokittelusta johtuen jaottelu voi olla eri yksiköissä erilainen. Kun virasto laatii luettelon toteutustavoista, voidaan siihen sisällyttää myös muita ko. hankintakategoriaa tai sen tuoteryhmää koskevia hankintojen toteutustapaa koskevia ohjeita. Esim. Matkustukseen liittyvät menot on määritelty pakollisiksi, mutta virasto voi myös kehottaa omia yksiköitään hyödyntämään entistä laajemmin videoneuvottelumahdollisuuksia, jolloin matkustukseen liittyvissä menoissa voidaan säästää. 5. Toteutusaikataulut eli kilpailutuskalenteri Viraston hankintaryhmä voi valmistella tulevan vuoden hankinnoista kilpailutuskalenterin henkilöresurssien allokoimiseksi ja ennakoida tulevien vuosien hankintoja hankintaroadmapilla. Kilpailutuskalenterin laadinnassa hankintaryhmän kannattaa ottaa huomioon eri hankintamenettelyiden ja toteutustapavaihtojen vaatimat määräajat ja allokoida kilpailutusresurssit siten, että hankinnat voidaan toteuttaa suunnitellussa aikataulussa. Mallit kilpailutuskalenterista ja hankintaroadmapista ovat tämän asiakirjan liitteenä 3. Virasto voi muokata malleja omien tarpeidensa mukaisesti. Kilpailutuskalenteri voidaan julkaista viraston internet-sivuilla tiedoksi toimittajille tulevista kilpailutuksista. 6. Hankintojen suunnittelun seuranta ja raportointi Viraston hankintaryhmä seuraa vähintään kvartaaleittain tai kuukausittain hankintojen toteutumista Netra-raportoinnin avulla. Lisäksi hankintaryhmä seuraa hankintasuunnitelmien toteutumista ja tarvittaessa kohdentaa hankintaan liittyviä määrärahoja uudelleen joko hankintasuunnitelmassa tehtyjen priorisointien perusteella tai kohdentaa niitä ennalta arvaamattomiin kiireellisiin tai muuten kriittisiin hankintoihin. Liite 1 Liite 2 Liite 3 Hankintatarpeiden keruulomake Hankintojen toteutusvaihtoehdot Kilpailutuskalenteri ja hankintaroadmap

100 HANKINTOJEN TOTEUTUSVAIHTOEHDOT SUOSITUS VUOSITTAIN TOISTUVIEN HANKINTOJEN BUDJETOINNISTA KESKITETYSTI TALOUSHALLINNON TOIMESTA Liite 9 Vuosittain toistuvilla viraston toiminnan ylläpitoon tarvittavilla hankinnoilla tarkoitetaan sellaisia menoja, joiden syntyyn hankintayksikkö ei aidosti voi vaikuttaa eli puhutaan ns. pakollisista menoista. Erikseen suunniteltavilla hankinnoilla tarkoitetaan hankintoja, joiden hankintaan virasto voi oikeasti vaikuttaa. Toimitilat Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittavat hankinnat Erikseen suunniteltavat hankinnat Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus 1220 Asuinrakennukset x Vuokraus Senaatti-kiinteistöiltä 1221 Toimistorakennukset x Vuokraus Senaatti-kiinteistöiltä 1222 Teollisuusrakennukset x Vuokraus Senaatti-kiinteistöiltä 1223 Varastorakennukset x Vuokraus Senaatti kiinteistöltä 1224 Museot ja linnat x Vuokraus Senaatti kiinteistöltä 1225 Muut kulttuurirakennukset x Vuokraus Senaatti kiinteistöltä 1226 Kasarmit x Vuokraus Senaatti kiinteistöltä 1229 Muut rakennukset x Vuokraus Senaatti kiinteistöltä 1230 Rakennelmat x Vuokraus Senaatti kiinteistöltä 1291 Ennakkomaksut asuinrakennuksista 1292 Ennakkomaksut muista rakennuksista 1296 Keskeneräiset asuinrakennukset 1298 Keskeneräiset muut rakennukset 4007 Lämmitys, sähkö ja vesi x Sähköenergian hankinnassa käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä. Mikäli lämmitys ja sähkö eivät sisälly vuokrasopimukseen, niin käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Maanvuokrat x 4201 Asuntojen vuokrat x Vuokraus Senaatti-kiinteistöiltä 4202 Muiden rakennusten vuokrat x Vuokraus Senaatti kiinteistöltä 4300 Asuinrakennusten korjaus- ja kunnossapitopalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Muiden rakennusten korjaus- ja x Virasto kilpailuttaa itse. kunnossapitopalvelut 4310 Asuinrakennusten rakentamispalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Muiden rakennusten rakentamispalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Muut rakentamispalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Siivouspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Pesulapalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Ympäristönhoito- ja ylläpitopalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Vartiointi- ja turvallisuuspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä. ICT-hankinnat (tavarat, palvelut ja ohjelmistot) Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus 1120 Ostetut atk-ohjelmistot x Hankitaan Valtorilta/käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Patenttioikeudet x 1122 Tekijänoikeudet x 1123 Liittymismaksut x 1129 Muut aineettomat oikeudet x 1140 Itse valmistetut ja teetetyt atk-ohjelmat x Virasto kilpailuttaa itse Muut pitkävaikutteiset menot x Virasto kilpailuttaa itse Ennakkomaksut aineettomasta käyttöomaisuudesta 1191 Keskeneräiset aineettomat käyttöomaisuushankinnat 1255 Atk-laitteet ja niiden oheislaitteet x Hankitaan Valtorilta/käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Puhelinkeskukset ja muut viestintälaitteet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Audiovisuaaliset koneet ja laitteet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Tietokoneiden vuokrat x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Tietokoneiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut x Hankitaan Valtorilta/käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Tietoliikennepalvelut x Hankitaan Valtorilta/käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Atk:n käyttöpalvelut x Hankitaan Valtorilta/käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Atk-palveluiden ostot valtion virastoilta ja x Hankitaan Valtorilta. laitoksilta 4327 Sovellusvuokrauspalvelut x Hankitaan Valtorilta/käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä Patentti- ja lisenssimaksu x 4521 Ohjelmistojen käyttöoikeusmaksut x Hankitaan Valtorilta Muut käyttöoikeusmaksut x Virasto kilpailuttaa itse.

101 Matkustuspalvelut Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus 4500 Päivärahat x 4501 Kilometrikorvaukset x 4502 Matkustuspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön matkustuksen puitejärjestelyjä. Henkilöstöpalvelut Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat 4330 Koulutuspalvelut x Käytetään HAUS Kehittämiskeskus Oy:n palveluita ja tarvittaessa muita palveluntuottajia Työterveyspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Työtereydenhuollon kustannusten palautukset 4333 Virkistyspalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Muut henkilöstöpalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Ravitsemuspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Muut kustannusten korvaukset Ei kilpailutuksen piirissä. Hallinnolliset palvelut Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus 4209 Muut vuokrat x Virasto kilpailuttaa itse Painatuspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Pankkipalvelut x Käytetään valtiokonttorin kilpailuttamaa sopimusta Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ostot valtion virastoilta ja laitoksilta x Hankitaan valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeilta Muut toimistopalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä/virasto kilpailuttaa itse Muut koulutuspalvelut x Virasto kilpailuttaa itse Muut terveyspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Muut ulkopuoliset palvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä/virasto kilpailuttaa itse Liikennevahinkomaksut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä (vapaaehtoinen autovakuutus) Muut vahinkovakuutusmaksut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä (matkavakuutus) Jäsenmaksut kotimaahan x Ei kilpailutuksen piirissä Jäsenmaksut ulkomaille x Ei kilpailutuksen piirissä Muut pakolliset maksut x Virasto kilpailuttaa itse Muut kulut x Virasto kilpailuttaa itse. Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus 1110 Malmin etsintä x Virasto kilpailuttaa itse Muut tutkimus- ja kehittämismenot x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä /virasto kilpailuttaa itse Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä /virasto kilpailuttaa itse. Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat 1250 Autot- ja muut maakuljetusvälineet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Laivat ja muut vesikuljetusvälineet x Virasto kilpailuttaa itse Lentokoneet ja muut ilmakuljetusvälineet x Virasto kilpailuttaa itse Raskaat työkoneet x Virasto kilpailuttaa itse Kevyet työkoneet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Toimistokoneet ja laitteet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Laboratoriolaitteet ja -kalusteet x Virasto kilpailuttaa itse Muut tutkimuslaitteet x Virasto kilpailuttaa itse Vesirakenteiden laitteet x Virasto kilpailuttaa itse Muut koneet ja laitteet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä/virasto kilpailuttaa itse Muut ennakkomaksut x 1299 Muut keskeneräiset aineelliset x käyttöomaisuushankinnat 4000 Arvoltaan vähäiset koneet, kalusteet ja x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä. kuljetusvälineet 4203 Kuljetusvälineiden vuokrat x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Muiden koneiden ja laitteiden vuokrat x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Kuljetusvälineiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Muiden koneiden ja laitteiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä/virasto kilpailuttaa itse Muut korjaus- ja kunnossapitopalvelut x Virasto kilpailuttaa itse.

102 Aineet, tarvikkeet ja tavarat Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus 1270 Asuinhuoneisto- ja toimistokalusteet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Muut kalusteet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Taide-esineet x Virasto kilpailuttaa itse Metallimineraalit x Virasto kilpailuttaa itse Muut kuin metallimineraalit x Virasto kilpailuttaa itse Muut aineelliset hyödykkeet x Virasto kilpailuttaa itse Muut ennakkomaksut 4001 Toimistotarvikkeet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Elintarvikkeet, juomat ja tupakka x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Vaatteisto x Virasto kilpailuttaa itse Puhdistusaineet ja -tarvikkeet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Poltto- ja voiteluaineet x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä Rakennusmateriaali x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä/virasto kilpailuttaa itse Muut aineet, tarvikkeet ja tavarat x Käytetään yhteishankintayksikön puitejärjestelyä/virasto kilpailuttaa itse. Väylähankkeet Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat 1200 Metsäalueet x Virasto kilpailuttaa itse Soran, turpeen ja muun maa-aineksen alueet x Virasto kilpailuttaa itse Virkistyskäyttöön tarkoitetut maa- ja vesialueet x Virasto kilpailuttaa itse Muut maa- ja vesialueet x Virasto kilpailuttaa itse Maa-alueet x Virasto kilpailuttaa itse Tiepohjat x Virasto kilpailuttaa itse Rautatiepohjat x Virasto kilpailuttaa itse Muu rakennusmaa- ja vesialueet x Virasto kilpailuttaa itse Tierakenteet x Virasto kilpailuttaa itse Rautatierakenteet x Virasto kilpailuttaa itse Muut maarakenteet x Virasto kilpailuttaa itse Väylät ja kanavat x Virasto kilpailuttaa itse Muut vesirakenteet x Virasto kilpailuttaa itse Muut rakenteet x Virasto kilpailuttaa itse Keskeneräiset rakenteet x Virasto kilpailuttaa itse Maa- ja vesirakenteiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut x Virasto kilpailuttaa itse. Maanpuolustuskalusto Vuosittain toistuvat viraston toiminnan ylläpitoon tarvittava hankinta Erikseen suunniteltavat hankinnat Hankinnan vastuutaho Hankinnan totetustapasuositus 4560 Maanpuolustuskalusto Virasto kilpailuttaa itse.

103 Vastuuhenkilö: Päivitetty: Liite HANKINTATARPEIDEN KERUULOMAKE TOIMITILAT LKP-tili Hankintatarve Prioriteetti Kpl / Vuosi KK-yhteensä Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu 4007 Lämmitys, sähkö ja vesi Maanvuokrat Asuntojen vuokrat Muiden rakennusten vuokrat Siivouspalvelut Pesulapalvelut Ympäristönhoito- ja ylläpitopalvelut Vartiointi- ja turvallisuuspalvelut YHTEENSÄ: ICT-PALVELUT YHTEENSÄ: MATKUSTUSPALVELUT YHTEENSÄ: HENKILÖSTÖPALVELUT YHTEENSÄ: HALLINNOLLISET PALVELUT YHTEENSÄ: ASIANTUNTIJA- JA TUTKIMUSPALVELUT YHTEENSÄ: KONEET, LAITTEET JA KULJETUSVÄLINEET YHTEENSÄ: AINEET, TARVIKKEET JA TAVARAT YHTEENSÄ: Ohje: Hankintatarpeiden kartoitus -lomakkeen tarkoituksena on jäsentää ja edesauttaa huomioimaan hankintayksikön hankintoihin liittyviä tarpeita. Lomakkeen ei ole tarkoitus olla vakiomuotoinen vaan lähtökohta omien tarpeiden keräämiselle ja siten sitä tuleekin jalostaa hankintayksikölle sopivaksi mikäli se ei sellaisenaan toimi parhaalla mahdollisella tavalla. Lomake on muodostettu siten, että siinä on vaihtoehtoisia täyttötapoja, jolloin se toimii monipuolisemmin tarpeiden kartoittamisen apuvälineenä. Olennaisinta tarpeiden kartoittamisessa onkin hahmottaa tarpeiden olemassaolo ja tarpeiden laajuus, suuruus ja toistuvuus. Näin ollen kunkin tarpeen osalta on lähtökohtaisesti riittävää arvioida joko hankittava kappalemäärä, vuosittainen euromääräinen kulu tai kirjata hankinnan aiheuttamat kuukausikohtaiset kulut. Viimeisin vaihtoehto voi olla syytä tehdä esimerkiksi silloin kun kulut jaottuvat jollain tapaa poikkeuksellisesti. Lomake on jaettu kategoriakohtaisesti ja se mahdollistaa kunkin tarpeen priorisoinnin luokituksella 1-3. Taulukkoon on merkitty valmiiksi sellaiset hankintatilit, jotka sisältävät tyypillisesti kuluja, joihin hankintayksikön vaikutusmahdollisuudet ovat yleensä vähäiset (esim. pitkät sopimukset, jotka sisältävät kuukausi/vuosikohtaisia toistuvia kuluja) ja jotka taloushallinto tyypillisesti budjetoi keskitetysti. Tämä on hyvä huomioida tarpeiden kartoituksessa.

104 Liite 11 Vastuuhenkilö: Päivitetty: HANKINTAROADMAP TOIMITILAT 1.1 Alakategoria Kilpailuttaja Yksikkö Hankinnan arvo Työmääräarvio (htp) 2 Hankinta Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Suunnittelu / Valmistelu 1 Hankinta Hankinta Kilpailutus Sopimuskausi 1 Hankinta Optio tms. 1.2 Alakategoria Kilpailuttaja Yksikkö Hankinnan arvo Työmääräarvio (htp) 2 Hankinta Hankinta Hankinta Hankinta Alakategoria Kilpailuttaja Yksikkö Hankinnan arvo Työmääräarvio (htp) 3 Hankinta Hankinta Hankinta Hankinta ICT-PALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 MATKUSTUSPALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 HENKILÖSTÖPALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 HALLINNOLLISET PALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 ASIANTUNTIJA- JA TUTKIMUSPALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 KONEET, LAITTEET JA KULJETUSVÄLINEET Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AINEET, TARVIKKEET JA TAVARAT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Ohjeet: Hankintaroadmap on tarkoitettu hankintayksiköiden hankintojen suunnittelun tueksi. Toisin kuin hankintojen tarpeiden kartoituksessa, hankintaroadmapin tarkoituksena on hahmottaa tulevia ja mahdollisesti tulevia hankintoja useamman vuoden aikaperiodilla. Useamman vuoden tarkastelujakso auttaa hahmottamaan tulevien hankintojen riskejä, ristiriitaisuuksia kuten myös samankaltaisuuksia. Näin hankinnat pystytään valmistelemaan ja aloittamaan riittävän aikaisessa vaiheessa, yhdistämään useita eri hankintoja esim. samaan kilpailutukseen, tekemään tehokkaammin muiden hankintayksiköiden kanssa yhteishankintoja ja ylipäätään auttaa resursoimaan tulevien hankintatarpeiden valmistelua ja toteuttamista. Lisäksi on huomioitavaa, että kyseessä on nimenomaan hankintojen suunnittelun työkalu, ei kilpailutusten suunnittelun (muuten kuin hyvin ylätasolla). Hankintaroadmapista on olemassa kaksi erilaista versiota. Versio 1 mahdollistaa hankintojen lisätietojen kirjaamisen tähän samaan lomakkeeseen (tason 2 ryhmittely kussakin hankinnassa). Versiossa 2 tämä ryhmittelytaso on poistettu. Muilta osin roadmapit ovat samanlaiset. Taulukon kategorioiden on tarkoituksena olla kiinteät koko valtionhallintotasolla, mutta muilta osin hankintayksikön on hyvä miettiä mitkä tiedot ovat hyödyllisimmät kerätä hankintoihin liittyen. Käytön helpottamiseksi kaikkien alakategorioiden, sarakeotsikoiden ja yksityiskohtaisten tietojen otsikot on mahdollista muuttaa keskitetysti 'Data' -välilehdeltä, jolloin kukin muutos voidaan tehdä vain yhteen paikkaan. Aikajana on tarkoituksellisesti jätetty vapaamuotoisesti täytettäväksi, koska hankintayksiköiden tarpeet eroavat näiltä osin merkittävästi. Välilehdellä X on kuitenkin esitetty yksi mahdollinen tapa hyödyntää aikajanaa. Roadmapin käytön kannalta on hyvä huomioida, että jokainen aikajanan ruutu sisältää yhdistettynä kaksi Excelin ruutua, jotka erottamalla taulukkoon on mahdollista muodostaa esim. kaksi eri skenaariota tai muuten tuottaa hankinnan aikatauluun lisätietoja värein tai tekstinä. Kunkin hankintarivin edessä on hankinnan prioriteetti/luokittelulaatukko. Huom! Koska taulukko sisältää usein tietoa, joka ei ole julkista, tulee käyttäjien huomioida, että taulukon lukitseminen ei kaikilta osin estä suljettujen tai piilotettujen rivien näkymistä. Rivit on mahdollista saada näkyviin, jos taulukon kopioi toiseen Exceliin. Näin ollen jos taulukon tietoja jaetaan kokonaan tai osittain eteenpäin, olisi se syytä tehdä esim. PDF-muotoisena.

105 Vastuuhenkilö: Päivitetty: HANKINTAROADMAP TOIMITILAT 1.1 Alakategoria Kilpailuttaja Yksikkö Hankinnan arvo Työmääräarvio (htp) 2 Hankinta Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Suunnittelu / Valmistelu 1 Hankinta Kilpailutus 3 Hankinta Hankinta Sopimuskausi Optio tms. 1.2 Alakategoria Kilpailuttaja Yksikkö Hankinnan arvo Työmääräarvio (htp) 2 Hankinta Hankinta Hankinta Hankinta Alakategoria Kilpailuttaja Yksikkö Hankinnan arvo Työmääräarvio (htp) 3 Hankinta Hankinta Hankinta Hankinta ICT-PALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 MATKUSTUSPALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 HENKILÖSTÖPALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 HALLINNOLLISET PALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 ASIANTUNTIJA- JA TUTKIMUSPALVELUT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q KONEET, LAITTEET JA KULJETUSVÄLINEET Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AINEET, TARVIKKEET JA TAVARAT Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Ohjeet: Hankintaroadmap on tarkoitettu hankintayksiköiden hankintojen suunnittelun tueksi. Toisin kuin hankintojen tarpeiden kartoituksessa, hankintaroadmapin tarkoituksena on hahmottaa tulevia ja mahdollisesti tulevia hankintoja useamman vuoden aikaperiodilla. Useamman vuoden tarkastelujakso auttaa hahmottamaan tulevien hankintojen riskejä, ristiriitaisuuksia kuten myös samankaltaisuuksia. Näin hankinnat pystytään valmistelemaan ja aloittamaan riittävän aikaisessa vaiheessa, yhdistämään useita eri hankintoja esim. samaan kilpailutukseen, tekemään tehokkaammin muiden hankintayksiköiden kanssa yhteishankintoja ja ylipäätään auttaa resursoimaan tulevien hankintatarpeiden valmistelua ja toteuttamista. Lisäksi on huomioitavaa, että kyseessä on nimenomaan hankintojen suunnittelun työkalu, ei kilpailutusten suunnittelun (muuten kuin hyvin ylätasolla). Hankintaroadmapista on olemassa kaksi erilaista versiota. Versio 1 mahdollistaa hankintojen lisätietojen kirjaamisen tähän samaan lomakkeeseen (tason 2 ryhmittely kussakin hankinnassa). Versiossa 2 tämä ryhmittelytaso on poistettu. Muilta osin roadmapit ovat samanlaiset. Taulukon kategorioiden on tarkoituksena olla kiinteät koko valtionhallintotasolla, mutta muilta osin hankintayksikön on hyvä miettiä mitkä tiedot ovat hyödyllisimmät kerätä hankintoihin liittyen. Käytön helpottamiseksi kaikkien alakategorioiden, sarakeotsikoiden ja yksityiskohtaisten tietojen otsikot on mahdollista muuttaa keskitetysti 'Data' -välilehdeltä, jolloin kukin muutos voidaan tehdä vain yhteen paikkaan. Aikajana on tarkoituksellisesti jätetty vapaamuotoisesti täytettäväksi, koska hankintayksiköiden tarpeet eroavat näiltä osin merkittävästi. Välilehdellä X on kuitenkin esitetty yksi mahdollinen tapa hyödyntää aikajanaa. Roadmapin käytön kannalta on hyvä huomioida, että jokainen aikajanan ruutu sisältää yhdistettynä kaksi Excelin ruutua, jotka erottamalla taulukkoon on mahdollista muodostaa esim. kaksi eri skenaariota tai muuten tuottaa hankinnan aikatauluun lisätietoja värein tai tekstinä. Kunkin hankintarivin edessä on hankinnan prioriteetti/luokittelulaatukko. Huom! Koska taulukko sisältää usein tietoa, joka ei ole julkista, tulee käyttäjien huomioida, että taulukon lukitseminen ei kaikilta osin estä suljettujen tai piilotettujen rivien näkymistä. Rivit on mahdollista saada näkyviin, jos taulukon kopioi toiseen Exceliin. Näin ollen jos taulukon tietoja jaetaan kokonaan tai osittain eteenpäin, olisi se syytä tehdä esim. PDF-muotoisena.

106 H,ava nne uva kilp.ailu us al,enterista i 7 t HAN'SE

107 HANKINTATOIMEN TUNNUSLUKUJA JA MITTAREITA Liite Hankintatoimen taustatietoja kuvaavia tietoja, tunnuslukuja ja mittareita Tieto/tunnusluku/mittari Hankintatoimessa on vastuuhenkilö (K/E) Päätoimisesti hankintatehtävissä toimijoiden (kilpailuttajat/tilaajat/substanssiasiantuntijat) määrän muutos Sivutoimisesti hankintatehtävissä toimijoiden (kilpailuttajat/tilaajat/substanssiasiantuntijat) määrän muutos Hankintapisteiden määrän muutos Hankintatoimen intrasivut (K/E) Hankintatoimi on kilpailutusten osalta keskitetty/osittain keskitetty/ hajautettu Hankintayksikössä on hankintaa koskeva ohjeistus (K/E) Hankintayksikössä on hyväksymisvaltuudet määritelty (K/E) Hankintayksikön hankintojen toteutusta ohjaa hankintojen kategorisointi tai muu työnjakoa koskeva määrittely (K/E) Hankintayksikössä järjestetään sisäistä hankintatoimen koulutusta (K/E) Kehittämistavoite Kyllä Toiminnan kehittäminen/optimointi Optimointi Keskittäminen Kyllä Keskittäminen tarkoituksenmukaisesti Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä 2. Spendi- ja toimittaja- ym. määräanalyysitietoja Tieto/tunnusluku/mittari Hankintoihin liittyvät määrärahat lkp-tileittäin, muutos Hankintoihin liittyvät määrärahat yhteishankintayksikön puitejärjestelyittäin, muutos Toimittajat euromäärittäin, muutos Toimittajat tuotekategorioittain, laskuittain, muutos Omien hankintailmoitusten määrän muutos Omien kilpailutusten määrän muutos Omien puitesopimusten määrän muutos Tilausten ja laskujen määrän muutos Tilattujen nimikkeiden, tilausrivien määrän muutos Vastaanottojen määrän muutos Hankintavarat/tilausten määrän muutos Kehittämistavoite Toiminnan kehittäminen/ optimointi Käytön lisääminen asetetun tavoitteen mukaan ja optimointi Toimittajamäärän optimointi Toimittajamäärän optimointi Keskittäminen/Toiminnan optimointi Keskittäminen/Toiminnan optimointi Keskittäminen/Puitesopimusten hyödyntämisen optimointi Tapahtumamäärien optimointi Tilaustapahtumien optimointi Keskittäminen/Toiminnan optimointi Toiminnan kehittäminen/ optimointi

108 Hankintavarat/laskujen määrän muutos Tilausten jakautuma europortaittain Tilausten lkm/laskujen lkm Toiminnan kehittäminen/ optimointi Toiminnan kehittäminen/ optimointi Toiminnan kehittäminen/ optimointi 3. Hankintaprosessin läpimenoaikaan ja prosessikustannuksiin liittyviä seurantatietoja Tieto/tunnusluku/mittari Tarpeen määrittelystä hankintapäätökseen/sopimukseen läpimenoaika Tilauksesta maksuun läpimenoaika Tarpeen määrittelystä hankintapäätökseen/sopimukseen prosessikustannukset Tilauksesta maksuun prosessikustannukset Kehittämistavoite Lyhentäminen Lyhentäminen Vähentäminen Vähentäminen 4. Virheisiin, viivästyksiin ja muihin poikkeamiin liittyviä tietoja Tieto/tunnusluku/mittari Kuljetusvaurioiden määrän muutos Virheellisten toimitusten määrän muutos Viivästyneiden toimitusten määrän muutos Reklamaatioiden määrän muutos Takuukorjausten määrän muutos Perittyjen viivästyssakkojen määrän muutos Maksettujen viivästyskorkojen määrän muutos Hankintoja koskevien valitusten ja hankintaoikaisujen määrän muutos Keskeytettyjen hankintojen määrän muutos Kehittämistavoite Vähentäminen Vähentäminen Vähentäminen Vähentäminen Vähentäminen Vähentäminen Vähentäminen Vähentäminen Vähentäminen 5. Hankinnasta maksuun -prosessin tehostamiseen ja sähköistämiseen liittyviä taustatietoja Tieto/tunnusluku/mittari Käytössä olevat hankintatietojärjestelmät Kehittämistavoite Luettelo

109 Sopimuskohdistus käytössä x kpl sopimuksista/tilauksista Tiliöintikoodi käytössä x kpl sopimuksista/tilauksista Tiliöintimalli käytössä x kpl sopimuksista/tilauksista Maksuaikakortti käytössä x kpl/yksikkö Käytön lisääminen soveltuvin osin Käytön lisääminen soveltuvin osin Käytön lisääminen soveltuvin osin Käytön optimointi 6. Muita Tieto/tunnusluku/mittari Hankinnan vastaavuus asetettuihin tavoitteisiin Kehittämistavoite Hankinnan onnistuminen/ Asiakastyytyväisyys/

110 Liite 13 YKSITTÄISEN HANKINNAN SUUNNITTELUN MUISTILISTA Tämän asiakirjan tarkoituksena on toimia lyhyenä muistilistana yksittäisen kansallisen kynnysarvon ylittävän hankinnan toteuttamiseen avoimella menettelyllä hankintatarpeen kartoituksesta ja määrittelystä hankintapäätöksen kautta käytöstä poistoon. Vaikka jokaisessa hankinnassa on erityispiirteitä, tämä muistilista pyrkii nostamaan esille yleisellä tasolla kaikki keskeisimmät hankintaprosessin eri vaiheissa muistettavat seikat. Muistilistaa täydentää Valtion hankintakäsikirja, josta löydät tarkemmat ohjeet kuhunkin yksittäiseen hankinnan vaiheeseen ja kunkin viraston laatimat omat hankintaohjeet. Talouden suunnittelun, laskujen käsittelyn ja maksamisen osalta on olemassa Valtiokonttorin julkaisema Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt - ohje. Tarvittaessa käänny hankintatoimen asiantuntijoiden puoleen varmistaaksesi, miten yksittäisessä hankinnassa olisi viisainta toimia. Muistilista käsittelee seuraavia hankintaprosessin vaiheita: 1. Hankintatarpeen kartoittaminen 2. Hankinnan resurssien varmistaminen 3. Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen 4. Markkinoiden kartoitus sekä hankinnan toteutusvaihtoehdon ja hankintamenettelyn valinta 5. Tarjouspyynnön laatiminen, hankinnan kohteen rajaaminen ja vaatimusmäärittely 6. Riittävän tarjousajan määrittäminen 7. Hankintailmoituksen tekeminen 8. Lisäkysymyksiin vastaaminen 9. Tarjousasiakirjojen vastaanottaminen ja avaaminen 10. Tarjousten täsmentäminen 11. Tarjousten käsittely ja vertailu 12. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksi antaminen 13. Jälkipuinti hävinneiden tarjoajien kanssa 14. Selvitysten pyytäminen voittaneelta tarjoajalta 15. Sopimuksen tekeminen 16. Jälki-ilmoituksen tekeminen 17. Sopimushallinta, vastaanotto, laskujen käsittely ja tuotteen käytöstä poistaminen 1

111 Hankintatarpeen kartoittaminen Varmista, että tavaran tai palvelun hankinnalle on todellinen tarve. Kyse ei saa olla vain käyttökohteen keksimisestä myönnetyille hankintamäärärahoille. Onko kyse vanhan tuotteen tai järjestelmän korvaamisesta uudella, vai voisiko hankinnan toteuttaa toisella tavalla esim. palvelun ostona? Ei riitä, että hankinnan toteuttaminen on hyvä idea, vaan sen tulee tehostaa toimintaa tai olla nykyisen toiminnan ylläpitämiselle välttämätön. Selvitä myös tavarasta tai palvelusta sen elinkaaren aikana aiheutuvat kustannukset (esim. laitteen käyttökustannukset, sekä koulutus-, huolto- ylläpito- ja käytöstä poiston kustannukset) ja riskit sekä mahdollisuudet toteuttaa hankinta innovatiivisella tavalla tai hyödyntää käytöstä poistettavaa tavaraa innovatiivisesti. Selvitä hankintasi riippuvuudet esimerkiksi organisaation hankintasuunnitelmista ja/tai hankintaroadmapista ja ota selvää, ettei organisaatiossasi jo ole suunnitteilla vastaavaa tai hankinnan aihepiiriä sivuavaa hankintaa. Varmista, että tarvittavat osapuolet ovat tietoisia hankinnasta. Hankinnasta viestiminen ennen hankintamenettelyn aloittamista vähentää hankinnan aikana ilmaantuvia epäselvyyksiä. 2. Hankinnan resurssien varmistaminen Varmista ennen hankinnan käynnistämistä, että hankinnalle on olemassa määrärahat yksikkösi budjetissa tai että se tullaan suurella todennäköisyydellä myöntämään, jos kyse on monivuotisesta hankinnasta, joka on syytä käynnistää jo ennen jakopäätöstä. Varmista myös, että käytössä on hankinnan toteuttamiseen riittävä hankinta-asiantuntemus sekä tekniseltä että kaupallis-juridiselta kannalta. Varmista ennen hankinnan käynnistämistä, ettei tulossa ole mitään muutoksia, joiden vuoksi hankinnan toteuttaminen kävisi tarpeettomaksi, jos kyse on arvoltaan merkittävästä hankinnasta. 3. Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen Selvitä hankinnan ennakoitu kokonaisarvo realistisesti koko hankinnan ajalta ottaen huomioon kaikki hankinnasta aiheutuvat kustannukset ja hankintaan liittyvät elinkaarikustannukset, optiot ja optiokaudet mukaan lukien käyttäen esim. tietopyyntöä tai muuta markkinoiden kartoituskeinoa. Tarkista hankintalain kynnysarvojen laskentasäännöt EU-kynnysarvot ylittävän hankinnan osalta. Tarkista voimassa oleva kansallinen tai EU-kynnysarvo ja arvioi ylittääkö hankintasi sen. 4. Markkinoiden kartoitus sekä hankinnan toteutusvaihtoehdon ja hankintamenettelyn valinta Selvitä ensin, onko tuotetta tai palvelua mahdollisesti saatavilla organisaatiosi toisesta yksiköstä tai hallinnonalan tai koko valtionhallintotason palveluna. Tarkista sitten, onko olemassa yhteishankintayksikön puitejärjestelyä tai oman yksikön puitesopimusta kyseisestä tuoteryhmästä ja hyödynnä sitä ensisijaisesti. 2

112 Jos puitejärjestely tai oma puitesopimus on olemassa, mutta sitä ei ole tarkoitus käyttää, perustele puitejärjestelyn tai puitesopimuksen käytöstä poikkeaminen tai pyydä lupa siihen virastosi ohjeiden mukaisesti. Jos kilpailutat itse, kartoita, onko tuotetta tai palvelua mahdollisesti saatavilla markkinoilta tarpeen mukaisena tai muunneltuna, yhdeltä tai useammalta toimittajalta, mihin hintaan ja millä ehdoilla? Valitse hankintaan sopiva hankintamenettely hankinnan arvon, luonteen, kiireellisyyden sekä käytettävissä olevien teknisten ja kaupallisten tietojen mukaan. Muista, että neuvottelumenettelyjen ja suorahankinnan käyttö on mahdollista vain hankintalaissa määritellyillä perusteilla. 5. Tarjouspyynnön laatiminen, hankinnan kohteen rajaaminen ja vaatimusmäärittely Muista, että tarjouspyynnön laatiminen huolellisesti ja tasapuolisesti ja syrjimättömästi ovat kilpailutusprosessin tärkeimpiä asioita. Näin toimimalla voit vähentää lisäkysymysten määrää ja tarjousten täsmennystarvetta sekä varmistaa, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Rajaa hankinnan kohde tarkoituksenmukaiseksi kokonaisuudeksi ottaen huomioon hankintatarpeesi, markkinatilanne ja pienyritysten osallistumismahdollisuuksien turvaaminen. Laadi vaatimusmäärittely avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi suhteellisuuden periaate huomioon ottaen. Varmista, että vaatimusmäärittely on tehty sillä tarkkuudella, joka on yksikössäsi riittävää ja hankinnan kohde huomioiden tarpeellista. Lisäksi tulee huomioida käytettävissä olevat määrärahat, hankinnan kohteen laatuun liittyvät seikat, käyttöikä ja elinkaarikustannukset sekä muut hankintaan liittyvät asiat. Varmista, että vaatimusmäärittely on selkeä, kattava, yksiselitteinen ja ettei se perusteettomasti estä potentiaalisten tarjoajien mahdollisuutta osallistua tarjouskilpailuun. Älä käytä aiheettomasti tuotenimiä, ja muista lisätä tai vastaava käyttäessäsi tuotenimeä. Muista vastuullisuusnäkökulman eli mm. ympäristö- sosiaalisten ja taloudellisten näkökohtien sekä innovatiivisuuden huomioon ottaminen. Määrittele tarjouspyyntöön suhteellisuusperiaate huomioiden tarjoajan soveltuvuusvaatimukset. Määrittele tarjouspyyntöön kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet alakriteereineen ja määrittää niille painoarvot tai enimmäispisteet. Lisäksi tarjouspyynnössä tulee kuvata, millä seikoilla on merkitystä tarjousten vertailussa eli mitä arvostetaan kunkin vertailuperusteen osalta. Liitä tarjouspyyntöön kaikki keskeiset sopimusehdot joko sopimusluonnoksena tai käyttäen JYSE- tai JITehtoja tai muita vakiosopimusehtoja. Määritä myös muut tarjouksentekoa koskevat ohjeet, kuten tarjouksen ja sen liitteiden tekokieli ja jättömuoto ym. ja tarjoukseen liitettävät selvitykset ja asiakirjat. Pyydä tarjoajilta sähköpostiosoitteet hankintapäätöksen sähköistä tiedottamista varten. 3

113 Riittävän tarjousajan määrittäminen Ota riittävää tarjousaikaa määritellessä huomioon hankinnan monimutkaisuus ja luonne sekä tarjoustietojen kokoamiseen ja tarjouslaskentaan tarjoajalta menevä aika. Ota huomioon myös mahdolliset lomakaudet ja juhlapyhät. Muista EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa olevat vähimmäisajat. 7. Hankintailmoituksen tekeminen Täytä hankintailmoituslomake osoitteessa vasta sen jälkeen, kun tarjouspyyntö on valmiina. Älä tee tarjouspyyntöön olennaisia muutoksia lähetettyäsi hankintailmoituksen. Jos kuitenkin teet, niin tarkista onko kyse seikasta, joka on mainittu hankintailmoituksessa. Jos näin on, on sinun tehtävä korjausilmoitus. Varmista, että hankintailmoitus on julkaistu ennen kuin lähetät tarjouspyyntöjä. 8. Lisäkysymyksiin vastaaminen Kokoa määräaikaan mennessä tulleet lisäkysymykset ja vastaa kaikkiin yhdellä kertaa tarjouspyynnössä ilmoitettuna aikana ja ilmoitetulla tavalla. Toista mielellään vastauksessasi kysyjän kysymät seikat eli ei vastaukseksi pelkkä kyllä tai ei. Älä vastaa puhelimitse tai sähköpostitse yksittäisiin kysymyksiin. Varmista, että EU-hankinnassa vastaus annetaan viimeistään lisäkysymysten vastaamiselle säädetyn ajan kuluessa. 9. Tarjousasiakirjojen vastaanottaminen ja avaaminen Huolehdi, että tarjousten jättöajan hetkellä paikalla on tarjousten vastaanottoon varattu henkilö, joka kirjaa ylös tarjousten saapumisajankohdan. Älä avaa tarjouksia ennen määräaikaa. Älä ota käsiteltäväksi myöhässä tulleita tarjouksia. Järjestä tarjousten avaaminen, kirjaa tarjouksiin saapumistiedot ja tee tarjousten avauspöytäkirja yksikkösi ohjeiden mukaan. 10. Tarjousten täsmentäminen Jos tarjouksissa on epäselvyyksiä, jotka vaikuttavat tarjoajan soveltuvuuteen tai tarjousten vertailukelpoisuuteen, voit tarvittaessa pyytää täsmennyksiä tarjouksiin, edellyttäen että kyseisillä seikoilla ei 4

114 ole vaikutusta tarjousten vertailun lopputulokseen ja että ei vaaranneta tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. 11. Tarjousten käsittely ja vertailu Varmista, että tarjousten käsittelyyn osallistuvat tarjouspyynnön ja hankinnan kohteen tunteva asiantuntija tai asiantuntijaryhmä, joka on etukäteen perehtynyt tarjouspyynnön sisältöön ja erityisesti vertailtaviin seikkoihin. Tee ensin tarjoajan soveltuvuuden tarkistus asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaisesti ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus tarjouksentekoa koskevien ohjeiden ja vaatimusmäärittelyn sekä muiden vaatimusten mukaisesti. Tee hintavertailu huolellisesti tarjouspyynnön mukaisesti ilman arvonlisäveroa olevilla hinnoilla. Tarkista laskukaavat. Tee kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu käyttäen vain tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita ja perustele kunkin tarjouksen saamat pisteet kunkin vertailuperusteen osalta käyttäen vain tarjouksissa annettuja tietoja. Huomioi perustelussa ne seikat, joilla tarjouspyynnössä ilmoitettiin olevan merkitystä kyseisen vertailuperusteen arvioinnissa. Älä paljasta tarjoajien liikesalaisuuksia. Tarvittaessa voi vaihtaa tarjousten vaiheiden käsittelyjärjestystä. Laske lopuksi yhteen hintapisteet ja laatupisteet sekä laadi perustelumuistio, jossa perusteellaan pisteiden antaminen tarjous- ja vertailuperustekohtaisesti ja kerrotaan vertailun lopputulos. 12. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksi antaminen Kirjoita hankintapäätös ja liitä siihen perustelut (perustelumuistio) sekä valitusosoitus ja oikaisuohje, jos kyse on kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta. Laadi tarvittaessa tarjoajan tai tarjouksen poissulkupäätös, perustele se ja liitä siihen valitusosoitus ja oikaisuohje, jos kyse on kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta. Muista, että hankinta voidaan keskeyttää vain perustellusta syystä. Lähetä hankintapäätös tiedoksi kaikille tarjoajille ensisijaisesti sähköpostitse. 13. Jälkipuinti hävinneiden tarjoajien kanssa Järjestä tarvittaessa hävinneen tarjoajan kanssa keskustelutilaisuus, jossa tarjoajalla on mahdollisuus keskustella syistä, jotka johtivat häviämiseen tarjouskilpailussa tai mahdollisesti poissulkemiseen. Ota huomioon tarjouksiin merkityt liikesalaisuuksina käsiteltävät seikat. 5

115 Selvitysten pyytäminen voittaneelta tarjoajalta Ennen sopimuksen tekemistä pyydä voittaneelta tarjoajalta selvitykset verojen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta sekä tarvittaessa tilaajavastuulain selvitysvelvollisuuteen liittyvät ja muut tarvittavat selvitykset. 15. Sopimuksen tekeminen Tee hankintasopimus tarjouskilpailun voittajan kanssa, kun hankintalaissa säädetty odotusaika on kulunut. Viimeistele sopimusteksti tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen ja/tai JYSE/JIT-ehtojen avulla kokoamalla sopimuksen liitteiksi tarjoajan tarjouksesta tarvittavat hinta-, yhteishenkilö-, alihankkijaja muut tiedot sekä hankinnan kohteen määrittely. Varmista, että sopimuksessa on sovittu hankinnan kohde ja osapuolten vastuut, velvoitteet, työnjako ja hinnat selkeästi. 16. Jälki-ilmoituksen tekeminen Lähetä EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa (myös toissijaisia palveluja koskevassa EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa) jälki-ilmoitus hankintalaissa säädetyssä määräajassa. 17. Sopimushallinta, vastaanotto, laskujen käsittely ja tuotteen käytöstä poistaminen Varmista, että sopimuksen elinkaarenhallinnan vastuista on sovittu yksikössäsi. Jos vastaat sopimuksen elinkaarenhallinnasta, huolehdi, että sopimus taltioidaan asianmukaisesti ja että sopimusmuutokset tehdään sopimuskaudella viipymättä, myös ne taltioidaan ja niistä tiedotetaan viipymättä. Valvo sopimuksen toteuttamista ja toimittajan toimintaa sopimuksessa sovituin tavoin ja varmista, että toimittajan viivästyksiin ja virheisiin reagoidaan sopimuksessa sovitulla tavalla ja sovitussa ajassa tekemällä kirjallinen reklamaatio tai muu sopimuksessa sovittu muistutus, jossa on myös reklamaatioon perustuva vaatimus. Edellytä, että toimittaja vastaa reklamaatioon viipymättä ja ryhtyy sen perusteella myös viipymättä reklamaation edellyttämiin toimenpiteisiin ja myös reklamaation syyn poistamiseen. Varmista, että tuotteen tai palvelun vastaanotto tehdään asianmukaisesti ja että lasku maksetaan vain vastaanotetusta tuotteesta tai palvelusta sopimuksella sovitun hinnan ja muiden sopimusehtojen mukaisesti. Huolehdi pitkäkestoisen sopimuksen osalta säännönmukaisten toimittajayhteistyökokousten tai tapaamisten järjestämisestä ja yhteistyöhön vaikuttavien seikkojen käsittelemisestä niissä. Kiinnitä huomiota myös pitkäkestoisten sopimusten kilpailuttamiseen säännöllisesti ja käynnistä uusi kilpailutus hyvissä ajoin ennen sopimuskauden päättymistä. Kun tuotteen elinkaari on päättymässä, huolehdi tuotteen käytöstä poistamisesta asianmukaisesti ja tietoturvallisesti jälkikäsiteltynä joko järjestämällä tuote kierrätykseen ja uusiokäyttöön tai huolehtimalla tuotteen asianmukaisesta siirrosta jätteiden käsittelyyn. 6

116 OHJE 1 Liite 14 SOPIMUSTEN ELINKAARENHALLINTA

117 OHJE 2 1. Sopimushallinta 1.1 Johdanto sopimushallintaan Sopimushallinta liittyy hankintatoiminnan vaiheeseen, jossa toimittajan vastuulla on toimittaa tuotteet, tuottaa palvelut tai toteuttaa urakka sopimusasiakirjassa sovituilla ehdoilla sekä hankintayksikön vastuulla ottaa vastaan suoritteet ja maksaa niistä. Miten tässä vaiheessa onnistutaan ja miten hyvin hankintayksikkö saa vastinetta rahoilleen ja valtio vastinetta veroeuroilleen, riippuu keskeisesti siitä, kuinka hyvin toimittajan ja hankintayksikön edustajat vastaavat omista tehtävistään ja miten onnistuneesti yhteistyö hankintayksikön ja toimittajan välillä toimii. Huonosti hoidettu sopimushallintavaihe voi olla omiaan vahingoittamaan toimittajan mainetta, mutta myös hankintayksikön maine tai asema voi kärsiä. Sopimushallinnan asiantunteva ja huolellinen hoito on edellä mainituista syistä olennaisen tärkeää kummallekin osapuolelle. Tässä ohjeessa annetaan yleisiä ohjeita sopimushallinnan toteuttamiseen ensisijaisesti hankintasopimusten näkökulmasta. Kunkin sopimuksen luonne, laajuus, kesto ja arvo sekä siihen liittyvät riskit määrittävät sen, mitä kaikkia tehtäviä sopimushallinnan vaiheeseen kuuluu ja mihin toimenpiteisiin on syytä ryhtyä. Pienten hankintojen osalta on niiden määrä huomioiden myös tärkeää varmistaa, että saadaan mahdollisimman kustannustehokkaasti se, mitä on tilattu sovittuna ajankohtana sovittuun hintaan. Laajoissa hankinnoissa saatetaan sen sijaan tarvita kaikkia tässä ohjeessa esitettyjä toimenpiteitä. Sopimushallintaan liittyy usein juridisia kysymyksiä, joiden ratkaisemissa on hyvä käyttää apuna esimerkiksi oman yksikön lakimiehen asiantuntemusta ennen ratkaisun tekoa. Neuvoa voi tarvittaessa kysyä myös hallinnonalan, Hansel Oy:n tai Julkisten hankintojen neuvontayksikön asiantuntijoilta 1.2 Miksi sopimushallintaa tarvitaan? Sopimushallintaa tarvitaan mm. seuraavista syistä: - mahdollistamaan laajamittaisemman ja tehokkaamman toimittajahallinnan - luomaan mahdollisuudet pidempiaikaiseen yhteistyöhön ja keinoihin parantaa ja kehittää sopimuksenmukaisia palveluja ja tuotevalikoimaa - varmistamaan, että sopimuksen tavoitteet toteutuvat hankintayksikön ja toimittajan kannalta sekä myös kaikkien sopimusten kannalta, jos kyse on useammasta sopimuksesta koostuvasta kokonaisuudesta - varmistamaan, että sopimuksen toteuttamisessa sovitut tehtävät ja vastuut on selkeästi määritelty, että osapuolet toteuttavat ne sopimuksen mukaisesti ja että osapuolten yhteistyö toimii - varmistamaan, että hankintayksikkö saa sitä, mitä on kilpailutettu ja mistä on sovittu sopimusehtojen mukaisesti koko sopimuskauden ajan - varmistamaan, että hankintayksikkö saa myös vastinetta rahoilleen ja valtio veroeuroilleen - varmistamaan, että sopimuksesta tavoitellut hyödyt toteutuvat sovitusti - varmistamaan, että mahdollisesti ongelmat saadaan ratkaistua viipymättä ja että riskit eivät toteudu - varmistamaan, että pysytään ennakoidussa budjetissa - tuottamaan sopimuksen toteutumiseen ja toimittajasuhteeseen liittyvää seurantatietoa normaalia sisäistä seurantaa ja valvontaa varten

118 OHJE Sopimushallinnan osa-alueet Sopimushallinta voidaan jakaa seuraaviin osa-alueisiin: - Sopimusasiakirjan laadinta ja hallinta - Sopimushallinnan vastuiden määrittäminen - Muutoshallinta - Sopimusvalvonta - Sopimuksen päättäminen 2. Sopimusasiakirjan laadinta ja hallinta 2.1 Sopimusasiakirjan laatiminen Sopimuksen laatimisessa on keskeistä muistaa, että tehty sopimus sitoo hankintayksikköä eikä sopimuksesta voi irtaantua muuten kuin sopimuksessa sovittujen purku- ja irtisanomisehtojen mukaisesti. Hankintalaki edellyttää, että hankintalain mukaisista hankinnoista on hankintapäätöksen jälkeen tehtävä kirjallinen sopimus. Pienhankinnoista voidaan tehdä kirjallinen tilaus joka monissa yhteyksissä vastaa sopimusta. Aiheesta lisää kohdassa 2.7. Sopimus voi olla luonteeltaan esimerkiksi yksittäistä pientä tavaran tai palvelun toimitusta koskeva tilaus tai sopimus, projektiluonteinen järjestelmänhankintasopimus, lisenssisopimus, pitkäkestoinen palvelusopimus, puitesopimus, rakennusurakkasopimus, tutkimus- ja tuotekehityssopimus, käyttöoikeussopimus tai kumppanuuselementtejä sisältävä ulkoistussopimus, hankintaan liittyvä turvallisuussopimus tai usean erityyppisen sopimuksen muodostama kokonaisuus. Yksittäisiä tavarahankintoja koskevissa sopimuksissa on huomioitava mahdolliset huolto-, varaosa-, tai varalaitepalvelut, joiden osalta sopimuskausi voi olla huomattavasti pidempi, kuin varsinaisten tavaroiden hankinnan sopimuskausi. Tarvittaessa huoltopalveluista voidaan tehdä hankintasopimuksen yhteydessä erillinen huoltosopimus. Koska avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei hankinnan ehdoista voida neuvotella, tulee jo tarjouspyyntöön pyrkiä liittämään aina keskeisimmät hankintasopimuksen ehdot tai vakiosopimusehdot tai vaihtoehtoisesti mahdollisimman täydellinen sopimusluonnos. Luonnoksen tulisi peilata niitä tavoitteita ja toimintamalleja, joita sopimuskaudella on tarkoitus huomioida ja noudattaa. Tällä varmistetaan se, että sopimusehdot ovat etukäteen osapuolten tiedossa ja ettei hankintayksikön sopimukseen tule yllättäviä ehtoja. Sopimusasiakirja voidaan laatia joko kaikki sopimusehdot sisältäväksi sopimusasiakirjaksi tai siten, että kyseistä hankintaa koskevat erityiset ehdot kirjoitetaan sopimusasiakirjaan ja muilta osin viitataan liitteinä oleviin yleisiin sopimusehtoihin JYSE ehtoihin (Tavarat tai Palvelut), JIT ehtoihin tai muihin ehtoihin. Tarvittaessa voidaan sopimuskohtaisesti joitain vakiosopimusehdon kohtia muuttaa tai niitä voidaan täydentää. Vakiosopimusehtojen soveltuvuus kyseiseen hankintaan on aina arvioitava tapauskohtaisesti. Vakiosopimusehtoja ovat mm.: - Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) - Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) - Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015 yleiset ehdot ja sen erilliset erityisehdot) - Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 2013) - Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013, soveltuvat lähinnä rakennusalan konsultointiin)

119 OHJE 4 JYSE- ja JIT-ehdoista on huomattava, että ne on erityisesti laadittu julkishallinnon hankintoja varten. JYSEehdot löytyvät mm. valtiovarainministeriön sivuilta internet-osoitteesta: ja JIT-ehdot internet-osoitteesta Sopimuksen luonne ja laajuus määrittävät sopimuksen sisältöä ja lisäävät erityisesti sopimushallintaa ja -valvontaa koskevien seikkojen määrittelyn tarvetta. Esimerkkejä sopimukseen otettavista seikoista: - Sopimuksen numero, päiväys ja muu tunnus - Osapuolet eli hankintayksikön ja toimittajan nimet ja yhteystiedot - Hankintayksikön ja toimittajan yhteyshenkilötiedot - Hankinnan kohde eli hankittava tavara, palvelu tai urakka lisäpalveluineen riittävästi yksilöitynä ja määritettynä tarvittaessa erillisellä liitteellä (tekninen eritelmä, palvelukuvaus, urakkaohjelma, työselostukset jne.) sekä määrät ja yksiköt ja muut tarvittavat tiedot esim. koot - Hinnat (eriteltynä kappale- ja yhteishinta sekä alennukset, kokonaishinta, verojen ja maksujen määrä sekä nettohinta) - Mahdollinen lisähankintavaraus (optio) - Kokonaisvastuu, alihankkijat, ryhmittymä - Osapuolten vastuut ja velvoitteet - Tilaaminen/toimeksiannot, jos kyse on puitesopimuksesta - Laskutus ja maksuehto ml. verkkolaskutusta koskevat tiedot - Mahdollinen ennakkomaksu ja sen vakuus - Toimitusaika ja/tai sopimuskausi - Toimittamista koskevat tiedot, toimitusehto, toimitustapa yleisiä toimituslausekkeita käyttäen ja toimitusosoite tavaran osalta ym. - Pakkausohjeet ja mahdolliset ohjeet esim. pakkausmateriaalin poiskuljetuksesta tavaran osalta - Hankintayksikön toimittajalle luovuttamat raaka-aineet ja niiden vakuudet - Vakuuttaminen (vain poikkeustapauksissa) - Takuuehdot - Sopimuksen valvonnassa ja toimituksen vastaanotossa tai hyväksymisessä noudatettavat menettelyt - Virhe, viivästys ja niiden seuraamukset sekä ylivoimainen este - Mahdolliset immateriaalioikeudet - Tietoturva ja turvallisuus sekä varautuminen - Luottamuksellisuus - Vahingonkorvaus - Sopimuksen purkaminen tai irtisanominen - Sopimuksen muuttaminen - Sopimuksen siirtäminen - Toimittajan avustusvelvollisuus sopimuksen siirrossa - Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen - Luettelo sopimukseen kuuluvista liitteistä, esim. piirustuksista, malleista, valmistustyökaluista ja - välineistä, näiden omistus- ja käyttöoikeudesta jne. - Liitteiden tulkintajärjestys (ja monesta sopimuksesta koostuvan kokonaisuuden tapauksessa sopimusten tulkintajärjestys) Lähtökohtaisesti hankintasopimusasiakirjat laaditaan aina tarjouskilpailun tai suorahankinnassa saadun tarjouksen (saatujen tarjousten) perusteella. Toimitilavuokria (vast.) koskeva sopimus voidaan laatia myös muulla tavalla, esim. saadun sopimusluonnoksen pohjalta. Tarjouspyynnön laatimisvaiheessa kannattaa suunnitella

120 OHJE 5 sopimusluonnos siten, että tarjouspyynnöstä ja tarjouksesta saatavat hinta- ja muut tiedot voidaan esimerkiksi suoraan liittää sopimuksen liitteiksi. Liitteissä on hyvä huomioida, että niissä kannattaa olla erityisesti niitä seikkoja, joita tullaan muuttamaan sopimuskaudella, kuten esim. yhteyshenkilö-, asiantuntijaryhmä-, hintaja alihankkijatietoja. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää siihen, että liike- ja ammattisalaisuuksia sisältävät tiedot olisivat sopimuksen erillisinä liitteinä. Sopimukset ja tilaukset numeroidaan juoksevasti hankintayksikön ohjeistuksen mukaisesti. Ennen allekirjoitusta sopimusasiakirjat lähetetään tarkistettaviksi toimittajalle ja varmistetaan allekirjoittajatahot. Tässä vaiheessa ei sopimukseen saa tehdä enää mitään olennaisia sopimusmuutoksia (ks. kohta 4.1). Ainoastaan pienet täsmennykset ja selvennykset ovat sallittuja. Tarkistuksen jälkeen osapuolet allekirjoittavat sopimuksen joko yhteisessä allekirjoitustilaisuudessa tai osapuolet erikseen tahoillaan. Hankintayksikön puolelta allekirjoittajina toimivat työjärjestyksessä, hankintaohjeessa, hankintapäätöksessä tai muussa ohjeasiakirjassa määritetyt allekirjoitusoikeuden omaavat henkilöt/henkilö. Kumpikin sopijapuoli saa oman alkuperäisen allekirjoitetun sopimuskappaleen. Sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen vaatii, että hankintayksiköllä ja toimittajalla on käytössä sähköinen allekirjoitusjärjestelmä. Toistaiseksi Suomessa ei ole yhteistä kansallista sähköistä allekirjoitusta, jolla yritykset ja hankintayksiköt voisivat allekirjoittaa sopimuksia sähköisesti. Hankintayksiköillä on kuitenkin nyt jo käytössään asianhallintajärjestelmiä, jotka mahdollistavat sopimuksen sähköisen allekirjoituksen hankintayksikön osalta. Tällöin sähköisesti allekirjoitettu asiakirja lähetetään toimittajalle allekirjoitettavaksi. Hankintayksikön sähköisesti allekirjoittamaan sopimusasiakirjaan tulee järjestelmästä maininta, että asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu. Sopimus syntyy eli astuu voimaan sopimuksessa sovitun mukaisesti joko osapuolten allekirjoitettua sen ja sovitun sopimuskauden alkaessa. Koska sopimus voi sopimusoikeudellisesti syntyä myös suullisesti, jos ostaja ilmoittaa hyväksyvänsä tarjoajan ehdot suullisesti, on osapuolten väliseen viestintään kiinnitettävä huomiota ja vältettävä tällaista tilannetta. Myös hankintapäätökseen tulee lisätä seuraava teksti: Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. Sopimus päättyy sopimuskauden päätyttyä tai kun osapuolten velvoitteet on toteutettu ja suoritteet tehty, ks. tarkemmin kohta Sopimusrekisteri ja sopimushallintajärjestelmä Hankintayksiköissä tulee olla hankintasopimusten seurantaa varten olla excel-pohjainen tai muu sopimusrekisteri tai sopimus- tai asianhallintajärjestelmä, johon luetteloidaan ja järjestetään kaikki hankintoihin liittyvät sopimukset ja niiden muutokset keskitetysti tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ja jossa säilytetään alkuperäiset sopimukset sovitun toimintamallin mukaisesti joko sähköisesti tai paperiasiakirjoina. Rekisterin tai järjestelmän tulee olla mahdollisimman ajantasainen. Sopimusrekisterin tai sopimushallintajärjestelmän tulee sisältää keskeiset sopimustiedot ja sopimukseen liittyvät seurattavat määräpäivät. Näitä ovat: Sopimuksen nimi Sopimuksen kohde (lyhyt kuvaus sopimuksen sisällöstä) Sopimuksen tunnus (sopimusnumero tai diaarinumero) Sopijapuolet Sopijapuolien Y-tunnukset

121 OHJE 6 Sopimuksen alkamispäivä Sopimuksen päättymispäivä Sopimuksen ennakoitu arvo yhteensä (alv 0 %) Optiokaudet (kyllä/ei) Onko sopimus osa puitejärjestelyä (kyllä/ei) Puitesopimuksen numero (jos kyllä) Hankintapäätöksen numero, johon sopimus perustuu Sopijapuolien yhteyshenkilö/vastuuhenkilöt Alihankkijat (Hinnantarkastuspisteet) (Irtisanomisaika) Sopimusrekisterin tai sopimushallintajärjestelmän ylläpidosta vastaava henkilö tulee nimetä ja sopia tämän henkilön tehtävät ja valtuudet. Myös sopimusrekisterin tai sopimushallintajärjestelmän tietojen luku- ja käyttöoikeudet tulee määritellä. Jos sopimuksen kohteena on sellainen tuote- tai palvelualue, että sopimus ja sen tiedot voidaan ladata sopimushallinta- tai tilausjärjestelmään, sopimuksen vastuuhenkilö henkilö huolehtii tämän prosessin käynnistämisestä ja tiedottamisesta loppukäyttäjille. Sopimuksiin on suositeltavaa asettaa toimittajalle ehto tuotekuvien ym. sopimus- tai tilausjärjestelmään vietävien tietojen toimittamiselle hankintayksikölle veloituksetta. 2.3 Sopimuksesta tiedottaminen ja viestintä sopimuskaudella Hankintayksikön sopimusvastuuhenkilön on syytä käydä läpi lopullisen sopimuksen sisältö yhdessä toimittajan edustajien kanssa ensimmäisessä sopimuskokouksessa, tarvittaessa jo ennen sopimuskauden alkamista, jotta sopimusosapuolilla on selkeä ja yhtäläinen käsitys osapuolten tehtävistä, vastuista ja velvoitteista erityisesti laajoissa hankinnoissa. Sopimuksen jakelu hankintayksikössä ja sopimuksesta tiedottaminen sopimuksen käyttäjille toteutetaan hankintayksikön käytäntöjen mukaisesti joko käytössä olevan sopimushallintajärjestelmän avulla sovituin käyttöoikeuksin tai lähettämällä sopimusasiakirja tiedoksi sähköisesti tai kopiona asianomaisille tahoille. Sopimuksen jalkauttamisen hankintayksikön sisällä ei tulisi olla vain sopimuksen toimittamista tai saatavuuden varmistamista sitä tarvitseville henkilöille. Sopimus ja sen olennaisimmat kohdat on syytä käydä sopimuskauden alussa konkreettisesti läpi etenkin niiden henkilöiden kanssa, jotka ovat tekemisissä sopimuksenmukaisessa toiminnassa tai ovat valvomassa sitä. Näin voidaan paremmin varmistaa sopimuksenmukainen toiminta sopimuskaudella. Lisäksi ongelmatilanteisiin osataan reagoida oikealla tavalla ja oikeaaikaisesti. Sopimushallintaan kuuluu määritellä myös se, miten sopimuskaudella viestitään sopimushallintaan liittyvistä seikoista osapuolten ja sidosryhmien kesken. 2.4 Sopimusasiakirjan arkistointi ja sen vaatimukset Arkistointivaatimukset ja säilytys, ks. nykyinen hankintakäsikirjan kohta 16.

122 OHJE Sopimusasiakirjan julkisuus Sopimusasiakirja voi olla julkinen tai salassa pidettävä tai se voi sisältää yksittäisiä esim. liike- ja ammattisalaisuutena salassa pidettäviä tietoja. Nämä tiedot on hyvä koota erillisiksi salassa pidettäviksi määriteltäviksi liitteiksi. Katso julkisuudesta tarkemmin nykyisen hankintakäsikirjan kohta Turvallisuussopimuksen tekeminen ja varautuminen poikkeusolosuhteisiin Hankintayksikön on tehtävä tarvittaessa toimittajan kanssa myös turvallisuussopimus ja edellytettävä tarvittaessa turvallisuusselvityksen tekemistä ja erityistilanteissa myös vaitiolositoumusta sopimuksen toteuttamiseen osallistuvilta toimittajan työntekijöiltä sellaisissa hankinnoissa, joissa on erityisiä turvallisuusnäkökohtia. Katso turvallisuudesta ja varautumisesta tarkemmin nykyisen hankintakäsikirjan kohdat 4.5 ja 7.6. Lisätietoa on myös valtiovarainministeriön VAHTI-sivuilla Em. sivuilla on tietoturvaan liittyviä ohjeita sekä malleja turvallisuussopimuksen laatimiseen. Näistä toinen on valtionhallinnon yleinen turvallisuussopimusmalli tilanteisiin, joissa on tarve varmistua ensisijaisesti tiedon turvallisesta käsittelystä ja siirrosta ja toinen malleista on tarkoitettu kiinteistöhallinnon tarpeisiin, jolloin on tarve käsitellä erityisesti henkilöiden liikkumisoikeutta hankintayksikön tiloissa. Lisäksi yhteiskunnan toiminnan kannalta keskeisissä hankinnoissa voi olla tarpeen erikseen sopia varautumisesta normaaliolojen häiriötilanteisiin. Katso tästä lisää tietoa VAHTI-sivuilta Tilauksen tekeminen Kansallisen kynnysarvon alle jäävistä hankinnoista laaditaan kirjallinen tilaus, jossa yksilöidään hankinnan kohde, määrä- ja hintatiedot sekä muut toimitus- ja tilausehdot ja siihen liitetään tarvittaessa soveltuvat vakiosopimusehdot tai viittaus puitesopimukseen, jollei hankintayksikön ohjeistuksessa ole sovittu sopimuksen laatimisesta tällöin. Tarvittaessa toimittajalta voidaan pyytää tilaukseen tilausvahvistus, jos tilauksen tiedot poikkeavat tarjouksesta tai jos halutaan varmistaa toimitusajan pitävyys. Tilaus voidaan välittää tilausjärjestelmällä (esim. TILHA), sähköpostilla tai kirjeitse siten kuin hankintayksikön hankintaohjeistuksessa on määritelty. Ainoastaan erittäin poikkeuksellisesti tilaus voi olla suullinen. On huomattava, että salassa pidettävien tietojen kuten liikesalaisuuksien välittämisessä suositellaan aina käytettäväksi salattua sähköpostia tai muuta tietoturvallista tietojen välitystapaa. 3 Sopimushallinnan vastuiden määrittäminen 3.1 Sopimusvastuuhenkilön nimeäminen Sopimushallinnan keskeisiä seikkoja on varmistaa, että jokaisella sopimuksella on vastuuhenkilönsä sekä hankintayksikön että toimittajan puolelta. Laajan sopimuksen osalta voidaan tarvittaessa lisäksi nimetä esimerkiksi useista asiantuntijoista koostuva vastuuryhmä, jonka vastuulla on eri sopimuksenhallinnan tehtäviä. Sopimuksissa, joissa on selvästi eri vaiheita (kuten esimerkiksi toimitus- ja ylläpitovaiheet), voi puolestaan olla tarve nimetä vastuuhenkilö tai -ryhmä erikseen jokaiselle vaiheelle. Vastuuryhmä voi olla sama kuin kilpailutuksen aikainen asiantuntijaryhmä tai erikseen nimetty.

123 OHJE 8 Lisäksi laajassa hankkeessa voi olla erikseen ohjausryhmä esim. sopimuskaudella nousevia erityiskysymyksiä ja erimielisyyksien ratkaisua varten, testausryhmä testaustehtäviä varten ja koulutusryhmä koulutustehtäviä varten jne. Sopimusvastuuhenkilöiden listaa on muistettava päivittää henkilömuutosten yhteydessä, jotta sopimusosapuolilla on ajantasaiset tiedot vastuuhenkilöistä. Laajoissa tai erityisen merkityksellisissä sopimussuhteissa vastuuhenkilöt voidaan jakaa kolmelle eri tasolle: operatiivinen, taktinen ja strateginen. Operatiivinen taso vastaa käytännön toimien seurannasta ja valvonnasta, taktinen taso sopimuksen tai sopimusten yleisestä valvonnasta sekä sopimussuhteen kehittämisestä. Strateginen taso, eli organisaatioiden johdon välinen yhteistyö, keskittyy pääasiassa toimittajahallintaan, mutta strategiselle tasolle saatetaan esimerkiksi eskaloida sellaisia erimielisyyksiä, joita ei taktisella tasolla pystytä ratkaisemaan. 3.2 Sopimusvastuuhenkilön tehtävät Sopimuksen luonteesta ja laajuudesta riippuen sopimusvastuuhenkilön tai muiden asiantuntijoiden tai asiantuntijaryhmän tehtäviin voi kuulua mm. seuraavia asioita: - Sopimuksen toteutumisen, toteutusaikataulun ja/tai projektisuunnitelman seuranta - Toimittajan sopimusvelvoitteiden täyttämisen ja edistymisen sekä raportoinnin seurannan järjestäminen - Hankintayksikön omien sopimusvelvoitteiden täyttymisen ja edistymisen seurannan järjestäminen - Sopimusmuutosten tekemisen ja tallentamisen järjestäminen - Sopimusrekisterin tai sopimushallintajärjestelmän tietojen ylläpidon järjestäminen sopimuksen osalta - Sopimustapaamisten järjestäminen sekä osallistuminen tapaamisiin - Sopimustapaamisten ja muiden merkittävien sopimustapahtumien dokumentoinnin järjestäminen - Sopimuksen laskutuksen ja varojen käytön seurannan järjestäminen sekä tarvittaessa laskujen asiallinen tarkastaminen ja hyväksyminen - Ongelmien ja erimielisyyksien selvittäminen viipymättä ja siirtäminen tarvittaessa ylemmälle tasolle - Sopimuksen toteuttamisessa käytettävän hankintayksikön omaisuuden valvonnan järjestäminen - Sopimuksen toteutumiseen liittyvä viestintä osapuolille ja sidosryhmille 4 Muutoshallinta 4.1 Sopimusmuutosten reunaehdot On tyypillistä, että sopimukseen on tarve tehdä muutoksia sopimuksen voimassaoloaikana esim. toimitusaika- tai hintamuutosten, lisätöiden tai yhteyshenkilötietojen muutosten takia. Pitkäkestoisiin tai euromäärältään merkittäviin sopimuksiin voi osapuolilla olla tarve tehdä myös muita muutoksia, joilla voi olla vaikutusta toisen osapuolen vastuisiin ja velvoitteisiin. Hankintalain uudistuksessa hankintalakiin lisätään säädöksiä sopimuksen olennaisesta muuttamisesta. Tarkoituksena on täsmentää niitä tilanteita, jolloin sopimusmuutosta pidetään olennaisena sopimusmuutoksena. Hankintasopimukseen tai puitejärjestelyyn ei saa tehdä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ns. olennaisia muutoksia hankintasopimukseen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteesta johtuen, vaan hankinta tulee kilpailuttaa uudelleen. Muutosta pidetään merkittävänä muutoksena, jos hankintasopimus tai puitejärjestely on sen seurauksena luonteeltaan huomattavasti erilainen alun perin tehtyyn sopimukseen verrattuna.

124 OHJE 9 Ainakin seuraavien tilanteiden katsotaan tarkoittavan, että kyse on olennaisesta sopimusmuutoksesta (ks. hankintalakimietinnön sopimuksen muuttamista koskeva pykälä 136): 1) muutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen tarjoajien osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet lisää osallistujia hankintamenettelyyn 2) hankintasopimus on muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi toimittajalle sellaisella tavalla, jota alkuperäisessä sopimuksessa ei ole määritetty 3) muutos laajentaa sopimuksen soveltamisalaa huomattavasti 4) sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla, ellei sitä hankintalain momentin 4-kohdassa ole sallittu. Hankintalakiluonnoksen mukaan seuraavissa tilanteissa ei puolestaan ole kyse olennaisesta sopimusmuutoksesta ja hankinta voidaan tehdä ilman uutta hankintamenettelyä, jos: 1) se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta; 2) alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen hankintasopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja se aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle 3) muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen; 4) alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla tämän luettelon 1 kohdan mukaisella yksiselitteisellä sopimuksen muuttamista koskevalla ehdolla; alkuperäisen sopimuskumppanin asema siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimittajalle, joka täyttää alun perin vahvistetut laadulliset soveltuvuusvaatimukset edellyttäen, ettei tästä aiheudu muita olennaisia muutoksia hankintasopimukseen eikä tällä pyritä kiertämään tämän lain soveltamista; 5) kyse on sellaisesta vähäarvoisesta sopimusmuutoksesta, joka alittaa [hankintalain] 25 ja 26 :ssä vahvistetut kynnysarvot eikä vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen; 6) muutokset eivät niiden arvosta riippumatta ole olennaisia muutoksia. Yllä kohdassa 2) ja 3) olevien lisähankintojen vuoksi tapahtuvan muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta. Jos muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Yllä kohdassa 5) olevan muutoksen arvon tulee olla pienempi kuin 10 prosenttia alkuperäisen palvelu- ja tavarahankintasopimuksen arvosta ja 15 prosenttia alkuperäisen rakennusurakkasopimuksen arvosta. Jos muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvo arvioidaan peräkkäisten muutosten kumulatiivisen nettoarvon perusteella. Uuden sääntelyn vuoksi muutoshallinnan menettelyt ja tilanteet ja sopimuksen tarkistuslausekkeet on syytä ennalta selvittää ja määritellä mahdollisimman tarkoin jo sopimusluonnokseen tarjouskilpailuvaiheessa. Tällöin määritetään myös, miten, milloin ja kenelle toimittaja ilmoittaa sopimusmuutostarpeesta, mitä tietoja tulee hankintayksikölle toimittaa ja miten sopimusmuutosesitys käsitellään hankintayksikössä. Osa sisäisestä muutosprosessista voi olla määritettynä hankintayksikön sisäisissä työohjeissa. Sopimuksen laatimisvaihees-

125 OHJE 10 sa on hyvä myös selvittää, miten sopimuskauden aikana tapahtuva palvelujen mahdollinen kehittyminen ja uudet palvelut otetaan huomioon. 4.2 Sopimusmuutosten tekeminen Jos muita kuin olennaisia sopimusmuutoksia tehdään, ne on tehtävä sopimuksessa sovitulla muutoshallintamenettelyllä, kirjallisesti tai muuten sähköisesti dokumentoidulla tavalla. Muutokseen on saatava hankinnasta päättäjän tai erikseen sovitun hankintayksikön työjärjestyksessä tai muussa valtuutusasiakirjassa oikeutetun vastuuhenkilön hyväksyntä, kun muutoksessa on kyse esim. toimitusaika- tai hintamuutoksesta, lisätyöstä tai jonkin sopimuskokonaisuuden osan laajennuksesta tai toimittajan yritysaseman muutoksesta. Pienten muutosten tekeminen ja hyväksyminen tulee tehdä suhteellisuusperiaatteen mukaisesti mahdollisimman vaivattomasti, esim. yhteyshenkilön tai yhteystietojen muuttaminen. 4.3 Sopimusmuutosten tallentaminen ja niistä tiedottaminen Sopimusmuutokset tallennetaan ja niistä tiedotetaan osapuolille siten, kuin muutosten tekemisestä on sovittu sopimusasiakirjassa ja hankintayksikössä. 5 Sopimuksen valvonta 5.1 Sopimuksen valvonnan suunnittelu Sopimusvalvontaa tukee sen huolellinen suunnittelu etenkin pitkäkestoisissa tai euromäärältään merkittävissä sopimuksissa tai muuten hankintayksikölle tärkeissä sopimuksissa. Tarvittaessa laajoissa hankinnoissa voidaan laatia erikseen sopimuksenvalvontaa ja toimittajayhteistyötä koskeva suunnitelma, jossa voi olla mm. alla kuvattuja seikkoja, jos tiedot eivät ole kootusti saatavissa sopimusrekisteristä tai sopimushallinta- tai muusta vastaavasta järjestelmästä. - yleiskuvaus sopimuksen kohteesta - sopimuksen vastuuhenkilöt ja tarvittaessa muut asiantuntijat ja heidän tehtävänsä - luettelo sopimuksen määräajoista sekä toimitus- ja päättymisajankohdista - seurantakokousten ajankohdat ja mahdolliset vakiosisältöaiheet - sopimukseen perustuvaa tilaamista ja laskujen maksamista koskevat tiedot - sopimuksen valvontaa ja toimitusten hyväksyntää koskevat keskeiset tiedot - sopimusmuutoksia koskevat tiedot - raportointia koskevat tiedot - riskienhallintaa koskevat tiedot - sopimuksen päättymistä ja mahdollista siirtoa toiselle toimittajalle koskevat tiedot 5.2 Laadun valvonta Jos toimittaja on sitoutunut laatujärjestelmän tai laatusuunnitelman mukaiseen laadunvarmistukseen tai muuhun laadunvarmistusmenettelyyn, on laadun seurannasta vastaavan edellytettävä toimimista niiden mukaan sekä sopimuksessa sovittua raportointia. Tarvittaessa on tehtävä tarkastuksia, jotta voidaan varmistua siitä, että toimittaja noudattaa antamiaan sitoumuksia.

126 OHJE 11 Laadunvarmistuksessa ja muussa valvonnassa (esim. tietoturvallisuuteen liittyvässä valvonnassa) sekä toimittajan auditoinnissa voidaan käyttää myös ulkopuolista eli kolmatta riippumatonta tahoa sopimuksessa sovitulla tavalla. 5.3 Sopimuksen toteutumisen valvonta ja suorituksen vastaanottaminen Sopimusehtojen noudattamisen valvonta Hankintayksikön keskeisiä tehtäviä sopimusvalvonnassa on huolehtia siitä, että toimittaja noudattaa hankintasopimuksessa sovittuja ehtoja. Sopimusvalvontatehtävät määräytyvät sopimuksen laajuuden, luonteen ja riskien perusteella. Kaikista toimittajan sopimusrikkomuksista, kuten toimitusten viivästymisestä tai virheellisistä tai puutteellisista toimituksista on viipymättä huomautettava eli reklamoitava toimittajalle. Reklamaation tekemistä on selvitetty tarkemmin kohdassa Tavara- ja kertaluontoisten toimitussopimusten valvonta ja vastaanottaminen Tavaranhankintasopimuksen ja kertaluontoisten toimitussopimusten (esim. tietojärjestelmä, yksittäinen palvelutoimitus tai työsuoritus) valvontaan kuuluu mm. toimitettavien tuotteiden ja palvelujen tai lisäpalvelujen ja niiden määrien, toimitusajan, laskutuserien, sovittujen hintojen ja hinnanmuutosten ja maksuehtojen, saatujen vakuuksien voimassaoloaikojen, takuuehtojen, vaadittujen raporttien ja muiden sovittujen sopimusehtojen noudattamisen valvonta. Yksittäisen tavarasopimuksen ja sen toimituksen valvontaa ei pääsääntöisesti tehdä sopimuskaudella, ellei kyse ole erityisestä laitteesta tai järjestelmästä, jonka valmistusta on poikkeuksellisesti tarve seurata jo valmistusvaiheessa. Tällaisen valvonnan sisällöstä, ajankohdista ja osallistujista sovitaan yleensä sopimuksessa etukäteen. Tavaratoimituksen vastaanotto on tehtävä sopimuksessa määrätyssä paikassa sopimuksen mukaisena aikana. Pääsääntöisesti tulee pyrkiä siihen, että toimittajan laadunvarmistus vastaa siitä, että massatavarat on tarkastettu ennen toimitusta, jotta hankintayksikön ei tarvitse niitä yksitellen tarkastaa. Vastaanotossa selvitetään myös, että toimitus tapahtuu sovitun toimitusajan mukaisesti. Jos toimitus on myöhässä, on hankintayksiköllä oikeus JYSE 2014 ja JIT ehtojen mukaan periä viivästyssakkoa. Tällöin toimittajalta pyydetään hyvityslasku ja uusi lasku, jossa viivästyssakko on huomioitu, ks. myös nykyisen hankintakäsikirjan kohta Tavaran vastaanotto jakaantuu kahteen vaiheeseen: vastaanottoon rahdinkuljettajalta ja varsinaiseen vastaanottoon. Vastaanotossa rahdinkuljettajalta (esim. posti tai kuljetusliike) tarkistetaan, että lähetyspakkauksia on oikea määrä ja pakkaukset ovat vahingoittumattomia. Jos määrässä tai pakkauksissa havaitaan virheitä, niistä on välittömästi tehtävä merkintä rahdinkuljettajan kuormakirjaan ja reklamoitava toimittajalle ja rahdinkuljettajalle. Kertaluontoisten palvelujen ja toimitusten (esim. konsultointipalvelun lopputulos) osalta tätä vaihetta ei yleensä ole. Jos sopimuksessa ei ole sovittu erillisen vastaanottotarkastuksen tekemisestä toimittajan läsnä ollessa tai toimittajan laadunvarmistustoimenpiteistä, on tilauksesta valmistettujen tavaroiden, laitteiden ja järjestelmien vastaanottotarkastus pääsääntöisesti tehtävä viipymättä hankintayksikön edustajan saatua ne haltuunsa. Jos tavara toimitusehdon mukaan luovutetaan hankintayksikölle muualla kuin hankintayksikössä (esim. toimittajan tiloissa), vastaanottotarkastus tehdään tarvittavassa laajuudessa myös tavaran saavuttua hankintayksikköön.

127 OHJE 12 Vastaanottotarkastuksessa tutkitaan, onko tuote tai palvelun lopputulos määrällisesti ja laadullisesti sopimuksen mukainen ja täyttääkö se sille asetetut vaatimukset. Vastaanottotarkastus on tehtävä, koska myöhemmin on vaikeaa vedota sellaisiin virheisiin, jotka olisi pitänyt tarkastuksessa havaita. Tarkastuksesta laaditaan vastaanottopöytäkirja tai -todistus tai tehdään sopimus-/tilaustenhallintajärjestelmään (vast.) merkintä, josta on käytävä selville, onko tuote tai toimitus hyväksytty vai ei. Vastaanottopöytäkirjaan tai vastaavaan dokumenttiin on merkittävä myös mahdolliset virheet ja puutteet sekä huomautukset. Vastaanottopöytäkirja, johon on kirjattu välttämättömät hyväksymismerkinnät ja muut merkinnät, on viipymättä toimitettava laskun maksua varten tästä vastuussa olevalle taholle. Vastaavasti sähköiseen järjestelmään on tehtävä vastaanottoa koskeva kirjaus viipymättä, jotta laskujen automaattinen täsmäytyminen mahdollistuisi. Laadunvarmistus- ja vastaanottomenettely tulee ottaa huomioon jo tarjouspyynnössä ja sopimuksessa maksuehdon osalta, jos vastaanottotarkastus on monivaiheinen tai sen arvioidaan kestävän jonkin aikaa. Tarvittaessa maksuehto tulee pyrkiä saamaan riittävän pitkäksi, jotta maksu voidaan suorittaa vasta, kun tarkastus on huolellisesti tehty (esim. maksuehto per 21 pv netto hyväksytystä vastaanottotarkastuksesta). Jos vastaanottotarkastuksessa havaitaan, että tavara tai palvelu ei täytä sille sopimuksessa asetettuja vaatimuksia tai on puutteellinen, ei toimitusta saa hyväksyä eikä tavaraa saa ottaa käyttöön vaan toimittajalle on viipymättä ilmoitettava virheistä ja puutteista. Jos tuotteessa kuitenkin on vain aivan vähäisiä helposti korjattavissa olevia virheitä tai puutteita, voidaan toimitus hyväksyä edellyttäen, että toimittaja määräajassa sitoutuu kustannuksellaan korjaamaan puuteluetteloon kirjatut virheet. Hyväksymätön tavara on jätettävä odottamaan joko pois noutamista tai korjaamista, ellei poikkeuksellisesti sovita tavaran hyväksymisestä virhettä vastaavalla hinnanalennuksella. Toimittajan pyynnöstä tavara voidaan myös lähettää toimittajalle tämän kustannuksella. Lisäksi hankintayksikön on syytä pidättää virheen korjaukseen asti kauppahinnasta sellainen osa, että sillä katetaan kustannukset tuotteen korjauttamisesta tai puutteen poistamisesta, jos toimittaja itse ei täytä velvollisuuksiaan kohtuuajassa. Vastaavasti myös kertaluonteisen palvelutoimituksen hyväksyminen sekä esim. tietojärjestelmäprojektin asennus, testaus, koekäyttö ja lopullinen vastaanottohyväksyntä tulee tehdä sopimuksessa ja sen liitteenä olevassa projektisuunnitelmassa määritellyllä tavalla. Palvelutoimituksissa voidaan sopimukseen kirjata myös määrämuotoiset hyväksymiskriteerit, joita vasten palvelun hyväksymistä arvioidaan. Tietojärjestelmäprojekteissa tai vastaavissa palvelun lopputuote voidaan hyväksyä monin eri menettelyin riippuen mm. ohjelmistokehitysmallista. Toimituksen kohde voidaan luovuttaa hankintayksikölle myös vaiheittain. Mikäli kohde luovutetaan hankintayksikölle vaiheittain, on hyvä noudattaa JIT ehtojen mukaista toimintamallia, jossa välivaiheen hyväksyntä ei vapauta Toimittajaa vastuusta myöhempien vaiheiden testausten aikana esille tulleista virheistä, joita ei ole voitu kohtuudella havaita välivaiheiden tarkastuksissa. Näin ollen usein vasta hankintayksikön tekemässä lopullisessa niin sanotussa hyväksymistestauksessa toimitus hyväksytään lopullisesti. Lisätietoa eri malleista, tilanteiden hyväksymismenettelyistä ja sopimusehdoista löytyy mm. JIT ehdoista Palvelutuotannon seuranta ja vastaanotto Pitkäkestoisen palvelusopimuksen valvontaan voi kuulua osapuolten välisen yhteistyön pelisäännöistä sopiminen, palvelukokouksiin osallistuminen ja muistion laatiminen niistä ja arkistointi, seuranta- ja raportointijärjestelmien luominen ja ylläpito, palvelutuotannon sisällön ja laadun seuranta (esim. palvelutasovaatimukset), asiakastyytyväisyyskyselyjen järjestämisen ja tulosten seuranta, reagointi havaittuihin virheisiin ja puutteisiin sekä muu yhteydenpito ja viestintä sopimuksessa sovitulla tavalla sopimuskaudella.

128 OHJE 13 Palveluntuottaja on velvollinen seuraamaan palvelun toteutusta ja valvomaan palvelun laatua sopimuskaudella sekä raportoimaan siitä sopimuksen mukaisesti hankintayksikölle. Palvelutuotannon sisällön ja laadun seurannasta vastuullisen hankintayksikön henkilön ja esimerkiksi mahdollisen seurantaryhmän on seurattava myös hankinnan edistymistä ja ennustetta sisällön, laadun ja aikataulun osalta joko palveluntuottajan raporttien pohjalta ja/tai palvelun seurantakokouksissa. Tähän tehtävään on varattava riittävästi aikaa, ja henkilöllä tulee olla tieto sopimuksen sisällöstä ja kokemusta valvottavista seikoista. Puutteista on tehtävä huomautus tai reklamaatio viivytyksettä. Pitkäkestoisen palvelun tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta hankintayksikön ja toimittajan sopimusyhteyshenkilöiden on sovittava säännönmukaisten seurantakokousten järjestämisestä sovituin väliajoin. Näissä yhteyshenkilöt käsittelevät palvelun toteutumiseen, laatuun, reklamaatioihin, asiakaspalautteisiin ja tuleviin palvelutarpeisiin liittyviä seikkoja. Jos seurantakokouksissa käsiteltävistä asioista ei päästä yksimielisyyteen, on asia eskaloitava eli siirrettävä käsiteltäväksi kummankin sopijapuolen osalta ylemmälle tasolle. 5.4 Virheilmoitus eli reklamaatio Jos toimituksen tai palvelun vastaanotossa tai palvelutuotannossa havaitaan virhe tai puute tuotteen tai palvelun ominaisuuksissa, laadussa tai määrässä, on siitä viipymättä ilmoitettava toimittajalle. Samoin toimitaan, jos toimittajan havaitaan sopimuskaudella laiminlyövän sopimusvelvoitteitaan tai toimivan niiden vastaisesti tai jos toimittaja muulla tavalla rikkoo sopimusehtoja. Virheisiin ja puutteisiin liittyvistä ilmoitus- ja reklamointimenettelyistä, määräajoista ja siihen liittyvistä muista seikoista on sovittava sopimusehdoissa. Sopimuksessa voidaan sopia, että pienistä virheistä ja puutteista ei käynnistetä reklamointimenettelyä, vaan niistä ilmoitetaan viipymättä sopimuksen vastuuhenkilölle esim. suullisesti tai lähettämällä sähköpostilla huomautus tai puuteilmoitus ja ne kirjataan mahdolliseen sopimushallintajärjestelmään. Huomautuksesta tai puuteilmoituksesta on kyse esimerkiksi silloin, kun viikoittain tai päivittäin tulevasta tavaratoimituksesta puuttuu yksi tuote, tuote on väärä tai viallinen (esim. elintarviketoimitus). Kun toimituksissa on toistuvasti virheitä tai puutteita, tulee hankintayksikön tehdä asiasta reklamaatio toimittajan yhteyshenkilölle, ellei sopimuksessa ole toisin sovittu. Varsinaisen reklamaation on oltava kirjallinen, ja se on tehtävä todisteellisesti, esim. sähköpostin vastaanottokuittausta pyytäen. Reklamaatiot pitää dokumentoida ja tallentaa huolellisesti joko hankintayksikön sopimusrekisteriin tai sopimushallinta- tai asianhallintajärjestelmään tai muuten luotettavasti, jotta ne ovat tallessa, vaikka henkilöstössä tapahtuisi vaihdoksia. Reklamaatiossa on selvitettävä vähintään seuraavat tiedot: - mistä sopimuksesta on kyse (sopimusnumero, osapuolet, kohde lyhyesti) - tilanteen tausta lyhyesti - reklamaation syy eli miten toimitus/palvelu on ollut virheellinen tai puutteellinen tai mikä on ollut laiminlyönti, sopimusvelvoitteiden vastainen toiminta tai rikkomus ja koska se on tapahtunut - mitä seuraamuksia reklamaatiosta on aiheutunut hankintayksikölle - esitetään vaatimukset, mitä toimittajan tulee tehdä ja missä ajassa sekä yksilöidään ne mahdollisimman tarkkaan, jos ne ovat tässä vaiheessa jo esitettävissä - pyydetään toimittajaa ilmoittamaan hankintayksikön yhteyshenkilölle määräajassa (esim. viivytyksettä tai viimeistään 7 päivässä reklamaation vastaanottamisesta) toimenpiteet, joihin se ryhtyy virheiden tai puutteiden korjaamiseksi - varataan tarvittaessa oikeus täsmennettyjen vaatimusten esittämiseen myöhemmin

129 OHJE 14 Jos kaikkia vaatimuksia ei kyetä yksilöimään, puhutaan ns. yleisreklamaation tekemisestä. Jos virhe tai puute on sellainen, ettei hankintayksikkö heti tiedä, millaisia vaatimuksia toimittajalle virheen vuoksi esitetään, on erityisesti tavaratoimituksen osalta kuitenkin tärkeää tehdä reklamaatio välittömästi, koska niissä virheestä on yleensä sopimuksen mukaan ilmoitettava lyhyessä määräajassa, esim. 7 päivässä tavaran toimittamisesta. Jos määräaikaa ei ole sopimusehdoissa sovittu, on reklamaatio tehtävä JYSE ehtojen mukaan kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita. Yleisreklamaatiossa voidaan ilmoittaa, että yksilöidyt vaatimukset esitetään toimittajalle myöhemmin. Kun hankintayksikkö on selvittänyt, mitä tullaan vaatimaan, on vaatimukset edellä mainitulla tavalla saatettava viipymättä toimittajan tietoon. Tällöin puhutaan ns. erityisreklamaatiosta. Virheen vuoksi hankintayksiköllä on oikeus JYSE 2014 tai JIT ehtojen mukaan pidättäytyä laskun maksamisesta, mutta pidätettävä summa ei saa ylittää summaa, johon olisi virheen perusteella oikeus. Tämä on tärkeää muistaa, sillä laskun maksaminen virheestä huolimatta hidastaa asian selvittämistä, koska toimittajan intressi käsitellä asiaa voi vähentyä tällöin olennaisesti. Toimituksen virheen tai puutteen vuoksi hankintayksiköllä on oikeus ensisijaisesti vaatia toimittajalta uutta, sopimuksen mukaista suoritusta tai jos se ei ole mahdollista hankinnan kohteen suuren arvon tai laajuuden vuoksi, virheellisen toimituksen korjaamista. Jos toimitus on ollut määrällisesti puutteellinen, toimittajaa on vaadittava täydentämään toimitustaan viivytyksettä. Toissijaisesti voidaan vaatia hinnan alentamista. Sopimus voidaan purkaa vain, jos virheellä on olennainen merkitys ja siitä on kirjallisesti reklamoitu toimittajalla eikä virhettä ole korjattu kohtuullisessa ajassa. Hankintayksikkö voi myös erityistilanteessa teettää virheen korjaamisen kolmannella taholla ja periä sen kustannukset toimittajalta, jos toimittaja ei ole korjannut virhettä kohtuuajassa. Lisäksi on hyvä tiedostaa, että reklamaatiotietoja saatetaan tarvita, jos joudutaan harkitsemaan sopimuksen päättämistä tai tulevan sopimuksen osalta kilpailutusvaiheessa toimittajan edellytyksiä uuteen sopimukseen. Huomattava on, että jos toimittaja tilausvahvistuksessaan muuttaa tilauksen ehtoja, hankintayksikön on reklamoitava, mikäli muutosta ei hyväksytä. Hankintayksikkö ei saa passiivisuudellaan hiljaisesti hyväksyä muutettuja ehtoja. Esimerkkinä tästä ovat toimittajan lähettämät voimassa olevasta sopimuksesta poikkeavat hinnankorotusilmoitukset. Vastaavasti esimerkiksi asiantuntijapalvelun ja konsultoinnin tuottamiseen ilmoitettujen henkilöiden vaihtuminen voi merkitä palvelun laadun (mm. osaamistason) laskua ja jopa oman työpanoksen kasvamista, johon on syytä reagoida heti. Erityisesti pitkäkestoisen palvelun tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta on reklamaatiot käsiteltävä hankintayksikön ja toimittajan välisessä yhteistyöryhmässä. Jos toimittaja ei reagoi reklamaatioon asianmukaisella tavalla, on asia eskaloitava eli saatettava kummankin sopijapuolen osalta ylempien tahojen käsiteltäväksi esim. projektin tai palvelutuotannon ohjausryhmään. Virhe tai puute ja siitä johtuvat toimenpiteet on reklamaation lisäksi myös kirjattava ylös asiaan soveltuvalla tavalla esim. yhteistyöryhmän käsitellessä asiaa ryhmän kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan. Liitteenä ovat mallit huomautukseen/puuteilmoitukseen ja reklamaatioon (Liitteet 1 ja 2). Lisäksi uuden hankintalain voimaan tultua tarvittaneen reklamaatiomallia, jolla voidaan ilmoitta toimittajalle uuden hankintalain mukaisesta harkinnanvaraisesta poissulkuperusteen olemassa olosta tulevia sopimuksia silmällä pitäen tietyksi ajaksi. Tällaisia tilanteita olisivat mm. seuraavat: - tarjoaja/toimittaja on ammattitoiminnassaan syyllistynyt sen luotettavuuden kyseenalaistavaan vakavaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen - suorituksissa aikaisemmissa hankintasopimuksissa tai käyttöoikeussopimuksissa on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita jonkin keskeisen vaatimuksen toteuttamisessa; lisäedellytyksenä on, että puutteet ovat

130 OHJE 15 johtaneet kyseisen aikaisemman sopimuksen ennenaikaiseen irtisanomiseen, vahingonkorvauksiin tai muihin vastaaviin sanktioihin. Vasta oikeuskäytännön myötä selviää, miten, millä ehdoin ja miten pitkäksi aikaa toimittajan voidaan katsoa olevan poissuljettavissa myös tulevista kilpailutuksista. 5.5 Sopimuksen toteutumista koskeva raportointi Sopimuksen toteutumista koskeva raportointi tarkoittaa sekä hankintayksikön sisäistä raportointia johdolle laajan sopimuksen toteutumisesta ja keskeisistä vaiheista että pitkäkestoisen sopimuksen tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta sopimustoimittajan sopimuksen mukaista raportointia hankintayksikölle. Raportointivelvollisuutta määriteltäessä tarjouspyyntöön on etukäteen hyvä selvittää, millaisia raportteja toimittajan järjestelmistä on saatavissa sopimuksen toteutumisen seurantaa varten kohtuukustannuksilla. Myös raportoinnin jakelu tulee määrittää harkintaa käyttäen. Raportointi voi koskea esim. ostoja ja toimituksia toimipisteittäin koskevia euro- ja kappalemäärätietoja sekä reklamaatioita ja asiakastyytyväisyyskyselyjä koskevia tietoja edelliseltä kaudelta. Raportoinnin on hyvä kohdistua jo tapahtuneen lisäksi myös siihen, mitä lähitulevaisuudessa on tapahtumassa. 5.6 Ennakkomaksun vakuuden ja takuun valvonta Jos hankinnasta on sovittu maksettavaksi ennakkomaksua, on hankintayksikössä määriteltävä, kenen vastuulla on seurata ennakkomaksun maksamista ja siihen liittyvän ennakkomaksun vakuuden valvontaa. Katso tästä myös nykyisen hankintakäsikirjan kohta 7.3. Ennakkomaksun vakuus tulee saada toimittajalta ennen kuin ennakkomaksu voidaan maksaa. Vakuudeksi hyväksytään pääsääntöisesti omavelkainen pankkitakaus. Ennakkomaksun vakuuden tulee olla voimassa vähintään kuukauden yli sopimuksenmukaisen toimitusajan, ja sen arvon tulee olla vähintään 15 prosenttia suurempi kuin ennakkomaksu. Ennakkomaksun vakuutta voidaan pienentää osatoimitusten suhteessa, jos näin on sopimuksessa sovittu. Ennakkomaksun vakuus on palautettava toimittajalle viipymättä, kun toimitus on hyväksytysti suoritettu. Jokaisessa hankinnassa on järjestettävä myös takuuajan valvonta siten, että takuuaikana ilmenevät viat tulevat korjatuiksi takuun perusteella. Takuuaikaista valvontaa varten hankintayksikössä on syytä olla takuunvalvontarekisteri tai -järjestelmä esim. osana sopimuksenhallintarekisteriä tai -järjestelmää tai muu kootut tiedot sisältävä luettelo jokaisesta hankinnasta, jossa toimittaja antaa tavaralle takuun. Takuunvalvontarekisteriin merkitään mm. takuun alku- ja päättymisajankohta sekä takuun laajuus, sopimus tai tilaus, johon takuu liittyy, selvitys, miten ja missä ajassa vaatimukset takuukorjauksesta on tehtävä, merkinnät takuukorjauksista jne. Vastaanottaessaan tuotteen tai palvelun käyttäjän on huolehdittava siitä, että hän on saanut tiedon takuun olemassaolosta, kestosta ja sisällöstä sekä siitä, miten vian ilmetessä on meneteltävä. Takuuajan ja muun vakuuden vastaanotto, valvonta, palautus sekä muu menettely voi olla kuvattu hankintayksikön taloussäännössä, hankintaohjeessa tai muussa ohjausasiakirjassa. Huolto- ja korjauspalveluiden sekä esim. IT-ohjelmistojen takuun valvonnasta on myös huolehdittava vastaavalla tavalla. 5.7 Hankintayksikön omaisuuden valvonta

131 OHJE 16 Jos sopimuksen mukaan hankintayksikön omaisuutta luovutetaan toimittajalle ja tavara valmistumisen jälkeen jää toimittajan säilytettäväksi, on hankinnasta vastaavan henkilön tehtävänä valvoa myös tätä omaisuutta. Toimittajan tiloihin jäävä hankintayksikön omaisuus on pyrittävä erottamaan toimittajan omaisuudesta ja merkittävä hankintayksikön tunnuksin ja sisällytettävä hankintayksikön käyttöomaisuuskirjanpitoon. Tietoteknisen välineen tietosisällön luovuttaminen toimittajalle ei yleensä ole sallittua. Mikäli se on välttämätöntä, on siitä erikseen sovittava. Sopimuksiin on otettava maininta toimittajan vastuusta edellä mainitun omaisuuden suhteen sekä maininta mahdollisesta käyttöoikeudesta ja palauttamisvelvollisuudesta vaadittaessa. Toimituksen vastaanottamisen jälkeen on huolehdittava, että hankittu omaisuus kirjataan ja rekisteröidään käyttöomaisuuskirjanpitoon tai irtaimistorekisteriin siten kuin määräyksissä on edellytetty. 6 Sopimuksen päättyminen 6.1 Sopimuksen päättymisen edellytykset Sopimuksen päättymisen edellytyksenä on pääsääntöisesti, että molemmat osapuolet ovat täyttäneet sopimuksen mukaiset velvoitteensa. Se tarkoittaa, että toimittaja on toimittanut kaikki sopimuksessa sovitut tuotteet ja tehnyt muut sovitut suoritteet, kuten raportoinnin ja hankintayksikkö on ottanut tuotteet ja suoritteet hyväksytysti vastaan, maksanut niistä kaikki sovitut erät sekä tehnyt osaltaan kaikki muut omat velvoitteensa. On kuitenkin hyvä muistaa, että sopimuksen päättyessä voi myös jäädä voimaan eräitä osapuolia koskevia velvoitteita, kuten salassapito- ja immateriaalioikeuksia koskevia velvoitteita. Sopimuksen päättymisedellytysten todentaminen voidaan määrittää sopimuksessa tapahtuvaksi esimerkiksi erikseen pidettävässä katselmointitilaisuudessa. 6.2 Sopimuksen päättymisen vaihtoehdot ja päättämistavat Sopimuksen päättymisvaiheessa voi olla kaksi eri vaihtoehtoa: - Kaikki sopimuksessa määritetyt sopijapuolten velvoitteet on täytetty ja sopimuskausi päättyy. - Osa sopimusvelvoitteista on täyttämättä, mutta toinen sopijapuoli haluaa päättää sopimuksen joko irtisanomalla tai purkamalla sen. Jos osa sopimusvelvoitteista on täyttämättä, syynä voi olla se, että toimittaja ei kykene täyttämään velvoitteitaan esim. sopimusrikkomuksen, kuten virheen tai viivästyksen vuoksi, ylivoimaisen esteen, kuten tulipalon tai maanjäristyksen johdosta, toimittajan taloudellisen tilanteen, kuten konkurssin vuoksi tai muun syyn, kuten poissulkuperusteen vuoksi. Sopimus voi päättyä myös siitä syystä, että hankintayksikkö ei kykene täyttämään sopimusvelvoitteitaan tai että hankintayksikkö jostain syystä toteaa, että sopimusta ei ole syytä jatkaa hankintayksiköstä johtuvista syistä. Sopimus voi tällöin päättyä toisen sopijapuolen irtisanomisen tai purkamisen perusteella sopimusehtojen mukaisesti. Sopimuksen purkamisen edellytyksenä on esim. JYSE ehtojen mukaan, että toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusta tai on ilmeistä, että sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään esim. sitä, ettei tavara tai palvelu vastaa sovittua, virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suurempia eikä virhettä tilaajan huomautuksesta huolimatta viivytyksettä korjata tai virheet ovat toistuvia. Tavaraa ei oteta tällöin vastaan eikä sitä makseta ja jo tehdyt suoritteet palautetaan. Katso tästä myös kohta

132 OHJE 17 Sopimus voidaan irtisanoa päättymään välittömästi erityistilanteissa esim. JYSE ehtojen mukaan, jos toimittajaa koskee hankintalain mukainen pakollinen poissulkuperuste, vaikka se olisi syntynyt sopimuksen solmimisen jälkeen. Lisäksi sopimus voidaan irtisanoa päättymään välittömästi, jos toimittajan taloudellisten tai muiden olosuhteiden havaitaan muuttuneen olennaisesti niin, ettei voida olettaa toimittajan täyttävän hankintasopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan eikä luotettavaa selvitystä velvollisuuksien täyttämisestä anneta. Pitkäkestoisessa sopimuksessa voi olla myös irtisanomisaikaan sidottu irtisanomisoikeus, jolloin ei edellytetä erityistilanteen olemassa oloa. Tällöin voidaan sopia, ettei sopimusta kuitenkaan saa irtisanoa ennen kuin esimerkiksi vuoden kuluttua sen solmimisesta. Lisäksi voi olla tarpeen riskianalyysin perusteella määritellä joitain muita rikkomustilanteita, joiden perusteella hankintayksikkö voi irtisanoa sopimuksen. Tällaiset syyt voivat liittyä esim. pitkäkestoisen palvelusopimuksen kohteen haltuunoton viivästymiseen tai siinä vaiheessa esiintyviin poikkeuksellisen suuriin ongelmiin tai muihin vastaaviin seikkoihin, joiden perusteella voidaan ennakoida, että toimittaja ei todennäköisin syin kykene selviytymään sopimusvelvoitteistaan. Osapuolet voivat myös yhteisesti todeta, että sopimuksen jatkamiselle ei ole enää edellytyksiä ja että sopimus irtisanotaan tai puretaan sopimusehtojen mukaisesti. 6.3 Sopimuksen toteutumisen jälkiarviointi Sopimuksen päättymisvaiheessa on laajoissa hankinnoissa yleensä hyvä myös tehdä arviointi siitä, kuinka sopimuksen toteuttaminen on onnistunut ja mitä oppeja ja kehittämisideoita sopimuskaudella on saatu. Tällöin voidaan arvioida mm. seuraavia seikkoja: - miten osapuolet ovat toteuttaneet sopimusvelvoitteensa - miten hyvin sopimuksen tavoitteet on saavutettu - miten loppukäyttäjät ja muut sidosryhmät arvioivat sopimuksen toteutuneen - mitkä ovat olleet syynä mahdollisiin ongelmiin ja sopimuserimielisyyksin ja miten hyvin ne on saatu selvitettyä - mitä sopimuksessa oli erityisen hyvää ja mitä olisi kannattanut tehdä toisin - mitä muuta voidaan kootusti todeta sopimuskauden aikana opitun 6.4 Avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä ja toimittajan vaihtuessa Varautuminen erityisesti pitkäkestoisessa palveluhankinnassa toimittajan vaihtumiseen sopimuskauden päätyttyä edellyttää sen vaiheiden huolellista suunnittelua jo edellistä sopimuskautta kilpailutettaessa ja sopimusta siitä tehtäessä. On syytä käydä läpi kaikki ne vaiheet ja toimenpiteet, joita edelliseltä toimittajalta edellytetään esimerkiksi tietojen ja omaisuuden palauttamiseksi hankintayksikölle. Tällöin on syytä kiinnittää huomiota mm. seuraaviin seikkoihin. - nykyisen toimittajan avustamisvelvollisuuden laajuus, ajankohta, kesto ja kulujen korvaaminen - nykyisen toimittajan palvelutuotannon jatkamisen edellytykset siirtymävaiheessa - nykyisen toimittajan hallussa olleiden nykyisten asiakastietojen käsittelysäännöt, mikäli ne sopimuksen mukaan kuuluvat asiakkaalle - sopimuskauden päättämiseen liittyvä raportointi hankintayksikölle - hankintayksikön omaisuuden palauttaminen (sisältö, aikataulu ja tapa) takaisin hankintayksikölle

133 OHJE 18 - sopimuksen toteuttamisen kannalta olennaisten sopimustietojen kerääminen ja siirto (sisältö, aikataulu ja tapa) uudelle toimittajalle - yhteistyön toteuttaminen (sisältö, aikataulu ja tapa ja muut käytännön seikat) - liike- ja ammattisalaisuuksien käsittely - muut sopimuskohtaiset sovitut toimenpiteet ja velvoitteet nykyiselle toimittajalle osallistua sopimuksen siirtoon liittyviin tehtäviin Myös siirrettäessä sopimusta valtion eri yksiköiden välillä on em. seikkoihin syytä kiinnittää huomiota.

134 OHJE 19 7 Toimittajahallinta 7.1 Johdanto toimittajahallintaan Toimittajahallinta liittyy sekä vaiheeseen ennen tarjouspyynnön julkaisua että toisaalta sopimuskauden aikaiseen ja sopimuksen päättämisvaiheen toimintaan. Toimittajahallinta käsittää siten potentiaalisten toimittajien ja nykyisten sopimustoimittajien hallintaan liittyviä tehtäviä. Ennen tarjouspyynnön julkaisua toimittajahallinta tarkoittaa mm. toimittajamarkkinoiden (toimittajat, tuotteet ja palvelut) kartoitusta ja niin sanottua teknistä vuoropuhelua, jossa selvitetään tarkemmin potentiaalisten toimittajien tuotteita, palveluja sekä toimittajan kyvykkyyttä että näiden soveltuvuutta hankinnan kohteeseen. Sopimuskauden aikana toimittajahallinta käsittää mm. toimittajasuhteiden hallinnan ja yhteistyön sekä toimittajan suorituskyvyn arvioimista sekä erityisesti sopimuskauden loppupuolella mahdollisten uusien potentiaalisten toimittajien kartoitusta. 7.2 Toimittajahallinnan osa-alueet Toimittajahallinta voidaan jakaa seuraaviin osa-alueisiin: - Toimittajamarkkinoiden kartoittaminen - Toimittajan arviointi - Toimittajariskien hallinta - Ostosalkkuanalyysi ja hankintojen kategorisointi - Toimittajasuhteiden hallinta ja kehittäminen - Toimittajan suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella Lisäksi kohdassa 14 on käsitelty omana kokonaisuutenaan eettisiä pelisääntöjä. 8 Toimittajamarkkinoiden kartoittaminen 8.1 Toimittajamarkkinoita koskevat tiedot Hankintayksikön kannattaa tutustua toimittajamarkkinatilanteeseen jo hankinnan valmisteluvaiheessa etukäteen, jotta hankinnassa saadaan paras lopputulos. Tehtävä voi olla hankinnan kohteen substanssista vastaavalla yksiköllä tai hankinnan kilpailutuksesta vastaavalla yksiköllä. Sopimuskaudella jatketaan toimittajamarkkinatilanteen seurantaa, jotta osataan ennakoida toimittajamarkkinoilla tapahtuvia muutoksia. Toimittajamarkkinoita kartoitettaessa ja seurattaessa selvitetään toimittajamarkkinoita koskevia tietoja, joiden mukaan ratkaistaan, minkälaista toimittajayhteistyösuhdetta haetaan, millaisia toimittajia markkinoilla on miten he toimivat ja miten markkinatilanne kehittyy. Lisäksi voidaan selvittää, minkälaisia odotuksia tuotteille tai palveluille voidaan asettaa ja mitä yleisesti ottaen on realistista kyseisillä toimittajamarkkinoilla. Selvitettäviä tietoja voivat olla mm.: - Toimialaa ja liiketoimintaympäristöä koskevat yleiset tiedot (toimialan toimittajien kannattavuus, hinnoittelumekanismit, alan yleiset toimintakäytännöt ja toimintalogiikka, toimialan tulevat muutokset ja kehitysnäkymät, yritysten julkissektorin tuntemus ja osallistuminen julkisiin kilpailutuksiin, jne.) - Toimittajamarkkinoita koskevat tiedot (toimittajien lukumäärä, kilpailutilanne ja -keinot, markkinoiden alueellisuus ja niiden erot, näköpiirissä olevat muutokset jne.)

135 OHJE 20 - Toimittajayrityksiä koskevat tiedot (henkilöstön määrä, liikevaihto, organisaatiorakenne, yrityksen ikä, toimittajan toimiala sekä asema ja markkinaosuus siinä, taloudellinen tilanne, kannattavuus, osaaminen, tulevaisuuden suunnitelmat, yhteistyön edellytykset ja muut tarvittavat tiedot) - Tiettyjä tuotteita, palveluja koskevat tiedot (tuotteen, palvelun soveltuvuus hankintayksikölle, lisäpalvelujen saatavuus, hankintayksikön sopimuksen houkuttelevuus, yritysten osaaminen ko. tuotteesta, palvelusta sekä yrityksen panostus tuotekehitykseen ) Tuntemus markkinoiden tilanteesta on lähes aina edellytys onnistuneelle tarjouskilpailulle, yksiselitteisten ja vertailukelpoisten tarjousten saamiselle. Hankintayksikön ei kannata kilpailuttaa liian tiukoilla ehdoilla (esim. soveltuvuus- ja tekniset vaatimukset tai sopimusehdot), jos se johtaa siihen, ettei kilpailua synny. Tietoisuus yleisestä markkinatilanteesta on tärkeää myös sopimuksen seurannan näkökulmasta, jotta hankintayksikkö tietää, mitä tuotteista tai palveluista on realistista odottaa sopimuskaudella. Lisäksi markkinatuntemus on välttämätöntä arvioitaessa esimerkiksi toimittajan kykyä toimittaa palveluja tai toimittajan kehityspotentiaalia. Toimittajamarkkinatilanteen seurantaa tulee em. seikkojen vuoksi jatkaa sopimuskaudella, jotta osataan ennakoida markkinoilla tapahtuvia muutoksia ja niiden vaikutusta toimittajayhteistyöhön. Julkisissa hankinnoissa käytetään usein markkinatietojen keruusta kahta termiä: Tietopyyntö ja tekninen vuoropuhelu. Näillä molemmilla tarkoitetaan tapoja kartoittaa markkinatilannetta tai markkinoilla olevien toimittajien osaamista ja kyvykkyyttä vastata hankintayksikön hankintatarpeeseen ennen tarjouskilpailuvaihetta. 8.2 Toimittajamarkkinoiden kartoittamis- ja seurantakeinot Hankintayksikkö voi selvittää markkinoilla toimivia toimittajia ja tarjontaa mm. - etsimällä internetistä tietoa eri yrityksistä ja niiden tarjonnasta sekä erilaisia tilasto- ja vertailutietoja - käymällä messuilla ja tiedotustilaisuuksissa - keskustelemalla yritysten edustajien kanssa sekä tutustumalla toimialajärjestöihin, kauppakamareihin ja vastaaviin - lukemalla ammattilehtiä ja alan muita julkaisuja - kysymällä tietoa kollegoilta, tutuilta ja muilta hankintayksiköiltä - lähettämällä tietopyyntökyselyitä tiedossa oleville potentiaalisille tarjoajille - toteuttamalla teknisiä vuoropuheluita Tietopyyntö Markkinatilanteen kartoittamiseksi hankintayksikkö voi lähettää alustavan kyselyn eli tietopyynnön kaikille tuntemilleen markkinoilla toimiville yrityksille. Tietopyynnön tarkoituksena on selvittää hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä, näiden toimintamalleja ja ratkaisuvaihtoehtoja sekä yleistä hintatasoa ja mahdollista halukkuutta osallistua kyseisen hankinnan toteuttamiseen ja pyytää näiltä vastaukset tietopyyntöön, jotta sen pohjalta tehtävällä varsinaisella tarjouspyyntökierroksella saadaan mahdollisimman yksiselitteiset ja vertailukelpoiset tarjoukset. Tietopyyntö tulisi lähettää mahdollisimman monelle potentiaaliselle tarjoajalle, jotta varmistetaan tulevien tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Tietopyyntö voidaan siitä syystä julkaista -

136 OHJE 21 ilmoituskanavassa (HILMA) käyttämällä EU-hankinnoille luotua ennakkoilmoituslomaketta. Tietopyynnössä tulee selvästi tuoda esille, että kyse on alustavasta kyselystä, mutta ei vielä varsinaisesta hankintailmoituksesta tai tarjouspyynnöstä. Saadut vastaukset tietopyyntöön ovat yleensä suuntaa antavia eivätkä kysymykset tai vastaukset sido hankintayksikköä ja toimittajia. Hankintayksikkö ei voi käyttää hyväksi vastauksissa saamiaan tietoja lopullisen tarjouskilpailun vertailussa, elleivät kyseiset tiedot ilmene myös tarjouspyynnöstä tai tarjouksesta. Tietopyyntö ei myöskään velvoita jatkamaan varsinaiseen tarjouskilpailuun. Tästä on hyvä mainita tietopyynnössä. Varsinaista tarjouspyyntöä ei tule käyttää markkinoiden kartoittamiseen, sillä hankinta voidaan tarjouskilpailun käynnistyttyä keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Näitä on kuvattu hankintalain hankinnan keskeyttämistä koskevan kohdan perusteluissa. Lisäksi tulee muistaa, että tarjoajien tietopyynnössä ilmoittamia liike- ja ammattisalaisuuksia ei saa paljastaa kolmansille tahoille. Tietopyyntövaiheessa hankintayksikön tulee olla huolellinen sen suhteen, ettei hankintayksikkö anna joillekin tarjoajille / tietopyynnön saaneille yrityksille sellaista tietoa, joka voi antaa osalle yrityksistä etulyöntiaseman tulevassa kilpailutuksessa tai johtaa eturistiriitatilanteen syntymiseen. Tarjouspyyntöä ei myöskään ole hyvä rakentaa pelkästään yhden tarjoajan ratkaisumallin pohjalta, joka voi estää aidon kilpailun syntymisen. Yleisestikin hankintayksikön kannalta on järkevämpää kuvata haluttu lopputulos ja tavoite eikä tiettyä ratkaisumallia. Tarjoajien tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun on kiinnitettävä erityistä huomiota tietopyyntövaiheessa Tekninen vuoropuhelu Hankintayksiköillä on mahdollisuus myös käydä ns. teknistä vuoropuhelua toimittajien kanssa ennen lopullisen tarjouspyynnön lähettämistä. Tällä tarkoitetaan sekä mahdollisten tarjoajien tapaamista ennen tarjouskilpailun käynnistämistä että tarjouspyyntöluonnoksen lähettämistä luettavaksi ja kommentoitavaksi mahdollisimman monelle tarjoajalle. Jos potentiaalisten tarjoajien määrä on kohtuullinen, on järkevää pyrkiä tapaamaan mahdollisimman monta tarjoajaa etukäteen ja selvittämään heidän kanssaan keskeisiä tarjouspyynnön vaatimuksia ja ehtoja sekä toimittajan toimintaan, organisaatioon, henkilöstöön, tuotevalikoimaan ja taloudelliseen tilanteeseen liittyviä ja muita kohdassa 8.2 mainittuja seikkoja. Teknisissä vuoropuheluissa hankintayksiköllä ei kuitenkaan tarvitse olla selkeää vaatimuslistaa tai tiettyä ratkaisuvaihtoehtoa hankinnan kohteeseen liittyen. Teknisiä vuoropuheluja on hyvä käyttää myös erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen etsimiseen ja käsittelemiseen. On tärkeää saada selville, ymmärtävätkö tarjoajat oikein hankinnan kohteen ja sen vaatimukset, onko heillä jotain parannusehdotuksia ja kehitysajatuksia siihen, onko hankinta ylipäätään tarjoajista kiinnostava, onko heillä edellytyksiä tarjota, ovatko ratkaisuvaihtoehdot hankintayksiköille soveltuvia sekä liittyykö hankintaan mahdollisesti jotain riskejä. Tarjouspyyntöluonnosta täydennetään sen jälkeen harkinnan mukaan tarjoajilta saatujen kommenttien ja omien täydennysten perusteella. Myös tässä vaiheessa on erittäin tärkeää huolehtia tarjoajien tasapuolisesta kohtelusta. Uudessa hankintalaissa tulee olemaan uusi määräys harkinnanvaraisesta poissulkuperusteesta, joka koskee tarjoajaa, jonka osallistuminen hankintamenettelyn valmisteluun on vääristänyt kilpailua, eikä vääristymää voida poistaa muilla vähemmän rajoittavilla toimenpiteillä. Tällä tarkoitettaneen tilanteita, joissa tarjoaja voisi tarjouskilpailun valmisteluun osallistumisella joko kyetä vaikuttamaan siihen, mitä hankintayksikkö hankkii ja asettaa vaatimukseksi tarjouskilpailussa, tai saada osallistumisen aikana sellaista lisätietoa, jota se voi hyödyntää kilpailuetuna tarjouskilpailussa. Molemmissa tilanteissa edellytyksenä on lisäksi se, että hankinnan valmisteluun osallistunut toimittaja myös osallistuu varsinaiseen tarjouskilpailuun.

137 OHJE Toimittajamarkkinoiden luominen ja niihin vaikuttaminen Jos toimittajamarkkinoiden kartoitusvaiheessa selviää, että markkinoilla ei ole vielä toimijoita tai niitä ei ole riittävästi, hankintayksikkö voi osallistua omalta osaltaan markkinoiden luomiseen tiedottamalla hyvissä ajoin etukäteen avoimesti ja aktiivisesti tulevista hankintasuunnitelmistaan ja aikatauluistaan esimerkiksi omilla internet-sivuillaan ja järjestämällä tarvittaessa tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia tulevasta uudesta hankinnasta ja sen sisällöstä potentiaalisille toimittajille sekä toimialajärjestöille ja muille sidosryhmille. Tämä on järkevää tehdä silloin, kun on kyse pitkäkestoisesta tai euromäärältään merkittävästä hankinnasta ja kun hankintayksikön hankinnalla voi olla vaikutusta markkinatilanteeseen. Hankintayksikön ostovoima ja merkitys markkinoihin sekä hankinnan mahdollinen kiinnostavuus täytyy siis olla etukäteen jossain määrin arvattavissa alustavien markkinakartoitusten perusteella. Samalla on tärkeää kertoa hankintayksikön tehtävistä, tavoitteista ja kokonaisuudesta, johon hankinta liittyy, tuotteen tai palvelun loppukäyttäjistä ja heidän erityistarpeistaan sekä yleisesti hankintaan liittyvistä kehittämistarpeista. Tällä pyritään tukemaan sitä, että tarjouskilpailu tuottaisi hyviä tarjouksia ja että hankintayksikkö olisi houkutteleva kumppani. Jos markkinoilla on vain vähän toimijoita, voi hankinnan kohteen pyrkiä jakamaan pienempiin osiin. Tällöin on myös syytä varmistaa, että soveltuvuusvaatimukset ja hankinnan kohteen vaatimukset sekä sopimusehdot on asetettu tarkoituksenmukaisesti niin, ettei niillä aiheettomasti rajata pienten ja keskisuurten yritysten osallistumismahdollisuutta tarjouskilpailuun. Toisaalta hankinnan kohde ei saisi olla niin pieni tai vaatimukset sellaisia, ettei tarjouksen tekeminen ole kannattavaa tarjoajien kannalta tai se ei kiinnosta riittävästi. Tarjouspyyntöä laadittaessa on hyvä muistaa myös vaihtoehtoinen ja innovatiivinen tapa hankinnan kohteen määrittelyyn tavoitteiden ja lopputuloksen sekä mahdollisten kannustinpalkkioiden määrittelyn avulla. Markkinoilla voi olla toimijoita, joiden konseptit poikkeavat yleisesti kilpailutettavasta toimintamallista. Toisenlaisella lopputulokseen perustuvalla vaatimusmäärittelyllä myös tällaiset toimijat voisivat osallistua tarjouskilpailuun. Myös hankinnan jakaminen tutkimus- ja tuotekehitysvaiheeseen sekä toteutusvaiheeseen voi olla eräs ratkaisu. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu tulee kuitenkin aina muistaa myös luotaessa toimittajamarkkinoita. 9 Toimittajan arviointi Toimittajamarkkinoiden analysoinnin lisäksi on hyvä ylläpitää tietoisuutta myös olennaisimpien ja potentiaalisimpien toimittajien tilanteesta. Yksittäisten toimittajien arviointi ja yleisesti tietoisuus heidän tarjonnastaan ja toimintatavoistaan auttaa hankintayksikköä määrittelemään kuhunkin hankintaan sopivat vaatimukset, liittyvät ne sitten tarjoajien soveltuvuuteen tai muihin tarjouspyynnön vaatimuksiin. Toimittajien arvioinnissa on hyvä huomioida mm. yleistä yrityksen kyvykkyyttä suhteessa muihin toimialan toimijoihin, taloudellista tilannetta ja sen kehittymistä, osaamisprofiilia, toiminnan skaalautumiskykyä, kehityspotentiaalia, muiden kokemuksia toimittajasta tai muita hankintayksikölle ja yksittäiseen hankintaan liittyviä olennaisia tekijöitä. Toimittaja-arviointi voi kohdistua myös toimittajan toimitiloihin, turvallisuusjärjestelyihin, luottamuksellisten tietojen käsittelyyn, tuotteiden valmistukseen liittyviin koneisiin ja laitteisiin sekä logistiikka- ja varastointijärjestelyihin. Kilpailutuksissa toimittajan arviointia tehdään asettamalla tarjouspyyntöön tarjoajia koskevia soveltuvuusvaatimuksia ja tarkistamalla niiden täyttymistä tarjouksen käsittelyvaiheessa tarjouksessa annettujen tietojen

138 OHJE 23 perusteella. Katso tästä tarkemmin, nykyisen hankintakäsikirjan kohta 7.4 ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden vaatimukset ja kohta 9.4 tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. Pitkäaikaista yhteistyötä edellyttävissä tai euromäärältään merkittävissä hankinnoissa voidaan selvittää toimittajan edellytyksiä ja varmistua tietojen paikkaansa pitävyydestä tarvittaessa jo ennen hankintapäätöksen tekoa tekemällä toimittaja-arviointikäynti tarjousvertailussa parhaiten menestyneen tarjoajan luo, jos näin on määritetty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Toimittajan suorituskyvyn arviointia jatketaan näissä hankinnoissa järjestelmällisesti myös sopimuskaudella erityisesti, kun on kyse pitkäkestoisesta tai euromäärältään merkittävästä sopimuksesta. 10 Toimittajariskien hallinta 10.1 Erilaiset riskivaihtoehdot ja riskianalyysi Toimittajahallintaan liittyy toimittajariskien ennakointi ja kartoittaminen, riskien todennäköisyyden ja merkityksen eli vakavuuden arviointi sekä riskienhallintatoimenpiteiden määrittäminen pitkäkestoisen tai euromäärältään merkittävän sopimuksen sopimuskauden aikana ja tulevia kilpailutuksia ennakoitaessa. Sopimuskauden alkaessa on hankintayksikön syytä tehdä riskianalyysi, jossa kartoitetaan erilaiset riskivaihtoehdot ja niiden todennäköisyys sekä vaikutus sopimuksen toteuttamisen kannalta. Sopimuskauden aikana yksittäisen toimittajan riskit voivat liittyä mm. seuraaviin seikkoihin: - toimittaja ei kykene täyttämään hankintayksikön asettamia tuotetta tai palvelua koskevia vaatimuksia - toimittajan kapasiteetti-, kuljetus-, varastointi- tai muut logistiikkaongelmat, palvelun laatu- tai haltuunotto-ongelmat johtuen siitä, että asiakkaan tarve on merkittävästi ennakoitua suurempi tai pienempi - hankintayksikön asettamat tuotetta tai palvelua koskevat vaatimukset muuttuvat sopimuskauden aikana lainsäädännön, organisaatiomuutosten tai markkina- tai taloudellisen tilanteen vuoksi - toimittaja ei ole aiemmin tuottanut palveluja julkissektorille tai toimittaja on vastikään aloittanut toimintansa - toimittajalta edellytetään palveluja monella maantieteellisellä alueella tai alueilla, joissa se ei ole aiemmin toiminut - palveluntuottaja käyttää useita alihankkijoita, joiden taloudellinen tilanne vaihtelee - hankintayksikön ja toimittajan työntekijöiden henkilösuhteet - toimittajan avainhenkilöt kiinnitetään toisiin hankkeisiin tai vaihtavat työnantajaa - toimittaja on päätynyt merkittävään asemaan hankintayksikön kannalta ja toimittajan vaihtaminen on erittäin vaikeaa taloudellisista, osaamiseen liittyvistä tai muista syistä - toimittajan hinnoitteluperusteet muuttuvat tai hinnat kohoavat ennakoimattomasti sopimuskauden aikana joko toimittajasta tai ulkopuolisista tekijöistä johtuen - toimittajan liiketoiminnan painopiste siirtyy toisille liiketoiminta- tai maantieteellisille alueille - toimittajan taloudellinen tilanne heikentyy sopimuskauden aikana, toimittaja asetetaan konkurssiin tai toimittajaa koskee sopimuskaudella pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkuperuste, esim. toimittaja laiminlyö verojen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisen tai toimittaja on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen - ylivoimaiseen esteeseen liittyvät ongelmat - hankintayksikkö ei kykene täyttämään omia sopimusvelvoitteitaan sopimusehtojen mukaisesti. Riskin toteutumisen todennäköisyyttä ja riskin vaikutusta sopimuksen toteuttamiseen voidaan arvioida esim. asteikolla 1-5. Näistä saadaan selville kunkin riskitekijän merkitys sopimuksen toteutumiseen ja toimittajahallintaan kertomalla todennäköisyyttä koskeva lukuarvo vaikutusta koskevalla lukuarvolla.

139 OHJE Riskienhallintasuunnitelma Riskianalyysin avulla suunnitellaan keinot ja toimenpiteet, joilla voidaan vähentää riskien toteutumista ja laatia riskienhallintasuunnitelma. Suunnitelma tukee toimittajasuhteiden hallintaa ja yhteistyön toteutumisen seurantaa. Suunnitelmassa on hyvä myös selvittää: - mitkä on hankintayksikön ja toimittajan vastuut ja roolit riskienhallinnassa - kenen tehtävänä on seurata tilanteita, jotka voivat johtaa riskien toteutumiseen - millä keinoilla osapuolet pyrkivät estämään riskien toteutumisen todennäköisyyttä tai vähentämään riskien toteutumisen vaikutuksia - kuka reagoi ja miten reagoidaan, jos riski kuitenkin toteutuu kuinka riskitilanteista ilmoitetaan sopijapuolille ja kolmansille tahoille 11 Ostosalkkuanalyysi ja hankintojen kategorisointi Toimittajamarkkinoiden kartoitusten, toimittaja-arviointien, riskianalyysien ja hankintayksikön toimittajamäärää koskevan toimittaja-analyysin pohjalta voidaan hankintayksikön toimittajamarkkinoita ja -tietoja tarkastella esim. käyttämällä ns. Peter Kraljicin ostosalkkuanalyysiä ja määritellä sen avulla kuhunkin hankintakategoriaan soveltuva toimittajahallinnan malli ja toimittajayhteistyön tavoitteet. Ostosalkkuanalyysi on ns. nelikenttäanalyysi, johon voidaan valita vaaka-akseliksi esim. toimittajamarkkinoiden hallittavuus siten, että hallittavuus vaikeutuu oikealle mentäessä. Hallittavuuteen voi vaikuttaa toimittajamarkkinatilanne eli kilpailun luonne, riskit ja toimittajan kilpailuasema, palvelujen tarjonta ja ko. tuoteryhmän kiinnostavuus markkinoilla sekä maantieteelliset tekijät. Pystyakseliksi voidaan valita esim. hankinnan volyymi, hankinnan kohteen monimutkaisuus tai hankinnan tulosvaikutus. Kuva 1. Ostosalkkuanalyysi