Valtion hankintatoimen kehittäminen eli HANKOhanke

Transkriptio

1 HANKO-hanke - Tuloksia virastoihin Taloushallinnon kevätseminaari Hansel Oy 1 Valtion hankintatoimen kehittäminen eli HANKOhanke Valtiovarainministeriö asetti hankkeen Toimikausi Taustalla selvitys valtion hankintatoimen tilasta v Osallistujat: VM, Hansel, kehittämisalueiden asiantuntijaryhmät HANKO Tavoitteet Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa Parantaa sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä sekä ohjeistusta Kehittää hankintaosaamista ja ammattimaisuutta 2 1

2 HANKO-hankkeen kehittämisalueet 3 Valtion hankintatoimen ohjaus ja koordinointi Valtiovarainministeriö Ministeriöt VNHY Senaatti Virastot Virastot Virastot Hansel Valtori VK Palkeet ohjaus, organisointi, työnjako HANKO suunnittelu ja seuranta, kategoriat kilpailutus Tilaaminen Vastaanotto Laskujen käsittely Sopimushallinta Toimittajahallinta PJ-kilpailutus PJ-Sopimushallinta ja Toimittajahallinta Hama- prosessin omistaja Tilha-tilaamisen sekä menojen käsittelyn ja sis.budj. ohjeet Palvelukeskuksen palvelut HAMA Hanko-asiantuntijapalvelut Hank ohjaus, org, suunn, seur Kilpailutuspalvelut Minikisatuki ja Minikisa+ Asiantuntijatukipalvelut Kisakonetuki HAMA- ja Tilha-tuki Tukipalvelut IT-järjestelmät suunn ja seur Kisakone Sophall, Tilha Kisakone Sophall, (Tilha) Tilha, Rondo, M2, Kieku Netra kehittäminen ylläpito Hankintaosaamisen kehittäminen HAUS Talousosaamisen kehittäminen Hankintakurssit 4 Hank ja talhall yhteiskoulutus Taloushallkurssit 2

3 Valtion hankintatoimen koordinointi VM: yleinen ohjaus Valtion konsernitason hankintatoimen yhteisiä toimintamalleja ja hankintavastuuta koskevien linjausten tekeminen, organisointia koskevien linjausten tekeminen, yhteishankintojen toteutusta koskevien säädösten antaminen ja linjausten tekeminen sekä yhteishankintojen edistäminen Valtion hankintatoimen kehittämistä koskevien yhteisten tavoitteiden asettaminen sekä em. tavoitteiden toteutumisen ja toiminnan tuloksellisuuden seuranta. Valtion hankintojen suunnittelua koskevien suositusten antaminen Valtion tietotekniikan hyödyntämistä hankintatoimessa koskevien linjausten tekeminen. Valtion hankintaosaamisen kehittämistä koskevien suositusten antaminen Valtion hankintatoimen ohjeistuksen, toimintatapojen ja menetelmiä koskevien kehittämissuositusten antaminen, jakamisen mahdollistaminen sekä ohjeistuksen koordinointi Hankintayksiköiden segmentointi Ryhmä Kirjanpitoyksiköt (segmentointi on tehty v hankintavolyymien pohjalta huomioiden v organisaatiomuutokset. VNK/VNHY:n osalta arvio) Volyymi yhteensä I Liikennevirasto, Puolustusvoimat Yli 1 mrd n.3,25 mrd II Poliisihallitus, UM mukaan lukien edustustot ja kehitysyhteistyöhankkeet, OM mukaan lukien tuomioistuinlaitos, Verohallinto, ELYkeskus, Puolustushallinnon rakennuslaitos, Rajavartiolaitos, VNK (VNHY) BTU:t ei mukana! Yli 100 milj. n.1,14 mrd III Trafi, RISE, THL, OKM, Valtori, Maahanmuuttovirasto, Eduskunta, TEM, Tulli, OPH, LUKE Yli 50 milj. IV Valtiokonttori, MML, E-S AVI, Haltik, Tekes, Ilmatieteen laitos, SYKE, Museovirasto, VM, Evira, PRH, STM, Palkeet, HÄKE, MMM, YM, GTK, VRK, Maaseutuvirasto, Viestintävirasto, Tilastokeskus, STUK, Pelastusopisto, SM, Kansallisarkisto Fimea, PLM, LVM, Tukes, Suomenlinnan hoitokunta, Energiavirasto, TP kanslia, Suomen Akatemia, Valvira, CIMO, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, VTV, VATT, Ulkopoliittinen instituutti, Asumisen rahoitus- ja kehityskeskus, Ahvenanmaan valtiovirasto Alle 10 milj. Yli 10 milj. n.1,4 mrd n. 75 milj. euroa 6 3

4 Hanko-hankkeen aikataulut Hanko-tuloksia käyttöön KA 1 ja 2:sta Hanko-tuloksia käyttöön KA 3:sta Hanko-tuloksia käyttöön KA 4:sta Hanko KA1 ja 2 Hankintatoimen ohjaus suunnittelu ja seuranta Lokakuu 2015 Hanko KA3 Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö Hankintakäsikirjan päivittäminen uuden lain perusteella käynnistyy Hanko KA4 Osaamisen kehittäminen ja hankkeen tulosten käyttöönoton jatkokehittäminen Tammikuu 2015 Toukokuu 2015 Syyskuu 2015 Tammi-helmikuu 2016 HANKO KA 1 ja 2 Tuloksia Väliraportti Ohjemalleja Määräraharaportteja Tukiaineistoa HANKO KA 3 Tuloksia Väliraportti Ohjemalleja Tukiaineistoa HANKO KA 4 Tuloksia Väliraportti Koulutus- ja muuta tukiaineistoa Uudistettu hankintakäsikirja 7 HANKO: Keskeisiä toimenpide- ja kehitysehdotuksia KA 1 ja 2: Toimenpide-ehdotuksia 1. Virastojen hankintatoimen ohjaus Hankintatoimesta vastaava henkilö on nimettävä vähintään jokaiseen virastoon ja määriteltävä vastuuhenkilön tehtävät. 3. Hankintatoimen määräraha- ja muiden raporttien hyödyntäminen Virastojen on kvartaaleittain seurattava hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä Netra-hankintaraporttien ja hankintatoimen tilaa muiden raporttien avulla suunnitellusti. Ministeriöiden on kvartaaleittain seurattava hallinnonalansa hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä Netrahankintaraporttien avulla ja hankintatoimen tilaa muiden raporttien avulla suunnitellusti. Kehitysehdotuksia 2. Hankintatoimen nykytilan selvittäminen Hankintalain uudistuksen edellyttämien sähköisten menettelyjen käyttöönottamiseksi ministeriöiden ja virastojen tulee selvittää oman yksikkönsä osalta hankintatoimen taustatiedot 4. suunnittelu ja suunnitelmien seuranta Virastojen on vuosittain laadittava hankintasuunnitelma merkittävistä hankinnoista soveltaen valtion yhteistä kategorisointimallia. Kokeilu ensin pilottiyksiköissä Virastojen tulee seurata hankintasuunnitelmien toteutumista säännöllisesti. Kokeilu pilottiyksiköissä. 5. kategorisointi Hankintayksikön hankintatoimen kehittämistä tukemaan kannattaa laatia hankintayksikön hankintakategoriakartta käyttäen apuna valtion yhteistä hankintakategoriamallia ja ottaen huomioon hankintayksikön hankintojen arvo ja luonne sekä käytettävissä olevat henkilöresurssit. Kategoriavastaavien nimeäminen kun kategorisointi on tehty HANKO-Tukimateriaalin hyödyntäminen Väliraportti, Netra- ja muut raportit ja analyysikeinot Viraston hankintatoimen ohjausohje -malli Viraston hankintojen suunnitteluohje -malli, kilpailutuskalenteri/hankintaroadmap, hankintojen toteutusvaihtoehdot, hankintatarpeiden kartoituslomake Yksittäisen hankinnan suunnittelun muistilista 8 4

5 Hankintatoimen tietojärjestelmät 9 Viraston hankintatoimi haltuun - kehittämispolku Johdon sitoutuminen hankintatoimen haltuunottoon ja hankintavastuutahon nimeäminen suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi Tilaustenhallinnan käytön tehostaminen Laskujen käsittelyn tehostaminen (HAMA) Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja kehitystoimenpiteiden suunnittelu Sähköisen kilpailutusratkaisun käyttöönotto Sopimushallinnan parantaminen Toimittajayhteistyön kehittäminen Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Määräraha- ja muusta seurannasta huolehtiminen Osaamisen kehittäminen 10 5

6 Miten voi käydä? Johdon sitoutuminen ja hankintavastuutahon nimeäminen Johdon sitoutuminen hankintatoimen haltuunottoon ja hankintavastuutahon nimeäminen 1. Johdon sitoutuminen Virastotaso: johdon informointitilaisuudet Hallinnonalataso: ministeriöiden yhteiset hankintatapahtumat (vast.) Valtiotaso: 1. info Valtioexpossa info HAUSissa HAMA-Tilha kehittämisen infossa info HAUSin taloushallinnon kevätseminaari info Hankintatoimen neuvottelukunta elokuu 5. info Kansliapäällikköpäivät syksy 6. info Hankintapäivä syksy Tiedote, vm:n sivut 2. Hankintavastuutahon nimeäminen Työjärjestyksen määräys hankintatoimi on hankintajohdon, talousjohdon tai hallintojohdon vastuulla Vastuutahon tehtäväkuvaus viraston hankintojen ohjausohjeessa Viraston hankintojen ohjausohjeen ja työjärjestyksen mallit tulevat osoitteeseen

7 Hankintatoimen nykytilan selvittäminen Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja kehitystoimenpiteiden suunnittelu HANKO-hankkeen analysointityökalut Spendianalyysi määrärahojen käytöstä ja puitejärjestelyjen käytöstä, toimittaja-analyysi, ostosalkkuanalyysi ja taustatietokysely Lyhyt taustatietokysely sähköisen kilpailuttamisen käyttöönoton yhteydessä Hankintatoimen vastuutaho, ohjeistus, hyväksymisvaltuudet ( suunnittelu ja seuranta sekä sopimushallinta) Tunnuslukutietoa kilpailutuksista Laajempi taustatietokysely hankintatoimen kehittämistyöhön ryhdyttäessä Kysely esim. pohjautuen v.2013 tehdyn valtion hankintatoimen tilaa koskevan selvityksen kysymyksiin, joita täydennetään HANKO- hankkeen taustatietokysymyksillä sekä spendi- ja toimittaja-analyysitiedoilla Tulosten perusteella voidaan tehdä yksikön osaamiskartta yksikön vahvuusalueista ja tunnistaa kehittämiskohteet Voidaan laatia viraston hankintatoimen kehittämissuunnitelma (hankintastrategia) kehittämistavoitteineen 13 Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Viraston hankintatoimen kehittämisen keskeisiä seikkoja on mm. tunnistaa hankintojen osalta keskitetysti ja hajautetusti hoidettavat asiat Keskitettäviä seikkoja ovat mm. Vastuu viraston hankintatoimesta ja sen organisoinnista ja ohjeistuksesta Hankintatoimen kehittämistoimenpiteiden suunnittelu suunnittelu (varojen käytön ja kilpailuttamisen suunnittelu) ja sen ohjeistus sekä määrärahaseurannan kokonaisvastuu Kilpailutusten toteuttaminen sovitun työnjaon mukaisesti Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö sovitun työnjaon mukaisesti Laskujen tiliöinti sovitun työnjaon mukaisesti Hajautetusti toteutettavia seikkoja mm. Tilaaminen sovitun työnjaon mukaisesti Laskujen asiatarkastus sovitun työnjaon mukaisesti Viraston hankintojen ohjausmalli eli organisointi ja työnjako kuvataan hankintojen ohjausta koskevaan ohjeeseen tai hankintaohjeeseen. Ohjausohjeen malli tulee osoitteeseen

8 Virasto täyttää viraston hankintojen ohjausmallia koskevat tiedot ohjemalliin 15 Määräraha- ja muusta seurannasta huolehtiminen Määräraha- ja muusta seurannasta huolehtiminen Virastojen käyttöön on tuotettu uusi määräraharaportti Netrajärjestelmästä Viraston on sovittava vastuutahot ja toimenpiteet määrärahaseurannan perusteella Raportti jaetaan kvartaaleittain tai pyynnöstä kuukausittain Viimeistään elo-syyskuun vaihteessa on sovittava toimenpiteistä ja varojen uudelleen kohdentamisesta, jos määräraharaportin ja hankintasuunnitelman/roadmapin perusteella on nähtävissä, että jokin suunniteltu hankinta ei tule toteutumaan ao. vuoden aikana. Lisäksi virastoille on HANKO-hankkeessa luotu hankintatoimen tilaa koskevia tunnuslukuja ja mittareita, joita voidaan hyödyntää viraston hankintatoimen kehittämisessä. Niitä täydennetään KA3:ssa sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön osalta. Tunnusluvut ja mittarit tulevat osoitteeseen

9 Uusi Netra-hankintamääräraharaportti 17 suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi Viraston hankintatoimen haltuunotossa on keskeistä määritellä, miten virastojen hankintojen suunnittelua tehdään ja kenen vastuulla se on sekä millaisiin hankintakategorialuokkiin viraston hankinnat ryhmitellään. suunnitteluun kuuluu Varojen käytön suunnittelu määriteltyjen hankintakategorioiden pohjalta ja seuranta Kilpailuttamisen suunnittelu sekä hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin ylläpito tulevista hankinnoista Yksittäisten hankintojen valmistelu ja suunnittelu Valtiolle on määritelty ylätason hankintakategoriat (8 + 2 ryhmää) Malliasiakirjat Viraston hankintojen suunnittelu -ohjemalli, joka pohjautuu valtion hankintakategorioihin hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin mallit Luettelo hankintojen toteutusvaihtoehdoista Muistilista yksittäisten hankintojen suunnitteluun suunnittelua ja kategorisointia ryhdytään kokeilemaan ensin pilottiyksiköiden kanssa ja ohjeistusta täydennetään tarpeen mukaan v Ohjemalli ja siihen liittyvä aineisto sekä muistilista tulevat saataville osoitteeseen

10 Virasto voi täyttää viraston hankintatoimen suunnittelumallia koskevat tiedot ohjemalliin suunnittelu Ministeriö Virasto Osasto / Yksikkö Hankintaroadmap Hallinnonalan kategorisoinnin ohjausmalli Hankintamenojen tarvekartoitus 20 10

11 Valtion hankintakategoriat Valtion hankintakategoriat Pohjana Valtiokonttorin liikekirjanpidon tilijaottelu, jota täsmennetty Muodostettu 8 kaikille virastoille yhteistä ryhmää eli hankintakategoriaa Lisäksi Liikenneviraston väylähankkeisiin ja Puolustusvoimien maanpuolustuskalustoon omat ryhmät Virastot voivat hyödyntää kategorisointia oman ryhmittelynsä pohjana 21 Viraston hankintatoimi haltuun projektin edellytykset Johdon tuki ja sitoutuminen Vastuuhenkilö kehitysprojektille Kehitysryhmä Kehityssuunnitelma Aikataulu ja toteutus Aikataulu ja toteutus Johdon tuki Vastuuhenkilö Aito kiinnostus, halu muutokseen Kehitysryhmä Kehityssuunnitelma

12 Haltuunoton hyödyt Hyödyt prosessikustannussäästöjen, parempien hintaetujen ja vain todelliseen tarpeeseen tehtyjen hankintojen kautta Hankintatoiminnassa saadaan säästöjä hankintatoimen prosessikustannuksissa o toimintojen järkevällä organisoinnilla, keskittämisellä, työnjaolla ja automatisoinnilla o päällekkäisen työn karsimisella o asiantuntemuksen paremmalla hyödyntämisellä o tilaus- ja toimitusmäärien optimoimisella o valvomalla sopimusten toteutumista, tilausten toimitusta ja tuotteiden käytöstä poistoa o kehittämällä toimittajayhteistyötä ja optimoimalla toimittajamääriä o tehostamalla ja automatisoimalla laskujen käsittelyä Nykytila ->Tavoitetila Hankinnoissa mukana olevien lkm (substanssi ja kaupallis-juridinen) Tilausmäärät kpl/v Virheet, reklamaatiot, viivästykset Toimittajamäärät kpl Laskujen määrät kpl/v Sopimuskohdistuksia kpl, tiliöintikoodeja kpl Hankinnoissa saadaan parempia hintaetuja o kilpailutusten yhdistämisellä o puitesopimusten paremmalla hyödyntämisellä o yhtenäistämällä tuote- ja palveluvalikoimaa o maksamalla vain hyväksytysti vastaanotetuista tuotteista ja palveluista sopimuksen mukainen hinta Hankinnat /v Kilpailutukset kpl/v eroteltuna: Kansalliset, EU-hankinnat, Minikisat, pienhankinnat Hankinnoissa saadaan säästöjä Hankinnat /v o tekemällä ainoastaan todelliseen tarpeeseen perustuvia, oikein priorisoituja, toiminnan edellyttämiä, suunniteltuja ja laadukkaita hankintoja 23 Kiitos! Lakimies Hansel Oy Puh: liisa.lehtomaki at hansel.fi 24 12