Projektihallinnan perusteet Johdanto, määritelmät. Jouni Huotari Esa Salmikangas

Transkriptio

1 Projektihallinnan perusteet Johdanto, määritelmät Jouni Huotari Esa Salmikangas

2 Tehtävä Määrittele ensin yksin ja sitten yhdessä vierustoverisi kanssa seuraavat käsitteet: -projekti -prosessi -hanke -ohjelma (programme) - sovellus ~ application - ohjelma ~ program - ohjelmisto - (tieto)järjestelmä ~ (information) system Vertaa omia määritelmiäsi muiden esittämiin: mitä eroja havaitsit? Jouni Huotari & Esa Salmikangas 2

3 Käsitteitä / projekti Projekti on kertaluonteinen työkokonaisuus, jolla on: selkeät tavoitteet ja lopputulos suunnitelma johon nojaudutaan selvästi rajatut resurssit ja rajattu kesto. Projekti: tehtävät + resurssit + kalenterit Projektityöskentely on yksi työn toteuttamisen tapa Jouni Huotari & Esa Salmikangas 3

4 Käsitteitä / prosessi Prosessilla voidaan tarkoittaa monia eri asioita: samanlaisten tapahtumien sarja yksittäinen tapahtumien sarja (kuten projekti) tapa tehdä asioita (kuten menetelmä) joukko aktiviteetteja, ihmisiä, ja lopputuloksia, jotka tarvitaan tuloksen aikaansaamiseksi Yleisesti Yhteenkuuluva joukko askeleita, joiden tavoitteena on saavuttaa tietty päämäärä => vakioi työtavat ja tuotokset. Jouni Huotari & Esa Salmikangas 4

5 Projekti vs. prosessi Projektin ja prosessin ero on siinä, että projektilla on aina oltava päätepiste, jolloin tavoite on saavutettu Prosessi on myös tapahtumaketju, mutta sillä ei ole määriteltyä loppupistettä Projekti Prosessi Esim. laatujärjestelmän käyttöönotto laadun parantaminen Projektijohtaminen vs. prosessijohtaminen Projektijohtaminen: toiminnan organisoimista projekteiksi (pääosa työstä tehdään projektiryhmissä) Jouni Huotari & Esa Salmikangas 5

6 Hanke on... (nykysuomen sanakirjan mukaan) Aie, aikomus, tuuma, yritys, suunnitelma, aloite sotaiset hankkeet,... suurisuuntainen hanke suomalaisen kirjallisuuden kohottamiseksi... kaupunkiin on hankkeilla oma orkesteri... salaliittohanke... Ei täysin yksiselitteistä tavoitetta eikä aikarajaa Jouni Huotari & Esa Salmikangas 6

7 Projekti - osa kokonaisuutta Projekti voi ja yleensä onkin osa isompaa kokonaisuutta (hanketta tai ohjelmaa) Isot projektit (ohjelma, hanke) pilkotaan pienempiin kokonaisuuksiin (max 1 kalenterivuosi) Ohjelma: useasta projektista koostuva ainutkertainen kokonaisuus, jossa projektien tavoitteet ovat yhdenmukaisia ohjelman tavoitteiden kanssa Ohjelma Kehittämissuunnitelma Hanke A Hanke B Projekti 1 Projekti 2 Projekti n Projekti n+1 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 7

8 Case: Cloud Software Program Jouni Huotari & Esa Salmikangas 8

9 Projektiin liittyviä käsitteitä Ohjelma: useasta projektista koostuva ainutkertainen kokonaisuus, jossa projektien tavoitteet ovat yhdenmukaisia ohjelman tavoitteiden kanssa Projektisuunnitelma on kirjallinen, yksityiskohtainen suunnitelma miten projekti toteutetaan Projektiorganisaatio on projektin toteuttava kertakäyttöinen organisaatio projektiorganisaatio perustetaan projektia varten voi vaihdella projektin aikana kun projekti on toteutettu eli saavuttanut tavoitteensa, projektiorganisaatio puretaan. Jouni Huotari & Esa Salmikangas 9

10 ...jatkuu Projekti on tehtäväkokonaisuus, joka koostuu erilaisista vaiheista ICT-projektissa: määrittely, suunnittelu, toteutus, käyttöönotto, Testaus ei erillinen vaihe, vaan kuuluu osana kaikkiin vaiheisiin Projektilla on selkeä alkamis- ja päättymisajankohta eli elinkaari Projektitoiminta tarkoittaa kaikkia niitä yrityksen toimintoja, jotka toteutetaan projekteina Jouni Huotari & Esa Salmikangas 10

11 Tehtävä ryhmissä Ovatko seuraavat projekteja? Tai projektin tuotoksia? Mitä esimerkkejä keksit omassa elämässäsi esiintyvistä projekteista? Jouni Huotari & Esa Salmikangas 11

12 Projektin virallisia määritelmiä Project Management Institute (PMI): projekti on väliaikainen pyrkimys ainutkertaisen tuotteen, palvelun tai lopputuloksen luomiseksi. International Project Management Association (IPMA): projekti on ajallisesti ja kustannuksiltaan rajattu työsuoritus, jolla toteutetaan liiketoiminnan määrittelemät tuotokset laatustandardien ja vaatimusten mukaisesti. Jouni Huotari & Esa Salmikangas 12

13 laajasti hyväksytty määritelmä Projekti on ennalta määritettyyn päämäärään tähtäävää, monimutkaisten ja toisiinsa liittyvien tehtävien muodostama ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan rajattu ainutkertainen kokonaisuus. Lähde: Artto, Martinsuo ja Kujala: Projektiliiketoiminta Jouni Huotari & Esa Salmikangas 13

14 Projektin elinkaari Aloitus Suunnittelu Läpivienti (toteutus) Päättäminen Arviointi ja jatkokehityssuunnitelmat Johtaminen Valvonta Jouni Huotari & Esa Salmikangas 14

15 Määrittely Suunnittelu Toteutus Testaus Käyttöönotto, ylläpito Projektityön toteutus ja ICT-/järjestelmäprojektin vaiheet Projektityö Aloitus Suunnittelu Toteutus Päättäminen Arviointi ICT-/järjestelmäprojekti 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 15

16 Projektityökaavio Projekti-idea Esitutkimus PROJEKTIN ALOITUS (asetanta) PROJEKTIN SUUNNITTELU Projektisuunnitelma TOTEUTUS TARKENNETTU SUUNNITTELU JA TARKENNETUT TEHTÄVÄT TULOKSET PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN

17 Asiakaskohtainen toimitusprojekti Esitutkimus Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Alustava määrittely Alustava määrittelyraportti Projektisuunnittelu asiakas Projektisuunnitelma Sopimus Toteutusprojekti Koulutusprojekti Käyttöönottoprojekti Järjestelmä & dokumentointi Jälkiarviointi

18 Projektin Lähtö ja Maali Lähtötila Sisältö Resurssit (=> kustannukset): - henkilöt - laitteet ym. Laatutaso Lopputulos Tulos: voimalaitos uusi automalli uusi kalajaloste uusi hoitojärjestelmä elokuva Tavoite Miten tavoitteelle käy jos resursseja, aikaa, sisältöä tai laatua karsitaan? Mitä tilalle? Määräaika Jouni Huotari & Esa Salmikangas 18

19 Miksi projekti on hyvä kehittämisen muoto? Projekti on siitä hyvä kehittämisen muoto, että vastuunsa hoidettuaan se loppuu. Kun työ on tehty, sankari sanoo matalalla äänellä: No tämähän on vain työtäni ja ratsastaa kohti auringonlaskua Jouni Huotari & Esa Salmikangas 19

20 Projektin ja sen tuotoksen elinkaari tuotot + kustannukset tavoite liiketoiminnan kannalta tuotot > kustannukset voitto = (tuotot kustannukset) t - Projekti 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas Suomen 20 Projekti-Instituutin esityskalvosta mukailtu

21 Projekti-ideassa * kuvattava * (ja tarkemmin projektisuunnitelmassa) 1. Projektin tausta (miksi projektia tarvitaan) 2. Projektin lopputulos / -tuote (konkreettisesti) 3. Pitkän aikavälin tavoitteet (mitä hyötyä projektista) 4. Projektin sisällön kuvaus (esim. lista vaiheista) 5. Kustannusarvio (tarvittavat resurssit) 6. Toteuttamisen riskit 7. Projektin rajaus ja kytkennät muihin projekteihin Jouni Huotari & Esa Salmikangas 21

22 Projektin ja sen tuotoksen elinkaari kytkettynä em. numerointiin 4 Etapit, vaiheiden tarkistuspisteet + 3 Hyödyt 1 Tausta t 5 Kustannukset 6 Riskit - Projekti 2 Tulos Suomen Projekti-Instituutin esityskalvosta mukailtu 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 22

23 Projektin kustannustehokkuus ROI = Return on investment.l investoinnin tuottoprosentti Tunnusluku, joka ilmaisee, kuinka paljon investoinnille saadaan tuottoa. Voidaan esittää usealla tavalla, esim: 100 x (voitto/investointi). ROI kasvaa! + t - Projekti Suomen Projekti-Instituutin esityskalvosta mukailtu 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 23

24 Ajan vaikutus (projekti valmistuu nopeammin) ROI kasvaa! + t - Projekti Suomen Projekti-Instituutin esityskalvosta mukailtu 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 24

25 Lopputulosvaikutus (hyödyt tulevat suuremmiksi) ROI kasvaa! + t - Projekti Suomen Projekti-Instituutin esityskalvosta mukailtu 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 25

26 Projektikolmio Jos aikaa ja rahaa olisi rajattomasti ja projekti tuottaisi tuloksia ikuisesti, projektinhallintaa ei tarvittaisi. Tosiasia on kuitenkin se, että projekteilla on: 1) aikarajoitus 2) budjetti ja 3) tietty laajuus. Näiden tekijöiden yhdistelmää kutsutaan projektikolmioksi. Laatu 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 26

27 Projektikolmio Mitä tapahtuu, jos projektiin tulee uusia tehtäviä projektin aikana? Aika Kustannukset (raha) Laatu Laajuus 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 27

28 Project Goal and Constrains GOAL SCOPE BENEFIT QUALITY QUANTITY RISKS A Project Team PROJECT CUSTOMER PAYMENT 2013 TIME Jouni Huotari & Esa Salmikangas COST 28

29 Projektin tyypilliset piirteet 1/5 Tavoitteet: Projektilla on selkeä tavoite/tavoitteet; kun tavoitteet on saavutettu, projekti päättyy Elinkaari: Projekti ei ole jatkuvaa toimintaa, vaan sillä täytyy olla selkeä päätepiste; päätepiste voidaan johtaa tavoitteista Itsenäinen kokonaisuus: Projekti on selkeästi määritelty kokonaisuus, jossa vastuu on keskitetty tiettyyn pisteeseen, vaikka mukana olisi paljon erilaisia intressiryhmiä ja osapuolia Lähde: Kai Ruuska, Projekti hallintaan Jouni Huotari & Esa Salmikangas 29

30 Projektin tyypilliset piirteet 2/ Ryhmätyöskentely: Projekti edellyttää ryhmätyöskentelyä; ryhmät voivat koostua henkilöistä, jotka edustavat eri organisaatioyksiköitä Vaiheistus: Projektissa voidaan sen elinkaaren aikana havaita useita erilaisia vaiheita kasvusta kypsymisen kautta kuihtumiseen Ainutkertaisuus: Kahta samanlaista projektia ei ole; ihmiset ja ympäristötekijät muuttuvat ajassa, joten projektia ei voida toistaa Jouni Huotari & Esa Salmikangas 30

31 Projektin tyypilliset piirteet 3/ Muutos: Projekti kokee elinkaarensa aikana runsaasti muutoksia; osalla muutoksista ei ole vaikutusta projektin toimintaan, toiset taas saattavat täysin muuttaa projektin luonnetta ja tavoiteasetantaa Seurannaisperiaate: Meneillään olevassa projektin vaiheessa ei varmuudella tiedetä, mitä seuraavassa tapahtuu; edellisen vaiheen tulokset vaikuttavat aina seuraavan vaiheen tehtäviin, kun yksityiskohdat työn edetessä tarkentuvat Tilaustyö: Projekti perustuu aina asiakkaan tilaukseen; asiakas asettaa projektille vaatimuksia ja reunaehtoja, jotka projektin on kyettävä täyttämään Jouni Huotari & Esa Salmikangas 31

32 Projektin tyypilliset piirteet 4/ Yhtenäisyys ja epäyhtenäisyys: Projekti koostuu monimutkaisesta joukosta lukemattomia eri muuttujia, jotka liittyvät teknologiaan, laitteisiin, materiaaleihin, ihmisiin ja kulttuureihin muuttujien on oltava suhteessa toisiinsa, jotta projekti toimii mikäli suhdetta ei ole, muuttuja ei joko kuulu projektiin tai se estää projektin valmistumisen Alihankinnat: Osa projektin tehtävistä hoidetaan aina alihankintoina; mitä laajemmasta projektista on kyse, sitä suurempi on alihankintojen osuus Jouni Huotari & Esa Salmikangas 32

33 Projektin tyypilliset piirteet 5/5 Riski ja epävarmuus: Kaikkiin projekteihin liittyy riskejä ja epävarmuutta, ne kuuluvat olennaisena osana projektityön luonteeseen. Riskien määrä riippuu siitä, miten projekti viedään sen eri vaiheissa läpi Huonosti määritellyssä ja rajatussa projektissa riskien määrä ja toteutumistodennäköisyys on suuri Jouni Huotari & Esa Salmikangas 33

34 Projektien luonteet ajan perusteella Normaali projektit: Aikaa on varattu riittävästi. Suunnitelmissa on otettu huomioon käytettävissä olevat resurssit ja tavoiteltu laatutaso, minkä perusteella projekti on aikataulutettu. Pikaprojektit: Ostetaan aikaa. Lisäämällä projektiin sijoitettavaa pääomaa pyritään aikataulua nopeuttamaan ja laatutavoitteista voidaan tarvittaessa tinkiä. Katastrofiprojektit: Ajan säästämiseksi melkein mikä tahansa on sallittua. Kaiken piti olla valmiina eilen. Hyväksytään laadullisia puutteita ja tehdään ylitöitä, kunhan vain aikaa säästyy. Tämä johtaa yleensä pääomakustannusten jyrkkään nousuun, mikä aikataulusyistä hyväksytään. Jouni Huotari & Esa Salmikangas 34

35 Ryhmätehtävä Mitä haasteita (teknisiä tai muita) mielestäsi on projekteissa? Mitä ratkaisuja keksit yleisimpiin projekteissa esiintyviin ongelmiin? Jouni Huotari & Esa Salmikangas 35

36 ICT-projektin teknisiä haasteita Toimivan kokonaisuuden löytäminen Käyttöjärjestelmät, sovellukset, eri versiot, tietokannat, Kestävyys: onko valittu ratkaisu toimiva vielä vuosien päästä? Siirryttäessä vanhasta uuteen järjestelmään: Tietojen vieminen uuteen järjestelmään Konversiot: tietotyypit, skandit, avaimet Käyttökatkojen minimointi Yhtäaikainen käyttö? Varasuunnitelmat Järjestelmän räätälöinti ja testaus Jouni Huotari & Esa Salmikangas 36

37 ICT-projektin muita haasteita Tiedotus eri osapuolten välillä Muutosvastarinta Luottamuksen synnyttäminen ja pelisäännöistä sopiminen (osapuolilla erilaisia käytäntöjä) Koulutus, ohjeistus ja teknisen tuen järjestäminen Asennus => hyväksyntä (laadun mittaus?) Vikatilanteiden käsittely (helpdesk, takuu?) Jatkokehityksestä sopiminen Jouni Huotari & Esa Salmikangas 37

38 Hyvän projektin tunnusmerkkejä HYVÄ PROJEKTIN MÄÄRITTELY TEHDÄÄN OIKEITA ASIOITA HYVÄ PROJEKTI- SUUNNITELMA OIKEA HENKILÖ TEKEE ASIAT OIKEIN JA OIKE- ASSA JÄRJESTYKSESSÄ HYVÄ PROJEKTIN VALVONTA REAGOIDAAN OIKEIN MUUTOS- TARPEISIIN Jouni Huotari & Esa Salmikangas 38

39 Projektin johtaminen on yksinkertaista puuhaa Listaa tehtävät Tehkää tehtävät Simppeliä Valitettavasti eikö toimii totta! Motto: vain aurinkoisina trust päivinä, is good, joten but control is better... Tarkista että ne tulivat tehdyksi oikein Jouni Huotari & Esa Salmikangas 39

40 Projektin suunnittelu ja ohjaus Ohjaus Projektin käynnistys Projektin suunnittelu Projektin toteutus Projektin päättäminen toimeksiannot edistymis raportointi Projektin toimeenpano tulokset tulosten hyväksyntä Jouni Huotari & Esa Salmikangas 40

41 Projekti voidaan katsoa onnistuneeksi, jos: 1) se täyttää sisällölliset ja laadulliset tavoitteet 2) se on toteutettu suunnittelussa ajassa 3) se on toteutettu suunniteltujen kustannusten puitteessa Lisäksi: oppiminen työn ilo sidosryhmien tyytyväisyys => vrt. BSC Jouni Huotari & Esa Salmikangas 41

42 Onnistuneen projektin edellytyksiä 1/ Yhteistyön pelisääntöjen sopiminen Projektin ohjauskäytännöstä sopiminen Projektisuunnitelman laatiminen Avaintehtävien, tulostavoitteiden ja projektin tavoitteiden kirkastaminen projektiryhmälle Jouni Huotari & Esa Salmikangas 42 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 42

43 Onnistuneen projektin edellytyksiä 2/ Toimintaedellytysten luominen eli resurssien varaaminen (varmistaminen/hankkiminen): henkilöresurssien irrottaminen työskentelytilojen varaaminen työvälineiden hankkiminen puuttuvan tiedon ja taidon hankkiminen toimintavaltuuksista ja päätösvallasta sopiminen Suunnittele mitä teet, tee mitä suunnittelet Suunnittele projektisi Ohjaa projektiasi Onnistu! Jouni Huotari & Esa Salmikangas 43

44 Onnistuneen projektin edellytyksiä 3/ Lujan yhteishengen luominen (kick-off ) Tiedottaminen Dokumentointi Lopputuloksen julkistus Loppuraportti Palkitseminen Jouni Huotari & Esa Salmikangas 44

45 ICT-projektin teknisiä haasteita Toimivan kokonaisuuden löytäminen Käyttöjärjestelmät, sovellukset, eri versiot, tietokannat, Kestävyys: onko valittu ratkaisu toimiva vielä vuosien päästä? Siirryttäessä vanhasta uuteen järjestelmään: Tietojen vieminen uuteen järjestelmään Konversiot: tietotyypit, skandit, avaimet Käyttökatkojen minimointi Yhtäaikainen käyttö? Varasuunnitelmat Järjestelmän räätälöinti ja testaus Jouni Huotari & Esa Salmikangas 45

46 ICT-projektin muita haasteita Tiedotus eri osapuolten välillä Muutosvastarinta Luottamuksen synnyttäminen ja pelisäännöistä sopiminen (osapuolilla erilaisia käytäntöjä) Koulutus, ohjeistus ja teknisen tuen järjestäminen Asennus => hyväksyntä (laadun mittaus?) Vikatilanteiden käsittely (helpdesk, takuu?) Jatkokehityksestä sopiminen Jouni Huotari & Esa Salmikangas 46

47 Hyvän projektin tunnusmerkkejä HYVÄ PROJEKTIN MÄÄRITTELY TEHDÄÄN OIKEITA ASIOITA HYVÄ PROJEKTI- SUUNNITELMA OIKEA HENKILÖ TEKEE ASIAT OIKEIN JA OIKE- ASSA JÄRJESTYKSESSÄ HYVÄ PROJEKTIN VALVONTA REAGOIDAAN OIKEIN MUUTOS- TARPEISIIN

48 Projektin ohjauksen vaiheet 1 Projekteissa tarvitaan sopivia valvonta- ja raportointijärjestelmiä, jotta työn etenemistä voidaan seurata ja reagoida mahdollisiin poikkeamiin Suunnittelu on jatkuva prosessi projekteissa Jouni Huotari & Esa Salmikangas 48

49 Projektin ohjauksen vaiheet 2 Projektisuunnitelma Ohjausprosessi Tilanne- Tilanneraportit raportit Raportointijärjestelmä Toteutusprosessi Jouni Huotari & Esa Salmikangas 49

50 Mitä järjestelmät ja ohjelmat eivät tee puolestasi? Ryhmän jäsenten valitseminen. Ryhmän jäseniltä saatujen arvioiden parantaminen. Mahdottomien määräaikojen saavuttaminen. Lisäresurssien hankkiminen. Prosessissa tai tuotteessa ilmenevien yllättävien ongelmien poistaminen tai korjaaminen. Sinulta huomaamatta jääneen laajuuden havaitseminen. Projekti laajuuden muuttaminen, jotta budjettitavoite täyttyisi. Uudesta päivämäärästä neuvotteleminen johdon kanssa. Pelkkien hyvien tulosten antaminen. Sinun määrittäminen projektipäälliköksi automaattisesti. Jouni Huotari & Esa Salmikangas 50

51 KERTAUSTA JA SUMMA SUMMARUM 2013 Jouni Huotari & Esa Salmikangas 51

52 Mikä se projekti oikein sitten on? Projektin tunnusmerkit - tilaustyö, jolla pitää olla omistaja - aikataulu ja budjetti - oma organisaatio Kehitetään jotain uutta lopputulosta on vaikea ennustaa tarkasti (vrt. prosessi) Ohjauksen ja toteutuksen erottaminen - vaihejako ja työmenetelmät toimialariippumattomia - lopputuloksen valmistaminen projektikohtaista Projekti on tapa sopeutua muutoksiin ja väline aikaansaada niitä.

53 Projekti ei ole lääke joka kolotukseen Kehittämistehtävä = projekti, kun kyseessä on riittävän laaja työkokonaisuus tarvitaan useiden asiantuntijayksiköiden työpanosta projektointi tuo jotain lisäarvoa työn tekemiselle Lieveilmiöitä kaikki, mikä liikkuu = projekti hallinnointia ei skaalata projektin koon mukaan ihmisten välinen yhteistyö organisoidaan projekteiksi Projekti byrokratia > tuottava työ Työ ei tehostu vain nimittämällä sitä projektiksi.

54 Projektin rajaus Tavoitteesta johdettu työkokonaisuus = mitä päätetään tehdä - ei liikaa asioita yhdellä kertaa - kaikki osapuolet allekirjoittavat ennen töiden aloittamista Sopusoinnussa - toiminnan kokonaistavoitteiden kanssa - aikaan ja voimavaroihin nähden Rajaus tarkentuu, mutta se ei saa muuttua Lopputulokselle on määriteltävä todennettavissa olevat valmistumiskriteerit heti projektin alussa. Jos asioista ei sovita nyt, niistä sovitaan koko ajan. Project Directors Oy Prodictor

55 Linkkejä Suomessa Projektiyhdistys Maailmalla Project Management Institute Software Eng. Institute Jouni Huotari & Esa Salmikangas 55

56 Linkkejä alan organisaatioihin, työkaluihin ym. Project Management Institute (PMI): International Project Management Association (IPMA): Software Engineering Institute (SEI): Association for Project Management: IEEE Software Engineering Group: Suomessa: Projektiyhdistys ry Työkaluja: Kurssi: Jouni Huotari & Esa Salmikangas 56 56