YSoft SafeQ Suite. Moduulit

Transkriptio

1 YSoft SafeQ Suite Kategoria Moduulit Tulostuksen hallinta Käyttäjien hallinta ja kustannusseuranta Tietoturva YSoft SafeQ Authentication YSoft SafeQ Print Roaming YSoft SafeQ Reporting YSoft SafeQ Chargeback YSoft SafeQ Scan Management YSoft SafeQ Rule-based Printing YSoft SafeQ Mobile Print

2 TULOSTUKSEN HALLINTA JA KUSTANNUSSEURANTA YRITYSYMPÄRISTÖSSÄ YSoft SafeQ on erittäin skaalautuva ja monipuolinen tulostuksen ja kustannusten hallintaohjelmisto, jonka tehokkuus ja joustavuus eivät jätä toivomisen varaa. Tämä modulaarinen sarja on mukautettavissa täsmälleen käyttäjiensä yksilöllisiin tarpeisiin. Lisäksi YSoft SafeQ -moduuleja voidaan hankkia ja hyödyntää joko erikseen tai vapaasti yhdistellen. Tänä päivänä tuottavuuden ja tehokkuuden nostaminen sekä samalla kustannusten karsiminen ovat suuria haasteita kaikissa yritysympäristöissä. YSoft SafeQ Suite tukee laajasti organisaation tavoitetta hallita koko tulostusympäristöä. YSoft SafeQ on kehitetty laitteiden ja käyttäjien keskitettyyn hallintaan, tulostustöiden jäljittämiseen, raportointiin ja käyttäjäkohtaisten tulostussääntöjen määrittelyyn. YSoft SafeQ mahdollistaa kaikkien tulostustöiden ja niihin liittyvien tapahtumien hallinnoinnin ja kirjauksen keskitetysti yhdeltä työasemalta oli sitten kyseessä itsenäinen ja pelkästään Follow Me -tulostusta tarvitseva toimisto tai kansainvälinen yritys lukuisine toimipisteineen, joissa dokumentteja jaellaan ja tulostetaan maailmanlaajuisesti. YSoft SafeQ Suite -ohjelmistosarjan käyttöönotolla saavutetaan tulostusympäristön tehostamiselle asetetut tavoitteet. Yritys pyrkii karsimaan suoria ja välillisiä tulostuskustannuksia. Silti henkilöstön on voitava tulostaa ja kopioida aina tarvittaessa, eikä esimerkiksi laitehäiriö saa keskeyttää työskentelyä. On tärkeää selvittää, kuka tulosti, mitä, missä, milloin ja kuinka paljon. Samalla tulostaminen halutaan rajoittaa vain työhön liittyviin dokumentteihin ja kaikki kustannukset kohdennetaan niiden aiheuttajille. Tulostusympäristön tietoturva on varmistettava estämällä ulkopuolisilta pääsy luottamuksellisiin dokumentteihin ja yritystietoihin. Käyttäjien on voitava vapauttaa tulostustyönsä missä tahansa yrityksen eri osastoilla ja toimipisteissä. YSoft SafeQ on oikea ratkaisu, kun päämääränä on yrityksen koko tulostusympäristön mahdollisimman tehokas hallinnointi ja suojaus!

3 YSoft SafeQ SUITE 3 YSoft SafeQ Suite Modulaarinen YSoft SafeQ on erittäin näppärä tulostuksen hallintasovellus, joka joustavasti ja monipuolisesti ottaa huomioon jokaisen käyttäjän tarpeet. Yrityksen palvelimelle asennettu YSoft SafeQ jäljittää kaikki verkkotulostustapahtumat. Monitoimijärjestelmien ja verkkotulostinten lisäksi tapahtumien seuranta ja kirjaaminen voidaan ulottaa myös paikallistulostimiin. Näin valvonta ja läpinäkyvyys toteutuvat kattavasti ja antavat vastauksen kysymykseen, kuka tulosti, mitä, milloin ja millä laitteella. YSoft SafeQ Suite on intuitiivinen ylläpidon verkkokäyttöliittymä, jonka näkymää voi vapaasti muokata. Tulostusympäristön toimintojen hallinnointi ja omaksuminen sujuu mutkattomasti helposti. Käyttäjien tietoturva on huomioitu, sillä turvatulostus estää tulosteiden unohtumisen luovutustasolle, josta ne voisivat päätyä vääriin käsiin. YSoft SafeQ Suite sisältää kaikkiaan seitsemän eri moduulia, jotka yhdessä varmistavat maksimaalisen joustavuuden ja skaalautuvuuden: YSoft SafeQ Authentication: Käyttäjä voi tunnistautua valitsemalleen monitoimijärjestelmälle joko käyttäjätunnuksella ja salasanalla, PIN-koodilla tai henkilökortilla ja varmistaa näin tietoturvallisen tulostuksen. YSoft SafeQ Print Roaming: Käyttäjät voivat lähettää tulostettavat työnsä mille tahansa organisaation toimitiloissa sijaitsevalle verkkotulostimelle ja vapauttaa työt aina tarvittaessa. YSoft SafeQ Reporting: Moduuli jäljittää ja kirjaa kaikki tulostustyöt ja tarjoaa näin käytännöllisen ratkaisun organisaatioille, jotka haluavat selvittää, kuka tulosti, mitä, missä ja milloin. YSoft SafeQ Chargeback: Välttämätön moduuli oppilaitoksille ja projektiluonteisiin tehtäviin, joissa kaikki tulostus-, skannaus- ja kopiokustannukset veloitetaan niiden aiheuttajilta. YSoft SafeQ Scan Management: Tarjoaa runsaasti erityyppisiä skannaustyönkulkuja, kuten skannaus omaan tai muuhun hakemistoon, skannaus sähköpostiin ja pikaskannaus. Vakiotoimintojen lisäksi käyttäjät voivat luoda omia ja mukautettuja skannaustyönkulkuja. YSoft SafeQ Rule-based Printing (RBP): Sisältää ylläpitotyökalut, joilla määritetään yksilöllisiä käyttöoikeuksia esimerkiksi rajoittamalla väritulostusta tai sallimalla tulostus vain kaksipuolisena. YSoft SafeQ Mobile Print: Mobiilitulostus, jolla käyttäjät lähettävät dokumentit sähköpostitse tai verkkosovelluksesta ja työt voidaan tuottaa valitulla tulostimella aina tarvittaessa.

4 YSoft SafeQ AUTHENTICATION 4 KÄYTTÄJÄVARMENNUS ESTÄÄ LUVATTOMAN TULOSTUKSEN Dokumenttien ja luottamuksellisten tietojen suojaus on suuri haaste, jonka organisaatiot ennemmin tai myöhemmin kohtaavat. Ulkopuolisten pääsy monitoimijärjestelmille ja tulostimille estetään tehokkaasti edellyttämällä käyttäjiltä kirjautumista PIN-koodilla, henkilökortilla tai salasanalla ennen tulostuksen, kopioinnin tai skannauksen aloittamista. Tulostusympäristöä ja sen käyttöä on voitava valvoa aukottomasti. Tulosteiden unohtuminen luovutusalustoille on ehdottomasti estettävä. Ulkopuolisten mahdollisuus lähettää skannattuja dokumentteja ulos yrityksestä on estettävä. Koko organisaatio hyötyy asianmukaisesti toteutetusta varmennusmenetelmästä, joita ovat PIN-koodi, henkilökortti sekä käyttäjätunnus ja salasana. Tietoturvasovellus varmistaa, että: Ratkaisu: YSoft SafeQ Authentication YSoft SafeQ Authentication tallentaa tulostustyöt YSoft SafeQ -palvelimelle, kunnes käyttäjä kirjautuu valitsemalleen monitoimijärjestelmälle ja vapauttaa työnsä. Näin tulostetut dokumentit eivät unohdu luovutusalustalle tai ne eivät joudu vääriin käsiin. Vain töiden tekijällä on mahdollisuus vapauttaa ja tulostaa työnsä suoraan monitoimijärjestelmältä. Ylläpito voi määritellä, kuinka kauan töitä säilytetään palvelimella ennen niiden poistamista. yritystiedot ja luottamukselliset dokumentit ovat ja pysyvät ulkopuolisten ulottumattomissa. tietoturvamurrot estetään sallimalla laitteille kirjautuminen vain käyttöoikeuden saaneille. käyttäjiä ja heidän tulostusmääriään voidaan seurata reaaliaikaisesti. Tietoturvallinen tulostusympäristö: Sovellus estää luotettavasti monitoimijärjestelmien ja tulostinten luvattoman käytön. Varmennusmenetelmät: Vaihtoehtoisia kirjautumistapoja, kuten henkilökortti, PIN-koodi sekä käyttäjätunnus ja salasana. Keskitetty käyttöoikeuksien hallinta: Ylläpito määrittelee käyttöoikeuksia koskevat asetukset kätevästi verkkoselaimelta.

5 YSoft SafeQ PRINT ROAMING 5 TULOSTAMISEN VAPAUTTA Kansainvälisten organisaatioiden ja yritysten on varmistettava kaikkien toimintojensa joustava sujuminen. Dokumenttituotannon ja -hallinnan osalta tämä tarkoittaa, että yhdessä toimipisteessä laadittuja dokumentteja voidaan myös käsitellä ja tulostaa muualla sijaitsevissa toimistoissa. Dokumenttituotannon ei tule rajoittua ainoastaan yhteen rakennukseen tai toimitilaan. Henkilöstön on voitava lähettää tulostustyöt yhdestä toimipaikasta, mutta vapauttaa dokumentit tarpeen vaatiessa muualla. Tämä sovellusmoduuli nostaa työskentelytehoa koko tulostusympäristössä maantieteellisistä etäisyyksistä riippumatta. Hajautettu tulostusympäristö antaa käyttäjille mahdollisuuden dokumenttien tulostamiseen aina oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Samalla IT-ylläpito voi kätevästi ja keskitetysti valvoa sekä hallinnoida koko tulostusympäristöä. Verkkovierailuna tulostaminen lisää joustavuutta, tuottavuutta ja tehokkuutta koko organisaatiossa ja hyödyt kohdistuvat kaikille. Kätevä ja aikaa säästävä töiden tulostus valitulla laitteella riippumatta toimitilan sijainnista. Toistuvasti tarvittavat dokumentit voidaan tallentaa suosikeiksi, jolloin niiden tulostus on helppoa ja nopeaa. Tulostusjonojen jakaminen tehostaa tiimien ja osastojen välistä yhteistyötä. Ratkaisu: YSoft SafeQ Print Roaming* YSoft SafeQ Print Roaming antaa käyttäjille mahdollisuuden tulostustöiden ohjaamiseen mille tahansa organisaation monitoimijärjestelmälle, jolla he sitten tulostavat työt aina tarvittaessa. Tulostava laite voi sijaita yrityksen muussa toimipisteessä, rakennuksessa tai jopa toisella mantereella. Käyttäjät voivat vapauttaa työnsä kaikkialla ja ilman maantieteellisiä rajoituksia. YSoft SafeQ tarjoaa tämän toiminnon hyödyntämällä ainutlaatuista teknologiaa, jolla tiedot siirtyvät nopeasti ja tehokkaasti silti yrityksen tietoverkkoa kuormittamatta. * vaatii YSoft SafeQ Authentication -moduulin Joustava tulostustöiden vapautus: Käyttäjät voivat tulostaa dokumenttinsa millä tahansa organisaation verkkoon kytketyllä laitteella. Tulostusjonon jakaminen: Työryhmien toiminta helpottuu, kun ryhmien jäsenet voivat tulostaa ja tarkastella yhteisiä dokumentteja. Suosikit: Usein tulostettavat dokumentit voidaan tallentaa suosikeiksi ja tulostaa ne suoraan ilman työasemalta lähettämistä.

6 YSoft SafeQ REPORTING 6 TULOSTUKSEN VALVONTA PITÄÄ KUSTANNUKSET KURISSA Organisaatio voi pysyvästi vähentää kustannuksia valvomalla työntekijöidensä tulostuskäyttäytymistä ja tulostuksen kokonaistehokkuutta. Budjettien kurissa pitäminen vaatii tulostuskustannusten valvontaa. Tulostuskustannukset on kohdennettava niistä vastaaville tahoille: käyttäjille ja osastoille. On luotava automaattinen ja koko organisaation käsittävä raportointijärjestelmä. Yritysjohdolle on toimitettava kattavat ja selkeät raportit. Ennen todellisten tulostuskustannusten analysointia kerätään täsmälliset tiedot kaikesta tulostustoiminnasta ja selvitetään, missä ja miten kustannukset syntyvät. Tämä vaatii jokaisen tulostustyön jäljittämistä. Raporttien sisältämä oleellinen informaatio tukee kustannusseurantaa ja automaattinen, säännöllinen ja ajantasainen raportointi lisää myös käyttömukavuutta ja avoimuutta. Yksityiskohtaiset raportit auttavat tulostuksen kokonaistehokkuutta optimoitaessa. Automatisoitu raportointi ja raporttien kohdennettu jakelu sähköpostitse säästävät IT-ylläpidon aikaa. Yritysjohdolle räätälöityjen ja laajojen hallinnointikatsausten kokoaminen sujuu nopeasti. Yhteiskunta- ja ympäristövastuuraportit havainnollistavat, kuinka paljon YSoft SafeQ -sovellusta käyttävä organisaatio säästää luonnonvaroja. Ratkaisu: YSoft SafeQ Reporting YSoft SafeQ Reporting on keskitetysti käyttöönotettava raportointityökalu, joka pistää tulostuskustannukset kuriin. Sovellus jäljittää tulostusympäristön kaikki toiminnot ja tuottaa niistä tarkat erittelyt taulukoiden ja graafisten esitysten muodossa. YSoft SafeQ valvoo kaikkea tulostusta, kopiointia ja skannausta* ja se taltioi jokaista työtä koskevat tiedot, kuten nimen, päivämäärän, sivumäärän, väripeiton ja esikatselukuvan työn ensimmäisestä sivusta. Näistä tiedoista on helppo yhdistellä täydellisiä raportteja vain muutamalla klikkauksella. Myös hallinnointiraporttien tuottaminen on vaivatonta ja ne tarjoavat hyödyllisen ja kattavan katsauksen koko tulostusympäristöstä ja sen kustannusrakenteesta joko kustannuspaikka-, laite- tai käyttäjäkohtaisesti. YSoft SafeQ -sovelluksen ympäristöraportit havainnollistavat, kuinka tulostamiseen kohdistetut säästöt vähentävät puun ja veden kulutusta ja alentavat CO 2 -päästöjä. Tarkasteluajanjakso voi olla vuosi, neljännesvuosi tai kuukausi ja raportteihin voidaan liittää yrityksen logo. Raporttien jakelua helpottaa niiden muuntaminen yleisimpiin tiedostomuotoihin, kuten PDF, HTML tai DOC. * Vaatii YSoft SafeQ Scan Management -moduulin Valvonta ja raportointi: Raporttien luominen automaattisesti tai tarpeen mukaan kaikista tulostus-, kopio- ja skannaustapahtumista*. Ympäristöraportit: Jäljittävät ja havainnollistavat sovelluksen myönteiset ympäristövaikutukset, kuten luonnonvarojen säästäminen. Hallinnointikatsaukset: Antavat selkeän kokonaiskuvan koko tulostusympäristöstä. Räätälöidyt raportit: Raportteja voidaan räätälöidä omiin tarkoituksiin parhaiten soveltuviksi.

7 YSoft SafeQ CHARGEBACK 7 TULOSTUSPALVELUJEN SUJUVA VELOITUS Oppilaitokset, kirjastot ja monet muut organisaatiot tarjoavat tulostus-, kopio- ja skannauspalveluja, joista niiden on veloitettava käyttäjiä. Tulostus-, kopio- ja skannauspalvelujen maksuton käyttö tulee estää. Eri käyttäjäryhmille on voitava soveltaa palvelujen yksilöllistä hinnoittelua. Käyttäjille on tarjottava tilisaldojen lataamiseen vaihtoehtoisia tapoja, kuten maksujärjestelmä (PayPal) tai käteinen raha. Käytännössä oppilailla, opettajilla, luennoitsijoilla ja muulla henkilö- ja käyttäjäkunnalla on oma tili, jonka avulla tulostuspalveluja käytetään ja niistä maksetaan. Näin eri käyttäjäryhmille voidaan soveltaa toisistaan poikkeavia tulostus-, skannaus- ja kopiohinnastoja tai palvelut ovat kokonaan maksuttomia. Esimerkiksi henkilökuntaa ei todellisuudessa veloiteta palveluista, mutta opiskelijat ja muut käyttäjät tarvitsevat vaivattoman menetelmän tilisaldonsa lataamiseen. Kätevin ratkaisu on yksi tili ja kortti, jotka oikeuttavat palveluihin koko organisaation alueella esimerkiksi yliopiston kampuksella. Ratkaisun etuja ovat: joustavuus ja järjestelmän ylläpitotyön väheneminen, sillä eri käyttäjille, kustannuspaikoille ja/tai tulostuslaitteille voidaan määrittää yksilölliset palveluhinnastot. aikaa säästävä ja mutkaton palvelujen veloittaminen tileiltä, sillä online-palvelut eivät ole aikaan tai paikkaan sidottuja. Ratkaisu: YSoft SafeQ Chargeback YSoft SafeQ Chargeback -sovelluksella käyttäjät lataavat kätevästi saldoa tileilleen, joilta he myös maksavat organisaation tarjoamia muitakin palveluja esimerkiksi yliopiston ruokalassa tai kahvilassa. Käyttäjät voivat hyödyntää kaikkia tulostuspalveluja ja maksaa vain tulostamistaan sivuista sekä vapauttaa työnsä tietoturvallisesti miltä tahansa verkkotulostimelta. YSoft SafeQ Chargeback tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja tilisaldojen lataukseen: Palvelupiste: Maksu suoritetaan käteisellä palvelupisteen hoitajalle, joka hyvittää summan käyttäjän tilille. Itsepalvelu: Käyttäjä lataa tililleen saldoa käteisellä YSoft SafeQ -maksulaitteella. Luottokortti: Käyttäjä lataa tilisaldoa PayPal -maksujärjestelmän kautta. Yksilöllinen veloitus: Käyttäjiltä veloitetaan automaattisesti sopimuksen mukainen hinta tulosteista, kopioista ja skannauksesta. Useita hinnastoja: Eri käyttäjille, kustannuspaikoille, laitteille ja/tai tulostustöille voidaan soveltaa erilaisia hinnastoja. Vaihtoehtoja tilisaldon lataukseen: Käyttäjät voivat ladata tilisaldonsa verkkopalvelussa, maksulaitteella tai palvelupisteessä. Integroitu tili: Opiskelijat ja muut käyttäjät voivat hyödyntää samaa tiliään tulostukseen, kopiointiin ja oppilaitoksen tarjoamiin erilaisiin palveluihin.

8 YSoft SafeQ SCAN MANAGEMENT 8 SKANNATTUJEN DOKUMENTTIEN KÄTEVÄ JAKELU JA LÄHETTÄMINEN Tulostamisen sekä tapahtumien kirjauksen ja kohdentamisen ohella skannaus on tärkeä osa dokumenttien kokonaisvaltaista hallintaa. Skannausvalmiudet ovatkin välttämättömiä asiakirjatyönkulkuja tehostettaessa. Skannaustapahtumat on jäljitettävä ja kohdennettava tulostustöiden tavoin. Jakelun nopeuttamiseksi käyttäjien on voitava skannata dokumenttinsa suoraan sähköpostiin tai omaan kansioon. Dokumenttien myöhempi ja joustava prosessointi vaatii metatietojen mutkatonta lisäämistä skannauksen yhteydessä. Skannaustyönkulut auttavat dokumenttiprosessien automatisoinnissa. Tehokkaat ja kattavat skannaustoiminnot helpottavat dokumenttien lähetystä ja jakelua kaikkialle asianosaisille organisaatiossa. Ratkaisusta hyötyvät sekä yritys että sen henkilökunta. Skannaustyönkulujen räätälöinti yksinkertaistaa ja tehostaa päivittäisiä toimistorutiineja. Skannaustyönkulku käynnistyy nopeasti yhdellä pikapainikkeen klikkauksella, jolloin käyttömukavuus paranee ja työskentely on miellyttävää. Ratkaisu: YSoft SafeQ Scan Management* YSoft SafeQ ei pelkästään valvo ja jäljitä kaikkia tulostustapahtumia, vaan ulottaa toiminnallisuuden myös skannaukseen. YSoft SafeQ Scan Management -moduuli tarjoaa kehittyneitä skannausominaisuuksia, kuten pikaskannaus, skannaus kotihakemistoon ja sähköpostiin sekä yksilöllisten skannaustyönkulkujen määrittely, jotka koskevat tiettyjä laitteita, toimipaikkoja, käyttäjiä, käyttäjärooleja ja osastoja. Erityistarpeita varten on tarjolla Scan-to-Script-toiminto, jolla skannauksen tietyt työvaiheet suoritetaan automaattisesti. * Vaatii YSoft SafeQ Authentication -moduulin Ennalta määritellyt skannausosoitteet: Skannaus omaan kansioon tai sähköpostiin vain yhdellä klikkauksella Mukautetut skannaustyönkulut: Yksilöllisten skannaustoimenpiteiden määrittely ja automatisointi Skannauksen valvonta: Skannaustöiden jäljitys ja veloitus tapahtuu tulostus- ja kopiotöitä vastaavalla tavalla.

9 YSoft SafeQ RULE-BASED PRINTING 9 SÄÄNTÖPOHJAINEN TULOSTUS VÄHENTÄÄ KUSTANNUKSIA Sääntöpohjainen tulostus antaa yrityksille erinomaiset valmiudet tulostusympäristön tehokkaaseen hallintaan, jonka tarkoituksena on merkittävästi vähentää tulostuksen kokonaiskustannuksia. Tulostuskustannuksia on karsittava valvomalla ja ohjaamalla henkilöstön tulostuskäyttäytymistä. Väriainekuluja halutaan pienentää väritulostusta vähentämällä. Jos sähköpostiviestin tulostus on välttämätöntä, se voidaan tulostaa vain mustavalkoisena. Kaksipuolinen tulostus määritetään oletusasetukseksi ja vain tietyille käyttäjille annetaan oikeus poiketa tästä säännöstä. Yritykset hyötyvät mahdollisuudesta asettaa erilaisia tulostussääntöjä, jotka varmistavat tehokkaan ja taloudellisen tulostuksen ja joita voidaan soveltaa yksittäisille käyttäjille, eri käyttäjäryhmille tai kokonaisille osastoille. Asetetut säännöt liittyvät yleensä käyttäjän työnkuvaan tai asemaan yrityksessä, ja käyttäjä voi esimerkiksi saada valtuudet väritulostukseen tai yksipuolisiin tulosteisiin. Tietyissä tulostusympäristöissä saattaa olla myös tarvetta valvoa käytettäviä paperikokoja, dokumenttityyppejä tai työkohtaista maksimisivumäärää. Töiden ohjaus tietyille tulostusjärjestelmille tai tulostamisajankohtien rajaus ovat myös mahdollisia. Sääntöpohjaisen tulostuksen edut ovat kiistattomat. Kokonaiskustannusten tehokas karsinta tulostamiseen sovellettavilla erityissäännöillä, kuten sallimalla vain mustavalkotulostuksen. Koko laitekannan hyödyntäminen ohjaamalla tulostustyöt niiden tuottamiseen parhaiten soveltuvalle järjestelmälle, esimerkiksi isot tuotantosarjat suurvolyymitulostimille. Luottamuksellisuuden varmistus suojaamalla arkaluonteista tai kriittistä informaatiota sisältävät dokumentit vesileimatunnisteella. Ratkaisu: YSoft SafeQ Rule-based Printing YSoft SafeQ Rule-based Printing -moduuli vähentää tulostuskustannuksia nopeasti, tehokkaasti ja varmasti. Valittavana on runsaasti erilaisia käyttäjärooleja joko yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille. YSoft SafeQ soveltaa sitten valittuja sääntöjä näiden käyttäjien tai ryhmien kaikkiin tulostustöihin. Jos työ ei vastaa annettuja ehtoja, se hylätään, ja käyttäjä saa ilmoituksen hylkäämisestä. YSoft SafeQ Rule-based Printing on täydellinen työkalu tulostuskustannusten hallintaan ja kurissa pitämiseen. Ennalta määritellyt tulostussäännöt: Yksilöllisiä tulostussääntöjä voidaan kohdentaa tietyille käyttäjille tai kokonaisille osastoille ja sääntöjä sovelletaan välittömästi käyttäjän kirjautuessa laitteelle ja aloittaessa tulostamisen. Suojaus vesileimalla: Vesileimatunniste varmistaa arkaluonteisten dokumenttien luottamuksellisuuden. Automaattiset viestit: Käyttäjä saa välittömästi ilmoituksen, jos tulostustyön asetukset ovat määriteltyjen sääntöjen vastaisia.

10 YSoft SafeQ MOBILE PRINT 10 JOUSTAVA JA TEHOKAS MOBIILITYÖSKENTELY Tämän päivän joustava ja innovatiivinen työympäristö ei enää rajoitu toimistopöydän ääreen. Yhä useampi työntekijä hyödyntää mobiililaitteita myös työtehtävissään. Henkilökunnan ja erityisesti paljon matkustavan myyntihenkilöstön mahdollisuuksia tulostamiseen on lisättävä ja ne on ulotettava yrityksen kaikkiin toimipisteisiin. Dokumentit on voitava tulostaa yrityksen eri toimipisteissä ja lyhyelläkin varoitusajalla kuten viime hetken dokumentaatio juuri ennen tärkeää kokousta. Heti, kun yritys mahdollistaa työntekijöidensä mobiilityöskentelyn hankkimalla heille älypuhelimet tai tabletit, vaatimuksiin sisältyy myös mobiilitulostus. Tämä antaa työntekijöille valmiudet tulostustöiden lähettämiseen ajasta ja paikasta riippumatta. Tulostimelle kirjauduttuaan he voivat sitten välittömästi käsitellä dokumenttejaan. Jos mobiilikäyttäjät eivät ole sitoutuneet Microsoft Office - tai LibreOffice-ohjelmistoon, on mobiilityöskentely entistäkin houkuttelevampi ja kustannustehokkaampi myös yritykselle. Mobiilityöskentelyn tyypillisiä etuja ovat: Mobiilikäyttäjät voivat lähettää tulostustyönsä ajasta tai paikasta riippumatta, joten käyttäjillä on vapaus työskennellä missä tahansa. Riippumattomuus työskentelypaikan sijainnista laajentaa liikkuvuutta ja joustavuutta sekä nostaa samalla kokonaistehokkuutta ja tuottavuutta. Erittäin kätevä ja helppo sähköpostin lähetys sekä tulostustöiden lataus verkkoon ovat käteviä ja säästävät aikaa, sillä lisäsovelluksia ei tarvita. Ratkaisu: YSoft SafeQ Mobile Print YSoft SafeQ Mobile Print tarjoaa kaikki nykyaikaisen mobiilityöskentelyn edut. Käyttäjä voi käynnistää tulostuksen milloin ja missä tahansa ja poimia sitten dokumentit valitsemaltaan tulostimelta. Sisäisen muuntimen ansiosta ei MS Office - tai LibreOffice-sovelluksia tarvita, mikä pienentää kustannuksia. YSoft SafeQ Mobile Print nostaa merkittävästi tehokkuutta ja vapauttaa käyttäjät tulostamaan muualtakin kuin vain työasemalta. Mobiilitulostus: Mobiililaitteilta tulostus on joustavaa ja tuottavaa Dokumenttien sujuva lähetys: Sähköpostitse tai verkkoon lataamalla Dokumenttien konvertointi: Sulautettu dokumenttien muunnin tekee Microsoft Officeja LibreOffice-ohjelmat tarpeettomiksi

11 YSoft SafeQ MOBILE PRINT 11 TYÖNKULKU TURKU Keskitetty raportointi Verkotettu monitoimijärjestelmä ID kortti Sähköposti HELSINKI Tietojen siirto verkkoon YSoft SafeQ -palvelin Töiden siirto eri toimipisteisiin Verkotettu monitoimijärjestelmä User name Käyttäjänimi/ salasana Työasema OULU PIN koodi Verkotettu monitoimijärjestelmä YSoft-maksujärjestelmä

12 YSoft SafeQ SUITE 12 Tulostuksen hallinta Tarjoaa keskitetyn valvonnan tulostusjonoihin ja niiden ominaisuuksiin, jotta tulostuskuorma pysyy tasapainossa ja tulostaminen on yrityksen tulostuspolitiikan mukaista. Käyttäjien hallinta ja kustannusseuranta Tulostuskustannusten todellinen läpinäkyvyys saavutetaan helposti keskitetyllä hallinnolla sekä työryhmä- ja kustannuspaikkakohtaisten tulostusbudjettien tarkalla seurannalla. Tietoturva Selkeiden käyttöoikeussääntöjen määrittely ja käyttäjien toiminnan keskitetty valvonta estävät luvattoman pääsyn yrityksen järjestelmiin ja luottamuksellisiin tietoihin Konica Minoltan sovellusportfolio koostuu kahdestatoista kategoriasta. Lisätietoja kategorioista ja sovelluksista saat skannaamalla tämän QR-koodin. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy Keilaranta 10 E ESPOO Puh /2014