Sense tiedostot Käyttöohje Opastinsilta 8 ae Helsinki

Transkriptio

1 Sense tiedostot Käyttöohje Opastinsilta 8 ae Helsinki Päivitetty

2 Sisällys 1. Palvelun kuvaus Palveluun kirjautuminen Käyttäjätunnus ja salasana Vahva tunnistautuminen Unohtunut salasana Palvelun käyttö Tiedostojen lisääminen palveluun Kansioiden luominen Tiedostojen jakaminen turvallisesti Kansion jakaminen turvallisesti Tiedostojen vastaanottaminen turvallisesti ilman salasanasuojausta (File Drop) Työpöytäsovellus Asennus Mobiilisovellus Lisätiedot ja asiakastuki Palvelun kuvaus Tervetuloa käyttämään Sense tiedostot palvelua. Palvelun avulla voit jakaa ja vastaanottaa tiedostoja turvallisesti. Voit myös synkronoida Sense Tiedostot tilisi tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi (maksullinen sovellus). Tiedot siirretään aina käyttäen TLS-suojausta. 2

3 Palvelu on toteutettu avoimen lähdekoodin owncloud sovelluksen avulla. Palvelun ylläpidosta vastaa Avoine Oy. Ajantasainen versio tästä käyttöohjeesta löytyy osoitteesta: 2. Palveluun kirjautuminen Palveluun kirjaudutaan osoitteessa Käyttäjätunnus ja salasana Käyttäjätunnuksena toimii sähköpostiosoitteesi. Avoinen asiakaspalvelu toimittaa sinulle väliaikaisen salasanan palvelut kytkemisen yhteydessä. Vaihda salasana ensimmäisen kirjautumisen jälkeen. Salasanan vaihto tapahtuu seuraavasti. Klikkaa nimeäsi oikeasta yläreunasta Valitse Asetukset Anna vanha salasanasi sekä uusi salasana niille varattuihin kenttiin Salasana otsikon alla. Sense Tiedostot tilisi on henkilökohtainen. Älä luovuta tilisi salasanaa muille. 3

4 4

5 2.2 Vahva tunnistautuminen Vahva tunnistautuminen lisää turvallisuutta varmentamalla kirjautumisen käyttäjätunnus/salasana parin lisäksi kertakäyttöisellä salasanalla. Kertakäyttöistä salasanaa varten tarvitset Android tai Apple IOS älypuhelimen sekä siihen Google Authenticator sovelluksen tai jonkin muun TOTP standardin mukaisen sovelluksen. Käyttöönotto - Lataa Google Authenticator -sovellus puhelimeesi App Storesta tai Play Kaupasta - Siirry Sense tiedostot palvelun Asetukset Tietoturva sivulle - Valitse valintaruutu Activate TOTP. Ruudulle ilmestyy QR-koodi - Käynnistä puhelimestasi Google Authenticator sovellus - Paina (+) kuvaketta ja valitse Lue viivakoodi - Osoita puhelimen kamera kohti ruudulla näkyvää QR-koodia - Anna 6-numeroinen vahvistuskoodi Authentication code kenttään ja paina Verify 5

6 Kirjautuminen Seuraavan kerran kirjautuessasi palveluun sinulta kysytään käyttäjätunnuksen ja salasanan antamisen jälkeen kertakäyttösalasanaa. Avaa puhelimesta Google Authenticator sovellus ja anna näytössä näkyvä kertakäyttösalasana. Huomaa että salasana on voimassa vain 30 sekuntia kerrallaan, jonka jälkeen sovellus luo uuden salasanan. Huomaathan, että jos vaihdat puhelinta sinun pitää käydä rekisteröimässä uuden puhelimesi Google Authenticator sovellus Sense Tiedostot tiliisi. 6

7 2.3 Unohtunut salasana Unohtuneen salasanan voi vaihtaa kirjautumissivulta. Jos kirjoitat salasanasi väärin, näkyviin tulee linkki, josta pääset tilaamaan salasananvaihtolinkin sähköpostiisi. Sähköpostissa on ohjeet salasanan vaihtamiseen. 3. Palvelun käyttö 3.1 Tiedostojen lisääminen palveluun Voit lisätä tiedostoja palveluun eri tavoilla. 1. Raahaa tiedostot tietokoneen levyltä selainikkunaan, jossa Sense Tiedostot on avoinna. Jos raahaat tiedoston jonkin kansion päälle, tiedosto siirretään kyseiseen kansioon. Tyhjälle alueelle raahattu tiedosto siirretään nykyiseen kansioon. Voit raahata kerrallaan useita tiedostoja. 2. Paina tiedostolistan päällä olevaa + -symbolia ja valitse Lähetä. Valitse lähetettävä tiedosto ja paina Avaa. Voit lähettää useita tiedostoja kerrallaan valitsemalla ne <Ctrl> nappi pohjassa. 7

8 3.2 Kansioiden luominen Paina tiedostolistan päällä olevaa + -symbolia ja valitse Kansio. Anna kansiolle nimi ja paina Enter 3.3 Tiedostojen jakaminen turvallisesti Voit jakaa tiedoston toisen Sense Tiedostot käyttäjän tai palvelun ulkopuolisen henkilön kanssa. Jakaminen toisen Sense Tiedostot käyttäjän kanssa - Klikkaa symbolia haluamasi tiedoston kohdalla. - Kirjoita Jaa käyttäjien, ryhmien tai etäkäyttäjien kanssa -kenttään haluamasi käyttäjän nimi tai sähköpostiosoite. - Käyttäjä, jolle jaat tiedoston saa vakiona luku ja kirjoitusoikeudet tiedostoon. Voit halutessasi muuttaa niitä tässä näkymässä. - Voit myös halutessasi lähettää ilmoituksen käyttäjälle klikkaamalla ilmoita sähköpostitse nappia. - Jaon voi poistaa klikkaamalla roskakoria. 8

9 Tiedoston jakaminen palvelun ulkopuoliselle henkilölle - Klikkaa symbolia haluamasi tiedoston kohdalla. - Valitse Public Links välilehti - Klikkaa Create public link nappia. - Seuraavassa näkymässä voit nimetä linkin - Voit asettaa linkille salasanan. Tämä on suositeltavaa, kun lähetetään arkaluonteista tietoa. - Voit myös halutessasi asettaa linkille erääntymispäivän, jonka jälkeen linkkiä ei enää voi käyttää. - Voit jakaa linkin sosiaaliseen mediaan tai sähköpostilla klikkaamalla symbolia. - Turvallisuuden varmistamiseksi toimita aiemmin linkille luomasi salasana vastaanottajalle eri viestissä, kuin itse linkki. Suositeltavaa on käyttää eri viestintäkanavaa salasanan toimittamiseen. Esim. linkki sähköpostilla ja salasana tekstiviestillä. 9

10 3.4 Kansion jakaminen turvallisesti Voit jakaa kansion toisen Sense Tiedostot käyttäjän tai palvelun ulkopuolisen henkilön kanssa. Tämä ominaisuus on käytännöllinen silloin, kun halutaan jakaa useampia tiedostoja tai antaa toiselle osapuolelle mahdollisuus lisätä tai muokata tiedostoja. Jakaminen toisen Sense Tiedostot käyttäjän kanssa - Klikkaa symbolia haluamasi kansion kohdalla. - Kirjoita Jaa käyttäjien, ryhmien tai etäkäyttäjien kanssa -kenttään haluamasi käyttäjän nimi tai sähköpostiosoite. - Käyttäjä, jolle jaat kansion saa vakiona luku ja kirjoitusoikeudet tiedostoon. Voit halutessasi muuttaa niitä tässä näkymässä. - Voit myös halutessasi lähettää ilmoituksen käyttäjälle klikkaamalla ilmoita sähköpostitse nappia. - Jaon voi poistaa klikkaamalla roskakoria. 10

11 Tiedoston jakaminen palvelun ulkopuoliselle henkilölle - Klikkaa symbolia haluamasi kansion kohdalla. - Valitse Public Links välilehti - Klikkaa Create public link nappia. - Seuraavassa näkymässä voit nimetä linkin - Valitse Read only, jos haluat antaa vastaanottajalle vain lukuoikeudet kansion sisältöön. Valitse Read & Write, jos haluat antaa vastaanottajalle luku -ja kirjoitusoikeudet. Upload only vaihtoehto käsitellään seuraavassa kappaleessa. - Voit asettaa linkille salasanan. Tämä on suositeltavaa, kun lähetetään arkaluonteista tietoa. - Voit myös halutessa asettaa linkille erääntymispäivän, jonka jälkeen linkkiä ei enää voi käyttää. - Voit jakaa linkin sosiaaliseen mediaan tai sähköpostilla klikkaamalla symbolia. - Turvallisuuden varmistamiseksi toimita aiemmin linkille luomasi salasana vastaanottajalle eri viestissä kuin itse linkki. Suositeltavaa on käyttää eri viestintäkanavaa salasanan toimittamiseen. Esim. linkki sähköpostilla ja salasana tekstiviestillä. 11

12 3.5 Tiedostojen vastaanottaminen turvallisesti ilman salasanasuojausta (File Drop) Tämän ominaisuuden avulla voit vastaanottaa tiedostoja yhdeltä tai useammalta ulkopuoliselta henkilöltä turvallisesti. Tiedostojen lähettäjä voi ainoastaan lisätä kansioon tiedostoja, mutta ei näe kansion sisältöä. Voit siis jakaa linkkiä huoletta useammalle taholle, eikä sitä ole tarpeen suojata salasanalla. - Klikkaa symbolia haluamasi kansion kohdalla. - Valitse Public Links välilehti - Klikkaa Create public link nappia. - Seuraavassa näkymässä voit nimetä linkin - Valitse Upload only (File Drop) - Voit asettaa linkille salasanan, mutta se ei ole tarpeen tiedostojen vastaanottamiseksi turvallisesti. - Voit myös halutessa asettaa linkille erääntymispäivän. - Voit jakaa linkin sosiaaliseen mediaan tai sähköpostilla klikkaamalla symbolia. - Turvallisuuden varmistamiseksi toimita aiemmin linkille mahdollisesti luomasi salasana vastaanottajalle eri viestissä kuin itse linkki. Suositeltavaa on käyttää eri viestintäkanavaa salasanan toimittamiseen. Esim. linkki sähköpostilla ja salasana tekstiviestillä. 12

13 4. Työpöytäsovellus OwnCloud -työpöytäsovelluksen avulla voit synkronoida Sense Tiedostot tilisi sisällön tietokoneelle. Saman tilin voi synkronoida useammalle tietokoneelle. Kun tallennat synkronoituun kansioon tiedoston, työpöytäsovellus synkronoi sen turvaan Sense Tiedostot tilillesi. Työpöytäsovellus on ladattavissa Windows, Mac OSX ja Linux käyttöjärjestelmille. Voit ladata sovelluksen täältä: Asennus 1. Lataa sovellus koneellesi. 2. Käynnistä asennusohjelma ja seuraa ruudulla näkyviä ohjeita a. Asennusohjelma vaatii pääkäyttäjäoikeudet tietokoneelle. Ota tarvittaessa yhteyttä organisaatiosi IT-tukeen. 3. Asennuksen jälkeen sovellus kysyy palvelimen osoitetta. Syötä tähän tiedostot.avoine.com ja paina Seuraava/Next 4. Sovellus avaa uuden selainikkunan ja pyytää kirjautumaan sisään tilillesi 5. Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi 6. Jos olet ottanut käyttöön vahvan tunnistautumisen, syötä pyydettäessä kertakäyttösalasana. 7. Klikkaa valtuuta nappia 8. Valitse mitä kansioita haluat synkronoida tietokoneelle 9. Valitse paikallinen synkronointikansio 10. Klikkaa Yhdistä/Connect 11. Sovellus aloittaa tiedostojen synkronoinnin. Jos tililläsi on paljon tiedostoja, tämä voi kestää useita tunteja, riippuen internetyhteytesi nopeudesta. Lisätietoja työpöytäsovelluksesta löydät täältä englanniksi: 5. Mobiilisovellus Pääset käyttämään Sense Tiedostot tiliäsi myös Android tai Apple IOS sovelluksilla. Tämä sovellus on maksullinen. Ohjeet mobiilisovelluksen käyttöönottoon löydät täältä: (englanniksi) 6. Lisätiedot ja asiakastuki Asiakaspalvelun yhteystiedot: p

14