Tulostuksenhallinta Periaatteet Sisällys

Transkriptio

1 Tulostuksenhallinta Periaatteet Sisällys Dokumentin tarkoitus Tarkoituksena on kuvata tulostukseen liittyvät periaatteet, linjaukset ja toimenpiteet. Keudassa on käytössä 300 monitoimilaitetta ja tulostinta. Tulostusympäristö on vakioitu yhteen palvelusopimukseen ja keskitettyyn hallintaan sekä sivuperustaiseen koontilaskutukseen. Käyttöastetta seurataan säännöllisesti. Palvelun toimittaja vastaa tulostuspolitiikan käytännön toteuttamisesta, seurannasta ja säännöllisestä raportoinnista tulostavien laitteiden koko elinkaaren ajan. kaikki Keudan verkossa tai työasemissa liitettyinä olevat tulostavat laitteet siirretään palvelun piiriin ja niiden ylläpitotoimenpiteet vakioidaan. Strateginen päämäärä Toimimme kestävän kehityksen mukaisesti ja hallitsemme toimintamme ympäristövaikutukset. Tavoitteet Tavoitteena on jatkaa volyymipohjaista tulostushinnoittelua, joka sisältää kaikki jäljempänä mainitut tulostuksenhallintapalveluun liitettävät komponentit. Tulostuksenhallinnalla pyritään vaikuttamaan - käyttäjien tulostustottumuksiin ja lisäämään kestävän kehityksen mukaista toimintaa - kustannussäästöihin - toiminnan tehostamiseen ja omien IT-resurssien vapauttamiseen muihin tehtäviin Linjaukset - Keudalla on käytössä monitoimilaitteiden ja tulostinten käyttöasteen ja kustannusten seuranta - Jatketaan laitteiden määrälliseen vähentämiseen Keuda vähentää tulostinten määrää 2% vuosittain seuraavan nelivuotiskauden ajan o Oheistulostimia ei hankita muuta kuin erityisen perustelluista syistä - Keuda jatkaa tulostamisen keskittämistä eri toimipisteissä - Keudassa on käytössä oletustulostusmäärät / opiskelija - Keuda jatkaa turvatulostuksen käytön lisäämistä Toimenpiteet Tulostinten käyttöasteen ja kustannusten seuranta Kaikista olemassa olevista tulostimista (myös oheis) ja monitoimilaitteista seurataan tulostus- ja kopiomääriä (jatkossa käytetään nimitystä tulostusmäärä) erillisellä hallintajärjestelmällä: - A4, mustavalko ja -värisivut - A3, mustavalko- ja värisivut Tulosteille lasketaan tulostuskustannus laitteiden maksimitulostusmäärätietojen, paperin hinnan sekä väriaineiden ja/tai - kasettien + vuokrahintojen perusteella. Laitteet on luokiteltu neljään toimintaluokkaan: 1) Luokka 1, tulostusmäärä on sivua/kk. a. Tulostusnopeus vähintään noin 50/50+ sivua minuutissa b. Muut ominaisuudet: Väri, A3, etähallittavuus, vihkotaitto, nidonta, kaksipuoleisuus, skannaus sähköpostiin, turvatulostus(mifare-tuki), Keskimääräinen tulostusmäärä sivua kuukaudessa

2 c. Paperikapasiteetti laitteissa on minimissään 2000 arkkia 2) Luokka 2, tulosmäärä on sivua/kk a. Tulostusnopeus vähintään sivua minuutissa b. Muut ominaisuudet: Väri, A3, etähallittavuus, kaksipuoleisuus, skannausmahdollisuus huomioitava, turvatulostus(mifare-tuki)mahdollisuus huomioitava c. Keskimääräinen tulostusmäärä sivua kuukaudessa d. Paperikapasiteetti laitteissa on minimissään 2000 arkkia 3) Luokka 3 tulostusmäärä on alle sivua kuukaudessa. a. Tulostusnopeus vähintään sivua minuutissa b. Muut ominaisuudet: Väri, A3, etähallittavuus, kaksipuoleisuus c. Keskimääräinen tulostusmäärä sivua kuukaudessa 4) Luokka 4 tulostusmäärä on alle sivua kuukaudessa. a. Tulostusnopeus vähintään sivua minuutissa b. Muut ominaisuudet: Mustavalko, A4, etähallittavuus, kaksipuoleisuus. c. Keskimääräinen tulostusmäärä 600 sivua kuukaudessa Tulostinten määrän vähentäminen Tarkoituksena, on että tulostamisessa siirrytään suurien monitoimilaitteiden käyttöön niin paljon kuin on käytännössä mahdollista ja järkevää. Ensisijaisesti ohjataan tulostamaan monitoimilaitteisiin, seuraavaksi suuriin verkkotulostimiin. Oheistulostimia ei käytetä kuin erikoistilanteissa. Näitä ovat: - Kuraattori - terveydenhoitaja - sellainen käyttäjä, o jonka työpisteestä tulostimelle/monitoimilaitteelle samassa rakennuksessa on kohtuuton etäisyys (eri kerros, yli 20 metriä turvatulostuspalvelulle) o työpiste sijaitsee sivussa eri rakennuksessa kuin suuret tulostimet o käyttäjä toimii rakennuksessa yksin o on asiakastila (käyttäjä ei voi poistua tilasta ja jättää asiakasta yksin), eikä verkkotulostinta / suurta monitoimilaitetta kannata tilaan hankkia Tulostinten määrän vähentäminen toteutetaan vaiheittain siten, että oheistulostimet poistetaan käytöstä ja turvatulostuslaite on käytettävissä kohtuuetäisyydellä käyttäjästä (alle 20 metriä). Tulostusmäärien perusteella laaditaan vuosittain suunnitelma laitteiden uudelleensijoitteluista tulostusvolyymien mukaan huomioiden kuitenkin tilojen ja rakennusten etäisyydet. Huomioidaan kuitenkin, että alle 20 metrin etäisyydellä olevat tulostimet pyritään ottamaan tehokkaampaan käyttöön ja poistamaan sellaiset tulostimet, joiden tulostusmäärä alle 500 sivua/kk. Turvatulostus Henkilökunnalla ja osalla opiskelijoista on mahdollisuus hyödyntää turvatulostus. Turvatulostusta käytetään suurimmissa monitoimilaitteissa. Turvatulostuksessa käytetään etälukija-kirjautumista, joka on sidottu AD-

3 käyttäjätileihin. Tunnistautumista käytetään tulostukseen, kopiointiin ja skannaukseen. Etätunnistusteknologiana käytetään Mifare- teknologiaa. Turvatulostuksen piiriin kuuluvat monitoimilaitteet ja niiden käyttö yhdistetään siten, että käyttäjä voi vapauttaa omat tulosteensa mistä tahansa turvatulostuksen piirissä olevalta laitteelta. Tulosteiden kustannukset määräytyvät käyttäjälle sidottuun kustannuspaikkaan, joten kustannukset kohdistuvat niille, jotka tulostuspalvelua käyttävät. Toimipisteistä vähennetään verkkotulostinten määrää ja lisätään 1-3 turvatulostinlaitetta/toimipiste. Tietosuoja ja -turva Toimittaja huolehtii, että sen omistamat laitteet on asianmukaisesti suojattu tietoturvariskejä vastaan. Toimittaja noudattaa nykyistä lainsäädäntöä sekä EU:n tietosuoja-asetusta( alkaen) sekä kansallista erityislainsäädäntöä koskien tietoturvaa ja suojaa. Toimittajan tulee huomioida asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä ja käsittelijän roolia edellytettävät tiedot, prosessit, vastuuhenkilöt. Toimittajalla tulee olla riskienhallintasuunnitelma tai laatia sellainen ennen asetuksen täytäntöönpanoa. Toimittaja huolehtii käsittelemiensä tietojen asianmukaisesta suojaamisesta laittoman tai tapaturmaisen häviämisen tai hävittämisen varalta. Toimittaja huolehtii, että käytöstä poistuvien tulostuslaitteiden kovalevyt ja tietoa tallentavat komponentit tuhotaan. Tulostusasetuksista Keudan verkkotulostinten ja monitoimilaitteiden tulostusasetukset määritetään oletuksena seuraaviksi: - Henkilökunta o A4, mustavalkotulostus, kaksipuoleinen tulostus o Henkilökunnalla mahdollisuus määritellä suuriin monitoimilaitteisiin väri- ja paperiasetukset o Henkilökunnan tulee huolehtia siitä, että palauttaa muutetut asetukset takaisin sovittuihin tulostuksen jälkeen - Opiskelijat o A4, mustavalkotulostus, kaksipuoleisuus o A4, väritulostus, kaksipuoleisuus Tulostuksen ohjaus Henkilökunnalle otetaan käyttöön tulostuksenohjaus, tulostamista ja kopiointia ei rajoiteta. Tulostuksenhallintajärjestelmä ohjaa ja neuvoo käyttäjää valitsemaan tulostimen tulostettavan määrän mukaan. Henkilökunnan osalta ainoastaan yli 40 sivuiset tiedostot pakotetaan tulostamaan suuriin monitoimilaitteisiin niissä tiloissa ja yksiköissä, joissa se ei oleellisesti vaikeuta käyttäjän työskentelyä (eri rakennus, yli 20 metriä lähimpään suureen monitoimilaitteeseen.) Osana käyttäjien tulostustottumuksiin vaikuttamiseksi henkilökunnalle määritellään n. kustannusraja, jonka perusteella käyttäjä näkee oman tulostuksensa aiheuttamat kustannukset. Kustannusraja ei tarkoita tulostuksen estämistä, vaan huomion kiinnittämistä omiin tulostustottumuksiin. Opiskelijoiden tulostamisen osalta otetaan käyttöön seuraavat toiminnallisuudet: Opiskelijan tulostuskiintiö on 10 euroa/lukuvuosi. Sen jälkeen opiskelija voi ostaa lisää tulostusoikeutta Keudan verkkokaupasta

4 - Tulostuskiintiö liittyy opiskelijan käyttäjätunnukseen. Vaihtoehtoisesti voidaan ottaa käyttöön kortinlukijamalli, jos yksikössä on opiskelijoille tarjolla monitoimilaite ao. tarkoitukseen tai sellainen vaihdetaan tässä tulostuspolitiikassa määriteltyjen optimoinnin tuloksena - Tulostusta ei ohjata eri tulostimiin - Tulostusvaiheessa opiskelija näkee oman tulostuskustannustilanteensa Optimointi Lähtökohtana on tulostinympäristön tulostusmäärien suhteuttaminen käyttötarpeeseen. Tavoitteena on jatkaa optimointia ja vähentää tulostinlaitteiden määrää asetetun tavoiteprosentin mukaisesti. Käyttöastetavoitteista voidaan poiketa toiminnan niin vaatiessa. Laitesijoittelussa otetaan huomioon: - Tilaresurssi, palo-ovet ja lukitukset - Kapeat käytävät - laitteiden koko - Verkon ja sähkön saatavuus - Laitteen käytön häiriö muiden työskentelyyn nähden (liikkuminen laitteen luona, hurina, tms.) Toimittaja noudattaa laitetoimituksissaan Keudan määrittämää tasoa. Mittari: Laitteiden lukumäärää vähennetään 20 % vuoden 2015 loppuun mennessä. Lähtökohtaisesti laitteita ei lisätä. Toimittajan on neuvoteltava asiasta tietohallinnon kanssa Tavoitearvo Tavoiteprosentti saavutetaan vähentämällä kahden vuoden aikana Oheistulostinten määrää verkkotulostinten määrää Mittari: Laitteiden käyttöasteet: (käyttöaste lasketaan laitteella teoreettisesti klo 8-18 tuotettavissa olevien sivujen suhteena toteutuneeseen käyttömäärään) Tavoitearvo: 5 7 % Mittari Etäisyys laitteelle Tavoitearvo: Maksimi, 25 metriä Laitteen sijoittelussa huomioidaan: kulkureitin esteettömyys opetustoiminnan häiriöttömyys Toimittajan velvollisuutena on toteuttaa tulostuspolitiikan mukaista optimointia yhteistyössä Keudan tietohallinnon kanssa. Väärin mitoitetun laitteen (liian suuri tai pieni, käyttöaste) vaihtaminen, uudelleen sijoittaminen ja poistaminen ovat sallittuja toimenpiteitä. Laitteiden lisäämisestä käydään neuvottelut toimittajan ja Keudan tietohallinnon sekä ao. käyttäjäyksikön esimiehen kanssa ennen hankintaa. Lähtökohtana on pidettävä, että laitemäärää ei lisätä. Työasemiin ja verkkoon saa liittää ainoastaan olemassa olevia laitteita tai toimittajan toimittamia korvaavia tuotteita. Muut tulostuslaitteet tulee poistaa välittömästi käytöstä. Mittari: Toimittajan reagointi esitettyyn toiveeseen Tavoitearvo: Viimeistään seuraavan työpäivän aikana Mittari: Laitemuutosten suoritusaika Tavoitearvo: Laitteen siirto, vaihto, poisto: 10 arkipäivää Mittari: Laitteen käyttöönoton sujuvuus (kuljetus, asennus, käytönopastus) Tavoitearvo: Asiakastyytyväisyys >3 (asteikko 1-4)

5