YKSILÖLLISET PALVELUT TUKEVAT OPISKELUA JA OPETUSTA

Transkriptio

1 YKSILÖLLISET PALVELUT TUKEVAT OPISKELUA JA OPETUSTA Palvelupohjaisen koulutuksen kehittäminen

2 PALVELUPOhJAinEn KOULUTUS On helppo TOTEUTTAA Koulutuksella on ratkaiseva osuus menestymiseen nyky-yhteiskunnassa. Sen vuoksi oppilaitosten merkitys kasvaa jatkuvasti alkaen päiväkotien esiopetuksesta ja jatkuen peruskouluun, yliopistoihin ja erityisalojen ammatillisiin oppilaitoksiin. Toisaalta julkisiin organisaatioihin kohdistuu ankaria kustannuspaineita, joten oppilaitosten on pakko optimoida ja selkeyttää työnkulkujaan. Samalla näiden oppilaitosten on nykyaikaistettava palvelurakenteitaan ja tarjottava kattavat kopiointi- ja tulostuspalvelut, niiden valvonta- ja maksusovellukset sekä ratkaistava digitaalisten asiakirjojen tietoturvallinen arkistointi ja käytettävyys. Taloudellisten rajoitteiden lisäksi oppilaitokset kohtaavat muitakin haasteita. Laitosten on mukauduttava nykyajan opiskelijoiden esittämiin palvelu ja tukiodotuksiin sekä tehostettava opetus ja opiskeluympäristöään, jotta se vastaisi oppilasvaihdon, osa aikaopiskelijoiden ja verkko opetuksen tarpeita. Laitosten on myös kehitettävä infrastruktuurejaan, jotta niiden teknologiat ja toiminta olisivat ekologisesti kestäviä ja täyttäisivät tämän päivän vaatimukset. Nykyinen käyttäjä vaatii laitteilta erityyppisten asiakirjojen tuottamista, joustavaa ja tietoturvallista kirjautumista ja mobiilivalmiuksien saumatonta integrointia. Lyhyesti sanottuna oppilaitokset etsivät ratkaisua digitaalisesta teknologiasta, joka edistäisi opetusta, oppimista, tietokantojen ylläpitoa ja budjettien hallinnointia. Konica Minoltan huippukehittyneet asiakirjojen tuotanto, seuranta, skannaus ja jakelusovellukset ovat oikea valinta oppilaitosten tarpeisiin.

3 PALvELUPOhJAISEn KOULUTUKSEn KEhiTTäminEn 2/3 sisältö Opiskelu ja opetus Peruspalvelut...Sivu 04 Laajennetut palvelut...sivu 05 Premium palvelut...sivu 06 Ilmaiset kopiot...sivu 07 Kurssiaineiston kokoaminen...sivu 08 Opinnot Hallintotoimet Ilmoittautuminen...Sivu 09 Oppilasrekisterit...Sivu 10 Hallinnointi Opintomenestyksen kaksi kulmakiveä Opiskelu ja opetus: Esimerkkejä opiskelijoille ja luennoitsijoille tarjottavista tulostus ja kopiointi palveluista, joihin sisältyy tulostus mobiililaitteilta ja koti PC:ltä sekä digitaalisen kurssiaineiston jakelu ja sähköiset aineistohakemistot. Hallinnointi: Esimerkkejä, jotka havainnollistavat erilaisia hallinnointitehtäviä kuten sähköinen ilmoittautuminen, opiskelijarekisterin ylläpito ja aineistojen tietoturva.

4 PERUS- PALVELUT itsepalvelukopiointi & -tulostus Pienten oppilaitosten on voitava tarjota opiskelijoilleen helppokäyttöisiä kopiointi- ja tulostuslaitteita ilman vaativien tietoverkko- tai palvelinympäristöjen luomista. Nämä oppilaitokset etsivät ratkaisuja, joiden investoinnit ovat vähäisiä, laitteiden lukumäärä pieni ja ylläpitotarve minimaalinen. Konica Minoltan ratkaisu on tehokas itsepalvelujärjestelmä, jossa opiskelijat voivat valita kopioiden ja tulosteiden maksutavan kahdesta eri vaihtoehdosta. Ensimmäisessä sovelluksessa on pelkästään kolikkomaksulaite ja toisessa mahdollisuus maksaa sekä käteisellä että kortilla, mikä vaatii erillisen korttisaldon latauslaitteen. Peruspalvelut Itsepalvelukopiointi & tulostus Opiskelija pääsee käyttämään laitetta maksamalla kortilla. Kun opiskelija tarvitsee kopioita, hän valitsee kopioasetukset kuten kopiomäärän ja väri tai mustavalkokopioinnin. Jos opiskelija haluaa tulostaa USB tikulta tai skannata USB tikulle, hän liittää muisti tikun laitteeseen ja valitsee joko tulostus tai skannausasetukset. Opiskelija voi myös lähettää käyttäjätunnuksella varustetun tulostustyönsä tulostimelle. Maksettuaan kortilla hän valitsee kansion, johon turva tulostettava asiakirja on tallentunut ja käynnistää tulostuksen tunnistautumalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Maksukorttia käyttävä opiskelija voi ladata korttiinsa lisäsaldoa esimerkiksi oppilaitoksen toimistossa. Oppilaitosten hyödyt Pienetkin oppilaitokset voivat tarjota kätevän ja helppokäyttöisen itsepalvelukopioinnin ja -tulostuksen. Valvonta- ja maksusovellus on luotettava sekä tehokas. Palvelujen järjestäminen opiskelijoille ei lisää hallinnoinnin tai verkkoyhteyksien kuormitusta.

5 PALvELUPOhJAISEn KOULUTUKSEn KEhiTTäminEn 4/5 Laajennetut palvelut Mobiilitulostus ja follow-me-tulostus LAAJEnnETUT PALVELUT mobiilitulostus ja follow-me-tulostus Opiskelijat, opettajat ja luennoitsijat tarvitsevat entistä joustavampia sovelluksia, jotka eivät rajoita asiakirjojen tulostamista vain tietyille laitteille. Heidän on voitava tulostaa kurssiohjelmia, kirjallisuusluetteloja ja luentomonisteita missä tahansa oppilaitoksen tai yliopiston alueella ja ajasta riippumatta. Mobiilitulostukseen opiskelijat käyttävät kannettavia tietokoneita tai muita mobiililaitteita, jolloin he voivat tulostaa yksittäisiä sivuja tai laajoja asiakirjoja ilman erillisen tulostinajurin asentamista.. Follow me tulostus mahdollistaa töiden tulostamisen ajasta tai paikasta riippumatta. Työn vapauttamiseen tarvitaan käyttäjätunnus, mikä estää tulosteita jäämästä luovutustasolle tai tarpeetonta kopiointia. Tulostustyönsä lähetykseen opiskelija tarvitsee PC:n tai mobiililaitteen kuten tablet tietokoneen tai älypuhelimen, jolla hän avaa oppilaitoksen verkkosivun, sähkö postin tai tulostusajurin. Tulostusajurin kautta työtä lähettävä oppilas käyttää PC:tä, joka on rekisteröity tietoverkkoon. Verkkosivulta opiskelija kirjautuu verkkopalveluun, johon hän siirtää tulostustyönsä. Sähköpostia käyttävä opiskelija oheistaa tulostustyönsä sähköpostin liitteeksi. Yliopistolla opiskelija kirjautuu tulostimelle ja valitsee lähettämänsä työn follow metoimintojen avulla. Asiakirjan tulostamisen jälkeen opiskelija voi tarkistaa tulostustilisaldonsa. Tililleen opiskelija voi siirtää rahaa joko verkossa tai maksamalla summan oppilaitoksen kansliassa tai palvelupisteessä. Sovellus sisältää kätevät raportit, joista IT ylläpito voi tarkastella tulostus ja kopiokustannuksia ja opiskelijat näkevät työnsä ja tilisaldonsa. Oppilaitosten hyödyt ne pystyvät tarjoamaan tehokkaan ja tietoturvallisen tulostuksen sekä maksumenettelyn. mobiiliteknologioiden integrointi on helppoa, sillä useimmille opiskelijoille ne ovat tuttuja. Kustannukset ovat täysin läpinäkyviä niin oppi laitoksille kuin opiskelijoillekin.

6 PREMIUM PALVELUT Premium-palvelut Online-aineistoluettelot ja keskitetty painatus Opiskelijalla tai luennoitsijalla on tili oppilaitoksen tulostuspalvelussa. Opiskelija tai luennoitsija voi lisätä tilisaldoaan joko verkossa maksamalla tai käteissuorituksena kansliassa. Opiskelija tai luennoitsija tulostaa asiakirjan avaamalla ensin PC:n, kannettavan tietokoneen tai mobiililaitteen selaimen ja siirtymällä sitten tulostuspalveluun omalla tilitunnuksellaan. Opiskelija tai luennoitsija voi nyt poimia asiakirjan sähköisestä aineistoluettelosta tai siirtää PDF muodossa olevan asiakirjan luetteloon. Sitten hän valitsee tulostusasetukset ja tarkistaa ennen lähetystä, että sivut ovat virheettömiä. Tulostusmaksu veloitetaan hänen tililtään. Jos asiakirja lähetetään tulostettavaksi jollekin kampuksella sijaitsevalle laitteelle, opiskelija varmentaa siirron ja käynnistää sitten asiakirjan follow me tulostuksen. Jos asiakirja lähetetään painatuskeskukseen, se saa työtilauksen, jossa on kaikki tarvittavat ohjeet asiakirjan tulostamiseksi. Kehittyneet toiminnot helpottavat tulostustöiden seuraamista ja valvontaa sekä koko laitekapasiteetin hyödyntämistä. Online-aineistoluettelot ja keskitetty painatus Itsepalvelukopioinnin ja -tulostuksen ohella oppilaitosten on tarjottava sovelluksia sellaisille opiskelijoille ja luennoitsi joille, joiden tulostustyöt ovat tavallista laajempia ja vaativampia kuten väitöskirjat, luentomonisteet tai tapahtumakalenterit. Suurilla oppilaitoksilla ja yliopistoilla on omia painatuskeskuksia, joiden tuotantotulostusjärjestelmät tarjoavat myös kehittyneitä viimeistely ja jälkikäsittelyominaisuuksia. Opiskelijat ja luennoitsijat voivat tilata edullisesti suuriakin painosmääriä ja esimerkiksi kierretai liimasidottuja painotuotteita. Online aineistoluettelot auttavat yliopistoja jakamaan kurssimateriaalia opiskelijoille. Luennoitsijat voivat helposti siirtää tekstejä, esitelmiä ja kurssikirjaluetteloita opiskelijoille, jotka hakevat aineiston verkosta ja tulostavat sen yliopiston painatuskeskuksessa tai valitsemallaan laitteella. On demand tulostus aineistoluetteloita hyödyntämällä sekä ammattitason painatuskeskuspalvelut ovat oivallisia esimerkkejä kustannustehokkuuden lisäämisestä oppilaitoksissa. Oppilaitosten hyödyt Palvelu sisältää tehokkaat on-demand-tulostusvalmiudet. Tulosteita ei tarvitse varastoida, mikä säästää rahaa. Selkeä budjetointi ja täsmällinen kustannuslaskenta tekevät on-demand-tulostuksesta taloudellista. Sähköiset aineistoluettelot antavat luennoitsijoille mahdollisuuden luoda räätälöityjä kurssisisältöjä.

7 PALvELUPOhJAISEn KOULUTUKSEn KEhiTTäminEn 6/7 Ilmaiset kopiot ILMAISET KOPiOT Julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyöhanke, jossa kopioiden toinen puoli varataan mainoksille tai muulle informaatiolle, antaa oppilaitoksille mahdollisuuden tarjota kopiointia ja tulostusta veloituksetta. Tämä on kiinnostava ratkaisu varsinkin aikoina, jolloin oppilaitosten on parannettava kustannustehokkuuttaan ja silti luotava oppilaita houkuttelevia palveluita. Samalla avautuu tilaisuus kerätä ja analysoida käyttäjiä koskevaa tietoa, josta saattaa olla hyötyä myöhemmässä markkinoinnissa. Laitteen käyttöpaneelissa on oma ilmaiskopioinnin valintaikkuna. Opiskelija sijoittaa asiakirjansa skannaustasolle ja painaa valintapaneelin käynnistyspainiketta. Ennen kopioinnin alkamista opiskelijaa pyydetään vastaamaan muutamiin, esimerkiksi sukupuolta tai harrastuksia koskeviin kysymyksiin. Valmiin kopion jokainen takasivu sisältää kohdennettua mainontaa, joka perustuu opiskelijan ilmoittamiin mieltymyksiin. Oppilaitosten hyödyt houkutteleva tarjous oppilaille, jotka haluavat säästää rahaa. Erinomainen tilaisuus yrityksille mainostaa oppilaitoksissa.

8 KURSSiAinEiSTOn KOKOAMInEn Paperiarkkien sijaan nykyiset opiskelijat ja opettajat ovat tottuneet käsittelemään digitaalisia tiedostoja. Ne sisältävät alkuperältään digitaalista informaatiota kuten tekstidokumentteja ja taulukoita, jotka on laadittu yleisillä toimistosovelluksilla. Tiedostoissa on myös alkuaan paperille painettua ja nyt sähköiseksi muutettua sisältöä kuten lehtiartikkeleita ja kirjasitaatteja. Sujuva työnkulku edellyttää, että oppilaitoksen toimisto ja opetushenkilöstölle hankitaan sovellus, jolla se voi vaivattomasti ja eri lähteistä koota aineistoja, digitalisoida niitä ja muuttaa ne sitten yhdeksi tulostettavaksi tiedostoksi, joka lähetetään kollegoille tai julkaistaan oppilaiden käyttöön. Kurssiaineiston kokoaminen Opintosihteeri, opettaja tai luennoitsija hyödyntää asiakirjahallintasovellusta ja kerää eri lähteistä ja eri tiedostoformaateista koostu van aineiston, jonka hän yhdistää PDF tiedostoksi. Sovellus antaa käyttäjälle mahdollisuuden valita ja yhdistää digitaalisten dokumenttien yksittäisiä sivuja tai kokonaisia PDF tiedostoja näppärästi vedä ja pudota toiminnolla. Digitaalisiin tiedostoihin voidaan myös liittää sähköiseen muotoon skannattuja paperiasiakirjoja. Asiakirjahallinta tarjoaa myös työkalut korkealaatuisten PDF tiedostojen luomiseen sekä tulostamiseen yleisistä sovelluksista kuten Word. PDF tiedostot voidaan myös ohjata suoraan muille kollegoille sähköpostin tai SharePoint palvelun välityksellä. PDF tiedostojen lisäksi tämä sovellus antaa opettajille mahdollisuuden tarjota opiskelijoille esimerkiksi lähdekirjallisuutta äänitiedostoina. Oppilaitosten hyödyt Asiakirjojen selkeytetyt työnkulut säästävät aikaa ja kustannuksia. Erityyppisten asiakirjojen tehokas käsittely. Kurssiaineisto on yksilöllisesti räätälöityä, aina saatavilla ja ajantasaista.

9 PALvELUPOhJAISEn KOULUTUKSEn KEhiTTäminEn 8/9 Ilmoittautuminen ILMOITTAUTUMInEn Tiedonhallintajärjestelmät ovat ratkaisevasti vähentäneet monien oppilaitosten hallinnollista työmäärää. Hallintajärjestelmän suorituskyvyn ja sen painoarvon lisäämiseksi järjestelmiin kannattaa integroida tehokas tiedonkeruu ja kehittynyt asiakirjojen hallinta. Ilmoittautuessaan opiskelijat täyttävät useita sähköisiä tai paperille painettuja lomakkeita sekä toimittavat oppilaitokselle erilaisia paperidokumentteja kuten päästötodistuksia. Kaikkia näitä asiakirjoja voidaan hallinnoida yksinkertaisesti ja tietoturvallisesti, kun eri tietolähteet integroidaan yhdeksi PDF tiedostoksi, jonka luvaton käyttö estetään salasanalla ja/ tai kryptaamalla. Oppilaitoksen työntekijä muuntaa kaikki tarvittavat lomakkeet täytettäviksi ja tallennettaviksi PDF lomakkeiksi, jotka voidaan lähettää sähköpostitse opiskelijoille tai heidän huoltajilleen tai jotka voidaan siirtää verkkosivulle. Opiskelijat tai heidän huoltajansa täyttävät PC:n näytölle avautuvat lomakkeet, jotka he sitten palauttavat sähköpostitse tai tulostavat ja liittävät mukaan ilmoittautumiseen vaadittavia muita asiakirjoja. Kaikki oppilaitoksen toimistoon saapuvat ilmoittautumisasiakirjat tarkistetaan ja opiskelijatiedot tallentuvat automaattisesti tiedonhallintajärjestelmään. Toimistotyöntekijä skannaa ilmoittautumiseen liittyvät muut paperidokumentit sähköiseen muotoon ja tallentaa ne tiedonhallintajärjestelmään turvamenettelyjä noudattaen. Oppilaitoksen hyödyt Sähköinen ja helposti muokattava työnkulku vähentää hallinnoinnin työkuormitusta. Kattava arkistointi mahdollistaa asiakirjojen vaivattoman saatavuuden ja samalla henkilötietojen salassapitomääräysten noudattamisen. hallinnoinnin parantunut tehokkuus ja paperiasiakirjojen vähentyminen.

10 OPPiLAS- REKISTERIT Nykyaikaisesti hallinnoitu opiskelijarekisteri perustuu keskuspalvelimiin ja sähköisiin opiskelijatiedostoihin. Sen vuoksi on tärkeää, että opiskelija-asiakirjat ohjautuvat korkeakoulun tietokantaan ja oikeaan opiskelijatiedostoon esimerkiksi ennalta määriteltyä työnkulkua seuraten. Rekisteröintimenettelyssä on ehdottomasti noudatettava tiukkoja tietoturvanormeja ja kunnioitettava opiskelijatietojen luottamuksellisuutta. Sähköisesti hallinnoidusta rekisteristä on tietojen haku nopeaa ja kohdennettua ja opiskelijatieto kannan ja oppisuoritusten tarkastelu sujuu vaivattomasti. Sähköinen rekisteri säästää myös huimasti aikaa ja rahaa perinteiseen paperiseen arkistoon verrattuna. Opiskelijarekisterit Monitoimilaitteeseen on sulautettu asiakirjojen skannaus ja jakelusovellus. Laitteen käyttäjä esimerkiksi yliopiston työntekijä skannaa opiskelijan opintosuorituksen ja lähettää sen suoraan sähköiseen opiskelijatiedostoon. Tiedosto tallennetaan tietoturva määräyksiä noudattaen. Tämän jälkeen vain valtuudet saaneilla työntekijöillä on lupa käsitellä luottamuksellisia ja henkilökohtaisia tietoja sekä suorittaa opiskelijarekisteriä koskevia työnkulkuja. Oppilaitoksen hyödyt Luottamuksellisen tiedon automaattinen digitointi ja tallennus. Paperiarkistoista luopuminen säästää työtä ja kustannuksia. Systemaattinen rekisteri ja tietojen vaivaton haku.

11 YMPÄRISTÖ- JA TIETOTURVAVASTUULLISUUS 10/11 KESKEISET VASTUUT Ympäristövastuu Tietoturvavastuu Konica Minolta suosii ympäristöä säästäviä toi min tastrategioita ja ottaa huomioon ekologiset näkökoh dat tuotteidensa koko elinkaaren aikana. Konica Minolta pyrkii edistämään kierrätystä ja uusiokäyttöä, ehkäisemään luonnon saastumista ja minimoimaan kaikki mahdolliset ympäristöriskit. Ekologinen tuotanto Tutkimus- ja tuotekehitysosastomme päämääränä ovat vihreät innovaatiot. Niistä esimerkkinä Konica Minoltan oma polymeerinen Simitri HD -väriaine, jonka valmistuksessa CO 2 -päästöjä syntyy 33 % vähemmän kuin perinteisten värijauheiden tuottamisessa. Ekologinen kuljetus Pakkauskokojen pienentäminen ja älykkäästi toteutettu logistiikka lyhentävät kuljetusvälimatkoja sekä vähentävät kuljetuskertoja ja kuljetusjätettä. Ekologiset palvelut Laitteiden energiansäästötoiminnot sekä virran kulutusta mittaava Eco-laskuri kertovat käytännön toimista, joilla tuemme uusimpia ympäristövaatimuksia. Ekologinen käyttö Monitoimilaitteiden ja tulostinten kehittyneet ominaisuudet kuten käyttäjävarmennus, follow-me-tulostus ja töiden esikatselu säästävät paperia ja estävät tarpeetonta kopiointia. Konica Minolta on edelläkävijä monitoimilaitteidensa tietoturvateknologian kehittäjänä ja toteuttajana. Sähköisen informaation käyttäjätietojen ja asiakirjojen luottamuksellisuutta suojaavat ratkaisut ovat edelleen yksi toimintamme painopisteistä. Verkon tietoturva Tietoturvakäytänteet suojaavat verkkoliikennöintiä ja estävät luvattoman pääsyn laitteille ja verkkotoimintoihin. Henkilökohtainen tietoturva Kaikki Konica Minoltan laitteilla käsiteltävä henkilökohtainen informaatio on ja pysyy aina ulkopuolisten ulottumattomissa. Tarvittaessa toimintojen käyttöä voidaan rajoittaa. Käyttäjätunnistus ja follow-me-tulostus varmistavat, että luottamukselliset asiakirjat päätyvät oikeisiin käsiin eivätkä jää lojumaan laitteen luovutustasolle. Tietoturvasertifikaatit Konica Minolta suhtautuu asiakkaidensa tietoturvan varmis tamiseen vakavasti. Sen vuoksi lähes jokaiselle bizhub-moni toimilaitteelle on myönnetty Common Criteria (CC) EAL3 tai vastaava ISO sertifiointi. Monesta muusta valmistajasta poiketen Konica Minolta hakee aina sertifiointia koko monitoimijärjestelmälle ja varmistaa näin järjestelmien aukottoman tietoturvan. Ekologinen kierrätys Konica Minoltan ympäristövastuullisuutta osoittavat mm. laitteiden ja tarvikkeiden kierrätys sekä uusiopaperin käyttö silti tulostuslaadusta yhtään tinkimättä. Lisätietoja vihreästä innovoinnista

12 Paperikapasiteetit on laskettu 80 g/m2 painoisille ja A4 kokoisille arkeille. Skannaus-, kopiointi- ja tulostusnopeudet on ilmoitettu poikittain syötetyille, yksipuolisille A4 kokoisille arkkisarjoille. Ilmoitettujen ominaisuuksien ja toimintojen tuki sekä saatavuus riippuvat käyttöjärjestelmistä, sovelluksista, verkkoprotokollista sekä verkon ja järjestelmien kokoonpanosta. Tulostustarvikkeiden ilmoitetut riittoisuudet ja kestot perustuvat määriteltyihin käyttöehtoihin kuten paperikokoon ja väripeittoon (5 % väripeitto A4-arkilla). Tarvikkeiden todellinen riittoisuus ja kesto vaihtelevat johtuen käyttötavoista ja muista tekijöistä kuten väripeitto, paperikoko, tulostusmateriaalin tyyppi, tulostustapa (jatkuva tai ajoittainen tulostus) ja laitteen sijoituspaikan lämpötila sekä suhteellinen kosteus. Jotkut laitepiirrokset sisältävät lisälaitteita. Ominaisuuksia ja tarvikkeita koskevat tiedot perustuvat esitteen painatushetkellä käytössä olevaan informaatioon ja voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta. Konica Minolta pidättää oikeuden kaikkiin hintoja ja teknisiä tietoja koskeviin muutoksiin ilman ennakkoilmoitusta. Microsoft, Windows ja Windows-logo ovat Microsoft Corporationin tuotemerkkejä tai rekisteröimiä tuotemerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. Muut tuotemerkit tai rekisteröidyt tuotemerkit kuuluvat niiden omistajille. Lisätietoja osoitteesta: Konica Minolta Business Solutions Finland Oy Puh. vaihde ESPOO Keilaranta 17 C ESPOO JYVÄSKYLÄ Piippukatu JYVÄSKYLÄ OULU Ratakatu OULU ROVANIEMI Vierustie ROVANIEMI SODANKYLÄ Kasarmintie SODANKYLÄ TAMPERE Hatanpäänkatu TAMPERE TURKU Apilakatu TURKU