555323S Hankintatoimen johtaminen S Purchase Management

Transkriptio

1 Versio 1.2 / S Hankintatoimen johtaminen S Purchase Management Luennot / lectures: Pekka Kess Oulun yliopisto / University of Oulu Tuotantotalous/ Industrial Engineering and Management

2 Course Description 3 op. Goal: Opintojakson tavoitteena on perehdyttää opiskelija tuotannollisen yrityksen hankintatoimintaan ja sen johtamiseen strategisesta ja operatiivisesta näkökulmasta. Kurssin suoritettuaan opiskelija on perillä hankintatoimen johtamisen peruskäsitteistä. Opiskelija osaa kuvata oston osana muuta yritystoimintaa ja osaa selittää ostamisen tehokkuuden johtamisen merkityksen. Opiskelija osaa analysoida ostotoiminnan prosesseja ja analyysiinsä perustuen esittää kehittämiskohteita. Kurssin suoritettuaan opiskelija osaa toimia asiantuntijaroolissa ostotoiminnan kehittämisessä. Contents: Ostamisesta ja hankintatoiminnasta Hankintastrategian periaatteet ja käytännöt - menetelmiä Ostostrategiat Toimittajat ja tuotteet Tuotteiden hankinta Hankinta/toimitusehdot Course lay-out: Luennot 2.9. / 9.9. / / 23.9 / Ryhmätyö:. Töiden palautus Esittely seminaarissa: myöhemmin ilmoitettavana aikana Course acceptance: 1. Team assignment PEKKA 2. KESS, Article 2014 Analysis: registration by and return by Kysymykset ja kommentit: pekka.kess@oulu.fi

3 Ryhmätyö Prosessin kuvaus: 1. Ryhmän (3-4 henkeä) muodostaminen. 2. Ryhmätyö Hankitatoimen teoriaan perehtyminen 2. Yrityksen tilanteeseen paneutuminen 3. Analyysi yrityksen hankintatoiminnasta - hankitaprosessin kuvaus 4. Dokumentin viimeistely N. 6-8 sivua / 10 ppt himmeliä 3. Ryhmätyön palautus Seminaariesitys Helmikuussa 2015 / tarkempi aika ja ohjelma ilmoitetaan myöhemmin

4 Kiina-kokemuksia Chengdu Chongqing

5 Johtaminen Suunnittelu - Planning Arviointi - Controlling Organisointi - Organizing Johtaminen - Leading

6 Ostaminen Ostaminen on merkittävässä roolissa liiketoiminnassa. Osto on prosessi, jonka avulla ohjataan materiaalivirtoja ja niihin liittyviä palveluita ja tietovirtoja. Ammattimainen ostaminen ei vain säästä kustannuksia, vaan se tuo parhaimmillaan lisäarvoa ja tulosta yhteistyössä toimittajien ja asiakkaiden kanssa. Ostotoiminnan keskeinen alue on toimittajien valinta. Jatkuvat tarjouskierrokset ovat kyllä myös toisinaan tärkeitä, mutta pitkäjänteisen kumppanuuden solmiminen on kuitenkin jatkuvaa kilpailutusta tärkeämpi tekijä. On resurssien tuhlausta vaihdella toimittajaa vuosittain. (Pigg, 2011) Vai onko?

7 Hankintatoimi Hankintaprosessi Sisäisten asiakkaiden tarve Tarpeiden Määritys Toimittajasalkun hallinta Sopimusten laadinta Tilauksen teko Toimituksen vastaanotto Jälkiarviointi Hankintojen suunnittelu (sourcing) Tilausprosessi (Puroila, 2008, van Weele 2005)

8 Hankintatoimi kehittynyt malli Toimittajien suorituskyvyn arvioiminen Sopimusten ylläpito ja päivittäminen Sisäinen tarve palvelulle Hankintojen suunnittelu ja roolien määritys Palvelukuvausten laadinta Toimittajien valinta ja sopimusten laatiminen Tilauksen tekeminen Toimituksen vastaanotto (Puroila, 2008, van Weele 2005)

9 Tilauskehotus Tilauksen teko -prosessi Onko hankinta luonteeltaan normaali? Ei Hankinnan määrittely Kyllä Kyllä Onko hankinta sopimuksenalainen? Ei Toimittajien kartoitus Suorita tarjouskierros Tilataanko edelliseltä toimittajalta? Ei Toimittajan valinta Tilauksen laatiminen Kyllä Jälkiseuranta (Puroila 2008, Bailyn et al. 1998)

10 Suorituskyvyn keskeiset tekijät Tavoitteiden saavuttaminen Sisältää aikaan, laatuun ja kustannuksiin liittyvien tavoitteiden täyttymistä kuvaavat tekijät. Asiakastyytyväisyys Kuvaa tapaa, jolla hankintaprosessin sisäinen asiakas näkee hankintafunktion toiminnan Sisäinen tehokkuus Kuvaa hankintaprosessin ja siihen osallistuvien henkilöiden toimintaa asiakastyytyväisyyden ja tavoitteiden täyttymisen näkökulmasta

11 Ostaminen yrityksen arvoketjussa YRITYKSEN INFRASTRUKTUURI INHIMILLISTEN VOIMAVAROJEN HALLLINTA TEKNIIKAN KEHITTÄMINEN HANKINTA TULO- LOGIS- TIIKKA OPERAA- TIOT LÄHTÖ- LOGIS- TIIKKA MYYNTI JA MARK- KINOINTI AFTER SALES

12 Yritysten arvoketju Raaka-aineiden ja komponenttien toimittajat YRITYS Jälleenmyyjät ja muut jakelukanavat Asiakkaat ylävirran arvoketju alavirran arvoketju Palveluyritykset esim. kuljetuspalvelut

13 Kysynnän ennustaminen Mitä ennustaminen on? Ennustusten tyyppejä Ennustamisen strateginen merkittävyys Ennustusmenetelmä Kvalitatiiviset ennustusmenetelmät Kvantitatiiviset ennustusmenetelmät Aikasarjojen ennustaminen Ennusteiden seuraaminen ja hallinta

14 FORRESTER TOIMITTAJA TOIMITTAJAN TOIMITTAJA KYSYNTÄ ASIAKAS TEHDAS AIKA

15 Ostoportfolio SAANTIONGELMAT PULLONKAULA- TUOTTEET Varmista saatavuus STRATEGISET TUOTTEET Kehitä yhteistyötä TAVALLISET C/D-TUOTTEET Käsittele tehokkaasti A/B-VOLYYMI- TUOTTEET Kehitä ostopolitiikkaa OSTOVOLYYMI

16 Ostotoiminnan analysointi ABC analyysi Ostajien ajankäytön analysointi Ostajan SWOT

17 ABC Analyysi Abc-analyysi on menetelmä, jonka avulla nimikkeet voidaan luokitella kolmeen eri luokkaan niiden tärkeyden mukaan. Analyysin perusideana on se, että yleensä pieni osa nimikkeistä aiheuttaa suuren osan kustannuksista. ABC-analyysi on tuotenimikkeiden luokittelua niiden euromääräisen kulutuksen/myynnin mukaisesti. Tällöin luokitellaan tuoteryhmien sijaan nimikkeitä. ABC-analyysin tarkoituksena on jakaa nimikkeet niin, että voidaan keskittyä tärkeimpiin ja ohjata niiden hankintaa tarkemmin. Toiminnan jatkuvuuden kannalta kaikkien nimikkeiden jatkuva saanti on tärkeää. Tämän vuoksi eri luokkia täytyy hallita eri tavalla. A luokan nimikkeet ovat kalliita ja tämän vuoksi ne tilataan yleensä pienissä erissä ja niiden tilannetta tarkastellaan säännöllisesti. C-luokan nimikkeisiin pitäisi kiinnittää vähiten huomiota varmistamalla esimerkiksi keskimääräistä isommalla varastolla niiden riittävyys. B-luokan tuotteet sijoittuvat tälle välille ja niiden tilannetta tulee tarkkailla epäsäännöllisemmin kuin A-luokan nimikkeiden. (Leinonen 2006)

18 ABC Analyysi ABC-analyysi tehdään historiatiedon perusteella. Sitä tehdessä tulee keskeisesti ottaa huomioon mahdolliset tapahtuneet muutokset tuotevalikoimassa sekä kysyntäennusteet tulevasta tarpeesta A-nimikkeet ovat yleensä vähintään 50 % myynnistä/ostoista arvoltaan, lukumäärällisesti yleensä melko vähän B-nimikkeet ovat 30 % myynnistä/ostoista arvoltaan, vaativat seurantaa päivä- ja viikkotasolla C-nimikkeet ovat 18 % myynnistä/ostoista, ja ne luokitellaan vain vähän seurantaa vaativien ryhmäksi. Niihin ei tule keskittää liikaa aikaa ja huomiota. D-nimikkeet ovat 2 % myynnistä/ostoista

19 Toimittajan valinta Asenteet aikaisemmin Kilpailu Lyhytaikaiset sopimukset Alin hinta Vähän yhteydenpitoa Lukuisia tarjouksia Paljon toimittajia Kertakätyttö toimittajat Varaston siirtäminen toimittajalle Juridiset sopimukset Täsmälliset vaatimukset Toimitusten tarkastaminen Uudet asenteet Yhteistyö Pitkäaikaiset sopimukset Pienimmät kokonaiskustannukset Tiiviit yhteydet Avoimet neuvottelut Vähän toimittajia Toimittajat osana valmistusketjua Varaston poistaminen Keskinäiset sopimukset Toimittaja mukana suunnittelussa Laatuhyväksytty toimittaja

20 Ostoprosessi Tarve Määrittely Työtilaus tuotannosta ostajalle 1.tarjouspyyntö-kierros Tarjousten vertailu 2.tarjouskierros - tarvittaessa Toimittajan valinta Hankintaehdotus johdolle Sopimus neuvottelu Tilauksen tekeminen Johdon hyväksyntä Toimituksen seuranta

21 Hankintamenetelmiä Kiinteätilauskoko Optimi ostoerä Tilauspistemenetelmä Tilausvälimenetelmä Min-maks menetelmä

22 Oikea ostoerän koko = oikea työmäärä Ostoerän kustannukset: Ostotyö, vastaanottokäsittely, laskun käsittely, kuljettaminen Paljousalennukset Pääoman ja säilyttämisen kustannukset: Sisäinen korko, säilytystilojentilan kustannus Varastoseuranta, hävikki, vanheneminen Optimiostoerä = (EOQ) 2*D*TK H* VK EOQ:ssa D = Vuoden tarve TK = Ostoerän kustannus H = Tuotteen yksikköhinta VK = Varastokustannus

23 Kiinteä tilauskoko L Q Varmuusvarasto 3

24 Optimiostoerä EOQ (Economic Order Quantity) EOQ 2RS KC missä R = arvioitu vuosittainen kysyntä S= yhden toimituserän kustannus K= tuotteen yksikköhinta C= varastoinnin kustannus (prosentteina) (Leenders 2002.)

25 Tilauspistemenetelmä Varasto (yksiköitä) P EOQ L L = toimitusaika EOQ = tilauserä = tilauspiste, P S = tilaus saapuu S S S

26 Tilausvälimenetelmä Varasto (yksiköitä) Täydennys - taso Tilausväli

27 Min-maks menetelmä Varasto (yksiköitä) Maksimivarasto = varmuusvarasto + menekki tilausvälin ja hankinta-ajan aikana Minimivarasto = tilauspiste = keskimääräinen menekki hankinta-ajan aikana + varmuusvarasto Tilauserä = maksimivarasto tarkasteluhetken varastomäärä saapumatta olevat ostotilaukset Maksimivarasto Tilausväli vuosikulutus optimitilauserä EOQ. T T Minimivarasto T = hankinta-aika

28 Vendor Managed Inventory - VMI Vendor Managed Inventory, VMI, tarkoittaa toimittajan hallinnoimaa varastoa. VMI on tehokas varaston täydennysjärjestelmä, joka on suunniteltu mahdollistamaan toimittajan välitön reagointi todelliseen kysyntään, ilman vääristymiä ja viivytyksiä jotka tapahtuvat asiakkaan hankintaosastolla (Pitko 2008, Holmström 1998). VMI -järjestelmän tarkoitus on, että sekä että asiakas työskentelevät yhdessä maksimoidakseen toimitusketjun kilpailukyvyn. VMI:n näkyvimmät edut ovat varastokustannusten pieneneminen asiakkaalla ja kokonaiskustannusten pieneneminen toimittajalla. (Pitko 2008, Tyan & Wee 2003.)

29 TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS INCOTERMS eli toimituslausekkeet määrittelevät ostajan ja myyjän vastuun toimituksesta, tavarasta sekä kustannuksista. Niiden käyttö yksinkertaistaa ja lyhentää kauppasopimusten sisältöä. Lausekkeiden perään merkitään määräsatama. Vastaavia toimituslausekekokoelmia on muutama, siksi kauppakirjassa pitää mainita käytettävän kokoelman nimi, esimerkiksi FOB Lontoo, Incoterms Toimituslausekkeet eivät määrittele kuljetustapaa, eivätkä tavaran omistusoikeutta - ainoastaan kuljetuksen osapuolten vastuita kuljetuksen eri osioista. Ensimmäiset toimituslausekkeet 1920-luvulla uusia versioita : 1936, 1953, 1967, 1976, 1980, 1990, 2000 julkaisijana kansainvälinen kauppakamari (ICC) E-ryhmä: EXW (Ex Works) tavara noudettavissa myyjän tiloista F-ryhmä: FCA (Free Carrier) Kaikille kuljetusmuodoille / FAS (Free Alongside Ship) vain laivakuljetuksille / FOB (Free On Board) vain laivakuljetuksille. C-ryhmä: CFR (Cost and Freight) vain laivakuljetuksille / CIF (Cost, Insurance and Freight) vain laivakuljetuksille / CPT (Carriage Paid To) kaikille kuljetusmuodoille / CIP (Carriage and Insurance Paid To) kaikille kulejtusmuodoille D-ryhmä: DAF (Delivered At Frontier) pääasiassa maakuljetuksille (auto, juna) / DES (Delivered Ex Ship) vain laivakuljetuksille / DEQ (Delivered Ex Quay) vain laivakuljetuksille / DDU (Delivered Duty Unpaid) kaikille kuljetusmuodoille / DDP (Delivery Duty Paid) kaikillekuljetusmuodoille

30 TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS RYHMÄ E (lähtöpää) EXW = Ex Works, Noudettuna lähettäjällä myyjän kustannusvastuu ja riski minimissään soveltuu hintaluetteloihin ja tarjousten pohjaksi käytetään harvoin ulkomaankaupassa myyjän luovutettava tavara ja kauppasipmuksessa määritetyt dokumentit RYHMÄ F (ei sisällä rahtia) FCA = Free Carrier, Vapaasti rahdinkuljettajalla» monikäyttöinen yleislauseke» toimitus tapahtuu luovuttamalla tavara rahdinkuljettajalle» ostaja määrää kuljettajan ja kuljetusmuodon» merikuljetuksissa roro-liikenteeseen FAS = Free Alongside Ship, Vapaasti aluksen sivulla FOB = Free On Board, Vapaasti aluksessa» soveltuvat vain merikuljetukseen lastattaessa partaan yli tai toimitettaessa laivan sivulle» käyttö vähenemässä

31 TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS RYHMÄ C (Sisältää rahdin)» myyjä tekee kuljetussopimuksen omalla kustannuksellaan» tavaran vahingoittumisen riski ja lisäkustannukset ostajan vastuulla CFR = Cost and Freight, Kulut ja rahti maksettuna CIF = Cost, Insurance and Freight, Kulut, vakuutus ja rahti maksettuna» soveltuvat merikuljetukseen» luovutuspaikkana satama» myyjä maksaa rahdin määräsatamaan CPT = Carriage Paid To, Kuljetus maksettuna CIP = Carriage and Insurance Paid To, Kuljetus ja vakuutus maksettuina» yleiskäyttöisiä» riski tavaran vahingoittumisesta siirtyy ostajalle kun myyjä luovuttaa tavaran kuljettajalle» myyjä maksaa kuljetuskustannukset määräpaikkaan

32 TOIMITUSEHDOT - INCOTERMS RYHMÄ D (Tulopää)» myyjä vastaa tavaroiden saapumisesta sovittuun määräpaikkaan» myyjällä kaikki vastuut ja kustannukset DAF = Delivered At Frontier, Toimitettuna rajalle» määränpää rajalla (joko tuonti-, vientitai kolmannen maan raja)» lähinnä rautatie- ja maantieliikenteeseen DES = Delivered Ex Ship, Toimitettuna aluksessa DEQ = Delivered Ex Quay, Toimitettuna laiturilla» vain meriliikenteeseen» myyjän vastuut vahingoista ja toimituskustannuksista ulottuvat määräsatamassa alukseen tai laiturille DDU (Delivered Duty Unpaid) DDP (Delivered Duty Paid)» ovelta ovelle toimitus

33 Incoterms ( )

34 Total Cost of Ownership (Chen and Keys 2009)

35 TCO - Cost drivers (1/2) Operations cost drivers as costs associated with the usage of the product. Such costs could be accrued through manufacturing, machine efficiency, assembly costs, or long-term operating costs. Quality cost drivers are costs accrued through ensuring and upkeep of the quality of the product. Such costs can be accumulated through the durability, replacement, inspection, or cost of downtime of the product. Logistics cost drivers are costs in the area of overall management of the way resources are moved to the areas where they are required. These costs can be through freight use, packaging, handling, rate instability, tariffs, import fees, or warehousing. Technological advantage cost drivers are costs of accessing new technology that helps to reduce costs immediately and in the future. They found that the long-term advantage, technology and changing technology, flexibility, and suitability for use were the most important in this cost driver category. Supplier reliability and capability cost drivers are costs associated with ensuring the supplier of products is reliable such as trust, supplier capability, research and development capability, or supplier support. Maintenance cost drivers are costs in maintaining the purchased product. They found the following to be the most important cost drivers of this category: supplies, downtime, repair costs, parts and spare parts, preventative maintenance, and repair frequency. Inventory cost drivers are the costs of ensuring correct inventory of the product. Safety stock, storage, perishability, and turnover were found to be the most important cost drivers of this category. (Ferrin and Plank 2009)

36 TCO - Cost drivers (2/2) Transaction cost drivers are costs of transacting with the supplier for the product. They identified the following as the most important cost drivers within this category: administration of post-purchase agreement, ease of transaction, and cost of changing supplier, procurement, transactional activity, and small orders. Life cycle cost drivers are costs associated with living duration of the product. Such cost drivers in this category could be long-term usage, life-cycle stability, cost savings over lifetime, useful life, redesign cost, or life-cycle obsolescence cost. Initial price cost drivers are the first costs an organization uses associated with purchase of the product such as unit cost, initial purchase price, long-term price stability, or capital expenditure. Customer-related cost drivers are costs related to the customer s contentment with the product. User satisfaction, customer perceptions, and customer specifications were identified as the major cost drivers associated with this category of cost driver. Opportunity cost drivers are categorized into cost of money, such as tax, and overhead, such as rent, energy, or wages. (Ferrin and Plank 2009, Ronkainen 2010)

37 Esimerkki 1

38 Esimerkki 2

39 Esimerkki 3a

40 Esimerkki 3b

41 Esimerkki 3c

42 Esimerkki 3d

43 ORDER FULFILLMENT LEAD TIME Order fulfillment lead time Ahlstrom receives customer order Confirmation to the customer Goods delivered to the address specified by the customer Order confirmation lead time Pack-to-order Make-to-order Ship-to-order Procure-to-order Shop floor scheduling lead time Work order release time Make lead time Delivery lead time

44 CASH TO CASH TIME Cash-to-Cash Inventory Days of Days of Sales Outstanding Time = Supply + - Days Payables The time it takes to convert one euro spent on acquiring the raw materials into one euro collected on the finished goods...

45 CASH TO CASH TIME Ahlstrom receives invoice Future delivers materials Days payables Payment to vendor Total inventory days of supply Goods delivered to customer Cash-to-cash time Days of sales outstanding Ahlstrom receives payment from customer Raw material inventory days-of-supply Semifinished goods inventory days-of-supply Finished goods inventory days-of-supply

46 SOME BUYERS MAKE THINGS HAPPEN SOME BUYERS FOLLOWS THINGS HAPPEN SOME BUYER WONDER: WHAT THE HELL IS HAPPENING