Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalveluryhmä (Aspa III) Tilannekatsaus. Opetushallituksen Talviseminaari Tuija Pasanen & Janne Santala

Transkriptio

1 Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalveluryhmä (Aspa III) Tilannekatsaus Opetushallituksen Talviseminaari Tuija Pasanen & Janne Santala Lähtökohta Valmistautuminen hakuun Hakeutuminen koulutukseen Hakijapalvelu ja asiakaspalvelu Valinnan suorittaminen Prosessin päätös Opiskelupaikan vastaanotto ja korkeakouluun ilmoittautuminen Sijoittelu Leuka rintaan ja kohti uusia pettymyksiä. 1

2 Toimeksianto Tehtävät (= jatkoa toimineiden ryhmien työlle): Korkeakoulujen opiskelijavalintojen yhteiset menettelyt (mm. yhteiset määräajat, hakemusten tarkistaminen, esteettömyys, SORA, oikaisumenettely) Yhteishakujärjestelmän käyttäjätason tarpeisiin soveltuvat ratkaisut (mm. hakijoiden yksilöinti, hakemusten muuttaminen, hakemusten passivointi) Aikataulu: Työ tulee saada valmiiksi helmikuun 2014 loppuun mennessä. Kokoonpano Työryhmän jäsenet: Mari Ikonen, Jyväskylän yliopisto (Riikka Valkonen) Hilkka Korhonen, Karelia-ammattikorkeakoulu Joanna Kumpula, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Eva-Maija Kunnas, Tampereen ammattikorkeakoulu Aija Kuurne, lakimies, Aalto-yliopisto Eija Lantta, Lahden ammattikorkeakoulu Katariina Lehto, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Sirkku Mäntyniemi, Metropolia Ammattikorkeakoulu Eve Oesch, Aalto-yliopisto Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto (siht.) Riku Rosti, Maanpuolustuskorkeakoulu Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu (pj.) Nea Särkikoski, Turun yliopisto Anne Talvio, Oulun yliopisto Maarit Tenhunen, Lapin yliopisto Riikka Vanhanen, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu 2

3 : haastetta? Korkeakoulujen yhteishaun yhden yhtenäisen toimintamallin rakentaminen syksyksi 2014 tai jopa kevääksi 2015 on hylätty jo aiemmin toimintatapojen erilaisuuden ja kustannusvaikutusten vuoksi. Hakijaystävällisyyden lisäämiseksi toimintatapojen erilaisuutta on kuitenkin vähennettävä ja yhteistyömahdollisuudet hyödynnettävä. : aiemmin tehtyä 1. Hakukelpoisuuden arviointi/liitteiden toimittaminen ja tarkistaminen Poikkeukset Yliopistot Pääsääntö: vaaditut liitteet toimitetaan kaikkien hakutoiveiden yliopistoihin, tavoitteena 1 hakijan liitetoimitus/yliopisto. Mahdollisia poikkeuksia: yhteisvalinnat (DIA, VAKAVA). Ammattikorkeakoulut Korkeimman amk-hakutoiveen malli: hakijan hakukelpoisuus arvioidaan yleensä hakijan ilmoittamien tietojen perusteella kaikkien amk-hakutoiveiden osalta korkeimman hakutoiveen amk:ssa, johon hakija erityistapauksissa toimittaa todistusliitteitä. Ennakkotehtävä ja erivapaus-/harkinnanvaraisen valinnan liitteet palautetaan jokaisen hakutoiveen korkeakouluun, tarvittaessa hakukohdekohtaisen ohjeistuksen mukaan. 3

4 : aiemmin tehtyä 2. Koulutodistustietojen tarkistaminen/ehdolliset valinnat Yliopistot 1. Pääosa valinnoissa tarvitusta todistustiedosta saadaan tarkistettua automaattisesti (YTL) ennen valintaa. 2. Pieni osa todistustiedosta tarkistetaan todistuksista/kopioista ennen valintaa. 3. Erittäin pieni osa kelpoisuus- tai todistustiedosta tarkistetaan todistuksista/kopioista valinnan jälkeen (mm. IB-tutkinnot). Ammattikorkeakoulut 1. Pääosa valinnoissa käytetystä todistustiedosta tarkistetaan opiskelijaksi hyväksytyiltä ja paikan vastaanottaneilta todistuksista/kopioista valinnan jälkeen (ehdollinen valinta pääsääntönä) ammattikorkeakoulussa, johon opiskelija on valittu. 2. Suuri mutta riittämätön osa todistustiedosta tarkistetaan ennen valintaa automaattisesti (YTL) ja pieni osa todistuksista/kopioista ennen valintaa (mm. ulkomaiset tutkinnot, näyttötutkinnot). 3. Hakemuksen liitteiden toimittamisen määräajat (suositus) Esim. kelpoisuuden osoittavat hakemuksen liitteet ja valintakokeen erityisjärjestelyjen hakemukset Määräajan nyrkkisääntö: 14 vrk hakuajan päättymisen jälkeen Poikkeukset: Hakukeväänä valmistuvat ei-ylioppilaat (yliopistot): 3-4 arkipäivää valmistumisesta EB/IB-tutkinnon suorittaneet: heinäkuun puoliväli Akuutit, valintakokeen suorittamiseen vaikuttavat todetut esteet: ennen valintakoetta (muutaman päivän järjestelyvara) 4

5 4. Opiskelijavalinnan esteettömyys Valintakokeen erityisjärjestelyjen hakeminen yhteiset periaatteet: yleisohjeistus (mitä?, miten?, kuka päättää?), ejhakemusten määräajat, hakemusten ja esteen todentavien liitteiden jättäminen jokaisen valintakoepaikan korkeakouluun yksityiskohtaiset menettelyt korkeakoulun päätettävissä toive: yhteisesti sovitut käytännöt > korkeakoulujen omat päätökset Opiskelijavalintojen esteettömyyden kehittäminen yleisemmin ja laajemmin? 5. SORA-lainsäädännön soveltaminen Opiskelijavalinta ja SORA: Korkeakouluja koskevien säädösten mukaan määritellyillä aloilla opiskelijaksi ottamisen esteenä voi olla opiskeluoikeuden peruuttamista koskeva aiempi päätös tai hakijan terveydentila. Opiskeluoikeuden voi ko. aloilla myöhemmin peruuttaa, jos hakijalta on pyydetty tietoa opiskelupaikan peruuttamisesta ja hakija on tiedon salannut tai hakuvaiheessa on edellytetty hakijalta tiettyä terveydentilaa eikä hakija ole ilmoittanut terveydellisestä esteestä korkeakoulun pyynnöstä huolimatta. Yhteishaussa ko. aloille hakevaa hakijaa joko pyydetään ilmoittamaan korkeakouluun tieto opiskelupaikan peruuttamisesta tai terveydellisestä esteestä tai pyydetään vastaamaan em. asioihin liittyviin kysymyksiin Kyllä/Ei. Ilmoitus/ Väärä vastaus johtaa korkeakoulun jatkoselvityksiin. 5

6 6. Opiskelijavalinnan oikaisumenettely Yhteiset menettelyt: Vain opiskelijaksi ottamista koskevat oikaisupyynnöt käsitellään. Jos oikaisupyyntö koskee hakukelpoisuuden arviointia, hakija voidaan ottaa valintakokeeseen mutta valintaprosessi etenee vain, jos oikaisu tapahtuu. Oikaisupyynnöt käsitellään korkeakoulussa yhdessä erässä. Oikaisuaika alkaa tulosten julkistamisen päivämäärästä. Ei hakijakohtaista oikaisuajan määrittymistä. Oikaisuaika päättyy kummallakin sektorilla samaan aikaan (14 vrk tulosten julkistamisesta). Oikaisupyynnöstä laaditaan suppea yleiskuvaus (= Mikä on oikaisupyyntö?). Missä tapauksissa oikaisupyyntö jätetään käsittelemättä? Miten oikaisupyynnön jättäminen vaikuttaa opiskelupaikan vastaanottoon ja sijoitteluun? Tarkempi ohjeistus kunkin korkeakoulun vastuulla. 7. Hakemusten käsittely Hakijan yksilöinti Jokaisella hakijalla on syksyn 2014 haussa oma Oppija-ID: samalla Oppija-ID:lle voi jättää yhteishakuun vain yhden hakemuksen. Henkilötunnukselliset hakijat yksilöidään automaattisesti hetuun perustuen. Hetuttomien hakijoiden osalta yksilöinnin suorittaa hakijan jonkin hakutoiveen korkeakoulu. Hakemuksen muuttaminen Hakijan ilmoittamia tietoja voi hakijapalvelun lisäksi muuttaa hakijan pyynnöstä sellaisessa korkeakoulussa, johon hakija on jollakin hakutoiveellaan hakenut. Hakutoivejärjestyksen muuttaminen on mahdollista vain hakuaikana. Valintaan vaikuttavien tietojen ilmoittamiselle on määriteltävä takaraja(t). Hakemuksen voi passivoida sellaisessa korkeakoulussa, johon hakija on jollakin hakutoiveellaan hakenut. 6

7 : muuta? Kansainväliset hakijat (yhteishaussa lähinnä amk-sektori) Tunnistettuja ongelmia: Osa 1. hakuajan hakijoista saa tiedon hyväksytyksi tulemisesta vasta heinäkuun alussa. Oleskelulupaprosessi kestää, aloitus viivästyy. Kaikki varasijoille jäävät 1. hakuajan hakijat saavat varman tiedon varasijalle jäämisestään heinäkuun alussa. Shit hits the fan in the beginning of June Jotakin hyvää: Maahanmuuttovirastolle luku- tai raporttioikeudet opiskelijoiksi hyväksyttyihin ja opiskelupaikan vastaanottaneisiin. Paperinen hyväksymiskirje menettää merkityksensä oleskeluluvan hakemisessa. Summa summarum: amk-tutkintoon johtavan vieraskielisen koulutuksen joukkopakoon yhteishausta ei ole syytä ainakaan ennen käytännön kokemuksia. : muuta? Kirjemallit ja postitukset Kirjemalleista käyty ryhmässä alustavaa keskustelua. Tarpeet vaativat täsmennystä. Valinnan tulosten julkistamispäivämäärällä (keväällä ) tarve nopealle massapostitukselle: ekirje & Itella? Raportit HAREK-raporttien ja AMK-järjestelmäraporttien osalta valmisraporteissa on tarvetta ennemminkin karsimiselle ja päällekkäisyyksien poistamiselle kuin raporttityyppien lisäämiselle. Ns. vapaaraporttien muodostamismahdollisuus korkeakoulun hakukohteiden osalta? 7

8 Milloin paketissa? Syksyllä 2013 työskennelleen ryhmän raportti käsiteltäneen hankkeen ohjausryhmässä helmimaaliskuussa 2014 luonnos opintohallinnon foorumien kautta kiertoon jo tammikuussa Kevään 2014 käyttäjäkoulutuksiin mennessä KSHJprosessikuvaus ja yhteishaun asiakaspalvelun menettelyt tiiviiksi paketiksi samoihin kansiin. Yhteishaku ei ole tällä valmis, eikä järjestelmäkään yhteistyölle ja menettelyjen yhtenäistämiselle on järjestelmän käyttöönoton jälkeenkin tarvetta. Yhteystiedot Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen Itä-Suomen yliopisto puh Opiskelijapalveluiden päällikkö Janne Santala Satakunnan ammattikorkeakoulu puh

9 Kiitos! 9